(4734 S. K. m. 38, 54, 65) (İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik m. 20)
Toplantı No: 2009/011
Gündem No: 161
Karar Tarihi: 09.02.2009
Karar No: 2009/UH.III-698
Şikayetçi:
Harput İaşe İnş. Turizm Gıda San. ve Tic. Ltd. Şti., Gündoğdu Mahallesi Mersinli Ahmet Cad. No:113 MERSİN
İhaleyi yapan idare:
Balıkesir Üniversitesi Rektörlüğü Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı, Çağış Kampusü BALIKESİR
Başvuru tarih ve sayısı:
26.12.2008 / 37233
Başvuruya konu ihale:
2008/165682 İhale Kayıt Numaralı "Dört Kaptan Oluşan Servise Hazır Yemek İhalesi" İhalesi
Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme:
06.02.2009 tarih ve H.54.68.0232/2008-69E sayılı Esas İnceleme Raporunda;
Balıkesir Üniversitesi Rektörlüğü Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı tarafından 28.11.2008 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “Dört Kaptan Oluşan Servise Hazır Yemek İhalesi” ne ilişkin olarak Harput İaşe İnş. Turizm Gıda San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin 18.12.2008 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 19.12.2008 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 26.12.2008 tarih ve 37233 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 24.12.2008 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,
İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;
Karar verilmesine yer olmadığına,
Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.
Karar:
Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:
İtirazen şikayet dilekçesinde özetle; tekliflerinin aşırı düşük olmadığı ve aşırı düşük tekliflerine ilişkin açıklamalarının uygun görülmemesinin yerinde olmadığı iddialarına yer verilmiştir.
A- Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:
4734 sayılı Kamu İhale Kanununun “Aşırı Düşük Teklifler” başlıklı 38 nci maddesinde,
“İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.
İhale komisyonu;
a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,
b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,
c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,
Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.” hükmü bulunmaktadır.
Teklifi yaklaşık maliyete ve diğer tekliflere göre daha düşük olan başvuru sahibinin teklifinin 4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesine göre idarece aşırı düşük teklif olarak değerlendirildiği ve yapılan aşırı düşük teklif sorgulaması sonucunda başvuru sahibi tarafından sunulan açıklama yeterli görülmeyerek başvuru sahibinin teklifinin reddedildiği tespit edilmiştir.
Başvuru sahibinin aşırı düşük teklif açıklamalarının uygun görülmeme gerekçelerine ilişkin olarak başvuru sahibine gönderilen 16.12.2008 tarihli cevabi yazıda,
“1- Teknik şartnamenin II. ve III. maddelerinde yemekte kullanılacak malzemelerin özellikleri başlığı altında malzemelerin 1. Kalite ve Türk Gıda Kodeks Yönetmeliğine ve TSE etiketi taşıyan ve piyasada kabul görmüş marka ve ürünlerin kullanılacağı yazılmasına rağmen 1. sınıf malzeme fiyatlarının verilmediği görülmüştür.
2- Teknik şartnamenin III. maddesi (i) bendinde; içme suyunun Belediye ve Hıfzısıhha Kurumu kararlarına uygun piyasadan 19 lt. damacanalarda satılan sulardan kullanılacaktır, denilmesine rağmen yaklaşık 50.000 (Ellibin) YTL olan içme suyu bedeline maliyet hesaplamalarında değinilmemiştir.
3- Teknik şartnamenin V. maddesi, firmanın yükümlülükleri başlığı altındaki 19. maddesinde istenilen personel sayısı, eğitim ve öğretimin yoğun olduğu dönemlerde toplam 46 adet personel, sınav dönemi ve ara tatillerde çıkarılacak yemek sayısına göre yeterli sayıda personel temin edecektir. Yaz döneminde en az 8 personel çalıştırılacaktır, denmesine rağmen işçilik giderlerinde 46 Adet personelin 6 aylık maliyetlerinin hesaplanması yapılmıştır. Yaz aylarında çalıştırılacak 8 adet personel dikkate alınmamıştır.
4- Teknik şartnamenin V. maddesinin 27. bendinde ihale üzerinde kalan müteahhit firmanın temin edeceği demirbaş malzemelerin temini yaklaşık 120.000-130.000 YTL olabileceği hesaplanmasına rağmen sadece 60.000 YTL olarak hesaplama yapılmıştır.
5- Komisyonumuza vermiş olduğunuz alt yüklenicilere yaptırılacak işler taahhütnamesine göre üniversitemize bağlı 15 ilçe fakülte ve yüksekokullarda verilecek olan 210.000 adet yıllık yemek işi için herhangi bir maliyet hesabı yapılmamıştır.”
Hususlarına yer verildiği görülmüştür.
