Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) 2024/2509 z dnia 23 września 2024 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii (wersja przekształcona)

Dziennik Urzędowy
Unii Europejskiej

PL

Seria L

2024/2509

26.9.2024

ROZPORZĄDZENIE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE, Euratom) 2024/2509

z dnia 23 września 2024 r.

w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii

(wersja przekształcona)

PARLAMENT EUROPEJSKI I RADA UNII EUROPEJSKIEJ,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 322 ust. 1, w związku z Traktatem ustanawiającym Europejską Wspólnotę Energii Atomowej, w szczególności jego art. 106a,

uwzględniając wniosek Komisji Europejskiej,

po przekazaniu projektu aktu ustawodawczego parlamentom narodowym,

uwzględniając opinię Trybunału Obrachunkowego (1),

stanowiąc zgodnie ze zwykłą procedurą ustawodawczą (2),

a także mając na uwadze, co następuje:

(1)

W rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) 2018/1046 (3) należy wprowadzić szereg zmian. W celu zapewnienia jasności i pewności prawa rozporządzenie to powinno zostać przekształcone.

(2)

W niniejszym rozporządzeniu ustanawia się zasady finansowe mające zastosowanie do budżetu ogólnego Unii (zwanego dalej „budżetem”) w rozumieniu art. 322 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE), nie reguluje ono natomiast wdrażania środków ograniczających przyjętych na podstawie TFUE i Traktatu o Unii Europejskiej (TUE), w tym w ramach wykonywania budżetu, ani nie wpływa na ich wykonywanie.

(3)

Uwzględniając doświadczenie zdobyte w trakcie wdrażania zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu oraz w następstwie przyjęcia rozporządzenia Rady (UE, Euratom) 2020/2093 (4), należy wprowadzić pewne ukierunkowane zmiany, aby dostosować te zasady finansowe do nowych ram prawnych, przystosować je do potrzeb skutecznego zarządzania kryzysowego oraz zwiększyć ochronę interesów finansowych Unii. Ponadto należy wprowadzić ukierunkowane uproszczenia oraz aktualizacje techniczne i poprawki.

(4)

W następstwie przyjęcia rozporządzenia (UE, Euratom) 2020/2093 odniesienia do aktów podstawowych powinny zostać zastąpione, a odniesienia do decyzji Rady (UE, Euratom) 2020/2053 (5), rozporządzenia Rady (UE, Euratom) 2021/768 (6) oraz Porozumienia międzyinstytucjonalnego z dnia 16 grudnia 2020 r. w sprawie dyscypliny budżetowej, współpracy w kwestiach budżetowych i należytego zarządzania finansami oraz w sprawie nowych zasobów własnych, w tym harmonogramu wprowadzania nowych zasobów własnych, w tym również harmonogramu wprowadzania nowych zasobów własnych (7), należy dodać do odniesień stosowanych w całym niniejszym rozporządzeniu.

(5)

W celu zapewnienia jasności wszystkie odniesienia do uchylonego rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 45/2001 (8) należy zastąpić odniesieniami do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 (9).

(6)

W celu zapewnienia pewności prawa należy sprostować szereg odniesień.

(7)

Konieczne jest lepsze odzwierciedlenie szczególnego charakteru i zasad zasilania rezerw na zobowiązania finansowe oraz gwarancji budżetowych. Należy zatem dostosować niektóre definicje i zasady dotyczące gwarancji budżetowych, zobowiązań budżetowych, zobowiązań prawnych, środków na płatności, odbiorców oraz publikowania informacji na temat odbiorców. Należy dodać definicję etapu tworzenia rezerw na zobowiązania finansowe. Ponadto konieczna jest aktualizacja istniejących definicji, aby uwzględnić w nich w szczególności zmiany przepisów dotyczących zamówień publicznych oraz wprowadzenie przepisów dotyczących darowizn o charakterze niefinansowym.

(8)

W celu zwiększenia przejrzystości w odniesieniu do odbiorców środków finansowych Unii, którzy są organizacjami pozarządowymi, należy wprowadzić definicję organizacji pozarządowych zawierającą kryteria ich identyfikacji. Ponadto wnioskodawcy ubiegający się o dotację powinni deklarować swój status prawny, w tym wskazać, czy są organizacjami pozarządowymi.

(9)

W niniejszym rozporządzeniu należy dodać odniesienie do ogólnego systemu warunkowości służącego ochronie budżetu, ustanowionego rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) 2020/2092 (10). Rozporządzenie (UE, Euratom) 2020/2092 stanowi podstawę ram prawnych wykonywania budżetu.

(10)

Istotne jest, aby wykonując budżet, państwa członkowskie i Komisja zapewniały zgodność z Kartą praw podstawowych Unii Europejskiej i przestrzegały wartości Unii zapisanych w art. 2 TUE.

(11)

W stosownych przypadkach, zgodnie z przepisami sektorowymi, niniejsze rozporządzenie powinno umożliwiać urzędnikom zatwierdzającym przyjmowanie odpowiednich środków i podejmowanie działań w celu ochrony budżetu, na przykład poprzez zawieszenie płatności w przypadkach, gdy nieprzestrzeganie przez dane państwo członkowskie odpowiednich wartości Unii i praw podstawowych ma wpływ na realizację przez to państwo członkowskie działania finansowanego ze środków finansowych Unii.

(12)

Należy zachować podstawowe zasady budżetowe. Istniejące odstępstwa od tych zasad dotyczące poszczególnych obszarów, takich jak badania naukowe, działania zewnętrzne i fundusze strukturalne należy poddać przeglądowi i możliwie jak najbardziej uprościć, biorąc pod uwagę ich dalsze znaczenie, wartość dodaną dla budżetu oraz obciążenie, jakie powodują dla zainteresowanych stron.

(13)

Należy w jaśniejszy sposób przedstawić zasady przenoszenia środków oraz dokonać rozróżnienia między automatycznymi i nieautomatycznymi przeniesieniami. Zainteresowane instytucje Unii powinny przekazywać Parlamentowi Europejskiemu i Radzie informacje dotyczące automatycznych i nieautomatycznych przeniesień.

(14)

Należy zezwolić na przenoszenie i wykorzystywanie zewnętrznych dochodów przeznaczonych na określony cel na kolejny program lub kolejne działanie, z myślą o efektywnym wykorzystaniu takich środków finansowych. Możliwość przeniesienia wewnętrznych dochodów przeznaczonych na określony cel powinna być ograniczona wyłącznie do kolejnego roku budżetowego, chyba że niniejsze rozporządzenie stanowi inaczej.

(15)

W następstwie przyjęcia rozporządzenia (UE, Euratom) 2020/2093 i związanych z nim aktów podstawowych należy włączyć niektóre przepisy dotyczące zasad budżetowych, w szczególności w odniesieniu do anulowania i przeniesień, umorzeń i ponownego udostępnienia środków odpowiadających umorzonym środkom, określone w rozporządzeniach Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1060 (11) i (UE) 2021/2116 (12).

(16)

W odniesieniu do wewnętrznych dochodów przeznaczonych na określony cel należy zezwolić na finansowanie nowych przedsięwzięć z zakresu nieruchomości z dochodów pochodzących z wynajmu i sprzedaży nieruchomości. W tym celu dochody takie należy uznać za wewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel, które można przenosić do czasu całkowitego ich wykorzystania.

(17)

W celu uproszczenia oraz lepszego dostosowania terminów wnoszenia wkładów państw członkowskich do potrzeb w zakresie płatności, wszystkie dodatkowe wkłady finansowe państw członkowskich na rzecz działań i programów Unii, w tym wkłady dobrowolne, należy traktować w ten sam sposób i uznać za zewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel.

(18)

Aby zwiększyć przejrzystość i widoczność prezentacji dochodów przeznaczonych na określony cel, zachowując jednocześnie istotę informacji przekazanych wcześniej, szczegółowe informacje na temat szacunkowej kwoty wewnętrznych i zewnętrznych dochodów przeznaczonych na określony cel, która ma zostać otrzymana, oraz przewidywanego przydziału środków na odpowiednie linie budżetowe należy przedstawić w załączniku stanowiącym integralną część budżetu. Ponadto należy doprecyzować wymogi dotyczące sprawozdawczości dotyczące wykonania wewnętrznych i zewnętrznych dochodów przeznaczonych na określony cel w roku poprzednim. Dzięki temu wszystkie informacje na temat wykonania dochodów przeznaczonych na określony cel oraz prognozy dotyczące dochodów przeznaczonych na określony cel, które mają zostać otrzymane, będą przedstawiane w jasny i przystępny sposób.

(19)

Należy zaktualizować zasady przesunięć podlegających przepisom szczególnym, aby uwzględnić rezerwę na rzecz solidarności i pomocy nadzwyczajnej, ustanowioną rozporządzeniem (UE, Euratom) 2020/2093. Ponadto należy dokonać stosownych dostosowań, aby odzwierciedlić fakt, że projekty budżetów korygujących nie są już potrzebne do uruchomienia rezerwy na rzecz solidarności i pomocy nadzwyczajnej.

(20)

Instytucje Unii powinny mieć możliwość przyjmowania wszelkich darowizn na rzecz Unii.

(21)

Aby umożliwić szybką reakcję w wyjątkowych okolicznościach, Komisja powinna mieć możliwość przyjmowania darowizn rzeczowych, niezależnie od ich wartości, w przypadku gdy są one dokonywane na potrzeby pomocy humanitarnej, wsparcia w sytuacjach nadzwyczajnych, ochrony ludności lub pomocy w zakresie zarządzania kryzysowego. Aby zapewnić odpowiednie zabezpieczenia, Komisja powinna przyjmować takie darowizny wyłącznie wtedy, gdy jest to zgodne z zasadą należytego zarządzania finansami i z zasadą przejrzystości, nie powoduje konfliktu interesów, nie szkodzi wizerunkowi Unii, a także nie odbywa się ze szkodą dla bezpieczeństwa lub porządku publicznego Unii bądź państw członkowskich ani nie powoduje zagrożenia, że taka szkoda mogłaby powstać. W chwili przyjęcia darowizny darczyńca nie powinien znajdować się w jednej z sytuacji wykluczenia w ramach systemu wczesnego wykrywania i wykluczania oraz nie powinien figurować w stosownej bazie danych jako podmiot wykluczony. Jeżeli Komisja przyjmuje darowizny, właściwy urzędnik zatwierdzający powinien przedstawić informacje na ten temat w swoim rocznym sprawozdaniu z działalności.

(22)

Należy wprowadzić przepis umożliwiający osobom prawnym sponsoring w formie rzeczowej na rzecz wydarzenia lub działania do celów promocyjnych lub związanych ze społeczną odpowiedzialnością przedsiębiorstw.

(23)

Należy doprecyzować pojęcie „wykonania” w odniesieniu do budżetu. Wykonanie należy powiązać z bezpośrednim stosowaniem zasady należytego zarządzania finansami. Zasadę należytego zarządzania finansami również należy zdefiniować oraz ustanowić związek pomiędzy ustalonymi celami a wskaźnikami wykonania, rezultatami oraz oszczędnością, efektywnością i skutecznością w wykorzystywaniu środków. Mając na uwadze pewność prawa, należy zdefiniować terminologię dotyczącą wykonania, w szczególności produkt i rezultaty, unikając przy tym kolizji z obowiązującymi ramami wykonania poszczególnych programów.

(24)

W kontekście celu polegającego na uwzględnianiu aspektu płci w ujęciu horyzontalnym, jak i celów w zakresie monitorowania wydatków i wyników klimatycznych oraz wydatków przyczyniających się do powstrzymania i odwrócenia zjawiska utraty różnorodności biologicznej należy wprowadzić szczegółowe wskaźniki efektywności dla budżetu w celu monitorowania wydatków na równość płci, a także wydatków na łagodzenie skutków zmiany klimatu i dostosowania się do niej oraz ochronę różnorodności biologicznej. Wskaźniki takie powinny być precyzyjne i proporcjonalne, nie powinny się pokrywać, ich liczba powinna być ograniczona i nie powinny one powodować nadmiernego obciążenia administracyjnego. Powinny one opierać się na skutecznej, przejrzystej i kompleksowej metodyce, a w stosownych przypadkach – na powszechnie uznanych dowodach naukowych. W stosownych przypadkach dane gromadzone w odniesieniu do takich wskaźników powinny być przedstawiane w podziale na płeć i powinny być gromadzone w sposób umożliwiający agregację takich danych we wszystkich odpowiednich programach.

(25)

Zważywszy na to, jak ważne jest sprostanie wyzwaniom klimatycznym i środowiskowym oraz w celu zapewnienia, aby wykonanie budżetu przyczyniło się do realizacji Europejskiego Zielonego Ładu, o którym mowa w komunikacie Komisji z dnia 11 grudnia 2019 r. dotyczącym Europejskiego Zielonego Ładu oraz celów Unii w dziedzinie klimatu i energii, a także do osiągnięcia neutralności klimatycznej do 2050 r., pojęcie „wykonania” w odniesieniu do budżetu należy rozszerzyć, aby objąć nim realizację programów i działań w sposób zrównoważony, który nie utrudni realizacji celów środowiskowych dotyczących łagodzenia zmian klimatu, adaptacji do zmian klimatu, zrównoważonego wykorzystywania i ochrony zasobów wodnych i morskich, przejścia na gospodarkę o obiegu zamkniętym, zapobiegania zanieczyszczeniu i jego kontroli oraz ochrony i odbudowy bioróżnorodności i ekosystemów.

(26)

Ważne jest promowanie praw socjalnych oraz sprawiedliwych warunków pracy i zatrudnienia, zgodnie z Europejskim filarem praw socjalnych i art. 9 TFUE. Tam, gdzie jest to wykonalne i właściwe podczas wdrażania programów i działań finansowanych z budżetu Komisja i państwa członkowskie powinny przestrzegać odpowiednich mających zastosowanie przepisów prawa krajowego, prawa Unii, konwencji Międzynarodowej Organizacji Pracy (MOP) oraz układów zbiorowych.

(27)

Zgodnie z Porozumieniem międzyinstytucjonalnym z dnia 13 kwietnia 2016 r. w sprawie lepszego stanowienia prawa (13) przepisy Unii powinny charakteryzować się wysoką jakością oraz powinny koncentrować się na dziedzinach, w których mają największą wartość dodaną dla obywateli, oraz być możliwie najbardziej efektywne i skuteczne w realizacji wspólnych celów politycznych Unii. W osiągnięciu tych celów pomocne może być poddanie ocenie istniejących i nowych programów wydatkowania oraz działań pociągających za sobą znaczące wydatki.

(28)

Aby Komisja mogła wywiązać się ze zobowiązania do domyślnej cyfrowości oraz aby sprzyjać poprawie skuteczności i jakości kontroli i audytów poprzez podniesienie poziomu wiarygodności przy jednoczesnym zmniejszeniu kosztów, należy wprowadzić wyraźne odniesienie do korzystania z narzędzi cyfrowych i powstających technologii, takich jak uczenie maszynowe, zrobotyzowana automatyzacja procesów, eksploracja danych i sztuczna inteligencja.

(29)

Aby wzmocnić ochronę budżetu przed nieprawidłowościami, w tym nadużyciami finansowymi, korupcją, konfliktami interesów i podwójnym finansowaniem, należy wprowadzić ustandaryzowane środki służące zbieraniu, porównywaniu i agregowaniu informacji na temat odbiorców środków finansowych Unii. W szczególności – aby skutecznie zapobiegać nadużyciom finansowym, wykrywać je, prowadzić w ich sprawie dochodzenia i korygować takie nadużycia lub usuwać nieprawidłowości – konieczne jest umożliwienie identyfikacji osób fizycznych, które ostatecznie – pośrednio lub bezpośrednio – korzystają z finansowania unijnego lub z jego niewłaściwego wykorzystania. Elektroniczne rejestrowanie i przechowywanie danych dotyczących odbiorców środków finansowych Unii, w tym ich beneficjentów rzeczywistych zdefiniowanych w art. 3 pkt 6 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/849 (14), oraz regularne udostępnianie tych danych w jednolitym zintegrowanym i interoperacyjnym systemie informowania i monitorowania, obejmującym jednolite narzędzie do eksploracji danych i punktowej oceny ryzyka (zwanym dalej „jednolitym zintegrowanym systemem informatycznym”) dostarczonym przez Komisję, powinno ułatwić ocenę ryzyka na potrzeby dokonywania wyboru, udzielania zamówień, zarządzania finansami, monitorowania, prowadzenia dochodzeń, kontroli i audytów oraz przyczyniać się do skutecznego zapobiegania nieprawidłowościom, w tym nadużyciom finansowym, korupcji, konfliktom interesów i podwójnemu finansowaniu, ich wykrywania, korygowania i prowadzenia wobec nich działań następczych. Przepisy dotyczące rejestrowania, przechowywania, przekazywania i przetwarzania danych powinny być zgodne z obowiązującymi przepisami o ochronie danych. Należy opracować jednolity zintegrowany system informatyczny w celu uniknięcia podwójnej sprawozdawczości i zmniejszenia obciążeń administracyjnych dla państw członkowskich i innych podmiotów wykonawczych. Komisja powinna działać jako administrator i być odpowiedzialna za opracowanie jednolitego zintegrowanego systemu informatycznego oraz za zarządzanie nim i za nadzór nad nim. Państwa członkowskie, unijne organy dochodzeniowe, kontrolne i audytowe, w tym Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF), Trybunał Obrachunkowy i Prokuratura Europejska (EPPO), powinny mieć dostęp do tych danych w ramach wykonywania ich odpowiednich kompetencji. Taki dostęp powinien odbywać się z poszanowaniem zasad konieczności i proporcjonalności. Dane dostępne za pośrednictwem jednolitego zintegrowanego systemu informatycznego powinny być udostępniane Parlamentowi Europejskiemu i Radzie indywidualnie dla każdego przypadku w zakresie niezbędnym i proporcjonalnym do wykonywania przez te instytucje odpowiednich kompetencji w kontekście procedury udzielania Komisji absolutorium.

(30)

Jednolity zintegrowany system informatyczny powinien opierać się na interoperacyjności, dzięki czemu aktualne informacje i dane na temat odbiorców środków finansowych Unii powinny być pozyskiwane z tego systemu i przekazywane do niego w sposób automatyczny, w czasie rzeczywistym, o ile jest to możliwe, między innymi przy wykorzystaniu odpowiednich krajowych baz danych, wewnętrznych systemów właściwych organów i władz krajowych oraz instytucji zarządzających i płatniczych, krajowych baz danych dotyczących udzielania zamówień publicznych i przetargów, danych dostępnych publicznie oraz danych pochodzących z innych baz danych Komisji, dzięki czemu informacje i dane będą kompleksowe i kompletne.

(31)

Jednolity zintegrowany system informatyczny należy zaprojektować i wdrożyć w sposób umożliwiający agregację istotnych informacji w powiązaniu z tymi samymi odbiorcami w kontekście różnych unijnych programów finansowania. Należy w nim stosować wyłącznie wskaźniki ryzyka, które są obiektywne, proporcjonalne, niezbędne do oceny ryzyka, a także oparte na wiarygodnych źródłach aktualnych informacji i danych, w miarę możliwości w czasie rzeczywistym. Jednolity zintegrowany system informatyczny powinien być przeznaczony do użytku zgodnie z ogólnymi zasadami ochrony danych, w tym minimalizacji danych i ograniczenia ich przechowywania, mającymi zastosowanie do przetwarzania danych osobowych.

(32)

Aby utrzymać wysoki standard funkcji jednolitego zintegrowanego systemu informatycznego, w miarę możliwości należy wdrożyć pewne działania i środki, w tym dostosować pola danych do odpowiednich krajowych i znajdujących się w gestii Komisji systemów informatycznych i baz danych, a także dokonać niezbędnych uzupełnień na potrzeby narzędzia do eksploracji danych i punktowej oceny ryzyka, co powinno obejmować odniesienie do niepowtarzalnego identyfikatora operacji; zapewnić integrację odpowiednich krajowych systemów informatycznych i baz danych z jednolitym zintegrowanym systemem informatycznym na potrzeby automatycznej wymiany informacji; zapewnić użytkownikom możliwość dostosowania i grupowania wskaźników ryzyka oraz ich wag do potrzeb i specyfiki unijnego funduszu, programu lub kraju; wykorzystywać sztuczną inteligencję do analizy i interpretacji danych; zapewnić użytkownikom różne możliwości korzystania z opcji wyszukiwania i możliwości filtrowania; dostarczać użytkownikom wskazówek dotyczących interpretacji i wykorzystania danych i wyników; oraz prowadzić szkolenia z zakresu poruszania się po jednolitym zintegrowanym systemie informatycznym, a także z zakresu oceny ryzyka oraz uwzględniania go w weryfikacjach i audytach.

(33)

Zgodnie z zasadą przejrzystości zapisaną w art. 15 TFUE instytucje Unii mają obowiązek działania z jak największym poszanowaniem zasady otwartości. W odniesieniu do wykonania budżetu stosowanie tej zasady oznacza, że obywatele powinni wiedzieć gdzie i na jakie cele Unia wydaje środki finansowe. Takie informacje sprzyjają demokratycznej debacie, przyczyniają się do udziału obywateli w procesie decyzyjnym Unii, wzmacniają instytucjonalną kontrolę i nadzór nad wydatkami Unii oraz przyczyniają się do zwiększenia jej wiarygodności. Komunikacja powinna być bardziej ukierunkowana i powinna dążyć do zwiększenia widoczności wkładu Unii dla obywateli. Cele takie należy realizować poprzez publikowanie – najlepiej z wykorzystaniem nowoczesnych metod komunikacji – odpowiednich informacji dotyczących wszystkich odbiorców środków finansowanych z budżetu, przy uwzględnieniu uzasadnionego prawa tych odbiorców do poufności i bezpieczeństwa, a w przypadku osób fizycznych – ich prawa do prywatności i ochrony ich danych osobowych. Instytucje Unii powinny zatem przyjąć wybiórcze podejście przy publikacji informacji, zgodnie z zasadą proporcjonalności. Decyzje o publikacji powinny być podejmowane na podstawie odpowiednich kryteriów, tak aby zapewnić dostęp do istotnych informacji.

(34)

Bez uszczerbku dla przepisów dotyczących ochrony danych osobowych należy dążyć do jak największej przejrzystości w odniesieniu do informacji dotyczących odbiorców. Informacje dotyczące odbiorców środków finansowych Unii powinny być publikowane na specjalnej scentralizowanej stronie internetowej instytucji Unii, takiej jak system przejrzystości finansowej, a także powinny być łatwo dostępne przy pomocy odpowiednich i bezpiecznych rozwiązań technicznych. Wymogi dotyczące publikacji powinny obejmować wszystkie metody wykonywania budżetu, także przez inne instytucje i organy Unii.

(35)

Komisja powinna mieć możliwość wykonywania budżetu pośrednio poprzez organizacje w państwach członkowskich. Mając na uwadze pewność prawa, należy zatem zdefiniować pojęcie organizacji w państwie członkowskim jako podmiotu ustanowionego w państwie członkowskim jako podmiot prawa publicznego lub jako podmiot prawa prywatnego, któremu powierzono misję publiczną i który otrzymał odpowiednie gwarancje finansowe tego państwa członkowskiego. Wsparcie finansowe udzielane przez państwo członkowskie takim podmiotom prawa prywatnego zgodnie z obowiązującymi wymogami określonymi w prawie Unii, w formie, o której zadecyduje to państwo członkowskie, niekoniecznie wymagając gwarancji bankowej, należy uznać za odpowiednie gwarancje finansowe.

(36)

Dane osobowe dotyczące osób fizycznych nie powinny być publicznie dostępne dłużej niż trwa okres korzystania ze środków finansowych przez odbiorcę i w związku z tym należy je usuwać po dwóch latach.

(37)

W większości przypadków objętych zakresem stosowania niniejszego rozporządzenia publikacja dotyczy osób prawnych. Jeśli chodzi o osoby fizyczne, publikacja danych osobowych nie powinna naruszać zasady proporcjonalności między wielkością przyznanej kwoty a potrzebą kontroli jak najlepszego wykorzystania środków finansowych. W takich przypadkach publikacja regionu na poziomie 2 wspólnej klasyfikacji jednostek terytorialnych do celów statystycznych (NUTS) jest spójna z celem publikacji informacji o odbiorcach oraz zapewnia równe traktowanie państw członkowskich różnej wielkości, nie naruszając przy tym prawa odbiorców do poszanowania życia prywatnego, a w szczególności do ochrony ich danych osobowych.

(38)

Mając na uwadze pewność prawa oraz zgodnie z zasadą proporcjonalności, należy określić sytuacje, w których publikacja nie powinna mieć miejsca. Na przykład publikacji nie powinny podlegać informacje dotyczące stypendiów lub innych form wsparcia bezpośredniego wypłacanego osobom fizycznym najbardziej potrzebującym, dotyczące określonych zamówień o bardzo niskiej wartości lub wsparcia finansowego poniżej określonego progu zapewnianego przez instrumenty finansowe lub gwarancje budżetowe lub w przypadkach, gdy ujawnienie informacji stanowi zagrożenie dla praw i wolności zainteresowanych osób, chronionych na mocy Karty praw podstawowych Unii Europejskiej, lub gdy ujawnienie informacji może zaszkodzić interesom handlowym odbiorców. Jednakże w odniesieniu do dotacji nie powinno być specjalnego wyłączenia z obowiązku publikowania informacji w oparciu o określony próg, w celu utrzymania obecnej praktyki oraz zapewnienia przejrzystości.

(39)

W przypadku gdy dane osobowe odbiorców są publikowane do celów przejrzystości w związku z wykorzystywaniem środków finansowych Unii oraz kontroli procedur wyboru, odbiorcy ci powinni zostać poinformowani o takiej publikacji, a także o przysługujących im prawach i procedurach mających zastosowanie na potrzeby wykonywania tych praw, zgodnie z rozporządzeniami Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 oraz (UE) 2016/679 (15).

(40)

Aby zapewnić przestrzeganie zasady równego traktowania wszystkich odbiorców, należy także publikować informacje dotyczące osób fizycznych, zgodnie ze spoczywającym na państwach członkowskich obowiązkiem zapewnienia wysokiego stopnia przejrzystości zamówień, których wartość przekracza progi określone w dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE (16).

(41)

W przypadku zarządzania pośredniego i dzielonego osoby, podmioty lub wyznaczone organy wykonujące środki finansowe Unii powinny udostępniać informacje o odbiorcach i odbiorcach końcowych. W przypadku zarządzania dzielonego informacje powinny być publikowane zgodnie z odpowiednimi przepisami sektorowymi. Państwa członkowskie, które otrzymują i wykonują środki finansowe Unii w ramach zarządzania bezpośredniego, powinny udostępniać informacje o odbiorcach tych środków zgodnie z niniejszym rozporządzeniem. Komisja powinna udostępnić informacje o jednej stronie internetowej, w tym również odniesienie do jej adresu, na której można znaleźć informacje dotyczące odbiorców i odbiorców końcowych.

(42)

Mając na uwadze lepszą czytelność i przejrzystość danych dotyczących instrumentów finansowych wdrażanych w ramach zarządzania bezpośredniego i pośredniego, należy scalić wszystkie wymogi w zakresie sprawozdawczości w jeden dokument roboczy dołączony do projektu budżetu.

(43)

Aby zapewnić przejrzystość, uniknąć pewnych przypadków powielania i dostosować terminy składania sprawozdań do dostępności odpowiednich danych przy jednoczesnym zapewnieniu, aby informacje nie ginęły, informacje na temat gwarancji budżetowych, wspólnego funduszu rezerw i zobowiązań warunkowych ujętych w ramach pułapu zasobów własnych należy uporządkować w ramach tych trzech kategorii i przedstawić w wyczerpujący sposób w odpowiednich sprawozdaniach.

(44)

Aby zwiększyć przejrzystość i dokładność sprawozdawczości, informacje na temat instrumentów finansowych przedstawione w dokumencie roboczym załączonym do projektu budżetu powinny zawierać informacje o stratach poniesionych z tytułu aktywów.

(45)

Aby zapewnić synchronizację z harmonogramem przyjęcia preliminarza dochodów i wydatków, do projektu budżetu należy dołączyć dokument roboczy dotyczący polityki Komisji w zakresie nieruchomości.

(46)

Aby promować najlepsze praktyki w zakresie wdrażania Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (EFRR), Europejskiego Funduszu Społecznego (EFS), Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich (EFRROW) Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury (EFMRA), a także Europejskiego Funduszu Rolniczego Gwarancji (EFRG), Komisja powinna mieć możliwość, w celach informacyjnych, udostępnienia organom odpowiedzialnym za działania w zakresie zarządzania i kontroli niewiążącego przewodnika metodologicznego przedstawiającego jej własną strategię kontroli oraz podejście do kontroli, w tym również listy kontrolne, oraz przykłady najlepszych praktyk. Przewodnik ten należy aktualizować w razie potrzeby.

(47)

Orzecznictwo (17) zobowiązujące Komisję do zapłaty odsetek lub innych opłat należnych od kwot grzywien anulowanych lub obniżonych przez Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej stworzyło nową, nieprzewidywalną sytuację. Konieczne jest zatem umożliwienie odliczania od dochodów budżetu wszelkich odsetek lub innych opłat należnych z tytułu anulowanych lub zmniejszonych kwot grzywien, innych kar lub sankcji, w tym wszelkich ujemnych zwrotów związanych z tymi kwotami. Ten wyjątek od zakazu ujemnych dochodów powinien ograniczać się do tej konkretnej sytuacji. W celu spełnienia wymogów ogólnej zasady przywrócenia do stanu pierwotnego (restitutio in integrum) mającej zastosowanie do grzywien, innych kar lub sankcji nałożonych przez instytucje Unii, a następnie anulowanych lub zmniejszonych przez Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej, konieczne jest zapewnienie, aby od kwoty podlegającej zwrotowi nie odliczano żadnego ujemnego zwrotu z tymczasowo pobranej kwoty takich grzywien, innych kar lub sankcji nałożonych przez instytucje Unii. W celu rekompensaty utraty możliwości korzystania ze środków pieniężnych od dnia, w którym zainteresowane osoby trzecie tymczasowo zapłaciły Komisji grzywnę, do dnia jej zwrotu, kwotę podlegającą zwrotowi należy powiększyć o odsetki obliczone według stopy stosowanej przez Europejski Bank Centralny do jego głównych operacji refinansujących powiększonej o półtora punktu procentowego, co stanowi odpowiednią rekompensatę dla takich osób trzecich w takich sytuacjach i wyklucza konieczność stosowania wobec tej kwoty innych stóp procentowych. Ponadto stopa ta odpowiada stopie procentowej mającej zastosowanie wobec dłużnika, który decyduje się odroczyć zapłatę grzywny, innej kary lub sankcji i w miejsce takiej zapłaty przedkłada gwarancję finansową. Takie odsetki i opłaty powinny być odliczane jako dochody ujemne wyłącznie do dnia 31 grudnia 2027 r. w oczekiwaniu na ostateczne rozwiązanie dotyczące wieloletnich ram finansowych po 2027 r. w odniesieniu do stopy procentowej i innych opłat, które powinny zostać wypłacone jako odpowiednia rekompensata za zwrot anulowanych lub obniżonych grzywien, innych kar lub sankcji. To ostateczne rozwiązanie powinno uwzględniać dotychczasowe doświadczenia i oczekiwane przyszłe zmiany oraz powinno być zgodne z zasadami budżetowymi określonymi w niniejszym rozporządzeniu. W celu zapewnienia wystarczających przepływów pieniężnych, aby zrekompensować zainteresowanym osobom trzecim utratę możliwości korzystania ze środków pieniężnych w sytuacji, kiedy anulowano lub obniżono grzywnę, inną karę lub sankcję, konieczne może się okazać wprowadzenie możliwości zapisania w budżecie kwot otrzymanych z tytułu grzywien, innych kar lub sankcji oraz wszelkich narosłych odsetek lub innych dochodów przez nie wygenerowanych do końca kolejnego roku budżetowego. W celu zapewnienia pełnej przejrzystości tego mechanizmu Komisja powinna przekazywać Parlamentowi Europejskiemu i Radzie wszelkie dostępne informacje w ramach rocznej procedury budżetowej.

(48)

W świetle zwiększonej wielkości operacji zaciągania i udzielania pożyczek dokonywanych przez Komisję w imieniu Unii w celu sfinansowania odbudowy po pandemii COVID-19 należy dodatkowo zwiększyć przejrzystość tych operacji. Aby zaradzić rosnącej złożoności tych operacji oraz zapewnić lepszą widoczność ich treści, do dokumentu załączonego do sekcji budżetu dotyczącej Komisji należy włączyć kompleksowe zestawienie operacji zaciągania i udzielania pożyczek dokonywanych przez Komisję. Zestawienie to powinno obejmować między innymi szczegółowe informacje na temat terminów zapadalności, harmonogramu płatności, należnych odsetek na poziomie zagregowanym, bazy inwestorów na rynku pierwotnym oraz, w stosownych przypadkach, wielkości i kosztów wspólnej puli płynności stanowiącej podstawę zróżnicowanej strategii finansowania, a także plan zaciągania pożyczek. Ponadto w zestawieniu tym należy przedstawić dane bazowe i metodykę zastosowaną przez Komisję do obliczenia narosłych odsetek i oszacowania należnych odsetek bez uwzględniania informacji wrażliwych z punktu widzenia rynku.

(49)

Należy przewidzieć możliwość zawierania przez instytucje Unii między sobą umów o gwarantowanym poziomie usług w celu ułatwienia wykonywania ich środków, a także możliwość zawierania takich umów pomiędzy departamentami instytucji Unii, organami Unii, urzędami europejskimi, organami lub osobami, którym powierzono wykonanie określonych działań w ramach wspólnej polityki zagranicznej i bezpieczeństwa na mocy tytułu V TUE, a także biurem sekretarza generalnego Rady Najwyższej Szkół Europejskich, które to umowy dotyczą świadczenia usług, dostawy produktów, wykonania robót budowlanych lub umów dotyczących nieruchomości.

(50)

Ze względu na pewność prawa konieczne jest wyjaśnienie, że mające zastosowanie prawo, na mocy którego należy podejmować wszelkie odpowiednie działania w odniesieniu do konfliktu interesów, obejmuje unijne i krajowe prawo dotyczące konfliktu interesów.

(51)

Aby zwiększyć inkluzywność, podmioty prawa prywatnego lub unijnego mające siedzibę w państwie członkowskim i kwalifikujące się do powierzenia im, zgodnie z przepisami sektorowymi, wykonania środków finansowych Unii lub gwarancji budżetowych powinny zostać uwzględnione w wykazie podmiotów, którym można powierzyć zadania w zakresie wykonania budżetu, w zakresie, w jakim są one kontrolowane przez organy prawa publicznego lub podmioty prawa prywatnego realizujące misję publiczną kwalifikujące się w ramach zarządzania pośredniego oraz posiadają odpowiednie gwarancje finansowe. W przypadku gdy takie podmioty prawa prywatnego lub unijnego nie korzystają ze wsparcia finansowego zapewnianego przez państwo członkowskie, odpowiednie gwarancje finansowe powinny mieć formę odpowiedzialności solidarnej organów kontrolnych lub równoważnych gwarancji finansowych.

