Avis juridique important
86/610/EEG, Euratom, EGKS: Verordening van de Commissie van 11 december 1986 houdende uitvoeringsvoorschriften betreffende een aantal bepalingen van het Financieel Reglement van 21 december 1977
Publicatieblad Nr. L 360 van 19/12/1986 blz. 0001
VERORDENING VAN DE COMMISSIE
van 11 december 1986
HOUDENDE UITVOERINGSVOORSCHRIFTEN BETREFFENDE EEN AANTAL BEPALINGEN VAN HET FINANCIEEL REGLEMENT VAN 21 DECEMBER 1977
(86/610/EEG, Euratom, EGKS)
DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,
Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Kolen en Staal,
Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Economische Gemeenschap,
Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie,
Gelet op het Financieel Reglement van 21 december 1977 van toepassing op de algemene begroting der Europese Gemeenschappen (1), laatstelijk gewijzigd bij het Financieel Reglement van 16 december 1980 houdende wijziging van het Financieel Reglement van 21 december 1977, voor wat betreft het gebruik van de Ecu in de algemene begroting
van de Europese Gemeenschappen (2), inzonderheid op artikel 106,
Na raadpleging van het Europese Parlement en de Raad,
Gezien het advies van het Hof van Justitie, van de Rekenkamer en van het Economisch en Sociaal Comité,
Overwegende dat in de artikelen 18, 19, 23, 24, 32, 33, 34, 37, 41, 42, 48, 49, 51, 54, 56, 59, 60, 66, 70, 94 en 108 van het Financieel Reglement van 21 december 1977 uitdrukkelijk is bepaald dat uitvoeringsvoorschriften moeten worden vastgesteld;
Overwegende dat de vaststelling van deze voorschriften geen belemmering vormt voor de latere vaststelling van andere uitvoeringsvoorschriften, waarin de bepalingen van het Financieel Reglement niet uitdrukkelijk voorzien maar waarvan de wenselijkheid naderhand zou kunnen blijken,
HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:
TITEL I
OVERDRACHT VAN BEVOEGDHEDEN
(Artikel 18 van het Financieel Reglement)
Artikel 1
In de akten waarbij overeenkomstig het bepaalde in artikel 18, lid 3, van het Financieel Reglement bevoegdheden worden overgedragen worden de functionarissen van de Instelling aangewezen die bevoegd zijn in plaats van de overdrager te ondertekenen.
In deze akten wordt verwezen naar de bepalingen van het in artikel 18, lid 3, van het Financieel Reglement bedoelde reglement van orde waarbij wordt aangegeven onder welke omstandigheden de overdracht van bevoegdheden plaatsvindt.
Artikel 2
Deze akten worden, vergezeld van een specimen van de handtekening van de functionaris die de overgedragen bevoegdheden heeft ontvangen, ter kennis gebracht van:
- de gedelegeerde;
- de rekenplichtige van de Instelling, die geen enkele betaling mag verrichten waartoe door niet-bevoegde functionarissen opdracht is gegeven;
- de financieel controleur van de Instelling, die in het bijzonder tot taak heeft de wettigheid en de regelmatigheid van de ontvangsten en uitgaven te controleren;
- de ordonnateurs, uitsluitend voor zover het delegaties door de financieel controleur of de rekenplichtige betreft dan wel subdelegaties door een gedelegeerde ordonna-
teur binnen de grenzen van de hem overgedragen bevoegdheden;
- de Rekenkamer.
De akten waarbij aan de overdracht van bevoegdheden een einde wordt gesteld, worden op dezelfde wijze ter kennis gebracht.
Artikel 3
De akte van overdracht vermeldt steeds de grenzen waarbinnen de gedelegeerden voorstellen tot het vaststellen van schuldvorderingen en inningsopdrachten, voorstellen tot het aangaan van betalingsverplichtingen en betalingsopdrachten mogen opstellen, de nummers van de artikelen en posten waarop de overdracht betrekking heeft en eventueel de periode waarvoor de bevoegdheden worden overgedragen.
Artikel 4
Iedere Instelling stelt in overeenstemming met de bepalingen van het Financieel Reglement en van deze verordening de maatregelen betreffende het beheer van de kredieten vast die haar voor de juiste uitvoering van haar afdeling van de begroting noodzakelijk lijken.
Elke Instelling stelt een document op waarin de daartoe vastgestelde interne voorschriften worden opgenomen. Dit document bevat de hoofdregels betreffende de verdeling van de bevoegdheden van de ordonnateurs en van de beheerders met betrekking tot de uitvoering van de staat van uitgaven en de staat van ontvangsten van de afdeling van iedere Instelling.
Het in voorgaande alinea bedoelde document wordt ter beschikking gesteld van alle diensten die betrokken zijn bij het begrotingsbeheer, alsmede van de Rekenkamer.
TITEL II
REGELING VOOR DE FINANCIEEL CONTROLEUR EN DE ONDERGESCHIKTE FINANCIEEL CONTROLEURS
(Artikel 19 van het Financieel Reglement)
Artikel 5
Iedere Instelling stelt, bij met redenen omkleed besluit, een financieel controleur aan, die is belast met de controle op het aangaan van betalingsverplichtingen en het verstrekken van betalingsopdrachten ten aanzien van alle uitgaven, alsmede met de controle op alle ontvangsten welke dienen te worden aangewezen op de begroting van de Gemeenschappen waarvoor de Instelling als ordonnateur optreedt.
Artikel 6
De Instelling kan een of meer ondergeschikte financieel controleurs aanstellen. Dezen werken onder de hiërarchische
verantwoordelijkheid van de financieel controleur, die bepaalt welke bevoegdheden aan hen worden overgedragen. Zij zijn, in het kader van de ontvangen bevoegdheden, verantwoordelijk voor de door hen verstrekte visa.
Artikel 7
De financieel controleur en de ondergeschikte financieel controleurs moeten door de Instelling, op grond van hun bijzondere deskundigheid, uit de onderdanen van de Lid-Staten worden gekozen.
Artikel 8
De Instelling stelt de voor het goed vervullen van zijn controlefunctie benodigde diensten ter beschikking van de financieel controleur.
Artikel 9
Alle besluiten betreffende de overdracht van bevoegdheden door de financieel controleur of door de ondergeschikte financieel controleurs dienen in overeenstemming te zijn met het bepaalde in de artikelen 1 tot en met 3 van deze verordening.
Artikel 10
In de uitoefening van zijn controlefunctie is de financieel controleur geheel onafhankelijk en slechts verantwoording verschuldigd aan de Instelling. Hij mag geen enkele instructie ontvangen in verband met de uitoefening van de functie die hem, door zijn aanstelling, op grond van de bepalingen van het Financieel Reglement wordt toegekend.
Deze bepalingen zijn eveneens van toepassing op de ondergeschikte financieel controleurs, binnen de grenzen van de van hun hiërarchieke meerdere, de financieel controleur, ontvangen bevoegdheden.
Artikel 11
De financieel controleur kan steeds en over elk onderwerp dat financiële consequenties heeft verslag uitbrengen aan de Instelling, vooral met het oog op een goed financieel beheer.
Artikel 12
De financieel controleur en de ondergeschikte financieel controleurs hebben toegang tot alle bewijsstukken en alle andere documenten betreffende de te controleren ontvangsten en uitgaven. Zij kunnen controles ter plaatse verrichten.
Artikel 13
De tuchtrechtelijke verantwoordelijkheid en eventueel de geldende aansprakelijkheid, in de zin van artikel 69 van het Financieel Reglement, van de financieel controleur en de ondergeschikte financieel controleurs kunnen slechts door de Instelling zelf aan de orde worden gesteld, met inachtneming van de volgende procedure:
De Instelling neemt een met redenen omkleed besluit tot opening van een onderzoek. Dit besluit wordt aan de betrokkene en, indien het gaat om een ondergeschikte financieel controleur, aan de financieel controleur betekend. De Instelling kan één of meer ambtenaren met dezelfde rang als of een hogere rang dan de betrokken functionaris en die niet de functie van financieel controleur, ordonnateur of rekenplichtige uitoefenen, onder haar rechtstreekse verantwoordelijkheid, met het onderzoek belasten. Tijdens dit onderzoek moet de betrokkene en, indien het gaat om een ondergeschikte financieel controleur, de financieel controleur worden gehoord.
Het verslag van het onderzoek wordt aan de betrokkene en, indien het gaat om een ondergeschikte financieel controleur, aan de financieel controleur medegedeeld. De betrokkene wordt vervolgens door de Instelling over dit verslag gehoord.
