(4734 S. K. m. 38, 56) (Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği m. 65) (İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik m. 20)
Toplantı No: 2008/080
Gündem No: 72
Karar Tarihi: 18.12.2008
Karar No: 2008/UY.II-5031
Şikayetçi:
Kaanlar Taahhüt Nak. İnş. Tic. San. Ltd. Şti., Karadeniz Mahallesi Doğan Sokak 36/3 SAMSUN
İhaleyi yapan idare:
Samsun İl Çevre ve Orman Müdürlüğü,19 Mayıs Mah. Ağabali Cad. No:13/a SAMSUN
Başvuru tarih ve sayısı:
04.11.2008 / 30879
Başvuruya konu ihale:
2008/146246 İhale Kayıt Numaralı “Ziyaretçi Merkezinin Çevre Duvarı, Kule Son Kat Cephesi ve Çevre Düzenleme İle Kule 1 ve Kule 2´nin İnşaat İmalatları Yapım İşi” İhalesi
Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme:
03.12.2008 tarih ve II.Y.46.16.0229/2008-59E sayılı Esas İnceleme Raporunda;
Samsun İl Çevre ve Orman Müdürlüğü tarafından 25.09.2008 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “Ziyaretçi Merkezinin Çevre Duvarı, Kule Son Kat Cephesi ve Çevre Düzenleme İle Kule 1 ve Kule 2´nin İnşaat İmalatları Yapım İşi” ihalesine ilişkin olarak Kaanlar Taahhüt Nak. İnş. Tic. San. Ltd. Şti.’nin 20.10.2008 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 24.10.2008 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 04.11.2008 tarih ve 30879 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 04.11.2008 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,
İdare tarafından gönderilen ihale işlem dosyasının incelenmesinden;
4734 sayılı Kanunun 56 ncı maddesinin ikinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikayet başvurusunun uygun bulunmadığına,
Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.
Karar:
Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:
İtirazen şikayet dilekçesinde özetle;
1) Söz konusu ihalede, idare tarafından aşırı düşük kapsamına giren firmalardan aşırı düşük açıklaması istendiği, 06.10.2008 tarihinde aşırı düşük açıklaması verme süresinin sona erdiği, ihale komisyonunun aşırı düşük kapsamına giren firmaların süre uzatımı talebi olmadan, süre uzatımı verdiği,
2) Aşırı düşük açıklaması veren firmaların açıklamalarının inandırıcı olmadığı çünkü ihale komisyonunca ihale dokümanında aşırı düşük kapsamında imalat bileşenleri, proforma fatura ve analizler istendiği,
İddia edilmektedir.
A- Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:
1) Başvuru sahibinin 1 inci iddiasına ilişkin olarak:
Tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında idare tarafından, teklifleri aşırı düşük olarak değerlendirilen Murtazaoğlu İnş. San. Tic. Ltd. Şti., Orka İnş. Nak. Taah. Hay. Turz. San. ve Tic. Ltd. Şti. ve Tek Yapı PVC İnş. Dek. San. Tic. Ltd. Şti.’nden 25.09.2008 tarihli yazılar ile tekliflerini oluşturan ana imalatların, bileşenlerin, imalat sürecinde ve yapım esnasında kullanılacak avantajlı koşulların ayrıntılı olarak belirtileceği bir raporun hazırlanarak tebliğ tarihinden itibaren 3 gün içinde idareye ulaştırılması hususlarına yer verilerek aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği görülmüştür.
İdarece gönderilen ihale işlem dosyasında yer alan tebligat alındılarının incelenmesi neticesinde; aşırı düşük teklif açıklaması isteme yazılarının 26.09.2008 tarihinde, anılan isteklilere taahhütlü olarak tebliğ edilmesi için tebligata çıkarıldığı, söz konusu yazının Orka İnş. Nak. Taah. Hay. Turz. San. ve Tic. Ltd. Şti.’ne 06.10.2008 tarihinde, Tek Yapı PVC İnş. Dek. San. Tic. Ltd. Şti.’ne 07.10.2008 tarihinde, Murtazaoğlu İnş. San. Tic. Ltd. Şti.’ne ise 08.10.2008 tarihinde tebliğ edildiği anlaşılmıştır.
Başvuru sahibinin iddialarına idarece verilen cevapta; 25.09.2008 tarih ve 1436-5485 sayılı yazı ile 26.09.2008 tarihinde taahhütlü olarak 3 firmaya aşırı düşük savunması verebilmeleri için yazı gönderildiği, ancak 27.09.2008-05.10.2008 tarihleri arası bayram tatili ve idari tatil olduğu için posta dağıtımının yapılmadığının PTT yetkilileri ile yapılan şifahi görüşmelerde anlaşıldığı, bunun üzerine 06.10.2008 tarihinde aşırı düşük teklif veren firmalara söz konusu yazının elden tekrar tebliğ edildiği ve 3 günlük savunma süresinin bu tarihte başlatıldığı belirtilmiştir.
