(4734 S. K. m. 56) (Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği m. 3, 42, 44) (İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik m. 20)
Toplantı No: 2008/080
Gündem No: 62
Karar Tarihi: 18.12.2008
Karar No: 2008/UH.II-5036
Şikayetçi:
Sentim Yazılım Bilgisayar Çözümleri San. ve Tic. A.Ş., Çavuşbaşı Cad., Serhat Sok., No:2, Kat:3-4, 34782, Çekmeköy- Ümraniye / İSTANBUL
İhaleyi yapan idare:
Süleymaniye Yazma Eser Kütüphanesi Müdürlüğü,34116, Fatih / İSTANBUL
Başvuru tarih ve sayısı:
07.11.2008 / 31404
Başvuruya konu ihale:
2008/159565 İhale Kayıt Numaralı “Yazma Eserlerin Sayısallaştırılması İşi” İhalesi
Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme:
16.12.2008 tarih ve II.H.46.72.0199/2008-35E sayılı Esas İnceleme Raporunda;
Süleymaniye Yazma Eser Kütüphanesi Müdürlüğü tarafından 07.10.2008 tarihinde pazarlık usulü ile yapılan “Yazma Eserlerin Sayısallaştırılması İşi” ihalesine ilişkin olarak Sentim Yazılım Bilgisayar Çözümleri San. ve Tic. A.Ş.’nin 03.11.2008 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 03.11.2008 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 07.11.2008 tarih ve 31404 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 07.11.2008 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,
İdare tarafından gönderilen ihale işlem dosyasının incelenmesinden;
4734 sayılı Kanunun 56 ncı maddesinin ikinci fıkrasının (b) bendi gereğince, ihale işlemlerinin ve ihale kararının iptaline,
Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.
Karar:
Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:
İtirazen şikayet dilekçesinde özetle;
İdarenin herhangi bir kapasite raporu üzerinden değil iş bitirme belgesinin içeriği kapasitenin belgelenmesini istediği, bu durumum firmaları tarafından ilgili kanun ve yönetmeliklerdeki herhangi bir maddeyle bağdaştırılamamasından dolayı kapasitelerini kanıtlamak amacıyla 11 adet sayılaştırma ünitesinin kendilerine ait olduğunu belgelendirdikleri, idarenin iş bitirme belgesi üzerinden kapasite hesaplaması yönteminin firmaları tarafından anlaşılamadığı, başvuru konusu ihaleye üç firmanın katıldığı, iki firmanın elenmesi sonucunda sadece bir firmadan fiyat teklifi alındığı, bu durumun kamu zararına yol açmasının muhtemel olduğu,
İddialarına yer verilmiştir.
A- Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:
Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Tanımlar” başlıklı 3 üncü maddesinde; “İş deneyim belgesi: İsteklinin ihale konusu hizmet veya benzer hizmetlerdeki mesleki deneyimini ortaya koyan ve bu Yönetmelikte yazılı esas ve usullere göre düzenlenen, verilen ve değerlendirilen; iş bitirme belgesi, iş durum belgesi, iş denetleme belgesi ve iş yönetme belgesini,…ifade eder” hükmü yer almaktadır.
Anılan Yönetmeliğin “İş deneyim belgeleri” başlıklı 42 nci maddesinde; “Mimarlık ve mühendislik, etüt ve proje, harita ve kadastro, imar uygulama hizmet alımları ile yaklaşık maliyeti 4734 sayılı Kanunun 13 üncü maddesinin (b) bendinin (2) numaralı alt bendinde hizmet alımları için öngörülen üst limit tutarına eşit veya bu tutarı aşan diğer hizmet alımı ihalelerinde; isteklinin, son beş yıl içinde yurt içinde veya yurt dışında kamu veya özel sektörde sözleşme bedelinin en az % 70’i oranında gerçekleştirdiği veya yapımla ilgili hizmet işleri için geçerli olmak üzere en az % 50’si oranında denetlediği veyahut yönettiği idarece kusursuz kabul edilen ihale konusu iş veya benzer işlerle ilgili deneyimini gösteren belgelerin istenilmesi zorunludur.
İş deneyimi olarak, istekli tarafından teklif edilen bedelin % 25’inden az ve % 50’sinden fazla olmamak üzere idarece belirlenecek bir oranda, ihale konusu hizmet veya benzer hizmetlere ait tek sözleşmeye ilişkin iş deneyim belgesinin ibrazı istenir…” hükmü yer almaktadır.
Aynı Yönetmeliğin “Makine, tesis ve diğer ekipmana ait belgeler” başlıklı 44 üncü maddesinde ise; “İdare, ihale konusu hizmetin yapılabilmesi için gerekli gördüğü tesis, makine, teçhizat ve diğer ekipman ile ilgili bilgi ve belgeleri isteyebilir ve bunlara ait asgari yeterlik kriterleri öngörebilir.