(52)

Należy określić procedurę ustanawiania nowych urzędów europejskich oraz stosować rozróżnienie między obowiązkowymi i nieobowiązkowymi zadaniami takich urzędów. Należy umożliwić instytucjom Unii, organom Unii i innym urzędom europejskim delegowanie uprawnień urzędnika zatwierdzającego na dyrektora urzędu europejskiego. Urzędy europejskie powinny również mieć możliwość zawierania umów o gwarantowanym poziomie usług, które to umowy dotyczą świadczenia usług, dostawy produktów, wykonania robót budowlanych lub umów dotyczących nieruchomości. Należy określić szczegółowe zasady sporządzania dokumentacji księgowej, przepisy upoważniające księgowego Komisji do delegowania niektórych swoich zadań na pracowników w tych urzędach oraz procedury operacyjne dotyczące rachunków bankowych, które Komisja powinna mieć możliwość otwierać w imieniu urzędów europejskich.

(53)

Aby zwiększyć efektywność kosztową agencji wykonawczych oraz w świetle praktycznych doświadczeń z innymi organami Unii, należy umożliwić powierzanie księgowemu Komisji całości lub części zadań księgowego danej agencji wykonawczej.

(54)

Mając na uwadze pewność prawa niezbędne jest doprecyzowanie, że dyrektorzy agencji wykonawczych pełnią obowiązki delegowanych urzędników zatwierdzających, gdy zarządzają środkami operacyjnymi programów, których wykonanie zostało delegowane na ich agencje. Aby uzyskać pełen efekt zwiększenia efektywności wynikającej z globalnej centralizacji niektórych usług wsparcia, należy wyraźnie określić, że agencje wykonawcze mogą wykonywać wydatki administracyjne.

(55)

Należy ustanowić zasady dotyczące uprawnień i obowiązków podmiotów upoważnionych do działań finansowych, w szczególności urzędników zatwierdzających oraz księgowych.

(56)

Parlament Europejski, Rada, Trybunał Obrachunkowy oraz księgowy Komisji powinni być informowani o powołaniu delegowanego urzędnika zatwierdzającego, audytora wewnętrznego i księgowego lub o zakończeniu pełnienia przez nich obowiązków w terminie dwóch tygodni od takiego powołania lub zakończeniu pełnienia obowiązków.

(57)

Urzędnicy zatwierdzający powinni być w pełni odpowiedzialni za wszelkie operacje po stronie dochodów i wydatków, wykonywane pod ich nadzorem, oraz za systemy kontroli wewnętrznej, a także powinni odpowiadać za swoje działania, w tym również, w razie potrzeby, w drodze postępowania dyscyplinarnego.

(58)

Należy określić zadania, obowiązki i zasady procedur, które mają być przestrzegane przez urzędników zatwierdzających. Delegowani urzędnicy zatwierdzający powinni zapewniać, aby subdelegowani urzędnicy zatwierdzający i ich personel otrzymywali informacje i zostali przeszkoleni w zakresie standardów kontroli oraz odnośnych metod i technik oraz aby podejmowano środki w celu zapewnienia funkcjonowania systemu kontroli. Delegowany urzędnik zatwierdzający powinien składać swojej instytucji Unii sprawozdanie z wykonywania obowiązków w postaci rocznego sprawozdania. Sprawozdanie to powinno zawierać wymagane informacje dotyczące finansów i zarządzania na poparcie poświadczenia wiarygodności tego urzędnika, dotyczącego wykonywania przez niego obowiązków, w tym również informacje dotyczące ogólnego wykonania przeprowadzonych operacji. Dokumenty potwierdzające dotyczące przeprowadzonych operacji należy przechowywać przez co najmniej pięć lat. Różne formy procedury negocjacyjnej stosowanej przy udzielaniu zamówień publicznych powinny być przedmiotem specjalnego sprawozdania delegowanego urzędnika zatwierdzającego dla danej instytucji Unii oraz sprawozdania tej instytucji Unii dla Parlamentu Europejskiego i Rady, ze względu na fakt, że procedury te stanowią odstępstwa od zwykłych procedur wyboru.

(59)

Należy mieć na uwadze podwójną rolę szefów delegatur Unii, a także ich zastępców w razie ich nieobecności, pełniących rolę subdelegowanych urzędników zatwierdzających dla Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych (ESDZ) oraz, w odniesieniu do środków operacyjnych, dla Komisji.

(60)

Delegowanie uprawnień w zakresie wykonywania budżetu przez Komisję w odniesieniu do środków operacyjnych jej własnej sekcji budżetu zastępcom szefów delegatur Unii powinno być ograniczone do sytuacji, gdy wykonywanie tych zadań przez zastępców szefów delegatur Unii jest bezwzględnie konieczne, aby zapewnić ciągłość działania w razie nieobecności szefów delegatur Unii. Nie należy zezwalać zastępcom szefów delegatur Unii na wykonywanie tych uprawnień w sposób systematyczny lub z powodu wewnętrznego podziału pracy.

(61)

Księgowy powinien odpowiadać za właściwe wykonywanie płatności, pobór dochodów i odzyskiwanie należności. Księgowy powinien zarządzać zasobami finansowymi, rachunkami bankowymi i aktami stron trzecich, prowadzić księgowość oraz odpowiadać za sporządzanie sprawozdań finansowych instytucji Unii. Księgowy Komisji powinien być jedyną osobą uprawnioną do określania reguł rachunkowości i zharmonizowanego planu kont, natomiast księgowi wszystkich pozostałych instytucji Unii powinni określać procedury księgowe mające zastosowanie w ich instytucjach.

(62)

Należy także ustanowić zasady mianowania księgowego i zakończenia pełnienia przez niego obowiązków.

(63)

Księgowy powinien ustanowić procedury w celu zapewnienia, aby na rachunkach otwartych zgodnie z wymogami zarządzania zasobami finansowymi i na rachunkach zaliczkowych nie było debetu.

(64)

Należy dostosować sposoby płatności dopuszczone na potrzeby zarządzania zasobami finansowymi do nowoczesnych metod płatności, w tym kart kredytowych i cyfrowych portfeli.

(65)

Zważywszy na fakt, że płatności dokonywane przez delegatury Unii zgodnie ze standardowymi zasadami przeprowadzania operacji budżetowych, skarbowych i księgowych (zwanymi dalej „procedurami budżetowymi”) są w coraz większym stopniu realizowane za pośrednictwem centralnej jednostki ds. zarządzania zasobami finansowymi, a w konsekwencji spada liczba transakcji, a kwoty wypłacane za pośrednictwem rachunków zaliczkowych są coraz mniejsze, należy uprościć zasady tworzenia takich rachunków zaliczkowych, administrowania nimi i kontrolowania ich.

(66)

Należy określić warunki korzystania z rachunków zaliczkowych – systemu zarządzania, który stanowi wyjątek od normalnych procedur budżetowych i dotyczy wyłącznie niewielkich kwot – oraz zadania i obowiązki administratorów rachunków zaliczkowych, a także urzędników zatwierdzających i księgowych w związku z kontrolą rachunków zaliczkowych. Ze względu na efektywność należy utworzyć rachunki zaliczkowe w delegaturach Unii dla środków zarówno z sekcji budżetu dotyczących Komisji, jak i ESDZ. Należy również zezwolić – na szczególnych warunkach – na korzystanie z rachunków zaliczkowych w delegaturze Unii w odniesieniu do płatności niewielkich kwot w ramach procedur budżetowych. Jeżeli chodzi o powoływanie administratorów rachunków zaliczkowych, powinno być możliwe wybieranie ich również spośród pracowników zatrudnionych przez Komisję w dziedzinie operacji związanych z pomocą w zakresie zarządzania kryzysowego i z pomocą humanitarną, ilekroć nie jest dostępny personel Komisji objęty regulaminem pracowniczym urzędników Unii Europejskiej i warunkami zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej ustanowionymi rozporządzeniem Rady (EWG, Euratom, EWWiS) nr 259/68 (18) (zwanymi dalej „regulaminem pracowniczym”).

(67)

Aby uwzględnić sytuację w dziedzinie operacji związanych z pomocą w zakresie zarządzania kryzysowego i pomocą humanitarną, ilekroć personel Komisji objęty regulaminem pracowniczym nie jest dostępny oraz występują trudności techniczne z uzyskaniem podpisu właściwego urzędnika zatwierdzającego w odniesieniu do wszystkich zobowiązań prawnych, należy zezwolić personelowi zatrudnionemu przez Komisję w tej dziedzinie na zaciąganie zobowiązań prawnych o bardzo niskiej wartości nieprzekraczającej 2 500 EUR, które związane są z płatnościami dokonywanymi z rachunków zaliczkowych, a szefom delegatur Unii lub ich zastępcom na zaciąganie zobowiązań prawnych na polecenie właściwego urzędnika zatwierdzającego Komisji.

(68)

Po określeniu zadań i obowiązków podmiotów upoważnionych do działań finansowych możliwe jest pociągnięcie tych podmiotów do odpowiedzialności wyłącznie na warunkach określonych w regulaminie pracowniczym. Zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 (19) w instytucjach Unii ustanowiono wyspecjalizowane zespoły do spraw nieprawidłowości finansowych. Jednakże z uwagi na niewielką liczbę przedkładanych im spraw oraz ze względu na efektywność należy przekazać ich zadania zespołowi międzyinstytucjonalnemu ustanowionemu zgodnie z niniejszym rozporządzeniem. Zespół powinien być ustanowiony w celu rozpatrywania wniosków, kierowanych do niego przez Komisję lub inne instytucje Unii i organy Unii, oraz w celu wydawania zaleceń w sprawie potrzeby podjęcia decyzji o wykluczeniu i karach finansowych, bez uszczerbku dla autonomii administracyjnej tych instytucji i organów w odniesieniu do członków ich personelu. Takie przekazanie zadań ma również na celu zapobieganie powielaniu oraz ograniczenie ryzyka wynikającego ze sprzecznych zaleceń lub opinii w sprawach dotyczących zarówno podmiotu gospodarczego, jak i członka personelu instytucji lub organu Unii. Niezbędne jest zachowanie procedury umożliwiającej występowanie przez urzędnika zatwierdzającego o potwierdzenie polecenia, które uznaje on za nieprawidłowe lub sprzeczne z zasadą należytego zarządzania finansami, co powoduje zwolnienie go z wszelkiej odpowiedzialności. Skład zespołu powinien podlegać zmianie, kiedy wypełni on swoją rolę. Zespół nie powinien mieć uprawnień w zakresie prowadzenia dochodzeń.

(69)

W odniesieniu do dochodów, niezbędne jest uregulowanie kwestii ujemnych korekt zasobów własnych objętych zakresem stosowania rozporządzeń Rady (UE, Euratom) nr 609/2014 (20) i (UE, Euratom) 2021/770 (21). Z wyjątkiem przypadku zasobów własnych niezbędne jest zachowanie istniejących zadań i kontroli wchodzących w zakres obowiązków urzędników zatwierdzających na poszczególnych etapach procedury: ustalanie prognoz należności, wydanie nakazów odzyskania środków, wysyłanie not debetowych informujących dłużnika, że należność została ustalona, oraz – w razie potrzeby – podejmowanie decyzji o odstąpieniu od należności, z zastrzeżeniem kryteriów gwarantujących zgodność z należytym zarządzaniem finansami w celu zapewnienia efektywnego poboru dochodów.

(70)

Urzędnik zatwierdzający powinien móc całkowicie lub częściowo odstąpić od odzyskiwania ustalonej należności, jeżeli dłużnik stał się stroną jakiegokolwiek postępowania upadłościowego zgodnie z definicją w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/848 (22), w szczególności w przypadku układów i innych podobnych postępowań.

(71)

Należy ustanowić szczegółowe przepisy dotyczące procedur korekty lub obniżenia do zera prognozy należności.

(72)

Niezbędne jest sprecyzowanie momentu zapisywania w budżecie kwot otrzymanych z tytułu grzywien, innych kar i sankcji, a także wszelkich narosłych odsetek lub innych dochodów przez nie wygenerowanych.

(73)

Z uwagi na niedawne wydarzenia na rynkach finansowych oraz stopę procentową stosowaną przez Europejski Bank Centralny do jego głównych operacji refinansowania, niezbędne jest dokonanie przeglądu przepisów dotyczących stopy procentowej stosowanej dla grzywien lub innych kar.

(74)

Aby odzwierciedlić szczególny charakter kwot należności w postaci grzywien lub innych kar, nakładanych przez instytucje Unii na mocy TFUE lub Traktatu ustanawiającego Europejską Wspólnotę Energii Atomowej (zwanego dalej „Traktatem Euratom”), należy wprowadzić szczegółowe przepisy dotyczące stóp procentowych mających zastosowanie do kwot należnych, ale jeszcze niewypłaconych, w przypadku gdy takie kwoty zostały zwiększone przez Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej.

(75)

Należy zarówno doprecyzować, jak i wzmocnić zasady odzyskiwania środków. W szczególności należy określić, że księgowy odzyskuje kwoty przez potrącenie ich również z kwot należnych dłużnikowi przez agencję wykonawczą przy wykonywaniu budżetu.

(76)

Aby zagwarantować pewność prawa i przejrzystość, należy ustanowić przepisy dotyczące terminów, w jakich ma zostać przesłana nota debetowa.

(77)

W celu zagwarantowania zarządzania aktywami przy jednoczesnym priorytetowym traktowaniu celu, jakim jest bezpieczeństwo i płynność środków pieniężnych kwoty związane z grzywnami, innymi karami lub sankcjami nałożonymi na podstawie TFUE lub Traktatu Euratom, takie jak zaskarżane grzywny za naruszenie zasad konkurencji, powinny być pobierane tymczasowo. Komisja powinna mieć również możliwość inwestowania tych kwot w aktywa finansowe oraz określania przeznaczenia zwrotu z nich. Ponieważ Komisja nie jest jedyną instytucją Unii uprawnioną do nakładania grzywien, innych kar lub sankcji, niezbędne jest ustanowienie przepisów dotyczących takich grzywien, innych kar lub sankcji nakładanych przez inne instytucje Unii oraz określenie zasad ich odzyskiwania, które powinny być równoważne zasadom mającym zastosowanie do Komisji.

(78)

W celu zapewnienia, aby Komisja dysponowała wszystkimi informacjami niezbędnymi do przyjęcia decyzji w sprawie finansowania, konieczne jest ustanowienie minimalnych wymagań dotyczących treści decyzji w sprawie finansowania odnoszących się do dotacji, zamówień, unijnych funduszy powierniczych na potrzeby działań zewnętrznych (zwanych dalej „unijnymi funduszami powierniczymi”), nagród, instrumentów finansowych, instrumentów łączonych lub platform łączonych oraz gwarancji budżetowych. Jednocześnie, aby zapewnić bardziej długoterminową perspektywę potencjalnym odbiorcom, należy zezwolić, aby decyzje w sprawie finansowania mogły być przyjmowane na okres dłuższy niż jeden rok budżetowy precyzując jednocześnie, że ich realizacja jest uzależniona od dostępności środków budżetowych na odpowiednie lata budżetowe. Ponadto konieczne jest zmniejszenie liczby elementów niezbędnych do podjęcia decyzji w sprawie finansowania. Zgodnie z celem, jakim jest uproszczenie, decyzja w sprawie finansowania powinna jednocześnie stanowić roczny lub wieloletni program prac. Ponieważ wkłady na rzecz organów Unii, o których mowa w art. 70 i 71, są już określone w budżecie, przyjęcie szczególnej decyzji w sprawie finansowania w tym zakresie nie powinno być wymagane.

(79)

W odniesieniu do wydatków, w celu ustanowienia jasnych ram dla poszczególnych etapów wykonania budżetu należy doprecyzować zależność między decyzjami w sprawie finansowania, globalnymi zobowiązaniami budżetowymi oraz indywidualnymi zobowiązaniami budżetowymi, a także pojęcia zobowiązania budżetowego i zobowiązania prawnego.

(80)

W celu uwzględnienia w szczególności liczby zobowiązań prawnych zaciąganych w delegaturach Unii i przedstawicielstwach Unii oraz wahań kursów wymiany walut odnotowywanych przez delegatury Unii i przedstawicielstwa Unii, tymczasowe zobowiązania budżetowe powinny być możliwe również w przypadku, gdy znani są końcowi odbiorcy płatności oraz kwoty.

(81)

W celu dostosowania EFRG do ogólnych procedur księgowych i procedur budżetowych, gdy tylko będzie to technicznie możliwe, należy zezwolić na zaciąganie indywidualnych zobowiązań budżetowych na płatności bez konieczności uprzedniego zaciągnięcia globalnego tymczasowego zobowiązania na płatności, a następnie – w okresie do dwóch miesięcy lub, w niektórych przypadkach, dłuższym – zobowiązań indywidualnych. Ponadto, aby umożliwić zaciąganie indywidualnych zobowiązań budżetowych i dokonywanie płatności za pierwszy miesiąc roku budżetowego w grudniu, należy dodać zwykłe wydatki na zarządzanie EFRG do kategorii wydatków, w odniesieniu do których zatwierdza się płatności dokonywane z góry.

(82)

W odniesieniu do typologii płatności, których mogą dokonywać urzędnicy zatwierdzający, należy doprecyzować różne rodzaje płatności zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami. Należy ponadto doprecyzować zasady rozliczania płatności zaliczkowych, w szczególności w sytuacjach, w których rozliczenie okresowe nie jest możliwe. W tym celu należy zawrzeć odpowiednie przepisy w zaciągniętych zobowiązaniach prawnych.

(83)

Niniejsze rozporządzenie powinno określać, że płatności mają być dokonywane w określonych terminach i że w przypadku niedotrzymania takich terminów wierzyciele, z wyjątkiem państw członkowskich oraz Europejskiego Banku Inwestycyjnego (EBI) i Europejskiego Funduszu Inwestycyjnego (EFI), będą mieli prawo do odsetek za zwłokę, które będą pokrywane z budżetu.

(84)

Podstawowe elementy faktur elektronicznych dotyczących zamówień publicznych należy oprzeć na zasadach określonych w dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE (23).

(85)

W celu zapewnienia jasności należy zmienić definicję ofert nieodpowiednich w zamówieniach publicznych tak, aby uwzględnić oferty, w przypadku których podmiotowi gospodarczemu nie przysługuje dostęp do zamówień.

(86)

Należy doprecyzować, że konkretne zamówienia na podstawie umów ramowych zawartych z jednym podmiotem gospodarczym mogą być udzielane i zmieniane w granicach warunków przewidzianych w danej umowie ramowej.

(87)

Zważywszy na fakt, że w przypadku procedur otwartych, ograniczonych i konkurencyjnych z negocjacjami środki upubliczniania ex ante są takie same, pod pewnymi warunkami należy zezwolić na zastosowanie procedury negocjacyjnej bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu w następstwie nieudanej procedury konkurencyjnej z negocjacjami.

(88)

Z zakresu stosowania przepisów niniejszego rozporządzenia dotyczących zamówień publicznych należy wyłączyć usługi poświadczania i uwierzytelniania dokumentów świadczone przez notariuszy, jeżeli procedury regulujące takie usługi w danym państwie członkowskim nie są otwarte na konkurencję.

(89)

Należy przewidzieć możliwość przeprowadzania procedur negocjacyjnych bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu w przypadku usług świadczonych przez organizacje w państwach członkowskich niemogące uczestniczyć w procedurach konkurencyjnych.

(90)

Aby zapewnić zgodność z orzecznictwem Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (24), urzędnik zatwierdzający, przed podjęciem decyzji o udzieleniu zamówienia, powinien zażądać dowodów potwierdzających kryteria wykluczenia i kwalifikacji.

(91)

Stosowne jest włączenie przepisów dotyczących poświadczania zasadności wydatków i ich zatwierdzania w jednym artykule oraz wprowadzenie definicji „umorzeń”. Ponieważ transakcje realizowane są w systemach komputerowych, podpisanie dowodu kasowego formułą „płatność dopuszczona” w celu wyrażenia decyzji o poświadczeniu zasadności należy zastąpić elektronicznie zabezpieczonym podpisem, z wyjątkiem ograniczonej liczby przypadków. Niezbędne jest też doprecyzowanie, że poświadczanie zasadności wydatków ma zastosowanie do wszystkich kosztów kwalifikowalnych, w tym również kosztów, które nie są związane z wnioskiem o płatność, tak jak w przypadku rozliczania płatności zaliczkowych.

(92)

Aby zmniejszyć złożoność, uprościć obowiązujące przepisy oraz poprawić czytelność niniejszego rozporządzenia, należy ustanowić przepisy wspólne dla więcej niż jednego instrumentu wykonania budżetu. W związku z powyższym należy uporządkować niektóre przepisy, dostosować brzmienie i zakres innych przepisów oraz usunąć zbędne powtórzenia i odesłania.

(93)

Każda instytucja Unii powinna ustanowić komitet ds. audytu wewnętrznego, którego zadaniem jest zapewnienie niezależności audytora wewnętrznego, monitorowanie jakości audytów wewnętrznych oraz zapewnienie, aby służby danej instytucji Unii właściwie uwzględniały i wdrażały zalecenia z audytu wewnętrznego i zewnętrznego. O składzie tego komitetu ds. audytu wewnętrznego powinna decydować każda instytucja Unii, z uwzględnieniem swojej autonomii organizacyjnej oraz wagi porad niezależnych ekspertów.

(94)

Większy nacisk należy położyć na wykonanie i rezultaty projektów finansowanych z budżetu. Należy zatem określić dodatkową formę finansowania niepowiązanego z kosztami odnośnych operacji poza już funkcjonującymi formami wkładu Unii (zwrot faktycznie poniesionych kosztów kwalifikowalnych, koszt jednostkowy, płatności ryczałtowe oraz finansowanie według stawek zryczałtowanych). Dodatkowa forma finansowania powinna opierać się na spełnieniu określonych warunków ex ante lub osiągnięciu rezultatów mierzonych przez odniesienie do wcześniej ustalonych celów pośrednich lub za pomocą wskaźników wykonania.

(95)

Jeżeli wkład Unii przyjmuje formę finansowania niepowiązanego z kosztami, a zwrot kosztów opiera się na rezultatach, osiągnięcie tych rezultatów należy mierzyć za pomocą wcześniej określonych celów pośrednich lub wartości docelowych, a osiągnięcie takich celów pośrednich lub wartości docelowych należy zweryfikować przed wypłaceniem wkładu. Informacje i dokumenty potwierdzające związane z osiągnięciem wartości docelowych lub celów pośrednich powinny być przechowywane do celów kontroli ex post lub audytów, w tym prowadzonych przez Trybunał Obrachunkowy.

(96)

W przypadku gdy Komisja dokonuje ocen zdolności operacyjnej i finansowej odbiorców środków finansowych Unii lub ich systemów i procedur, powinna móc polegać na ocenach już przeprowadzonych przez siebie, inne podmioty lub darczyńców, takich jak agencje krajowe i organizacje międzynarodowe, w celu uniknięcia wielokrotnego oceniania tych samych odbiorców. Należy korzystać z możliwości wzajemnego uznawania wyników ocen przeprowadzonych przez inne podmioty w przypadku, gdy takie oceny dokonane były zgodnie z warunkami równoważnymi warunkom określonym w niniejszym rozporządzeniu w odniesieniu do mającej zastosowanie metody wykonywania. W związku z powyższym w celu wspierania wzajemnego uznawania wyników ocen wśród darczyńców Komisja powinna promować uznawanie przyjętych na szczeblu międzynarodowym standardów lub międzynarodowych najlepszych praktyk.

(97)

Ważne jest również, aby unikać sytuacji, w których odbiorcy środków finansowych Unii są poddawani wielokrotnym audytom przez różne podmioty w zakresie wykorzystania tych środków finansowych. Powinno być zatem możliwe poleganie na audytach przeprowadzonych już przez niezależnych audytorów, pod warunkiem że istnieją wystarczające dowody potwierdzające ich kompetencje i niezależność oraz pod warunkiem że audyt opiera się na przyjętych na szczeblu międzynarodowym standardach audytu zapewniających wystarczającą pewność, jak również że audyty te zostały przeprowadzone w odniesieniu do sprawozdania finansowego i sprawozdania przedstawiającego wykorzystanie wkładu Unii. Takie audyty powinny następnie stanowić podstawę uzyskania ogólnej pewności co do wykorzystania środków finansowych Unii. W tym celu ważne jest zapewnienie, aby sprawozdanie niezależnego audytora i powiązana dokumentacja audytowa były udostępniane na żądanie Parlamentowi Europejskiemu, Komisji, Trybunałowi Obrachunkowemu oraz instytucjom audytowym państw członkowskich.

(98)

Na potrzeby polegania na ocenach i audytach oraz w celu zmniejszenia obciążenia administracyjnego dla osób i podmiotów otrzymujących środki finansowe Unii, ważne jest zapewnienie ponownego wykorzystywania wszelkich informacji, którymi już dysponują instytucje Unii, instytucje zarządzające lub inne organy i podmioty wykonujące środki finansowe Unii, aby uniknąć wielokrotnego zwracania się o informacje do odbiorców lub beneficjentów.

(99)

Aby zapewnić długoterminowy mechanizm współpracy z odbiorcami, należy przewidzieć możliwość podpisywania ramowych umów o partnerstwie finansowym. Ramowe umowy o partnerstwie finansowym należy realizować za pomocą dotacji lub umów o przyznanie wkładu zawieranych z osobami lub podmiotami wykonującymi środki finansowe Unii. W tym celu należy określić minimalny zakres treści takich umów o przyznanie wkładu. Ramowe umowy o partnerstwie finansowym nie powinny nadmiernie ograniczać dostępu do unijnego finansowania.

(100)

Warunki i procedury zawieszenia, zakończenia lub zmniejszenia wkładu Unii powinny zostać zharmonizowane w ramach różnych instrumentów wykonania budżetu, takich jak dotacje, zamówienia, zarządzanie pośrednie, nagrody itd. Należy określić podstawy takiego zawieszenia, zakończenia lub zmniejszenia. W przypadku późniejszego stwierdzenia nieprawidłowości lub nadużyć finansowych, które miały miejsce w trakcie procedury wyboru, właściwy urzędnik zatwierdzający powinien podjąć pewne środki naprawcze, chyba że uzasadnione jest niepodejmowanie takich środków, na przykład gdy wykonanie zobowiązania prawnego leży w interesie danej instytucji lub danego organu lub gdy istnieje potrzeba zagwarantowania ciągłości usług.

(101)

W niniejszym rozporządzeniu należy ustanowić standardowe okresy przechowywania przez odbiorców dokumentów dotyczących wkładów Unii, tak aby uniknąć rozbieżnych lub nieproporcjonalnych wymogów umownych, jednocześnie nadal zapewniając Komisji, Trybunałowi Obrachunkowemu i OLAF wystarczającą ilość czasu na uzyskanie dostępu do takich danych i dokumentów oraz na przeprowadzenie kontroli ex post i audytów. Ponadto każda osoba lub podmiot, które otrzymują środki finansowe Unii, powinny być zobowiązane do współpracy na rzecz ochrony interesów finansowych Unii.

(102)

Aby dostarczać uczestnikom i odbiorcom stosowne informacje oraz zapewnić im możliwość korzystania z prawa do obrony, należy umożliwić uczestnikom i odbiorcom zgłaszanie uwag przed przyjęciem jakiegokolwiek środka negatywnie wpływającego na ich prawa oraz należy informować ich o środkach dochodzenia roszczeń, jakimi dysponują, aby zaskarżyć taki środek.

(103)

W ramach procedury wyboru nie jest konieczne, aby właściwy urzędnik zatwierdzający zapewniał uczestnikowi, który został z danej procedury odrzucony, możliwość przedstawienia uwag. Aby zagwarantować pewność prawa, należy to zaznaczyć także w przepisie dotyczącym postępowań kontradyktoryjnych i środków dochodzenia roszczeń.

(104)

Z uwagi na coraz bardziej wymagającą sytuację geopolityczną i szybko rozwijające się zagrożenia hybrydowe i cyberbezpieczeństwa, a także na potrzebę transformacji cyfrowej, stale narażonej na problemy techniczne, Unia musi zapewnić ochronę bezpieczeństwa i porządku publicznego Unii lub jej państw członkowskich, gwarantowaną w ramach porządku i prawa publicznego. Dotyczy to ochrony podstawowych interesów społeczeństwa, takich jak zapewnienie bezpieczeństwa dostaw energii oraz zwalczanie przestępczości zorganizowanej i nadużyć finansowych. Przy poszanowaniu wszelkich zawartych przez Unię umów międzynarodowych, w przypadku przyznawania środków finansowych Unii w odniesieniu do strategicznych aktywów i interesów, takich jak infrastruktura cyfrowa lub kosmiczna oraz systemy i usługi teleinformatyczne, może być konieczne zastosowanie szczególnych warunków w celu zapewnienia takiej ochrony, w tym w celu zachowania integralności systemów teleinformatycznych oraz powiązanych łańcuchów dostaw. Należy doprecyzować rodzaje takich warunków oraz wymogi w zakresie ich stosowania. Niemniej jednak szczegółowe warunki określone w niniejszym rozporządzeniu nie są wyczerpujące, a akt podstawowy może zawierać szczególne warunki, pod warunkiem że nie zmienia on wymogów i procedur ustanowionych w niniejszym rozporządzeniu w odniesieniu do ochrony bezpieczeństwa i porządku publicznego ani nie stanowi odstępstwa od tych wymogów i procedur.

(105)

W celu ochrony interesów finansowych Unii Komisja powinna ustanowić jednolity system wczesnego wykrywania i wykluczania.

(106)

System wczesnego wykrywania i wykluczania powinien mieć zastosowanie do uczestników, odbiorców, podmiotów, na których zdolności kandydat lub oferent zamierza polegać, do podwykonawców wykonawcy, beneficjentów rzeczywistych i podmiotów powiązanych z podmiotem wykluczonym, osób fizycznych, poręczycieli, a także każdej osoby lub podmiotu, które otrzymują środki finansowe Unii w przypadku gdy budżet jest wykonywany w ramach zarządzania pośredniego, do każdej osoby lub podmiotu, które otrzymują środki finansowe Unii w ramach instrumentów finansowych wdrażanych w ramach zarządzania bezpośredniego, do uczestników lub odbiorców, o których podmioty wykonujące budżet w ramach zarządzania dzielonego przekazały informacje, oraz do sponsorów.

(107)

Aby lepiej chronić interesy finansowe Unii, należy wzmocnić jednolity system wczesnego wykrywania i wykluczania. Ważne jest, aby uniknąć sytuacji, w której osoby lub podmioty znajdujące się w sytuacji wykluczenia mogą ubiegać się o wykonanie środków finansowych Unii lub zostać wyselekcjonowane w celu wykonania takich środków, albo otrzymują takie środki w ramach programu objętego zarządzaniem dzielonym. Jeżeli zapadł prawomocny wyrok lub ostateczna decyzja administracyjna, właściwy urzędnik zatwierdzający powinien mieć możliwość wykluczenia osoby lub podmiotu, pod warunkiem że osoba lub podmiot znajdują się w sytuacji wykluczenia i są uważane za niewiarygodne w wyniku dopuszczenia się pewnych kategorii poważnych uchybień. Bez uszczerbku dla obowiązków informacyjnych określonych w innych aktach podstawowych osoby i podmioty wykonujące budżet w ramach zarządzania dzielonego powinny przekazywać Komisji za pośrednictwem dowolnych oficjalnych kanałów, takich jak ustanowiony przez Komisję zautomatyzowany system informowania wykorzystywany obecnie do zgłaszania nadużyć finansowych i nieprawidłowości (zwany dalej „systemem zarządzania nieprawidłowościami”), informacje na temat stwierdzonych faktów i ustaleń, w kontekście takich prawomocnych wyroków lub prawomocnych decyzji administracyjnych, wyłącznie w odniesieniu do podstaw określonych w art. 138 ust. 1 lit. c) pkt (iv) i lit. d), gdy dowiadują się o takich informacjach. W razie braku prawomocnego wyroku lub ostatecznej decyzji administracyjnej właściwy urzędnik zatwierdzający powinien mieć możliwość dokonania takiego wykluczenia na podstawie wstępnej klasyfikacji prawnej dokonanej przez zespół z uwzględnieniem faktów i ustaleń stwierdzonych w ramach audytów lub dochodzeń przeprowadzonych przez OLAF, EPPO lub Trybunał Obrachunkowy lub w ramach wszelkich innych weryfikacji, audytów lub kontroli przeprowadzonych w zakresie odpowiedzialności urzędnika zatwierdzającego. Takie wykluczenie należy zarejestrować w bazie danych systemu wczesnego wykrywania i wykluczania. Osoby i podmioty wykonujące budżet w ramach zarządzania dzielonego powinny sprawdzić bazę danych systemu wczesnego wykrywania i wykluczania przed przyznaniem środków finansowych Unii lub wyborem uczestników i beneficjentów. Sprawdzenie to powinno dotyczyć osoby lub podmiotu, które ubiegają się o środki finansowe Unii lub które zostały wybrane do ich wykonania. Aby zapewnić skuteczne wdrożenie systemu wczesnego wykrywania i wykluczania, właściwe organy państw członkowskich powinny egzekwować wyłączenia zarejestrowane w bazie danych wobec takich osób lub podmiotów ubiegających się o środki finansowe Unii lub wybranych w celu ich wykonania przez cały okres wykluczenia. Wykluczenie to powinno gwarantować rzetelność procesu udzielania zamówień lub wyboru oraz chronić go przed udziałem osób lub podmiotów dopuszczających się poważnych uchybień. Wnioski o płatność składane przez państwa członkowskie w ramach zarządzania dzielonego, w których uwzględniono wydatki związane z wykluczoną osobą lub wykluczonym podmiotem, nie powinny być rozliczane. W przypadku gdy środki wypłaca się państwom członkowskim na podstawie ram opartych na wynikach, zastosowanie powinny mieć zasady szczegółowe określone w przepisach sektorowych.

