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86/610/CEE, Euratom, CECA: Regulamento da Comissão de 11 de Dezembro de 1986 que estabelece modalidades de execução de algumas disposições do Regulamento Financeiro de 21 de Dezembro de 1977
Jornal Oficial nº L 360 de 19/12/1986 p. 0001
REGULAMENTO DA COMISSÃO
de 11 de Dezembro de 1986
QUE ESTABELECE MODALIDADES DE EXECUÇÃO DE ALGUMAS DISPOSIÇÕES DO REGULAMENTO FINANCEIRO DE 21 DE DEZEMBRO DE 1977
(86/610/CEE, Euratom, CECA)
A COMISSÃO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS,
Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia do Carvão e do Aço,
Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Económica Europeia,
Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia da Energia Atómica,
Tendo em conta o Regulamento do Conselho, de 21 de Dezembro de 1977, que estabelece o regulamento financeiro aplicável ao Orçamento Geral das Comunidades Europeias (1), com a última redacção que lhe foi dada pelo Regulamento Financeiro de 16 de Dezembro de 1980, que altera o Regulamento Financeiro de 21 de Dezembro de 1977, no que se refere à utilização do ECU no Orçamento Geral das Comunidades Europeias (2), e, nomeadamente, o seu artigo 106g.,
Após consulta do Parlamento Europeu e do Conselho,
Tendo em conta o parecer do Tribunal de Justiça, do Tribunal de Contas e do Comité Económico e Social,
Considerando que certas disposições dos artigos 18g., 19g., 23g., 49g., 51g.,
54g., 70g., 94g. e 108g. do Regulamento Financeiro prevêem expressamente modalidades de execução;
Considerando que o estabelecimento das modalidades em questão, não constitui obstáculo ao estabelecimento posterior de outras modalidades de execução que não estejam formalmente previstas nas disposições do regulamento financeiro, mas cuja oportunidade pode surgir posteriormente,
ADOPTOU O PRESENTE REGULAMENTO:
TÍTULO I
DELEGAÇÃO DE PODERES
(Artigo 18g. do Regulamento Financeiro)
Artigo 1g.
Os actos pelos quais são delegados poderes, nos termos do disposto no n° 3 do artigo 18g. do Regulamento Financeiro, designarão os agentes da instituição habilitados a assinar em vez do delegante.
Nestes actos será feita referência às disposições do regulamento interno referido no n° 3 do artigo 18g. do Regulamento Financeiro que determinam as condições segundo as quais ocorrerá a delegação de poderes.
Artigo 2g.
Estes actos acompanhados da assinatura do agente a quem foram delegados poderes serão notificados:
- ao delegatário,
- ao tesoureiro, que não pode efectuar qualquer pagamento autorizado por agentes não habilitados,
- ao auditor financeiro da instituição ao qual incumbirá, nomeadamente, a verificação da legalidade e da regularidade das receitas e das despesas,
- aos ordenadores, apenas nos casos de delegação de poderes pelo auditor financeiro ou pelo tesoureiro, ou de
subdelegação de poderes pelos ordenadores delegados nos limites dos poderes que lhes foram delegados,
- ao Tribunal de Contas.
Os actos pelos quais é posto termo à delegação de poderes serão notificados nas mesmas condições.
Artigo 3g.
O acto de delegação precisará sempre os limites nos quais os delegados estão autorizados a proceder ao estabelecimento de propostas de apuramento de créditos e de ordens de cobrança, de propostas de autorização de despesas e de ordens de pagamento, os números dos artigos objecto da delegação de poderes e, se for caso disso, a duração da delegação.
Artigo 4g.
Em conformidade com as disposições do Regulamento Financeiro e do presente regulamento, cada instituição adoptará as medidas de gestão de dotações que lhes pareçam necessárias para a boa execução da sua secção do orçamento.
Cada instituição estabelecerá um documento que reúna as disposições internas adoptadas para o efeito. Esse documento conterá as regras essenciais relativas à repartição da competência dos ordenadores e gestores em matéria de execução do mapa de despesas e do mapa de receitas da secção de cada instituição.
A documentação referida no parágrafo anterior é posta à disposição de todos os serviços que intervêm na gestão orçamental bem como do Tribunal de Contas.
TÍTULO II
REGRAS APLICÁVEIS AO AUDITOR FINANCEIRO E AOS AUDITORES FINANCEIROS SUBORDINADOS
(Artigo 19g. do Regulamento Financeiro)
Artigo 5g.
Cada instituição nomeará, por decisão fundamentada, um auditor financeiro, funcionário encarregado do controlo das autorizações e das ordens de pagamento de todas as receitas imputáveis ao orçamento das Comunidades, de que a instituição seja ordenadora.
Artigo 6g.
A instituição pode nomear um ou vários auditores financeiros subordinados, os quais serão colocados sob a responsa-
bilidade hierárquica do auditor financeiro que decidirá dos poderes que lhes serão delegados. Tomarão sobre si, no âmbito dessas delegações, a responsabilidade dos vistos que emitirem.
Artigo 7g.
O auditor financeiro e os auditores financeiros subordinados serão obrigatoriamente escolhidos pela instituição, em função da sua competência especial, de entre os nacionais dos Estados-membros.
Artigo 8g.
A instituição colocará à disposição do auditor financeiro os serviços necessários para o bom desempenho da sua função de controlo.
Artigo 9g.
Qualquer decisão relativa à delegação e à subdelegação de poderes pelo auditor financeiro ou pelos auditores financeiros subordinados obedecerão às disposições dos arti-
gos 1g. a 3g.
Artigo 10°.
N° exercício das suas funções de controlo, o auditor financeiro goza de uma completa independência e apenas é responsável perante a instituição. Não pode receber qualquer instrução respeitante ao exercício das suas funções que, pela sua nomeação, lhe são fixadas por força das disposições do Regulamento Financeiro.
Estas disposições são igualmente aplicáveis aos auditores financeiros subordinados, nos limites dos poderes que lhes foram delegados pelo respectivo superior hierárquico, ou seja, o auditor financeiro.
Artigo 11°.
O auditor financeiro pode apresentar, em qualquer momento e sobre qualquer assunto com implicações financeiras, relatórios à instituição, nomeadamente no que respeita à boa gestão financeira.
Artigo 12°.
O auditor financeiro e os auditores financeiros subordinados têm acesso a todos os documentos comprovativos e a quaisquer outros documentos relativos às despesas e receitas a controlar. Poderão efectuar controlos no local.
Artigo 13°.
A responsabilidade disciplinar, e eventualmente pecuniária, na acepção do artigo 69°. do Regulamento Financeiro, do auditor financeiro e dos auditores financeiros subordinados, só pode ser posta em causa pela própria instituição nas condições a seguir definidas.
A instituição tomará uma decisão fundamentada de abertura de um inquérito. Esta decisão será comunicada ao interessado e, caso se trate de um auditor financeiro subordinado, ao auditor financeiro. A instituição pode encarregar do inquérito, sob a sua responsabilidade directa, um ou vários funcionários de grau igual ou superior ao grau do agente em causa, e que não exerçam as funções de auditor financeiro, de ordenador nem de tesoureiro. N° decurso do inquérito, o interessado e, caso este seja um auditor financeiro subordinado, o auditor financeiro, serão obrigatoriamente ouvidos.
