(4734 S. K. m. 54, 65)
Toplantı No: 2016/007
Gündem No: 14
Karar Tarihi: 25.01.2016
Karar No: 2016/UH.II-251
Şikayetçi: Karakılıç Gıda Nakliye Temizlik Dayanıklı Tüketim Malları Orman Ürünleri Sanayi Ve Ticaret Limited Şirketi
İhaleyi Yapan Daire: Ankara Atatürk Çocuk Yuvası ve Atatürk Çocuk Destek Merkezi Müdürlüğü
Başvuru Tarih ve Sayısı: 06.01.2016 / 663
Başvuruya Konu İhale: 2015/146369 İhale Kayıt Numaralı "Malzemeli Mamul Yemek Pişirme Dağıtım Ve Servis Hizmet Alımı" İhalesi
Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme:
Karar:
TOPLANTIYA KATILAN ÜYELER:
Başkan: Mahmut GÜRSES
Üyeler: Ali Kemal AKKOÇ, Ahmet ÖZBAKIR, Mehmet Zeki ADLI, Hasan KOCAGÖZ, Hamdi GÜLEÇ, Dr. Mehmet AKSOY
BAŞVURU SAHİBİ: Karakılıç Gıda Nak. Tem. Day. Tük. Mal. Orm. Ürün. San. ve Tic. Ltd. Şti.,
Sanayi Mah. Sanayi Sitesi 6. Blok No: 6 Bulancak/GİRESUN
İHALEYİ YAPAN İDARE: Ankara Atatürk Çocuk Yuvası ve Atatürk Çocuk Destek Merkezi Müdürlüğü,
Pınarbaşı Mah. Ardahan Sok. No: 4 Keçiören/ANKARA
BAŞVURUYA KONU İHALE: 2015/146369 İhale Kayıt Numaralı “Malzemeli Mamul Yemek Pişirme Dağıtım ve Servis Hizmet Alımı” İhalesi
KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME: Ankara Atatürk Çocuk Yuvası ve Atatürk Çocuk Destek Merkezi Müdürlüğü tarafından 03.12.2015 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Malzemeli Mamul Yemek Pişirme Dağıtım ve Servis Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Karakılıç Gıda Nak. Tem. Day. Tük. Mal. Orm. Ürün. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 29.12.2015 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 29.12.2015 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 06.01.2016 tarih ve 663 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 06.01.2016 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.
Başvuruya ilişkin olarak 2016/52 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.
KARAR: Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.
İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, işletme kayıt belgesinin İdari Şartname’nin 7.7.2’nci maddesine aykırı olarak sunulduğu gerekçesi ile teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasının uygun olmadığı, çünkü kendileri tarafından ihale öncesinde ilgili notere söz konusu belgenin aslı sunularak işletme kayıt belgesinin aslına uygun olarak onaylanmasının talep edildiği, noter tarafından ise bu belgenin bir örneği çıkarılarak örneğin üzerine ibraz edilenin aynıdır şeklinde şerh düşüldüğü, bu şekilde sunulan belgenin belgelerin sunuluş şekline aykırı olduğu gerekçesi ile teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı, noter onaylı işletme kayıt belgesi sureti üzerinde yer alan “ibraz edilenin aynıdır” şerhinin bahse konu belgenin fotokopi ya da suret olduğu sonucunu doğurmayacağı, belge üzerinde aslına uygundur ifadesinin yer almamasının teklifin esasını değiştirmeyecek bir bilgi eksikliği olduğu, bu itibarla işletme kayıt belgesini onaylayan noterlikten onay işleminin aslı ibraz edilen belge üzerinden yapılıp yapılmadığının talep edilerek söz konusu hususun açıklığa kavuşturulabileceği iddia edilmektedir.
Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.
İhale konusu işin konusunun malzemeli yemek hazırlama, dağıtım ve sonrası hizmetlerinin gerçekleştirilmesi olduğu ve bu iş kapsamında toplam 310273 öğün yemek verileceği tespit edilmiştir.