Bu yazıda belirtilen gerekçeler aşağıda irdelenmiştir:
1 inci gerekçeye ilişkin olarak:
Başvuru sahibi tarafından aşırı düşük teklifine ilişkin açıklamasının ekinde yemek üretiminde kullanılacak malzemelerin birim fiyatlarına ilişkin proforma fatura sunulduğu, bu proforma faturalarda ise malzemeye ilişkin malzemenin adı ve fiyatı dışında başka bir bilgiye yer verilmediği görülmüştür. İsteklilerin teklif mektuplarında ayrım ve sınırlama yapmadan ihale dokümanında düzenlenen bütün koşulları kabul ettikleri ve idare tarafından ileri sürülen malzeme fiyatlarının birinci sınıf malzemeye ait olmadığı gerekçesinin de somut bir veriye dayanmadığı dikkate alınarak idarenin gerekçesi yerinde bulunmamıştır.
2 nci gerekçeye ilişkin olarak:
Bu gerekçeye ilişkin olarak itirazen şikayet dilekçesinde; su bedelinin teklifte dikkate alınmamış olsa da söz konusu bedelin öngörülen kârdan karşılanmasının mümkün olduğu belirtilmiştir. Başvuru sahibinin açıklamasında ihale konusu işte elde edilmesi öngörülen kârın 111.000,51 YTL olarak belirlendiği dikkate alındığında, idarece 50.000,00 YTL olarak hesaplanan su bedelinin bu kârdan karşılanması mümkün olmakla birlikte, istekli tarafından öngörülen kârın önemli bir kısmını oluşturan bu kalemin teklif bedelinin belirlenmesi aşamasında dikkate alınmamasının isteklinin maliyet çalışmasının güvenilir olmadığını ortaya koyması nedeni ile idarenin bu gerekçesi yerinde görülmüştür.
3 üncü gerekçeye ilişkin olarak:
İdari şartnamenin 49.2 nci maddesinde, “İşin süresi 364 (ÜçYüzAltmışDört) takvim günüdür. İşe başlama tarihi 02/01/2009; işi bitirme tarihi 31/12/2009 dur. … (Üniversitemizde okulların açık olduğu gün sayısı yaklaşık 150-160 gündür.)” düzenlemesine,
Aynı şartnamenin 56 ncı maddesinde, ”… Üniversitemizde 2008-2009 Öğrenim Yılında okulların açık olduğu gün sayısı yaklaşık 150-160 gündür.” düzenlemesine,
Teknik şartnamenin V-19 uncu maddesinde, “Firma Balıkesir Merkez mutfak ve yemekhanelerde yemek pişirilmesi personel yemekhanelerine yemeğin ulaşması, öğrenci ve personele yemek servisi yapılması, servis sonrası bulaşık ve temizlik işlemlerinin gerçekleştirilmesi için;
1 adet yönetici İşletme veya Kamu Yönetimi mezunu
1 adet gıda mühendisi Fakülte Mezunu
1 adet aşçıbaşı En az ilköğretim diploması, ustalık belgesi ve referans
10 adet aşçı En az ilköğretim diploması, ustalık belgesi ve referans
8 adet aşçı yardımcısı En az ilköğretim diploması, kalfalık belgesi ve referans
1adet kasap En az ilköğretim diploması ve referans
3adet garson En az ilköğretim diploması
14 adet temizlikçi En az ilköğretim diploması
4adet bulaşıkçı En az ilköğretim diploması
2adet şoför En az ilköğretim diploması ve ehliyet belgesi
1 adet ambar memuru En az ilköğretim diploması
Eğitim ve öğretimin yoğun olduğu dönemlerde toplam 46 adet, sınav dönemi ve ara tatillerde çıkartılacak yemek sayısına göre yeterli sayıda personel temin edecektir.Yaz döneminde ilçelerde yemek çıkarılmayacaktır. Ancak merkezde tatil ve yaz döneminde yemek çıkartıldığı zaman en az 8 (sekiz) personel çalıştırılacaktır.
Firma veya alt yüklenici İlçe Fakülte ve Yüksekokullarında vereceği yemeği kendi mutfağında üretip servise sunacaksa her okulda en az 1 adet (Tüm ilçe Fakülte ve Yüksekokullarında toplam en az 15 kişi) servis elemanı çalıştıracaktır.” düzenlemesine,
Yer verildiği görülmüştür.
Başvuru sahibinin sunduğu açıklamanın analiz sayfası ve ekinde yer alan işçilik hesaplama modülünden, teklif bedelinin belirlenmesinde 46 işçinin 6 aylık ücretinin teklif bedeline dahil edildiği tespit edilmiştir.
Ancak ihale konusu işin yerine getirileceği zaman dilimi incelendiğinde, teknik şartnamede bahsedilen 46 işçi için ücret ödenecek gün sayısının 180 günün üzerinde olduğu dolayısı ile isteklinin bu işçilerin giderleri için öngördüğü bedelin yetersiz olduğu anlaşılmıştır.