O relatório do inquérito será comunicado ao interessado e, caso este seja um auditor financeiro subordinado, ao auditor financeiro. O interessado será seguidamente ouvido pela instituição a respeito do relatório.
Com base no relatório e na audição do interessado, a instituição tomará quer uma decisão fundamentada de ilibação relativamente ao interessado quer uma decisão fundamentada nos termos do disposto nos artigos 22°. e 86°. a 89°. do Estatuto. As decisões de sanções disciplinares ou pecuniárias serão notificadas ao interessado e comunicadas, para informação, às outras instituições, ao Tribunal de Contas e, caso o agente em causa seja um auditor financeiro subordinado, ao auditor financeiro.
Estas decisões podem ser objecto de um recurso do interessado perante o Tribunal de Justiça nas condições previstas no Estatuto.
Artigo 14°.
Sem prejuízo das vias de recurso abertas pelo Estatuto e pelo regime aplicável aos outros agentes, é aberto ao auditor financeiro e aos auditores financeiros subordinados um recurso perante o Tribunal de Justiça relativo a qualquer acto respeitante ao exercício da sua função de controlo. Este recurso deve ser apresentado no prazo de três meses, a partir do dia da notificação do acto em causa.
As disposições do parágrafo anterior aplicam-se igualmente ao recurso apresentado pela instituição contra o seu auditor financeiro ou auditores financeiros subordinados.
O recurso será instruído e julgado nas condições previstas no n° 5 do artigo 91°. do Estatuto.
TÍTULO III
COBRANÇA DAS RECEITAS
(Artigos 23°. e 24°. do Regulamento Financeiro)
Artigo 15°.
Em aplicação do disposto no n° 1 do artigo 23°. do Regulamento Financeiro, o ordenador competente deve
estabelecer uma proposta de apuramento de crédito para todas as medidas susceptíveis de criar ou alterar um crédito das Comunidades. Quando o acto ou a decisão, gerador de um crédito futuro, ainda não permitir determinar o montante ou a data de vencimento de tal crédito, a proposta de apuramento de crédito deve ser igualmente estabelecida e indicar, na medida do possível, uma estimativa do montante e a data de vencimento previsível.
A proposta é transmitida ao auditor financeiro para visto e ao tesoureiro para registo pro memoria do crédito.
Artigo 16°.
1. Em aplicação do disposto no n° 2 do artigo 23°. do Regulamento Financeiro, qualquer crédito apurado dá origem ao estabelecimento de uma ordem de cobrança pelo ordenador competente.
Esta ordem é submetida ao visto do auditor financeiro e transmitida ao tesoureiro para registo.
2. O tesoureiro procede à cobrança, convidando o devedor a pagar a soma devida na data fixada.
3. A cobrança efectiva dá origem ao estabelecimento pelo tesoureiro de um título de receita que será objecto de registo ne contabilidade. O ordenador e o auditor financeiro são informados da cobrança pelo tesoureiro.
4. Se um crédito não tiver sido cobrado após o termo do prazo previsto para o pagamento, o tesoureiro diligenciará no sentido de iniciar o processo de cobrança, se for caso disso, pelas vias judiciais.
5. Os créditos cuja cobrança está prevista em fracções sucessivas, ao longo de um só exercício ou de vários exercícios orçamentais, são registados na contabilidade na totalidade e quando forem apurados por meio de uma ordem de cobrança.
Artigo 17°.
As propostas previsionais, na acepção do n° 1 do artigo 23°. do Regulamento Financeiro, limitam-se estritamente às receitas correntes. Tais propostas assumem a forma de uma proposta de apuramento de crédito.
Não é, portanto, necessário submeter cada uma das propostas individuais ao visto do auditor financeiro.
Antes do encerramento do exercício, o ordenador deve submeter ao visto do auditor financeiro as alterações às propostas previsionais de modo a que estas sejam iguais aos créditos realmente apurados.
Artigo 18°.
Em conformidade com o disposto no n° 3 do artigo 16°., qualquer recebimento deve ser objecto de uma notificação, no mais curto prazo, ao ordenador e ao auditor financeiro. Quando um recebimento não resultar de uma ordem de cobrança estabelecida em conformidade com o artigo 16°., o montante correspondente é imediatamente registado a crédito de uma conta provisória na contabilidade geral e o ordenador competente é convidado a iniciar o procedimento do apuramento de crédito e a emitir a ordem de cobrança em falta, com vista à imputação ao orçamento. Se se verificar que uma das contas acima referidas foi creditada de uma quantia cobrada indevidamente, essa quantia deve ser reembolsada no mais curto prazo.
Artigo 19°.
O registo na contabilidade das propostas e ordens de cobrança é efectuado de forma a garantir um controlo completo de todos os créditos da instituição, que permita ,nomeadamente, verificar:
- as medidas tomadas susceptíveis de gerar um crédito,
- os montantes dos créditos a cobrar,
- a data de vencimento desses créditos,
- os créditos cobrados,
- as cobranças não efectuadas, apesar de a data de vencimento dos créditos ter sido atingida.
Artigo 20°.
A contabilidade deve ser organizada de forma a garantir que o auditor financeiro possa verificar, em qualquer momento, a exactidão do registo das propostas de apuramento de créditos e das ordens de cobrança e cumprir as tarefas que lhe incumbem por força do n° 3 do artigo 24°. do Regulamento Financeiro.
Artigo 21°.
Qualquer proposta para renunciar à cobrança de um crédito apurado indicará, nomeadamente, a natureza, a estimativa, a imputação orçamental da receita, os motivos da anulação proposta e a designação do devedor.
Se a autoridade superior da instituição ignorou uma recusa de visto do auditor financeiro, a decisão é transmitida ao ordenador que volta a enviar a proposta de renúncia, acompanhada desta decisão, ao auditor financeiro. A proposta de renúncia, acompanhada da decisão de ignorar a recusa de visto, é registada em conformidade com o disposto no n° 2, primeiro parágrafo, do artigo 23°. do Regulamento Financeiro.
TÍTULO IV
AUTORIZAÇÃO DE DESPESAS
(Artigo 32°. do Regulamento Financeiro)
Artigo 22°.
Antes de tomar uma medida susceptível de provocar uma despesa, o ordenador competente deve submeter à apreciação do auditor financeiro uma proposta de autorização de despesa. Em princípio esta proposta é estabelecida segundo um formulário a adoptar de comum acordo, pelo ordenador, pelo tesoureiro e pelo auditor financeiro. Esta proposta de autorização de despesa deve conter as informações previstas no artigo 33°. do Regulamento Financeiro.
Artigo 23°.
São equivalentes a medidas susceptíveis de provocar despesas - sem que seja necessária uma nova decisão - os projectos de decisão de ordem geral da instituição que contenham uma obrigação de despesa.
Artigo 24°.
N° caso de uma despesa dever ser, antes da respectiva autorização, objecto de uma decisão de princípio a tomar pela instituição, o projecto dessa decisão será previamente submetido ao visto do auditor financeiro. Após a adopção do projecto pela instituição serão bloqueadas as dotações correspondentes à despesa a prever.
N° momento da autorização da despesa, após o visto do auditor financeiro, as dotações bloqueadas serão liberadas para cobrir a autorização correspondente.
O projecto de autorização estabelecido em conformidade com a decisão de despesa será objecto de uma proposta de autorização de despesa que será submetida ao visto prévio do auditor financeiro e registada em seguida como dotações autorizadas e deduzidas das dotações anteriormente bloqueadas.
