T.C.
GELİR İDARESİ BAŞKANLIĞI
İSTANBUL VERGİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI
Mükellef Hizmetleri Usul Grup Müdürlüğü
Sayı
:
B.07.1.GİB.4.34.19.02-019.01-2039
17/11/2011
Konu
:
Defter ve belgelerin muhafaza mecburiyeti.
İlgide kayıtlı özelge talep formunuzda, sigorta acentesi olarak faaliyette bulunduğunuz belirtilerek, arşivinizde yer alan ve neredeyse silinmek üzere olan sigorta poliçelerinin kaç yıl saklanması gerektiği hususunda görüş talep etmektesiniz.
213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun 253'üncü maddesinde, bu Kanun'a göre defter tutmak mecburiyetinde olanların, tuttukları defterlerle üçüncü kısımda yazılı vesikaları, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecbur oldukları hüküm altına alınmıştır.
Öte yandan, 6762 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nun "Defter tutma yükümlülüğü" başlıklı 66'ncı maddesinde;
"Her tacir, ticari işletmesinin iktisadi ve mali durumunu, borç ve alacak münasebetlerini ve her iş yılı içinde elde edilen neticeleri tespit etmek maksadıyla, işletmesinin mahiyet ve öneminin gerektirdiği bütün defterleri ve bilhassa, diğer kanunların hükümleri mahfuz kalmak üzere, aşağıda defterleri Türkçe olarak tutmaya mecburdur;
1.Tacir hükmi şahıs ise yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ve karar defteri;
2. Hususi hukuk hükümlerine göre idare edilmek veya ticari şekilde işletilmek üzere devlet, vilayet belediyeler gibi amme hükmü şahısları tarafından kurulan ve hükmi şahsiyeti bulunmayan ticari işletmeler ile dernekler tarafından kurulan ticari işletmeler ve bunlara benzeyen ve hükmi şahsiyeti olmayan diğer ticari teşekküller, karar defteri hariç yukarı bentte yazılı defterleri;
3. Tacir hakiki şahıs ise karar defteri hariç olmak üzere birinci bentte yazılı defterleri veya işletmesinin mahiyet ve önemine göre sadece işletme defteri.
Bu defterler elektronik ortamda ve dosyalama suretiyle tutulabilir."
68'inci maddesinde, "Defter tutmak mecburiyetinde bulunan kimse ve işletmeye devam eden halefleri defterleri son kayıt tarihinden ve saklanması mecburi olan diğer hesap ve kağıtları tarihlerinden itibaren on yıl geçinceye kadar saklamaya mecburdurlar." hükümleri yer almaktadır.
Bu itibarla Vergi Usul Kanunu'nda yer alan hükümlere göre defter tutmak mecburiyetinde olanlar, tuttukları defterlerle belgeleri, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak Vergi Usul Kanunu'nda yer alan süreye göre muhafaza etmeye mecburdurlar. Bunun yanı sıra Türk Ticaret Kanunu'nda yer alan hükümlerin de göz önünde bulundurulması gerekmektedir.
Bilgi edinilmesini rica ederim.
(*) Bu Özelge 213 sayılı Vergi Usul Kanununun 413.maddesine dayanılarak verilmiştir.
(**) İnceleme, yargı ya da uzlaşmada olduğu halde bu konuya ilişkin olarak yanlış bilgi verilmiş ise bu özelge geçersizdir.
(***) Talebiniz üzerine tayin edilmiş olan bu özelgeye uygun işlem yapmanız hâlinde, bu fiilleriniz dolayısıyla vergi tarh edilmesi icap ederse, tarafınıza vergi cezası kesilmeyecek ve tarh edilen vergi için gecikme faizi hesaplanmayacaktır.