Şikayet üzerine, idare tarafından Samsun PTT Başmüdürlüğüne hitaben yazılan 20.10.2008 tarih ve 1722-5841 sayılı yazıyla; İl Müdürlükleri tarafından 26.09.2008 tarihinde, TB01140760458, TB01140718763 ve TB01140760441 posta kodları ile tebligat şeklinde gönderilen posta alındılarının alıcılarına 06.10.2008, 07.10.2008 ve 08.10.2008 tarihlerinde ulaştırıldığının posta tebligatlarından anlaşıldığı, idari tatil olan 27.09.2008-05.10.2008 tarihleri arasında söz konusu adreslerin bulunduğu bölgelere posta dağıtımının yapılıp yapılmadığının bildirilmesi hususunda bilgi istenildiği görülmüştür.
Samsun PTT Başmüdürlüğünün 27.10.2008 tarih ve 16663 sayılı cevabi yazısında; bayram tatili nedeniyle tebligat servisinin kapalı olması ve APG-Kargo dışında posta dağıtımı yapılmaması nedeniyle kayıt ve dağıtım işlemlerinin bayram sonrasına sarktığı, ayrıca Tebligat Tüzüğünün 12 nci maddesi gereğince belirtilen müddet tayinine göre tebligatın zaman yönünden tebliğine dair herhangi bir sorun bulunmadığı hususlarına yer verilmiştir.
İdarece, teklifleri aşırı düşük olarak değerlendirilen Murtazaoğlu İnş. San. Tic. Ltd. Şti., Orka İnş. Nak. Taah. Hay. Turz. San. ve Tic. Ltd. Şti. ve Tek Yapı PVC İnş. Dek. San. Tic. Ltd. Şti.’nin her birine, 26.09.2008 tarihinde posta yoluyla tebliğe çıkarılan aşırı düşük teklif açıklaması isteme yazılarının, bayram tatili ve idari tatil olan 27.09.2008-05.10.2008 tarihleri arasından sonraki ilk iş günü olan 06.10.2008 tarihinde, ayrıca elden tebliğ edildiği, verilen 3 günlük sürenin bu tarihten itibaren başlatıldığı ve Murtazaoğlu İnş. San. Tic. Ltd. Şti. ile Orka İnş. Nak. Taah. Hay. Turz. San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin süresi içinde açıklamalarını idareye sunduğu tespit edilmiştir.
Söz konusu tespitler çerçevesinde, idarece teklifleri aşırı düşük olarak değerlendirilen isteklilere bu hususa ilişkin tebligatın araya bayram tatilinin girmesi nedeniyle yapılamadığı, gerekli tebligatın bayram tatili sonrası, ilk iş günü içerisinde usule uygun olarak yapıldığı, bu durumun idarece isteklilere ek süre verilmesi anlamına gelmediği, diğer taraftan 3 günlük sürenin usule göre tebligatın yapıldığı tarihten itibaren başlatıldığı anlaşıldığından başvuru sahibinin iddiası yerinde görülmemiştir.
2) Başvuru sahibinin 2 nci iddiasına ilişkin olarak:
4734 sayılı Kanunun “Aşırı Düşük Teklifler” başlıklı 38 inci maddesinde; “İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.
İhale komisyonu;
a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,
b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,
c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,
Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.” hükmü yer almaktadır.
Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 65 inci maddesinde de benzer hükme yer verilmiş, ayrıca Kamu İhale Genel Tebliğinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesine ilişkin olarak; yaklaşık maliyet, geçerli tekliflerin aritmetik ortalaması ve (K) katsayısının veri olarak alındığı bir sınır değer tespit edilerek, teklif fiyatları sınır değerin altında kalan isteklilerden aşırı düşük tekliflere ilişkin açıklama istenilmesi gerektiği hükme bağlanmıştır.
Kamu İhale Genel Tebliğinin yukarıda yer verilen düzenlemesindeki açıklamalar doğrultusunda, ihale komisyonunca geçerli olduğu tespit edilen tekliflerin değerlendirmeye alınmasıyla aşırı düşük teklif sınır değerinin hesaplandığı, sınır değerin altında teklif verdiği belirlenen Murtazaoğlu İnş. San. Tic. Ltd. Şti., Orka İnş. Nak. Taah. Hay. Turz. San. ve Tic. Ltd. Şti. ve Tek Yapı PVC İnş. Dek. San. Tic. Ltd. Şti.’den tekliflerini oluşturan ana imalatların, bileşenlerin, imalat sürecinde ve yapım esnasında kullanılacak avantajlı koşulların ayrıntılı olarak belirtileceği bir raporun hazırlanarak tebliğ tarihinden itibaren 3 gün içinde idareye ulaştırılması hususlarına yer verilerek aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği görülmüştür.
Söz konusu isteklilerden Tek Yapı PVC İnş. Dek. San. Tic. Ltd. Şti.’nin belirlenen süre içerisinde aşırı düşük teklif açıklama istemine cevap vermediği, diğer 2 isteklinin açıklamalarını idareye sundukları, yapılan açıklamaların idare tarafından incelenmesi neticesinde Murtazaoğlu İnş. San. Tic. Ltd. Şti.’nin açıklamalarının uygun olduğu değerlendirilerek, 08.10.2008 tarihli ihale komisyon kararı ile ihalenin anılan istekli üzerinde bırakıldığı anlaşılmıştır.