Artigo 25°.
As autorizações provisionais, na acepção do n° 1 do
artigo 32°. do Regulamento Financeiro, são estritamente limitadas às despesas correntes. As autorizações individuais cobertas por essas autorizações provisionais não devem ser submetidas individualmente a visto do auditor financeiro.
N° caso de autorizações provisionais competirá ao ordenador verificar, sob a sua responsabilidade, se as autorizações individuais não ultrapassam a autorização provisional que lhes dá cobertura.
As autorizações provisionais só podem dar lugar à transição automática de dotações, nas condições previstas no artigo 6°. do Regulamento Financeiro, se corresponderem, no final do exercício, a obrigações financeiras efectivamente contraídas antes das datas-limite fixadas pelo Regulamento Financeiro.
Artigo 26°.
Se, em relação a certas medidas susceptíveis de provocarem uma despesa, a despesa não puder ser quantificada de forma exacta no momento em que a respectiva proposta de autorização de despesa é apresentada ao auditor financeiro e comunicada ao tesoureiro, o ordenador deve fazer uma estimativa da despesa prevista e especificar, na sua proposta de autorização de despesa, quais os elementos em que se baseou para tal estimativa.
Artigo 27°.
As propostas de autorização de despesas devem ser submetidas ao auditor financeiro com uma antecedência suficiente para que este possa tomar uma posição e formular as observações eventuais que considere necessárias e para que estas possam ser tidas em conta.
Artigo 28°.
As propostas de autorização de despesas devem ser acompanhadas de todos os documentos comprovativos e, se for caso disso, de quaisquer outros documentos e informações necessários para permitir ao auditor financeiro proceder às verificações exigidas nos termos das alíneas a) a d) do
artigo 34°. do Regulamento Financeiro.
TÍTULO V
REGISTO DAS PROPOSTAS DE AUTORIZAÇÃO DE
DESPESAS APÓS O VISTO DO AUDITOR FINANCEIRO
(Artigo 33°. do Regulamento Financeiro)
Artigo 29°.
O registo das propostas de autorização de despesas será efectuada pela contabilidade central da instituição. Deve permitir verificar, em qualquer momento, quais são, por número ou rubrica orçamental, as dotações bloqueadas, os montantes de despesa autorizados, os pagamentos respectivos já efectuados, o saldo das autorizações por pagar e as dotações disponíveis.
Deve igualmente ser registado o montante das autorizações provisionais globais, a título do disposto no artigo 96°. do Regulamento Financeiro.
Artigo 30°.
A contabilidade deve ser organizada de modo a garantir que o auditor financeiro esteja em condições de poder verificar a exactidão do registo das autorizações e dos pagamentos.
TÍTULO VI
VISTO DAS PROPOSTAS DE AUTORIZAÇÃO DE DESPESAS
(Artigo 34°. do Regulamento Financeiro)
Artigo 31°.
Sob reserva do disposto no artigo 32°., o visto é concedido pela aposição da assinatura do auditor financeiro, ou de um auditor financeiro subordinado, na proposta de autorização de despesas. Deve ser aposto, além disso, um carimbo com a menção «visto do auditor financeiro» e a indicação da data do visto.
Artigo 32°.
Em caso de urgência, o visto pode ser concedido por ofício, telex ou qualquer outro meio que demonstre inequivocamente que a proposta de autorização de despesas em causa foi visada.
Artigo 33°.
Se, em aplicação do artigo 35°. do Regulamento Financeiro, a autoridade superior da instituição ignorar a recusa de concessão do visto do auditor financeiro, a decisão será transmitida ao ordenador que devolverá a proposta de autorização de despesa, acompanhada dessa decisão, ao auditor financeiro. A proposta de autorização de despesa, acompanhada da decisão de não aceitação da recusa do
visto será registada em conformidade com o disposto no
artigo 33°. do Regulamento Financeiro.
Artigo 34°.
Os artigos 31°., 32°. e 33°. são aplicáveis às propostas de autorizações provisionais globais na acepção do artigo 96°. do Regulamento Financeiro.
Artigo 35°.
Caso o auditor financeiro julgue insuficientes ou incompletos os documentos comprovativos previstos nos artigos 33°., 37°. e 41°. do Regulamento Financeiro e especificados pelos artigos 36°. a 42°. do presente regulamento, protelará a concessão do visto e devolverá a proposta ao ordenador especificando a natureza dos documentos comprovativos solicitados.
TÍTULO VII
DOCUMENTOS COMPROVATIVOS
(Artigos 33°., 37°. e 41°. do Regulamento Financeiro)
Artigo 36°.
N° que respeita aos fornecimentos em geral, será nomeadamente considerado como documento comprovativo válido:
a factura estabelecida pelo fornecedor, acompanhada, se for caso disso, de um dos exemplares do documento de que resulta a obrigação da Comunidade (exemplo: nota de encomenda ou contrato).
Em qualquer caso, o documento estabelecido pelo fornecedor deve indicar:
- a natureza e a quantidade dos fornecimentos ou, eventualmente, a descrição dos serviços prestados,
- o preço unitário e o preço total,
- qualquer isenção de encargos e impostos e, se for caso disso, o montante de quaisquer encargos, impostos e direitos aduaneiros relativos ao fornecimento, incluídos no preço.
Deste documento ou de documento anexo devem constar ainda as menções apostas pelo ordenador ou pelo agente por ele habilitado, declarando:
- a recepção em boa e devida forma do fornecimento, assim como a data e o local desta,
- a inclusão no inventário sempre que seja obrigatória a inscrição do fornecimento no inventário,
- a verificação de todos os elementos da factura,
- o parecer da Comissão Consultiva para Compras e Contratos, se esse parecer for exigido.
Artigo 37°.
N° que respeita a prestação de serviços será ,nomeadamente, considerado documento comprovativo válido a factura (ou outra nota de débito) estabelecida pelo prestador de serviços.
Este documento deve:
- mencionar a natureza do serviço, eventualmente o seu preço unitário, o preço total, a insenção de encargos e impostos ou, na medida do possível, o montante dos encargos e impostos relativo à prestação e incluídos no preço,
- conter o atestado «pague-se», assinado pelo ordenador ou pelo agente por ele habilitado certificando a boa execução do serviço e a verificação de todos os elementos da factura (ou outra nota de débito).
Artigo 38°.
1. N° que respeita a contratos de estudos e de investigação serão considerados como documentos comprovativos:
a) Um exemplar do contrato e de eventuais cláusulas adicionais a juntar à primeira ordem de pagamento;
b) Qualquer documento que, segundo as disposições financeiras incluídas nos contratos, justifique os pagamentos correspondentes (encomenda do contratante, facturas, actas dos comités de gestão em casos de contratos de
associação e qualquer outro documento comprovativo das despesas). O último pagamento deve, obrigatoriamente, ser acompanhado de um documento que inclua o atestado de «serviço efectuado» estabelecido pelo ordenador.