Op basis van het verslag en het horen van de betrokkene neemt de Instelling hetzij een met redenen omkleed besluit dat de betrokkene vrijuit gaat, hetzij een met redenen omkleed besluit overeenkomstig het bepaalde in de artikelen 22 en 86 tot en met 89 van het Statuut. Besluiten waarbij tuchtmaatregelen en/of geldelijke sancties worden getroffen worden ter kennis van de betrokkene gebracht en ter informatie medegedeeld aan de andere Instellingen, de Rekenkamer en, indien het gaat om een ondergeschikte financieel controleur, de financieel controleur.
De betrokkene kan tegen deze besluiten in beroep gaan bij het Hof van Justitie volgens de bepalingen van het Statuut.
Artikel 14
Onverminderd de rechtsmiddelen waarin het Statuut en de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden voorzien, kunnen de financieel controleur en de ondergeschikte financieel controleurs in verband met elk besluit dat de uitoefening van hun controlefunctie betreft beroep instellen bij het Hof van Justitie. Dit beroep moet worden ingesteld binnen een termijn van drie maanden, te rekenen van de dag van kennisgeving van het betrokken besluit.
De voorafgaande alinea is van toepassing op het beroep dat door de Instelling tegen haar financieel controleur of haar ondergeschikte financieel controleur wordt ingesteld.
Het beroep wordt onderzocht en beslecht volgens de in artikel 91, lid 5, van het Statuut bedoelde bepalingen.
TITEL III
INNING VAN DE ONTVANGSTEN
(Artikelen 23 en 24 van het Financieel Reglement)
Artikel 15
Op grond van artikel 23, lid 1, van het Financieel Reglement stelt de bevoegde ordonnateur voor elke handeling waardoor
een schuldvordering van de Gemeenschappen ontstaat of wordt gewijzigd een voorstel tot vaststelling van een schuldvordering op. Wanneer de handeling of het besluit waardoor een toekomstige schuldvordering ontstaat het nog niet mogelijk maakt het bedrag of de vervaldag van deze schuldvordering te bepalen, wordt het voorstel tot vaststelling van de schuldvordering toch opgesteld: het vermeldt voor zover mogelijk het geraamde bedrag en de te voorziene vervaldag.
Het voorstel wordt aan de financieel controleur voor een visum en aan de rekenplichtige ter boeking pro memorie van de schuldvordering toegezonden.
Artikel 16
1. Op grond van artikel 23, lid 2, van het Financieel Reglement, wordt voor elke vastgestelde schuldvordering door de bevoegde ordonnateur een inningsopdracht opgesteld.
Deze opdracht wordt ter verkrijging van een visum aan de financieel controleur voorgelegd en ter boeking aan de rekenplichtige toegezonden.
2. De rekenplichtige gaat over tot de inning door de debiteur te verzoeken het verschuldigde bedrag op de gestelde datum te betalen.
3. Voor de werkelijke inning wordt door de rekenplichtige een ontvangstbewijs opgesteld dat in de rekeningen wordt geboekt. De rekenplichtige zorgt ervoor dat de ordonnateur en de financieel controleur van de inning in kennis worden gesteld.
4. Indien een schuldvordering op de vervaldag niet is geïnd doet de rekenplichtige onmiddellijk al het nodige om de inning te bewerkstelligen, eventueel met aanwending van alle passende rechtsmiddelen.
5. Een schuldvordering die in de loop van één of meer begrotingsjaren in opeenvolgende gedeelten zal worden geïnd wordt, zodra zij is vastgesteld, aan de hand van een inningsopdracht volledig in de rekeningen geboekt.
Artikel 17
De voorlopige voorstellen, in de zin van artikel 23, lid 1, van het Financieel Reglement, zijn strikt beperkt tot de lopende ontvangsten. Deze voorstellen nemen de vorm aan van een voorstel tot vaststelling van een schuldvordering.
De afzonderlijke voorstellen dienen dus niet afzonderlijk ter verkrijging van een visum aan de financieel controleur te worden voorgelegd.
Vóór de afsluiting van het begrotingsjaar moet de ordonnateur de wijzigingen in de voorlopige voorstellen ter verkrijging van een visum aan de financieel controleur voorleggen om te verzekeren dat deze voorstellen gelijk zijn aan de werkelijk vastgestelde schuldvorderingen.
Artikel 18
Overeenkomstig het bepaalde in artikel 16, lid 3, moet elke inning zo spoedig mogelijk ter kennis van de ordonnateur en de financieel controleur worden gebracht. Wanneer de inning niet voortvloeit uit een volgens artikel 16 opgestelde inningsopdracht wordt het betrokken bedrag onmiddellijk geboekt op de creditzijde van een tussenrekening in de algemene boekhouding en wordt de bevoegde ordonnateur verzocht over te gaan tot het vaststellen van de schuldvordering en de ontbrekende inningsopdracht te verstrekken met het oog op de aanwijzing op de begroting. Indien blijkt dat een rekening als hiervoor bedoeld werd gecrediteerd voor een ten onrechte ontvangen bedrag wordt dat bedrag zo spoedig mogelijk terugbetaald.
Artikel 19
De voorstellen en de inningsopdrachten worden zodanig geboekt dat een volledig toezicht op alle schuldvorderingen van de Instelling wordt verzekerd en in het bijzonder kan worden geconstateerd:
- welke handelingen waardoor een schuldvordering ontstaat hebben plaatsgevonden;
- wat de bedragen zijn van de te innen schuldvorderingen;
- wat de vervaldagen zijn van deze schuldvorderingen;
- welke schuldvorderingen zijn geïnd;
- welke inningen niet hebben plaatsgevonden hoewel de schuldvorderingen zijn vervallen.
Artikel 20
De boekhouding moet zodanig worden georganiseerd dat de financieel controleur steeds de juistheid van de boeking van de voorstellen tot vaststelling van een schuldvordering en van de inningsopdrachten kan nagaan en zich kan kwijten van zijn taken ingevolge artikel 24, lid 3, van het Financieel Reglement.
Artikel 21
In elk voorstel om van het innen van een vastgestelde schuldvordering af te zien worden in het bijzonder de aard, het geraamde bedrag en de begrotingsplaats van de ontvangst, de redenen van de voorgestelde annulering, alsmede de naam van de debiteur vermeld.
Indien het hoogste gezag van de Instelling voorbijgaat aan een weigering van de financieel controleur om zijn visum te verlenen, wordt het desbetreffende besluit medegedeeld aan de ordonnateur, die het voorstel tot annulering, te zamen met het voornoemde besluit, weer aan de financieel controleur doet toekomen. Het voorstel tot annulering wordt, te zamen met het besluit om voorbij te gaan aan de weigering van een visum, volgens het bepaalde in artikel 23, lid 2, eerste alinea, van het Financieel Reglement geboekt.
TITEL IV
AANGAAN VAN BETALINGSVERPLICHTINGEN
(Artikel 32 van het Financieel Reglement)
Artikel 22
Vóór elke handeling waardoor een uitgave ontstaat moet de bevoegde ordonnateur een voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting aan de financiële controle doen toekomen. Dit voorstel wordt in beginsel opgesteld volgens een door de ordonnateur, de rekenplichtige en de financieel controleur in onderlinge overeenstemming vast te stellen formulier. Het moet de in artikel 33 van het Financieel Reglement vermelde gegevens bevatten.
Artikel 23
Als handelingen waardoor uitgaven ontstaan, zonder dat daartoe een nieuw besluit is vereist, gelden ontwerp-besluiten van algemene aard van de Instelling welke betalingsverplichtingen met zich brengen.
Artikel 24
Indien in verband met een uitgave door de Instelling een beginselbesluit moet worden genomen voordat ter zake een betalingsverplichting wordt aangegaan, wordt het ontwerp van dit besluit in eerste instantie ter verkrijging van een visum aan de financieel controleur voorgelegd. Nadat het ontwerp door de Instelling is aangenomen worden de met de te voorziene uitgave overeenkomende kredieten geblokkeerd.
Op het tijdstip waarop, nadat het visum van de financieel controleur is verkregen, de betalingsverplichting wordt aangegaan worden de geblokkeerde kredieten vrijgemaakt om het desbetreffende vastleggingsbesluit te dekken.
Het volgens het uitgavenbesluit opgestelde ontwerp-vastleggingsbesluit vormt het onderwerp van een voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting, dat voor een voorafgaand visum aan de financiële controle wordt gezonden en vervolgens als vastgelegde en op de tevoren geblokkeerde kredieten in mindering gebrachte kredieten wordt geboekt.
Artikel 25
De voorlopige betalingsverplichtingen in de zin van
artikel 32, lid 1, van het Financieel Reglement zijn strikt beperkt tot de lopende uitgaven. De door dergelijke voorlopige betalingsverplichtingen gedekte afzonderlijke betalingsverplichtingen behoeven niet afzonderlijk ter verkrijging van een visum aan de financieel controleur te worden voorgelegd.