İdari Şartname’nin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 7.7’nci maddesinde “7.7.1. İstekliler, yukarıda sayılan belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini vermek zorundadır. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca "aslının aynıdır" şeklinde onaylanarak isteklilere verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri ile bunların noter onaylı suretleri de kabul edilecektir. Kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilen ve teyidi yapılabilen ihaleye katılım ve yeterlik belgelerinin internet çıktısı sunulabilir.
7.7.2. Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile "ibraz edilenin aynıdır" veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmeyecektir.
7.7.3. İstekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale tarihinden önce İdare tarafından "aslı idarece görülmüştür" veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülen suretlerini tekliflerine ekleyebilirler.” düzenlemesi yer almaktadır.
İhale komisyonu tarafından 21.12.2015 tarihinde alınan kararda “…Karakılıç Gıda Nak. Tem. Day. Tük. Mal. Orm. Ürün. San. ve Tic. Ltd. Şti. (işletme kayıt belgesi idari şartnamemizin 7.7.2’nci maddesinde noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmeyecektir.) göre değerlendirme dışı bırakılmıştır.” ifadelerine yer verilerek başvuru sahibi Karakılıç Gıda Nak. Tem. Day. Tük. Mal. Orm. Ürün. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı görülmüştür.
Yapılan incelemede başvuru sahibi istekli tarafından teklif dosyası kapsamında TR-28-K-001290 kayıt numaralı işletme kayıt belgesinin Bulancak Noterliği tarafından 01.12.2015 tarihinde 0012021 yevmiye numarası ile onaylanmış örneğinin sunulduğu, bahse konu belgenin ön yüzünde “Bu suretin ibraz edilenin aynı olduğunu ve bir örneğinin daireye saklandığını onaylıyorum” şerhinin bulunduğu tespit edilmiştir.
Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Belgelerin Sunuluş Şekli” başlıklı 31’inci maddesinde “(1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında idareler; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isterler. Bu kapsamda sunulan fatura örnekleri de asıl olarak kabul edilir. Adaylar veya istekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilirler. Bu yönde yapılacak başvuruların, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanması zorunludur.
(2) Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmez. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde, Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca “aslının aynıdır” şeklinde onaylanarak verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri veya bunların noter onaylı suretleri de kabul edilir...” hükmü bulunmaktadır.
Yukarıda yer verilen doküman düzenlemeleri ve Yönetmelik hükümleri çerçevesinde, işletme kayıt belgesinin aslının sunulmaması durumunda aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneğinin sunulması imkanı bulunmakta ve söz konusu örneğin aslına uygunluğunun göstergesi olarak taşıdığı şerhin niteliği önem arz etmekte, şerhin niteliği ise örneğin belgenin aslı görülmek suretiyle mi yoksa fotokopisi görülerek mi tasdik edildiğini göstermesine göre belirlenmektedir.
Bu doğrultuda, sunulan işletme kayıt belgesinin taşıdığı “Bu suretin ibraz edilenin aynı olduğunu ve bir örneğinin daireye saklandığını onaylıyorum” şerhi, söz konusu belgenin aslının notere sunularak örneğin tasdik ettirildiği anlamına gelmediği, dolayısıyla nitelik olarak mevzuatta belirtilen belgelerin sunuluş şekline uymadığı anlaşılmıştır. Bu itibarla işletme kayıt belgesinin usulüne uygun olarak sunulmadığının tespitinin yapılarak başvuru sahibi isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması işleminde mevzuata aykırılık bulunmadığı anlaşılmış olup anılan isteklinin söz konusu iddiası yerinde görülmemiştir.
Öte yandan başvuru sahibi istekli tarafından, işletme kayıt belgesi üzerinde yer alan noter şerhinin söz konusu belgenin aslının veya fotokopisinin sunularak düşülüp düşülmediği hususunun bilgi eksikliği kapsamında değerlendirilebileceğine ilişkin iddiaya yönelik yapılan inceleme ve değerlendirme şu şekildedir:
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde; “Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36’ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir…” hükmü,
Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İdarelerce belgelerdeki eksik bilgilerin tamamlatılması” başlıklı 16.6’ncı maddesinde; “16.6.1 İhale dokümanında başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan eklerinden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatılmayacaktır. Ancak,
a) Geçici teminat ve teklif mektuplarının Kanunen taşıması zorunlu hususlar hariç olmak üzere, sunulan belgelerde ihale sonucu açısından teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan bilgi eksikliklerinin bulunması halinde, bu tür bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,
b) Aday ve isteklilerce sunulan ve başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde, belgenin taşıması zorunlu asli unsurlar dışında, belgenin içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olan ve belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,
İdarelerce tamamlatılacaktır…” açıklaması yer almaktadır.