(108)

Należy podkreślić, że system wczesnego wykrywania i wykluczania powinien mieć zastosowanie wyłącznie w odniesieniu do środków finansowych Unii wypłacanych państwom członkowskim w ramach zarządzania bezpośredniego, w ramach którego odpowiedzialność za podjęcie wszelkich odpowiednich środków w celu ochrony interesów finansowych Unii spoczywa na państwach członkowskich w zakresie w jakim Komisja pełni odpowiednie obowiązki na mocy właściwych ram prawnych. W związku z tym obowiązki Komisji powinny być ograniczone do wymogu przekazania sprawy zespołowi w celu wykluczenia osoby lub podmiotu, jeżeli urzędnik zatwierdzający pozyska informacje o poważnych uchybieniach w następstwie prawomocnych wyroków i ostatecznych decyzji administracyjnych lub na podstawie faktów i ustaleń stwierdzonych w ramach audytów lub dochodzeń przeprowadzonych w odniesieniu do tych środków przez OLAF, EPPO lub Trybunał Obrachunkowy lub w ramach wszelkich innych weryfikacji, audytów lub kontroli przeprowadzonych w zakresie odpowiedzialności urzędnika zatwierdzającego. Bez uszczerbku dla tych obowiązków Komisji państwa członkowskie pozostają odpowiedzialne za weryfikowanie informacji o decyzjach o wykluczeniu zarejestrowanych w bazie danych systemu wczesnego wykrywania i wykluczania, za egzekwowanie takich decyzji oraz zapewnienie, aby żaden wniosek o płatność dotyczący osoby lub podmiotu znajdujących się w takiej sytuacji wykluczenia nie został złożony. Bez uszczerbku dla przepisów sektorowych i dobrowolnego stosowania system wczesnego wykrywania i wykluczania nie powinien mieć zastosowania do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/241 (25).

(109)

Należy doprecyzować, że w przypadku gdy decyzja o zarejestrowaniu osoby lub podmiotu w bazie danych systemu wczesnego wykrywania i wykluczania podejmowana jest na podstawie sytuacji wykluczenia dotyczącej osoby fizycznej lub prawnej, która jest członkiem organów administracyjnych, zarządzających lub nadzorczych tej osoby lub tego podmiotu lub która posiada uprawnienia do reprezentowania, uprawnienia decyzyjne lub kontrolne w odniesieniu do tej osoby lub tego podmiotu, lub sytuacji wykluczenia dotyczącej osoby fizycznej lub prawnej, która ponosi nieograniczoną odpowiedzialność za długi tej osoby lub tego podmiotu, lub osoby fizycznej, która pełni kluczową funkcję w procedurze wyboru lub w wykonaniu zobowiązania prawnego, informacje zarejestrowane w tej bazie danych obejmują informacje dotyczące tych osób.

(110)

Decyzja o wykluczeniu osoby lub podmiotu z udziału w procedurze wyboru lub nałożenie kary finansowej na osobę lub podmiot oraz decyzja o opublikowaniu odnośnej informacji powinny być podejmowane przez właściwego urzędnika zatwierdzającego, mając na uwadze jego autonomię w kwestiach administracyjnych. Jeżeli brak jest prawomocnego wyroku lub ostatecznej decyzji administracyjnej oraz w przypadkach związanych z poważnym naruszeniem umowy, właściwy urzędnik zatwierdzający powinien podjąć decyzję na podstawie wstępnej kwalifikacji prawnej, uwzględniając zalecenie zespołu. Zespół powinien również oszacować czas trwania wykluczenia w przypadkach, gdy nie został on ustalony prawomocnym wyrokiem lub ostateczną decyzją administracyjną.

(111)

Rolą zespołu powinno być zapewnienie spójnego funkcjonowania systemu wczesnego wykrywania i wykluczania. W skład zespołu powinni wchodzić stały przewodniczący, stały wiceprzewodniczący zastępujący przewodniczącego, dwóch przedstawicieli Komisji oraz przedstawiciel wnioskującego urzędnika zatwierdzającego.

(112)

Aby dostosować system wczesnego wykrywania i wykluczania do przepisów dotyczących zamówień publicznych oraz zwiększyć jego skuteczność, należy wyraźnie uwzględnić próby wpływania na procedurę przyznawania środków finansowych Unii lub uzyskania w nienależyty sposób środków finansowych Unii, w tym w związku z konfliktami interesów, jako szczególną sytuację wykluczenia ze względu na poważne naruszenie obowiązków zawodowych.

(113)

Z należytym uwzględnieniem zasady proporcjonalności właściwy urzędnik zatwierdzający powinien wykluczyć osobę lub podmiot, które wykazały brak uczciwości poprzez dopuszczenie się bezprawnego zachowania sprzecznego z wartościami zapisanymi w art. 2 TUE i w Karcie praw podstawowych Unii Europejskiej, takiego jak podżeganie do dyskryminacji, nienawiści lub przemocy wobec grupy osób lub członka grupy, w przypadku gdy zachowanie to może negatywnie wpłynąć na wykonanie zamówienia.

(114)

Należy wprowadzić autonomiczną podstawę wykluczenia w przypadku zamierzonego i nieuzasadnionego braku współpracy w kontekście dochodzenia, weryfikacji lub audytu przeprowadzanych przez urzędnika zatwierdzającego, OLAF, EPPO lub Trybunał Obrachunkowy, ponieważ taki brak współpracy może mieć poważne skutki dla ochrony interesów finansowych Unii.

(115)

Wstępna kwalifikacja prawna nie przesądza o końcowej ocenie zachowania danej osoby lub danego podmiotu przez właściwe organy państw członkowskich na podstawie prawa krajowego. W związku z tym zalecenie zespołu, a także decyzja właściwego urzędnika zatwierdzającego, powinny być przedmiotem przeglądu w następstwie powiadomienia o takiej końcowej ocenie.

(116)

Właściwy urzędnik zatwierdzający powinien wykluczyć osobę lub podmiot, w przypadku gdy stwierdzono w drodze prawomocnego wyroku lub ostatecznej decyzji administracyjnej, że dana osoba lub dany podmiot dopuściły się poważnego naruszenia obowiązków zawodowych, niewypełnienia – umyślnego lub nieumyślnego – obowiązków dotyczących uiszczania składek na ubezpieczenie społeczne lub podatków, utworzenia podmiotu w innej jurysdykcji z zamiarem obejścia obowiązków podatkowych, socjalnych lub jakichkolwiek innych obowiązków prawnych, nadużycia finansowego na szkodę budżetu, korupcji, zachowań związanych z organizacją przestępczą, prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, przestępstw charakterze terrorystycznym lub przestępstw związanych z działalnością terrorystyczną, pracy dzieci lub innych przestępstw związanych z handlem ludźmi lub nieprawidłowości. Osobę lub podmiot należy też wykluczyć w przypadku poważnego naruszenia zobowiązania prawnego, w tym niezastosowania się do wymogu wykonania każdej umowy zgodnie z najwyższymi standardami zawodowymi, lub w przypadku upadłości albo w przypadku odmowy współpracy w czasie dochodzenia, weryfikacji lub audytu. W ramach oceny tych podstaw wykluczenia za istotny czynnik można uznać nadmiernie szkodliwe działania, potępiane w międzynarodowym prawie handlowym, jeżeli skutkują one poważnym naruszeniem obowiązków zawodowych.

(117)

Zgodnie z wyrokiem Sądu z dnia 15 lutego 2023 r. (26), podejmując decyzję o wykluczeniu osoby lub podmiotu ze względu na poważne naruszenie obowiązków zawodowych, urzędnik zatwierdzający powinien oprzeć się na dowodach, które są wystarczająco konkretne, przekonujące i szczegółowe, a zatem mogą wykazać w sposób jasny i jednoznaczny, że wnioskodawca dopuścił się bezprawnego zachowania mającego wpływ na jego wiarygodność zawodową, a ponadto wskazywałyby na bezprawny zamiar lub rażące niedbalstwo w rozumieniu niniejszego rozporządzenia.

(118)

Podejmując decyzję o wykluczeniu osoby lub podmiotu lub o nałożeniu kary finansowej na osobę lub podmiot, oraz o publikacji odnośnej informacji, właściwy urzędnik zatwierdzający powinien zapewnić przestrzeganie zasady proporcjonalności, w szczególności uwzględniając powagę sytuacji, wpływ tej sytuacji na budżet, czas, jaki upłynął od danego zachowania, czas trwania zachowania i jego powtarzalność, czy zachowanie było umyślne lub stopień wykazanego zaniedbania i stopień współpracy osoby lub podmiotu z odpowiednim właściwym organem w czasie dochodzenia oraz wkładu tej osoby lub tego podmiotu w dochodzenie.

(119)

Właściwy urzędnik zatwierdzający powinien mieć również możliwość wykluczenia osoby lub podmiotu, w przypadku gdy osoba fizyczna lub prawna ponosząca nieograniczoną odpowiedzialność za długi podmiotu gospodarczego znajduje się w stanie upadłości lub w podobnej sytuacji związanej z niewypłacalnością lub gdy ta osoba fizyczna lub prawna nie wypełnia swoich obowiązków dotyczących uiszczania składek na ubezpieczenie społeczne lub podatków, w przypadku gdy takie sytuacje mają wpływ na sytuację finansową tego podmiotu gospodarczego.

(120)

W celu dalszego wzmocnienia ochrony interesów finansowych Unii urzędnik zatwierdzający powinien mieć możliwość wykluczenia beneficjentów rzeczywistych i podmiotów powiązanych z podmiotem wykluczonym, które uczestniczyły w uchybieniu popełnionym przez podmiot wykluczony, lub nałożenia na nich kary finansowej. Możliwość wykluczenia beneficjentów rzeczywistych i podmiotów powiązanych ma zapobiec sytuacji, w której osoby lub podmioty wykluczone z wyboru w celu wykonania środków finansowych Unii dalej uczestniczą w postępowaniach o udzielenie zamówienia i procedurach wyboru za pośrednictwem nowego przedsiębiorstwa lub istniejących podmiotów powiązanych.

(121)

Aby zwiększyć skuteczność systemu wczesnego wykrywania i wykluczania, powinien mieć on również zastosowanie do osób fizycznych, uznanych za odpowiedzialne za uchybienia popełnione przez dany podmiot, aby uniemożliwić im uczestniczenie w procedurach wyboru lub ich wybór w celu wykonania środków finansowych Unii we własnym imieniu lub z wykorzystaniem nowej tożsamości firmy, bez uszczerbku dla prawa do bycia wysłuchanym.

(122)

Na wniosek urzędnika zatwierdzającego zespół systemu wczesnego wykrywania i wykluczania powinien mieć możliwość wydawania zaleceń w trybie przyspieszonym, bez uszczerbku dla prawa do bycia wysłuchanym. Taka procedura powinna być stosowana, gdy wymagają tego okoliczności lub charakter sprawy, na przykład gdy organ państwa członkowskiego wydał prawomocny wyrok lub ostateczną decyzję administracyjną, ale czas trwania wykluczenia nie został określony; gdy prawomocny wyrok lub ostateczna decyzja administracyjna zostały wydane przez państwo trzecie; albo gdy na mocy decyzji organizacji międzynarodowych nałożono już na daną osobę lub dany podmiot sankcję, będącą odpowiednikiem wykluczenia.

(123)

Decyzja o wykluczeniu nie powinna być wydawana w odniesieniu do osoby lub podmiotu w przypadku podjęcia przez nie środków zaradczych i wykazania tym samym swojej rzetelności. Możliwość ta nie powinna mieć zastosowania w przypadku najpoważniejszej działalności przestępczej.

(124)

W świetle zasady proporcjonalności należy rozróżnić przypadki, w których istnieje możliwość nałożenia kary finansowej jako alternatywy dla wykluczenia, z jednej strony, oraz przypadki, w których poważny charakter zachowania danego odbiorcy w zakresie usiłowania uzyskania w nienależyty sposób środków finansowych Unii uzasadnia nałożenie kary finansowej w uzupełnieniu wykluczenia, tak aby zapewnić skutek odstraszający, z drugiej strony. Należy również określić maksymalną kwotę kary finansowej, jaką może nałożyć instytucja zamawiająca.

(125)

Kara finansowa powinna być nakładana wyłącznie na odbiorcę, a nie na uczestnika, zważywszy że kwotę nakładanej kary finansowej oblicza się na podstawie wartości danego zobowiązania prawnego.

(126)

Możliwość podjęcia decyzji o wykluczeniu lub nałożeniu kar finansowych jest niezależna od możliwości zastosowania kar umownych, takich jak ryczałtowe odszkodowanie.

(127)

Czas trwania wykluczenia powinien być ograniczony, podobnie jak w przypadku dyrektywy 2014/24/UE, oraz powinien być zgodny z zasadą proporcjonalności.

(128)

Konieczne jest określenie daty rozpoczęcia i czasu trwania okresu przedawnienia na potrzeby podejmowania decyzji o wykluczeniu lub nałożeniu kar finansowych.

(129)

Ważna jest możliwość wzmocnienia skutku odstraszającego osiąganego dzięki wykluczeniu i karze finansowej. W tym względzie skutek odstraszający należy wzmocnić poprzez możliwość publikowania informacji związanych z wykluczeniem lub karą finansową w sposób spełniający wymogi w zakresie ochrony danych określone w rozporządzeniach (UE) 2018/1725 i (UE) 2016/679. Taka publikacja powinna przyczynić się do zapewnienia, aby takie zachowanie się nie powtórzyło. Mając na uwadze pewność prawa oraz zgodnie z zasadą proporcjonalności, należy określić sytuacje, w których publikacja nie powinna mieć miejsca. Dokonując oceny, właściwy urzędnik zatwierdzający powinien uwzględniać wszelkie zalecenia zespołu. W przypadku osób fizycznych dane osobowe należy publikować tylko w wyjątkowych okolicznościach uzasadnionych powagą zachowania lub jego wpływem na interesy finansowe Unii.

(130)

Informacje dotyczące wykluczenia lub kary finansowej należy publikować wyłącznie w niektórych przypadkach takich jak poważne naruszenie obowiązków zawodowych, nadużycie finansowe, znaczące uchybienie w wypełnianiu najważniejszych obowiązków określonych w zobowiązaniu prawnym finansowanym z budżetu lub nieprawidłowość, lub w przypadku utworzenia podmiotu w innej jurysdykcji z zamiarem obejścia obowiązków podatkowych, socjalnych lub jakichkolwiek innych obowiązków prawnych.

(131)

Kryteria wykluczenia powinny być wyraźnie oddzielone od kryteriów prowadzących do ewentualnego odrzucenia z procedury wyboru.

(132)

Informacje dotyczące wczesnego wykrywania zagrożeń oraz decyzji dotyczących wykluczenia i nakładania kar finansowych na osobę lub podmiot powinny być scentralizowane. W tym celu stosowne informacje powinny być przechowywane w bazie danych utworzonej i obsługiwanej przez Komisję będącą właścicielem scentralizowanego systemu. System ten powinien funkcjonować z poszanowaniem prawa do prywatności i ochrony danych osobowych.

(133)

Chociaż za utworzenie i obsługę systemu wczesnego wykrywania i wykluczania powinna odpowiadać Komisja, inne instytucje Unii i organy Unii, a także wszystkie osoby i podmioty wykonujące środki finansowe Unii w ramach zarządzania bezpośredniego, dzielonego i pośredniego powinny uczestniczyć w tym systemie, przekazując stosowne informacje Komisji. Właściwy urzędnik zatwierdzający i zespół powinni gwarantować danej osobie lub danemu podmiotowi prawo do obrony. Takie samo prawo powinno zostać przyznane osobie lub podmiotowi w ramach wczesnego wykrywania, gdy czynność, jakiej zamierza dokonać urzędnik zatwierdzający, mogłaby negatywnie wpłynąć na prawa danej osoby lub danego podmiotu. W przypadkach nadużyć finansowych, korupcji lub wszelkiej innej nielegalnej działalności mającej wpływ na interesy finansowe Unii, które to działania nie są jeszcze przedmiotem prawomocnego wyroku, należy umożliwić właściwemu urzędnikowi zatwierdzającemu odroczenie powiadomienia danej osoby lub podmiotu, a zespołowi odroczenia prawa przedstawienia uwag przez daną osobę lub dany podmiot. Odroczenie takie powinno być uzasadnione tylko wówczas, gdy istnieją istotne uzasadnione przesłanki dla zachowania poufności dochodzenia lub krajowego postępowania sądowego.

(134)

Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej powinien mieć nieograniczoną jurysdykcję w odniesieniu do decyzji o wykluczeniu oraz kar finansowych nakładanych na mocy niniejszego rozporządzenia, zgodnie z art. 261 TFUE.

(135)

Należy ustanowić zasady powiadamiania na ściśle określonych warunkach w kontekście procedur wczesnego wykrywania i wykluczania, aby udaremnić podmiotom, które popełniły uchybienia, próby uniknięcia ich ewentualnych negatywnych skutków. Ponadto w ramach takich procedur należy korzystać z elektronicznego systemu wymiany informacji.

(136)

Aby ułatwić ochronę interesów finansowych Unii we wszystkich metodach wykonania budżetu, osoby i podmioty uczestniczące w wykonaniu budżetu powinny mieć możliwość uzyskania dostępu do bazy danych wczesnego wykrywania i wykluczania oraz zweryfikowania wykluczeń, o których zadecydowali urzędnicy zatwierdzający na poziomie Unii. Przed przyznaniem środków finansowych Unii lub wyborem osoby bądź podmiotu do wykonania i otrzymania środków finansowych Unii należy sprawdzić zawartość bazy danych wczesnego wykrywania i wykluczania. Pozostaje to bez uszczerbku dla możliwości przeglądania zawartości bazy danych na innych etapach realizacji zobowiązania prawnego.

(137)

Niniejsze rozporządzenie powinno sprzyjać realizacji celu, jakim jest e-administracja, w szczególności korzystaniu z elektronicznej wymiany informacji między instytucjami Unii i osobami trzecimi.

(138)

Postępom ku elektronicznej wymianie informacji i składaniu dokumentów drogą elektroniczną, łącznie z e-zamówieniami, w stosownych przypadkach, co stanowi ważny środek upraszczający, powinny towarzyszyć jasne warunki akceptacji systemów, które mają być stosowane, tak aby stworzyć stabilne otoczenie prawne, zachowując jednocześnie elastyczność w zarządzaniu środkami finansowymi Unii dla uczestników, odbiorców i urzędników zatwierdzających, jak przewiduje niniejsze rozporządzenie.

(139)

Aby poprawić zarządzanie interoperacyjnymi cyfrowymi usługami użyteczności publicznej i ich jakość, państwa członkowskie, instytucje Unii, agencje wykonawcze i organy Unii powinny w jak największym stopniu stosować się do europejskich ram interoperacyjności.

(140)

Należy ustanowić zasady dotyczące składu i zadań komisji odpowiedzialnej za ocenę dokumentacji wniosku w postepowaniach o udzielenie zamówienia, procedurach udzielania dotacji oraz w konkursach o przyznanie nagrody. Należy umożliwić komisji włączenie ekspertów zewnętrznych, jeżeli taką możliwość przewidziano w akcie podstawowym.

(141)

Zgodnie z zasadą dobrej administracji urzędnik zatwierdzający powinien wystąpić o wyjaśnienia lub brakujące dokumenty, przestrzegając jednocześnie zasady równego traktowania oraz bez wprowadzania istotnych zmian w dokumentacji wniosku. Urzędnik zatwierdzający powinien mieć możliwość odstąpienia od tego jedynie w należycie uzasadnionych przypadkach. Ponadto urzędnik zatwierdzający powinien mieć możliwość skorygowania oczywistego błędu pisarskiego lub zwrócić się do uczestnika o skorygowanie takiego błędu.

(142)

Należyte zarządzanie finansami powinno wymagać, aby Komisja chroniła swoje interesy, żądając gwarancji w chwili dokonywania płatności zaliczkowych. Wymóg składania gwarancji przez wykonawców i beneficjentów nie powinien być automatyczny, lecz powinien opierać się na analizie ryzyka. W przypadku gdy podczas wykonania urzędnik zatwierdzający stwierdzi, że gwarant nie jest lub nie jest już uprawniony do wydawania gwarancji zgodnie z mającym zastosowanie prawem krajowym, urzędnik zatwierdzający powinien mieć możliwość żądania zastąpienia gwarancji.

(143)

Istnienie różnych zbiorów zasad dotyczących zarządzania bezpośredniego i pośredniego, w szczególności w odniesieniu do koncepcji „zadań związanych z wykonaniem budżetu”, wywołało nieporozumienia i pociągnęło za sobą ryzyko błędów dotyczących kwalifikacji zarówno po stronie Komisji, jak i jej partnerów, i dlatego zasady te powinny zostać uproszczone i zharmonizowane.

(144)

Należy poddać przeglądowi przepisy dotyczące oceny ex ante spełnienia wymogów dotyczących filarów przez osoby lub podmioty wykonujące środki finansowe Unii w ramach zarządzania pośredniego, aby Komisja mogła w jak największym stopniu polegać na systemach, zasadach i procedurach, w tym na procedurze należytej staranności, tych osób i podmiotów, które uznano za równoważne z systemami i procedurami stosowanymi przez Komisję. Ponadto ważne jest, aby doprecyzować, że jeżeli w ramach oceny wykryte zostaną obszary, w których istniejące procedury nie są wystarczające, aby chronić interesy finansowe Unii, Komisja powinna mieć możliwość podpisania umów o przyznanie wkładu, podejmując jednocześnie odpowiednie środki nadzoru. Ważne jest również, aby doprecyzować, w jakich sytuacjach istnieje możliwość zadecydowania przez Komisję o niewymaganiu oceny ex ante spełnienia wymogów dotyczących filarów, aby podpisać umowę o przyznanie wkładu.

(145)

W celu zapewnienia skutecznego wykonania budżetu należy doprecyzować kwestię stosowania zasady proporcjonalności w zarządzaniu pośrednim. Chociaż zasada proporcjonalności nie może wpływać na charakter obowiązków, które zostały nałożone odpowiednimi, mającymi zastosowanie ramami prawnymi, powinna być ona systematycznie stosowana w ramach współpracy z partnerami wykonawczymi Unii w celu osiągnięcia właściwej równowagi między ochroną interesów finansowych Unii a zachowaniem jej zdolności do realizacji jej polityk. Konieczne są pewne dostosowania i restrukturyzacja odpowiednich przepisów. Nie należy tego interpretować jako praktycznego ograniczenia niezbędnych praw i dostępu, które należy przyznać właściwemu urzędnikowi zatwierdzającemu, EPPO w odniesieniu do państw członkowskich uczestniczących we wzmocnionej współpracy zgodnie z rozporządzeniem Rady (UE) 2017/1939 (27), OLAF, Trybunałowi Obrachunkowemu oraz, w stosownych przypadkach, odpowiednim organom krajowym, aby podmioty te mogły w pełni wykonywać swoje odnośne uprawnienia.

(146)

Zgodnie z zasadą proporcjonalności, należy przewidzieć, że obowiązki przewidziane w niniejszym rozporządzeniu mają zastosowanie wobec odbiorców końcowych otrzymujących wsparcie z budżetu w ramach instrumentów finansowych lub gwarancji budżetowych. Takie stosowanie powinno należycie uwzględniać charakter odbiorców końcowych oraz samego działania, a także związane z nim ryzyko finansowe, i być do nich współmierne. Należy unikać zbędnych obciążeń administracyjnych, w szczególności w przypadkach, gdy odbiorcami końcowymi są mikroprzedsiębiorstwa oraz małe i średnie przedsiębiorstwa (MŚP) oraz porównywalne podmioty gospodarcze, mające podobne obroty lub bilans.

(147)

Przepisy finansowe określone w niniejszym rozporządzeniu powinny być proste i jasne, aby uniknąć nadmiernie rygorystycznego wdrażania i dodatkowych obciążeń administracyjnych dla odbiorców środków finansowych Unii, państw członkowskich, instytucji Unii lub innych osób i podmiotów wykonujących budżet.

(148)

Zasadą proporcjonalności należy się również kierować w ramach oceny zasad, systemów i procedur stosowanych przez podmioty, które zostały już pomyślnie ocenione, takich jak podmioty, które stosują zasady ustanowione przez Komisję i powinny być zwolnione z oceny ex ante. Powinna również istnieć możliwość wyłączenia z oceny ex ante organizacji w państwach członkowskich, którym powierzono wykonywanie środków finansowych Unii w ramach zarządzania dzielonego.

(149)

Należy wyjaśnić, że w przypadku wyboru podmiotów do pracy w ramach zarządzania pośredniego w wyniku zaproszenia do wyrażenia zainteresowania zastosowanie mają zasady równego traktowania i niedyskryminacji.

(150)

Wynagrodzenie osób i podmiotów wykonujących budżet powinno, w stosownych przypadkach i w miarę możliwości, opierać się na wykonaniu.

(151)

Aby zapewnić integralność budżetu wykonywanego w ramach zarządzania pośredniego, należy zwrócić się do partnerów wykonawczych, aby informowali Komisję o podejrzeniach wystąpienia nadużyć finansowych, korupcji lub jakiejkolwiek innej niezgodnej z prawem działalności oraz aby uwzględnili taki obowiązek w umowach, które zawierają z osobami trzecimi w ramach zarządzania pośredniego.

(152)

Komisja przystępuje do partnerstw z państwami trzecimi w drodze umów w sprawie finansowania. Ważne jest doprecyzowanie treści takich umów w sprawie finansowania, w szczególności tych części działania, które są wdrażane przez państwo trzecie w ramach zarządzania pośredniego.

(153)

Ważne jest uwzględnienie specyfiki instrumentów łączonych lub platform łączonych, w sytuacji gdy Komisja łączy swój wkład z wkładem instytucji finansowych, a także doprecyzowanie stosowania przepisów dotyczących instrumentów finansowych i gwarancji budżetowych.

(154)

Przepisy dotyczące zamówień oraz zasady mające zastosowanie do zamówień publicznych udzielanych przez instytucje Unii na własny rachunek powinny opierać się na zasadach określonych w dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/23/UE (28) i w dyrektywie 2014/24/UE.

(155)

Z doświadczenia wynika, że nie należy stosować przepisów dotyczących zamówień określonych w niniejszym rozporządzeniu do udzielania zamówień publicznych na usługi finansowe związane z emisją, sprzedażą, zakupem lub zbyciem papierów wartościowych lub innych instrumentów finansowych w rozumieniu dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/65/UE (29), wykorzystywanych przez Komisję w kontekście zaciągania i udzielania przez nią pożyczek, zarządzania aktywami i operacji skarbcowych. Obejmuje to usługi świadczone przez banki centralne, Europejski Mechanizm Stabilności, EBI i inne międzynarodowe instytucje finansowe oraz podmioty krajowe, którym powierzono emisję długu państwowego i zarządzanie nim. Z tego powodu i zgodnie z art. 10 dyrektywy 2014/24/UE przepisy dotyczące zamówień publicznych określone w niniejszym rozporządzeniu nie powinny mieć zastosowania do tych usług.

(156)

W świetle pandemii COVID-19 należy zmienić definicję kryzysu, która ma zastosowanie w szczególności do przepisów wspólnych i do udzielania zamówień w obszarze działań zewnętrznych, aby objęła zdrowie publiczne i zdrowie zwierząt, sytuacje zagrożenia bezpieczeństwa żywnościowego i bezpieczeństwa żywności i globalne zagrożenia dla zdrowia. W celu zapewnienia elastyczności niezbędnej, aby móc szybko reagować na nieprzewidziane okoliczności uzasadniające wyjątkowo pilną konieczność wynikającą z kryzysu, instytucja zamawiająca powinna mieć możliwość stosowania uproszczonych zasad udzielania zamówień, takich jak procedura negocjacyjna bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu w sytuacjach kryzysowych oraz akceptacja dowodów dotyczących kryteriów wykluczenia i kwalifikacji od domniemanego oferenta zwycięskiego po podjęciu decyzji o udzieleniu zamówienia, ale niezależnie od sytuacji – przed podpisaniem umowy. W ramach reakcji na kryzys instytucja zamawiająca powinna również mieć swobodę, aby w drodze wyjątku zmienić umowę lub umowę ramową powyżej obowiązujących progów bez konieczności przeprowadzania postępowania o udzielenie zamówienia. Ponadto w sytuacji kryzysowej w drodze wyjątku możliwe powinno być dodanie nowych instytucji zamawiających po wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia i przed podpisaniem umowy lub po zmianie umowy bez ograniczania konkurencji. Zgodnie z odpowiednimi przepisami wewnętrznymi takie uproszczone zasady powinny móc być zastosowane wyłącznie w następstwie ogłoszenia kryzysu, z wyjątkiem zamówień w obszarze działań zewnętrznych, w przypadku których takie ogłoszenie nie jest wymagane. Ponadto właściwi urzędnicy zatwierdzający powinni każdorazowo uzasadniać wyjątkowo pilną konieczność działania wynikającą z ogłoszonego kryzysu.

(157)

W przypadku zamówień mieszanych należy doprecyzować metodologię stosowaną przez instytucje zamawiające do celów ustalenia, które przepisy mają zastosowanie.

(158)

Należy doprecyzować środki upubliczniania ex ante i ex post niezbędne do rozpoczęcia postępowania o udzielenie zamówienia w przypadku umów o wartości równej lub większej od progów określonych w dyrektywie 2014/24/UE, w przypadku umów o wartości poniżej tych progów i w przypadku umów nieobjętych zakresem stosowania tej dyrektywy.

(159)

Niniejsze rozporządzenie powinno zawierać wyczerpujący wykaz wszystkich rodzajów postępowań o udzielenie zamówienia, z jakich mogą korzystać instytucje Unii niezależnie od progów.

(160)

W celu uproszczenia procedur administracyjnych oraz aby zachęcić do udziału MŚP, przy zamówieniach o średniej wartości należy przewidzieć procedury negocjacyjne.

(161)

W stosownych przypadkach powinna istnieć możliwość przeprowadzenia wspólnego udzielania zamówień przez, z jednej strony, jedną lub większą liczbę instytucji zamawiających z państw członkowskich oraz, z drugiej strony, instytucje i organy Unii lub agencje wykonawcze bez zobowiązywania tych instytucji, organów lub agencji do nabywania robót budowlanych, dostaw lub usług. Aby umożliwić instytucjom zamawiającym pełne wykorzystanie potencjału rynku wewnętrznego pod względem korzyści skali oraz podziału ryzyka i korzyści, należy rozszerzyć możliwości instytucji i organów Unii lub agencji wykonawczych w zakresie nabywania dostaw lub usług w imieniu co najmniej dwóch państw członkowskich. Instytucja Unii, organ Unii lub agencja wykonawcza powinny mieć możliwość, aby na podstawie umowy między stronami prowadzić odpowiednie postępowanie o udzielenie zamówienia w imieniu państw członkowskich lub na ich rzecz, albo działać w charakterze hurtownika, kupując, przechowując i odsprzedając lub darując dostawy i usługi, w tym przekazane na wynajem, wybranym przez siebie państwom członkowskim lub organizacjom partnerskim. Zgodnie z przepisami dotyczącymi zgodności prawa wtórnego z niniejszym rozporządzeniem inne akty ustawodawcze Unii mogą zawierać bardziej szczegółowe przepisy dotyczące wspólnego udzielania zamówień lub zamówień w imieniu lub na rzecz państw członkowskich. Akty takie powinny przy tym wyraźnie wskazywać takie odstępstwa i podawać konkretne powody uzasadniające te odstępstwa.

(162)

Podobnie jak w przypadku dyrektywy 2014/24/UE niniejsze rozporządzenie powinno umożliwiać konsultacje rynkowe przed rozpoczęciem postępowania o udzielenie zamówienia. W celu zapewnienia, aby partnerstwo innowacyjne było stosowane wyłącznie w przypadkach, gdy pożądane roboty budowlane, dostawy i usługi nie są dostępne na rynku lub jako działalność rozwojowa bliska rynkowi, należy ustanowić w niniejszym rozporządzeniu obowiązek przeprowadzenia takich wstępnych konsultacji rynkowych przed skorzystaniem z partnerstwa innowacyjnego.

(163)

Należy sprecyzować, w jaki sposób instytucje zamawiające mogą przyczyniać się do ochrony środowiska i wspierania zrównoważonego rozwoju, przy jednoczesnym zapewnieniu uzyskania przez te instytucje dla ich zamówień najlepszej jakości za daną cenę, w szczególności poprzez wymaganie określonych etykiet lub stosowanie odpowiednich metod udzielania zamówień.

(164)

Zgodnie z celami Europejskiego Zielonego Ładu należy zapewnić postępy we wdrażaniu ekologizacji poprzez uwzględnienie, w stosownych przypadkach, w zaproszeniach do składania ofert ekologicznych kryteriów wyboru lub kryteriów udzielenia zamówienia, które zachęcą podmioty gospodarcze do oferowania bardziej zrównoważonych rozwiązań.

(165)

W celu zapewnienia, aby w trakcie wykonywania umów podmioty gospodarcze przestrzegały mających zastosowanie obowiązków w dziedzinie prawa ochrony środowiska, prawa socjalnego i prawa pracy, ustanowionych w prawie Unii, prawie krajowym, układach zbiorowych lub w międzynarodowych konwencjach w dziedzinie prawa socjalnego i prawa ochrony środowiska wymienionych w załączniku X do dyrektywy 2014/24/UE, obowiązki takie powinny być elementem minimalnych wymagań określanych przez instytucję zamawiającą oraz powinny stanowić integralną część umów podpisywanych przez instytucję zamawiającą.

(166)

Należy zidentyfikować i odrębnie traktować różne przypadki zwykle określane jako konflikt interesów. Pojęcie konfliktu interesów należy stosować jedynie w odniesieniu do przypadków, w których osoba lub podmiot, na których ciążą obowiązki związane z programowaniem i wykonaniem budżetu oraz przeprowadzeniem audytu lub kontroli, albo urzędnik lub pracownik instytucji Unii bądź organów krajowych na dowolnym szczeblu, znajdują się w takiej sytuacji. Próby wywarcia nienależytego wpływu na procedurę wyboru lub uzyskania informacji poufnych należy traktować jako poważne naruszenie obowiązków zawodowych, które może prowadzić do odrzucenia z procedury wyboru lub wykluczenia z dostępu do środków finansowych Unii. Ponadto podmioty gospodarcze mogłyby znajdować się w sytuacji, w której nie powinny zostać zakwalifikowane do wykonania umowy z powodu sprzecznych interesów zawodowych. Na przykład, spółka nie powinna oceniać projektu, w którym brała udział, a audytor nie powinien badać sprawozdań finansowych, które wcześniej poświadczył. Ocena konfliktów interesów oraz obowiązek ustanowienia systemów wykrywania takich konfliktów i zapobiegania takim konfliktom powinny być zgodne z zasadą proporcjonalności. Odpowiednie wytyczne dotyczące oceny konfliktów interesów powinny zawierać dodatkowe wyjaśnienia dla osób oceniających takie sytuacje na poziomie unijnym i krajowym, aby przyczynić się do poprawy pewności prawa.

(167)

Aby zapewnić brak sprzecznych interesów zawodowych, które mogłyby wpływać na zdolność do niezależnego, bezstronnego i obiektywnego wykonania zamówienia, lub stwarzać ryzyko wywarcia na nią wpływu, konieczne jest wyjaśnienie obowiązków instytucji zamawiającej oraz kandydatów lub oferentów. Z jednej strony kandydaci, oferenci oraz, w stosownych przypadkach, podmioty, na których zdolnościach kandydat lub oferent polega, a także przewidywani podwykonawcy, powinni złożyć oświadczenie potwierdzające brak takich sprzecznych interesów, a na wniosek przedstawić odpowiednie informacje. Z drugiej strony, w przypadku złożenia oświadczenia lub w oparciu o dodatkowe informacje, instytucja zamawiająca powinna ocenić istnienie takich sprzecznych interesów zawodowych. Stwierdzenie istnienia sprzecznych interesów zawodowych powinno prowadzić do odrzucenia z procedury wyboru.