In geval van voorlopige betalingsverplichtingen moet de ordonnateur, onder eigen verantwoordelijkheid, verifiëren dat de afzonderlijke betalingsverplichtingen de voorlopige betalingsverplichting waardoor zij worden gedekt niet overschrijden.
Deze voorlopige betalingsverplichtingen kunnen slechts aanleiding geven tot kredietoverdrachten van rechtswege volgens het bepaalde in artikel 6 van het Financieel Reglement, voor zover zij aan het einde van het begrotingsjaar overeenkomen met financiële verplichtingen die werkelijk zijn aangegaan vóór de door het Financieel Reglement gestelde uiterste data.
Artikel 26
Indien bij bepaalde handelingen waardoor een uitgave ontstaat op het tijdstip waarop het desbetreffende voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting bij de financieel controleur wordt ingediend en aan de rekenplichtige wordt medegedeeld de uitgave nog niet nauwkeurig kan worden berekend, moet de ordonnateur de te verwachten uitgave ramen en, in zijn voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting, de elementen waarop deze raming berust aangeven.
Artikel 27
Alle voorstellen tot het aangaan van betalingsverplichtingen moeten op een zodanig tijdstip bij de financieel controleur worden ingediend dat deze over voldoende tijd beschikt om zijn standpunt te bepalen en met de door hem eventueel te formuleren dienstig geachte opmerkingen rekening kan worden gehouden.
Artikel 28
De voorstellen tot het aangaan van betalingsverplichtingen moeten vergezeld gaan van alle bewijsstukken en eventueel alle andere bescheiden en inlichtingen die noodzakelijk zijn om de financieel controleur in staat te stellen tot de bij
artikel 34, sub a) tot en met sub d), van het Financieel Reglement vereiste vaststellingen.
TITEL V
BOEKEN VAN VOORSTELLEN TOT HET AANGAAN
VAN BETALINGSVERPLICHTINGEN NA VISUM VAN DE
FINANCIEEL CONTROLEUR
(Artikel 33 van het Financieel Reglement)
Artikel 29
Van de voorstellen tot het aangaan van betalingsverplichtingen wordt aantekening gehouden door de boekhouding van de Instelling en wel zodanig dat men steeds, per post of rubriek van de begroting, een overzicht heeft van de geblokkeerde kredieten, de bedragen van de aangegane betalingsverplichtingen, de ter zake verrichte betalingen, het saldo nog te betalen betalingsverplichtingen, alsmede de beschikbare kredieten.
Eveneens moet aantekening worden gehouden van het bedrag van de samenvattende voorlopige betalingsverplichtingen uit hoofde van artikel 96 van het Financieel Reglement.
Artikel 30
De boekhouding moet zodanig worden georganiseerd dat de financieel controleur de juistheid van de boeking der betalingsverplichtingen en betalingen kan verifiëren.
TITEL VI
VISUM OP DE VOORSTELLEN TOT HET AANGAAN VAN BETALINGSVERPLICHTINGEN
(Artikel 34 van het Financieel Reglement)
Artikel 31
Behoudens het bepaalde in artikel 32, wordt het visum verstrekt door het plaatsen van de handtekening van de financieel controleur of van een ondergeschikte financieel controleur op het voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting. Bovendien wordt een stempel aangebracht met de vermelding "visum van de financieel controleur'' en de datum van het visum.
Artikel 32
In dringende gevallen kan het visum worden verstrekt via nota, telexbericht of elk ander middel waaruit ondubbelzinnig blijkt dat het betrokken voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting is geviseerd.
Artikel 33
Indien het hoogste gezag van de Instelling, op grond van artikel 35 van het Financieel Reglement, aan de weigering van een visum door de financieel controleur voorbijgaat, wordt het desbetreffende besluit aan de ordonnateur gezonden, die het voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting, met dit besluit, aan de financieel controleur terugzendt. Van het voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting, vergezeld van het besluit om aan de weigering van het visum voorbij te gaan, wordt aantekening gehouden overeenkomstig het bepaalde in artikel 33 van het Financieel Reglement.
Artikel 34
De artikelen 31, 32 en 33 zijn van toepassing op voorstellen voor samenvattende voorlopige betalingsverplichtingen in de zin van artikel 96 van het Financieel Reglement.
Artikel 35
Indien de financieel controleur de in de artikelen 33, 37 en 41 van het Financieel Reglement bedoelde en in de artikelen 36 tot en met 42 hierna nader omschreven bewijsstukken onvoldoende of onvolledig acht, stelt hij het verstrekken van zijn visum uit en zendt hij het voorstel terug aan de ordonnateur, met vermelding van de aard der gevraagde gegevens of bescheiden.
TITEL VII
BEWIJSSTUKKEN
(Artikelen 33, 37 en 41 van het Financieel Reglement)
Artikel 36
Ten aanzien van leveranties in het algemeen wordt in het bijzonder als geldig bewijsstuk beschouwd:
de door de leverancier opgestelde factuur, eventueel vergezeld van een van de exemplaren van het stuk waaruit de verplichting van de Gemeenschap voortvloeit (bij voorbeeld: bestelbon of contract).
Het door de leverancier opgestelde document moet in ieder geval vermelden:
- de aard en de hoeveelheid van de geleverde goederen en eventueel de aard van de in verband daarmee verrichte diensten;
- de prijs per eenheid en de totale prijs;
- de vrijstelling van heffingen en belastingen; eventueel het bedrag van de op de leverantie betrekking hebbende en in de prijs begrepen heffingen, belastingen en douanerechten.
Op dit document of een bijlage daarbij moeten bovendien de door de ordonnateur, of de door deze gemachtigde functionaris, aangebrachte vermeldingen voorkomen waaruit blijken:
- de goede ontvangst van de geleverde goederen alsmede de datum en de plaats van de ontvangst;
- de boeking in de inventarislijst telkens wanneer opneming van de geleverde goederen in de inventarislijst is vereist;
- de verificatie van alle elementen van de factuur;
- het advies van de Raadgevende Commissie voor Aankopen en Overeenkomsten indien dit advies is vereist.
Artikel 37
Ten aanzien van dienstverrichtingen wordt vooral als geldig bewijsstuk beschouwd de door de verrichter opgestelde factuur (of rekening).
Dit document moet:
- de aard van de verrichting, eventueel de prijs per eenheid, de totale prijs, de vrijstelling van heffingen en belastingen of, voor zover mogelijk, het bedrag van de op de verrichting betrekking hebbende en in de prijs begrepen heffingen en belastingen vermelden;
- de door de ordonnateur, of de door deze gemachtigde functionaris, getekende verklaring "betaalbaar'' bevatten, waardoor de juiste uitvoering van de dienst en de verificatie van alle elementen van de factuur of rekening worden bevestigd.
Artikel 38
1. Ten aanzien van studie- en onderzoekcontracten worden als bewijsstukken beschouwd:
a) een exemplaar van het contract en van de eventuele aanhangsels, dat bij de eerste betalingsopdracht dient te worden gevoegd;
b) elk document dat, volgens de financiële bepalingen van de contracten, de overeenkomstige betalingen rechtvaardigt (vraag van de medecontractant, facturen, overzichten van de beheercomités in geval van associatiecontrac-
ten en ieder ander document op grond waarvan de uitgaven gerechtvaardigd zijn). Bij de laatste betaling moet een document worden overgelegd dat de door de ordonnateur opgestelde verklaring "werkzaamheden uitgevoerd'' bevat.
2. Met betrekking tot de besluiten tot toekenning van financiële steun uit hoofde van de verschillende fondsen of van overeenkomstige maatregelen worden als bewijsstukken beschouwd:
a) een exemplaar van het besluit dat bij de eerste betalingsopdracht dient te worden gevoegd;
b) elk document dat, volgens de financiële bepalingen in de basisverordeningen en in de besluiten tot toekenning van financiële steun een rechtvaardiging vormt voor de betrokken betalingen (verzoek om betaling, verklaring van aanvang van de werkzaamheden, voortgangs- en andere verslagen). Bij de laatste betaling moet een document worden overgelegd dat getuigt van de voltooiing van het programma of van het project en dat een overzicht van de werkelijk uit hoofde van bedoeld programma of project verrichte uitgaven bevat.