İhale üzerinde bırakılan isteklinin 06.10.2008 tarihli aşırı düşük teklif açıklaması incelendiğinde; firmalarının bölgede 15 yıldır değişik idarelere benzer nitelikte işleri yapıp sorunsuz teslim ettiği, bölge özelliklerine ve işin mahiyetine vakıf bir firma olduğu, teklif verilmeden önce iş mahallinde yapılan incelemeler sonucu, firmanın kendi malı 1 adet beko, 1 adet bahçe düzenleme mini ekskavatörü, 2 adet kamyon ve diğer yardımcı araçlarıyla ve firmaları stokundaki demir ve kerestelerle işi teklif ettikleri fiyattan makul bir kar elde ederek teknik şartlarına uygun olarak süresinde teslim edeceklerinin belirtildiği, açıklama ekinde malzeme ve ekipmana ilişkin 6 adet fatura ve kamyonlara ait ruhsat fotokopilerinin sunulduğu görülmekle birlikte, söz konusu isteklinin açıklamasında teklifi oluşturan ana imalatlar ile bileşenlerine ilişkin ayrıntılı açıklamalarda bulunmadığı görülmüştür.
Diğer taraftan ekonomik açıdan ikinci en avantajlı teklif sahibi istekli Orka İnş. Nak. Taah. Hay. Turz. San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin 08.10.2008 tarihli aşırı düşük teklif açıklamasında da; söz konusu işle ilgili olarak hazırlamış oldukları maliyet bileşenlerine ilişkin belgelerin sunulduğu, firmalarının değişik illerde yaptığı işler incelendiğinde hiç birinin gecikmeye girmediği, işlerin noksansız yapıldığı, çalıştırdıkları işçilerin büyük çoğunluğunun kadrolu personelleri olduğu, bu yüzden işçilik maliyetlerinin düşük olduğu, yeteri miktarda araç ve ekipman ile tecrübeli anahtar teknik personellere sahip olduklarını belirtmelerine ve açıklama ekinde teklif bileşenleri icmal tablosu ile teklif bileşenleri maliyet cetvellerini sunmalarına rağmen maliyet bileşenlerine ilişkin yaptıkları detaylı açıklamaları tevsik edici herhangi bir belge sunmadıkları tespit edilmiştir.
Bu itibarla, ihale üzerinde bırakılan istekli ile ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi isteklinin aşırı düşük teklif açıklamalarının yukarıda belirtilen gerekçelerle uygun olmadığı anlaşıldığından, anılan isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği sonucuna varılmıştır.
B) İhalelere Yönelik Yapılacak Başvurular Hakkında Yönetmeliğin 20 nci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır:
i) Tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında ekonomik açıdan en avantajlı teklif ve ikinci teklifin geçerli olup olmadığı yönünden yapılan incelemede;
İdarece, teklifi sınır değerin altında kalan ve aşırı düşük kapsamına giren isteklilerden Tek Yapı PVC İnş. Dek. San. Tic. Ltd. Şti.’nden 25.09.2008 tarih ve 1436-5484 sayılı yazıyla aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği, söz konusu yazının anılan istekliye 06.10.2008 tarihinde elden tebliğ edildiği, ancak Tek Yapı PVC İnş. Dek. San. Tic. Ltd. Şti. tarafından verilen 3 günlük süre içerisinde aşırı düşük teklif açıklaması istemine cevap verilmediği görülmüştür.
08.10.2008 tarihli ihale komisyon kararında, ekonomik açıdan en avantajlı teklifin Murtazaoğlu İnş. San. Tic. Ltd. Şti. olarak belirlendiği, ancak Orka İnş. Nak. Taah. Hay. Turz. San. ve Tic. Ltd. Şti. ve Tek Yapı PVC İnş. Dek. San. Tic. Ltd. Şti. olmak üzere 2 adet ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif belirlendiği tespit edilmiştir.
Her ne kadar, aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği halde açıklamalarını sunmayan ve bu itibarla, ihale komisyon kararında teklifi değerlendirme dışı bırakılması gereken Tek Yapı PVC İnş. Dek. San. Tic. Ltd. Şti.’nin teklifinin komisyon kararında ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif olarak belirlenmesi mevzuata aykırı bulunsa da; söz konusu istekliye gönderilen 14.10.2008 tarih ve 1694-5694 sayılı kesinleşen ihale kararında, tekliflerinin aşırı düşük sınırı altında olduğu ve verilen süre içerisinde açıklama sunulmadığı gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı belirtildiğinden söz konusu aykırılık esasa etkili görülmemiştir.
Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılığı belirlenen ihale işlemlerinin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, birinci ve ikinci en avantajlı teklif sahibi isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılarak bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.
Açıklanan nedenlerle;
4734 sayılı Kanunun 56 ncı maddesinin ikinci fıkrasının (a) bendi gereğince düzeltici işlem tesis edilmesine,
Oybirliği ile karar verildi. (¤¤)