2. N° que respeita a decisões de concessão de apoio financeiro a título dos diferentes fundos ou de acções análogas, são considerados como documentos comprovativos:
a) Um exemplar da decisão a juntar à primeira ordem de pagamento;
b) Qualquer documento que, segundo as disposições de ordem financeira constantes dos regulamentos de base bem como das decisões de concessão de opoio financeiro, justifique os pagamentos correspondentes (pedido de pagamento, atestado do início dos trabalhos, relatórios sobre o avanço dos trabalhos e outros). O último pagamento deve ser acompanhado, obrigatoriamente de um documento que ateste a conclusão do programa ou do projecto e que inclua um mapa das despesas efectuadas realmente a título do referido programa ou
projecto.
Artigo 39°.
N° que respeita a despesas com o pessoal, serão considerados como documentos comprovativos:
a)
Para o vencimento mensal:
- a lista completa do pessoal, especificando todos os elementos da remuneração. Esta lista será junta à ordem de pagamento,
- um formulário (ficha individual) que introduzirá, sempre que seja necessário, todas as modificações a qualquer elemento da remuneração. Este formulário será estabelecido a partir de decisões tomadas para cada caso particular,
- no caso de recrutamento ou de nomeações, uma cópia autenticada da decisão de recrutamento ou de nomeação acompanhará a liquidação do primeiro vencimento;
b)
Para as outras remunerações (pessoal remunerado à hora ou ao dia):
um mapa elaborado pelo ordenador indicando os dias e as horas de presença;
c)
Para as horas extraordinárias:
um mapa, assinado pelo funcionário habilitado, certificando as prestações suplementares efectuadas pelo agente;
d)
Para as despesas de deslocação em serviço:
- a ordem de deslocação em serviço devidamente assinada pela autoridade competente,
- a «relação pormenorizada das despesas de deslocação em serviço», indicando nomeadamente o local da deslocação em serviço, a data e a hora das partidas e das chegadas ao local de deslocação em serviço, as despesas de transporte, as despesas de estadia e outras despesas devidamente autorizadas, mediante apresentação de documentos comprovativos; esta relação pormenorizada das despesas será assinada pelo encarregado da deslocação em serviço e pela autoridade hierárquica que tenha recebido delegação;
e)
Para as outras despesas com o pessoal:
os documentos comprovativos que façam referência à decisão em que se fundamenta a despesa e contenham todos os elementos de cálculo.
Artigo 40°.
Em relação às autorizações que ocasionem pagamentos fraccionados deve ser junta à primeira ordem de pagamento uma cópia autenticada do contrato ou da decisão de concessão do apoio financeiro. Sobre as outras ordens de pagamento será feita referência a este documento e ao(s) pagamento(s) anterior(es).
Quando for estabelecida a última ordem de pagamento, o ordenador deve certificar o fim da acção em causa, a fim de que se possam tirar as respectivas consequências no plano contabilístico, implicando, se for caso disso, a anulação da autorização concedida e não excutada.
Artigo 41°.
Sempre que diversos pagamentos se apoiam num único documento comprovativo, todas as ordens de pagamento conterão uma referência ao documento original.
Artigo 42°.
Com excepção dos casos acima previstos, sempre que o original de um documento comprovativo não possa ser apresentado, o ordenador pode substituí-lo por uma cópia autenticada, devendo expor as razões pelas quais o original não pôde ser apresentado e certificar que o pagamento não se efectuou.
TÍTULO VIII
CONCESSÃO DE ADIANTAMENTOS
(Artigo 42°. do Regulamento Financeiro)
Artigo 43°.
Além dos adiantamentos previstos pelo Estatuto ou por uma disposição regulamentar, o ordenador pode conceder adiantamentos destinados a fazer face a despesas a efectuar por um funcionário ou agente por conta da instituição onde trabalha. Essas despesas que são geralmente imputadas aos Títulos 1 e 2 do orçamento, podem ser ocasionadas por uma deslocação em serviço específica ou relativas a despesas prováveis mas indeterminadas quanto á sua natureza ou montante.
Artigo 44°.
A concessão desses adiantamentos e a designação do funcionário ou agente são objecto, sob proposta do ordenador e
após visto do auditor financeiro e parecer favorável do tesoureiro, de uma decisão das autoridades definidas no artigo 18°. do Regulamento Financeiro, que especifica o montante do adiantamento e o período da uma utilização.
O pagamento de qualquer adiantamento, desde que a natureza da despesa seja suficientemente conhecida, deve ter sido objecto de uma proposta de autorização.
Artigo 45°.
O funcionário ou agente designado é responsável pelos fundos postos à sua disposição e toma as medidas necessárias para garantir a sua conservação.
N° prazo de dez dias a seguir à realização do objecto para que foi concedido, envia um relatório pormenorizado sobre a utilização do adiantamento ao tesoureiro e devolve o saldo eventual.
N° prazo de seis semanas a partir da mesma data, o ordenador procede à liquidação do adiantamento a fim de permitir o fecho da conta provisória que tinha sido aberta aquando da concessão.
TÍTULO IX
CONTAS BANCÁRIAS E CONTAS POSTAIS CORRENTES
(Artigo 48°. do Regulamento Financeiro)
Artigo 46°.
Com vista a efectuar operações financeiras, a instituição pode abrir contas bancárias e/ou contas postais correntes nos países da Comunidade e, eventualmente, em países terceiros.
Artigo 47°.
A instituição pode igualmente ser titular de contas junto do banco emissor de cada Estado-membro ou da instituição financeira aprovada.
Artigo 48°.
A instituição comunicará a todos os organismos financeiros junto dos quais foram abertas contas, os nomes e as assinaturas dos agentes por ela designados e habilitados a abrir e a movimentar as referidas contas, bem como o limite eventual dos levantamentos autorizados por cada agente habilitado.
Artigo 49°.
Para movimentar essas contas são necessárias as assinaturas conjuntas de dois agentes devidamente habilitados, dos quais
um será necessariamente o tesoureiro, um tesoureiro subordinado ou um gestor de fundos para adiantamentos.
Artigo 50°.
Regra geral, devem ser efectuados por cheque ou por transferência postal ou bancária os pagamentos:
- das remunerações mensais dos funcionários e outros agentes,
- das despesas relativas a fornecimentos ou serviços prestados, superiores a 250 ECUs.
TÍTULO X
FUNDOS PARA ADIANTAMENTOS
(Artigo 49°. do Regulamento Financeiro)
Artigo 51°.
A criação de fundos para adiantamentos será objecto de uma decisão das autoridades definidas no artigo 18°. do Regulamento Financeiro, sob proposta do ordenador e após o parecer favorável do tesoureiro e do auditor financeiro.
Artigo 52°.
A designação de um gestor de fundos para adiantamentos será objecto de uma decisão das autoridades definidas no artigo 18°. do Regulamento Financeiro, sob proposta do ordenador, após parecer favorável do tesoureiro.
Esta decisão indicará as responsabilidades do gestor de fundos para adiantamentos.
Artigo 53°.
As decisões referidas nos artigos 51°. e 52°. serão comunicadas aos ordenadores, ao auditor financeiro, ao tesoureiro e ao Tribunal de Contas.
Artigo 54°.
1. A decisão relativa à criação de fundos para adiantamentos determinará nomeadamente:
a)
O montante máximo do adiantamento que pode ser consentido;
b)
A abertura, se for caso disso, de uma conta bancária e/ou de uma conta postal corrente em nome da instituição interessada;
c)
A natureza e o montante máximo de cada despesa que pode ser paga sem autorização prévia;
d)
A periodicidade e as modalidades de apresentação dos documentos comprovativos;
e)
As modalidades da eventual reconstituição de um adiantamento;
f)
O prazo em que as operações relativas aos fundos para adiantamentos devem ser regularizadas.