Yukarıda anılan mevzuat hüküm ve açıklamaları birlikte değerlendirildiğinde, idarelerin tekliflerin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede eksik bilgilerin tamamlanmasının yazılı olarak isteneceği anlaşılmakla beraber noter onaylı olarak sunulmuş olan belgenin aslına uygun olduğuna ilişkin ibarenin belgede bulunması gereken zorunlu bir unsur olduğu, noter tarafından yapılan suret tasdikinin yukarıda anılan Yönetmelik maddelerine aykırılık taşıması halinde bu aykırılığın bir bilgi eksikliği olarak değerlendirilemeyeceği anlaşılmaktadır.
Diğer taraftan konuyla ilgili olarak Noterlik Kanunu Yönetmeliği’nin “Örnek verme şekilleri” başlıklı 95’inci maddesinde de “İbrazdan örnek:
İlgili tarafından ibraz edilip, örneğin çıkartılması ve onaylanması istenilen bir belgenin usulünce örneğinin çıkartılarak verilmesine ibrazdan örnek çıkarma denir.
İbrazdan örneklerin altına (ibraz edilenin aynıdır) ibaresini kapsayan bir şerh konulur.
İbrazdan örnek vermede, örneklerden bir nüshası dairede saklanır. Bu nüshaya ilgilinin imzası (ibraz ettiğim aslına uygundur) şerhinin altına alınır. İbraz edilen aslına örneğin tarih ve yevmiye numarası yazılıp, noter mühürü ile mühürlenir.
Aslında bir bozukluk olan belgelerin, örneklerinde bu bozukluğun açıklanması şarttır.
İbraz olunan belgenin örneği ilgili tarafından dışarıda da çıkartılıp, onama için noterliğe ibraz olunabilir.
Bu takdirde örnek ile asıl belge noterlikçe karşılaştırılır. Asıl ve örneğin yekdiğerine uygunluğu şerhte belirtilir.
Her ne suretle olursa olsun çıkartılan örneklerde belgenin belirli bir kısmının örneği de ilgilinin isteği üzerine çıkartılabilir. Bu takdirde bu husus açıkça yazılır.
b - Daireden örnek:
O noterlikte yapılmış bir işlemin ilgilisinin isteği üzerine yeteri kadar örneği çıkartılıp aslına uygunluğu onaylandıktan sonra ilgiliye verilmesine, daireden örnek verme denir
Ciltbentde saklı işlemin örneği istenilenden bir fazla çıkarılır, bunların altına (işbu örnek dairede saklı …….tarih ve …..yevmiye nolu aslının veya nüshasının aynıdır) şerhi konur. Bu şerhin altına noterlik mühürü basılarak, yetkili tarafından imza edilir. Örneğin birinci sayfasının baş tarafına (örnektir) damgası basılır veya yazı ile (örnektir) ibaresi yazılır ve örneğe o günkü tarih ile yeni yevmiye numarası konur. Fazla çıkarılan nüsha dairede saklanır.
Şerhlerde kaç örnek verildiği herhalde belirtilir ve dairede kalan nüshaya ilgilinin imzası alınır.” hükmüne yer verilmiştir.
Türkiye Noterler Birliği’nin 15.04.2002 tarihli ve 39 sayılı Genel Yazısında “İLGİ: 1- 29.04.1998 günlü Hukuk 6344-47 sayılı,
2- 01.02.2002 günlü Hukuk 1955-16 sayılı,
Genel yazılarımız.