Makine, tesis ve ekipman için kendi malı olma şartının aranmaması esastır.
Ancak isteklinin kendi malı olan makine, tesis ve ekipman; fatura ya da demirbaş veya amortisman defterinde kayıtlı olduğuna dair noter tespit tutanağı ile veya yeminli mali müşavir ya da serbest muhasebeci mali müşavir raporu ile tevsik edilir. Taahhüt edilerek temin edilecek ekipman için ise, noter onaylı taahhütname sunulması gerekir.
Geçici ithalle getirilmiş veya 10/06/1985 tarihli ve 3226 sayılı Finansal Kiralama Kanunu hükümlerine göre edinilmiş ekipman da, kira sözleşmesi eklenmek ve ihalenin ilk ilan tarihine kadarki kiraların ödendiği belgelenmek şartı ile isteklinin kendi malı sayılır.
İdare, ihale dokümanında alımın niteliğini göz önünde bulundurarak üretim ve/veya imalat kapasitesine ilişkin kapasite raporu ile ilgili düzenleme yapabilir…” hükmü yer almaktadır.
Yukarıda belirtilen Yönetmelik hükümlerine göre, iş deneyim belgeleri, isteklilerin ihale konusu hizmet veya benzer hizmetlerdeki mesleki deneyimini ortaya koyan ve taahhüt edilen işin sözleşme bedelinin idarece koyulan şartlara uygun olarak mevzuatta belirtilen oranda tamamladığını gösteren belgeler olup, isteklilerin kapasitelerini ölçmeye yönelik olarak kullanılabilecek belge niteliğinde değildir. Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin yukarıda belirtilen “Makine, tesis ve diğer ekipmana ait belgeler” başlıklı 44 üncü maddesinin beşinci fıkrasında yer alan hüküm uyarınca, idareler isteklilerin sahip oldukları üretim kapasitelerini tevsik etmeleri amacıyla gerekli düzenlemeyi yapabilir.
İdarece, ihale konusu işin dokümanda belirtilen şart ve süre içinde ifa edilebilmesi amacıyla isteklilerin sahip olması gereken üretim kapasitesi ile ilgili olarak, idari şartnamenin 14.3.4 üncü maddesinde, “…İstekli kapasite olarak günlük en az 15.000 (onbeşbin) (varak/gün) benzer nitelikte yazma veya nadir eser sayısallaştırma yapmış olduğunu belgeleyecektir.
İhale konusu hizmetin yerine getirilmesinde en az 5 (beş) adet sayısallaştırma ünitesi kullanılacaktır…” düzenlemesinin yapıldığı görülmektedir.
Başvuru sahibi firmanın teklif dosyası incelendiğinde, ihale konusu işin ifa edilmesi sırasında kullanılacak cihazlar hakkında hazırlanan demirbaş tespitine ait serbest muhasebeci mali müşavir raporunun idareye sunulduğu görülmüştür. Söz konusu raporda, 11 adet cihazın finansal kiralama yoluyla temin edilmek suretiyle firma bünyesinde kullanıldığı belirtilmektedir. Ancak, Yönetmeliğin yukarıda belirtilen 44 üncü maddesine göre, Finansal Kiralama Kanunu hükümlerine göre edinilmiş ekipmanın kirâ sözleşmesinin eklenmesi ve ihalenin ilk ilan tarihine kadarki kirâların ödendiğinin belgelenmesi gerekmesine rağmen başvuru sahibinin teklif dosyasında bu konuda bir belgeye rastlanmamıştır. Bu tespit dışında, başvuru sahibi firmanın teklif dosyasında, idari şartnamenin yukarıda belirtilen 14.3.4 üncü maddesinde yer alan sayısallaştırma ünitesi sayısı ile ilgili şartı sağladığına dair idareye sunulan bahsi geçen raporda belirtilen cihazların idari şartnamenin aynı maddesinde belirtilen çekim kapasitesini sağladıklarını tevsik etmeye yönelik başka bir belgenin olmadığı görüldüğünden, başvuru sahibi firmanın ihale dışı bırakılmasında mevzuata aykırılık görülmemiştir.
B) İhalelere Yönelik Yapılacak Başvurular Hakkında Yönetmeliğin 20 nci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır:
i) Ön yeterlik aşamasında başvuruların, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında ise ekonomik açıdan en avantajlı teklif ve ikinci teklifin geçerli olup olmadığı yönünden yapılan incelemede;
İdari şartnamenin 14.3.4 üncü maddesinde, “İdare, ihale konusu hizmetin yapılabilmesi için gerekli gördüğü tesis, makine, teçhizat ve diğer ekipman ile ilgili bilgi ve belgeleri isteyebilir ve bunlara ait asgari yeterlik kriterleri öngörebilir.