Artikel 39
Ten aanzien van de personeelsuitgaven worden als bewijsstukken beschouwd:
a)
maandsalarissen:
- de volledige personeelslijst, met vermelding van alle elementen van de bezoldiging. Deze lijst wordt bij de betalingsopdracht gevoegd;
- een formulier (persoonskaart) waaruit, steeds wanneer daartoe aanleiding bestaat, iedere wijziging van enig bezoldigingselement blijkt. Dit formulier wordt opgesteld op basis van de in elk afzonderlijk geval genomen besluiten;
- bij aanwerving of aanstelling vergezelt een voor eensluidend gewaarmerkt afschrift van het besluit tot aanwerving of aanstelling de betaalbaarstelling van het eerste salaris;
b)
andere bezoldigingen (per uur of per dag bezoldigd personeel):
een door de ordonnateur opgestelde staat waaruit de dagen en uren van aanwezigheid blijken;
c)
overuren:
een door de bevoegde functionaris ondertekende staat waardoor het door het personeelslid verrichte overwerk wordt bevestigd;
d)
kosten van dienstreizen:
- de door de bevoegde autoriteit behoorlijk ondertekende reisopdracht;
- de afrekening van de kosten van de dienstreis, waaruit in het bijzonder blijken plaats van de dienstreis, datum en tijdstip van vertrek en aankomst in de plaats van de dienstreis, reiskosten, verblijfkosten, overige behoorlijk toegestane kosten op vertoon van bewijsstukken; deze afrekening wordt ondertekend door degene die met de dienstreis werd belast en door de hiërarchieke meerdere aan wie de desbetreffende bevoegdheid werd overgedragen;
e)
overige personeelsuitgaven:
de bewijsstukken waarin naar het besluit waarop de uitgave is gebaseerd wordt verwezen en alle berekeningselementen worden vermeld.
Artikel 40
Voor elke betalingsverplichting waaraan via termijnbetalingen wordt voldaan wordt een voor eensluidend gewaarmerkt afschrift van het contract of van het besluit tot toekenning van financiële steun bij de eerste betalingsopdracht gevoegd. In de overige betalingsopdrachten wordt naar dat document en naar de voorafgaande betaling(en) verwezen.
Bij de opstelling van de laatste betalingsopdracht moet de ordonnateur verklaren dat de betrokken actie beëindigd is zodat daaruit de consequenties voor de boekhouding kunnen worden getrokken, welke eventueel de annulering van de aangegane en niet-uitgevoerde betalingsverplichting omvatten.
Artikel 41
Wanneer verscheidene betalingen slechts door één bewijsstuk worden gestaafd, bevatten alle betalingsopdrachten een verwijzing naar het oorspronkelijke stuk.
Artikel 42
Afgezien van de in het voorafgaande bedoelde gevallen, kan de ordonnateur een oorspronkelijk bewijsstuk dat niet kan worden overgelegd vervangen door een voor eensluidend gewaarmerkt afschrift; hij moet dan uiteenzetten waarom het oorspronkelijke stuk niet kon worden overgelegd en bevestigen dat geen betaling heeft plaatsgevonden.
TITEL VIII
VERSTREKKING VAN VOORSCHOTTEN
(Artikel 42 van het Financieel Reglement)
Artikel 43
Naast de in het Statuut of een bestuursrechtelijke bepaling vermelde voorschotten kan de ordonnateur voorschotten toekennen ter dekking van de uitgaven die een ambtenaar of andere functionaris voor rekening van zijn Instelling moet verrichten. Deze uitgaven vallen doorgaans onder de titels 1 en 2 van de begroting en kunnen uit een bijzondere opdracht voortvloeien dan wel betrekking hebben op uitgaven die waarschijnlijk zijn maar naar aard en omvang niet bepaald.
Artikel 44
Deze voorschotverstrekking en de aanwijzing van de ambtenaar of andere functionaris geschieden, op voorstel van de
ordonnateur en na visum van de financieel controleur en gunstig advies van de rekenplichtige, bij besluit van de in artikel 18 van het Financieel Reglement genoemde autoriteiten, waarin het bedrag van het voorschot en de periode waarin het wordt aangewend zijn vermeld.
Met betrekking tot elke betaling van een voorschot moet, voor zover de aard van de uitgaven voldoende bepaald is, een voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting zijn gedaan.
Artikel 45
De aangewezen ambtenaar of andere functionaris is aansprakelijk voor de te zijner beschikking gestelde middelen en treft de nodige maatregelen om deze te beveiligen.
Binnen tien dagen na de verwezenlijking van het doel waarvoor het voorschot werd verstrekt, zendt hij een gedetailleerd verslag over de aanwending ervan aan de rekenplichtige en stort hij het eventuele saldo terug.
Binnen een termijn van zes weken na diezelfde datum verrekent de ordonnateur het voorschot, ten einde de tussenrekening af te sluiten die op het ogenblik van de voorschotverstrekking werd geopend.
TITEL IX
BANK- EN POSTGIROREKENINGEN
(Artikel 48 van het Financieel Reglement)
Artikel 46
Voor haar financiële verrichtingen kan de Instelling in de landen van de Gemeenschap en eventueel in derde landen bank- en/of postgirorekeningen openen.
Artikel 47
Ook kan de Instelling rekeningen houden bij de centrale bank van iedere Lid-Staat of de erkende financiële instelling.
Artikel 48
De Instelling doet alle financiële instellingen waarbij rekeningen zijn geopend de namen en de specimina van de handtekeningen toekomen van de door haar aangewezen personeelsleden die zijn gemachtigd rekeningen te openen en daarover te beschikken en doet daarbij mededeling van de eventuele grens die is gesteld aan de door elk gemachtigd personeelslid op te nemen bedragen.
Artikel 49
Voor het beschikken over deze rekeningen zijn de handtekeningen van twee behoorlijk gemachtigde personeelsleden,
waaronder die van de rekenplichtige, een ondergeschikt rekenplichtige of een beheerder van gelden ter goede rekening, vereist.
Artikel 50
In het algemeen moeten per cheque dan wel per postgiro- of bankoverschrijving worden betaald:
- de maandelijkse bezoldigingen van de ambtenaren en andere personeelsleden;
- uitgaven voor leveranties, diensten of werkzaamheden waarmee een bedrag is gemoeid van meer dan 250 Ecu.
TITEL X
BEHEER VAN GELDEN TER GOEDE REKENING
(Artikel 49 van het Financieel Reglement)
Artikel 51
Beheer van gelden ter goede rekening wordt, op voorstel van de ordonnateur en na gunstig advies van de rekenplichtige en van de financieel controleur, bij besluit van de in artikel 18 van het Financieel Reglement genoemde autoriteiten ingesteld.
Artikel 52
Een beheerder van gelden ter goede rekening wordt, op voorstel van de ordonnateur en na gunstig advies van de rekenplichtige, bij besluit van de in artikel 18 van het Financieel Reglement genoemde autoriteiten aangewezen.
Dit besluit vermeldt welke de verantwoordelijkheid en de aansprakelijkheid van de beheerder van gelden ter goede rekening zijn.
Artikel 53
De in de artikelen 51 en 52 bedoelde besluiten worden ter kennis gebracht van de ordonnateurs, de financieel controleur, de rekenplichtige en de Rekenkamer.
Artikel 54
1. In het besluit tot instelling van beheer van gelden ter goede rekening worden in het bijzonder bepaald:
a)
het maximumbedrag van de gelden die ter goede rekening kunnen worden verstrekt;
b)
de eventuele opening van een bank- en/of postgirorekening op naam van de betrokken Instelling;
c)
de aard en het maximumbedrag van iedere uitgave die zonder voorafgaande machtiging mag worden gedaan;
d)
de termijn waarbinnen en de wijze waarop de bewijsstukken moeten worden overgelegd;
e)
de wijze waarop de gelden ter goede rekening eventueel worden aangevuld;
f)
de termijn waarbinnen de verrichtingen in het kader van het beheer van gelden ter goede rekening moeten worden geregulariseerd.
2. De betalingen mogen slechts worden verricht op grond en binnen de grens van voorafgaande betalingsverplichtingen die door de ordonnateur werden ondertekend en door de financieel controleur werden geviseerd.
Artikel 55
Iedere beheerder van gelden ter goede rekening is ten opzichte van de ordonnateur verantwoordelijk voor de betaalbaarstelling van de schuldvorderingen en ten opzichte van de rekenplichtige verantwoordelijk voor de uitvoering van de betalingen.
Artikel 56
Volgens aanwijzingen van de rekenplichtige houdt hij boek van de beschikbare middelen en de verrichte uitgaven.
Artikel 57
De beheerder van gelden ter goede rekening treft de nodige voorzieningen om de te zijner beschikking gestelde middelen te beveiligen.
Artikel 58
Onverminderd de door de financieel controleur uitgeoefende controle, moet de rekenplichtige de aanwezigheid van de aan beheerders van gelden ter goede rekening toevertrouwde middelen en de desbetreffende boekhouding, in het algemeen ter plaatse en zonder aankondiging, zelf verifiëren of door een ondergeschikte rekenplichtige doen verifiëren.
Artikel 59
De rekenplichtige en de financieel controleur stellen elkaar in kennis van het resultaat van hun verificaties en doen daarvan mededeling aan de ordonnateur.
