(4734 S. K. m. 37, 38, 54, 65) (Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği m. 59)
Toplantı No: 2014/022
Gündem No: 54
Karar Tarihi: 19.03.2014
Karar No: 2014/UH.I-1436
Şikayetçi: Vadora Yazılım Bilişim Eğitim Danışmanlık Tic A.Ş., CYBERPLAZA A BLOK KAT: NO:402, BİLKENT/ ANKARA
İhaleyi Yapan Daire: İdari Ve Mali İşler Daire Başkanlığı Yükseköğretim Kurumları Mardin Artuklu Üniversitesi, Diyarbakır Yolu Yenişehir Yerleşkesi 47100 MARDİN
Başvuru Tarih ve Sayısı: 24.02.2014 / 6947
Başvuruya Konu İhale: 2014/8410 İhale Kayıt Numaralı "Elektronik Belge Yönetim Sistemi Alım İşi" İhalesi
Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme: Mardin Artuklu Üniversitesi Rektörlüğü İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı tarafından 27.01.2014 tarihinde pazarlık usulü ile yapılan “Elektronik Belge Yönetim Sistemi Alım İşi” ihalesine ilişkin olarak Vadora Yazılım Bilişim Eğitim Danışmanlık Tic. A.Ş.nin 06.02.2014t arihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 11.02.2014 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 24.02.2014 tarih ve 6947 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 24.02.2014 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.
Başvuruya ilişkin olarak 2014/886 sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.
Karar: Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.
İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, yaklaşık maliyetin 141.900 TL olduğu, yaklaşık maliyet içinde %20 kâr olduğu varsayıldığında kâr hariç yaklaşık maliyetin 115.200 TL olduğu, ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olarak belirlenen C.B.K. Soft Yazılım Donanım Elektronik ve Bilgisayar Sistemleri San. Tic. Ltd. Şti.nin teklif fiyatının kâr hariç yaklaşık maliyetten düşük olduğu, aşırı düşük teklif sorgulaması yapılmadan ihalenin sonuçlandırılmasının mevzuata aykırı olduğu iddialarına yer verilmiştir.
Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.
27.01.2014 tarihinde yapılan ihalede yaklaşık maliyetin 141.900 TL olduğu, ihaleye 2 isteklinin katıldığı ve iki isteklinin teklifinin de geçerli kabul edildiği, ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olarak belirlenen C.B.K. Soft Yazılım Donanım Elektronik ve Bilgisayar Sistemleri San. Tic. Ltd. Şti.nin 97.495 TL, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi Vadora Yazılım Bilişim Eğitim Danışmanlık Ticaret A.Ş. 125.000TL fiyat teklif ettiği, ihalenin aşırı düşük teklif sorgulaması yapılmadan sonuçlandırıldığı anlaşılmıştır.
İdari Şartname’nin 2.1’inci maddesinde “İhale konusu hizmetin; a) Adı: Elektronik Belge Yönetim Sistemi Alım İşi” düzenlemesine,
Anılan Şartname’nin “Teklif fiyata dahil olan giderler” başlıklı 25’inci maddesinde “25.1. Her türlü ulaşım, sigorta, vergi, resim ve harç teklif fiyata dahildir
25.2. 25.1. maddesinde yer alan gider kalemlerinde artış olması ya da benzeri yeni gider kalemlerinin oluşması hallerinde, teklif edilen fiyatın bu tür artış ya da farkları karşılayacak payı içerdiği kabul edilir. Yüklenici, bu artış ve farkları ileri sürerek herhangi bir hak talebinde bulunamaz.
25.3. Teklif fiyata dahil olan diğer giderler aşağıda belirtilmiştir:
25.3.1. İşin gerçekleştirilmesi safhasındaki her türlü gider teklif fiyata dahildir
25.4. Sözleşme konusu işin bedelinin ödenmesi aşamasında doğacak Katma Değer Vergisi (KDV), ilgili mevzuatı çerçevesinde İdare tarafından yükleniciye ayrıca ödenir.