2. Os pagamentos só podem ser efectuados com base e até ao limite de autorizações prévias, assinadas pelo ordenador e visadas pelo auditor financeiro.
Artigo 55°.
O gestor de fundos para adiantamentos é responsável perante o ordenador pela colocação para pagamento das dívidas em relação a terceiros, e perante o tesoureiro, pela execução dos pagamentos.
Artigo 56°.
O gestor dos fundos para adiantamentos deve manter a contabilidade dos fundos de que dispõe e das despesas efectuadas, segundo as instruções do tesoureiro.
Artigo 57°.
O gestor de fundos para adiantamentos tomará todas as disposições necessárias para segurar os fundos colocados à sua disposição.
Artigo 58°.
Sem prejuízo do controlo exercido pelo auditor financeiro, o tesoureiro deve ele mesmo proceder ou mandar um tesoureiro subordinado proceder, regra geral no local e do modo inesperado, à verificação da existência dos fundos confiados aos gestores de fundos para adiantamentos e à verificação da manutenção da contabilidade.
Artigo 59°.
O tesoureiro e o auditor financeiro informam-se reciprocamente do resultado das suas verificações e comunicam-nos ao ordenador.
TÍTULO XI
ANÚNCIOS DE CONCURSOS PÚBLICOS
(Artigo 51g. do Regulamento Financeiro)
Artigo 60°.
Os anúncios de concurso assumirão a forma, na medida do possível, de um formulário-tipo ou de um texto-tipo.
Artigo 61°.
Os anúncios de concurso conterão nomeadamente indicações relativas:
a)
Às modalidades de entrega e de apresentação das propostas, nomeadamente, a eventual exigência de preencher um formulário-tipo de resposta;
b)
À aplicação do Protocolo relativo aos Privilégios e Imunidades assim como as referências ao caderno das condições gerais aplicáveis ao contrato em questão (fornecimentos, empreitadas, prestações de serviços ou publicações) e, eventualmente, ao documento relativo às condições específicas do contrato;
c)
A uma cláusula segundo a qual a entrega de uma proposta implica a aceitação do caderno de condições respectivo;
d)
Às condições de inspecção, que devem ser especificadas com exactidão sempre que se preveja uma inspecção ao local;
e)
Ao período de validade das propostas durante o qual o proponente é obrigado a manter todas as condições da sua proposta;
f)
Às penalidades previstas a título de sanção pelo não cumprimento das cláusulas do contrato;
g)
Aos elementos que devem constar das facturas (ou dos documentos comprovativos que as apoiam) nos termos das disposições do Título VII;
h)
À proibição de qualquer contacto entre a instituição e o proponente, salvo, a título excepcional, nas seguintes condições:
1. Antes da data limite para a entrega das propostas:
- por iniciativa dos fornecedores:
podem ser-lhes comunicadas informações suplementares tendo estritamente por objectivo explicitar a natureza do concurso,
- por iniciativa da instituição:
quando os serviços da instituição detectarem um erro, uma imprecisão, uma omissão ou qualquer outra insuficiência material na redacção do anúncio do concurso, podem desse facto informar os interessados, em condições estritamente idênticas às do anúncio do concurso.
2. Após a abertura das propostas e por iniciativa dos serviços da instituição:
no caso de serem necessários alguns esclarecimentos em relação a uma proposta ou se se tratar de corrigir erros materiais evidentes contidos na redacção da proposta, a instituição pode tomar a iniciativa de contactar o proponente.
Artigo 62g.
Nos casos em que tenham sido estabelecidos contactos nas condições acima previstas (alínea h) do artigo 61g.), será elaborada uma «nota para o processo» e feita menção do ou dos contactos no relatório a apresentar posteriormente à Comissão Consultiva para Compras e Contratos.
Artigo 63g.
O caderno das condições gerais aplicáveis ao contrato em causa deve ser junto ao anúncio do concurso. Se for caso disso deve ser igualmente junto um documento com as condições específicas do contrato.
Artigo 64g.
O prazo para a entrega das propostas será fixado de acordo com a natureza do contrato, em função do período de tempo necessário para a preparação da resposta ao concurso.
Artigo 65g.
os proponentes podem entregar as propostas:
- por correio:
o anúncio do concurso especificará que a data considerada para a recepção será a do carimbo dos correios. As propostas enviadas por correio devem obrigatoriamente ser registadas,
- ou pessoalmente nos serviços da instituição:
O anúncio do concurso deve indicar nesse caso o dia e a hora limites para a entrega das propostas e especificar o serviço no qual devem ser entregues contra recibo datado e assinado.
Nos dois casos a data será a mesma.
Tendo em vista manter o segredo e evitar quaisquer dificuldades, o anúncio do concurso deve conter a disposição seguinte:
«As propostas devem ser entregues num sobrescrito fechado, metido noutro sobrescrito igualmente fechado. O sobrescrito interior deve mencionar, além do serviço destinatário indicado no anúncio do concurso a expressão «Concurso público não abrir no serviço de correspondência». N° caso de serem utilizados sobrescritos autocolantes serão fechados por meio de fita adesiva através da qual será aposta a assinatura do expedidor.»
Artigo 66g.
Todas as propostas devem ser abertas.
As propostas são abertas por uma comissão designada para o efeito. O auditor financeiro ou o seu representante pode assistir a título de observador se o considerar oportuno.
As propostas que não correspondam às exigências especificadas no anúncio do concurso serão eliminadas.
Os membros da Comissão devem rubricar todas as páginas de cada uma das propostas e estabelecer a acta de abertura das propostas recebidas, identificando nomeadamente as propostas conformes e as não conformes.
Artigo 67g.
Todos os proponentes serão informados das decisões relativas às suas propostas.
TÍTULO XII
CONDIÇÕES DE FUNCIONAMENTO DA COMISSÃO
CONSULTIVA PARA COMPRAS E CONTRATOS (CCCC)
(Artigos 54g. e 94g. do Regulamento Financeiro)
Artigo 68g.
A Comissão Consultiva para Compras e Contratos será chamada, a título consultivo, nas condições fixadas nos artigos 54g., 55g. e 94g. do Regulamento Financeiro a emitir um parecer sobre:
a)
Todos os projectos de contratos de empreitada, fornecimentos ou prestações de serviços de um montante superior ao indicado nos artigos 54g. e 94g. do Regulamento Financeiro, assim como sobre os projectos de aquisições imobiliárias qualquer que seja o montante;
b)
Os projectos de cláusulas adicionais aos contratos referidos na alínea anterior, sempre que essas cláusulas adicionais tenham por efeito alterar o montante do contrato inicial;
c)
Os projectos de cláusulas adicionais que tenham por efeito aumentar, para um valor superior aos limites referidos na alínea a), o montante global de um contrato já celebrado que inicialmente era inferior a esses limites;
d)
Os formulários e os textos-tipo relativos ao anúncio do concurso assim como os projectos que prevejam um afastamento significativo desses textos-tipo;
e)
Os projectos de anúncios de concursos que apresentem uma importância ou uma natureza especial;
f)
As questões levantadas por ocasião da celebração ou da execução dos contratos (anulação de encomendas, pedidos de remissão de penalidades por mora, derrogações às disposições dos cadernos de encargos ou de condições gerais . . .) sempre que a questão seja suficientemente grave para justificar um pedido de parecer;
g)
Os projectos de contrato de um montante inferior ao fixado na alínea a), a pedido do ordenador competente ou de um membro da Comissão Consultiva para Compras e Contratos, sempre que considere que esses contratos colocam questões de princípio ou apresentam uma natureza especial.
