(4734 S. K. m. 37, 56) (İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik m. 9)
Toplantı No: 2008/81
Gündem No: 51
Karar Tarihi: 22.12.2008
Karar No: 2008/UM.I-5106
Şikayetçi:
Mes Tıbbi Cihazlar San. Tic. İth. İhr. Ltd. Şti., Kazım Karabekir Cad. No:91/81-82-83 İskitler/ANKARA
İhaleyi yapan idare:
Çanakkale Devlet Hastanesi Baştabipliği, İnönü Cad. No:121 ÇANAKKALE
Başvuru tarih ve sayısı:
07.11.2008 / 31422
Başvuruya konu ihale:
2008/88400 İhale Kayıt Numaralı “Tıbbi Cihaz ve Tıbbi Malzeme Alımı (6. Kalem Yüksek Yoğunluklu Fototerapi Cihazı Alımı) ” İhalesi
Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme:
17.12.2008 tarih ve I.M.46.73.0063/2008-50E sayılı Esas İnceleme Raporunda;
Çanakkale Devlet Hastanesi Baştabipliği tarafından 27.08.2008 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “Tıbbi Cihaz ve Tıbbi Malzeme Alımı” ihalesine ilişkin olarak Mes Tıbbi Cihazlar San. Tic. İth. İhr. Ltd. Şti.’nin 26.09.2008 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 07.11.2008 tarih ve 31422 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 07.11.2008 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,
İdare tarafından gönderilen ihale işlem dosyasının incelenmesinden;
İhale üzerinde bırakılan firmanın teklif ettiği cihazın teknik şartname hükümlerini karşılayıp karşılamadığı ve süresi içerisinde idareye şikayet başvurusunda bulunulmasına rağmen İhalelere Yönelik Yapılacak Başvurular Hakkında Yönetmeliğin 9 uncu maddesi gereğince şikayet dilekçesinin derhal kaydının yapılmayarak kaybedilmesine neden olunması ayrıca şikayet başvurusu nedeniyle idare tarafından şikayet sonuçlandırılıp Kanunda öngörülen itirazen şikayet başvurusu süresi beklenildikten sonra sözleşmenin imzalanması gerekmekte iken, söz konusu dilekçenin idarenin kayıtlarına alınmaması nedeniyle 4734 sayılı Kanuna aykırı olarak sözleşmenin imzalanmasına sebebiyet verildiği hususlarının değerlendirilmek, gerekiyorsa incelenmek ve/veya soruşturulmak üzere idarenin bağlı olduğu Sağlık Bakanlığına bildirilmesine,
Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.
Karar:
Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:
İtirazen şikayet dilekçesinde özetle;
Çanakkale Devlet Hastanesince 27.08.2008 tarihinde yapılan “Tıbbi Cihaz ve Tıbbi Malzeme Alımı” ihalesinin 6. kalemi olan yüksek yoğunluklu fototerapi cihazına AMS firmasının CP model cihaz teklif ettiği, anılan firmanın teklif ettiği cihazın teknik şartnameyi birebir karşılamadığı,
25.09.2008 tarihinde idareye itiraz yazısı gönderildiği, 26.09.2008 tarihinde yazının teslim alındığının Başhekimlik makamınca sözlü olarak teyit edildiği, ilgili yazının itiraz süresi içerisinde idareye ulaştığının kargo kayıtlarından teyit edilmesine rağmen Satınalma biriminin ilgili yazıyı kaybettiklerini ve kendilerine ulaşmadığını belirtip AMS firmasıyla sözleşme imzaladıkları, yine aynı süreç içerisinde hastanede satış-pazarlama çalışmaları yapan sorumlu personellerinin de ilgili itiraz yazısını inceleyen kişiler ile görüşüp yazının değerlendirildiği bilgisinin verildiği, bütün bunlara rağmen idare tarafından itiraz yazının taraflarına ulaşmadığı yönünde 30.10.2008 tarihinde cevap yazısının yazıldığı,
Hastane ile sözleşme imzalanmadan önce yapılan görüşmelerde anılan firmanın teknik şartnameye uymadığı yerlerin özellikle belirtildiği, idare tarafından AMS firmasının teknik şartname maddelerine uygunluk verdiği, cihazın şartnameye uygun olup olmadığının ise ancak demo ile tespit edilebileceğinin taraflarına sözlü olarak belirtilmesine rağmen demo yapılmadan sözleşmenin imzalandığının anlaşıldığı,