TITEL XI
PROCEDURES VOOR DE UITNODIGING TOT
INSCHRIJVING (AANBESTEDING EN AANVRAAG VAN
AANBIEDINGEN)
(Artikel 51 van het Financieel Reglement)
Artikel 60
Voor de uitnodigingen tot inschrijving wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van een standaardformulier of standaardbepalingen.
Artikel 61
De aanvragen van aanbiedingen bevatten in het bijzonder gegevens inzake:
a)
de wijze van indienen en de vorm van de aanbiedingen, met name de eventuele eis om een standaardantwoordformulier in te vullen;
b)
de toepassing van het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten, alsmede verwijzingen naar het bestek met de algemene voorwaarden die op de betrokken overeenkomst van toepassing zijn (leveranties, werkzaamheden, prestaties of publikaties) en eventueel naar het document betreffende de bijzondere voorwaarden van de overeenkomst;
c)
een clausule volgens welke inschrijving betekent dat het desbetreffende bestek wordt aanvaard;
d)
de voorwaarden met betrekking tot een bezoek, die nauwkeurig moeten worden omschreven wanneer een bezoek ter plaatse is voorzien;
e)
de geldigheidsduur van de aanbiedingen, tijdens welke periode de inschrijver alle voorwaarden van zijn aanbieding moet handhaven;
f)
de sancties waaraan men zich bij niet-naleving van de bepalingen van de overeenkomst blootstelt;
g)
de vermeldingen welke op de facturen (of de ter staving daarvan overgelegde bewijsstukken) moeten voorkomen volgens de bepalingen van titel VII;
h)
het verbod van ieder contract tussen de Instelling en de inschrijver, behalve, bij wijze van uitzondering, onder de volgende omstandigheden:
1. Vóór de datum waarop de inschrijving wordt gesloten:
- Op initiatief van de leveranciers:
Nadere inlichtingen die uitsluitend ten doel hebben de aard van de gevraagde aanbiedingen te verduidelijken mogen aan de leveranciers worden verstrekt.
- Op initiatief van de Instelling:
Indien de diensten van de Instelling een fout, een onnauwkeurigheid, een weglating of enig andere materiële tekortkoming in de redactie van de aanvraag van aanbiedingen bemerken, mogen zij de betrokkene daarvan op de hoogte brengen onder strikt dezelfde voorwaarden als die van de aanvraag van aanbiedingen.
2. Na het openen van de aanbiedingen en op initiatief van de diensten van de Instelling:
Indien een aanbieding aanleiding geeft tot een verzoek om opheldering of duidelijke materiële fouten in de redactie van de aanbieding dienen te worden verbeterd, mag de Instelling contact opnemen met de inschrijver.
Artikel 62
In alle gevallen waarin onder de in artikel 61, sub h), bedoelde omstandigheden contacten hebben plaatsgehad wordt een "nota voor het dossier'' opgesteld en wordt in het later aan de Raadgevende Commissie voor Aankopen en Overeenkomsten uit te brengen verslag melding gemaakt van deze contacten.
Artikel 63
Het bestek met de algemene voorwaarden die op de betrokken overeenkomst van toepassing zijn wordt bij de aanvraag van aanbiedingen gevoegd. Eventueel wordt ook een document waarin de bijzondere voorwaarden van de overeenkomst zijn opgenomen bij deze aanvraag gevoegd.
Artikel 64
De inschrijvingstermijn wordt volgens de aard van de overeenkomst bepaald op basis van de tijd die nodig is ter voorbereiding van het antwoord op de aanvraag van aanbiedingen.
Artikel 65
De aanbiedingen worden naar keuze van de inschrijvers toegezonden:
- Hetzij per post.
In de aanvraag van aanbiedingen dient dan te worden bepaald dat de datum van aanbieding voor verzending zal worden aangehouden waarbij het postmerk als bewijs geldt. De postzendingen moeten worden aangetekend.
- Hetzij door indiening bij de diensten van de Instelling.
In de aanvraag van aanbiedingen dienen dan het uiterste tijdstip (dag en uur) voor het indienen van de stukken alsmede de dienst waaraan zij, tegen gedateerd en ondertekend ontvangstbewijs, moeten worden afgegeven te worden vermeld.
In beide gevallen is de datum dezelfde.
In het belang van de geheimhouding en om iedere moeilijkheid te voorkomen, wordt in de aanvraag van aanbiedingen de volgende vermelding opgenomen:
"Verzending moet geschieden onder dubbele enveloppe. Beide enveloppen worden gesloten; de binnenenveloppe draagt, behalve de aanduiding van de dienst waarvoor zij is bestemd zoals aangegeven in de aanvraag van aanbiedingen, de vermelding "Aanvraag van aanbiedingen - mag niet door de postdienst worden geopend''. Indien zelfklevende enveloppen worden gebruikt, worden deze gesloten met behulp van plakband waarover de handtekening van de afzender dwars wordt aangebracht.''.
Artikel 66
Alle aanbiedingen moeten worden geopend.
De aanbiedingen worden geopend door een daartoe aangewezen commissie. De financieel controleur of zijn vertegenwoordiger kan als waarnemer bij de opening aanwezig zijn indien hij zulks dienstig acht.
Aanbiedingen die niet voldoen aan de in de aanvraag van aanbiedingen gestelde eisen worden uitgesloten.
De leden van de commissie moeten elke bladzijde van elk aanbod paraferen en een proces-verbaal van de opening van de ontvangen aanbiedingen opstellen, waarin met name wordt aangegeven welke aanbiedingen aan de eisen voldoen en welke niet.
Artikel 67
Alle inschrijvers worden van het resultaat van hun aanbiedingen in kennis gesteld.
TITEL XII
WERKWIJZE VAN DE RAADGEVENDE COMMISSIE VOOR AANKOPEN EN OVEREENKOMSTEN
(Artikelen 54 en 94 van het Financieel Reglement)
Artikel 68
Overeenkomstig het bepaalde in de artikelen 54, 55 en 94 van het Financieel Reglement dient de Raadgevende Commissie voor Aankopen en Overeenkomsten advies uit te brengen over:
a)
alle ontwerp-overeenkomsten inzake werkzaamheden, leveranties of het verrichten van diensten waarmee een groter bedrag is gemoeid dan de in de artikelen 54 en 94 van het Financieel Reglement vermelde bedragen, alsmede de ontwerp-overeenkomsten tot het verwerven van onroerende goederen ongeacht het bedrag daarvan;
b)
de ontwerp-aanhangsels van de sub a) bedoelde overeenkomsten, voor zover deze aanhangsels ertoe leiden dat het bedrag van de oorspronkelijke overeenkomst wordt gewijzigd;
c)
de ontwerp-aanhangsels welke ertoe leiden dat het totaalbedrag van een reeds gesloten overeenkomst, dat oorspronkelijk beneden de sub a) bedoelde grenzen lag, deze grenzen overschrijdt;
d)
de formulieren en standaardbepalingen betreffende de uitnodiging tot inschrijving en de ontwerpen waardoor aanmerkelijk van deze standaardbepalingen wordt afgeweken;
e)
de ontwerpen van uitnodiging tot inschrijving welke van bijzonder belang zijn of een bijzonder karakter dragen;
f)
de vraagstukken welke bij de sluiting of de uitvoering van de overeenkomsten rijzen (annuleren van orders, verzoeken om kwijtschelding van boeten wegens vertraging, afwijkingen van de bepalingen van de bestekken en van de algemene voorwaarden . . .) voor zover deze ernstig genoeg zijn om een verzoek om advies te rechtvaardigen;
g)
op verzoek van de bevoegde ordonnateur of van een lid van de Raadgevende Commissie voor Aankopen en Overeenkomsten, de ontwerp-overeenkomsten waarmee een geringer bedrag is gemoeid dan het sub a) bedoelde bedrag, wanneer de betrokkene van mening is dat deze overeenkomsten beginselkwesties opwerpen of een bijzonder karakter dragen.
Artikel 69
De Raadgevende Commissie voor Aankopen en Overeenkomsten formuleert:
a) aanbevelingen over het algemene beleid van voorziening binnen of buiten de Gemeenschap, in verband waarmee zij eventueel onderzoekingen en studies verricht of laat verrichten;
b) aanbevelingen over de vaststelling van de algemene voorwaarden van aankopen en overeenkomsten.
Artikel 70
De voor advies aan de Raadgevende Commissie voor Aankopen en Overeenkomsten voorgelegde dossiers gaan vergezeld van een door de verantwoordelijke functionaris of een door de ordonnateur aangewezen plaatsvervanger opgesteld en ingediend verslag.
Dit verslag moet met name inhouden:
a) een technische en financiële beoordeling van elk van de aanbiedingen, met inbegrip van een vergelijkende tabel van de prijzen per eenheid;
b) een motivering van de aanbeveling voor de keuze van de leverancier.
