(4734 S. K. m. 10, 36, 37, 56) (Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği m. 41, 52)
Toplantı No: 2008/081
Gündem No: 9
Karar Tarihi: 22.12.2008
Karar No: 2008/UM.III-5068
Şikayetçi:
Bolluca Tekstil Tem. Kim. San. Tic. Ltd. Şti., Toptancılar Çarşısı Gökçebey Sokak No:32 KONYA
İhaleyi yapan idare:
Dr. Faruk Sükan Doğum ve Çocuk Hastanesi Başhekimliği, Nalçacı Cad. Gördes Sok. 42060 Selçuklu/KONYA
Başvuru tarih ve sayısı:
24.11.2008 / 33544
Başvuruya konu ihale:
2008/145678 İhale Kayıt Numaralı “Temizlik ve Kırtasiye Malzemesi Alımı” İhalesi
Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme:
03.12.2008 tarih ve III.M.49.14.0226/2008-5E sayılı Esas İnceleme Raporunda;
Dr. Faruk Sükan Doğum ve Çocuk Hastanesi Başhekimliği tarafından 07.10.2008 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “Temizlik ve Kırtasiye Malzemesi Alımı” ihalesine ilişkin olarak Bolluca Tekstil Tem. Kim. San. Tic. Ltd. Şti.’nin 05.11.2008 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 12.11.2008 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 24.11.2008 tarih ve 33544 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 21.11.2008 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,
İdare tarafından gönderilen ihale işlem dosyasının incelenmesinden;
4734 sayılı Kanunun 56 ncı maddesinin ikinci fıkrasının (a) bendi gereğince düzeltici işlem tesis edilmesine,
Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.
Karar:
Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:
İtirazen şikayet dilekçesinde özetle;
1- İhalede 1 inci grup malzemelerin en düşük fiyat teklifi vermiş olmalarına karşılık en düşük üçüncü fiyat teklifi veren Toksöz Plastik Amb. ve İth. Mad. San. Tic. Ltd. Şti., 2 nci grup malzemelerin ise numuneleri uygun olmayan AKS Kağıt Plas. Hur. San. Tic. Ltd. Şti. üzerinde bırakıldığı,
2- 3 üncü grup malzemelere ait kalite belgelerini sunmamış olmaları ve kendilerinden daha düşük teklifi veren istekliler bulunmasına karşılık anılan gruba ilişkin malzemelerin üzerlerinde bırakıldığı, ihalenin bu şekilde sonuçlanması halinde ihale yapıldıktan sonra yaşanılan ekonomik dalgalanmaların maliyetleri verilen fiyatların üzerine çıkarmış olması sebebiyle zarara uğrayacakları,
İddia edilmektedir.
A- Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:
1) Başvuru sahibinin 1 inci iddiasına ilişkin olarak:
İdari şartnamenin 7.3.3 maddesinde “Bütün kalemler için (Kg. litre, kutu, vb.) cinsine göre ikişer numune getirilecektir. Numuneler ihale sıra numarasına göre numaralandırılacaktır. Numunesi getirilmeyen kalemler değerlendirmeye alınmayacaktır.
Numuneler komisyonca denenecek, deneme sonucunda uygun olanlar değerlendirmeye alınacaktır.” düzenlemesine yer verilmiştir.