Artigo 69g.
A Comissão Consultiva para Compras e Contratos formulará:
a) Recomendações sobre a política geral de aprovisionamento dentro e fora da Comunidade e procederá ou mandará proceder, eventualmente, aos inquéritos e estudos correspondentes;
b) Recomendações sobre a definição das condições gerais para compras e contratos.
Artigo 70g.
Os processos submetidos a parecer da Comissão Consultiva para Compras e Contratos serão acompanhados de um relatório elaborado e apresentado pelo funcionário responsável ou por um suplente designado pelo ordenador.
Esse relatório deve indicar nomeadamente:
a) A avaliação técnica e financeira de cada uma das propostas incluindo um quadro comparativo dos preços unitários;
b) A justificação da recomendação da escolha do fornecedor.
Artigo 71g.
Para cada caso, a comissão emite um parecer que deve ser assinado pelo presidente. Este parecer será comunicado aos serviços interessados.
Artigo 72g.
Cada Comissão Consultiva para Compras e Contratos adoptará o seu regulamento interno. O texto será comunicado à instituição interessada, às Comissões Consultivas para Compras e Contratos das outras instituições e ao Tribunal de Contas.
TÍTULO XIII
CONSTITUIÇÃO DE UMA CAUÇÃO PRÉVIA COMO
GARANTIA DA EXECUÇÃO DOS CONTRATOS
(Artigo 56°. do Regulamento Financeiro)
Artigo 73°.
Sempre que como garantia de execução do contrato seja exigido dos fornecedores ou empreiteiros a constituição de uma caução prévia, essa caução deve, em princípio, consistir num pagamento feito à instituição na mesma moeda que a indicada para o pagamento dos fornecimentos ou das empreitadas.
Artigo 74°.
Esta caução pode ser substituída pela garantia de uma caução pessoal e solidária de um terceiro aceite pela instituição.
Artigo 75°.
Em apoio da primeira ordem de pagamento estabelecida em execução de um contrato que exija a constituição de uma caução, os documentos comprovativos habituais serão completados por uma cópia, autenticada pelo tesoureiro, do recibo emitido por ocasião do pagamento da caução ou por
uma cópia, autenticada pelo tesoureiro, da declaração recebida do estabelecimento ou do terceiro que presta a sua garantia.
Artigo 76°.
As cauções serão restituídas, ou as garantias que as substituem liberadas nas condições fixadas pelas disposições relativas aos contratos, salvo nos casos de não cumprimento ou de atrasos previstos no último parágrafo do artigo 56°. do Regulamento Financeiro.
TÍTULO XIV
FIXAÇÃO DO VALOR DOS BENS MÓVEIS A PARTIR DO QUAL A SUA INSCRIÇÃO NO INVENTÁRIO É
OBRIGATÓRIA
(Artigo 59°. do Regulamento Financeiro)
Artigo 77°.
Serão objecto de uma inscrição no inventário todos os bens móveis:
- que tenham um valor de compra igual ou superior a 75 ECUs (250 ECUs para os bens móveis de carácter científico ou técnico (1)), e
- cujo período de utilização seja superior a 1 ano (2 anos para os bens móveis de carácter científico ou técnico (1)), e
- que não tenham um carácter de bens de consumo.
Para cada bem adquirido, as entradas no inventário, de que fazem parte integrante os avisos de recepção, devem conter uma descrição adequada do bem e especificar a sua localização, a data de aquisição e o custo unitário.
Os avisos de recepção servem de descrição adequada.
Artigo 78°.
Os controlos de inventário empreendidos pelas instituições devem ser executados de modo a certificar a existência física de cada um dos bens e a sua conformidade com a inscrição no inventário. Esse controlo deve ser efectuado no âmbito de um programa trienal de verificação, incidindo sobre os objectos cujo valor de compra seja igual ou superior a 150 ECUs, sob reserva das disposições internas específicas a adoptar pela Comissão para os Estabelecimentos do Centro Comum de Investigação, a fim de ter em conta as suas características específicas.
TÍTULO XV
PUBLICIDADE DAS VENDAS DE BENS MÓVEIS
(Artigo 60°. do Regulamento Financeiro)
Artigo 79°.
As vendas de bens móveis serão objecto:
a) De uma publicidade local adequada sempre que o valor unitário de compra seja superior a 5 000 ECUs. O período entre a data de publicação do último anúncio e a celebração do contrato de venda deve ser pelo menos de 14 dias;
b) De um aviso de venda publicado no Jornal Oficial das Comunidades Europeias sempre que o valor unitário de compra seja igual ou superior a 250 000 ECUs. Uma publicidade adequada pode, além disso, ser efectuada na imprensa dos Estados-membros. O período entre a data de publicação do aviso no Jornal Oficial e a celebração do contrato de venda deve ser pelo menos de um mês.
Sempre que, devido ao custo da publicidade, a operação não apresente vantagens especiais, pode-se renunciar à publicidade.
TÍTULO XVI
CONDIÇÕES DE ESTABELECIMENTO E DE FUNCIONAMENTO DO PLANO DE CONTABILIDADE
(Artigo 66°. do Regulamento Financeiro)
Artigo 80°.
Estabelecimento do plano de contabilidade
O plano de contabilidade é composto por duas partes distintas:
- a contabilidade orçamental,
- a contabilidade geral.
Artigo 81°.
Contabilidade orçamental
1. A contabilidade orçamental registará para cada subdivisão do orçamento:
- as dotações iniciais, as dotações inscritas nos orçamentos suplementares ou rectificativos, as transferências de dotações e o total das dotações assim disponíveis; as dotações para autorizações e as dotações para pagamentos são registadas em separado,
- os direitos apurados e as cobranças do exercício,
- as autorizações e os pagamentos do exercício.
São igualmente registadas na contabilidade orçamental, face ao conjunto dos títulos do orçamento, as autorizações provisórias globais relativas ao FEOGA, Secção Garantia e os pagamentos - constituídos pelos adiantamentos - correspondentes.
2. Serão abertas contas diferentes para seguir separadamente a utilização das dotações transitadas e os montantes a cobrar de exercícios anteriores.
3. As contas podem ser decompostas com o objectivo de determinar resultados analíticos.
4. As contas são mantidas em livros, ou em fichas, ou através de qualquer meio mecanográfico.
Artigo 82°.
Contabilidade geral
1. A contabilidade geral permite determinar o activo e o passivo da instituição.
2. O plano de contabilidade da contabilidade geral é elaborado segundo um sistema de classificação decimal.
3. O quadro de contas incluirá, pelo menos, as seguintes classes:
- classe 1: contas de capitais permanentes,
- classe 2: contas de valores imobilizados,
- classe 3: contas de existência,
- classe 4: contas de terceiros,
- classe 5: contas financeiras,
- classe 6: contas de despesas,
- classe 7: contas de receitas,
- classe 8: contas de resultados,
- classe 9: transferências pendentes.
4. Cada classe compreende grupos (código com 2 dígitos) os quais são divididos em subgrupos (código com 3 dígitos), por sua vez subdivididos em contas (código com 5 dígitos).