Artikel 71
Elke aangelegenheid vormt het onderwerp van een advies dat door de voorzitter wordt ondertekend. Dit advies wordt ter kennis van de betrokken diensten gebracht.
Artikel 72
Iedere Raadgevende Commissie voor Aankopen en Overeenkomsten stelt haar reglement van orde vast, dat ter kennis van de betrokken Instelling, de Raadgevende Commissies voor Aankopen en Overeenkomsten van de andere Instellingen en de Rekenkamer wordt gebracht.
TITEL XIII
ZEKERHEIDSTELLING VOORAF ALS GARANTIE VOOR
DE UITVOERING VAN OVEREENKOMSTEN
(Artikel 56 van het Financieel Reglement)
Artikel 73
Wanneer als garantie voor de uitvoering van de overeenkomsten van de leveranciers of aannemers wordt verlangd vooraf een zekerheid te stellen, moet deze zekerheidstelling in beginsel geschieden door een overmaking aan de Instelling in dezelfde munteenheid als voor het betalen van de leveranties of werkzaamheden is aangegeven.
Artikel 74
De in artikel 68 bedoelde zekerheidstelling kan worden vervangen door een persoonlijke en hoofdelijke borgstelling van een door de Instelling erkende derde.
Artikel 75
Ter staving van de ingevolge een overeenkomst waarbij zekerheidstelling is vereist opgestelde eerste betalingsopdracht worden de gebruikelijke bewijsstukken aangevuld met een, door de rekenplichtige voor eensluidend gewaarmerkt, afschrift van het bij overmaking van het bedrag van de
zekerheid verstrekte ontvangstbewijs dan wel met een, door de rekenplichtige voor eensluidend gewaarmerkt, afschrift van de van de Instelling of derde die zich borg heeft gesteld ontvangen verklaring.
Artikel 76
De zekerheid wordt terugbetaald of de borg die haar vervangt bevrijd overeenkomstig de in de bepalingen betreffende de overeenkomst gestelde voorwaarden, behalve indien de overeenkomst niet of met vertraging wordt uitgevoerd zoals bedoeld in artikel 56, laatste alinea, van het Financieel Reglement.
TITEL XIV
VASTSTELLING VAN DE WAARDE VAN WAARAF
ROERENDE GOEDEREN IN DE INVENTARISLIJST
MOETEN WORDEN OPGENOMEN
(Artikel 59 van het Financieel Reglement)
Artikel 77
In de inventarislijst worden opgenomen alle roerende goederen
- met een aankoopwaarde van 75 Ecu of meer (250 Ecu voor roerende goederen van wetenschappelijke en technische aard (1)) en
- waarvan de gebruiksduur meer dan één jaar bedraagt (twee jaar voor roerende goederen van wetenschappelijke en technische aard (1)) en
- die niet het karakter dragen van een consumptiegoed.
Van elk aangeschaft goed moeten de inschrijvingen op de inventarislijst, waarvan de ontvangstbewijzen integrerend deel uitmaken, een passende beschrijving geven en aangeven waar het goed zich bevindt, de datum waarop het is aangeschaft en de kosten per eenheid.
De ontvangstbewijzen gelden als passende beschrijving.
Artikel 78
De inventariscontroles die worden gehouden door de Instellingen moeten zodanig worden uitgevoerd dat van elk goed wordt vastgesteld of het fysiek aanwezig is en voldoet aan de beschrijving in de inventarislijst. Deze controles moeten worden verricht in het kader van een driejaarlijks controleprogramma betreffende de voorwerpen waarvan de aankoopwaarde 150 Ecu of meer bedraagt, onder voorbehoud van de specifieke interne voorschriften die door de Commissie worden vastgesteld voor de instellingen van het Gemeenschappelijk Centrum voor Onderzoek om rekening te houden met hun bijzondere kenmerken.
TITEL XV
BEKENDMAKING VAN DE VERKOOP VAN ROERENDE GOEDEREN
(Artikel 60 van het Financieel Reglement)
Artikel 79
Verkoop van roerende goederen wordt:
a) wanneer de aankoopwaarde per eenheid 5 000 Ecu of meer bedraagt op een daartoe geëigende wijze plaatselijk bekendgemaakt. Het tijdvak tussen de datum van publikatie van de laatste aankondiging en het afsluiten van het verkoopcontract moet ten minste 14 dagen belopen;
b) wanneer de aankoopwaarde per eenheid 250 000 Ecu of meer bedraagt, bekendgemaakt door middel van een verkoopbericht in het Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen. Bovendien kan de verkoop op een daartoe geëigende wijze in de pers van de Lid-Staten worden bekendgemaakt. Het tijdvak tussen de datum van publikatie van de aankondiging in het Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen en het afsluiten van het verkoopcontract moet ten minste één maand belopen.
Wanneer de verrichting wegens de kosten van de bekendmaking geen bijzondere voordelen oplevert, kan van deze bekendmaking worden afgezien.
TITEL XVI
OPSTELLING EN GEBRUIK VAN HET REKENING-
STELSEL
(Artikel 66 van het Financieel Reglement)
Artikel 80
Opstelling van het rekeningstelsel
Het rekeningstelsel omvat twee afzonderlijke delen:
- de begrotingsboekhouding,
- de algemene boekhouding.
Artikel 81
Begrotingsboekhouding
1. In de begrotingsboekhouding wordt voor elke onderverdeling van de begroting aantekening gehouden van:
- de in de oorspronkelijke begroting opgenomen kredieten, de in de aanvullende of gewijzigde begrotingen opgenomen kredieten, de overgeschreven kredieten en het totaal van de aldus beschikbare kredieten; de vastleggingskredieten en de betalingskredieten worden afzonderlijk geregistreerd;
- de geconstateerde rechten en de geïnde bedragen van het begrotingsjaar;
- de aangegane betalingsverplichtingen en de betalingen van het begrotingsjaar.
Tevens wordt in de begrotingsboekhouding, ten aanzien van alle titels van de begroting, aantekening gehouden van de voorlopige samenvattende betalingsverplichtingen betreffende het EOGFL, afdeling Garantie, en van de desbetreffende betalingen - bestaande uit voorschotten.
2. Aparte rekeningen worden geopend om het gebruik van de overgedragen en de nog te innen bedragen afzonderlijk te volgen.
3. De rekeningen kunnen worden gedetailleerd voor het verkrijgen van een analytisch overzicht van de resultaten.
4. Rekeningen worden bijgehouden in boeken, op kaarten of op mecanografische wijze.
Artikel 82
Algemene boekhouding
1. De algemene boekhouding maakt het mogelijk de stand van de activa en passiva der Instelling te bepalen.
2. Het rekeningstelsel van de algemene boekhouding wordt opgesteld volgens een systeem van decimale indeling.
3. Het rekeningstelsel omvat ten minste de volgende klassen:
klasse 1: rekeningen van vast kapitaal,
klasse 2: rekeningen van vastgelegde waarden,
klasse 3: voorraadrekeningen,
klasse 4: derdenrekeningen,
klasse 5: financiële rekeningen,
klasse 6: lastenrekeningen,
klasse 7: batenrekeningen,
klasse 8: resultatenrekeningen,
klasse 9: overschrijvingen in uitvoering.
4. Elke klasse omvat groepen (twee cijfers), welke zijn verdeeld in subgroepen (drie cijfers), die weer zijn onderverdeeld in rekeningen (vijf cijfers).
5. Klasse 4 "derdenrekeningen'' registreert alle verrichtingen inzake de betrekkingen met derden en regularisaties.
De voornaamste groepen van klasse 4 zijn:
- voorschotten aan het personeel;
- rekeningen tussen Instellingen;
- diverse debiteuren en crediteuren;
- over te dragen middelen;
- in mindering te brengen ontvangsten en uitgaven;
- tussenrekeningen voor nieuwe aanwending;
- clearingrekeningen;
- diensten met afzonderlijke boekhouding (ziekenfonds);
- tussenrekeningen voor overdrachten van wetenschappelijk en technisch materieel tussen onderzoek- en investeringsprojecten;
- rekeningen voor uit hoofde van het EOGFL, afdeling Garantie, betaalde voorschotten;
- terug te vorderen BTW;
- nog te innen of teveel ontvangen bedragen;
- Lid-Staten die debiteur of crediteur zijn.
6. Klasse 5 "financiële rekeningen'' registreert mutaties inzake waardepapieren, verrichtingen via kas, banken en postcheque- en -girodiensten, alsmede verrichtingen door de ondergeschikte rekenplichtigen en de beheerders van gelden ter goede rekening. Voor elke bankrekening, postgirorekening, gewone kas en kas van gelden ter goede rekening wordt een afzonderlijke rekening geopend.