İbrazdan örnek verme halinde Noterlikçe verilen şerhin, Noterlik Kanunu Yönetmeliği’nin 95 nci maddesi hükümlerine uygun şekilde düzenlenmesi gerektiği ilgi genel yazılarımız ile sizlere duyurulmuştu.
Ancak, son zamanlarda noterlerce yapılan ibrazdan örnek çıkarma işlemlerinde Noterlik Kanunu Yönetmeliği’nin 95 nci maddesi ile yukarıdaki genel yazılarımıza uygun olarak yapılan ve (ibraz edilenin aynıdır) şeklinde konulan şerhle çıkarılan örnek işlemlerinin bazı kurum ve kuruluşlarca kabul edilmemesi nedeniyle pek çok vatandaşın işlemlerinin muameleye konulmadığı ve bu nedenle bazı ihtilafların doğduğu öğrenilmekle konu, Yönetim Kurulu’nun 03.04.2002 günlü toplantısında yeniden görüşülerek yapılan inceleme sonunda;
…İbraz edilenin ASIL olması koşulu ile, ibrazdan örnek çıkarmak için noterliğe başvuran kişinin yapacağı işlemin niteliğine göre ve talebi alınmak suretiyle işlemin altına (ibraz edilen aslının aynıdır) şeklinde şerh konulması ve noterlik dairesinde alıkonulacak örneğin arkasına da (ibraz ettiğim metin asıl olup, örnek bundan çıkarılmıştır) ibaresi yazılıp altının ilgiliye imzalatılması suretiyle işlem yapılabileceğine…karar verilmiştir…” açıklaması,
Anılan meslek kuruluşunun 04.12.2003 tarih ve 50 sayılı genelgesinde de “İLGİ: 15.04.2002 günlü Hukuk 5964-39 sayılı Genel Yazımız.
Her ne kadar örnek onay işlemleri ile ilgili olarak ilgide gösterilen genel yazı gönderilmiş ise de, bu konudaki tereddütlerin devam ettiği ve bazı ihale makamlarınca (aslına uygundur) şerhinin arandığı, aksine şerhleri içeren belgelerin kabul edilmediği anlaşıldığından konu Yönetim Kurulu'nun 20.11.2003 günlü toplantısında görüşülmüş, ...İbraz edilenin asıl olması koşulu ile ibrazdan örnek çıkarmak için noterliğe başvuran kişinin yapacağı işlemin niteliğine göre ve talebi alınmak suretiyle işlemin altına (iş bu suret aslına uygundur), şeklinde şerh konulması ve noterlik dairesinde alıkonulacak örneğin arkasına da (ibraz ettiğim aslına uygundur) ibaresi yazılıp altının ilgiliye imzalatılması suretiyle işlem yapılabileceğine... karar verilmiştir…” açıklaması yer almaktadır.
Noterler Birliğinin anılan yazılarından, ibrazdan örnek çıkarma işlemlerine ilişkin olarak, noterlerce, ibraz edilenin asıl olması koşulu ile ibrazdan örnek çıkarmak için noterliğe başvuran kişinin yapacağı işlemin niteliğine göre ve talebi alınmak suretiyle işlemin altına “ibraz edilen aslının aynıdır” veya “iş bu suret aslına uygundur” şeklinde şerh konulabileceği anlaşılmaktadır. Dolayısıyla ibraz edilen işletme kayıt belgesinin asıl belge olması halinde, bu belgenin örnekleri üzerine düşülen şerhin “ibraz edilen aslının aynıdır” veya “iş bu suret aslına uygundur” ifadelerini içermesi veya bu ifadeler doğrultusunda olmasının gerektiği, söz konusu belgenin aslının örnekleri ile birlikte sunulmasına rağmen bahse konu belgenin örnekleri üzerine bu örneklerin aslına uygunluğunu belirtir ifadeleri içeren şerh düşülmeyerek “ibraz edilenin aynıdır” veya benzer ifadelere sahip şerhlerin düşülmesinin ilgili noter ve başvuru sahibi isteklinin sorumluluğunda olduğu anlaşılmış olup anılan isteklinin söz konusu iddiasının da yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.
Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,
Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,
Oybirliği ile karar verildi. (¤¤)