Teknik Şartnameye Uygunluk Beyanında istenen özelliklere verilen cevaplarda net ve açık cümleler kullanılmadığı, kelime oyunları yapılarak cihaza uygunluk belirtildiği,
Anılan firmanın AMS marka CP model fototerapi cihazının teknik şartnameye uymayan maddelerinin aşağıda belirtildiği,
1- Teknik şartnamenin 2.2 maddesi “Sistem altta ve üstte bulunan iki ayrı modülden oluşmuş olmalıdır. Her iki modül aynı firma tarafından üretilmiş olmalı ve uluslar arası kalite standartlarına sahip olmalıdır. Her iki modül aletsiz olarak kolayca ayrılabilmelidir. Sistem iki farklı model cihazdan oluşması durumunda birlikte kullanılabileceğine dair CE belgesi teklifle birlikte verilmelidir.” düzenlemesini içerdiği, AMS firmasının teklif etmiş olduğu CP model cihazın teknik şartnamenin bu maddesini karşılamadığı, teklif edilen cihazda, iki yarım silindirin bir araya getirilip tek sistem halinde kullanıldığı, sistemin CE belgesine sahip halinin birbirinden teknik açıdan ayrılabilir yapıda olmadığı, teknik şartnamede özellikle sistemin iki ayrı modülden oluşmasının ve istenildiğinde ayrı olarak kullanılmasının talep edildiği,
2- Teknik şartnamenin 2.4 maddesi; “Cihazda kullanılan lambalar standart konvansiyonel uzun fototerapi lambası olmamalıdır. Yüksek yoğunluklu fototerapi sistemine uygun lamba veya led olmalıdır” düzenlemesini içerdiği, teknik şartnamede lambaların uzun floresan lamba olmaması gerektiğinin özellikle vurgulandığı, anılan firmanın teklif ettiği CP model cihazda kullanılan lambaların standart uzun tip floresan lamba olduğu,
3- Teknik şartnamenin 2.6 maddesinin; “Gerektiğinde alttaki parça ayrılarak açık yatak ve bebek kodu ile kullanılabilir olmalıdır” düzenlemesini içerdiği, anılan firmanın teklif ettiği CP model cihazda sistemin bir bütün olarak kullanılabildiği, alttaki parçanın üzerinde bulunduğu tekerlek sisteminin kaynak sistemi ile bağlandığı, ayrıca hacim olarak da oldukça büyük olduğundan bebek koduna da sığmasının mümkün olmadığı, dolayısıyla CP model cihazın alt parçasının ayrı olarak bebek koduna konularak kullanılabilmesinin teknik açıdan imkansız olduğu,
4- Teknik Şartnamenin 2.7 maddesinin; “Sistemde özel sıvı yaymayan özel soğuk ışık veren terapi lambaları veya ledleri kullanılmalıdır. Bu sayede bebeğin cilt ısısının etkilenmesi minimum seviyeye indirilmiş olmalıdır. Alttaki ve üstteki modüllerde kullanılan lambalar veya ledler aynı özellikte olmalıdır. Farklı lambalar veya ledler kullanılmamalıdır” düzenlemesini içerdiği, teknik şartnamede özellikle soğuk ışık kaynağı veren terapi lambalarının istenildiği, anılan firmanın teklif ettiği cihazda ısı yayan konvansiyonel terapi lambasının kullanıldığı,
5- Teknik şartnamenin 2.10 maddesinin; “Işınlama şiddeti 5 miliwatt/cm2 (veya 100 microwatt/cm2/nm) üzerinde olan lambaları veya ledlerin kullanım ömrü en az 3000 saat olmalıdır. 3000 saatlik kullanımdan sonra güç kaybı maksimum %15 olmalıdır. Işınlama şiddeti 5 miliwatt/cm2 veya (100 microwatt/cm2/nm) veya altında olan lambaların veya ledlerin kullanım ömrü ise yoğun ışık verme modunda en az 12.00 saat olmalıdır (Eğer lamba ömrü 12.000 saat değil ise yetecek kadar lamba veya led panel verilmelidir). Cihazın her açılışında veya düğmeye basıldığında lambaların toplam kullanım süresi görülebilmelidir” düzenlemesini içerdiği, anılan firmanın teklif ettiği cihazda lamba kullanım ömrünün 2.000 saat olduğu ve istenilen lamba ömrünü karşılamadığı, söz konusu kalemde firmaları lehine düzeltici işlem uygulanması gerektiği,
İddialarına yer verilmiştir.
Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:
Bahse konu ihalede başvuru sahibi idareye şikayet başvurusunda bulunduğu ve söz konusu dilekçenin 26.09.2008 tarihinde idareye ulaştığının belirtilmesine rağmen idare başvuru sahibinin 25.09.2008 tarihinde gönderilen itiraz yazısına ivedilikle cevap verilmesine ilişkin İdare kayıtlarına 20.10.2008 tarih ve 5180 sayılı ile giren 17.10.2008 tarihli dilekçesi ve yine aynı doğrultuda İdare kayıtlarına 24.10.2008 tarih ve 5259 sayı ile giren 20.10.2008 tarihli dilekçesi üzerine İdare; 27.10.2008 tarihinde postaya verildiği belirtilen bila tarih ve 1187 sayılı yazı ile; “belirtilen dilekçelere acele cevap verilmesinin istenildiği ancak dilekçede belirtilen ilk itiraz dilekçesinin hastaneye ulaşmadığı ihale üzerinde kalan firmalar ile sözleşme imzalandığı, 25.09.2008 tarihli itiraz dilekçesinin akibeti için kargoya verilmiş ise kargo şirketinden, postaya verilmiş ise PTT’den araştırma yapılarak hastaneye teslimatı konusunda bilgi verilmesi” gerektiği belirtilmiştir.
Başvuru sahibinin Kuruma verdiği şikayet dilekçesinde 25.09.2008 tarihinde idareye itiraz yazısı gönderildiği, 26.09.2008 tarihinde yazının teslim alındığının iddia edilmesi ve dilekçe ekinde yer alan kargo kayıtlarından dosyanın Işın BORHAN (Devlet Hastanesi personel şefi) imzalı kişi tarafından alındığının görülmesi üzerine Çanakkale Devlet Hastanesinden 26.11.2008 tarih ve 19103 sayılı yazı ile; Işın BORHAN’ın idarenin personeli olup olmadığı, idarenin personelinin olması halinde söz konusu dosyanın anılan personel tarafından alınıp, alınmadığı ve idarenin kayıtlarına girip girmediği ile bu hususta tesis edilen işlemler ve başvuru sahibinin bu tarihe kadar idare kayıtlarına giren herhangi bir şikayet başvurusunun bulunup bulunmadığı, bulunması halinde bu hususta tesis edilen işlemler hakkında bilgi verilmesi ve söz konusu dilekçelerin birer örneğinin gönderilmesi istenilmiştir.
Anılan idareden gönderilen 27.11.2008 tarih ve 1275 sayılı yazıda;
“…
Işın BORHAN’ın idareleri personeli olduğu, hastanenin özlük biriminde şef olarak görev yaptığı, gönderilen MNG kargo irsaliye faturasında Işın BORHAN’ın kaşesi ve imzasının görüldüğü, bütün kargo ve evrak işlemlerinin özlük birimleri tarafından teslim alındığı, fakat prosedürleri gereği tüm bu belgelerin (Hastane Müdürü, Başhekim Yardımcısı vb) imza yetkililerini dolaştıktan sonra gelen evrak defterine kaydedildiği, bu esnada evrakın sehven kaybolduğunun tahmin edildiği, çünkü gelen evrak defterinde firmanın bu konuyu beyan eden dilekçe kaydına rastlanılmadığı, başvuru sahibi firmanın ihaleden önce fototerapi cihazı hakkında herhangi bir itirazda bulunmayıp, aynı ihalede bulunan otomatik ventilatör cihazının teknik şartnamesine itiraz ettiği, itiraz ettiği konularında idarece uygun görülenlerin düzeltildiği ve şartname satınalan tüm firmalara gönderildiği..” bildirilmiştir.
Gerek itirazen şikayet dilekçesi ekindeki kargo irsaliye faturasından gerekse idarenin 27.11.2008 tarih ve 1275 sayılı bahse konu yazısından başvuru sahibinin 25.09.2008 tarihli şikayet dilekçesinin 26.09.2008 tarihinde idareye ulaştığı, ancak idarede kaybolduğu anlaşılmaktadır. Başvuru sahibi tarafından idareye verilen şikayet dilekçesinde başvuru sahibinin hangi hususlarda şikayet başvurusunda bulunduğu bilinememekle birlikte başvuru sahibinin itirazen şikayet dilekçe ekinde idareye verdiğini beyan ettiği bir dilekçenin yer aldığı ve söz konusu dilekçenin Kuruma yapılan itirazen şikayet dilekçesi ile örtüştüğü görüldüğünden inceleme söz konusu dilekçeler üzerinden yapılmıştır.
İhalelere Yönelik Yapılacak Başvurular Hakkında Yönetmeliğin “başvuruların yapılacağı yerler” başlıklı 9 uncu maddesinde;
“Şikayet başvuruları ihaleye yapılan idareye, itirazen şikayet başvuruları ise Kuruma elden veya posta yoluyla yapılır.