İstekli kapasite olarak günlük en az 15.000 (onbeşbin) (varak/gün) benzer nitelikte yazma veya nadir eser sayısallaştırma yapmış olduğunu belgeleyecektir…
İhale konusu hizmetin yerine getirilmesinde en az 5 (beş) adet sayısallaştırma ünitesi kullanılacaktır.
Makine, tesis ve ekipman için kendi malı olma şartının aranmaması esastır.
Ancak isteklinin kendi malı olan makine, tesis ve ekipman; fatura ya da demirbaş veya amortisman defterinde kayıtlı olduğuna dair noter tespit tutanağı ile veya yeminli mali müşavir ya da serbest muhasebeci mali müşavir raporu ile tevsik edilir. Taahhüt edilerek temin edilecek ekipman için ise, noter onaylı taahhütname sunulması gerekir.
Geçici ithalle getirilmiş veya 10/06/1985 tarihli ve 3226 sayılı Finansal Kiralama Kanunu hükümlerine göre edinilmiş ekipman da, kira sözleşmesi eklenmek ve ihalenin ilk ilan tarihine kadarki kiraların ödendiği belgelenmek şartı ile isteklinin kendi malı sayılır.” düzenlemesinin yapıldığı görülmektedir.
İdari şartnamenin yukarıda belirtilen maddesinde isteklilerin ihale konusu iş hakkında sahip olması gereken kapasite ile ilgili olarak yapılan düzenleme doğrultusunda, ihale üzerinde kalan firmanın üretim kapasitesini tevsik etmek amacıyla Kütüphaneler ve Yayımlar Genel Müdürlüğünden alınmış ve 08.08.2006 ve 14.02.2007 tarihleri arasında gerçekleştirilen bir işte günlük olarak sayısallaştırılan ortalama poz sayısının belirtildiği bir yazıyı idareye sunduğu ve söz konusu belgenin idarece kabul edildiği görülmüştür.
Ancak, söz konusu firmanın yukarıda belirtilen yazıda bahsedilen tarihler arasında gerçekleştirilen işe ilişkin üretim kapasitesinin başvuru konusu ihale tarihi itibariyle halen mevcut olup olmadığına hakkında kapasite durumunu gösteren başkaca bir belgeye teklif dosyasında rastlanmamıştır.
Bu tespite ek olarak, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Makine, tesis ve diğer ekipmana ait belgeler” başlıklı 44 üncü maddesinde yer alan “İdare, ihale konusu hizmetin yapılabilmesi için gerekli gördüğü tesis, makine, teçhizat ve diğer ekipman ile ilgili bilgi ve belgeleri isteyebilir ve bunlara ait asgari yeterlik kriterleri öngörebilir.
Makine, tesis ve ekipman için kendi malı olma şartının aranmaması esastır.
Ancak isteklinin kendi malı olan makine, tesis ve ekipman; fatura ya da demirbaş veya amortisman defterinde kayıtlı olduğuna dair noter tespit tutanağı ile veya yeminli mali müşavir ya da serbest muhasebeci mali müşavir raporu ile tevsik edilir. Taahhüt edilerek temin edilecek ekipman için ise, noter onaylı taahhütname sunulması gerekir.
Geçici ithalle getirilmiş veya 10/06/1985 tarihli ve 3226 sayılı Finansal Kiralama Kanunu hükümlerine göre edinilmiş ekipman da, kira sözleşmesi eklenmek ve ihalenin ilk ilan tarihine kadarki kiraların ödendiği belgelenmek şartı ile isteklinin kendi malı sayılır…” hükmü doğrultusunda yapılan değerlendirme sonucunda, ihale üzerinde kalan firmanın teklif dosyasında, idari şartnamenin 14.3.4 üncü maddesinde belirtilen ihale konusu işin ifası sırasında kullanılacak en az beş adet sayısallaştırma ünitesinin isteklinin kendi malı olduğunu kanıtlayan belge veya taahhüt edilerek temin edilmesi durumunda noter onaylı taahhütname veya Finansal Kiralama Kanunu hükümlerine göre temin edilmesi durumunda ise kira sözleşmesi ile ihalenin ilk ilân tarihine kadarki kiraların ödendiğine dair belgelerden herhangi birisinin bulunmadığı görüldüğünden, söz konusu firmanın değerlendirme dışı bırakılması gerektiği sonucuna varılmıştır.
Yukarıda belirtilen sebeplerle ihale üzerinde kalan firmanın değerlendirme dışı kalması nedeniyle ihalede geçerli teklif kalmayacağından, ihalenin iptalinin gerektiği neticesine ulaşılmıştır.
Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilemeyecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, ihale işlemleri ile ihale kararının iptali gerekmektedir.
Açıklanan nedenlerle;
4734 sayılı Kanunun 56 ncı maddesinin ikinci fıkrasının (b) bendi gereğince, ihale işlemlerinin ve ihale kararının iptaline,
Oybirliği ile karar verildi. (¤¤)