De voornaamste groepen van klasse 5 zijn:
- waardepapieren in bewaring,
- kassen,
- bankrekeningen,
- postrekeningen,
- ondergeschikte rekenplichtigen,
- beheerders van gelden ter goede rekening.
7. Klasse 6 "lastenrekeningen'' registreert het brutobe-
drag van de in de begrotingsboekhouding opgenomen uitgaven.
Afzonderlijke rekeningen worden geopend voor de uitgaven betreffende:
- de kredieten van het lopende begrotingsjaar;
- de krachtens artikel 6, lid 1, sub b), van het Financieel Reglement overgedragen kredieten;
- de krachtens artikel 6, lid 1, sub c) en lid 2, sub b), van het Financieel Reglement overgedragen kredieten.
8. Klasse 7 "batenrekeningen'' registreert het brutobedrag van de in de begrotingsboekhouding opgenomen invorderingen.
Afzonderlijke rekeningen worden geopend voor de invorderingen:
- van de geconstateerde rechten van het lopende begrotingsjaar;
- van de geconstateerde rechten welke nog moeten worden geïnd uit hoofde van de voorafgaande begrotingsjaren.
9. Klasse 8 "resultatenrekeningen'' geeft een overzicht van de resultaten van het begrotingsjaar.
10. Iedere Instelling stelt aan de hand van het in het voorafgaande weergegeven schema een rekeningstelsel op. Zij opent groepen, subgroepen en rekeningen volgens de bijzondere behoeften van haar beheer.
Artikel 83
Gebruik van het rekeningstelsel van de algemene
boekhouding
1. De algemene boekhouding wordt per kalenderjaar volgens de methode van dubbel boekhouden gevoerd.
2. De rekeningen worden bijgehouden in boeken, op kaarten of op mecanografische wijze.
3. De boekhouding maakt het mogelijk een algemene staat op te stellen, d.w.z. het overzicht van alle rekeningen van de activa en passiva der Instelling, inclusief de vereffende rekeningen, met voor elk:
- het nummer van de rekening,
- de omschrijving,
- het totaal van de debetposten,
- het totaal van de creditposten,
- het saldo.
4. De rekeningen worden zodanig bijgehouden dat zij een gedetailleerde analyse van de verrichtingen en van de saldi mogelijk maken. De financiële overzichten worden zodanig opgesteld dat zij door middel van een doelmatige specificatie een getrouw beeld geven van de kenmerkende elementen van de activa en passiva van de Instelling. Indien de jaarrekening niet alle elementen bevat waaraan de jaarbalans kan worden getoetst, dienen daartoe de nodige aanvullende overzichten te worden opgesteld.
De saldi van elke rekening dienen periodiek te worden vergeleken met de boekingsbescheiden of andere bewijsstukken en met name:
- rekeningen van vastgelegde waarden, als bedoeld in artikel 77;
- tegoeden op bank- en postgirorekeningen, door deze maandelijks te vergelijken met de door de financiële instellingen toegezonden rekeningsafschriften;
- gelden in kas, door deze te vergelijken met het kasboek;
- gelden ter goede rekening en andere voorschotten als bedoeld in artikel 43, door na te gaan of is voldaan aan de voorwaarden inzake het beheer van gelden ter goede rekening en het verstrekken van voorschotten, alsmede aan de boekingsvoorschriften;
- rekeningen van lasten en baten van de klassen 6 en 7, door deze maandelijks te vergelijken met de desbetreffende totalen van de begrotingsboekhouding.
5. De onderlinge rekeningen van de Instellingen worden maandelijks in overeenstemming gebracht en periodiek vereffend.
6. De tussenrekeningen worden periodiek als volgt onderzocht:
- bedragen die reeds hadden moeten worden geïnd, door bevestiging van de rekenplichtige aan de ordonnateur dat de betalingen niet tijdig zijn gedaan;
- over te maken middelen, door vergelijking met de verzamelstaten van de bezoldigingen van het personeel of andere gelijkaardige staten;
- de overige tussenrekeningen, door middel van een analyse van de boeksaldi en door kennisgeving aan de ordonnateur van elke verrichting die niet binnen de jaarlijks vast te stellen termijnen is afgerekend.
De tussenrekeningen worden zo spoedig mogelijk vereffend en uiterlijk binnen de in artikel 65 van het Financieel Reglement genoemde termijnen.
7. De tussenrekeningen voor nieuwe aanwending maken het mogelijk de nieuwe aanwending van de in artikel 22, lid 2, van het Financieel Reglement bedoelde ontvangsten te volgen en de in artikel 73, leden 1 en 3, in fine, van het Financieel Reglement bedoelde staat op te stellen.
8. De financiële rekeningen (bank- en postrekeningen) worden bijgehouden in deviezen en in Ecu.
De in nationale valuta's uitgedrukte bedragen worden omgerekend in Ecu met de overeenkomstig artikel 91 vastgestelde koersen. De saldi van de in Ecu bijgehouden rekeningen worden maandelijks aangepast.
9. De boekhouding van het Gemeenschappelijk Centrum voor Onderzoek wordt in de algemene boekhouding van de Commissie opgenomen.
10. Tenzij in een reglement anders is bepaald, worden de financiële staten opgemaakt volgens de algemeen aanvaarde boekhoudbeginselen welke met name de in de richtlijnen van de Raad aangegeven beginselen omvatten. Op aanbeveling van de rekenplichtige van de Commissie stellen de rekenplichtigen van de Instellingen de praktische toepassingsvoorschriften van deze beginselen vast; deze worden periodiek bijgewerkt.
TITEL XVII
VERZEKERING VAN REKENPLICHTIGEN, ONDER-
GESCHIKTE REKENPLICHTIGEN EN BEHEERDERS VAN
GELDEN TER GOEDE REKENING - BIJZONDERE
VERGOEDING - BEPALING VAN DE CATEGORIEËN VAN AMBTENAREN DIE IN AANMERKING KOMEN VOOR EEN BENOEMING TOT REKENPLICHTIGE OF BEHEERDER VAN GELDEN TER GOEDE REKENING
(Artikel 70 van het Financieel Reglement)
Artikel 84
De rekenplichtige wordt door elke Instelling gekozen uit de ambtenaren van de categorieën A of B die onderdaan zijn van een der Lid-Staten.
De ondergeschikte rekenplichtigen worden door elke Instelling gekozen uit de ambtenaren van de categorieën A, B en, bij uitzondering, C, die onderdaan zijn van een der Lid-Staten.
De beheerders van gelden ter goede rekening worden gekozen uit de ambtenaren van de categorieën A, B of C dan wel, zo nodig, uit de "andere personeelsleden'' van een met deze categorieën overeenkomend niveau.
Artikel 85
De rekenplichtige, de ondergeschikte rekenplichtigen en de beheerders van gelden ter goede rekening verzekeren zich, door tussenkomst van de Instelling, tegen de aan hun functie verbonden financiële risico's.
Artikel 86
De premies van deze verzekering worden door de Instelling rechtstreeks aan de verzekeraar betaald.
Artikel 87
Onverminderd
- de artikelen 86 tot en met 89 van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen en de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Gemeenschappen,
- artikel 70 van het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting der Europese Gemeenschappen,
- haar rechten van verhaal op derden,
neemt de Instelling, ter toepassing van artikel 215, tweede alinea, van het EEG-Verdrag, de risico's en de bedragen van de tekorten welke door de verzekeraars niet worden gedekt te haren laste, voor zover de bedragen waarvoor de ten name van het aansprakelijke personeelslid geopende waarborgrekening werd gecrediteerd niet voldoende zijn om het tekort te dekken.
Artikel 88
De in artikel 70 van het Financieel Reglement bedoelde bijzondere vergoeding bedraagt maandelijks:
- 180 Ecu voor de rekenplichtige;
- 120 Ecu voor de ondergeschikte rekenplichtige;
- 60 Ecu voor de beheerders van gelden ter goede rekening die gedurende 30 of meer opeenvolgende dagen een bedrag dat ten minste gelijk is aan 2 500 Ecu onder beheer hebben.
Deze vergoeding luidt in Ecu en het betrokken bedrag wordt in Ecu op de in artikel 89 van deze verordening bedoelde waarborgrekening geboekt.
Artikel 89
In de algemene boekhouding van de Instelling wordt ten name van iedere rechthebbende een waarborgrekening geopend. Op verzoek van elke belanghebbende Instelling kan
deze rekening gecentraliseerd worden bij de algemene boekhouding van de Commissie. Deze rekening wordt periodiek gecrediteerd voor de in artikel 88 bedoelde vergoeding en voor een rente welke wordt berekend op basis van de intresten die de Instelling op haar tegoeden bij banken ontvangt. Zij wordt gedebiteerd voor het bedrag van het tekort waarvoor de betrokkene aansprakelijk wordt gesteld door de Instelling die hem heeft aangesteld, voor zover deze tekorten niet gedekt zijn door uitkeringen van de verzekeringsmaatschappijen. De tegoeden die bij de inwerkingtreding van deze verordening voorkomen op de bankgarantierekeningen die werden geopend op naam van de rekenplichtige, ondergeschikte rekenplichtigen en beheerders van gelden ter goede rekening worden overgeschreven op de bankrekeningen van de Instelling en, onder toepassing van de koers van de Ecu die van toepassing is voor de maand van inwerkingtreding van deze verordening, gecrediteerd op de overeenkomstige waarborgrekeningen die werden geopend in de algemene boekhouding.