Başvuru dilekçelerinin derhal kaydı yapılarak, kayıt tarih ve sayısı dilekçenin üzerine yazılır ve elden yapılan başvurularda ilgilisine kayıt tarih ve sayısını gösteren onaylı bir alındı belgesi verilir.
Dilekçenin ilgili idare veya Kurum kayıtlarına girdiği tarih, başvuru tarihi olarak kabul edilir” düzenlemesi yapılmış olup, anılan düzenlemede başvuru dilekçelerinin derhal kaydının yapılacağı hüküm altına alınmıştır.
Bahse konu ihalede başvuru sahibinin 4734 sayılı Kanunda öngörülen süre içerisinde idareye şikayet başvurusunda bulunmasına rağmen söz konu dilekçenin idare tarafından derhal kaydının yapılmayarak şikayet dilekçesinin kaybedilmesine neden olunduğu gibi şikayet başvurusu nedeniyle idare tarafından şikayet sonuçlandırılıp Kanunda öngörülen itirazen şikayet başvurusu süresi beklenildikten sonra sözleşmenin imzalanması gerekmekte iken, söz konusu dilekçenin idarenin kayıtlarına alınmaması nedeniyle 4734 sayılı Kanuna aykırı olarak sözleşmenin imzalanmasına sebebiyet verildiği görülmüştür.
Diğer tarafta, İhale üzerinde bırakılan firmanın teklif ettiği cihazın Teknik Şartnamenin ilgili maddelerini karşılayıp karşılamadığı hususlarında yapılan incelemede;
Yüksek Yoğunluklu Fototerapi Cihazı Teknik Şartnamesinin;
2.2 maddesi; “Sistem altta ve üstte bulunan iki ayrı modülden oluşmuş olmalıdır. Her iki modül aynı firma tarafından üretilmiş olmalı ve uluslar arası kalite standartlarına sahip olmalıdır. Her iki modül aletsiz olarak kolayca ayrılabilmelidir. Sistem iki farklı model cihazdan oluşması durumunda birlikte kullanılabileceğine dair CE belgesi teklifle birlikte verilmelidir.”,
2.4 maddesi; “Cihazda kullanılan lambalar standart konvansiyonel uzun fototerapi lambası olmamalıdır. Yüksek yoğunluklu fototerapi sistemine uygun lamba veya led olmalıdır”,
2.6 maddesi; “Gerektiğinde alttaki parça ayrılarak açık yatak ve bebek kodu ile kullanılabilir olmalıdır”,
2.7 maddesi; “Sistemde özel sıvı yaymayan özel soğuk ışık veren terapi lambaları veya ledleri kullanılmalıdır. Bu sayede bebeğin cilt ısının etkilenmesi minimum seviyeye indirilmiş olmalıdır. Alttaki ve üstteki modüllerde kullanılan lambalar veya ledler aynı özellikte olmalıdır. Farklı lambalar veya ledler kullanılmamalıdır”,
2.10 maddesi; “Işınlama şiddeti 5 miliwatt/cm2 (veya 100 microwatt/cm2/nm) üzerinde olan lambaları veya ledlerin kullanım ömrü en az 3000 saat olmalıdır. 3000 saatlik kullanımdan sonra güç kaybı maksimum %15 olmalıdır. Işınlama şiddeti 5 miliwatt/cm2 veya (100 microwatt/cm2/nm) veya altında olan lambaların veya ledlerin kullanım ömrü ise yoğun ışık verme modunda en az 12.00 saat olmalıdır (Eğer lamba ömrü 12.000 saat değil ise yetecek kadar lamba veya led panel verilmelidir). Cihazın her açılışında veya düğmeye basıldığında lambaların toplam kullanım süresi görülebilmelidir” düzenlemesini içermektedir.
Şikayet dilekçesinde belirtilen iddia konularına ilişkin olarak İhale üzerinde bırakılan firmanın teklif ettiği cihazın Teknik Şartnamenin belirtilen maddelerini karşılamadığı hususunda teknik görüş istenilmiş, ancak istenilen görüş karar tarihi itibarıyla Kurumumuza ulaşmamıştır.
Bahse konu ihalede teknik şartnamenin 3.2 maddesinde; “Firmalar teklifleri ile birlikte şartnamede yazılı tüm maddeleri tek tek cevaplayan ‘Şartnameye Uygunluk Belgesi’ vereceklerdir. Şartnamede yazılı özelliklere cihazın katalogunda görülecektir” düzenlemesi yer almaktadır.
4734 sayılı Kanunun 37 nci maddesinde ihale komisyonunca tekliflerin değerlendirilmesine ilişkin tesis edilecek işlemler silsilesi belirtilmiş ve bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçileceği, bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterleri ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığının inceleneceği, uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılacağı hüküm altına alınmıştır.