Numune değerlendirilmesine ilişkin tutanak doğrultusunda 27.10.2008 tarihli ihale komisyon kararı ile;
İhalenin 1 inci grubunda en düşük fiyat teklifi veren başvuru sahibi Bolluca Tekstil Tem. Kim. San. Tic. Ltd. Şti. ile en düşük ikinci fiyat teklifi veren Alkimsan Akdes Kozm. Kim. Tem. Ürün. ve Kağıt San. Tic. Ltd. Şti. tarafından sunulan numunelerin denenmesi sonucunda “İstenilen temizliğin elde edilemediği, lekelerin çıkmadığı, renklerin solduğu” tespit edilerek tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verildiği, en düşük üçüncü fiyat teklifi veren Toksöz Plastik Amb. Gıda ve İht. Mad. San. Tic. Ltd. Şti. Tarafından sunulan numunelerin denenmesi sonucunda, “İstenilen temizliğin elde edildiği, lekelerin çıktığı, renklerin solmadığı” tespit edilerek numunesi uygun görüldüğünden ihalenin 1 inci grubunun anılan istekli üzerinde bırakıldığı,
İhalenin 2 nci grubunda en düşük fiyat teklifi veren Aks Kağıt Plas. Hurd. San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından numunesi sunulan Only marka kağıt rulo havlu ve Drop marka Dispenser havlunun uygun görülerek ihalenin 2 nci grubunun anılan istekli üzerinde bırakıldığı,
Görülmüştür.
4734 sayılı Kanunun İhaleye Katılımda Yeterlik Kurallarını düzenleyen 10 uncu maddesinin mesleki ve teknik yeterliğin belirlenmesine dair (b) fıkrasının 9 numaralı bendinde ihale konusu işin niteliğine göre idarenin talebi halinde doğruluğu teyit edilmek üzere, tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları ve/veya fotoğraflarının istenebileceği ve bu hususun ihale dokümanında ve ihale veya ön yeterliğe ilişkin ilân veya davet belgelerinde belirtileceği hükme bağlanmıştır.
Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 41 inci maddesinde; “İdarelerce gerek görüldüğü takdirde,teklif edilen malın ihale dokümanında belirlenen şartlara uygunluğunu teyit etmek amacıyla numunelerinin, ayrıntılı teknik bilgilerinin yer aldığı katalogların, fotoğrafların ve benzeri tanıtım materyalinin de verilmesi istenilebilir. İdarelerce bunların doğruluğunun teyidi için üretim ve/veya imalat aşaması ile sevkiyat aşamalarında idarece belirlenen uzmanlarca denetlenmesi de talep edilebilir.” hükmü yer almaktadır.
İhale komisyon kararından tekliflerin teknik şartnameye uygunluğunun teklif kapsamında sunulan numunelerin değerlendirilmesi üzerinden yapıldığı, bu çerçevede başvuru sahibinin teklifinin uygun bulunmadığı ve geçerli teklifler arasında yapılan değerlendirmede, ihalenin ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren istekli üzerinde bırakılarak ihalenin sonuçlandırıldığı anlaşılmaktadır. Bu aşamada idarece numunelerin değerlendirilerek tesis ettiği işlemlerin yerinde olup olmadığı yönünde yapılacak inceleme, isteklilerce sunulan numunelerin incelenmesini gerektirmektedir. Ancak, Kamu İhale Kurumunun istekliler tarafından idarelere sunulan numuneleri inceleme görev ve yetkisi bulunmamaktadır. Diğer taraftan bu durum sözleşmenin imzalanmasını müteakip ihale üzerinde bırakılan istekliler tarafından teslim edilen malın ihale dokümanına uygun olup olmadığını değerlendirme hususunda muayene ve kabul komisyonlarına yüklenen ve idari ve/veya cezai tedbirlerin uygulanmasını doğurabilecek sorumluluğu bertaraf etmeyecektir.
Buna göre, idarece yapılan işlemde mevzuata aykırılık bulunmadığı sonucuna ulaşılmıştır.
2) Başvuru sahibinin 2 nci iddiasına ilişkin olarak:
Mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin belgelere ilişkin olarak idari şartnamenin 7.3.1 maddesinde; “İstekli imalatçı ise imalatçı olduğunu gösteren belgeler”, 7.3.2 maddesinde “İstekli yetkili satıcı ise, yetkili satıcı olduğunu gösteren belgeler”, istenilmiş, ayrıca 7.3.8 maddesinde de; “Firmalar Teklif edilen ürünlere ait Kalite Standart Belgelerini ihale dosyasında vereceklerdir.” düzenlemesine yer verilmiştir.
