(4734 S. K. m. 37, 38) (Kamu İhale Genel Tebliği m. 79)
Toplantı No: 2014/006
Gündem No: 21
Karar Tarihi: 20.01.2014
Karar No: 2014/UH.II-373
Şikayetçi: Yavuz Bal Bal Ticaret, KAZIM KARABEKİR MAH. 255. SOK. NO:14 ERZİNCAN
İhaleyi Yapan Daire: Aile Ve Sosyal Politikalar İl Müdürlüğü Aile Ve Sosyal Politikalar Bakanlığı Müsteşarlık, Şehit Yüzbaşı Fatih Devravut Cad.No:3 24040 ERZİNCAN
Başvuru Tarih ve Sayısı: 25.12.2013/40818
Başvuruya Konu İhale: 2013/165343 İhale Kayıt Numaralı "Araç Kiralama (Şoförlü)" İhalesi
Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme: Erzincan Aile ve Sosyal Politikalar İl Müdürlüğü tarafından 11.12.2013tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “Araç Kiralama (Şoförlü)” ihalesine ilişkin olarak Yavuz Bal Bal Ticaret’in 19.12.2013tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 20.12.2013tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 25.12.2013tarih ve 40818sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 24.12.2013tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.
Başvuruya ilişkin olarak 2013/4870sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.
Karar: Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.
İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, aşırı düşük teklif açıklamasında; akaryakıt hesaplamalarında ilde bulunan en az üç akaryakıt firmasından güncel akaryakıt fiyatlarının alınmadığı, araçların periyodik bakımlarına ait proforma faturaların araçların gerçek bakım masraflarını karşılamadığı, lastiklere ait proforma faturaların toplamlarında hata bulunduğu hususları dikkate alındığında, aşırı düşük teklif açıklamasının Kamu İhale Genel Tebliği’ne uygun yapılmadığı iddialarına yer verilmiştir.
Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:
4734 sayılı Kanun’un 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.
İhale komisyonu;
a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,
b)Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,
c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,
Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.
(Ek fıkra: 20/11/2008-5812/12 md.) İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterleri esas alır. Kurum bu maddenin uygulanmasında; aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkilidir.”hükmü yer almaktadır.
Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79’uncu maddesinde “… 79.4.1. İsteklilerce yapılacak aşırı düşük teklife ilişkin açıklamalar belgelere dayanmalıdır. Belgelere dayanılmaksızın yapılan açıklamalar kabul edilmeyerek söz konusu teklifler reddedilecektir.
79.4.2. İhale komisyonu tarafından yapılacak aşırı düşük teklif değerlendirmesinde aşağıdaki hususların dikkate alınması gerekmektedir.
79.4.2.1. İhale komisyonu, teklifin önemli bileşenlerine ilişkin olarak;
a) Verilecek hizmetin ekonomik olması,
b) Seçilen teknik çözümler ve hizmetlerin temininde kullanılacak avantajlı koşullar,
c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,
hususlarında istekliler tarafından belgelere dayalı olarak yapılan yazılı açıklamaları da dikkate almak suretiyle aşırı düşük teklifleri değerlendirerek ihaleyi sonuçlandıracaktır.
79.4.2.2. Verilecek hizmetin ekonomik olması, seçilen teknik çözümler, hizmetin yerine getirilmesinde kullanılacak avantajlı koşullar veya hizmetin özgünlüğü hususunda bir açıklamada bulunulması durumunda; sadece bu hususların neler olduğu değil, belirtilen çözüm, avantajlı koşul, özgünlük ya da hizmetin ekonomik olması sayesinde elde edilen maliyet avantajının da bilgi ve belgelere dayalı olarak açıklanması gerekmektedir.
79.4.2.3. Teklifi aşırı düşük bulunan isteklilerin, tekliflerinde önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili olarak Kanunun 38 inci maddesi uyarınca yapacakları açıklamaya dayanak teşkil eden bilgi ve belgeleri sunmaları gerekmektedir.
İsteklilerin açıklamalarına dayanak teşkil eden bilgi ve belgeler;
a. Tedarikçi veya üreticilerden alınan proforma faturalar,
b. Fiyat teklifleri,
c. Kamu kurum ve kuruluşları tarafından sunulan mal ve hizmetlere ilişkin ilan edilmiş fiyat tarifeleri veya bunlardan alınmış fiyat teklifleri,
ç. Kamu kurum ve kuruluşları tarafından ilgili mala ilişkin ilan edilen asgari fiyatlar,
d. Perakende satış yapan zincir mağaza veya marketlerin yayımladıkları fiyat kataloglarında yer alan fiyatlar,
e. Ticaret borsalarına kayıtlı mallara ilişkin olarak 5174 sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Odalar ve Borsalar Kanununun 51 inci maddesinin (c) bendi uyarınca borsa idaresi tarafından düzenlenen ilgili malın fiyatını gösteren belgeler,
f. Yaş sebze ve meyve için, Yaş Sebze ve Meyve Ticaretinin Düzenlenmesi ve Toptancı Halleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname uyarınca faaliyet gösteren toptancı hali idaresi tarafından düzenlenen ilgili malın fiyatını gösteren belgeler,
g. İsteklinin ürettiği, aldığı veya sattığı mallara ilişkin maliyet/satış tutarı tespit tutanaklarıdır.