(168)

Konkurencyjny i otwarty rynek wewnętrzny powinien zapewniać równe warunki działania oraz umożliwiać europejskim i zagranicznym podmiotom gospodarczym konkurowanie na podstawie kryteriów merytorycznych. Subsydia zagraniczne mogą zakłócać rynek wewnętrzny i osłabiać równe warunki działania w postępowaniach o udzielenie zamówienia, jeżeli na przykład wykonawcy, którym udzielono zamówienia, skorzystali z subsydiów zagranicznych. Aby zaradzić temu ryzyku, w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/2560 (30) ustanowiono zasady i procedury z myślą o prowadzeniu postępowań w sprawie subsydiów zagranicznych, które zakłócają lub mogłyby zakłócić rynek wewnętrzny, oraz, w stosownych przypadkach, z myślą o zapewnieniu kompensowania tych zakłóceń. Aby zapewnić spójność między przepisami mającymi zastosowanie do państw członkowskich a postępowaniami o udzielenie zamówienia na podstawie niniejszego rozporządzenia, instytucje Unii, organy Unii i agencje wykonawcze powinny stosować odpowiednio te same zasady i procedury dotyczące subsydiów zagranicznych określone w rozporządzeniu (UE) 2022/2560.

(169)

W celu zapewnienia jednolitych warunków wykonywania niniejszego rozporządzenia należy powierzyć Komisji uprawnienia wykonawcze w odniesieniu do szczegółów proceduralnych i powiązanych kwestii dotyczących wstępnego przeglądu i szczegółowego badania wszelkich zagranicznych wkładów finansowych uzyskanych w ramach postępowania o udzielenie zamówienia. Uprawnienia te powinny być wykonywane zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 182/2011 (31).

(170)

Zgodnie z dyrektywą 2014/24/UE powinna istnieć możliwość sprawdzenia w dowolnej kolejności, czy podmiot gospodarczy jest wykluczony, możliwość zastosowania kryteriów kwalifikacji i wyboru, a także sprawdzenia zgodności z dokumentami zamówienia. W związku z tym powinna istnieć możliwość odrzucania ofert na podstawie kryteriów udzielenia zamówienia bez uprzedniej weryfikacji danego oferenta w odniesieniu do kryteriów wykluczenia lub kryteriów kwalifikacji.

(171)

Udzielanie zamówień powinno odbywać się na podstawie kryterium oferty najkorzystniejszej ekonomicznie zgodnie z art. 67 dyrektywy 2014/24/UE.

(172)

Mając na uwadze pewność prawa, niezbędne jest doprecyzowanie, że kryteria kwalifikacji są ściśle powiązane z oceną kandydatów lub oferentów i że kryteria udzielenia zamówienia są ściśle powiązane z oceną ofert. W celu dostosowania unijnych przepisów dotyczących zamówień publicznych do dyrektywy 2014/24/UE, instytucjom zamawiającym należy także zezwolić na zastosowanie jako kryterium udzielenia zamówienia organizacji, kwalifikacji i doświadczenia personelu wyznaczonego do wykonania danego zamówienia, jeżeli może mieć to znaczący wpływ na jakość wykonania zamówienia, a co za tym idzie – na wartość ekonomiczną oferty. Instytucje zamawiające, które stosują którekolwiek z tych kryteriów udzielenia zamówienia, powinny – za pomocą odpowiednich postanowień umownych – zapewnić, aby personel wyznaczony do wykonania zamówienia faktycznie spełniał określone standardy jakości. Instytucje zamawiające powinny każdorazowo wyrażać zgodę na zastąpienie takiego personelu i sprawdzać, czy personel zastępczy zapewnia poziom jakości równoważny poziomowi zapewnianemu przez personel zastępowany. Ponadto należy zapewnić, aby nie dochodziło do powielania i podwójnej oceny tego samego elementu w ramach kryteriów kwalifikacji i wyboru.

(173)

Aby ograniczyć czasochłonne procedury i umożliwić instytucjom zamawiającym pełne wykorzystanie możliwości oferowanych przez dynamiczne systemy zakupów, konieczne jest uproszczenie zasad rządzących tymi systemami. W szczególności systemy te powinny być realizowane w drodze procedury ograniczonej, co umożliwi każdemu podmiotowi gospodarczemu, składającemu wniosek o dopuszczenie do udziału i spełniającemu kryteria wykluczenia i kwalifikacji, udział w postępowaniach o udzielenie zamówienia prowadzonych z wykorzystaniem dynamicznego systemu zakupów w okresie jego ważności, który nie powinien być ograniczony do czterech lat. Oferty można również przedstawiać w formie katalogu elektronicznego, w szczególności w odniesieniu do gotowych, ogólnodostępnych na rynku produktów lub usług. Ponadto w celu zmniejszenia obciążenia administracyjnego należy odstąpić od wymogu powoływania komisji otwierającej i komisji oceniającej w odniesieniu do konkretnych zamówień w ramach dynamicznego systemu zakupów.

(174)

Z uwagi na postępy w cyfryzacji postępowań o udzielenie zamówienia należy doprecyzować, że publiczne otwarcie ofert w procedurach otwartych może być organizowane zdalnie, w drodze wideokonferencji.

(175)

Aby uprościć zasady i dostosować je do przepisów mających zastosowanie do zamówień udzielanych przez instytucje Unii na własny rachunek, w obszarze działań zewnętrznych należy znieść obowiązek publikowania na stronie internetowej Komisji listy wybranych kandydatów, którzy zostaną zaproszeni do złożenia oferty.

(176)

Udzielanie zamówień przez Unię powinno zapewniać skuteczne, przejrzyste i odpowiednie wykorzystywanie środków finansowych Unii, przy jednoczesnym zmniejszaniu obciążeń administracyjnych dla odbiorców środków finansowych Unii. W tym względzie e-zamówienia powinny przyczynić się do lepszego wykorzystania środków finansowych Unii oraz poprawić dostęp wszystkich podmiotów gospodarczych do zamówień. Wszystkie instytucje Unii prowadzące postępowania o udzielenie zamówienia powinny publikować na swoich stronach internetowych jasne zasady dotyczące nabywania, wydatków i monitorowania, a także wszystkie udzielone zamówienia, w tym również ich wartość.

(177)

W przypadku e-zamówień należy w jak największym stopniu oprzeć elektroniczną wymianę informacji z uczestnikami na istniejących normach, takich jak jednolity europejski dokument zamówienia i standardy e-fakturowania, przewidziane odpowiednio w rozporządzeniu wykonawczym Komisji (UE) 2016/7 (32) oraz w dyrektywie 2014/55/UE.

(178)

Należy doprecyzować istnienie fazy otwarcia i oceny w każdym postępowaniu. Decyzja o udzieleniu zamówienia zawsze powinna być wynikiem oceny.

(179)

Przy powiadamianiu o wyniku postępowania należy poinformować kandydatów i oferentów o podstawie, na jakiej podjęto decyzję, oraz przekazać im szczegółowe uzasadnienie oparte na treści sprawozdania z oceny.

(180)

Należy doprecyzować że, na wniosek, przekazuje się niewybranym oferentom, którzy złożyli oferty spełniające wymagania, informacje dotyczące charakterystyki i względnej przewagi zwycięskiej oferty. Niewybrani oferenci powinni, na wniosek, otrzymać dodatkowe informacje, nawet jeżeli zgodność ich oferty z wymogami nie została sprawdzona ze względu na wybraną kolejność kryteriów. Należy również wyjaśnić, że odrzucony oferent nie powinien mieć dostępu do takich informacji.

(181)

W przypadku umów ramowych z ponownym otwarciem zamówienia na konkurencję nie powinien istnieć obowiązek informowania niewybranego wykonawcy o charakterystyce i względnej przewadze zwycięskiej oferty, gdyż otrzymanie takich informacji przez strony tej samej umowy ramowej w przypadku każdego ponownego otwarcia zamówienia na konkurencję mogłoby zaszkodzić uczciwej konkurencji między nimi.

(182)

Instytucja zamawiająca powinna mieć możliwość unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia lub jego częściowego unieważnienia w przypadku zamówień udzielanych w częściach lub w przypadku zamawiania z wielu źródeł przed podpisaniem umowy, przy czym kandydaci ani oferenci nie powinni być uprawnieni do dochodzenia odszkodowania. Powinno to pozostawać bez uszczerbku dla sytuacji, gdy instytucja zamawiająca działała w sposób, który może sprawić, że zostanie pociągnięta do odpowiedzialności za szkody zgodnie z zasadami ogólnymi prawa Unii.

(183)

W należycie uzasadnionych przypadkach należy zezwolić na udzielanie zamówień w wyniku zamawiania z wielu źródeł, w szczególności aby uniknąć nadmiernego polegania na jednym dostawcy w odniesieniu do urządzeń i usług o krytycznym znaczeniu, z uwzględnieniem celów, jakimi są niezależność technologiczna i ciągłość świadczenia usług.

(184)

Podobnie jak w przypadku dyrektywy 2014/24/UE konieczne jest doprecyzowanie warunków, na jakich istnieje możliwość modyfikacji umowy w trakcie jej wykonywania bez wszczynania nowego postępowania o udzielenie zamówienia. W szczególności nowe postępowanie o udzielenie zamówienia nie powinno być wymagane w przypadkach takich jak zmiany administracyjne, sukcesja uniwersalna oraz zastosowanie jasnych i jednoznacznych klauzul przeglądowych lub opcji, które nie zmieniają minimalnych wymagań określonych w pierwotnym postępowaniu. Nowe postępowanie o udzielenie zamówienia powinno być wymagane w przypadku istotnych modyfikacji pierwotnej umowy, w szczególności w odniesieniu do zakresu i treści wzajemnych praw i obowiązków stron, w tym również w odniesieniu do podziału praw własności intelektualnej. Modyfikacje takie wskazują na zamiar stron dotyczący renegocjacji istotnych warunków tej umowy, w szczególności w sytuacji, gdy modyfikacje miałyby wpływ na wynik postępowania, gdyby zmodyfikowane warunki były uwzględnione w pierwotnym postępowaniu.

(185)

Ze zdobytego doświadczenia wynika, że konieczne jest wyjaśnienie, w jakich przypadkach modyfikację uznaje się za zmieniającą przedmiot umowy.

(186)

Niezbędne jest wprowadzenie możliwości wymagania gwarancji należytego wykonania umowy w odniesieniu do robót budowlanych, dostaw i złożonych usług w celu zagwarantowania przestrzegania istotnych zobowiązań umownych oraz zapewnienia prawidłowego wykonania umowy w całym okresie jej obowiązywania. Niezbędne jest także wprowadzenie opcji wymagania gwarancji środków zatrzymanych, która obejmowałaby okres odpowiedzialności umownej, zgodnie ze zwyczajowymi praktykami w danych sektorach.

(187)

Aby ustalić mające zastosowanie progi i procedury, konieczne jest doprecyzowanie, czy instytucje Unii, agencje wykonawcze i organy Unii uznaje się za instytucje zamawiające. Nie należy ich uznawać za instytucje zamawiające w przypadkach, gdy dokonują one zakupów od centralnej jednostki zakupującej. Ponadto instytucje Unii stanowią jeden podmiot prawny i ich departamenty nie mogą zawierać umów, lecz tylko umowy o gwarantowanym poziomie usług między sobą.

(188)

W niniejszym rozporządzeniu należy zawrzeć odesłanie do progów określonych w dyrektywie 2014/24/UE mających zastosowanie do robót budowlanych oraz do dostaw i usług, a także do progów określonych w dyrektywie 2014/23/UE dla koncesji. Korekta tych progów, jak przewidziano w dyrektywach 2014/24/UE i 2014/23/UE, powinna mieć zatem bezpośrednie zastosowanie, odpowiednio, do zamówień i do koncesji udzielanych na podstawie niniejszego rozporządzenia.

(189)

Należy uprościć udzielanie koncesji poprzez zastosowanie do nich progów określonych w dyrektywie 2014/23/UE.

(190)

Do celów harmonizacji i uproszczenia standardowe procedury mające zastosowanie przy udzielaniu zamówień powinny mieć zastosowanie także do zakupów w ramach tzw. łagodniejszego reżimu dotyczącego udzielania zamówień na usługi społeczne i inne szczególne usługi, o którym mowa w art. 74 dyrektywy 2014/24/UE. W związku z tym próg obowiązujący w przypadku zakupów w łagodniejszym reżimie należy dostosować do progu stosowanego w przypadku zamówień na usługi.

(191)

Aby lepiej dostosować postepowania o udzielenie zamówienia do warunków rynkowych panujących poza Unią, niniejsze rozporządzenie powinno zawierać przepisy szczegółowe, na mocy których delegatury Unii udzielają zamówień w państwach trzecich na własny rachunek. Należy zatem skorygować progi udzielania zamówień stosowane przez delegatury Unii w państwach trzecich i dostosować je do progów obowiązujących przy udzielaniu zamówień w obszarze działań zewnętrznych.

(192)

Niezbędne jest doprecyzowanie warunków stosowania okresu zawieszenia przed podpisaniem umowy lub umowy ramowej.

(193)

Przepisy mające zastosowanie do udzielania zamówień w obszarze działań zewnętrznych powinny być zgodne z zasadami ustanowionymi w dyrektywach 2014/23/UE i 2014/24/UE.

(194)

Przepisy dotyczące dostępu do zamówień, mające zastosowanie zarówno w momencie składania ofert, jak i podczas realizacji zamówienia, powinny obejmować warunki określone w aktach wykonawczych (środki Instrumentu Zamówień Międzynarodowych) przyjętych na podstawie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/1031 (33), a także odpowiednie obowiązki zwycięskich oferentów określone w tym rozporządzeniu.

(195)

Aby zmniejszyć złożoność, uprościć istniejące przepisy oraz poprawić czytelność przepisów dotyczących zamówień, konieczne jest uporządkowanie ogólnych przepisów dotyczących zamówień i szczegółowych przepisów mających zastosowanie do zamówień w obszarze działań zewnętrznych oraz usunięcie zbędnych powtórzeń i odesłań.

(196)

Należy doprecyzować, które podmioty gospodarcze mają dostęp do zamówień udzielanych na podstawie niniejszego rozporządzenia w zależności od siedziby tych podmiotów, oraz wyraźnie przewidzieć możliwość takiego dostępu również dla organizacji międzynarodowych.

(197)

W należycie uzasadnionych przypadkach, gdy zamówienie ma zostać udzielone przez delegaturę Unii w państwie trzecim lub wyłącznie w interesie delegatury Unii w państwie trzecim, właściwy urzędnik zatwierdzający powinien mieć możliwość otwarcia dostępu do postępowania o udzielenie zamówienia osobom fizycznym lub prawnym mającym siedzibę w państwie trzecim, które nie zawarło z Unią specjalnego porozumienia w dziedzinie zamówień. Elastyczność tę należy zapewnić w szczególności w przypadku, gdy w państwach mających dostęp do udzielania zamówień na podstawie specjalnego porozumienia z Unią w dziedzinie zamówień nie ma siedziby żadna osoba fizyczna ani prawna, która mogłaby realizować wymagane roboty budowlane, dostawy lub usługi.

(198)

Aby osiągnąć równowagę między potrzebą przejrzystości i większej spójności przepisów dotyczących zamówień, z jednej strony, a potrzebą zapewnienia elastyczności w odniesieniu do niektórych technicznych aspektów tych przepisów, z drugiej strony, należy określić przepisy techniczne dotyczące zamówień w załączniku do niniejszego rozporządzenia oraz przekazać Komisji uprawnienie do przyjmowania aktów zgodnie z art. 290 TFUE w odniesieniu do wprowadzania zmian w tym załączniku.

(199)

Niezbędne jest sprecyzowanie zakresu stosowania tytułu dotyczącego dotacji, w szczególności w odniesieniu do rodzaju działania lub organu kwalifikującego się do otrzymania dotacji, a także w odniesieniu do zobowiązań prawnych, które mogą być wykorzystywane w celu pokrycia dotacji. W szczególności należy stopniowo wycofywać decyzje o udzieleniu dotacji ze względu na ich ograniczone zastosowanie oraz stopniowe wprowadzanie e-dotacji. Strukturę tę należy uprościć, przenosząc przepisy dotyczące instrumentów niebędących dotacjami do innych części niniejszego rozporządzenia. Należy doprecyzować charakter podmiotów, które mogą otrzymywać dotacje na działalność poprzez zaprzestanie odnoszenia się do podmiotów realizujących cel leżący w ogólnym interesie Unii, ponieważ podmioty te objęte są pojęciem podmiotów realizujących cel należący do polityki Unii i wspierający tę politykę.

(200)

W celu uproszczenia procedur oraz poprawy czytelności niniejszego rozporządzenia należy uprościć i usprawnić przepisy dotyczące treści wniosku o udzielenie dotacji, treści zaproszeń do składania wniosków oraz umowy o udzielenie dotacji.

(201)

W celu ułatwienia realizacji działań finansowanych przez wielu darczyńców, w przypadku gdy łączne finansowanie działania nie jest znane w momencie zaciągnięcia zobowiązania do wniesienia wkładu Unii, konieczne jest sprecyzowanie sposobu definiowania wkładu Unii oraz metody sprawdzania jego wykorzystania.

(202)

Należy wprowadzić nową kategorię dotacji o bardzo niskiej wartości w wysokości do 15 000 EUR w celu uproszczenia wymogów administracyjnych dla wnioskodawców ubiegających się o finansowanie unijne. Z uwagi na bardzo niską wartość takich dotacji należy znieść wymogi dotyczące składania oświadczeń i oceny zdolności finansowej.

(203)

W celu dalszego uproszczenia wniosków o udzielenie dotacji zgodnie z należytym zarządzaniem finansami urzędnik zatwierdzający powinien mieć możliwość podjęcia decyzji na podstawie oceny ryzyka, że kontrole zdolności finansowej skoncentrują się wyłącznie na głównym wnioskodawcy.

(204)

Doświadczenie zdobyte w zakresie stosowania płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub finansowania według stawek zryczałtowanych pokazuje, że takie formy finansowania znacząco upraszczają procedury administracyjne oraz w istotny sposób zmniejszają ryzyko wystąpienia błędu. Niezależnie od obszaru interwencji Unii, płatności ryczałtowe, koszty jednostkowe i stawki zryczałtowane są odpowiednią formą finansowania, w szczególności w przypadku standardowych i powtarzających się działań, takich jak mobilność czy szkolenia. Ponadto, z uwagi na to, że współpraca instytucjonalna między administracjami publicznymi państw członkowskich i beneficjentów lub krajów partnerskich (partnerstwo instytucjonalne) jest realizowana przez instytucje z państw członkowskich, zastosowanie uproszczonych opcji kosztów jest uzasadnione i powinno sprzyjać ich zaangażowaniu. Mając na uwadze zwiększenie efektywności państwa członkowskie i inni odbiorcy środków finansowych Unii powinni mieć możliwość częstszego stosowania uproszczonych opcji kosztów. W tym kontekście należy uelastycznić warunki korzystania z płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych i stawek zryczałtowanych. Konieczne jest wprowadzenie wyraźnych przepisów dotyczących ustanowienia jednolitych płatności ryczałtowych obejmujących wszystkie koszty kwalifikowalne danego działania lub danego programu prac. Ponadto, aby sprzyjać koncentrowaniu się na rezultatach, należy priorytetowo traktować finansowanie ukierunkowane na produkt. Oparte na nakładach płatności ryczałtowe, koszty jednostkowe i stawki zryczałtowane powinny nadal stanowić opcję, w przypadku gdy oparte na produkcie płatności ryczałtowe, koszty jednostkowe i stawki zryczałtowane nie są możliwe lub właściwe.

(205)

W celu zapewnienia pewności prawa należy doprecyzować, że w przypadku gdy dotacja przyjmuje formę finansowania niepowiązanego z kosztami, nie mają zastosowania przepisy dotyczące budżetu szacunkowego, współfinansowania i zakazu podwójnego finansowania, ponieważ nie można ich stosować w przypadku, gdy kwota podlegająca zwrotowi jest powiązana z określonymi warunkami lub wynikami i oddzielona od kosztów bazowych.

(206)

Należy uprościć procedury administracyjne dotyczące zatwierdzania płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych i stawek zryczałtowanych, powierzając uprawnienie do zatwierdzania tych elementów właściwemu urzędnikowi zatwierdzającemu. W stosownych przypadkach takie upoważnienie do zatwierdzania może być udzielone przez Komisję zważywszy na charakter działalności lub wydatków, lub na liczbę danych urzędników zatwierdzających.

(207)

Aby wypełnić braki w dostępności danych stosowanych przy ustalaniu płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych i stawek zryczałtowanych, należy zezwolić na stosowanie oceny eksperckiej.

(208)

Choć należy wykorzystać możliwości w zakresie częstszego stosowania uproszczonych form finansowania, należy przy tym zapewnić przestrzeganie zasady należytego zarządzania finansami, w szczególności zasad oszczędności, efektywności oraz zakazu podwójnego finansowania. W tym celu uproszczone formy finansowania powinny zapewniać, aby wykorzystywane zasoby były adekwatne do wytyczonych celów, aby te same koszty nie były finansowane z budżetu więcej niż raz, aby przestrzegano zasady dotyczącej współfinansowania oraz aby unikano ogólnego uzyskiwania nadmiernej rekompensaty przez odbiorców. W związku z tym uproszczone formy finansowania powinny być oparte na danych statystycznych lub księgowych, podobnych obiektywnych środkach lub ocenie eksperckiej. Ponadto nadal powinny mieć zastosowanie odpowiednie weryfikacje, kontrole i oceny okresowe.

(209)

Należy doprecyzować zakres weryfikacji i kontroli w odróżnieniu od okresowych ocen płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub stawek zryczałtowanych. W trakcie takich weryfikacji i kontroli należy koncentrować się na spełnianiu warunków uruchamiających wypłacenie płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub stawek zryczałtowanych, w tym również, w stosownych przypadkach, uzyskania produktów lub rezultatów. Warunki te nie powinny obejmować wymogu składania sprawozdań dotyczących kosztów faktycznie poniesionych przez beneficjenta. W przypadku gdy kwoty płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub finansowania według stawek zryczałtowanych zostały określone ex ante przez właściwego urzędnika zatwierdzającego lub przez Komisję, nie należy ich kwestionować podczas kontroli ex post. Nie powinno to stać na przeszkodzie obniżeniu dotacji w przypadku realizacji działania w niewystarczającym stopniu, częściowo lub z opóźnieniem lub w przypadku nieprawidłowości, nadużycia finansowego lub naruszenia innych obowiązków. W szczególności dotację należy obniżyć, gdy warunki uruchamiające wypłacenie płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub stawek zryczałtowanych nie zostały spełnione. Częstotliwość i zakres ocen okresowych powinny zależeć od ewolucji i charakteru kosztów, w szczególności z uwzględnieniem istotnych zmian cen rynkowych oraz innych odnośnych okoliczności. W wyniku oceny okresowej mogłoby dojść do korekt płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub stawek zryczałtowanych mających zastosowanie do przyszłych umów, lecz takich ocen okresowych nie należy wykorzystywać do podważania już uzgodnionych wartości płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub stawek zryczałtowanych. Ocena okresowa płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub stawek zryczałtowanych mogłaby wiązać się z koniecznością uzyskania dostępu do ksiąg rachunkowych beneficjenta do celów statystycznych i metodologicznych; dostęp taki jest również konieczny do celów zapobiegania nadużyciom finansowym i ich wykrywania.

(210)

Jeżeli dotacja przyjmuje formę stawki zryczałtowanej, kosztu jednostkowego lub płatności ryczałtowej i w związku z tym nie przeprowadza się weryfikacji ex post kosztów bazowych, nie jest możliwe sprawdzenie, czy koszty kwalifikowalne zostały poniesione w czasie trwania działania. W celu zapewnienia pewności prawa należy doprecyzować, że sprawdzenie, czy w okresie wdrażania spełniono warunki uruchamiające wypłacenie stawki zryczałtowanej, kosztów jednostkowych lub płatności ryczałtowej, ma miejsce w ramach weryfikacji i kontroli ex post dotyczących beneficjentów.

(211)

Aby ułatwić udział małych organizacji we wdrażaniu polityk Unii w sytuacji ograniczonej dostępności zasobów, niezbędne jest uznanie wartości pracy wykonywanej przez wolontariuszy za koszty kwalifikowalne. W rezultacie takie organizacje powinny móc w większym stopniu polegać na pracy wolontariuszy, aby zapewnić współfinansowanie danego działania lub danego programu prac. Bez uszczerbku dla maksymalnej stawki współfinansowania określonej w akcie podstawowym, w takich przypadkach dotacja unijna powinna ograniczać się do szacunkowych kosztów kwalifikowalnych innych niż te dotyczące pracy wolontariuszy. Ponieważ praca wolontariuszy jest świadczona przez osoby trzecie, a beneficjent nie wypłaca wolontariuszom wynagrodzenia, ograniczenie to pozwala uniknąć zwrotu kosztów, których beneficjent nie poniósł. Ponadto wartość pracy wolontariuszy nie powinna przekraczać 50 % wkładów rzeczowych oraz każdego innego współfinansowania.

(212)

W celu zapewnienia pewności prawa należy doprecyzować, że współfinansowanie, do którego stosuje się limit 50 %, powinno obejmować wszystkie źródła finansowania, tj. dotację Unii, wkłady rzeczowe i inne źródła finansowania, w przypadku gdy wkład rzeczowy od osób trzecich w postaci pracy wykonywanej przez wolontariuszy wyszczególnia się w szacunkowym budżecie jako koszty kwalifikowalne.

(213)

W celu ochrony jednej z podstawowych zasad finansów publicznych w niniejszym rozporządzeniu należy utrzymać zasadę niedochodowości.

(214)

W celu zapewnienia pewności prawa przy obliczaniu wkładu Unii w przypadku zysku z dotacji finansowanej z budżetu należy doprecyzować, że odzyskanie odsetka zysku odpowiadającego wkładowi Unii w koszty kwalifikowalne nie powinno wprowadzać rozróżnienia między kosztami faktycznie poniesionymi a kosztami uproszczonymi.

(215)

Co do zasady, dotacje powinny być udzielane w następstwie zaproszeń do składania wniosków. W sytuacji gdy dopuszczalne są wyjątki, należy je interpretować i stosować w sposób ścisły pod względem zakresu i czasu trwania. Wyjątkowa możliwość udzielania dotacji bez zaproszenia do składania wniosków podmiotom z monopolem faktycznym lub prawnym powinna być stosowana wyłącznie wtedy, gdy dane podmioty są jedynymi, które są zdolne realizować odnośne działania lub którym taki monopol został powierzony z mocy prawa lub przez organ publiczny.

(216)

W ramach przechodzenia na e-dotacje i e-zamówienia wnioskodawcy i oferenci powinni być proszeni o przedstawienie dowodu swojego statusu prawnego i zdolności finansowej tylko raz w danym okresie i nie powinno się od nich wymagać ponownego przedkładania dokumentów potwierdzających w każdej procedurze wyboru. Niezbędne jest zatem ujednolicenie wymogów dotyczących liczby lat, za które dokumenty będą wymagane, w ramach procedur udzielania dotacji i postępowań o udzielenie zamówienia.

(217)

Beneficjent dotacji może udzielić wsparcia finansowego osobie trzeciej, jeżeli spełni określone warunki, jednak kwota wypłacona jakiejkolwiek osobie trzeciej nie powinna przekraczać 60 000 EUR. Powinna istnieć możliwość przekroczenia tej kwoty, gdyby w przeciwnym razie osiągnięcie celów działania było niemożliwe lub nadmiernie trudne. Aby umożliwić większą elastyczność w zakresie wykonywania budżetu w sytuacjach kryzysowych i nadzwyczajnych, należy również umożliwić przekroczenie tej kwoty bez wymogu każdorazowego uzasadnienia w przypadku pomocy humanitarnej, operacji wsparcia w sytuacjach nadzwyczajnych, operacji ochrony ludności lub pomocy w zakresie zarządzania kryzysowego. Urzędnik zatwierdzający powinien składać sprawozdania na temat takich przypadków.

(218)

W przypadku gdy realizacja działania lub programu prac wymaga, aby beneficjent przeprowadził procedurę udzielenia zamówienia, należy wyjaśnić, że każdy beneficjent może stosować własne praktyki nabywcze, pod warunkiem że zapewniają one najlepszą relację jakości do ceny lub, w stosownych przypadkach, najniższą cenę, niezależnie od tego, czy beneficjent udziela zamówienia publicznego i jest instytucją zamawiającą w rozumieniu niniejszego rozporządzenia. Należy odpowiednio zmienić definicję umowy.

(219)

Ponieważ nagrody stanowią cenną formę wsparcia finansowego niezwiązaną z przewidywalnymi kosztami, należy uprościć stosowanie nagród i doprecyzować mające zastosowanie zasady. Nagrody powinny być postrzegane jako uzupełnienie innych instrumentów finansowania, takich jak dotacje, a nie jako ich forma zastępcza.

(220)

Aby umożliwić bardziej elastyczne stosowanie nagród, w miejsce przewidzianego w rozporządzeniu (UE, Euratom) nr 966/2012 obowiązku publikacji konkursów w odniesieniu do nagród o wartości jednostkowej 1 000 000 EUR lub wyższej w dokumentach dołączonych do projektu budżetu należy wprowadzić obowiązek przedłożenia uprzedniej informacji Parlamentowi Europejskiemu i Radzie oraz umieszczenia wyraźnej wzmianki takich nagrodach w decyzji w sprawie finansowania.

(221)

Nagrody powinny być przyznawane zgodnie z zasadami przejrzystości i równego traktowania. W tym kontekście należy określić minimalne cechy konkursów, w szczególności zasady dotyczące wypłaty nagrody zwycięzcom po jej przyznaniu, oraz odpowiednie środki publikacji. Konieczne jest również ustanowienie wyraźnie określonej procedury wyboru, począwszy od nadsyłania zgłoszeń, poprzez udzielanie informacji wnioskodawcom, po powiadamianie zwycięskich wnioskodawców, co jest odzwierciedleniem procedury udzielania dotacji.

(222)

Niniejsze rozporządzenie powinno ustanawiać zasady i warunki mające zastosowanie do instrumentów finansowych, gwarancji budżetowych i pomocy finansowej oraz zasady ograniczania odpowiedzialności finansowej Unii, zwalczania nadużyć finansowych i prania pieniędzy, zamykania instrumentów finansowych oraz sprawozdawczości.

(223)

W ostatnich latach Unia coraz częściej stosowała instrumenty finansowe umożliwiające budżetowi uzyskanie większego efektu dźwigni, ale zarazem stwarzające ryzyko finansowe dla budżetu. Wśród tych instrumentów finansowych są nie tylko instrumenty finansowe objęte zakresem stosowania rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, ale również inne instrumenty, takie jak gwarancje budżetowe i pomoc finansowa, które wcześniej były regulowane wyłącznie zasadami ustanowionymi w ich odpowiednich aktach podstawowych. Ważne jest, aby ustanowić wspólne ramy zapewniające jednorodność zasad mających zastosowanie do tego zbioru instrumentów oraz aby uporządkować je w ramach nowego tytułu w niniejszym rozporządzeniu, obejmującego sekcje dotyczące gwarancji budżetowych i pomocy finansowej na rzecz państw członkowskich lub państw trzecich, obok istniejących przepisów mających zastosowanie do instrumentów finansowych.

(224)

Instrumenty finansowe i gwarancje budżetowe mogą pomóc zwielokrotnić efekt osiągany dzięki środkom finansowym Unii, gdy środki te łączy się z innymi środkami finansowymi i przewiduje się efekt dźwigni. Instrumenty finansowe i gwarancje budżetowe należy wdrażać tylko w przypadku, gdy nie istnieje ryzyko zakłócenia konkurencji na rynku wewnętrznym lub niezgodności z zasadami pomocy państwa.

(225)

W ramach rocznych środków zatwierdzonych przez Parlament Europejski i Radę na dany program, z instrumentów finansowych i gwarancji budżetowych należy korzystać na podstawie oceny ex ante wykazującej, że są one skuteczne w osiąganiu celów polityki Unii.

(226)

Instrumenty finansowe, gwarancje budżetowe i pomoc finansowa powinny być zatwierdzane za pomocą aktu podstawowego. W przypadku gdy w należycie uzasadnionych przypadkach instrumenty finansowe są ustanawiane bez aktu podstawowego, powinny być one zatwierdzane przez Parlament Europejski i Radę w budżecie.

(227)

Należy zdefiniować instrumenty, które potencjalnie mogą zostać objęte zakresem stosowania tytułu X, takie jak pożyczki, gwarancje, inwestycje kapitałowe, inwestycje quasi-kapitałowe oraz instrumenty oparte na podziale ryzyka. Definicja „instrumentów opartych na podziale ryzyka” powinna umożliwiać włączenie wsparcia jakości kredytowej dla obligacji projektowych, obejmującego ryzyko obsługi długu w danym projekcie i zmniejszającego ryzyko kredytowe dla posiadaczy obligacji dzięki wsparciu jakości kredytowej w formie pożyczki lub gwarancji.

(228)

Każdą spłatę z instrumentu finansowego lub gwarancji budżetowej należy wykorzystać na rzecz instrumentu lub gwarancji, które te spłaty wypracowały, w celu zwiększenia efektywności tego instrumentu lub gwarancji, chyba że akt podstawowy stanowi inaczej; spłaty te należy również uwzględniać przy proponowaniu przyszłych środków na ten instrument lub tę gwarancję.

(229)

Niniejsze rozporządzenie stanowi, że Komisja jest uprawniona w odpowiednim akcie podstawowym do zaciągania pożyczek w imieniu Unii lub Euratomu w celu przekazania odpowiednich kwot państwom członkowskim lub państwom trzecim będącym beneficjentami na warunkach mających zastosowanie do pożyczek. W tym względzie wielkość przepływów pieniężnych odpowiadających pożyczonym funduszom i pożyczkom jest zrównoważona. Oznacza to, że Unia powinna przeprowadzać operacje rynkowe w oparciu o potrzeby w zakresie wypłat dla każdego konkretnego przypadku udzielania pożyczek, co ogranicza możliwość spójnego planowania różnych operacji zaciągania pożyczek i kształtowania struktury zapadalności w celu osiągnięcia najlepszych wyników pod względem kosztów.