5. A classe 4 «contas de terceiros» regista todas as operações respeitantes às relações com terceiros e os movimentos de regularização.
Os principais grupos da classe 4 são os seguintes:
- adiantamentos ao pessoal,
- contas entre instituições,
- devedores e credores diversos,
- fundos a transferir,
- receitas e despesas a imputar,
- contas de ordem para reafectação,
- contas de compensação,
- serviços com contabilidade separada (seguro de do-
ença),
- contas de ordem para transferências de material científico e técnico entre objectivos de investigação e de investimento,
- contas de adiantamentos pagos a título do FEOGA-«Garantia»,
- IVA a recuperar,
- saldos a cobrar ou montantes recebidos a mais,
- Estados-membros devedores ou credores.
6. A classe 5 «contas financeiras» regista os movimentos dos valores, as operações de caixa, bancos e serviços de cheques postais, as operações efectuadas pelos tesoureiros subordinados e pelos gestores de fundos para adiantamentos. É aberta uma conta diferente para cada conta bancária, conta postal corrente, caixa e fundo para adiantamentos.
Os principais grupos da classe 5 são os seguintes:
- títulos e valores em depósito,
- caixas,
- contas bancárias,
- contas postais,
- tesoureiros subordinados,
- gestores de fundos para adiantamentos.
7. A classe 6 «contas de despesas» regista o montante bruto das despesas inscritas na contabilidade orçamental.
Serão abertas contas separadas para as despesas relativas às:
- dotações do exercício corrente,
- dotações transitadas por força do n° 1, alínea b) do artigo 6°. do Regulamento Financeiro,
- dotações transitadas por força do n° 1, alínea c) e n° 2, alínea b) do artigo 6°. do Regulamento Financeiro.
8. A classe 7 «contas de receitas» regista o montante das cobranças inscritas na contabilidade orçamental.
Serão abertas contas separadas para as cobranças:
- dos direitos apurados do exercício corrente,
- dos direitos apurados ainda por cobar, dos exercícios anteriores.
9. A classe 8 «contas de resultados» permite a determinação dos resultados do exercício.
10. Cada instituição estabelecerá um plano de contabilidade em função do quadro de contas acima definido. Abrirá grupos, subgrupos e contas segundo as necessidades especiais da sua gestão.
Artigo 83g.
Funcionamento do plano de contabilidade
da contabilidade geral
1. A contabilidade geral é mantida por ano civil segundo o método dito «por partidas dobradas».
2. As contas serão mantidas em livros ou em fichas ou através de qualquer meio mecanográfico.
3. A contabilidade permite a elaboração de um balanço geral de contas, ou seja, o resumo de todas as contas do activo e do passivo da instituição, incluindo as contas saldadas, compreendendo para cada uma:
- o número da conta,
- a designação,
- o total dos débitos,
- o total dos créditos,
- o saldo.
4. As contas são mantidas de modo a permitir uma análise pormenorizada das operações e dos saldos. Os mapas financeiros são estabelecidos de modo a evidenciar correctamente, segundo uma repartição adequada, os elementos representativos do activo e do passivo da instituição. Se a conta de gestão não incluir todos os elementos que permitem a concordância com o balanço financeiro, há que estabelecer os mapas suplementares que se revelem necessários.
Os saldos de cada uma das contas devem ser comparados periodicamente com os documentos comprovativos ou outros elementos de prova e, nomeadamente:
- com as contas de valores imobilizados como previsto no artigo 77g.,
- com os activos nos bancos e em contas postais correntes,
- por comparação mensal com os extractos de conta comunicados pelas instituições financeiras,
- com os fundos em caixa - por comparação com o livro de caixa,
- com os fundos para adiantamentos e outros adiantamentos nos termos do artigo 43g. - por verificação do respeito das condições de funcionamento dos fundos para adiantamentos e de concessão de adiantamentos e das regras de contabilização,
- com as contas de despesas e de receitas das classes 6 e 7 - a comparar mensalmente com os totais correspondentes da contabilidade orçamental.
5. As contas de ligação interinstitucionais são acertadas mensalmente e apuradas periodicamente.
6. As contas provisórias são periodicamente objecto do seguinte exame:
- as cobranças por efectuar - por confirmação do tesoureiro ao ordenador quando os pagamentos não foram efectuados dentro dos prazos,
- os fundos a transferir - por referência aos mapas colectivos dos vencimentos do pessoal ou de outros mapas semelhantes,
- as outras contas provisórias por meio de uma análise dos saldos contabilísticos e por notificação ao ordenador de quaisquer operações que não tenham sido apuradas nos prazos a definir anualmente.
As contas provisórias são apuradas o mais cedo possível e, o mais tardar, nos prazos previstos no artigo 65g. do Regulamento Financeiro.
7. As contas de ordem para reafectação permitem seguir as operações de reafectação das receitas previstas no n° 2 do artigo 22g., do Regulamento Financeiro e elaborar o mapa previsto nos n°s 1 e 3, in fine, do artigo 73g. do Regulamento Financeiro.
8. As contas financeiras (bancárias e postais) serão mantidas em divisas e ECUs.
A conversão em ECUs dos montantes expressos em moedas nacionais efectua-se com base nas taxas estabelecidas em conformidade com a artigo 91g. Os saldos das contas mantidas em ECUs são objecto de uma adaptação mensal.
9. A contabilidade do Centro Comum de Investigação é integrada na contabilidade geral da Comissão.
10. Salvo disposição em contrário por parte de outro regulamento, todos os mapas financeiros são apresentados segundo os princípios contabilísticos geralmente aceites, que incluem nomeadamente os princípios enunciados pelas directivas do Conselho. Por sugestão do tesoureiro da Comissão, os tesoureiros das instituições adoptam as modalidades práticas de aplicação destes princípios que serão objecto de actualizações periódicas.
TÍTULO XVII
SEGURO DOS TESOUREIROS? TESOUREIROS SUBORDINADOS E GESTORES DE FUNDOS PARA ADIANTAMENTOS
- ABONO ESPECIAL -
DETERMINAÇÃO DAS CATEGORIAS DE FUNCIONÁRIOS OU AGENTES QUALIFICADOS PARA SEREM NOMEADOS TESOUREIROS OU GESTORES DE FUNDOS PARA ADIANTAMENTOS
(Artigo 70g. do Regulamento Financeiro)
Artigo 84g.
O tesoureiro será nomeado por cada instituição de entre os funcionários, das categorias A ou B, nacionais dos Estados-membros.
Os tesoureiros subordinados serão nomeados por cada instituição, de entre os funcionários das categorias A e B e excepcionalmente C, nacionais dos Estados-membros.
Os gestores de fundos para adiantamentos serão escolhidos de entre os funcionários das categorias A, B ou C, ou em caso de necessidade, de entre os «outros agentes» de nível correspondente àquelas categorias.
Artigo 85g.
O tesoureiro, os tesoureiros subordinados e os gestores de fundos para adiantamentos serão cobertos por um seguro, por intermédio da instituição, contra os riscos financeiros inerentes às suas funções.
Artigo 86g.
Os prémios desses seguros serão pagos directamente ao segurador pela instituição.
Artigo 87g.