İstekliler tekliflerine ilişkin olarak yukarıda sayılan belgelerden kendileri için uygun olanları (79.4.2.4-79.4.2.13) maddelerine göre yapacakları açıklamalar kapsamında sunacaklardır.
Yukarıda sayılan belge ve bilgilerden hiçbiri ile açıklama yapılmasının fiilen mümkün olmadığının anlaşıldığı durumlarda istekli tarafından gerekçesi belirtilmek suretiyle ilgili mevzuatına göre son 12 ay içinde düzenlenen açıklamaya elverişli diğer belge ve bilgiler kullanılarak da açıklama yapılabilir. (Örnek: Yurt dışından ithal edilen mallara ilişkin olarak gümrük giriş beyannamesi kullanılarak açıklama yapılabilir.)
79.4.2.4. Tedarikçi veya üreticilerden alınan birim fiyatları gösteren proforma fatura sunularak açıklama yapılması durumunda proforma faturadaki birim satış tutarı;
a) Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında yer alan (Ek-O.5) ağırlıklı ortalama birim maliyetin,
b) Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında yer alan (Ek-O.5) ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin,
altında olamaz.
Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından proforma fatura üzerine; “Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.
Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından proforma fatura üzerine; “Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.
Kaşeleme işlemi bu Tebliğin 8.4 maddesinde belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.
79.4.2.5. İsteklilerce yapılan açıklamalarda; teklifin bir bölümünü oluşturan iş kalemlerine/gruplarına ilişkin olarak piyasada o alanda faaliyet gösteren kişilerden alınan fiyat tekliflerinin sunulması halinde, fiyat teklifinde belirtilen veya fiyat teklifine göre hesaplanan birim fiyat;
a) Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında (Ek-O.6) yer alantoplam birim maliyet tutarının,
b) Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında (Ek-O.6) yer alanağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin,
altında olamaz.
Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından fiyat teklifinin üzerine; “Birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki toplam birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.
Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından fiyat teklifinin üzerine; “Birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.
Kaşeleme işlemi bu Tebliğin 8.4 maddesinde belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.
79.4.2.6. İsteklinin, kamu kurum ve kuruluşları tarafından sunulan mal ve hizmetlere ilişkin fiyat tekliflerini kullanması halinde sadece ilan/davet ile ihale tarihi arasında (ihale tarihi hariç) düzenlenmiş fiyat teklifini sunması yeterlidir.
79.4.2.7. İsteklinin, kamu kurum ve kuruluşları tarafından sunulan mal ve hizmetlere ilişkin ilan edilen fiyat tarifelerinde belirtilen fiyatları kullanması halinde sadece ilan/davet ile ihale tarihi arasında (ihale tarihi hariç) geçerli olan bir tarifeyi gösterir belgeyi sunması yeterlidir. (Örnek: Orman Genel Müdürlüğüne bağlı işletmeler tarafından satılan ürünlere ilişkin ilan edilmiş fiyatlar vb.)
79.4.2.8. İstekli tarafından açıklaması yapılacak girdinin fiyatının, kamu kurum ve kuruluşlarınca ilan edilen ilgili mala ilişkin asgari fiyatlara uygun olması halinde sadece ilan/davet ile ihale tarihi arasında (ihale tarihi hariç) geçerli olan asgari fiyatın belgelendirilmesi suretiyle açıklama yapılması yeterlidir.(Örnek: EPDK tarafından il bazında günlük olarak yayımlanan akaryakıt fiyatları vb.) …” açıklaması yer almaktadır.
17.12.2013 tarihli ihale komisyonu kararında Ceylan Tur Oto Kiralama Servis Nakliyat Turizm İnşaat Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi’nden “araç giderleri ve işçilik maliyeti”bileşenleri ile ilgili açıklama istenildiği, açıklama sunan isteklinin açıklamasının yeterli görülerek ihalenin adı geçen istekli üzerinde bırakılmasına karar verildiği belirtilmiştir.
İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından yapılan açıklamanın incelenmesi neticesinde;
İsteklinin ihale konusu işte çalıştırılacakları araçlardan 2 adet 16+1 kişilik minibüs ile 1 adet 4+1 kişilik aracın firmalarına ait olduğunun belirtildiği, ihale konusu iş için yalnız 2 adet 4+1 kişilik aracın kiralama yolu ile temininin öngörüldüğü,
Açıklama ekinde sunulan ruhsat örneklerinin Fiat Doblo Kargo (Combi1.3Mjet), CitroenJumper ile VW Crafter 2.5 TDI marka ve adlı araçlara ait olduğu,
2 adet “2012 Model Renault KongooMultix 1,5 DCİ” aracının kirası için Divriği Atılım Ltd. Şti.nden alınan proforma faturanın sunulduğu, proforma faturada teklif fiyatına her türlü bakım - onarım, lastik değişimi – onarımı, kasko, sigorta, MTV, muayene giderlerinin dahil olduğunun belirtildiği, ancak proforma faturada farklı maliyet kalemlerinin ve ilgili birim fiyatlarının ayrı ayrı ele alınması gerekirken bu kalemlerin tek bir iş kalemi olarak ele alınmış olması nedeni ile söz konusu proforma faturanın uygun olmadığı, dolayısıyla bahsedilen proforma faturaya konu giderlerin mevzuata uygun şekilde tevsik edilmediği,
Akaryakıt hesabında motorin birim fiyatının 3,90 TL olarak alındığı, buna ilişkin Petrol Ofisi A.Ş.nin 16.12.2013 tarihli tavsiye edilen mahalli akaryakıt perakende satış fiyatları listesinin sunulduğu, söz konusu belge Tebliğin 79.4.2.8’inci maddesine uygun olmamakla birlikte istekli tarafından öngörülen motorin birim fiyatının EPDK tarafından Erzincan ili bazında ihale ilanı ile ihale tarihi arasında yayımlanan akaryakıt fiyatlarının altında olmadığı dikkate alındığında söz konusu birim fiyatın istikrar kazanmış Kurul kararları doğrultusunda uygun olduğu,
4+1 kişilik araçların bakım ve onarım giderlerine ilişkin yapılan açıklamada, Fiat marka aracın bakım ve onarımı için ilgiliden alınan proforma faturanın sunulduğu, diğer iki aracın bakım ve onarım giderlerinin ise kira bedeline dahil olduğunun belirtildiği,
16+1 kişilik araçların bakım ve onarım giderlerine ilişkin yapılan açıklamada, Volkswagen marka aracın bakım ve onarımı için ilgiliden alınan proforma faturanın sunulduğu, iki aracın toplam bakım ve onarım giderinin söz konusu proforma faturada yer alan tutar üzerinden hesaplandığı, ancak isteklinin ihale konusu işte kullanmayı öngördüğü 16+1 kişilik araçların aynı araçlar olmaması nedeni ile bir aracın bakım ve onarım gideri için alınan proforma fatura üzerinden yapılan açıklamanın uygun olmadığı,
Lastik giderlerine ilişkin Gürün Otomotiv Tic. San. Ltd. Şti.nden alınan istekli adına düzenlenen 14.12.2013 tarihli faturanın sunulduğu, bu faturada iki farklı lastiğin birim fiyatlarının sırası ile 237,29 TL ve 110,17 TL olarak belirlendiği, isteklinin toplam lastik maliyetini “110,07x8 adet = 880,56 TL, 16 x 237,29 TL = 2.532,90 TL” işlemleri sonucunda bulduğu, söz konusu işlemler incelendiğinde ilk işlemde birim fiyatın hatalı alındığı, diğer işlemde ise çarpım sonucunun hatalı bulunduğu, öte yandan söz konusu faturanın Kamu İhale Genel Tebliği uyarınca birim fiyatı tevsik amacı ile kullanılamayacağı dikkate alındığında istekli tarafından lastik giderlerine ilişkin yapılan açıklamanın yeterli olmadığı,
Ayrıca istekli tarafından ihale konusu işteki giderler için maliyet/satış tutarı tespit tutanağı sunulmuşsa da bu şekilde bir açıklamanın da Kamu İhale Genel Tebliği’ne uygun olmadığı tespit edilmiştir.
Bu itibarla ihale üzerinde bırakılan Ceylan Tur Oto Kiralama Servis Nakliyat Turizm İnşaat Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi tarafından yapılan açıklamanın yeterli olmadığı anlaşıldığından anılan isteklinin teklifinin reddedilmesi gerekmektedir.
Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, Ceylan Tur Oto Kiralama Servis Nakliyat Turizm İnşaat Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi’nin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.
Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,
Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,
Oybirliği ile karar verildi. (¤¤)