(230)

Finansowanie poszczególnych programów pomocy finansowej za pomocą odrębnych metod finansowania stwarza koszty i powoduje złożoność, ponieważ różne programy pomocy finansowej konkurują o ograniczoną liczbę możliwości finansowania. Powoduje to fragmentację podaży dłużnych papierów wartościowych Unii oraz ogranicza płynność i zainteresowanie inwestorów odrębnymi programami, mimo że wszystkie dłużne papiery wartościowe Unii mają taką samą – wysoką – jakość kredytową. Pomoc finansowa powinna być zatem zorganizowana w oparciu o jednolitą metodę finansowania, która zwiększa płynność obligacji unijnych oraz atrakcyjność i opłacalność emisji unijnej.

(231)

Niedawne doświadczenia związane z potrzebami finansowymi Ukrainy uwypukliły wady fragmentarycznego podejścia do organizacji długu Unii. Aby wzmocnić pozycję Unii jako emitenta długu denominowanego w euro, konieczne jest, aby wszystkie nowe emisje były organizowane za pomocą jednej metody finansowania, z wyjątkiem należycie uzasadnionych przypadków, takich jak emisja Euratomu, mała emisja i finansowanie programów pomocy finansowej, w przypadku których akty podstawowe weszły w życie przed dniem 9 listopada 2022 r.

(232)

Model jednolitej metody finansowania oraz większość elementów infrastruktury niezbędnej do jej wdrożenia ustanowiono już w formie zróżnicowanej strategii finansowania na podstawie decyzji (UE, Euratom) 2020/2053. Strategia ta umożliwiła skuteczne uruchomienie środków finansowych na dotacje i pożyczki na podstawie rozporządzenia (UE) 2021/241 oraz na szereg innych programów unijnych, o których mowa w rozporządzeniu Rady (UE) 2020/2094 (34). Ze względu na oczekiwaną złożoność operacji niezbędnych do zaspokojenia pilnych potrzeb finansowania Ukrainy oraz w celu przewidzenia ewentualnych przyszłych operacji zaciągania i udzielania pożyczek należy ustanowić zróżnicowaną strategię finansowania jako jednolitą metodę finansowania realizacji operacji zaciągania pożyczek.

(233)

Stosowanie zróżnicowanej strategii finansowania powinno umożliwić elastyczną realizację programu finansowania, przy pełnym poszanowaniu zasady neutralności budżetowej i zasady równowagi budżetowej określonej w art. 310 ust. 1 TFUE. Beneficjenci powinni w pełni ponosić koszty programu finansowania w oparciu o jednolitą metodykę alokacji kosztów, która zapewnia przejrzystą i proporcjonalną alokację kosztów. Zgodnie z niniejszym rozporządzeniem obowiązek spłaty powinien spoczywać na beneficjentach pomocy finansowej.

(234)

Realizacja zróżnicowanej strategii finansowania wymaga przestrzegania jednolitego zbioru zasad w odniesieniu do wszystkich opartych na niej programów zaciągania i udzielania pożyczek.

(235)

Zróżnicowana strategia finansowania powinna zapewnić Komisji większą elastyczność w odniesieniu do harmonogramu i terminów zapadalności pojedynczych transakcji finansowania oraz umożliwić regularne i stałe wypłaty na rzecz różnych krajów będących beneficjentami. Strategia taka powinna opierać się na łączeniu instrumentów finansowania. Zapewniłoby to Komisji elastyczność w organizowaniu płatności na rzecz beneficjentów niezależnie od warunków rynkowych w momencie dokonywania płatności, przy jednoczesnym zmniejszeniu ryzyka, że Komisja musiałaby gromadzić stałe kwoty w niestabilnych lub niekorzystnych warunkach.

(236)

Zapewnienie Komisji tej elastyczności wymagałoby wprowadzenia wspólnej puli płynności. Taka scentralizowana funkcja zarządzania płynnością sprawiłaby, że zdolność Unii do finansowania stałaby się bardziej odporna i była w stanie wytrzymać tymczasowy brak równowagi wszystkich wpływów i wypływów w oparciu o solidną zdolność prognozowania płynności.

(237)

Komisja powinna realizować wszystkie niezbędne transakcje mające na celu zapewnienie regularnej obecności na rynku kapitałowym, osiągnięcie jak najlepszych kosztów finansowania oraz ułatwienie transakcji na dłużnych papierach wartościowych Unii i Euratomu.

(238)

Rozszerzając zrównoważoną strategię finansowania na szerszy zakres programów, Komisja powinna zatem dokonać niezbędnych ustaleń w celu jej wdrożenia. Ustalenia te powinny obejmować ramy zarządzania, procedury zarządzania ryzykiem oraz metodykę alokacji kosztów, która powinna być zgodna z art. 223 ust. 4 lit. e) niniejszego rozporządzenia. Aby zapewnić przejrzystość, Komisja powinna regularnie przedstawiać Parlamentowi Europejskiemu i Radzie wyczerpujące informacje na temat wszystkich aspektów swojej strategii zaciągania pożyczek i zarządzania długiem.

(239)

Ze względu na pewność i jasność prawa w odniesieniu do już przyznanej pomocy finansowej oraz w odniesieniu do pomocy makrofinansowej na podstawie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/2463 (35) przepisy niniejszego rozporządzenia w sprawie zróżnicowanej strategii finansowania powinny mieć zastosowanie wyłącznie do programów pomocy finansowej, w odniesieniu do których akty podstawowe wchodzą w życie w dniu 9 listopada 2022 r. lub po tym dniu.

(240)

Ważne jest, aby zbadane sprawozdania finansowe dotyczące instrumentów finansowych i gwarancji budżetowych wdrażanych w ramach zarządzania pośredniego były przedstawiane terminowo, aby Trybunał Obrachunkowy mógł je uwzględnić przy formułowaniu uwag na temat wstępnych sprawozdań finansowych.

(241)

Należy uznać zbieżność interesów w realizowaniu celów polityki Unii, w szczególności fakt, że EBI i EFI posiadają szczególną wiedzą fachową w zakresie wdrażania instrumentów finansowych i gwarancji budżetowych.

(242)

EBI i EFI, działając jako grupa, powinny mieć możliwość przenoszenia na siebie nawzajem części procesu wdrażania, w sytuacji gdy takie przenoszenie mogłoby wpłynąć korzystnie na realizację danego działania, zgodnie z postanowieniami odpowiedniej umowy z Komisją.

(243)

Aby zapewnić spójność i uwzględnić wieloletnie ramy finansowe na lata 2021–2027, w odniesieniu do instrumentów finansowych i gwarancji budżetowych konieczne jest wyjaśnienie niektórych przepisów dotyczących sprawozdawczości osób lub podmiotów wykonujących środki finansowe Unii w ramach zarządzania pośredniego, przepisów dotyczących stosowania tytułu X w przypadku jego połączenia z uzupełniającym wsparciem z budżetu, w tym z dotacjami, oraz w połączeniu ze środkami finansowymi Unii wykonywanymi w ramach zarządzania dzielonego.

(244)

Należy doprecyzować, że w przypadku gdy instrumenty finansowe lub gwarancje budżetowe łączone są z dodatkowymi formami wsparcia z budżetu, zastosowanie do całego środka powinny mieć przepisy o instrumentach finansowych i gwarancjach budżetowych. Przepisy takie należy uzupełnić, w stosownych przypadkach, o szczególne wymogi określone w przepisach sektorowych.

(245)

Wdrażanie instrumentów finansowych i gwarancji budżetowych finansowanych z budżetu powinno być zgodne z polityką Unii dotyczącą jurysdykcji niechętnych współpracy do celów podatkowych, wraz z jej uaktualnieniami, jak określono w odpowiednich aktach prawnych Unii oraz w konkluzjach Rady, w szczególności w konkluzjach Rady z dnia 8 listopada 2016 r. w sprawie kryteriów i procesu prowadzącego do ustanowienia unijnego wykazu jurysdykcji niechętnych współpracy do celów podatkowych (36) oraz załączniku do nich, a także w konkluzjach Rady z dnia 5 grudnia 2017 r. o unijnym wykazie jurysdykcji niechętnych współpracy do celów podatkowych (37) oraz załącznikach do nich.

(246)

Gwarancje budżetowe i pomoc finansową na rzecz państw członkowskich lub państw trzecich stanowią na ogół operacje pozabudżetowe, które mają znaczący wpływ na bilans Unii. Choć pozostają one na ogół operacjami pozabudżetowymi, ich włączenie do niniejszego rozporządzenia zapewnia lepszą ochronę interesów finansowych Unii oraz bardziej przejrzyste ramy ich zatwierdzania, zarządzania nimi oraz ich księgowania.

(247)

Unia rozpoczęła ważne inicjatywy oparte na gwarancjach budżetowych, takie jak Europejski Fundusz na rzecz Inwestycji Strategicznych (EFIS) lub Europejski Fundusz na rzecz Zrównoważonego Rozwoju (EFZR). Instrumenty te charakteryzują się tym, że tworzą zobowiązanie warunkowe po stronie Unii i wiążą się z koniecznością tworzenia rezerw na środki w celu udostępnienia bufora płynnościowego, który pozwala budżetowi reagować w sposób uporządkowany na zobowiązania płatnicze, które mogłyby wyniknąć z tych zobowiązań warunkowych. Aby zagwarantować rating kredytowy Unii i tym samym zapewnić jej zdolność skutecznego finansowania, istotne jest, aby zatwierdzanie i monitorowanie zobowiązań warunkowych, a także zasilanie rezerw na te zobowiązania, opierało się na solidnym zbiorze przepisów, które powinien być stosowany do wszystkich gwarancji budżetowych.

(248)

Zobowiązania warunkowe wynikające z gwarancji budżetowych mogą obejmować szerokie spektrum operacji w zakresie finansowania i inwestycji. Możliwości uruchomienia gwarancji budżetowej nie można z całą pewnością zaplanować w ujęciu rocznym, tak jak ma to miejsce w przypadku pożyczek, które mają określony harmonogram spłat. Niezbędne jest zatem stworzenie ram zatwierdzania i monitorowania zobowiązań warunkowych, zapewniających całkowite przestrzeganie, w każdym momencie, pułapu rocznych środków na płatności określonego w decyzji (UE, Euratom) 2020/2053.

(249)

Ramy te powinny także przewidywać zarządzanie i kontrolę, w tym również regularne składanie sprawozdań dotyczących ekspozycji finansowej Unii. Wskaźnik zasilania rezerw na zobowiązania finansowe powinien być ustalany w oparciu o właściwą ocenę ryzyka dotyczącą zagrożeń finansowych wynikających z odnośnego instrumentu. Stabilność poziomu zobowiązań warunkowych należy oceniać co roku w ramach procedury budżetowej. Należy ustanowić mechanizm wczesnego ostrzegania w celu uniknięcia niedoborów rezerw na pokrycie zobowiązań finansowych.

(250)

Coraz częstsze korzystanie z instrumentów finansowych, gwarancji budżetowych i pomocy finansowej wymaga uruchomienia i zapewnienia rezerw znaczących środków na płatności. W celu osiągnięcia efektu dźwigni, przy jednoczesnym zapewnieniu odpowiedniego poziomu ochrony przed zobowiązaniami finansowymi, ważne jest, aby zoptymalizować kwotę wymaganych rezerw oraz uzyskać zwiększenie efektywności przez łączenie tych rezerw w ramach wspólnego funduszu rezerw. Ponadto bardziej elastyczne stosowanie tych połączonych rezerw pozwala na uzyskanie efektywnego globalnego wskaźnika zasilenia rezerw, który zapewnia wymaganą ochronę przy optymalnej kwocie zasobów.

(251)

Przepisy mające zastosowanie do tworzenia rezerw i wspólnego funduszu rezerw powinny zapewniać solidne ramy kontroli wewnętrznej. Po konsultacji z księgowym Komisji Komisja powinna ustanowić wytyczne mające zastosowanie do zarządzania zasobami we wspólnym funduszu rezerw. Urzędnicy zatwierdzający instrumenty finansowe, gwarancje budżetowe lub pomoc finansową powinni aktywnie monitorować zobowiązania finansowe, za które odpowiadają, a zarządzający zasobami finansowymi wspólnego funduszu rezerw powinien zarządzać środkami pieniężnymi i aktywami w funduszu zgodnie z przepisami i procedurami określonymi przez księgowego Komisji.

(252)

Gwarancje budżetowe i pomoc finansowa powinny podlegać tym samym zasadom, które zostały ustanowione dla instrumentów finansowych. Gwarancje budżetowe, w szczególności, powinny być nieodwołalne, bezwarunkowe i na żądanie. Powinny one być wdrażane w ramach zarządzania pośredniego lub, jedynie w wyjątkowych przypadkach, w ramach zarządzania bezpośredniego. Powinny one obejmować tylko operacje w zakresie finansowania i inwestycji, a ich partnerzy powinni wnosić wkład w postaci swoich własnych zasobów na rzecz operacji objętych gwarancją.

(253)

Pomoc finansowa na rzecz państw członkowskich lub państw trzecich powinna mieć formę pożyczki, linii kredytowej lub jakiegokolwiek innego instrumentu, który zostanie uznany za odpowiedni do zapewnienia skuteczności wsparcia. W tym celu Komisja powinna zostać upoważniona w odpowiednim akcie podstawowym do pożyczania niezbędnych środków finansowych na rynkach kapitałowych lub od instytucji finansowych, aby uniknąć udziału Unii w jakiejkolwiek zmianie terminów wymagalności, która naraziłaby ją na ryzyko stopy procentowej lub inne ryzyko handlowe.

(254)

Przepisy dotyczące instrumentów finansowych powinny mieć zastosowanie jak najszybciej w celu osiągnięcia zamierzonych uproszczeń i skuteczności. Przepisy dotyczące gwarancji budżetowych i pomocy finansowej, a także wspólnego funduszu rezerw, powinny mieć zastosowanie od rozpoczęcia obowiązywania wieloletnich ram finansowych na okres po 2020 r. Kalendarz ten umożliwi gruntowne przygotowanie nowych narzędzi służących zarządzaniu zobowiązaniami warunkowymi. Pozwoli on również na dostosowanie między sobą zasad określonych w tytule X, a także dostosowanie wniosku w sprawie wieloletnich ram finansowych po 2020 r., z jednej strony, oraz szczegółowych programów związanych z tymi ramami, z drugiej strony.

(255)

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 1141/2014 (38) określa zasady dotyczące między innymi finansowania partii politycznych i fundacji politycznych na szczeblu europejskim, w szczególności w odniesieniu do warunków finansowania, przyznawania i podziału finansowania, darowizn i wkładów, finansowania kampanii wyborczych do Parlamentu Europejskiego, wydatków podlegających zwrotowi, zakazu niektórych rodzajów finansowania, rachunków, sprawozdawczości i audytu, wykonania i kontroli, kar, współpracy między Urzędem ds. Europejskich Partii Politycznych i Europejskich Fundacji Politycznych, urzędnikiem zatwierdzającym Parlamentu Europejskiego i państwami członkowskimi, oraz przejrzystości.

(256)

Do niniejszego rozporządzenia należy włączyć przepisy dotyczące wkładów z budżetu na rzecz europejskich partii politycznych, jak przewidziano w rozporządzeniu (UE, Euratom) nr 1141/2014.

(257)

Wsparcie finansowe udzielane europejskim partiom politycznym powinno przybrać formę specjalnego wkładu odpowiadającego szczególnym potrzebom tych partii.

(258)

Mimo że wsparcie finansowe przyznawane jest bez wymogu przedstawienia rocznego programu prac, europejskie partie polityczne powinny w trybie ex post wykazać należyte wykorzystanie unijnego finansowania. W szczególności właściwy urzędnik zatwierdzający powinien sprawdzić, czy finansowanie zostało wykorzystane na pokrycie podlegających zwrotowi wydatków, jak przewidziano w zaproszeniu do składania wniosków o przyznanie wkładu, w terminach określonych w niniejszym rozporządzeniu. Wkłady na rzecz europejskich partii politycznych powinny zostać wykorzystane do końca roku budżetowego następującego po roku ich przyznania; po upływie tego okresu wszelkie niewykorzystane finansowanie powinno zostać odzyskane przez właściwego urzędnika zatwierdzającego.

(259)

Finansowanie unijne przyznane na finansowanie kosztów operacyjnych europejskich partii politycznych nie powinno być wykorzystywane do celów innych niż cele określone w rozporządzeniu (UE, Euratom) nr 1141/2014, w szczególności do bezpośredniego lub pośredniego finansowania stron trzecich, takich jak krajowe partie polityczne. Europejskie partie polityczne powinny wykorzystywać wkłady na pokrycie części obecnych i przyszłych wydatków, a nie wydatków lub zadłużenia, jakie powstały, zanim złożyły one wnioski o przyznanie wkładów.

(260)

Należy również uprościć zasady przyznawania wkładów oraz dostosować je do specyfiki europejskich partii politycznych, w szczególności poprzez zniesienie kryteriów kwalifikacji, wprowadzenie – jako ogólnej zasady – jednej płatności zaliczkowej wypłacanej w pełnej kwocie, a także poprzez umożliwienie wykorzystania płatności ryczałtowych, finansowania według stawek zryczałtowanych oraz kosztów jednostkowych.

(261)

Wkłady z budżetu powinny zostać zawieszone, zmniejszone lub ich przyznawanie zakończone, jeżeli europejskie partie polityczne naruszają rozporządzenie (UE, Euratom) nr 1141/2014.

(262)

Kary, których podstawą jest zarówno niniejsze rozporządzenie, jak i rozporządzenie (UE, Euratom) nr 1141/2014, powinny być nakładane w sposób spójny i z poszanowaniem zasady ne bis in idem. Zgodnie z rozporządzeniem (UE, Euratom) nr 1141/2014 kary administracyjne lub finansowe przewidziane w niniejszym rozporządzeniu nie mogą być nakładane w jednym z przypadków, w których kary zostały już nałożone na podstawie rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014.

(263)

Niniejsze rozporządzenie powinno ustanawiać ogólne ramy, na podstawie których wsparcie budżetowe może być stosowane jako instrument w obszarze działań zewnętrznych, łącznie z obowiązkiem państwa trzeciego do dostarczania Komisji odpowiednich i terminowych informacji na potrzeby oceny spełnienia uzgodnionych warunków i przepisów zapewniających ochronę interesów finansowych Unii.

(264)

W celu wzmocnienia roli Parlamentu Europejskiego i Rady należy doprecyzować procedurę ustanawiania unijnych funduszy powierniczych. Niezbędne jest również szczegółowe określenie zasad mających zastosowanie do wkładów na rzecz unijnych funduszy powierniczych, w szczególności znaczenie zapewnienia wkładów od innych darczyńców, które uzasadniają utworzenie takich funduszy w odniesieniu do wartości dodanej. Niezbędne jest również doprecyzowanie obowiązków podmiotów upoważnionych do działań finansowych oraz rady unijnego funduszu powierniczego, a także określenie przepisów zapewniających sprawiedliwą reprezentację uczestniczących darczyńców w radzie unijnego funduszu powierniczego oraz wprowadzenie wymogu uzyskania głosu poparcia ze strony Komisji co do wykorzystania środków. Ważne jest również bardziej szczegółowe określenie wymogów dotyczących sprawozdawczości mających zastosowanie do unijnych funduszy powierniczych.

(265)

Unia powinna mieć możliwość uczestniczenia w inicjatywach globalnych, jeżeli taki udział pomoże jej osiągnąć cele jej polityki. Aby zapewnić odpowiednie ramy prawne dla udziału Unii w inicjatywach globalnych, jej wkład w takie inicjatywy należy uwzględnić jako nowy instrument wykonania budżetu. Korzystanie z tego nowego instrumentu finansowego podlegałoby warunkom, których spełnienie zapewniłoby poziom ochrony porównywalny z innymi instrumentami służącymi wykonaniu budżetu. Warunki te powinny obejmować istnienie odpowiednich wewnętrznych i zewnętrznych systemów zwalczania nadużyć finansowych i nieprawidłowości, przy czym systemy obsługiwane przez podmioty wdrażające globalną inicjatywę powinny być uznawane za systemy zewnętrzne. Korzystanie z przepisów dotyczących inicjatyw globalnych powinno ograniczać się do przypadków, w których inne instrumenty służące wykonaniu budżetu nie umożliwiają osiągnięcia odpowiednich celów polityki Unii na taką samą skalę i wywarcia takiego samego wpływu. Jeżeli jest to możliwe i stosowne, Komisja powinna mieć swoich przedstawicieli w radzie zarządzającej lub równoważnym komitecie sterującym danej globalnej inicjatywy, aby zapewnić skuteczną reprezentację interesów Unii. W interesie przejrzystości i skutecznego podejmowania decyzji Komisja powinna jak najszybciej przekazać Parlamentowi Europejskiemu i Radzie szczegółowe informacje na temat planowanego wkładu w globalną inicjatywę, aby umożliwić im należyte uwzględnienie tych informacji.

(266)

Aby dostosować się do postępu w dziedzinie cyfryzacji, wykazy ekspertów zewnętrznych sporządzone w następstwie zaproszenia do wyrażenia zainteresowania powinny być ważne dłużej niż czas trwania programu wieloletniego, pod warunkiem że zapewniona zostanie rotacja ekspertów, a nowi eksperci będą mieli możliwość wyrażenia zainteresowania. Ponadto należy umożliwić instytucjom Unii przyciąganie wysoko wykwalifikowanych ekspertów zewnętrznych, aby zapewnić wysoką jakość procesu oceny oraz poszczególnych opinii i porad ekspertów. Aby skutecznie konkurować z innymi uczestnikami rynku, instytucje Unii powinny mieć możliwość oferowania bardziej konkurencyjnego wynagrodzenia w wyjątkowych i należycie uzasadnionych przypadkach. Ponadto, ze względu na pewność prawa, zasady mające zastosowanie do ekspertów zewnętrznych otrzymujących wynagrodzenie powinny zostać doprecyzowane w taki sposób, aby odpowiadały poszczególnym etapom procedury wyboru.

(267)

Aby zapewnić jasne ramy prawne nieodpłatnego przekazywania usług, dostaw lub robót budowlanych przez instytucje Unii, darowizny o charakterze niefinansowym należy uwzględnić jako nowy instrument wykonania budżetu. Instrumentu tego nie należy mylić z ogólnymi ramami wsparcia udzielanego przez Unię państwom trzecim, mającymi szerszy zakres, ale mogącymi obejmować darowizny o charakterze niefinansowym. W świetle pandemii COVID-19 oraz skutków rosyjskiej wojny napastniczej przeciwko Ukrainie taki instrument powinien zapewnić stabilną podstawę prawną, w szczególności na wypadek przyszłych sytuacji kryzysowych i nadzwyczajnych, oraz zagwarantować, aby instytucje Unii dysponowały odpowiednimi narzędziami wsparcia budżetowego w celu pomocy państwom członkowskim, a także innym osobom i podmiotom w sytuacjach, gdy wsparcie jest najbardziej potrzebne. Instrument ten powinno się wdrażać w ramach zarządzania bezpośredniego lub pośredniego przez organ Unii. Należy odpowiednio dostosować powiązane przepisy, takie jak definicje, zasady zawieszenia, zakończenia obowiązywania i obniżenia oraz przepisy dotyczące komisji oceniającej. W interesie należytego zarządzania finansami niepsujących się dostaw finansowanych ze środków administracyjnych nie należy przekazywać przed częściową amortyzacją ich wartości.

(268)

Oprócz wprowadzenia darowizn o charakterze niefinansowym instytucje Unii powinny mieć możliwość przyznawania nagród, które nie mają charakteru finansowego. Jest to także istotne w celu umożliwienia organizacji konkursów dla młodych ludzi, którzy nie mają konta bankowego w swoim państwie członkowskim, ale mogą z łatwością przyjąć nagrodę rzeczową. W tym celu należy odpowiednio dostosować definicję i przepisy dotyczące nagród.

(269)

Z myślą o usprawnieniu istniejących przepisów oraz w celu uniknięcia zbędnych powtórzeń przepisy szczególne zawarte w części drugiej rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 mające zastosowanie do EFRG, do badań naukowych, działań zewnętrznych oraz specjalnych funduszy Unii powinny być wprowadzone wyłącznie w odpowiednich częściach niniejszego rozporządzenia, pod warunkiem że przepisy te są nadal stosowane i zasadne.

(270)

Należy uprościć i doprecyzować przepisy dotyczące prezentacji sprawozdań finansowych i rachunkowości. Właściwe jest zatem, aby zebrać wszystkie przepisy dotyczące rocznych sprawozdań finansowych i pozostałej sprawozdawczości finansowej.

(271)

Należy dostosować terminy przedstawiania przez Trybunał Obrachunkowy uwag na temat wstępnych sprawozdań finansowych oraz składania końcowych sprawozdań finansowych, aby uwzględniały harmonogram procedury udzielania absolutorium.

(272)

Decyzja o udzieleniu absolutorium powinna obejmować konta, na których ujmowane są wszystkie dochody i wydatki Unii, w tym dochody przeznaczone na określony cel i związane z nimi konkretne pozycje wydatków, ich salda oraz aktywa i pasywa Unii wykazane w bilansie, w tym aktywa i pasywa wynikające z operacji zaciągania i udzielania pożyczek. Również badanie wszystkich dochodów przez Trybunał Obrachunkowy powinno obejmować dochody przeznaczone na określony cel i powiązane pozycje wydatków.

(273)

Należy udoskonalić obecny sposób, w jaki instytucje Unii przedkładają Parlamentowi Europejskiemu i Radzie sprawozdania dotyczące przedsięwzięć z zakresu nieruchomości. Należy zezwolić instytucjom Unii na finansowanie nowych przedsięwzięć z zakresu nieruchomości z dochodów otrzymanych za sprzedane już budynki. W związku z tym w przepisach dotyczących przedsięwzięć z zakresu nieruchomości należy wprowadzić odniesienie do przepisów dotyczących dochodów wewnętrznych przeznaczonych na określony cel. Pozwoliłoby to zaspokoić zmieniające się potrzeby polityki instytucji Unii w zakresie nieruchomości, przy jednoczesnej oszczędności kosztów i zapewnieniu większej elastyczności.

(274)

W komunikacie w sprawie Europejskiego Zielonego Ładu Komisja zachęca do renowacji budynków, aby zredukować ich emisyjność i zwiększyć efektywność energetyczną. Z uwagi na szybki rozwój rynku energooszczędnych budynków istnieje pilna potrzeba, aby instytucje Unii włączyły do swojej polityki w zakresie nieruchomości zobowiązania wynikające z Europejskiego Zielonego Ładu i dokonały renowacji swoich budynków, w sposób priorytetowy traktując przy tym inwestycje w energooszczędność. Ponadto niedawny rozwój nowych metod pracy, przyśpieszony przez pandemię COVID-19, wymaga dostosowania powierzchni biurowej instytucji Unii, aby umożliwić wdrożenie dynamicznej polityki biurowej. W związku z tym należy zezwolić na finansowanie przebudowy za pomocą pożyczek, pod warunkiem że prowadzi to do oszczędności i jest zgodne z zasadą należytego zarządzania finansami. Parlament Europejski i Rada powinny otrzymywać wystarczające informacje do celów uprzedniego zatwierdzenia, w tym na temat wartości dodanej planowanej przebudowy i jej wkładu w zieloną transformację. Należy również rozszerzyć wykładnię pojęcia nowych przedsięwzięć z zakresu nieruchomości, a w szczególności uwzględnić w nim przedsięwzięcia dotyczące przebudowy.

(275)

W celu dostosowania przepisów mających zastosowanie do niektórych organów Unii, szczegółowych przepisów dotyczących zamówień oraz szczegółowych warunków i minimalnego poziomu efektywnego wskaźnika zasilenia rezerw, należy przekazać Komisji uprawnienia do przyjmowania aktów zgodnie z art. 290 TFUE w odniesieniu do ramowego rozporządzenia finansowego dla organów ustanowionych na mocy TFUE i Traktatu Euratom, modelowego rozporządzenia finansowego dla organów realizujących partnerstwa publiczno-prywatne, zmian w załączniku I do niniejszego rozporządzenia, szczegółowych warunków i metodologii obliczania efektywnego wskaźnika zasilenia rezerw oraz zmiany ustalonego minimalnego poziomu efektywnego wskaźnika zasilenia rezerw, którego nie powinno się jednak ustalać na poziomie niższym niż 85 %. Szczególnie ważne jest, aby w czasie prac przygotowawczych Komisja prowadziła stosowne konsultacje, w tym na poziomie ekspertów, oraz aby konsultacje te prowadzone były zgodnie z zasadami określonymi w Porozumieniu międzyinstytucjonalnym z dnia 13 kwietnia 2016 r. w sprawie lepszego stanowienia prawa. W szczególności, aby zapewnić Parlamentowi i Radzie udział na równych zasadach w przygotowaniu aktów delegowanych, instytucje te otrzymują wszelkie dokumenty w tym samym czasie co eksperci państw członkowskich, a eksperci tych instytucji mogą systematycznie brać udział w posiedzeniach grup eksperckich Komisji zajmujących się przygotowaniem aktów delegowanych.

(276)

Aby zapewnić płynne przejście do nowych ram prawnych poprzez zapewnienie wystarczającego czasu na niezbędne dostosowanie elektronicznych systemów danych i odpowiednich umów, a także zapewnienie wytycznych i szkoleń, niektóre ze zmian dotyczących udzielania przez Komisję dostępu do danych o odbiorcach do celów publikacji oraz dotyczących elektronicznego rejestrowania i przechowywania danych o odbiorcach i beneficjentach rzeczywistych, a także dostępu za pośrednictwem jednolitego zintegrowanego systemu informatycznego do eksploracji danych i punktowej oceny ryzyka w celu analizowania tych danych powinny mieć zastosowanie wyłącznie do programów przyjętych na podstawie wieloletnich ram finansowych na okres po 2027 r. i finansowanych z tych ram.

(277)

Do końca 2027 r. Komisja powinna przedstawić ocenę gotowości jednolitego zintegrowanego systemu informatycznego. W ocenie tej należy ocenić, czy zapewniono interoperacyjność z odpowiednimi systemami informatycznymi i bazami danych, w tym z systemami i bazami danych państw członkowskich, umożliwiając tym samym automatyczne przekazywanie odpowiednich informacji w czasie rzeczywistym, o ile jest to wykonalne, oraz unikając powielania sprawozdawczości, czy wskaźniki ryzyka stosowane przez jednolity zintegrowany system informatyczny są wystarczająco jednolite, obiektywne, proporcjonalne i niezbędne do oceny ryzyka oraz czy opierają się na wiarygodnych źródłach informacji, czy jednolity zintegrowany system informatyczny pozwala na wykorzystywanie sztucznej inteligencji do analizy i interpretacji danych oraz czy jednolity zintegrowany system informatyczny jest zgodny z ogólnymi zasadami ochrony danych.

(278)

Zgodnie z art. 42 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2018/1725 skonsultowano się z Europejskim Inspektorem Ochrony Danych, który wydał opinię w dniu 7 lipca 2022 r.

(279)

Niniejsze rozporządzenie powinno wejść w życie trzeciego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej,

PRZYJMUJĄ NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:

TYTUŁ I

PRZEDMIOT, DEFINICJE I ZASADY OGÓLNE

Artykuł 1

Przedmiot

Niniejsze rozporządzenie ustanawia zasady regulujące uchwalanie i wykonywanie budżetu ogólnego Unii Europejskiej i Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej (zwanego dalej „budżetem”) oraz sposób prezentacji i badania sprawozdań finansowych.