Sem prejuízo
- dos artigos 86g. a 89g. do Estatuto dos funcionários das Comunidades Europeias e do regime aplicável aos outros agentes das Comunidades,
- do artigo 70g. do Regulamento Financeiro aplicável ao Orçamento Geral das Comunidades Europeias,
- dos seus direitos de reembolso em relação a terceiros,
a instituição, em aplicação do segundo parágrafo do artigo 215g. do Tratado CEE, tomará a seu cargo os riscos e os montantes dos défices não cobertos pelos seguradores, desde que os montantes registados a crédito da conta de garantia, em nome do funcionário cuja responsabilidade esteja em causa, não sejam suficientes para cobrir o défice.
Artigo 88g.
O montante mensal do abono especial referido no artigo 70g. do Regulamento Financeiro é de:
- 180 ECUs para o tesoureiro,
- 120 ECUs para os tesoureiros subordinados,
- 60 ECUs para os gestores dos fundos para adiantamentos, quando o montante dos fundos a gerir for pelo menos igual ou superior a 2 500 ECUs e o período de gestão igual ou superior a 30 dias consecutivos.
Este abono é expresso em ECUs e o montante correspondente é creditado em ECUs à conta de garantia prevista no artigo 89g. do presente regulamento.
Artigo 89g.
É aberta uma conta de garantia na contabilidade geral da instituição em nome de cada beneficiário. A pedido de cada instituição interessada esta conta pode ser centralizada na
contabilidade geral da Comissão. Esta conta é creditada periodicamente pelo abono mensal referido no artigo 88g. e por um juro calculado com base nos juros recebidos pela instituição sobre os seus activos juntos dos bancos. É debitada pelo montante do défice de que o interessado seja declarado responsável pela instituição que o nomeou, desde que esses défices não sejam cobertos por reembolsos das companhias de seguros. Os activos que constem, aquando da entrada em vigor do presente regulamento, das contas bancárias de garantia abertas em nome do tesoureiro, dos tesoureiros subordinados e dos gestores de fundos para adiantamentos são transferidos para as contas bancárias da instituição e creditados, com base na taxa do ECU aplicável ao mês da entrada em vigor do presente regulamento, às contas de garantia correspondentes, abertas na contabilidade geral.
Artigo 90g.
O saldo credor da conta de garantia será pago ao interessado ou aos seus herdeiros após o tesoureiro, o tesoureiro subordinado ou o gestor de fundos para adiantamentos terem cessado as suas funções e após decisão das autoridades definidas no artigo 18g. do Regulamento Financeiro, e a obtenção da quitação referida no artigo 72g. do Regulamento Financeiro, após parecer favorável do tesoureiro, com excepção das matérias que lhe dizem directamente respeito, e do auditor financeiro.
O referido pagamento efectua-se exclusivamente por instrução escrita do chefe da direcção-geral ou unidade administrativa a que está afectado o tesoureiro.
TÍTULO XVIII
CONDIÇÕES DE APLICAÇÃO DA UNIDADE DE CONTA EUROPEIA ÀS RECEITAS E ÀS DESPESAS
(N°. 7 do artigo 108°. do Regulamento Financeiro)
Artigo 91°.
1. Para a contabilização das receitas e das despesas previstas no artigo 63°. do Regulamento Financeiro, a conversão entre ECUs e moedas nacionais efectua-se com recurso às taxas mensais do ECU calculadas com base nas cotações do antepenúltimo dia útil do mês que precede aquele em que as taxas são estabelecidas, sem prejuízo, se for caso disso, de disposições especiais aplicáveis, nomeadamente, aos pagamentos dos recursos próprios.
2. As taxas de conversão das moedas de certos países terceiros são calculadas em relação à sua cotação na Bolsa de Londres da segunda-feira imediatamente anterior ou coincidente com o dia adoptado para a fixação da taxa mensal.
Artigo 92°.
Quando as propostas de autorização e as verificações de créditos são estabelecidas em moedas nacionais, a conversão em ECUs faz-se às taxas em vigor durante o mês de contabilização.
A ordem de pagamento correspondente e a ordem de cobrança têm de ser estabelecidas na mesma moeda.
O montante, expresso em ECUs, do saldo de uma autorização e de uma verificação de crédito estabelecidas em moeda nacional é reavaliado no momento de cada pagamento ou cobrança, utilizando a taxa aplicada às operações em questão.
Os referidos saldos podem ainda ser objecto de reavaliações periódicas, sendo a última do exercício feita à taxa de Dezembro.
Artigo 93°.
Em derrogação ao disposto no artigo 91°., a taxa a utilizar para o mês «n», a cujo título foram declaradas as despesas financiadas pelo FEOGA, Secção Garantia e as despesas de ajuda alimentar que são objecto de adiantamentos, em conformidade com o disposto no n° 2, alínea b), primeiro travessão, do artigo 3°. do Regulamento (CEE) n° 3184/83 da Comissão (1) é a do dia 20 do mês «n-2» ou do primeiro dia precedente para o qual se dispõse de uma cotação geral.
Essa taxa é igualmente utilizada para os adiantamentos correspondentes previstos no artigo 4°. do Regulamento (CEE) n° 3184/83.
As diferenças em moeda nacional entre os meios financeiros postos à disposição dos Estados-membros para o mês «n» e as despesas registadas a título do mesmo mês são reconvertidas em ECUs à taxa do dia 20 do mês «n-1».
As diferenças referidas no artigo 99°. do Regulamento Financeiro são registadas à taxa aplicável às despesas do mês durante o qual foram adoptadas as decisões de apuramento das contas.
Artigo 94°.
As taxas de Dezembro do ECU são utilizadas para o cálculo do saldo das autorizações por pagar no encerramento do exercício e, no que se refere às dotações não diferenciadas, para a determinação das dotações a transitar.
Os pagamentos executados a título de um exercício, entre 1 e 15 de Janeiro do exercício seguinte, são contabilizados orçamentalmente às taxas do ECU de Dezembro.
Artigo 95°.
As autorizações por pagar, no que se refere às dotações não diferenciadas, são liquidadas, até ao limite dos montantes transitados, em moedas nacionais ou em ECUs; os pagamentos são contabilizados às taxas em vigor à data do pagamento. Quando, em virtude de uma alteração da cotação do câmbio entre uma moeda nacional e o ECU, o montante de um pagamento ultrapasse o da autorização correspondente, a diferença pode ser imputada às verbas transitadas para o mesmo número orçamental no limite das dotações disponíveis. Qualquer excesso em relação a este limite deve ser imputado ao número orçamental correspondente do exercício durante o qual é efectuado o pagamento.
Os ajustamentos das autorizações por pagar dos exercícios anteriores, no que se refere às dotações diferenciadas calculadas por ocasião de pagamentos ou de reavaliações periódicas, dão lugar, desde que ocorram antes do final do segundo ano a contar do ano de origem, à inscrição de dotações remanescentes negativas ou positivas conforme o caso.
TÍTULO XIX
DISPOSIÇÕES GERAIS E FINAIS
Artigo 96°.
(1) JO n° L 356 de 31. 12. 1977, p. 1.
(2) JO n° L 345 de 20. 12. 1980, p. 23.
(1) Definidos no quadro do Centro Comum de Investigação no Recueil des instructions relatives aux inventaires (doc. 13.131/XV/86-F) e na Nomenclature des matériels canevas général (doc. EUR/C/5115/65-F e actualizações).
(1) JO n° L 320 de 17. 11. 1983, p. 1.
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