Her ne kadar karar tarihi itibarıyla istenilen görüş gelmemiş ise de; ihale üzerinde bırakılan AMS Ltd. Şti.’nin AMS marka CP model yüksek yoğunluklu fototerapi cihazı teklif ettiği, teklif mektubu ekinde teklif ettiği cihaza ilişkin olarak katalog ve Teknik Şartnameye Uygunluk Belgesinin sunulduğu, ihale komisyonunca yapılan değerlendirme sonucunda anılan firmanın teklifinin uygun bulunarak ihalenin üzerinde bırakıldığı ve firma ile 20.10.2008 tarihinde sözleşme imzalandığı, ayrıca ihale üzerinde bırakılan firma tarafından teklif edilen ürünün ihale dokümanında belirtilen şartları karşılayıp karşılamadığının Muayene ve Kabul Komisyonunca da değerlendirilmesi yapılarak cihazın alınacağı hususları bir arada değerlendirildiğinde başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.
Açılanan nedenlerle;
1) 4734 sayılı Kanunun 56 ncı maddesinin ikinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikayet başvurusunun uygun bulunmadığına,
2) Şikayet dilekçesinin derhal kaydının yapılmayarak kaybedilmesine neden olan ilgili ve görevli kamu görevlileri hakkında gerekiyorsa inceleme ve/veya soruşturma başlatılmak üzere ihaleyi yapan idarenin bağlı olduğu Sağlık Bakanlığına bildirilmesine,
Oyçokluğu ile karar verildi.
KARŞI OY
Çanakkale Devlet Hastanesi Başhekimliği tarafından Açık İhale Usulü ile yapılan Tıbbi Cihaz Alım İhalesinde (Yüksek Yoğunluklu Fototerapi Cihazı Alımı), başvuru sahibi tarafından ileri sürülen iddialar üzerine, bir akademik kuruluştan teknik görüş alınmasına ihtiyaç duyulduğu, ancak istenilen teknik görüş yazısının rapor tarihi itibariyle Kuruma gelmediği anlaşılmıştır.
4734 sayılı Kanunun 56 ncı maddesi uyarınca, Kamu İhale Kurumunun usulüne uygun biçimde yapılan başvuruları gerekçeli biçimde sonuçlandırması zorunlu olup, kararın oluşturulmasına dayanak teşkil edecek teknik görüşün beklenen sürede verilmemesi durumunda, Kurulca bu hususun bekletici bir sorun olarak kabul edilmesi ve nihai kararın teknik görüşün alınmasından sonraya bırakılması gerekmektedir.
Başvuru sahibinin iddiası ile ilgili teknik görüş alınmadan ihale işlem dosyası üzerinden değerlendirme yapılması mümkün olmadığından, teknik görüşe ve bu görüşe göre oluşturulacak gerekçelere dayanmadan sadece süre dikkate alınarak itirazen şikayet başvurusunun uygun bulunmadığı yönünde verilen çoğunluk kararına katılmıyorum.
KARŞI OY
Çanakkale Devlet Hastanesi Baştabipliği tarafından Açık İhale Usulü ile yapılan “Tıbbi Cihaz ve Tıbbi Malzeme Alımı İhalesi (6. Kalem Yüksek Yoğunluklu Fototerapi Cihazı Alımı)” ihalesinde, başvuru sahibi tarafından ileri sürülen iddialar üzerine, bir akademik kuruluştan teknik görüş alınmasına ihtiyaç duyulduğu, ancak istenilen teknik görüş yazısının rapor tarihi itibariyle Kuruma gelmediği anlaşılmıştır.
4734 sayılı Kanunun 56 ncı maddesi uyarınca, Kamu İhale Kurumunun usulüne uygun biçimde yapılan başvuruları gerekçeli biçimde sonuçlandırması zorunlu olup, kararın oluşturulmasına dayanak teşkil edecek teknik görüşün beklenen sürede verilmemesi durumunda, Kurulca bu hususun bekletici bir sorun olarak kabul edilmesi ve nihai kararın teknik görüşün alınmasından sonraya bırakılması gerekmektedir.
Başvuru sahibinin iddiaları ile ilgili teknik görüş alınmadan ihale işlem dosyası üzerinden değerlendirme yapılması mümkün olmadığından, teknik görüşe ve bu görüşe göre oluşturulacak gerekçelere dayanmadan sadece süre dikkate alınarak itirazen şikayet başvurusunun uygun bulunmadığı yönünde verilen çoğunluk kararına katılmıyorum. (¤¤)