İhalenin 3 üncü grubunda, ihale komisyon kararı ile, ekonomik açıdan en düşük fiyat teklifi veren Ambalaj Dünyası–Ali Nail Demirci’nin imalatçı veya yetkili satıcı olduğunu gösteren belgelerin bulunmaması nedeniyle değerlendirme dışı bırakıldığı, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklifi veren başvuru sahibi Bolluca Tekstil Tem. Kim. San. Tic. Ltd. Şti. tarafından teklif edilen ürünlere ait kalite standart belgesinin teklif dosyası kapsamında sunulmadığı, ancak anılan istekli tarafından teklif edilen Mopak marka ürün ile ekonomik açıdan en avantajlı üçüncü teklif sahibi tarafından teklif edilen ürünün aynı marka olduğu ve üreticiye ait kalite standart belgesinin sunulduğu görüldüğünden, Bolluca Tekstil Tem. Kim. San. Tic. Ltd. Şti.’nin teklifinin reddedilmeyerek, ihalenin 3 üncü grubunun anılan istekli üzerinde bırakıldığı,
İhale işlem dosyasının incelenmesi neticesinde; başvuru sahibi tarafından Mopak marka kağıt ürünlerini satmaya yetkili olduğunu gösteren ve Teknolojik Hizmetler End. Girdileri San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından verilen Yetkili Satıcı Belgesinin sunulduğu, ancak anılan ürüne ilişkin olarak Kalite Sistem Belgesinin sunulmadığı, ekonomik açıdan en avantajlı üçüncü fiyat teklifi veren Odak Okul Ders Araç. Kırt. ve Mat. Tic. Ltd. Şti. tarafından Mopak ürünlerini satmaya yetkili olduğunu gösteren ve Mopak Kağıt Karton Sanayi ve Ticaret A.Ş. tarafından verilen Yetkili Satıcı Belgesinin ve Mopak Kağıt Karton Sanayi ve Ticaret A.Ş. adına düzenlenmiş olan Türk Standartlarına Uygunluk belgesinin sunulduğu,
İhalenin ilk oturumunda kalite sistem belgesinin “Teklif Zarfı Açma ve Belge Kontrol Tutanağı”nda başvuru sahibinin teklif dosyası içerisinde “var” olarak işaretlendiği,
Tespit edilmiştir.
4734 sayılı Kanunun 36 ncı maddesinde;
“Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye verilir. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. 30 uncu maddenin birinci fıkrasına uygun olmayan zarflar bir tutanak ile belirlenerek değerlendirmeye alınmaz. Zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır.
İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ile teklif fiyatları açıklanır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturum kapatılır.”
37 nci maddesinde; “Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir…”
Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ile eksik belge ve bilgilerin tamamlatılması” başlıklı 52 nci maddesinde;
“Bu Yönetmelikteki esaslara göre idarelerce düzenlenen ön yeterlik ve ihale dokümanı, ön yeterliğe veya ihaleye katılmak isteyen adaylar ile isteklilere bedeli karşılığında verilir. (standart form KİK005.0/M)
Ön yeterlik değerlendirmesi veya ihale tarih ve saatine kadar verilen başvurular (standart form KİK017.0/M) veya tekliflerin alınması ve açılması; 4734 sayılı Kanun ve Tip İdari Şartnamelerde belirtilen hükümler çerçevesinde aşağıdaki standart formlar kullanılmak suretiyle gerçekleştirilir.
1. Standart form KİK006.0/M:Ön Yeterlik Başvurusu / Yeterlik Başvurusu / İhale Teklif Zarfı Alındı Belgesi
2. Standart form KİK007.0/M: Alınan Ön Yeterlik Başvuru Belgelerinin / Yeterlik
Başvuru Belgelerinin /İhale Teklif Zarflarının İhale Komisyonuna Teslimine Dair Tutanak
3. Standart form KİK008.0/M: Postadaki Gecikme Nedeniyle İşleme Konulmayan Ön Yeterlik Başvurusunun / Yeterlik Başvurusunun / İhale Teklifinin Alınış Zamanına İlişkin Tutanak
4. Standart form KİK009.0/M: Uygun Olmadığı İçin Değerlendirme Dışı Bırakılan
Ön Yeterlik Başvuru / Yeterlik Başvuru / Teklif Zarflarına İlişkin İhale Komisyonu
Tutanağı
5. Standart form KİK010.0/M: Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı
(Ek: 22/06/2005 – 25853 R.G. / 15 md.) Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı, başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerin her biri için ayrı sütun içerecek şekilde düzenlenir.