Artykuł 2

Definicje

Do celów niniejszego rozporządzenia stosuje się następujące definicje:

1)

„wnioskodawca” oznacza osobę fizyczną lub podmiot, posiadające osobowość prawną lub nie, które złożyły wniosek w procedurze udzielenia dotacji, procedurze przekazywania darowizn o charakterze niefinansowym lub konkursie o przyznanie nagrody;

2)

„dokumentacja wniosku” oznacza ofertę, wniosek o dopuszczenie do udziału, wniosek w następstwie zaproszenia do wyrażenia zainteresowania, wniosek o udzielenie dotacji, wniosek o przekazanie darowizny o charakterze niefinansowym lub wniosek w konkursie o przyznanie nagrody;

3)

„procedura wyboru” oznacza postępowanie o udzielenie zamówienia, procedurę udzielenia dotacji, konkurs o przyznanie nagrody, procedurę przekazania darowizny o charakterze niefinansowym lub procedurę selekcji ekspertów lub osób lub podmiotów wykonujących budżet na podstawie art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. c);

4)

„akt podstawowy” oznacza akt prawny, inny niż zalecenie lub opinia, który stanowi podstawę prawną dla danego działania oraz dla wykonania odpowiadających mu wydatków zapisanych w budżecie lub gwarancji budżetowych lub pomocy finansowej mających pokrycie w budżecie, i który może przyjąć którąkolwiek z następujących form:

a)

w wykonaniu postanowień Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) i Traktatu ustanawiającego Europejską Wspólnotę Energii Atomowej (zwanego dalej „Traktatem Euratom”) – formę rozporządzenia, dyrektywy lub decyzji w rozumieniu art. 288 TFUE; lub

b)

w wykonaniu postanowień tytułu V Traktatu o Unii Europejskiej (TUE) – jedną z form określonych w art. 28 ust. 1 i art. 31 ust. 2, art. 33 oraz art. 42 ust. 4 i art. 43 ust. 2 TUE;

5)

„beneficjent” oznacza osobę fizyczną lub podmiot, posiadające osobowość prawną lub nie, z którymi podpisano umowę o udzielenie dotacji;

6)

„instrument łączony lub platforma łączona” oznacza ramy współpracy ustanowione między Komisją a instytucjami finansowania rozwoju lub innymi publicznymi instytucjami finansowymi, z myślą o połączeniu bezzwrotnych form wsparcia lub instrumentów finansowych lub gwarancji budżetowych z budżetu oraz zwrotnych form wsparcia finansowego z instytucji finansowania rozwoju lub innych publicznych instytucji finansowych, a także z instytucji finansowych z sektora prywatnego i od inwestorów z sektora prywatnego;

7)

„wykonanie budżetu” oznacza realizację działań związanych z zarządzaniem środkami budżetowymi, ich monitorowaniem, kontrolowaniem i poddawaniem ich audytowi, zgodnie z metodami przewidzianymi w art. 62;

8)

„zobowiązanie budżetowe” oznacza operację, za pomocą której właściwy urzędnik zatwierdzający rezerwuje środki budżetowe niezbędne, aby pokryć późniejsze płatności w celu wywiązania się z zobowiązań prawnych;

9)

„gwarancja budżetowa” oznacza instrument, za pomocą którego Unia wspiera program działań poprzez przyjęcie przez budżet nieodwołalnego i bezwarunkowego zobowiązania finansowego, które może zostać uruchomione w przypadku zaistnienia określonego zdarzenia w trakcie realizacji programu i które pozostaje ważne w całym okresie zapadalności zobowiązań podjętych w ramach wspieranego programu;

10)

„umowa dotycząca nieruchomości” oznacza umowę dotyczącą kupna, wymiany, długoterminowej dzierżawy, użytkowania, leasingu, najmu lub kupna na raty, z opcją zakupu lub bez takiej opcji, gruntu, budynków lub innych nieruchomości. Obejmuje to zarówno istniejące budynki, jak i budynki przed ukończeniem, pod warunkiem że kandydat otrzymał na dany budynek ważne pozwolenie na budowę. Nie obejmuje to budynków zaprojektowanych zgodnie ze specyfikacjami instytucji zamawiającej, które to budynki są objęte zamówieniami na roboty budowlane;

11)

„kandydat” oznacza podmiot gospodarczy, który ubiegał się o zaproszenie lub został zaproszony do udziału w procedurze ograniczonej, procedurze konkurencyjnej z negocjacjami, dialogu konkurencyjnym, partnerstwie innowacyjnym, w konkursie lub procedurze negocjacyjnej;

12)

„centralna jednostka zakupująca” oznacza instytucję zamawiającą, która realizuje scentralizowane działania zakupowe oraz, w stosownych przypadkach, pomocnicze działania zakupowe;

13)

„weryfikacja” oznacza sprawdzenie konkretnego elementu operacji po stronie dochodów lub wydatków;

14)

„umowa koncesji” oznacza umowę o charakterze odpłatnym zawartą na piśmie pomiędzy jednym lub większą liczbą podmiotów gospodarczych a jedną lub większą liczbą instytucji zamawiających w rozumieniu art. 177 i 181 w celu powierzenia podmiotowi gospodarczemu wykonania robót budowlanych lub świadczenia usług i zarządzania nimi (zwanego dalej „koncesją”), przy czym:

a)

wynagrodzenie stanowi wyłącznie prawo do eksploatacji wykonanych obiektów budowlanych lub wykonywania usług albo takie prawo wraz z płatnością;

b)

udzielenie koncesji w drodze umowy wiąże się z przeniesieniem na koncesjonariusza ryzyka operacyjnego związanego z eksploatacją tych obiektów budowlanych lub wykonywaniem tych usług i obejmującego ryzyko związane z popytem lub z podażą. Uznaje się, że koncesjonariusz przejmuje ryzyko operacyjne w przypadku gdy w normalnych warunkach funkcjonowania nie ma gwarancji odzyskania poniesionych nakładów inwestycyjnych lub kosztów poniesionych w związku z eksploatacją danych obiektów budowlanych lub wykonywaniem danych usług;

15)

„etap tworzenia” oznacza okres wpłacania globalnej kwoty rezerw do wspólnego funduszu rezerw;

16)

„zobowiązanie warunkowe” oznacza potencjalne zobowiązanie finansowe, którego wykonanie mogłoby być uzależnione od wyniku określonego zdarzenia w przyszłości;

17)

„umowa” oznacza umowę w sprawie zamówienia publicznego lub umowę koncesji lub, na potrzeby tytułu VIII, zawartą przez beneficjenta umowę o podwykonawstwo lub umowę sprzedaży;

18)

„wykonawca” oznacza podmiot gospodarczy, z którym podpisano umowę w sprawie zamówienia publicznego;

19)

„umowa o przyznanie wkładu” oznacza umowę zawartą z osobami lub podmiotami wykonującymi środki finansowe Unii zgodnie z art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. c) pkt (ii)–(viii);

20)

„kontrola” oznacza wszelkie środki podjęte w celu uzyskania wystarczającej pewności co do skuteczności, efektywności i oszczędności operacji, wiarygodności sprawozdawczości, ochrony aktywów i informacji, zapobiegania nadużyciom finansowym i nieprawidłowościom, ich wykrywania oraz korygowania i monitorowania, a także co do odpowiedniego zarządzania ryzykiem w zakresie zgodności z prawem i prawidłowości operacji leżących u podstaw rozliczeń, z uwzględnieniem wieloletniego charakteru programów, a także charakteru danych płatności. Kontrole mogą obejmować różne weryfikacje, a także wdrażanie wszelkich polityk i procedur służących osiągnięciu celów, o których mowa w zdaniu pierwszym;

21)

„partner” oznacza stronę, której udziela się gwarancji budżetowej;

22)

„kryzys” oznacza:

a)

sytuację stanowiącą bezpośrednie lub zbliżające się zagrożenie, które może przerodzić się w konflikt zbrojny lub grozić destabilizacją danego kraju lub jego sąsiedztwa;

b)

sytuację spowodowaną przez klęski żywiołowe, kryzysy wywołane przez człowieka, takie jak wojny i inne konflikty lub okoliczności nadzwyczajne o porównywalnych skutkach, związane między innymi ze zmianą klimatu, zdrowiem publicznym i zdrowiem zwierząt, sytuacjami zagrożenia bezpieczeństwa żywnościowego i bezpieczeństwa żywności oraz globalnymi zagrożeniami dla zdrowia, takimi jak epidemie i pandemie, degradacją środowiska, niedostatecznym dostępem do energii i zasobów naturalnych lub skrajnym ubóstwem;

23)

„umorzenie” oznacza operację, za pomocą której właściwy urzędnik zatwierdzający anuluje całość lub część środków zarezerwowanych uprzednio w drodze zobowiązania budżetowego;

24)

„dynamiczny system zakupów” oznacza w pełni elektroniczny proces służący dokonywaniu bieżących zakupów artykułów ogólnie dostępnych na rynku;

25)

„podmiot gospodarczy” oznacza każdą osobę fizyczną lub prawną, w tym również podmiot publiczny, lub grupę takich osób, które oferują dostawę produktów, wykonanie robót budowlanych lub świadczenie usług lub dostawę nieruchomości;

26)

„inwestycja kapitałowa” oznacza wniesienie do spółki kapitału, zainwestowanego bezpośrednio lub pośrednio w zamian za całkowite lub częściowe udziały w strukturze własności tej spółki, przy czym inwestor kapitałowy może sprawować pewną kontrolę nad zarządzaniem spółką oraz może mieć udział w zyskach spółki;

27)

„urząd europejski” oznacza strukturę administracyjną utworzoną przez Komisję, lub przez Komisję z jedną lub większą liczbą innych instytucji Unii, w celu wykonywania szczególnych zadań przekrojowych;

28)

„ostateczna decyzja administracyjna” oznacza decyzję organu administracyjnego mającą ostateczny i wiążący skutek zgodnie z mającym zastosowanie prawem;

29)

„składnik aktywów finansowych” oznacza każdy składnik aktywów w postaci środków pieniężnych, instrumentu kapitałowego podmiotu publicznego lub prywatnego lub prawa wynikającego z umowy do otrzymania środków pieniężnych lub innego składnika aktywów finansowych od takiego podmiotu;

30)

„instrument finansowy” oznaczają unijny środek wsparcia finansowego przekazywany z budżetu, aby zrealizować jeden lub większą liczbę określonych celów polityki Unii, który to instrument może przybierać formę inwestycji kapitałowych lub inwestycji quasi-kapitałowych, pożyczek lub gwarancji, lub innych instrumentów opartych na podziale ryzyka, i który w stosownych przypadkach może być łączony z innymi formami wsparcia finansowego lub ze środkami finansowymi podlegającymi zarządzaniu dzielonemu lub środkami finansowymi Europejskiego Funduszu Rozwoju (EFR);

31)

„zobowiązanie finansowe” oznacza umowne zobowiązanie do przekazania środków pieniężnych lub innego składnika aktywów finansowych innemu podmiotowi;

32)

„subsydium zagraniczne” oznacza wkład finansowy w rozumieniu art. 3 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2022/2560 przyznany przez państwo trzecie, odpowiadający opisowi w art. 3 ust. 1 tego rozporządzenia;

33)

„umowa ramowa” oznacza umowę w sprawie zamówienia publicznego zawartą pomiędzy jednym lub większą liczbą podmiotów gospodarczych a jedną lub większą liczbą instytucji zamawiających, której celem jest określenie warunków dotyczących konkretnych zamówień, które w oparciu o nią zostaną udzielone w danym okresie, w szczególności w odniesieniu do ceny oraz, w stosownych przypadkach, przewidywanych ilości;

34)

„globalna kwota rezerw” oznacza całkowitą kwotę zasobów uznanych za niezbędne w całym okresie obowiązywania gwarancji budżetowej lub udzielania pomocy finansowej na rzecz państwa trzeciego w wyniku zastosowania wskaźnika zasilenia rezerw, o którym mowa w art. 214 ust. 1, do kwoty gwarancji budżetowej lub pomocy finansowej na rzecz państwa trzeciego zatwierdzonej w akcie podstawowym, o której mowa w art. 213 ust. 1 lit. b) i c);

35)

„dotacja” oznacza wkład finansowy w formie darowizny. W przypadku gdy taki wkład przekazywany jest w ramach zarządzania bezpośredniego, regulują go przepisy tytułu VIII;

36)

„gwarancja” oznacza pisemne zobowiązanie do przyjęcia odpowiedzialności za całość lub część długu lub zobowiązania osoby trzeciej lub za pomyślne wykonanie przez nią zobowiązań w przypadku wystąpienia zdarzenia, które uruchamia taką gwarancję, takiego jak niewykonanie zobowiązań z tytułu pożyczki;

37)

„gwarancja na żądanie” oznacza gwarancję, która musi zostać zrealizowana przez gwaranta na żądanie partnera, bez względu na jakiekolwiek braki w odniesieniu do wykonalności zobowiązania leżącego u podstaw operacji;

38)

„wkład rzeczowy” oznacza zasoby niefinansowe udostępniane beneficjentowi nieodpłatnie przez osoby trzecie;

39)

„zobowiązanie prawne” oznacza czynność polegającą na tym, że właściwy urzędnik zatwierdzający zaciąga lub stwierdza zobowiązanie, które skutkuje późniejszą płatnością oraz uznaniem wydatku objętymi zobowiązaniem budżetowym lub które skutkuje zobowiązaniem do przekazania darowizny o charakterze niefinansowym, i które obejmuje szczególne porozumienia i umowy zawierane na podstawie ramowych umów o partnerstwie finansowym oraz umów ramowych;

40)

„efekt dźwigni” oznacza kwotę podlegającego zwrotowi finansowania przekazywaną kwalifikującym się odbiorcom końcowym, podzieloną przez kwotę wkładu Unii;

41)

„ryzyko płynności” oznacza ryzyko, że składnik aktywów finansowych posiadany we wspólnym funduszu rezerw mógłby nie zostać sprzedany w pewnym okresie bez ponoszenia znaczącej straty;

42)

„pożyczka” oznacza umowę zobowiązującą pożyczkodawcę do udostępnienia pożyczkobiorcy uzgodnionej kwoty na uzgodniony okres, zgodnie z którą to umową pożyczkobiorca ma obowiązek spłacić tę kwotę w uzgodnionym terminie;

43)

„dotacja o niskiej wartości” oznacza dotację nieprzekraczającą 60 000 EUR;

44)

„organizacja w państwie członkowskim” oznacza podmiot ustanowiony w państwie członkowskim jako podmiot prawa publicznego lub podmiot prawa prywatnego, któremu powierzono realizację misji publicznej i któremu dane państwo członkowskie zapewniło odpowiednie gwarancje finansowe;

45)

„metoda wykonywania” oznacza którąkolwiek z metod wykonywania budżetu, o których mowa w art. 62, tj. zarządzanie bezpośrednie, zarządzanie pośrednie oraz zarządzanie dzielone;

46)

„działanie z udziałem wielu darczyńców” oznacza każde działanie, w ramach którego środki finansowe Unii łączy się ze środkami od co najmniej jednego innego darczyńcy;

47)

„zamawianie z wielu źródeł” oznacza procedurę, w ramach której planowane jest udzielenie wielu równoległych zamówień w formie pisemnych umów między wieloma podmiotami gospodarczymi a jedną lub większą liczbą instytucji zamawiających w rozumieniu art. 177 ust. 1, i która zakłada powierzenie różnym wykonawcom do równoległej realizacji identycznych lub niemal identycznych usług, dostaw lub robót budowlanych;

48)

„efekt mnożnikowy” oznacza inwestycję dokonaną przez kwalifikujących się odbiorców końcowych podzieloną przez kwotę wkładu Unii;

49)

„organizacja pozarządowa” oznacza dobrowolną, niezależną od rządu organizację nienastawioną na zysk, która nie jest partią polityczną ani związkiem zawodowym;

50)

„produkt” oznacza wyniki wygenerowane przez działanie, określone zgodnie z przepisami sektorowymi;

51)

„uczestnik” oznacza kandydata lub oferenta w postępowaniu o udzielenie zamówienia, wnioskodawcę w procedurze udzielenia dotacji lub w procedurze przekazania darowizny o charakterze niefinansowym, eksperta w procedurze selekcji ekspertów, wnioskodawcę w konkursie o przyznanie nagrody lub osobę lub podmiot uczestniczący w procedurze wykonywania środków finansowych Unii zgodnie z art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. c);

52)

„domniemany oferent zwycięski” oznacza oferenta, który w postępowaniu o udzielenie zamówienia zajmuje pierwsze miejsce w rankingu i – pod warunkiem przejścia dalszej weryfikacji i dostarczenia dokumentów potwierdzających spełnienie kryteriów wykluczenia lub kwalifikacji – zostanie zaproponowany jako oferent zwycięski przez komisję oceniającą. Jeżeli procedura wyboru przewiduje udzielenie zamówienia kilku oferentom, uznaje się, że określenie „domniemany oferent zwycięski” odnosi się do tylu oferentów zajmujących najwyższe miejsca w rankingu, ile zamówień ma zostać udzielonych.

53)

„nagroda” oznacza wkład przyznany po przeprowadzeniu konkursu. W przypadku gdy wkład taki jest przekazywany w ramach zarządzania bezpośredniego, regulują go przepisy tytułu IX;

54)

„zamówienie” oznacza nabywanie w drodze umowy robót budowlanych, dostaw lub usług oraz nabycie lub najem gruntu, budynków lub innych nieruchomości, przez jedną lub większą liczbę instytucji zamawiających od podmiotów gospodarczych wybranych przez te instytucje zamawiające;

55)

„dokumenty zamówienia” oznaczają wszelkie dokumenty, które sporządziła lub do których odwołuje się instytucja zamawiająca w celu opisania lub określenia elementów postępowania o udzielenie zamówienia, w tym również:

a)

środki upubliczniania określone w art. 166;

b)

zaproszenie do składania ofert;

c)

specyfikację istotnych warunków zamówienia, obejmującą specyfikacje techniczne i stosowne kryteria, lub dokumenty opisowe w przypadku dialogu konkurencyjnego;

d)

projekt umowy;

56)

„sprzeczne interesy zawodowe” oznaczają sytuację, w której poprzednia lub obecna działalność zawodowa podmiotu gospodarczego wpływa lub może wpłynąć na jego zdolność do wykonania zamówienia w sposób niezależny, bezstronny i obiektywny;

57)

„zamówienie publiczne” oznacza umowę o charakterze odpłatnym zawartą na piśmie pomiędzy jednym lub większą liczbą podmiotów gospodarczych a jedną lub większą liczbą instytucji zamawiających w rozumieniu art. 177 i 181 w celu uzyskania, w zamian za zapłatę ceny wypłaconej w całości lub w części z budżetu, dostaw ruchomości lub nieruchomości, wykonania robót budowlanych lub świadczenia usług, obejmującą:

a)

umowy dotyczące nieruchomości;

b)

zamówienia na dostawy;

c)

zamówienia na roboty budowlane;

d)

zamówienia na usługi;

58)

„inwestycja quasi-kapitałowa” oznacza rodzaj finansowania mieszczący się między finansowaniem kapitałowym a finansowaniem dłużnym, o poziomie ryzyka wyższym niż dług uprzywilejowany, a niższym niż kapitał podstawowy, i który może mieć taką strukturę jak dług, zazwyczaj niezabezpieczony i podporządkowany, a w niektórych przypadkach wymienialny na udziały lub na udziały preferencyjne;

59)

„odbiorca” oznacza beneficjenta, wykonawcę, wynagradzanego eksperta zewnętrznego lub osobę lub podmiot, otrzymujące nagrody, darowizny o charakterze niefinansowym lub wsparcie z budżetu w ramach instrumentu finansowego lub gwarancji budżetowej, lub wykonujące środki finansowe Unii zgodnie z art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. c);

60)

„umowa z udzielonym przyrzeczeniem odkupu” oznacza sprzedaż papierów wartościowych w zamian za środki pieniężne z umową odkupu tych papierów wartościowych w określonym terminie w przyszłości lub na żądanie;

61)

„środek przeznaczony na badania i rozwój technologiczny” oznacza środek zapisany w jednym z tytułów budżetu odnoszących się do obszarów polityki związanych z „pośrednimi badaniami naukowymi” lub „bezpośrednimi badaniami naukowymi” albo w rozdziale odnoszącym się do działań badawczych w innym tytule;

62)

„rezultat” oznacza efekty realizacji działania określone zgodnie z przepisami sektorowymi;

63)

„instrument oparty na podziale ryzyka” oznacza instrument finansowy umożliwiający podział określonego ryzyka na dwa lub większą liczbę podmiotów, w stosownych przypadkach za uzgodnioną opłatą;

64)

„zamówienie na usługi” oznacza zamówienie obejmujące wszystkie usługi intelektualne i nieintelektualne, inne niż te objęte zamówieniami na dostawy, zamówieniami na roboty budowlane oraz umowami dotyczącymi nieruchomości;

65)

„należyte zarządzanie finansami” oznacza wykonywanie budżetu zgodnie z zasadami oszczędności, efektywności i skuteczności;

66)

„regulamin pracowniczy” oznacza regulamin pracowniczy urzędników Unii Europejskiej i warunki zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej ustanowiony rozporządzeniem (EWG, Euratom, EWWiS) nr 259/68;

67)

„podwykonawca” oznacza podmiot gospodarczy, którego kandydat lub oferent lub wykonawca proponują do realizacji części umowy, lub którego beneficjent proponuje do wykonania części zadań współfinansowanych z dotacji;

68)

„składki” oznacza kwoty wpłacane na rzecz podmiotów, których Unia jest członkiem, zgodnie z decyzjami budżetowymi oraz warunkami płatności określonymi przez dany podmiot;

69)

„zamówienie na dostawy” oznacza zamówienie obejmujące kupno, leasing, najem lub kupno na raty produktów, z opcją zakupu lub bez takiej opcji, i które może obejmować dodatkowo rozmieszczenie i instalację;

70)

„pomoc techniczna” oznacza, bez uszczerbku dla przepisów sektorowych, działania w zakresie wsparcia i budowania potencjału niezbędne do realizacji programu lub działania, w szczególności działania przygotowawcze, działania w zakresie zarządzania, monitorowania, oceny, audytu i kontroli;

71)

„oferent” oznacza podmiot gospodarczy, który złożył ofertę;

72)

„Unia” oznacza Unię Europejską, Europejską Wspólnotę Energii Atomowej, lub obydwie, w zależności od kontekstu;

73)

„instytucja Unii” oznacza Parlament Europejski, Radę Europejską, Radę, Komisję, Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej, Trybunał Obrachunkowy, Europejski Komitet Ekonomiczno-Społeczny, Komitet Regionów, Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich, Europejskiego Inspektora Ochrony Danych lub Europejską Służbę Działań Zewnętrznych (ESDZ); Europejskiego Banku Centralnego nie uznaje się za instytucję Unii;

74)

„sprzedawca” oznacza podmiot gospodarczy zarejestrowany w wykazie sprzedawców zapraszanych do składania wniosków o dopuszczenie do udziału lub do składania ofert;

75)

„dotacja o bardzo niskiej wartości” oznacza dotację nieprzekraczającą 15 000 EUR;

76)

„wolontariusz” oznacza osobę pracującą na zasadzie dobrowolności dla organizacji bez otrzymywania wynagrodzenia;

77)

„obiekt budowlany” oznacza wynik całości robót budowlanych w zakresie budownictwa lub inżynierii lądowej i wodnej, który może samodzielnie spełniać funkcję gospodarczą lub techniczną;

78)

„zamówienie na roboty budowlane” oznacza zamówienie obejmujące:

a)

wykonanie lub zarówno wykonanie, jak i zaprojektowanie obiektu budowlanego; lub

b)

wykonanie lub zarówno wykonanie, jak i zaprojektowanie obiektów budowlanych związanych z jednym z rodzajów działalności, o których mowa w załączniku II do dyrektywy 2014/24/UE; lub

c)

wykonanie, za pomocą dowolnych środków, obiektu budowlanego odpowiadającego wymogom określonym przez instytucję zamawiającą mającą decydujący wpływ na rodzaj lub projekt obiektu.

Artykuł 3

Zgodność prawa wtórnego z niniejszym rozporządzeniem

1.   Przepisy dotyczące wykonania dochodów i wydatków budżetowych zawarte w akcie podstawowym muszą być zgodne z zasadami budżetowymi określonymi w tytule II.

2.   Bez uszczerbku dla ust. 1, w każdym wniosku lub zmianie do wniosku przedkładanych władzy ustawodawczej, a zawierających odstępstwa od przepisów niniejszego rozporządzenia, innych niż przepisy zawarte w tytule II, lub od aktów delegowanych przyjętych zgodnie z niniejszym rozporządzeniem, wyraźnie wskazuje się te odstępstwa, wraz ze szczegółowymi powodami je uzasadniającymi, które podaje się w preambule oraz w uzasadnieniu takich wniosków lub zmian.

Artykuł 4

Okresy, daty i terminy

O ile w niniejszym rozporządzeniu nie przewidziano inaczej, do terminów określonych w niniejszym rozporządzeniu zastosowanie ma rozporządzenie Rady (EWG, Euratom) nr 1182/71 (39).

Artykuł 5

Ochrona danych osobowych

Niniejsze rozporządzenie pozostaje bez uszczerbku dla rozporządzeń (UE) 2016/679 i (UE) 2018/1725.

TYTUŁ II

ZASADY

Artykuł 6

Przestrzeganie zasad budżetowych oraz ogólny system warunkowości służący ochronie budżetu Unii

1.   Budżet uchwala się i wykonuje zgodnie z zasadami jedności, rzetelności budżetowej, jednoroczności, równowagi, jednostki rozliczeniowej, uniwersalności, specyfikacji, zasadą należytego zarządzania finansami oraz zasadą przejrzystości, jak określono w niniejszym rozporządzeniu.

2.   Uchwalanie i wykonywanie budżetu odbywa się również zgodnie z przepisami rozporządzenia (UE, Euratom) 2020/2092.

3.   Wykonując budżet, państwa członkowskie i Komisja gwarantują przestrzeganie Karty praw podstawowych Unii Europejskiej, zgodnie z jej art. 51, i przestrzegają wartości Unii zapisanych w art. 2 TUE, które są istotne dla wykonania budżetu.

ROZDZIAŁ 1

Zasada jedności i rzetelności budżetowej

Artykuł 7

Zakres budżetu

1.   W budżecie na każdy rok budżetowy prognozowane są i zatwierdzane wszystkie dochody i wydatki uznane za niezbędne dla Unii. Budżet obejmuje:

a)

dochody i wydatki Unii, łącznie z wydatkami administracyjnymi wynikającymi z wykonania postanowień TUE odnoszących się do wspólnej polityki zagranicznej i bezpieczeństwa (WPZiB), a także łącznie z wydatkami operacyjnymi poniesionymi przy wykonywaniu tych postanowień w przypadku gdy są one pokrywane z budżetu;

b)

dochody i wydatki Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej.

2.   Budżet zawiera środki zróżnicowane – na które składają się środki na zobowiązania i środki na płatności – oraz środki niezróżnicowane.

Na środki zatwierdzone na rok budżetowy składają się:

a)

środki przewidziane w budżecie, w tym również w budżetach korygujących;

b)

środki przeniesione z poprzednich lat budżetowych;

c)

środki udostępnione ponownie zgodnie z art. 15;

d)

środki wynikające z płatności zaliczkowych, które zostały spłacone zgodnie z art. 12 ust. 4 lit. b);

e)

środki pochodzące z dochodów przeznaczonych na określony cel, które wpłynęły w trakcie roku budżetowego lub zostały przeniesione z poprzednich lat budżetowych.

3.   Środki na zobowiązania pokrywają całkowity koszt zobowiązań prawnych zaciągniętych w roku budżetowym, z zastrzeżeniem art. 114 ust. 2.

4.   Środki na płatności pokrywają płatności z tytułu zobowiązań prawnych zaciągniętych w roku budżetowym lub w poprzednich latach budżetowych. Pokrywają one również zasilanie rezerw na zobowiązania finansowe, o którym mowa w art. 214.

5.   Ust. 2 i 3 niniejszego artykułu nie stanowią przeszkody dla zaciągania zobowiązań globalnych ani też dla zaciągania zobowiązań budżetowych w rocznych ratach, jak przewidziano, odpowiednio, w art. 112 ust. 1 akapit pierwszy lit. b) oraz w art. 112 ust. 2.

Artykuł 8

Przepisy szczególne dotyczące zasad jedności i rzetelności budżetowej

1.   Wszystkie dochody i wydatki zapisuje się w odpowiedniej linii budżetowej.

2.   Bez uszczerbku dla zatwierdzonych wydatków wynikających z zobowiązań warunkowych przewidzianych w art. 213 ust. 2, nie można zaciągać jakichkolwiek zobowiązań ani zatwierdzać jakichkolwiek wydatków przekraczających poziom zatwierdzonych środków.

3.   Środki zapisuje się w budżecie tylko wtedy, jeżeli są przeznaczone na pozycję wydatków uznaną za niezbędną.

4.   Odsetki narosłe od płatności zaliczkowych wypłaconych z budżetu nie są należne Unii, chyba że dane umowy o przyznanie wkładu lub umowy w sprawie finansowania stanowią inaczej.

ROZDZIAŁ 2

Zasada jednoroczności

Artykuł 9

Definicja

Środki zapisane w budżecie zatwierdza się na okres jednego roku budżetowego, który trwa od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia.

Artykuł 10

Rachunkowość budżetowa dla dochodów i środków

1.   Dochody danego roku budżetowego zapisuje się w księgach rachunkowych na ten rok na podstawie kwot pobranych w ciągu tego roku. Zasoby własne na styczeń kolejnego roku budżetowego mogą jednak zostać udostępnione z góry na podstawie rozporządzenia (UE, Euratom) nr 609/2014.

2.   Zapisy odnoszące się do zasobów własnych z tytułu podatku od wartości dodanej (VAT) oraz zasobów własnych opartych na dochodzie narodowym brutto można korygować zgodnie z rozporządzeniem (UE, Euratom) nr 609/2014.

3.   Zapisy odnoszące się do zasobów własnych, o których mowa w art. 2 ust. 1 lit. c) decyzji (UE, Euratom) 2020/2053, mogą zostać dostosowane zgodnie z rozporządzeniem (UE, Euratom) 2021/770.

4.   Zobowiązania zapisuje się w księgach rachunkowych na dany rok budżetowy na podstawie zobowiązań prawnych zaciągniętych oraz zasilenia rezerw na zobowiązania finansowe, o którym mowa w art. 214, dokonanego do dnia 31 grudnia tego roku. Jednakże globalne zobowiązania budżetowe, o których mowa w art. 112 ust. 4, zapisuje się w księgach rachunkowych na dany rok budżetowy na podstawie zobowiązań budżetowych zaciągniętych do dnia 31 grudnia tego roku.

5.   Płatności zapisuje się w księgach rachunkowych na dany rok budżetowy na podstawie płatności dokonanych przez księgowego do dnia 31 grudnia tego roku.

6.   Na zasadzie odstępstwa od ust. 4 i 5:

a)

wydatki Europejskiego Funduszu Rolniczego Gwarancji (EFRG) zapisuje się w księgach rachunkowych na dany rok budżetowy na podstawie spłat dokonanych przez Komisję na rzecz państw członkowskich do dnia 31 grudnia tego roku, pod warunkiem że księgowy otrzyma zlecenie płatnicze do dnia 31 stycznia kolejnego roku budżetowego;

b)

wydatki wykonane w ramach zarządzania dzielonego, z wyjątkiem EFRG, zapisuje się w księgach rachunkowych na dany rok budżetowy na podstawie kwot zwróconych państwom członkowskim przez Komisję do dnia 31 grudnia tego roku, w tym również wydatków pokrywanych do dnia 31 stycznia kolejnego roku budżetowego, jak określono w art. 30 i 31.

Artykuł 11

Zaciąganie zobowiązań

1.   Ze środków zapisanych w budżecie można zaciągać zobowiązania ze skutkiem od dnia 1 stycznia, gdy tylko budżet zostanie ostatecznie przyjęty.

2.   Począwszy od dnia 15 października roku budżetowego zobowiązania z tytułu następujących wydatków mogą być zaciągane z góry ze środków przewidzianych na kolejny rok budżetowy:

a)

zwykłe wydatki administracyjne, pod warunkiem że takie wydatki zostały zatwierdzone w ostatnim należycie przyjętym budżecie, i jedynie do maksymalnej wysokości jednej czwartej całkowitych odpowiednich środków przyjętych przez Parlament Europejski i Radę na bieżący rok budżetowy;

b)

zwykłe wydatki na zarządzanie EFRG, pod warunkiem że podstawa dotycząca takich wydatków została określona w obowiązującym akcie podstawowym, i jedynie do maksymalnej wysokości trzech czwartych całkowitych odpowiednich środków przyjętych przez Parlament Europejski i Radę na bieżący rok budżetowy.

Artykuł 12

Anulowanie i przenoszenie środków

1.   Środki niewykorzystane do końca roku budżetowego, na który zostały zapisane, zostają anulowane, chyba że zostają przeniesione zgodnie z ust. 2–8.

2.   Następujące środki mogą być przenoszone w drodze decyzji podjętej na podstawie ust. 3, jednak wyłącznie na kolejny rok budżetowy:

a)

środki na zobowiązania i środki niezróżnicowane, w odniesieniu do których większość etapów przygotowawczych procedury zaciągania zobowiązań została zakończona do dnia 31 grudnia roku budżetowego. Na takie środki można następnie zaciągać zobowiązania do dnia 31 marca kolejnego roku budżetowego, z wyjątkiem środków niezróżnicowanych związanych z przedsięwzięciami z zakresu nieruchomości, na które to środki można zaciągać zobowiązania do dnia 31 grudnia kolejnego roku budżetowego;

b)

środki niezbędne w sytuacji, gdy władza ustawodawcza przyjęła akt podstawowy w ostatnim kwartale roku budżetowego, a Komisja nie była w stanie zaciągnąć zobowiązań ze środków przewidzianych na ten cel do dnia 31 grudnia tego roku. Na takie środki można zaciągać zobowiązania do dnia 31 grudnia kolejnego roku budżetowego;

c)

środki na płatności, które są potrzebne do pokrycia istniejących zobowiązań lub zobowiązań powiązanych z przeniesionymi środkami na zobowiązania, jeżeli środki na płatności przewidziane w odnośnych liniach budżetowych na kolejny rok budżetowy są niewystarczające;

d)

środki, na które nie zaciągnięto zobowiązań, odnoszące się do działań, o których mowa w art. 5 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2021/2116.

Na zasadzie odstępstwa od akapitu pierwszego lit. d) niniejszego ustępu środki, na które nie zaciągnięto zobowiązań z tytułu rezerwy rolnej, o której mowa w art. 16 rozporządzenia (UE) 2021/2116, przenosi się na finansowanie rezerwy rolnej w kolejnych latach budżetowych na okres, o którym mowa w art. 16 ust. 2 akapit trzeci tego rozporządzenia, oraz na każdy okres po roku 2027 przewidziany w obowiązujących przepisach sektorowych.

W odniesieniu do akapitu pierwszego lit. c) niniejszego ustępu, zainteresowana instytucja Unii najpierw wykorzystuje środki zatwierdzone na bieżący rok budżetowy i do czasu ich wyczerpania nie wykorzystuje środków przeniesionych.

Przeniesienia środków, na które nie zaciągnięto zobowiązań, o czym mowa w akapicie pierwszym lit. d) niniejszego ustępu, nie mogą przekraczać – w granicach 2 % pierwotnych środków przyjętych w głosowaniu przez Parlament Europejski i Radę – kwoty dostosowania płatności bezpośrednich zastosowanego zgodnie z art. 17 rozporządzenia (UE) 2021/2116 w poprzednim roku budżetowym. Przeniesione środki zwraca się do linii budżetowych obejmujących działania, o których mowa w art. 5 ust. 2 lit. d) rozporządzenia (UE) 2021/2116.

3.   Zainteresowana instytucja Unii podejmuje decyzję w sprawie przeniesienia środków, o których mowa w ust. 2, do dnia 15 lutego kolejnego roku budżetowego. Informuje ona Parlament Europejski i Radę o podjętej przez siebie decyzji w sprawie przeniesienia do dnia 15 marca tego roku. Wskazuje także, dla każdej linii budżetowej, w jaki sposób do każdego przeniesienia zastosowano kryteria zawarte w ust. 2 akapit pierwszy lit. a), b) i c).

4.   Środki przenosi się automatycznie w odniesieniu do:

a)

środków przeznaczonych na rezerwę na rzecz solidarności i pomocy nadzwyczajnej oraz na Fundusz Solidarności Unii Europejskiej; środki takie można przenieść wyłącznie na kolejny rok budżetowy i można je wykorzystać do dnia 31 grudnia tego roku;

b)

środków odpowiadających wewnętrznym dochodom przeznaczonym na określony cel; środki takie można przenieść wyłącznie na kolejny rok budżetowy, a zobowiązania można z nich zaciągać do dnia 31 grudnia tego roku, z wyjątkiem wewnętrznych dochodów przeznaczonych na określony cel pochodzących z najmu i sprzedaży budynków i gruntów, które można przenosić do czasu całkowitego wykorzystania; środki na zobowiązania, o których mowa w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 (40), rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 514/2014 (41) oraz w rozporządzeniu (UE) 2021/1060, które są dostępne na dzień 31 grudnia, pochodzące ze spłat płatności zaliczkowych, mogą być przenoszone do czasu zamknięcia programu oraz wykorzystywane w razie konieczności, pod warunkiem że inne środki na zobowiązania nie są już dostępne;

c)

środków odpowiadających zewnętrznym dochodom przeznaczonym na określony cel; środki takie muszą zostać całkowicie wykorzystane do momentu przeprowadzenia wszystkich operacji związanych z programem lub działaniem, na które są one przeznaczone, lub mogą one zostać przeniesione i wykorzystane na kolejny program lub kolejne działanie; nie ma to zastosowania do dochodów, o których mowa w art. 21 ust. 2 lit. g) pkt (iii), w przypadku których środki, na które nie zaciągnięto zobowiązań w okresie pięciu lat, zostają anulowane;

d)

środków na płatności związanych z EFRG, wynikających z zawieszeń zgodnie z art. 40, 41 i 42 rozporządzenia (UE) 2021/2116.

5.   Sposób postępowania z zewnętrznymi dochodami przeznaczonymi na określony cel, o których mowa w ust. 4 lit. c) niniejszego artykułu, wynikającymi z udziału państw Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu (EFTA) w niektórych programach Unii zgodnie z art. 21 ust. 2 lit. e), musi być zgodny z protokołem nr 32 załączonym do Porozumienia o Europejskim Obszarze Gospodarczym (zwanego dalej „Porozumieniem EOG”).