25.5. Bu madde boş bırakılmıştır.” düzenlemesine,
Elektronik Belge Yönetim Sistemi Teknik Şartnamesi’nin “Kapsam” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1 İdare’nin elektronik doküman(gelen – giden evrak, iç yazışma, evrak defteri, arşiv, belge iş akış ve form tasarımları), belge iş akış ve form/doküman yönetim ihtiyaçlarını karşılayacak bir sistemin kurulmalıdır.
2.2 İdare’nin faaliyetleri sonucu oluşan kurumsal belge/dokümanlarının(belge, resim, grafik, dia, video, ses vb medyaların) merkezi ortamda dijitalleştirilerek depolanması, tüm içeriğin indekslenerek son kullanıcının arama yapabilmesi ve listelenen sonuçları görüntüleyebilmeleri, belirlenen yetki/onay süreçlerinin tanımlanarak belge iş akış süreçlerinin sağlanması için web tarayıcılarıyla erişebilecekleri gerekli doküman ve yönetim ihtiyaçlarını karşılayacak bir platformun oluşturulmalıdır.
2.3 İdare'nin belge/dokümanlarının doküman yaşam döngüsü süreçlerinin kurulacak olan platformda yönetilmelidir.
2.4 Planlanan platformun, bilgilerin ve dokümanların çoklu-kullanıma imkân veren elektronik bir ortamda, tek noktadan, kolay erişilebilir bir biçimde kullanılabilmesi sağlamalıdır.
2.5 Kurulan platform içerisindeki iş süreçleri üzerinde güncelleme yapılabilen veya ihtiyaç dâhilinde sisteme dâhil edilecek yeni iş süreçlerinin oluşturulmasına imkân sağlayacak şekilde esnek bir sistem kurulmalıdır.
2.6 İdare'nin çalışmalarında kullanılan/kullanılacak tüm dokümanların güvenli, kolay bulunur, kolaylıkla güncellenir, hızlı erişilerek paylaşılır halde bulunmasını sağlayarak, verimliliği arttırmak ve dokümanların kâğıda basılması, kopyalanması, dosyalanarak arşivlenmesi işlemlerinde harcanan emek, zaman ve masrafların en aza indirgenmesi sağlanmalıdır.
2.7 İdare bünyesinde kullanılan teknolojilerle uyumlu çalışacak, kullanıcıların web tarayıcıları ile erişebilecekleri sistemin oluşturulması sağlanmalıdır.” düzenlemesine yer verilmiştir.
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.
İhale komisyonu;
a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,
b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,
c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,
Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.
İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterleri esas alır. Kurum bu maddenin uygulanmasında; aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkilidir.” hükmü,
Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 59’uncu maddesinde “(1) İhale komisyonu verilen tekliflerden, diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.
(2) İhale komisyonu;
a) Verilen hizmet ve yapım yönteminin ekonomik olması,
b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,
c) Teklif edilen işin özgünlüğü,
hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir. İhale komisyonunca reddedilmeyen aşırı düşük teklifler, geçerli teklif olarak dikkate alınır.
(3) Aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde; Kamu İhale Kurumu tarafından aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlenmiş ise ihale komisyonu bu düzenlemeyi esas alır.
(4) Aşırı düşük teklif değerlendirmesinde tekliflerin, asgari maliyet yanında sözleşme giderlerini karşılayıp karşılamadığı da dikkate alınır.” hükmü yer almaktadır.
Anılan mevzuata hükmüne göre, ihale komisyonunun verilen tekliflerden, diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit edip, bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak istemesi gerekmekteyse de, inceleme konusu ihalenin idarenin belirlediği kriterlere uygun bir elektronik belge yönetim sistemi alımı işi olduğu ve ihale dokümanında önemli teklif bileşeni olarak belirlenebilecek somut bir düzenleme olmadığı, bu nedenle ihale konusu iş niteliği itibariyle aşırı düşük teklif sorgulaması yapılmasına uygun bir iş olmadığından, aşırı düşük teklif sorgulaması yapılmadan ihalenin sonuçlandırılmasında mevzuata aykırılık olmadığı sonucuna varılmıştır. Bu itibarla başvuru sahibinin iddiası yerinde görülmemiştir.
Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,
Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,
Oybirliği ile karar verildi. (¤¤)