(Ek: 22/06/2005 – 25853 R.G. / 15 md.) Hazır bulunanlar önünde yapılan ilk oturumda, sunulan zarflardan uygun olanların açılması ve belge kontrolünün yapılması aşamasında, aday veya isteklilerce sunulan belgeler tek tek kontrol edilerek hangi belgelerin sunulduğu Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağında her belge için açılmış bulunan sütunlara kaydedilerek gösterilir. İhale usulüne göre ilgili oturumda istekliler ve teklif ettikleri fiyatlar duyurularak Açık İhale, Belli İstekliler Arasında İhale ve Pazarlık Usullerinde Teklif Edilen Fiyatlara İlişkin Tutanak da (standart form KİK020.0/M) doldurulur. Bu tutanakların onaylı suretini isteyenlere, bunların komisyon başkanınca onaylanmış suretleri, imza karşılığı verilmeden oturum kapatılamaz (standart form KİK020.2/M)” hükmü yer almaktadır.
Yukarıda yer alan mevzuata göre, ihale saatinde ihale komisyonu tarafından isteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığının ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığının kontrol edileceği, belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan isteklilerin tutanakla tespit edileceği, istekliler ile teklif fiyatlarının açıklanacağı ve bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanağın ihale komisyonunca imzalanacağı, Kanunun 37 nci maddesinde; tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verileceği hüküm altına alınmıştır.
4734 sayılı Kanun’un “Tekliflerin Alınması ve Açılması” başlıklı 36 ncı maddesi gereğince kalite sistem belgesinin, ihalenin ilk oturumunda “Teklif Zarfı Açma ve Belge Kontrol Tutanağı”nda başvuru sahibinin teklif dosyası içerisinde bulunmadığının tespitinin yapılarak, Kanunun 37 nci maddesine göre teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği sonucuna varılmıştır.
Başvuru sahibinin, ihaleye teklif verirken bir “basiretli tacir” gibi hareket etmesi gerekmekte olup, ihale sürecinde meydana gelebilecek ekonomik dalgalanmaları dikkate almak suretiyle fiyat teklifini oluşturduğu kabul edileceğinden, ihale yapıldıktan sonra yaşanılan ekonomik dalgalanmaların maliyetleri verilen fiyatların üzerine çıkarmış olması sebebiyle zarara uğrayacakları yönündeki iddiası yerinde görülmemiştir. Ancak idari şartnamede ihaleye katılabilmek için gereken belge ve bilgilerin isteklilerce ayrı ayrı sunulması gerekmekte olması ve ihaleye katılmada yeterlik kriterleri arasında yer alan kalite sistem belgesinin başvuru sahibinin teklif dosyası kapsamında sunulmamış olması sebebiyle değerlendirme dışı bırakılması gerekirken ihalenin üzerinde bırakılması işlemi mevzuata aykırı bulunmuştur.
Sonuç olarak, ihalenin 1 inci ve 2 nci grubu ile ilgili olarak başvuru sahibinin iddiaları yerinde görülmemiş olup, ihalenin 3 üncü grubu ile ilgili olarak ise yukarıda mevzuata aykırılığı belirlenen ihale işlemlerinin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikteki işlemler olduğu tespit edildiğinden, tekliflerin değerlendirilmesi ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.
Açıklanan nedenlerle;
4734 sayılı Kanunun 56 ncı maddesinin ikinci fıkrasının (a) bendi gereğince düzeltici işlem tesis edilmesine,
Oyçokluğu ile karar verildi.