6.   Oprócz informacji przewidzianych w ust. 3 zainteresowana instytucja Unii przedkłada Parlamentowi Europejskiemu i Radzie informacje dotyczące środków, które zostały automatycznie przeniesione, w tym również odnośnych kwot, oraz wskazują, na podstawie którego przepisu niniejszego artykułu środki zostały przeniesione.

7.   Środki niezróżnicowane, z których zaciągnięto zobowiązania prawne na koniec roku budżetowego, wypłaca się do końca kolejnego roku budżetowego.

8.   Bez uszczerbku dla ust. 4 nie przenosi się środków umieszczonych w rezerwie oraz środków na wydatki na personel. Do celów niniejszego artykułu wydatki na personel obejmują wynagrodzenia i dodatki dla członków i pracowników instytucji Unii, którzy podlegają regulaminowi pracowniczemu.

Artykuł 13

Szczegółowe przepisy dotyczące anulowania i przenoszenia środków

1.   Środki na zobowiązania i środki niezróżnicowane, o których mowa w art. 12 ust. 2 akapit pierwszy lit. a), można przenosić tylko wtedy, gdy zobowiązań nie można było zaciągnąć przed dniem 31 grudnia roku budżetowego z przyczyn, których nie można przypisać urzędnikowi zatwierdzającemu, oraz jeśli etapy przygotowawcze są wystarczająco zaawansowane, aby w sposób racjonalny można było oczekiwać, że zobowiązanie zostanie zaciągnięte do dnia 31 marca kolejnego roku budżetowego lub, w przypadku przedsięwzięć z zakresu nieruchomości, do dnia 31 grudnia kolejnego roku budżetowego.

2.   Etapami przygotowawczymi, o których mowa w art. 12 ust. 2 akapit pierwszy lit. a), które muszą zostać zakończone do dnia 31 grudnia roku budżetowego w celu umożliwienia przeniesienia na kolejny rok budżetowy, są w szczególności:

a)

w odniesieniu do indywidualnych zobowiązań budżetowych w rozumieniu art. 112 ust. 1 akapit pierwszy lit. a) – zakończenie wyboru potencjalnych wykonawców, beneficjentów, zwycięzców nagród lub delegatów;

b)

w odniesieniu do globalnych zobowiązań budżetowych w rozumieniu art. 112 ust. 1 akapit pierwszy lit. b) – przyjęcie decyzji w sprawie finansowania lub zamknięcie konsultacji z zainteresowanymi departamentami w ramach każdej instytucji Unii, dotyczących przyjęcia takiej decyzji w sprawie finansowania.

3.   Środki przeniesione zgodnie z art. 12 ust. 2 akapit pierwszy lit. a), na które nie zaciągnięto zobowiązań do dnia 31 marca kolejnego roku budżetowego lub do dnia 31 grudnia kolejnego roku budżetowego w przypadku kwot związanych z przedsięwzięciami z zakresu nieruchomości, zostają automatycznie anulowane.

Komisja informuje Parlament Europejski i Radę o środkach anulowanych zgodnie z akapitem pierwszym w terminie jednego miesiąca od anulowania.

Artykuł 14

Umorzenia

1.   W przypadku gdy zobowiązania budżetowe są umarzane w którymkolwiek roku budżetowym następującym po roku, w którym zostały zaciągnięte, w wyniku całkowitego lub częściowego niewykonania działań, na które zostały przeznaczone, środki odpowiadające takim umorzeniom zostają anulowane, chyba że w rozporządzeniu (UE) nr 1303/2013, rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 223/2014 (42) oraz rozporządzeniach (UE) nr 514/2014, (UE) 2021/1060 i (UE) 2021/2116 przewidziano inaczej oraz niezależnie od art. 15 niniejszego rozporządzenia.

2.   Środki na zobowiązania, o których mowa w rozporządzeniach (UE) nr 1303/2013, (UE) nr 223/2014, (UE) nr 514/2014, (UE) 2021/1060 i (UE) 2021/2116, zostają automatycznie umorzone zgodnie z tymi rozporządzeniami.

3.   Niniejszy artykuł nie ma zastosowania do zewnętrznych dochodów przeznaczonych na określony cel, o których mowa w art. 21 ust. 2.

Artykuł 15

Ponowne udostępnianie środków odpowiadających umorzeniom

1.   Środki odpowiadające umorzeniom, o których mowa w rozporządzeniach (UE) nr 1303/2013, (UE) nr 223/2014, (UE) nr 514/2014, (UE) 2021/1060 i (UE) 2021/2116, mogą zostać ponownie udostępnione w przypadku oczywistego błędu, który można przypisać wyłącznie Komisji.

W tym celu Komisja bada umorzenia dokonane w ciągu poprzedniego roku budżetowego i do dnia 15 lutego bieżącego roku budżetowego podejmuje – na podstawie zapotrzebowania – decyzję, czy niezbędne jest ponowne udostępnienie odpowiadających środków.

2.   W uzupełnieniu do przypadku, o którym mowa w ust. 1 niniejszego artykułu, środki odpowiadające umorzeniom udostępnia się ponownie w przypadku umorzenia zasobów przesuniętych z powrotem do funduszu, z którego zostały pierwotnie przesunięte zgodnie z art. 26 rozporządzenia (UE) 2021/1060.

3.   Środki na zobowiązania odpowiadające kwocie umorzeń dokonanych w wyniku całkowitego lub częściowego niewykonania odnośnych projektów badawczych mogą być również ponownie udostępnione na rzecz programu badawczego, do którego należą dane projekty, lub na rzecz następcy takiego programu w ramach procedury budżetowej.

Artykuł 16

Przepisy mające zastosowanie w przypadku opóźnionego przyjęcia budżetu

1.   Jeżeli budżet nie zostanie ostatecznie przyjęty na początku roku budżetowego, zastosowanie ma procedura określona w art. 315 akapit pierwszy TFUE (system dwunastych części środków tymczasowych). Zobowiązania i płatności mogą być dokonywane w ramach limitów określonych w ust. 2 niniejszego artykułu.

2.   Zobowiązania można zaciągać w poszczególnych rozdziałach do maksymalnej wysokości jednej czwartej całkowitej kwoty środków zatwierdzonych w odnośnym rozdziale budżetu na poprzedni rok budżetowy oraz jednej dwunastej dla każdego upływającego miesiąca.

Nie można przekroczyć limitu środków przewidzianych w projekcie budżetu.

Płatności można dokonywać miesięcznie w poszczególnych rozdziałach do maksymalnej wysokości jednej dwunastej kwoty środków zatwierdzonych w odnośnym rozdziale budżetu na poprzedni rok budżetowy. Suma ta nie może jednak przekraczać jednej dwunastej kwoty środków przewidzianych w tym samym rozdziale w projekcie budżetu.

3.   Przez środki zatwierdzone w odnośnym rozdziale budżetu na poprzedni rok budżetowy, o których mowa w ust. 1 i 2, rozumie się środki przyjęte w głosowaniu nad budżetem, w tym również nad budżetami korygującymi, po skorygowaniu o przesunięcia dokonane w tym roku budżetowym.

4.   Jeżeli jest to niezbędne dla zapewnienia ciągłości działania Unii oraz zaspokojenia potrzeb w zakresie zarządzania, Rada, stanowiąc większością kwalifikowaną na wniosek Komisji, może zatwierdzić wydatki przekraczające jedną dwunastą kwoty środków tymczasowych, ale – z wyjątkiem należycie uzasadnionych przypadków – nieprzekraczające ogółem czterech dwunastych kwoty środków tymczasowych, zarówno w odniesieniu do zobowiązań, jak i płatności, wykraczające poza środki udostępnione automatycznie zgodnie z ust. 1 i 2. Rada bezzwłocznie przekazuje Parlamentowi Europejskiemu swoją decyzję o zatwierdzeniu środków.

Decyzja, o której mowa w akapicie pierwszym, wchodzi w życie 30 dni po jej przyjęciu, chyba że Parlament Europejski podejmie którekolwiek z następujących działań:

a)

stanowiąc większością głosów wchodzących w jego skład członków, podejmie decyzję o zmniejszeniu tych wydatków przed upływem 30 dni, w którym to przypadku Komisja przedkłada nowy wniosek;

b)

poinformuje Radę i Komisję, że nie zamierza zmniejszać tych wydatków, w którym to przypadku decyzja wchodzi w życie przed upływem 30 dni.

Dodatkowe dwunaste części są zatwierdzane w całości i są niepodzielne.

5.   Jeżeli w danym rozdziale zatwierdzenie czterech dwunastych części środków tymczasowych zgodnie z ust. 4 nie wystarcza do pokrycia wydatków niezbędnych, aby zapobiec przerwaniu ciągłości działania Unii w obszarze objętym danym rozdziałem, w drodze wyjątku można zatwierdzić przekroczenie kwoty środków zapisanych w odpowiednim rozdziale budżetu na poprzedni rok budżetowy. Parlament Europejski i Rada stanowią zgodnie z procedurami przewidzianymi w ust. 4. W żadnym wypadku nie można jednak przekroczyć całkowitej kwoty środków dostępnych w budżecie na poprzedni rok budżetowy lub w zaproponowanym projekcie budżetu.

ROZDZIAŁ 3

Zasada równowagi

Artykuł 17

Definicja i zakres

1.   Dochody i środki na płatności muszą znajdować się w równowadze.

2.   Unia oraz organy Unii, o których mowa w art. 70 i 71, nie mogą zaciągać pożyczek w ramach budżetu.

Artykuł 18

Saldo roku budżetowego

1.   Saldo każdego roku budżetowego zapisuje się w budżecie na kolejny rok budżetowy jako dochody, w przypadku nadwyżki, lub jako środki na płatności, w przypadku deficytu.

2.   Szacunki dotyczące dochodów lub środków na płatności, o których mowa w ust. 1 niniejszego artykułu, zapisuje się w budżecie w trakcie procedury budżetowej oraz w liście w sprawie poprawek przedkładanym na podstawie art. 42 niniejszego rozporządzenia. Szacunki te przygotowuje się zgodnie z art. 1 rozporządzenia (UE, Euratom) 2021/768.

3.   Po przedstawieniu wstępnych sprawozdań finansowych za dany rok budżetowy wszelkie rozbieżności między tymi sprawozdaniami a szacunkami zapisuje się w budżecie na kolejny rok budżetowy za pomocą budżetu korygującego dotyczącego wyłącznie tej rozbieżności. W takim przypadku Komisja przedkłada projekt budżetu korygującego jednocześnie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie w ciągu 15 dni od przedłożenia wstępnych sprawozdań finansowych.

ROZDZIAŁ 4

Zasada jednostki rozliczeniowej

Artykuł 19

Stosowanie euro

1.   Wieloletnie ramy finansowe i budżet sporządza się i wykonuje w euro, w euro prezentuje się również sprawozdania finansowe. Jednakże do celów przepływów pieniężnych, o których mowa w art. 77, księgowy i, w przypadku rachunków zaliczkowych, administratorzy rachunków zaliczkowych, oraz – na użytek zarządzania administracyjnego Komisji i ESDZ – właściwy urzędnik zatwierdzający, upoważnieni są do przeprowadzania operacji w innych walutach.

2.   Bez uszczerbku dla przepisów szczególnych określonych w zasadach sektorowych lub w konkretnych umowach, umowach o udzielenie dotacji, umowach o przyznanie wkładu i umowach w sprawie finansowania, przeliczenia dokonuje właściwy urzędnik zatwierdzający według dziennego kursu wymiany euro, publikowanego w serii C Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej w dniu, w którym departament zatwierdzający wystawił zlecenie płatnicze lub nakaz odzyskania środków.

W przypadku gdy taki dzienny kurs nie został opublikowany, właściwy urzędnik zatwierdzający stosuje kurs, o którym mowa w ust. 3.

3.   Do celów związanych z prowadzeniem kont, o których mowa w art. 82, 83 i 84, dokonywanie przeliczeń między euro a inną walutą odbywa się według miesięcznego księgowego kursu wymiany euro. Taki kurs księgowy ustalany jest przez księgowego Komisji przy wykorzystaniu wszelkich źródeł informacji, jakie uznaje się za wiarygodne, na podstawie kursu wymiany obowiązującego w przedostatnim dniu roboczym miesiąca poprzedzającego miesiąc, dla którego ustala się kurs.

4.   Przeliczeń walutowych dokonuje się w taki sposób, aby uniknąć wywierania znaczącego wpływu na poziom współfinansowania przez Unię lub szkodliwego wpływu na budżet. W stosownych przypadkach kurs wymiany między euro a innymi walutami może być obliczany z zastosowaniem średniego dziennego kursu wymiany w danym okresie.

ROZDZIAŁ 5

Zasada uniwersalności

Artykuł 20

Zakres

Bez uszczerbku dla art. 21 suma dochodów pokrywa sumę środków na płatności. Bez uszczerbku dla art. 27 wszystkie dochody i wydatki zapisuje się w budżecie w pełnej wysokości, nie wprowadzając jakichkolwiek korekt między nimi.

Artykuł 21

Dochody przeznaczone na określony cel

1.   Zewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel oraz wewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel wykorzystuje się na finansowanie szczególnych pozycji wydatków.

2.   Zewnętrznymi dochodami przeznaczonymi na określony cel są:

a)

szczególne dodatkowe wkłady finansowe państw członkowskich, w tym wkłady dobrowolne, na rzecz unijnych programów, instrumentów i działań;

b)

środki odnoszące się do dochodów generowanych przez Fundusz Badawczy Węgla i Stali ustanowiony na mocy Protokołu nr 37 w sprawie skutków finansowych wygaśnięcia Traktatu EWWiS oraz w sprawie Funduszu Badawczego Węgla i Stali, załączonego do TUE i do TFUE;

c)

odsetki od depozytów i grzywien, przewidziane w rozporządzeniu Rady (WE) nr 1467/97 (43);

d)

dochody, które są przeznaczone na określony cel, takie jak dochody z fundacji, subwencje, dary i zapisy na cele dobroczynne, w tym również dochody przeznaczone na określony cel właściwe dla poszczególnych instytucji Unii;

e)

wkłady finansowe na działania Unii, pochodzące od państw trzecich lub od organów innych niż ustanowione na mocy TFUE lub Traktatu Euratom;

f)

wewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel, o których mowa w ust. 3, w zakresie, w jakim uzupełniają one zewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel, o których mowa w niniejszym ustępie;

g)

dochody z działań o charakterze konkurencyjnym prowadzonych przez Wspólne Centrum Badawcze (JRC), na które składają się którekolwiek z poniższych:

(i)

procedury udzielenia dotacji i postępowania o udzielenie zamówienia, w których uczestniczy JRC;

(ii)

działania JRC prowadzone w imieniu osób trzecich;

(iii)

działania podejmowane na mocy porozumienia administracyjnego z innymi instytucjami Unii lub innymi departamentami Komisji, zgodnie z art. 59, w celu zapewnienia usług techniczno-naukowych.

3.   Wewnętrznymi dochodami przeznaczonymi na określony cel są:

a)

dochody od osób trzecich z tytułu dostarczonych im na zamówienie towarów, usług lub wykonanych robót budowlanych;

b)

dochody pochodzące ze spłaty – zgodnie z art. 101 – nienależnie wypłaconych kwot;

c)

wpływy z tytułu dostawy towarów, świadczenia usług i wykonania robót budowlanych na rzecz innych departamentów w ramach danej instytucji Unii, lub innych instytucji lub organów Unii, w tym również dokonane przez inne instytucje lub organy Unii zwroty diet służbowych wypłaconych w ich imieniu;

d)

rozliczenia roszczeń ubezpieczeniowych;

e)

dochody z najmu i sprzedaży budynków i gruntu;

f)

spłaty środków na rzecz instrumentów finansowych lub gwarancji budżetowych zgodnie z art. 212 ust. 3 akapit drugi;

g)

dochody pochodzące z późniejszych zwrotów podatku zgodnie z art. 27 ust. 3 akapit pierwszy lit. b).

4.   Dochody przeznaczone na określony cel są przenoszone i przesuwane zgodnie z art. 12 ust. 4 lit. b) i c) oraz z art. 32.

5.   Dochody można przeznaczyć na określone pozycje wydatków na podstawie aktu podstawowego. Takie dochody stanowią wewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel, chyba że akt podstawowy stanowi inaczej.

6.   Budżet zawiera linie pozwalające uwzględnić zewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel i wewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel oraz, jeżeli to możliwe, wskazuje ich kwotę.

Artykuł 22

Struktura służąca uwzględnieniu dochodów przeznaczonych na określony cel oraz zapewnianie odpowiadających im środków

1.   Bez uszczerbku dla ust. 2 akapit pierwszy lit. c) niniejszego artykułu oraz art. 24 struktura służąca uwzględnieniu w budżecie dochodów przeznaczonych na określony cel obejmuje:

a)

w zestawieniu dochodów w sekcji dotyczącej każdej instytucji Unii – linię budżetową, w której mają być ujmowane dochody;

b)

w zestawieniu wydatków – uwagi, w tym również uwagi ogólne, wskazujące, w których liniach budżetowych można zapisać środki odpowiadające udostępnionym dochodom przeznaczonym na określony cel;

c)

w zestawieniu wydatków – załącznik, stanowiący integralną część budżetu, określający wszystkie linie budżetowe, w ramach których przewiduje się zapisanie wewnętrznych lub zewnętrznych dochodów przeznaczonych na określony cel, oraz zawierający informacje na temat szacowanej kwoty takich dochodów, które mają zostać otrzymane, oraz szacowanej kwoty takich dochodów, które mają zostać przeniesione z poprzednich lat, w odniesieniu do każdej linii budżetowej;

W przypadku, o którym mowa w akapicie pierwszym lit. a), stosuje się zapis symboliczny „pro memoria”, a w uwagach podaje się do wiadomości informację o szacowanych dochodach.

2.   Środki odpowiadające dochodom przeznaczonym na określony cel udostępnia się automatycznie zarówno jako środki na zobowiązania, jak i środki na płatności, gdy instytucja Unii otrzyma dochód, z wyjątkiem któregokolwiek z następujących przypadków:

a)

w sytuacji przewidzianej w art. 21 ust. 2 lit. a) w przypadku wkładów finansowych państw członkowskich oraz w przypadku gdy umowa o przyznanie wkładu jest wyrażona w euro, środki na zobowiązania mogą zostać udostępnione po podpisaniu umowy o przyznanie wkładu przez dane państwo członkowskie;

b)

w sytuacjach przewidzianych w art. 21 ust. 2 lit. b) oraz w art. 21 ust. 2 lit. g) pkt (i) oraz (iii) środki na zobowiązania zostają udostępnione bezzwłocznie po oszacowaniu kwoty należnej;

c)

w sytuacji przewidzianej w art. 21 ust. 2 lit. c) zapisanie kwot w zestawieniu dochodów stanowi podstawę zapewnienia, w zestawieniu wydatków, środków na zobowiązania i środków na płatności.

Środki, o których mowa w akapicie pierwszym lit. c) niniejszego ustępu, wykonywane są zgodnie z art. 20.

3.   Szacunki kwot należnych, o których mowa w art. 21 ust. 2 lit. b) i g), przesyłane są księgowemu w celu zapisania w księgach.

Artykuł 23

Wkłady państw członkowskich na programy badawcze

1.   Wkłady państw członkowskich na finansowanie niektórych dodatkowych programów badawczych, o których mowa w art. 5 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 609/2014, wpłacane są w następujący sposób:

a)

siedem dwunastych sumy zapisanej w budżecie wpłaca się do dnia 31 stycznia bieżącego roku budżetowego;

b)

pozostałe pięć dwunastych wpłaca się do dnia 15 lipca bieżącego roku budżetowego.

2.   W przypadku gdy budżet nie został ostatecznie przyjęty przed rozpoczęciem roku budżetowego, wkłady przewidziane w ust. 1 oparte są na sumie zapisanej w budżecie na poprzedni rok budżetowy.

3.   Wszelkie wkłady lub dodatkowe płatności, które są należne od państw członkowskich na rzecz budżetu, zapisuje się w rachunku lub w rachunkach Komisji w terminie trzydziestu dni kalendarzowych od dnia wezwania do wpłaty.

4.   Płatności zapisuje się w rachunku przewidzianym w rozporządzeniu (UE, Euratom) nr 609/2014 i podlegają one warunkom ustanowionym w tym rozporządzeniu.

Artykuł 24

Dochody przeznaczone na określony cel wynikające z udziału państw EFTA w niektórych programach Unii

1.   Struktura budżetu służąca uwzględnieniu dochodów wynikających z udziału państw EFTA w niektórych programach Unii jest następująca:

a)

w zestawieniu dochodów: wprowadza się linię budżetową z zapisem symbolicznym „pro memoria” w celu uwzględnienia pełnej kwoty wkładu każdego z państw EFTA na rok budżetowy;

b)

w zestawieniu wydatków: w załączniku – stanowiącym integralną część budżetu – określa się wszystkie linie budżetowe obejmujące działania Unii, w których uczestniczą państwa EFTA, a także przedstawia się informacje dotyczące szacowanej kwoty z tytułu udziału każdego z państw EFTA.

2.   Na mocy art. 82 Porozumienia EOG kwoty z tytułu rocznego udziału państw EFTA, potwierdzone Komisji przez Wspólny Komitet Europejskiego Obszaru Gospodarczego zgodnie z art. 1 ust. 5 protokołu nr 32 załączonego do Porozumienia EOG, stanowią podstawę zapewnienia, na początku roku budżetowego, pełnych kwot odpowiadających im środków na zobowiązania i środków na płatności.

3.   Wykorzystanie dochodów wynikających z wkładów finansowych państw EFTA jest monitorowane oddzielnie.

Artykuł 25

Darowizny

1.   Instytucje Unii mogą przyjmować wszelkie darowizny na rzecz Unii, takie jak dochody z fundacji, subwencje, dary i zapisy na cele dobroczynne.

2.   Przyjęcie darowizny o wartości 50 000 EUR lub większej, które pociąga za sobą obciążenia finansowe, w tym również koszty następcze, przekraczające 10 % wartości darowizny, wymaga zatwierdzenia przez Parlament Europejski i Radę. Parlament Europejski i Rada stanowią w tej kwestii w terminie dwóch miesięcy od otrzymania od zainteresowanych instytucji Unii wniosku w sprawie takiego zatwierdzenia. Jeżeli w tym okresie nie zostanie zgłoszony sprzeciw, zainteresowane instytucje Unii podejmują ostateczną decyzję w sprawie przyjęcia darowizny. Zainteresowane instytucje Unii przedstawiają w swoim wniosku do Parlamentu Europejskiego i Rady wyjaśnienie dotyczące obciążeń finansowych wiążących się z przyjmowaniem darowizn na rzecz Unii.

3.   Niezależnie od ust. 2 w wyjątkowych okolicznościach Komisja może przyjąć wszelkie darowizny rzeczowe na rzecz Unii, niezależnie od ich wartości, w przypadku gdy są one dokonywane na potrzeby pomocy humanitarnej, wsparcia w sytuacjach nadzwyczajnych, ochrony ludności lub pomocy w zakresie zarządzania kryzysowego.

Komisja może przyjąć taką darowiznę, pod warunkiem że:

a)

przyjęcie jej jest zgodne z zasadą należytego zarządzania finansami i z zasadą przejrzystości;

b)

nie powoduje to konfliktu interesów;

c)

nie szkodzi to wizerunkowi Unii;

d)

nie szkodzi to ani nie zagraża bezpieczeństwu lub porządkowi publicznemu Unii lub państw członkowskich;

e)

w chwili przyjęcia darczyńca nie znajduje się w jednej z sytuacji, o których mowa w art. 138 ust. 1 i art. 143 ust. 1, ani nie jest zarejestrowany jako wykluczony w bazie danych, o której mowa w art. 144 ust. 1. Darczyńca składa deklarację, o której mowa w art. 139.

Właściwy urzędnik zatwierdzający informuje w rocznym sprawozdaniu z działalności, o którym mowa w art. 74 ust. 9, o wszystkich przypadkach przyjęcia przez Komisję darowizny zgodnie z akapitem pierwszym niniejszego ustępu.

Artykuł 26

Sponsoring korporacyjny

1.   „Sponsoring korporacyjny” oznacza umowę, na podstawie której osoba prawna wspiera rzeczowo wydarzenie lub działanie w celach promocyjnych lub w celach związanych ze społeczną odpowiedzialnością przedsiębiorstw.

2.   Na podstawie szczegółowych zasad wewnętrznych, które są publikowane na ich odnośnych stronach internetowych, instytucje i organy Unii mogą w drodze wyjątku przyjąć sponsoring korporacyjny, pod warunkiem że:

a)

należycie uwzględnia się zasady niedyskryminacji, proporcjonalności, równego traktowania oraz przejrzystości na wszystkich etapach procedury przyjmowania sponsoringu korporacyjnego;

b)

przyczynia się on do tworzenia pozytywnego wizerunku Unii i jest bezpośrednio związany z podstawowym celem danego wydarzenia lub działania;

c)

nie wywołuje on konfliktu interesów ani nie dotyczy wyłącznie wydarzeń towarzyskich;

d)

dane wydarzenie lub działanie nie jest finansowane wyłącznie w drodze sponsoringu korporacyjnego;

e)

usługa zapewniana w zamian za sponsoring korporacyjny ogranicza się do publicznego wyeksponowania znaku towarowego lub nazwy sponsora;

f)

sponsor, w trakcie procedury sponsoringu, nie znajduje się w jednej z sytuacji, o których mowa w art. 138 ust. 1 i art. 143 ust. 1, oraz nie jest zarejestrowany jako wykluczony w bazie danych, o której mowa w art. 144 ust. 1.

3.   W przypadku gdy wartość sponsoringu korporacyjnego przekracza 5 000 EUR, sponsora wpisuje się do publicznego rejestru, który obejmuje informacje o rodzaju sponsorowanego wydarzenia lub działania.

Artykuł 27

Zasady dotyczące odliczeń oraz korekt z tytułu różnic kursowych

1.   Od wniosków o płatność, które następnie stanowią podstawę do wypłaty kwoty netto, można odliczyć następujące kwoty:

a)

kary nałożone na strony umów lub na beneficjentów;

b)

zniżki, zwroty i rabaty z tytułu poszczególnych faktur i zestawień kosztów;

c)

odsetki od płatności zaliczkowych;

d)

korekty nienależnie wypłaconych kwot.

Korekt, o których mowa w akapicie pierwszym lit. d), można dokonywać, odliczając odpowiednie kwoty bezpośrednio od kolejnej płatności okresowej lub od wypłaty salda dla tego samego odbiorcy płatności, w rozdziale, artykule i roku budżetowym, którego dotyczy nadpłata.

Do odliczeń, o których mowa w akapicie pierwszym lit. c) i d), zastosowanie mają reguły rachunkowości Unii.

2.   Koszty dostarczanych Unii produktów lub świadczonych na jej rzecz usług, zawierające podatki zwracane przez państwa członkowskie na mocy Protokołu nr 7 w sprawie przywilejów i immunitetów Unii Europejskiej, załączonego do TUE i do TFUE, pokrywane są z budżetu w kwocie pomniejszonej o kwotę podatku.

3.   Koszty dostarczanych Unii produktów lub świadczonych na jej rzecz usług, zawierające podatki zwracane przez państwa trzecie na podstawie odpowiednich umów, mogą być pokrywane z budżetu w którejkolwiek z poniższych kwot:

a)

w kwocie pomniejszonej o kwotę podatku;

b)

w kwocie zawierającej podatek.

W przypadku, o którym mowa w akapicie pierwszym lit. b), zwrócone później podatki traktuje się jako wewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel.

4.   Można dokonywać korekt z tytułu różnic kursowych występujących przy wykonaniu budżetu. Końcowy zysk lub stratę uwzględnia się w saldzie za dany rok budżetowy.

ROZDZIAŁ 6

Zasada specyfikacji

Artykuł 28

Przepisy ogólne

1.   Środki przeznaczane są na określone cele według tytułów i rozdziałów. Rozdziały dzielą się następnie na artykuły i pozycje.

2.   Komisja oraz pozostałe instytucje Unii mogą przesuwać środki w ramach budżetu, z zastrzeżeniem szczególnych warunków określonych w art. 29–32.

Przesunięcia środków można dokonywać tylko do tych linii budżetowych, w których zatwierdzono środki lub które oznaczono zapisem symbolicznym „pro memoria”.

Limity, o których mowa w art. 29, 30 i 31, oblicza się w momencie złożenia wniosku o przesunięcie w odniesieniu do środków przewidzianych w budżecie, w tym również w budżetach korygujących.

Kwota, która ma być uwzględniona do celów obliczenia limitów, o których mowa w art. 29, 30 i 31, jest sumą przesunięć, jakie mają być dokonane w linii budżetowej, z której dokonywane są przesunięcia, po skorygowaniu o wcześniej dokonane przesunięcia. Nie uwzględnia się kwoty odpowiadającej przesunięciom, których Komisja lub jakakolwiek inna zainteresowana instytucja Unii dokonują w sposób niezależny, bez decyzji Parlamentu Europejskiego i Rady.

Wnioskom w sprawie przesunięć i wszelkim informacjom kierowanym do Parlamentu Europejskiego i Rady dotyczącym przesunięć dokonywanych na podstawie art. 29, 30 i 31 towarzyszą odpowiednie i szczegółowe dokumenty potwierdzające, przedstawiające najbardziej aktualne dostępne informacje dotyczące wykonania środków i szacunkowego zapotrzebowania do końca roku budżetowego, zarówno w odniesieniu do linii budżetowych, do których środki mają zostać przesunięte, jak i w odniesieniu do linii, z których mają one zostać przesunięte.

Artykuł 29

Przesunięcia dokonywane przez instytucje Unii inne niż Komisja

1.   Każda instytucja Unii inna niż Komisja może w ramach własnej sekcji budżetu dokonywać przesunięć środków:

a)

między tytułami – do maksymalnej wysokości 10 % środków zapisanych na dany rok budżetowy w linii budżetowej, z której dokonywane jest przesunięcie;

b)

między rozdziałami – bez ograniczeń.

2.   Bez uszczerbku dla ust. 4 niniejszego artykułu w terminie trzech tygodni przed dokonaniem przesunięcia, o którym mowa w ust. 1, instytucja Unii powiadamia Parlament Europejski i Radę o zamiarze dokonania takiego przesunięcia. Jeżeli w tym terminie Parlament Europejski albo Rada przedstawią należycie uzasadnione zastrzeżenia, zastosowanie ma procedura określona w art. 31.

3.   Każda instytucja Unii inna niż Komisja może w ramach własnej sekcji budżetu przedstawić Parlamentowi Europejskiemu i Radzie wniosek w sprawie przesunięć między tytułami przekraczających limit, o którym mowa w ust. 1 lit. a) niniejszego artykułu. Do przesunięć tych zastosowanie ma procedura określona w art. 31.

4.   Każda instytucja Unii inna niż Komisja może w ramach własnej sekcji budżetu dokonywać przesunięć środków w ramach artykułów bez wcześniejszego poinformowania o tym Parlamentu Europejskiego i Rady.

Artykuł 30

Przesunięcia dokonywane przez Komisję

1.   W ramach własnej sekcji budżetu Komisja w sposób niezależny może:

a)

dokonywać przesunięć środków w ramach poszczególnych rozdziałów;

b)

w odniesieniu do wydatków na personel i wydatków administracyjnych wspólnych dla wielu tytułów – dokonywać przesunięć środków między tytułami do maksymalnej wysokości 10 % środków zapisanych na dany rok budżetowy w linii budżetowej, z której dokonywane jest przesunięcie, oraz do maksymalnej wysokości 30 % środków zapisanych na dany rok budżetowy w linii budżetowej, do której dokonywane jest przesunięcie;

c)

w odniesieniu do wydatków operacyjnych – dokonywać przesunięć środków między rozdziałami w ramach jednego tytułu do maksymalnej wysokości 10 % środków zapisanych na dany rok budżetowy w linii budżetowej, z której dokonywane jest przesunięcie;

d)

w odniesieniu do środków przeznaczonych na badania i rozwój technologiczny wykonywanych przez JRC – w ramach tytułu budżetowego odnoszącego się do obszaru polityki „Bezpośrednie badania naukowe” dokonywać przesunięć środków między rozdziałami do maksymalnej wysokości 15 % środków w linii budżetowej, z której dokonywane jest przesunięcie;

e)

w odniesieniu do badań i rozwoju technologicznego – dokonywać przesunięć środków operacyjnych między tytułami, pod warunkiem że środki te zostaną wykorzystane na ten sam cel;

f)

w odniesieniu do wydatków operacyjnych funduszy wykonywanych w ramach zarządzania dzielonego, z wyjątkiem EFRG – dokonywać przesunięć środków między tytułami, pod warunkiem że dane środki przeznaczone są na ten sam cel w rozumieniu rozporządzenia ustanawiającego dany fundusz lub stanowią wydatki na pomoc techniczną;

g)

dokonywać przesunięć środków z pozycji w budżecie dotyczącej jednej gwarancji budżetowej do pozycji w budżecie dotyczącej innej gwarancji budżetowej, w wyjątkowych sytuacjach, gdy zasoby przewidziane we wspólnym funduszu rezerw odnoszącym się do tej drugiej gwarancji są niewystarczające do jej uruchomienia, oraz z zastrzeżeniem późniejszego przywrócenia przesuniętej kwoty zgodnie z procedurą określoną w art. 215 ust. 4.

Wydatki, o których mowa w akapicie pierwszym lit. b) niniejszego ustępu, obejmują, w odniesieniu do każdego obszaru polityki, pozycje, o których mowa w art. 47 ust. 4.

W przypadku gdy Komisja dokonuje przesunięcia środków EFRG na podstawie akapitu pierwszego po dniu 31 grudnia, podejmuje decyzję do dnia 31 stycznia kolejnego roku budżetowego. W terminie dwóch tygodni od podjęcia decyzji w sprawie tych przesunięć Komisja informuje o niej Parlament Europejski i Radę.

W terminie trzech tygodni przed dokonaniem przesunięć, o których mowa w akapicie pierwszym lit. b) niniejszego ustępu, Komisja informuje Parlament Europejski i Radę o zamiarze dokonania takich przesunięć. Jeżeli w tym terminie Parlament Europejski lub Rada przedstawią należycie uzasadnione zastrzeżenia, zastosowanie ma procedura określona w art. 31.

Na zasadzie odstępstwa od akapitu czwartego Komisja może – w dwóch ostatnich miesiącach roku budżetowego – w sposób niezależny dokonywać między tytułami przesunięć środków dotyczących wydatków na personel, personel zewnętrzny i innych pracowników, do wysokości łącznie 5 % środków na ten rok. W terminie dwóch tygodni od podjęcia decyzji w sprawie tych przesunięć Komisja informuje o niej Parlament Europejski i Radę.