Yine tatil ve yaz döneminde çalışacak işçiler için ödenecek ücretlerin teklif bedeline dahil edilmemiş olması isteklinin işçilik giderlerini eksik hesapladığını göstermektedir.
Ayrıca itirazen şikayet dilekçesinde eksik hesaplanan işçilik giderlerinin kârdan karşılanabileceği belirtilmiştir.
Ancak istekli tarafından eksik hesaplanan ve/veya hesaplanmayan giderlerin olması isteklinin maliyet çalışmasının güvenilir olmadığını ortaya koyduğundan idarenin gerekçesi yerinde görülmüştür.
4 üncü gerekçeye ilişkin olarak:
Teknik şartnamenin 5 inci bölümünün 27 nci maddesinde,
“İdarece müteahhit firmaya teslim edilen demirbaşlar, makineler, buzdolapları, araç ve gereçler dışında eksik olan malzemeler
İhale üzerinde kalan Müteahhit firmanın temin edeceği demirbaş malzemeleri:
Konveyörlü Bulaşık Makinesi (2000 TB/S Yıkama Kapasiteli) 1 Adet
Giyotin Tipi Bulaşık Makinesi (1000 TB/S Yıkama Kapasiteli) 5 Adet
32 No Kıyma Makinesi (380 Volt) ( 600 KG/S Kapasiteli) 1 Adet
Patates Soyma Makinesi (380 Volt) (10 KG/Sefer Kapasiteli) 1 Adet
Sulu Sistem Benmari (4 Gözlü 1/1 Gnl Küvetli) 7 Adet
Yemek Taşımaya elverişli Panelvan araç (5 Yaşını geçmemiş) 2 Adet
600 kişilik personel yemekhaneleri için yemek tabağı ve yemek tepsisi temin edecektir.
Eksik olan malzemelerle ilgili İdarenin yazılı bildiriminden itibaren 10 iş günü içinde firmaca bahsi geçen malzemeler alınacak ve idareye bilgi verilecektir. İdarenin beğenmediği kalite nicelik ve nitelikteki demirbaş malzeme ve teçhizat müteahhit firma tarafından geri iade edilecektir. Müteahhit firma idarenin yazılı ihtarına rağmen bu maddede yazılı taahhüdünü yerine getirmez ise, cezai işlem uygulanır. Müteahhit firma şimdiden bu madde hükmünü kabul ve taahhüt eder.” düzenlemesi yer almaktadır.
Başvuru sahibinin sunduğu açıklamanın analiz sayfasında teknik şartnamenin 5 inci bölümünün 27 nci maddesinde bahsedilen ilk 6 kaleme toplam 60.750,00 YTL öngörüldüğü ve bu bedele ilişkin proforma fatura sunulduğu ancak istekli tarafından anılan maddede bahsedilen yemek tabağı ve yemek tepsisi maliyetine ilişkin her hangi bir açıklama yapılmadığı görüldüğünden isteklinin bu maddede bahsedilen giderlere ilişkin açıklamasının yetersiz olduğu anlaşılmıştır.
5 inci gerekçeye ilişkin olarak:
İdari şartnamenin 56 ıncı maddesinde,
“A-Fakülte ve Yüksekokullara Ait Yemek Sayıları:
1- Necatibey Eğitim Fakültesi Binası altındaki Merkez
Mutfağında (Merkez Fakülte ve Yüksekokullar) 650.000 Adet
2- Bandırma İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi 30.000 Adet
3- Bandırma Meslek Yüksekokulu 10.000 Adet
4- Erdek Meslek Yüksekokulu 6.000 Adet
5- Gönen Meslek Yüksekokulu 20.000 Adet
6- Susurluk Meslek Yüksekokulu 16.000 Adet
7- Edremit Meslek Yüksekokulu 20.000 Adet
8- Burhaniye Meslek Yüksekokulu 20.000 Adet
9- Havran Meslek Yüksekokulu 20.000 Adet
10- Ayvalık Meslek Yüksekokulu 14.000 Adet
11- Dursunbey Meslek Yüksekokulu 20.000 Adet
12- Sındırgı Meslek Yüksekokulu 15.000 Adet
13- Bigadiç Meslek Yüksekokulu 5.000 Adet
14- Savaştepe Meslek Yüksekokulu 5.000 Adet
15- Altınoluk Meslek Yüksekokulu 5.000 Adet
16- İvrindi Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu 4.000 Adet
Toplam 860.000 Adet
Ayrıca ilçe Fakülte ve Yüksekokulların yemeklerini firma yada alt yüklenici kendi mutfağında hazırlayıp getirecektir.