KARŞI OY
4734 Sayılı Kamu İhale Kanun’unun 5. maddesinde; ”İdareler, bu Kanuna göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur.” hükmü yer almaktadır.
Kanun’un şartnameler başlıklı 12. maddesi kapsamında, ihale konusu mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin her türlü özelliğini belirten idari ve teknik şartnamelerin idarelerce hazırlanması veya hazırlatılması gerekir. İhale konusu mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin teknik kriterlerine teknik şartnamelerde yer verilmesi zorunlu olup, belirlenecek teknik kriterler, verimliliği ve fonksiyonelliği sağlamaya yönelik olacak, rekabeti engelleyici hususlar içermeyecek ve bütün istekliler için fırsat eşitliği sağlayacaktır.
Aynı Kanun’un ihaleye katılımda yeterlik kurallarının sayıldığı 10. Maddesinin mesleki ve Teknik Yeterliğe ilişkin (b) fıkrasının (9) numaralı bendi gereğince; İdarenin talebi halinde doğruluğu teyit edilmek üzere, tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları ve/veya fotoğrafları, İhale dokümanında ve ihale veya ön yeterliğe ilişkin ilan ve davet belgelerinde yer almak kaydıyla istenilebilir. Aynı şekilde Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 41. maddesi kapsamında, İdarelerce gerek görüldüğü takdirde, teklif edilen malın ihale dokümanında belirlenen şartlara uygunluğunu teyit etmek amacıyla numunelerinin, ayrıntılı teknik bilgilerinin yer aldığı katalogların, fotoğrafların ve benzeri tanıtım materyalinin de verilmesi istenilebilir.
Mal Alımı İhalelerinde; “yeterlik değerlendirmesine” esas teşkil etmek üzere isteklilerden teklif ettikleri ürünlere ilişkin olarak numune sunmalarının istenmesi mümkün bulunmaktadır. Ancak, bu durumda isteklilerce verilen numunelerin idarece değerlendirmeye konu yapılabilmesi için ihale dokümanında numunenin hangi esas ve usuller dahilinde değerlendirileceğine ilişkin “objektif” kriterlere yer verilmesi ve idarenin sunulan numuneleri bu düzenlemeler çerçevesinde değerlendirmesi gerekmektedir.
İdari şartnamenin 7.3.3 üncü maddesinde; "Bütün kalemler için (Kg. litre, kutu, vb.) cinsine göre ikişer numune getirilecektir. Numuneler ihale sıra numarasına göre numaralandırılacaktır. Numunesi getirilmeyen kalemler değerlendirmeye alınmayacaktır.
Numuneler komisyonca denenecek, deneme sonucunda uygun olanlar değerlendirmeye alınacaktır.” düzenlemesi yer almaktadır.
Yukarıdaki düzenlemeden incelemeye konu ihalede numunelerin nasıl ve ne şekilde değerlendirileceği ve numunelerin değerlendirilmesinde kullanılacak kriterler hususlarında ihale dokümanında somut ve objektif bir düzenlemelerin yapılmadığı, anlaşılmaktadır.
Başvuru sahibinin teklifi, sunulan numunelerin uygun bulunmaması nedeniyle değerlendirme dışı bırakılmış olup, idare tarafından tutulan numune değerlendirme tutanağının objektif kriterlere dayanmadığı, ihale komisyonlarınca ihale işlemlerinin ihalelerde şeffaflık ilkesi gereğince objektif kriterlere uygun ve idari denetime imkan verecek şekilde değerlendirilmesi gerekir. Bu doğrultuda bir değerlendirme yapılmaması başta “saydamlık” ilkesi olmak üzere 4734 sayılı Kanunun 5 inci maddesinde belirtilen temel ilkelere aykırılık teşkil ettiğinden, bu hususların ihalenin iptalini gerektiren aykırılıklar olarak kabul edilmesi gerektiği gerekçesiyle çoğunluk kararına katılmıyorum. (¤¤)