Artikel 90
Het creditsaldo van de waarborgrekening wordt aan de betrokkene of diens rechtverkrijgenden uitgekeerd nadat zijn functie als rekenplichtige, ondergeschikt rekenplichtige of beheerder van gelden ter goede rekening een einde heeft genomen, na besluit van de in artikel 18 van het Financieel Reglement vermelde autoriteiten en het verkrijgen van de in artikel 72 van het Financieel Reglement bedoelde kwijting en na gunstig advies van de rekenplichtige, behalve wat hem zelf betreft, en van de financieel controleur.
De uitkering vindt uitsluitend plaats op schriftelijke aanwijzing van het hoofd van het directoraat-generaal of de administratieve eenheid waaronder de rekenplichtige ressorteert.
TITEL XVIII
VOORWAARDEN VOOR DE TOEPASSING VAN DE
EUROPESE REKENEENHEID OP DE ONTVANGSTEN EN
UITGAVEN
(Artikel 108, lid 7, van het Financieel Reglement)
Artikel 91
1. Voor de in artikel 63 van het Financieel Reglement bedoelde boeking van de ontvangsten en uitgaven worden de Ecu en nationale valuta's omgerekend met maandelijkse koersen van de Ecu die worden berekend op basis van de koersen van de voorlaatste werkdag van de maand die voorafgaat aan die waarvoor de koersen worden bepaald, behoudens bijzondere bepalingen, met name die welke van toepassing zijn op stortingen van eigen middelen.
2. De omrekeningskoersen van valuta's van derde landen worden berekend op grond van hun notering aan de beurs van Londen op de maandag die onmiddellijk voorafgaat of samenvalt met de dag die geldt voor de vaststelling van de maandelijkse koers.
Artikel 92
Wanneer de voorstellen tot het aangaan van betalingsverplichtingen en de vaststelling van schuldvorderingen in een nationale munteenheid zijn opgesteld, wordt de omrekening in Ecu verricht tegen de tijdens de boekingsmaand geldende koersen.
De desbetreffende betalingsopdracht en de inningsopdracht kunnen slechts in dezelfde munteenheid worden opgesteld.
Het in Ecu uitgedrukte bedrag van het saldo van een betalingsverplichting en van een vaststelling van schuldvordering in een nationale valuta wordt bij elke betaling of invordering herberekend onder toepassing van de koers die werd gebruikt voor de betrokken verrichtingen.
Bovendien kunnen de saldi aanleiding geven tot periodieke herberekeningen, waarvan de laatste van het begrotingsjaar tegen de in december geldende koers wordt verricht.
Artikel 93
In afwijking van het bepaalde in artikel 91 wordt voor de maand "n'' uit hoofde waarvan de door het EOGFL, Afdeling Garantie, gefinancierde uitgaven en de uitgaven voor voedselhulp die in de vorm van voorschotten worden gedaan, werden aangemeld overeenkomstig het bepaalde in artikel 3, lid 2, sub b), eerste streepje, van Verordening (EEG) nr. 3184/83 van de Commissie (1), gebruik gemaakt van de koers van de twintigste dag van de maand "n 2'' of de eerste voorafgaande dag waarvoor een algemene notering beschikbaar is.
Deze koers wordt ook gebruikt voor de overeenkomstige voorschotten bedoeld in artikel 4 van Verordening (EEG) nr. 3184/83.
De verschillen in nationale valuta tussen de voor de maand "n'' ter beschikking van de Lid-Staten gestelde financiële middelen en de voor dezelfde maand geboekte uitgaven worden in Ecu omgerekend tegen de koersen van de 20e van de maand "n 1''.
De in artikel 99 van het Financieel Reglement bedoelde verschillen worden geboekt tegen de koers die van toepassing is op de uitgaven van de maand waarin de besluiten tot vereffening van de rekeningen werden genomen.
Artikel 94
Voor de berekening van de bij de afsluiting van het begrotingsjaar nog te vereffenen betalingsverplichtingen en, wat de ongesplitste kredieten aangaat, voor de vaststelling van de over te dragen kredieten wordt gebruik gemaakt van de voor december geldende koersen van de Ecu.
De betalingen ten laste van een begrotingsjaar die van 1 tot en met 15 januari van het volgende begrotingsjaar worden
verricht, worden tegen de voor december geldende koersen van de Ecu in de begroting opgenomen.
Artikel 95
Wat de ongesplitste kredieten betreft worden de nog te vereffenen betalingsverplichtingen betaalbaar gesteld ten belope van de in nationale munteenheden of in Ecu uitgedrukte overgedragen bedragen; de betalingen worden tegen de op het ogenblik van de betaling geldende koersen geboekt. Wanneer als gevolg van een wijziging van de wisselkoers tussen een nationale valuta en de Ecu het bedrag van de betaling dat van de desbetreffende betalingsverplichting overtreft, kan het verschil worden aangerekend op de overdrachten voor dezelfde begrotingspost voor zover kredieten beschikbaar zijn. Elke overschrijding van deze grens moet worden aangerekend op de overeenkomstige begrotingspost van het begrotingsjaar waarin de betaling wordt verricht.
Wat de gesplitste kredieten betreft geven aanpassingen van nog te vereffenen betalingsverplichtingen uit vroegere begrotingsjaren, welke bij betalingen of periodieke herwaarderingen worden berekend, al naar het geval, aanleiding tot het openen van negatieve dan wel positieve overblijvende kredieten voor zover zij voor het einde van het tweede jaar na het jaar van ontstaan plaatsvinden.
TITEL XIX
SLOTBEPALINGEN
Artikel 96
De in de artikelen 50, 77, 79 en 88 vermelde forfaitaire bedragen worden herzien op basis van de veranderingen van het indexcijfer van de in Ecu uitgedrukte consumptieprijzen voor de Gemeenschap, zulks op evenredige wijze en met de volgende periodiciteit:
- om de drie jaar voor de in de artikelen 50, 77 en 79 bedoelde bedragen;
- om het jaar voor de in artikel 88 bedoelde bedragen, te rekenen vanaf de datum van inwerkingtreding van deze verordening.
De Commissie stelt de nieuwe bedragen vast, die worden afgerond op de onmiddellijk voorafgaande of volgende Ecu, en brengt deze ter kennis van de overige Instellingen.
Artikel 97
De voorafgaande voorschriften vormen geen belemmering voor de toepassing van de bijzondere bepalingen van het Financieel Reglement voor de onderzoek- en investeringskredieten (titel VII van het Financieel Reglement), het Europees Oriëntatie- en Garantiefonds voor de Landbouw, afdeling Garantie (titel VIII van het Financieel Reglement), de voedselhulp (titel IX van het Financieel Reglement) en het Bureau voor officiële publikaties der Europese Gemeenschappen (titel X van het Financieel Reglement).
Artikel 98
De Instellingen stellen de Rekenkamer binnen een termijn van zes maanden, te rekenen vanaf de datum van inwerkingtreding van deze verordening, in kennis van de maatregelen welke zij hebben getroffen voor de toepassing ervan.
Artikel 99
Deze uitvoeringsvoorschriften betreffende het Financieel Reglement zijn van toepassing met ingang van 1 januari 1987.
Deze uitvoeringsvoorschriften moeten worden herzien bij
een herziening van het Financieel Reglement zelf welke leidt tot aanvullingen of aanpassingen van deze voorschriften.
Verordening 75/375/Euratom, EGKS, EEG van de Commissie (1) wordt ingetrokken.
Gedaan te Brussel, 11 december 1986.
Voor de Commissie
Henning CHRISTOPHERSEN
Vice-Voorzitter
(1) PB nr. L 356 van 31. 12. 1977, blz. 1.
(2) PB nr. L 345 van 20. 12. 1980, blz. 23.
(1) Gedefinieerd in het kader van het Gemeenschappelijk Centrum voor Onderzoek in "Recueil des instructions relatives aux inventaires'' (doc. 13.131/XV/68-F) en "Naamlijst der materialen - algemeen overzicht'' (doc. EUR/C/5115/65-N, zoals laatstelijk bijgewerkt).
(1) PB nr. L 320 van 17. 11. 1983.
(1) PB nr. L 170 van 1. 7. 1975.
Top