…
B- Alt Yükleniciler:
Üniversitemizin İlçe Fakülte ve Yüksekokullarında donanımlı yemek üretecek mutfağı olmadığından, firma veya alt yüklenici servise hazır yemeği kendi mutfağında hazırlayıp getirecektir. İstekliler ihale konusu hizmet için; Merkez Fakülte ve Yüksekokullar hariç, isterlerse, İlçelerdeki Fakülte ve Yüksekokullardan alt yüklenicilere yaptırmayı düşündükleri işlere ait listeyi, teklif eki olarak tekliflerine dahil edeceklerdir. …” düzenlemesi bulunmaktadır.
İdari şartnamenin anılan maddesinden ihale konusu işin 650.000’ i idarenin mutfaklarında 210.000’ i ise yüklenicinin veya alt yüklenicinin mutfaklarında yapılacak toplam 860.000 adet yemeği kapsadığı anlaşılmaktadır.
Başvuru sahibinin aşırı düşük teklifine ilişkin açıklamasında, maliyet analizini 860.000 adet yemek üzerinden yaptığı ve bu analizde yemek üretim yerine ilişkin her hangi bir ayrım yapmadığı tespit edilmiştir.
Başvuru sahibinin teklif dosyasında ilçe fakülte ve yüksekokullarında verilecek hizmeti alt yüklenicilere yaptıracağına dair beyanda bulunduğu dikkate alındığında; bu ilçe fakülte ve yüksekokullarında verilecek 210.000 adet yemek ile idarenin mutfaklarında üretilecek 650.000 adet yemeğin maliyetine ilişkin istekli tarafından aşırı düşük teklif sorgulaması kapsamında yapılacak açıklamaların farklı olması gerektiği anlaşılmaktadır.
Ancak isteklinin açıklamasında ihale konusu işte öngördüğü farklı temin yöntemlerini dikkate almadığı görüldüğünden isteklinin açıklamasının yetersiz olduğu sonucuna ulaşılmıştır.
Bunların dışından istekli tarafından “temizlik ve hijyen giderleri” ile “masaüstü giderlerine” ilişkin yapılan açıklamada bu giderlere ilişkin verilerin halen yürütülmekte olan işlerden alındığının belirtildiği görülmüştür.
Ancak isteklinin bu giderlere ve maliyet analizinde kullandığı LPG ve ilaçlama giderlerine ilişkin her hangi bir tevsik edici belge sunmadığı görülmüştür.
Yapılan tespit ve değerlendirmeler sonucunda başvuru sahibinin aşırı düşük teklif sorgulamasına sunduğu açıklamanın yeterli olmadığı görüldüğünden başvuru sahibinin teklifinin reddedilmesinde mevzuata aykırılık bulunmadığı anlaşılmıştır.
B) İhalelere Yönelik Yapılacak Başvurular Hakkında Yönetmeliğin 20 nci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır:
ı) Ön yeterlik veya tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında itirazen şikayet konusu yapılan işlemler bakımından diğer aday ve isteklilere eşit muamele yapılıp yapılmadığı yönünden yapılan incelemede;
İhale üzerinde kalan istekli Derya Rest.Gıda Day. Tük. Mad. Trz. San. ve Tic. Ltd. Şti. - Sembol Hazır Yemek ve Gıda San. Tic. Ltd. Şti. İş Ortaklığının sunduğu açıklama incelendiğinde:
1- İstekli tarafından alt yükleniciye yaptıracak işlerin 609.000,00 YTL olarak öngörüldüğü ancak bu hususa ilişkin her hangi bir proforma fatura / anlaşma sunulmadığı,
2- Şartnamede temini öngörülen demirbaşların firmalarında mevcut olması nedeni ile her hangi bir bedel öngörülmediğinin belirtildiği ve bu hususa ilişkin tevsik edici bir belge sunulmadığı,
3- Et ve bakliyat gibi yemek malzemeleri ile LPG dışındaki maliyet bileşenlerine ilişkin tevsik edici belge sunulmadığı,
Tespit edilmiştir.
Dolayısı ile istekli tarafından bütün teklif bileşenlerinin belgelendirilmek suretiyle açıklanmadığı görüldüğünden isteklinin açıklamasının yeterli olmadığı ve teklifinin reddedilmesi gerektiği sonucuna ulaşılmıştır.
Başvuruya konu ihalenin, Kamu İhale Kurulunun 19.01.2009 tarih ve 2009/UH.III-311 sayılı kararı ile iptal edildiği anlaşılmıştır.
Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılığı belirlenen ihale işlemlerinin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, ihale üzerinde bırakılan isteklinin değerlendirme dışı bırakılması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmekle birlikte incelemeye konu ihale, Kurulun 19.01.2009 tarih ve 2009/UH.III-311 sayılı kararı ile iptal edildiğinden karar verilmesine gerek bulunmamaktadır.
Açıklanan nedenlerle;
Karar verilmesine yer olmadığına,
Oybirliği ile karar verildi. (¤¤)