2.   W ramach własnej sekcji budżetu Komisja może decydować o następujących przesunięciach środków między tytułami, pod warunkiem że natychmiast poinformuje o swojej decyzji Parlament Europejski i Radę:

a)

przesunięcie środków z tytułu „Środki tymczasowe”, o którym mowa w art. 49 niniejszego rozporządzenia, w przypadku gdy jedynym warunkiem uruchomienia rezerwy jest przyjęcie aktu podstawowego zgodnie z art. 294 TFUE;

b)

w należycie uzasadnionych wyjątkowych przypadkach, takich jak międzynarodowe katastrofy i kryzysy humanitarne mające miejsce po dniu 1 grudnia roku budżetowego – przesunięcie niewykorzystanych środków na ten rok, nadal dostępnych w tytułach objętych działem wieloletnich ram finansowych dotyczącym unijnych działań zewnętrznych, do tytułów dotyczących operacji związanych z pomocą w zakresie zarządzania kryzysowego i z pomocą humanitarną.

Artykuł 31

Wnioski w sprawie przesunięcia przedkładane Parlamentowi Europejskiemu i Radzie przez instytucje Unii

1.   Każda instytucja Unii przedkłada swoje wnioski w sprawie przesunięcia jednocześnie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie.

2.   Komisja może, do dnia 10 stycznia kolejnego roku budżetowego, przedkładać Parlamentowi Europejskiemu i Radzie wnioski w sprawie przesunięcia środków na płatności do funduszy wykonywanych w ramach zarządzania dzielonego, z wyjątkiem EFRG. Przesunięcia środków na płatności można dokonać z którejkolwiek pozycji w budżecie. W takich przypadkach okres sześciu tygodni, o którym mowa w ust. 4, skraca się do trzech tygodni.

Jeżeli przesunięcie nie zostało zatwierdzone przez Parlament Europejski i Radę lub zostało przez nie zatwierdzone tylko częściowo, odpowiednią część wydatków, o których mowa w art. 10 ust. 7 lit. b), zalicza się w ciężar środków na płatności na kolejny rok budżetowy.

3.   Parlament Europejski i Rada podejmują decyzje w sprawie przesunięć środków zgodnie z ust. 4–8.

4.   Z wyjątkiem pilnych sytuacji Parlament Europejski i Rada, która stanowi większością kwalifikowaną, rozpatrują każdy wniosek w sprawie przesunięcia środków w terminie sześciu tygodni od otrzymania wniosku przez obie instytucje. W pilnych sytuacjach Parlament Europejski i Rada rozpatrują wniosek w terminie trzech tygodni od otrzymania wniosku.

5.   W przypadku gdy Komisja zamierza dokonać przesunięcia środków EFRG zgodnie z niniejszym artykułem, przedkłada Parlamentowi Europejskiemu i Radzie wnioski w sprawie przesunięcia środków do dnia 10 stycznia kolejnego roku budżetowego. W takich przypadkach okres sześciu tygodni, o którym mowa w ust. 4, skraca się do trzech tygodni.

6.   Wniosek w sprawie przesunięcia środków zostaje zatwierdzony lub zostaje uznany za zatwierdzony, jeżeli – w okresie sześciu tygodni – zaistnieje którakolwiek z poniższych sytuacji:

a)

Parlament Europejski i Rada zatwierdzą ten wniosek;

b)

wniosek ten zatwierdzi Parlament Europejski albo Rada, a druga instytucja wstrzyma się od działania;

c)

ani Parlament Europejski, ani Rada nie podejmą decyzji w sprawie zmiany lub odrzucenia wniosku w sprawie przesunięcia.

7.   O ile ani Parlament Europejski, ani Rada, nie zwrócą się z odmiennym wnioskiem, okres sześciu tygodni, o którym mowa w ust. 4, skraca się do trzech tygodni w następujących przypadkach:

a)

przesunięcie dotyczy kwoty mniejszej niż 10 % środków zapisanych w linii budżetowej, z której dokonuje się przesunięcia, i nie przekracza 5 000 000 EUR;

b)

przesunięcie dotyczy wyłącznie środków na płatności, a łączna kwota przesunięcia nie przekracza 100 000 000 EUR.

8.   Jeżeli Parlament Europejski albo Rada dokonają zmian w kwocie przesunięcia, a druga instytucja je zatwierdzi lub wstrzyma się od działania, lub gdy zarówno Parlament Europejski, jak i Rada dokonają zmian w kwocie przesunięcia, za zatwierdzoną uznaje się niższą z dwóch kwot, chyba że zainteresowana instytucja Unii wycofa swój wniosek w sprawie przesunięcia.

Artykuł 32

Przesunięcia podlegające przepisom szczególnym

1.   Środki odpowiadające dochodom przeznaczonym na określony cel można przesuwać tylko pod warunkiem wykorzystania tych dochodów na cel, na który zostały przeznaczone.

2.   Decyzje w sprawie przesunięć środków mających umożliwić wykorzystanie rezerwy na rzecz solidarności i pomocy nadzwyczajnej na podstawie art. 9 ust. 1 lit. b) rozporządzenia (UE, Euratom) 2020/2093 podejmują Parlament Europejski i Rada na wniosek Komisji.

Do celów niniejszego ustępu zastosowanie ma procedura określona w art. 31 ust. 3 i 4. Jeżeli Parlament Europejski i Rada nie wyrażą zgody na wniosek Komisji i nie uda im się wypracować wspólnego stanowiska, wstrzymują się od stanowienia w sprawie tego wniosku.

Wnioskom w sprawie przesunięć z rezerwy na rzecz solidarności i pomocy nadzwyczajnej do celów wsparcia na podstawie art. 9 ust. 1 lit. b) rozporządzenia (UE, Euratom) 2020/2093 towarzyszą odpowiednie i szczegółowe dokumenty potwierdzające, które zawierają:

a)

najbardziej aktualne dostępne informacje dotyczące wykonania środków oraz szacunkowe zapotrzebowanie do końca roku budżetowego w odniesieniu do linii budżetowej, do której środki mają zostać przesunięte;

b)

analizę możliwości realokacji środków.

ROZDZIAŁ 7

Zasada należytego zarządzania finansami oraz wykonanie

Artykuł 33

Wykonanie oraz zasady oszczędności, efektywności i skuteczności

1.   Środki wykorzystuje się zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami, w związku z czym wykonuje się je zgodnie z następującymi zasadami:

a)

zasadą oszczędności, która wymaga, aby zasoby wykorzystywane przez zainteresowaną instytucję Unii w celu wykonywania jej działalności były udostępniane w należytym czasie, we właściwej ilości i jakości oraz po najlepszej cenie;

b)

zasadą efektywności, która dotyczy jak najkorzystniejszej relacji pomiędzy wykorzystywanymi zasobami, podejmowanymi działaniami i osiąganymi celami;

c)

zasadą skuteczności, która dotyczy stopnia, w jakim zamierzone cele zostały osiągnięte dzięki podjętym działaniom.

2.   Zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami wykorzystanie środków musi być ukierunkowane na wykonanie i w związku z tym:

a)

cele programów i działań ustala się ex ante;

b)

postępy w osiąganiu celów, w tym w stosownych przypadkach celów dotyczących włączenia określonej problematyki w główny nurt, monitoruje się przy pomocy wskaźników wykonania;

c)

informacje o postępach w osiąganiu celów oraz o problemach w tym zakresie zamieszcza się w sprawozdaniach składanych Parlamentowi Europejskiemu i Radzie zgodnie z art. 41 ust. 3 akapit pierwszy lit. h) i art. 253 ust. 1 lit. e);

d)

programy i działania realizuje się – jeżeli jest to wykonalne i właściwe zgodnie z odpowiednimi przepisami sektorowymi – w taki sposób, aby osiągnąć ich wyznaczone cele i nie spowodować poważnych szkód dla celów środowiskowych dotyczących łagodzenia zmian klimatu, adaptacji do zmian klimatu, zrównoważonego wykorzystywania i ochrony zasobów wodnych i morskich, przejścia na gospodarkę o obiegu zamkniętym, zapobiegania zanieczyszczeniu i jego kontroli oraz ochrony i odbudowy bioróżnorodności i ekosystemów, jak określono w art. 9 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/852 (44);

e)

programy i działania realizuje się – jeżeli jest to wykonalne i właściwe zgodnie z odpowiednimi przepisami sektorowymi – aby osiągnąć ich wyznaczone cele z poszanowaniem warunków pracy i zatrudnienia zgodnie z mającymi zastosowanie: prawem krajowym, prawem Unii, konwencjami MOP i układami zbiorowymi;

f)

programy i działania realizuje się – jeżeli jest to wykonalne i właściwe zgodnie z odpowiednimi przepisami sektorowymi – z uwzględnieniem zasady równości płci i zgodnie z odpowiednią metodyką uwzględniania aspektu płci.

3.   W stosownych przypadkach definiuje się skonkretyzowane, mierzalne, osiągalne, odpowiednie i terminowe cele, o których mowa w ust. 1 i 2, oraz wskaźniki, które są odpowiednie, przyjęte, wiarygodne, proste, solidne i poparte powszechnie uznanymi dowodami naukowymi, a także skuteczną, przejrzystą i kompleksową metodyką. W stosownych przypadkach dane gromadzone w odniesieniu do takich wskaźników są przedstawiane w podziale na płeć i są gromadzone w sposób umożliwiający agregowanie takich danych we wszystkich odpowiednich programach.

Artykuł 34

Oceny

1.   Programy i działania, które wiążą się ze znaczącymi wydatkami, poddaje się ocenie ex ante i ocenie retrospektywnej, które muszą być proporcjonalne do celów i wydatków.

2.   Oceny ex ante wykorzystywane przy przygotowaniu programów i działań opierają się na dowodach dotyczących wykonania programów lub działań, których dotyczą; w ocenach tych wskazuje się i analizuje właściwe kwestie, wartość dodaną zaangażowania Unii, cele, spodziewane skutki różnych wariantów oraz zasady monitorowania i oceny.

W odniesieniu do dużych programów lub działań, co do których oczekuje się, że będą one miały znaczące skutki gospodarcze, środowiskowe lub społeczne, ocena ex ante może przyjąć formę oceny skutków, w której – obok spełnienia wymogów określonych w akapicie pierwszym – analizuje się różne warianty dotyczące metod wykonania.

3.   W ocenie retrospektywnej ocenia się wykonanie programu lub działania, w tym również takie aspekty, jak skuteczność, efektywność, spójność, znaczenie oraz unijna wartość dodana. Oceny retrospektywne opierają się na informacjach pozyskanych w ramach działań monitoringowych i na wskaźnikach ustalonych dla danego działania. Oceny te przeprowadza się co najmniej raz w okresie obowiązywania każdych wieloletnich ram finansowych i w miarę możliwości w odpowiednim czasie umożliwiającym uwzględnienie ustaleń w ocenach ex ante lub w ocenach skutków, które wykorzystuje się przy przygotowaniu związanych z nimi programów i działań.

Artykuł 35

Obowiązkowa ocena skutków finansowych

1.   Do każdego wniosku lub inicjatywy, które są przedkładane władzy ustawodawczej przez Komisję, wysokiego przedstawiciela Unii do spraw zagranicznych i polityki bezpieczeństwa (zwanego dalej „wysokim przedstawicielem”) lub przez państwo członkowskie i które mogą mieć wpływ na budżet, włącznie ze zmianami w liczbie stanowisk, dołącza się ocenę skutków finansowych wykazującą szacunki w zakresie środków na płatności i środków na zobowiązania, ocenę różnych dostępnych wariantów finansowania oraz ocenę ex ante lub ocenę skutków przewidziane w art. 34.

Do każdej zmiany, która dotyczy wniosku lub inicjatywy przedłożonych władzy ustawodawczej i która może mieć znaczny wpływ na budżet, włącznie ze zmianami w liczbie stanowisk, dołącza się ocenę skutków finansowych przygotowaną przez instytucję Unii proponującą daną zmianę.

Ocena skutków finansowych zawiera dane finansowe i gospodarcze niezbędne władzy ustawodawczej do oceny zapotrzebowania na działanie Unii. Ocena ta zawiera odpowiednie informacje dotyczące spójności z innymi działaniami Unii oraz wszelkich możliwych efektów synergii.

W przypadku operacji wieloletnich ocena skutków finansowych zawiera możliwy do przewidzenia harmonogram rocznego zapotrzebowania w zakresie środków na zobowiązania i środków na płatności oraz stanowisk, w tym również personelu zewnętrznego, a także ocenę średnioterminowego i – w miarę możliwości – długoterminowego wpływu finansowego wywieranego przez to zapotrzebowanie.

2.   W trakcie procedury budżetowej Komisja dostarcza informacje niezbędne do porównania zmian w poziomie wymaganych środków z pierwotnymi prognozami przedstawionymi w ocenie skutków finansowych, w świetle postępów w pracach nad wnioskiem lub inicjatywą przedłożonymi władzy ustawodawczej.

3.   W celu ograniczenia ryzyka nadużyć finansowych, nieprawidłowości i nieosiągnięcia celów ocena skutków finansowych zawiera informacje dotyczące ustanawianego systemu kontroli wewnętrznej, szacunki kosztów i korzyści związanych z kontrolami wynikającymi z takiego systemu, ocenę spodziewanego poziomu ryzyka błędu, a także informacje dotyczące istniejących i planowanych środków zapobiegania nadużyciom finansowym oraz środków ochronnych.

Ocena taka uwzględnia prawdopodobną skalę i rodzaj błędów, a także specyfikę danego obszaru polityki oraz mające do niego zastosowanie przepisy.

4.   Przedstawiając zmienione lub nowe wnioski w sprawie wydatkowania środków, Komisja szacuje koszty i korzyści wiążące się z systemami kontroli oraz spodziewany poziom ryzyka błędu, o którym mowa w ust. 3.

Artykuł 36

Wewnętrzna kontrola wykonania budżetu

1.   Zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami budżet wykonuje się przy zapewnieniu skutecznej i efektywnej kontroli wewnętrznej odpowiedniej dla każdej z metod wykonywania oraz zgodnie z odpowiednimi przepisami sektorowymi.

2.   Do celów wykonania budżetu kontrolę wewnętrzną stosuje się na wszystkich szczeblach zarządzania i ma ona zapewnić wystarczającą pewność co do osiągnięcia następujących celów:

a)

skuteczności, efektywności i oszczędności w odniesieniu do operacji;

b)

wiarygodności sprawozdawczości;

c)

ochrony aktywów i informacji;

d)

zapobiegania nieprawidłowościom, w tym nadużyciom finansowym, korupcji, konfliktom interesów i podwójnemu finansowaniu oraz ich wykrywania, korygowania i prowadzenia działań następczych, także poprzez dobrowolne korzystanie z jednolitego zintegrowanego i interoperacyjnego systemu informowania i monitorowania, obejmującego jednolite narzędzie do eksploracji danych i punktowej oceny ryzyka, dostarczonego przez Komisję, umożliwiającego dostęp do danych dotyczących odbiorców środków finansowych Unii, w tym ich beneficjentów rzeczywistych zdefiniowanych w art. 3 pkt 6 dyrektywy (UE) 2015/849, oraz elektroniczne automatyczne wyszukiwanie takich danych, ich rejestrowanie, przechowywanie i analizowanie, zgodnie z przepisami sektorowymi;

e)

odpowiedniego zarządzania ryzykiem związanym ze zgodnością z prawem i prawidłowością operacji leżących u podstaw rozliczeń, z uwzględnieniem wieloletniego charakteru programów, jak również charakteru danych płatności.

3.   Podstawą skutecznej kontroli wewnętrznej są najlepsze praktyki międzynarodowe, w szczególności następujące elementy:

a)

rozdzielenie obowiązków;

b)

odpowiednia strategia w zakresie zarządzania ryzykiem i kontroli, która obejmuje kontrole na szczeblu odbiorców;

c)

odpowiednia ścieżka audytu oraz integralność danych w systemach danych, także elektronicznych;

d)

procedury monitorowania skuteczności i efektywności;

e)

procedury prowadzenia działań następczych w przypadku stwierdzenia uchybień oraz wyjątków w systemie kontroli wewnętrznej;

f)

okresowa ocena prawidłowego funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej.

4.   Efektywna kontrola wewnętrzna opiera się na następujących elementach:

a)

wdrożeniu odpowiedniej strategii w zakresie zarządzania ryzykiem i kontroli skoordynowanej przez odpowiednich uczestników łańcucha kontroli;

b)

dostępności rezultatów przeprowadzonych kontroli dla wszystkich odpowiednich uczestników łańcucha kontroli;

c)

poleganiu, w stosownych przypadkach, na deklaracjach zarządczych partnerów wykonujących oraz na opiniach z niezależnych audytów, pod warunkiem że jakość pracy wykonanej w celu sporządzenia tych dokumentów jest odpowiednia i możliwa do zaakceptowania oraz że praca ta została wykonana stosownie do uzgodnionych standardów;

d)

terminowym zastosowaniu środków naprawczych, w tym również – w stosownych przypadkach – odstraszających kar;

e)

jasnym i jednoznacznym prawodawstwie leżącym u podstaw danych polityk, w tym również aktach podstawowych dotyczących elementów kontroli wewnętrznej;

f)

eliminowaniu wielokrotnych kontroli;

g)

poprawie relacji kosztów do korzyści w odniesieniu do działań kontrolnych.

5.   Jeżeli w trakcie wykonywania utrzymuje się wysoki poziom błędu, Komisja wskazuje uchybienia w systemach kontroli, analizuje koszty i korzyści wynikające z ewentualnych środków naprawczych oraz podejmuje lub proponuje odpowiednie działania, takie jak uproszczenie mających zastosowanie przepisów, udoskonalenie systemów kontroli oraz modyfikacja programu lub systemów realizacji.

6.   Do celów ust. 2 lit. d) niniejszego artykułu i bez uszczerbku dla drugiego akapitu niniejszego ustępu instytucje i organy Unii oraz osoby lub podmioty wykonujące budżet zgodnie z art. 62 ust. 1 udostępniają Komisji następujące informacje w formie elektronicznej, w interoperacyjnym i nadającym się do odczytu maszynowego formacie:

a)

w odniesieniu do odbiorcy: wszystkie informacje wymienione w art. 38 ust. 2 lit. a), b) i c) oraz art. 38 ust. 6 akapit drugi, a w przypadku osoby fizycznej również datę urodzenia;

b)

w odniesieniu do operacji: wszystkie informacje wymienione w art. 38 ust. 2 lit. d) i e), a także niepowtarzalny identyfikator operacji;

c)

w odniesieniu do beneficjentów rzeczywistych odbiorców, jeżeli odbiorca nie jest osobą prawną: imiona, nazwiska, daty urodzenia i numery identyfikacyjne VAT lub numery identyfikacji podatkowej, jeżeli numery te są dostępne, albo inny niepowtarzalny identyfikator krajowy.

Do celów niniejszego artykułu, w przypadku gdy państwa członkowskie otrzymują i wykonują budżet zgodnie z art. 62 ust. 1, zapewniają Komisji dostęp do informacji określonych w akapicie pierwszym tylko wtedy, gdy mają obowiązek rejestrowania i przechowywania takich informacji zgodnie z przepisami sektorowymi. Jeśli w przepisach sektorowych nie ma takiego obowiązku, państwa członkowskie mogą dobrowolnie zapewnić Komisji dostęp do informacji będących w ich posiadaniu, o których mowa w akapicie pierwszym.

Do końca 2027 r. Komisja przedstawia ocenę gotowości systemu, o którym mowa w ust. 2 lit. d) niniejszego artykułu, w odniesieniu do następujących kryteriów:

a)

zapewnienie interoperacyjności z odpowiednimi systemami informatycznymi i bazami danych, w tym z systemami i bazami danych państw członkowskich, umożliwiającej automatyczne przekazywanie odpowiednich informacji w czasie rzeczywistym, o ile jest to wykonalne, oraz unikanie powielania sprawozdawczości;

b)

wskaźniki ryzyka stosowane przez system, o którym mowa w ust. 2 lit. d) niniejszego artykułu, są wystarczająco jednolite, obiektywne, proporcjonalne i niezbędne do oceny ryzyka oraz opierają się na wiarygodnych źródłach informacji;

c)

system, o którym mowa w ust. 2 lit. d) niniejszego artykułu, pozwala na wykorzystywanie sztucznej inteligencji do analizy i interpretacji danych;

d)

system, o którym mowa w ust. 2 lit. d) niniejszego artykułu, jest zgodny z ogólnymi zasadami ochrony danych.

Do celów niniejszego artykułu „interoperacyjność” oznacza minimalny niezbędny zbiór danych z różnych źródeł i komunikację między różnymi źródłami w celu skutecznej oceny danych i potencjalnego ryzyka.

Instytucje i organy Unii, państwa członkowskie oraz osoby lub podmioty wykonujące budżet zgodnie z art. 62 ust. 1 mogą dobrowolnie korzystać z systemu, o którym mowa w ust. 2 lit. d) niniejszego artykułu.

7.   System, o którym mowa w ust. 2 lit. d) niniejszego artykułu, musi być zaprojektowany w sposób ułatwiający ocenę ryzyka na potrzeby dokonywania wyboru, udzielania zamówień, zarządzania finansami, monitorowania, prowadzenia dochodzeń, kontroli i audytów oraz przyczyniający się do skutecznego zapobiegania nieprawidłowościom, w tym nadużyciom finansowym, korupcji, konfliktom interesów i podwójnemu finansowaniu, oraz ich wykrywania, korygowania i prowadzenia działań następczych; system ten:

a)

stosuje wyłącznie wskaźniki ryzyka, które są obiektywne, proporcjonalne, niezbędne do oceny ryzyka, a także oparte na wiarygodnych źródłach danych i informacji;

b)

jest przeznaczony do użytku zgodnie z ogólnymi zasadami ochrony danych, w tym minimalizacji danych i ograniczenia ich przechowywania, mającymi zastosowanie do przetwarzania danych osobowych.

Dostęp do danych przetwarzanych w systemie, o którym mowa w ust. 2 lit. d) niniejszego artykułu, podlega mającym zastosowanie przepisom o ochronie danych, musi zapewniać poszanowanie zasad konieczności i proporcjonalności oraz przysługuje jedynie instytucjom i organom Unii wykonującym budżet, państwom członkowskim wykonującym budżet zgodnie z art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. b), państwom członkowskim otrzymującym i wykonującym środki finansowe Unii zgodnie z art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. a), osobom lub podmiotom wykonującym budżet zgodnie z art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. c), unijnym organom dochodzeniowym, kontrolnym i audytowym, w tym OLAF, Trybunałowi Obrachunkowemu i EPPO, w ramach wykonywania ich odpowiednich kompetencji. Dane dostępne za pośrednictwem systemu, o którym mowa w ust. 2 lit. d) niniejszego artykułu, są udostępniane Parlamentowi Europejskiemu i Radzie indywidualnie dla każdego przypadku w zakresie niezbędnym i proporcjonalnym do wykonywania przez te instytucje ich odpowiednich kompetencji w kontekście procedury udzielania Komisji absolutorium.

Komisja jest administratorem w rozumieniu art. 3 pkt 8 rozporządzenia (UE) 2018/1725 i odpowiada za opracowanie systemu, o którym mowa w ust. 2 lit. d) niniejszego artykułu, zarządzanie tym systemem i nadzór nad nim, a także za zapewnienie bezpieczeństwa, integralności i poufności danych, uwierzytelnianie użytkowników oraz ochronę systemu informatycznego przed niewłaściwym zarządzaniem i wykorzystaniem.

Dane przechowywane są przez okres niezbędny i proporcjonalny do realizacji celu określonego w ust. 2 lit. d). Maksymalny możliwy okres przechowywania nie przekracza 10 lat od ostatniego wniosku o płatność za dany okres złożonego do Komisji.

8.   Do celów ust. 2 lit. d) niniejszego artykułu, art. 144 ust. 2 i art. 147 oraz oprócz wszelkich mających zastosowanie przepisów sektorowych osoby i podmioty wykonujące budżet na podstawie art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. b) oraz osoby i podmioty wykonujące środki finansowe, w przypadku gdy budżet jest wykonywany na podstawie art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. a) z udziałem państw członkowskich, przekazują Komisji za pośrednictwem dowolnych oficjalnych kanałów, takich jak ustanowiony przez Komisję zautomatyzowany system informowania wykorzystywany obecnie do zgłaszania nadużyć finansowych i nieprawidłowości (zwany dalej „systemem zarządzania nieprawidłowościami”), informacje na temat faktów i ustaleń stwierdzonych wyłącznie w kontekście prawomocnych wyroków lub ostatecznych decyzji administracyjnych odnośnie do podstaw określonych w art. 138 ust. 1 lit. c) pkt (iv) i lit. d), gdy dowiadują się o takich informacjach. Do tych samych celów państwa członkowskie przekazują inne niezbędne informacje, o które zwróci się Komisja, w szczególności informacje związane z administracyjnymi działaniami następczymi.

9.   Państwa członkowskie otrzymujące i wykonujące środki finansowe Unii na podstawie art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. a) stosują ust. 1–7 niniejszego artykułu.

10.   Do celów stosowania wymogów określonych w ust. 2, 3 i 6 niniejszego artykułu przez państwa członkowskie wykonujące budżet na podstawie art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. b) odniesienia do odbiorców rozumie się zgodnie z art. 38 ust. 1 akapit drugi.

11.   W ramach swojej strategii kontroli Komisja, w stosownych przypadkach, opracowuje i przeprowadza kontrole i audyty z wykorzystaniem zautomatyzowanych narzędzi informatycznych i powstających technologii.

ROZDZIAŁ 8

Zasada przejrzystości

Artykuł 37

Publikacja sprawozdań finansowych i budżetów

1.   Budżet uchwala się i wykonuje, a sprawozdania finansowe prezentuje zgodnie z zasadą przejrzystości.

2.   Przewodniczący Parlamentu Europejskiego nakazuje opublikowanie w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej budżetu i wszelkich budżetów korygujących w wersji, w jakiej zostały ostatecznie przyjęte.

Budżety publikuje się w terminie trzech miesięcy od daty stwierdzenia ich ostatecznego przyjęcia.

W oczekiwaniu na oficjalną publikację w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, najszybciej, jak to możliwe, oraz nie później niż cztery tygodnie po ostatecznym przyjęciu budżetu, ostateczne szczegółowe budżetowe dane liczbowe publikowane są, z inicjatywy Komisji, we wszystkich językach na stronach internetowych instytucji Unii.

Skonsolidowane roczne sprawozdanie finansowe publikuje się w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej oraz na stronach internetowych instytucji Unii.

Artykuł 38

Publikacja informacji o odbiorcach i innych informacji

1.   Komisja udostępnia na scentralizowanej stronie internetowej informacje o odbiorcach środków finansowych finansowanych z budżetu nie później niż w dniu 30 czerwca roku następującego po roku budżetowym, w którym na dane środki finansowe zaciągnięto zobowiązania prawne, w przypadku gdy budżet jest wykonywany przez Komisję zgodnie z art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. a), przez instytucje Unii zgodnie z art. 59 ust. 1 oraz przez organy Unii, o których mowa w art. 70 i 71.

Jeżeli budżet jest wykonywany zgodnie z art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. b) i c), a razem z państwami członkowskimi zgodnie z art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. a), Komisja udostępnia na swojej scentralizowanej stronie internetowej, o której mowa w akapicie pierwszym niniejszego ustępu, informacje o odbiorcach nie później niż w dniu 30 czerwca roku następującego po roku budżetowym, w którym zawarto umowę lub porozumienie określające warunki wsparcia. Jeżeli budżet jest wykonywany zgodnie z art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. b), odniesienia do odbiorców, zawarte w niniejszym artykule, rozumie się jako odniesienia do odbiorców, wykonawców, podwykonawców i beneficjentów, o których mowa w przepisach sektorowych. Informacje wymienione w ust. 2 niniejszego artykułu dotyczące takich odbiorców są publikowane, pod warunkiem że przepisy sektorowe wymagają ich gromadzenia i przechowywania.

2.   Z wyjątkiem przypadków, o których mowa w ust. 3, następujące informacje publikuje się w otwartym, interoperacyjnym i nadającym się do odczytu maszynowego formacie, który umożliwia sortowanie, przeszukiwanie, wyodrębnianie, porównywanie i ponowne wykorzystanie danych, z należytym uwzględnieniem wymogów dotyczących poufności i bezpieczeństwa, w szczególności ochrony danych osobowych:

a)

wskazanie czy odbiorca jest osobą fizyczną czy prawną;

b)

w przypadku osoby prawnej – pełna nazwa prawna odbiorcy i numer identyfikacyjny VAT lub numer identyfikacji podatkowej, jeżeli numery te są dostępne, albo inny niepowtarzalny identyfikator krajowy, a w przypadku osoby fizycznej – imię i nazwisko odbiorcy;

c)

dane umożliwiające lokalizację odbiorcy, a mianowicie:

(i)

adres odbiorcy, jeżeli odbiorca jest osobą prawną;

(ii)

region na poziomie NUTS 2, jeżeli odbiorca jest osobą fizyczną i ma miejsce zamieszkania na terenie Unii, lub kraj, jeżeli odbiorca jest osobą fizyczną i nie ma miejsca zamieszkania na terenie Unii;

d)

kwotę zobowiązania i, jeżeli jest to zobowiązanie wobec wielu odbiorców – podział tej kwoty na odbiorców, jeżeli taka informacja jest dostępna;

e)

charakter i cel środka.

3.   Informacji, o których mowa w ust. 2 niniejszego artykułu, nie publikuje się ani nie przekazuje się do publikacji zgodnie z ust. 6 niniejszego artykułu w przypadku:

a)

wsparcia na rzecz kształcenia wypłacanego osobom fizycznym oraz innego wsparcia bezpośredniego wypłacanego osobom fizycznym najbardziej potrzebującym, o których mowa w art. 194 ust. 4 lit. b);

b)

zamówień o bardzo niskiej wartości udzielanych ekspertom wybranym na podstawie art. 242 ust. 2, a także zamówień o bardzo niskiej wartości, poniżej kwoty, o której mowa w załączniku I pkt 14.4;

c)

wsparcia finansowego udzielanego za pomocą instrumentów finansowych lub gwarancji budżetowych na kwotę niższą niż 500 000 EUR;

d)

gdy ujawnienie informacji zagraża prawom i wolnościom zainteresowanych osób lub podmiotów, chronionym na mocy Karty praw podstawowych Unii Europejskiej, lub szkodzi interesom handlowym odbiorców;

e)

gdy publikacja nie jest wymagana przepisami sektorowymi, jeżeli budżet wykonywany jest zgodnie z art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. b).

W przypadkach, o których mowa w akapicie pierwszym lit. c), udostępniane informacje ograniczają się do danych statystycznych, zagregowanych zgodnie z odpowiednimi kryteriami, takimi jak położenie geograficzne, ekonomiczna typologia odbiorców, rodzaj otrzymanego wsparcia oraz obszar polityki Unii, w ramach którego takie wsparcie zostało udzielone.

W przypadku osób fizycznych ujawnienie informacji, o których mowa w ust. 2, opiera się na odpowiednich kryteriach, takich jak częstotliwość lub rodzaj środka oraz odnośne kwoty.

4.   Osoby lub podmioty wykonujące środki finansowe Unii zgodnie z art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. c) publikują informacje o odbiorcach zgodnie z zasadami i procedurami tych osób lub podmiotów w zakresie, w jakim zasady te uznaje się za równoważne w następstwie oceny przeprowadzonej przez Komisję na podstawie art. 157 ust. 3 i 4 akapit pierwszy lit. e), oraz pod warunkiem że każda publikacja danych osobowych podlega zabezpieczeniom równoważnym zabezpieczeniom określonym w niniejszym artykule.

Organy wyznaczone na podstawie art. 63 ust. 3 publikują informacje zgodnie z przepisami sektorowymi. Te przepisy sektorowe mogą, zgodnie z odpowiednią podstawą prawną, przewidywać odstępstwo od ust. 2 i 3 niniejszego artykułu oraz z uwzględnieniem specyfiki danego sektora.

Państwa członkowskie otrzymujące i wykonujące środki finansowe Unii na podstawie art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. a) zapewniają publikację ex post informacji na temat odbiorców tych środków na scentralizowanej stronie internetowej, o której mowa w ust. 1 niniejszego artykułu, zgodnie z ust. 2 i 3 niniejszego artykułu.

5.   Strony internetowe instytucji Unii muszą zawierać odniesienie do scentralizowanej strony internetowej, o której mowa w ust. 1 i na której można znaleźć informacje, o których mowa w tym ustępie.

Komisja odpowiednio i terminowo udostępnia informacje o scentralizowanej stronie internetowej, o której mowa w ust. 1, w tym również odniesienie do jej adresu, na której można znaleźć informacje przekazane przez państwa członkowskie, osoby, podmioty lub organy, o których mowa w ust. 4.

6.   Do celów ust.1 akapit pierwszy i drugi niniejszego artykułu oraz bez uszczerbku dla ust. 3 i 4 niniejszego artykułu oraz przepisów sektorowych Komisja wykorzystuje odpowiednie dane przechowywane w systemie, o którym mowa w art. 36 ust. 2 lit. d), do zasilania scentralizowanej strony internetowej, o której mowa w ust. 1 niniejszego artykułu, informacjami, o których mowa w ust. 2 niniejszego artykułu.

Ponadto, aby poprawić jakość przekazywanych danych, uwzględnia się w nich również numer identyfikacyjny VAT lub numer identyfikacji podatkowej osób fizycznych, jeżeli są dostępne, albo inny niepowtarzalny identyfikator krajowy, ale nie przekazuje się ich do publikacji.

7.   W przypadku publikacji danych osobowych informacje usuwa się dwa lata po zakończeniu roku budżetowego, w którym na dane środki finansowe zaciągnięto zobowiązanie prawne.

Jeżeli budżet wykonywany jest zgodnie z art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. b) i c), dane osobowe usuwa się dwa lata po zakończeniu roku budżetowego, w którym zawarto umowę lub porozumienie określające warunki wsparcia.

TYTUŁ III

UCHWALANIE I STRUKTURA BUDŻETU

ROZDZIAŁ 1

Uchwalanie budżetu

Artykuł 39

Preliminarz dochodów i wydatków

1.   Każda instytucja Unii inna niż Komisja sporządza preliminarz swoich dochodów i wydatków, który przed dniem 1 lipca każdego roku przesyła Komisji, a równocześnie przekazuje do wiadomości Parlamentowi Europejskiemu i Radzie.

2.   Wysoki przedstawiciel przeprowadza konsultacje z członkami Komisji odpowiedzialnymi za politykę rozwojową, politykę sąsiedztwa, współpracę międzynarodową, pomoc humanitarną i reagowanie kryzysowe, stosownie do zakresu kompetencji każdego z nich.

3.   Komisja sporządza swój preliminarz, który przesyła, bezpośrednio po jego przyjęciu, do Parlamentu Europejskiego i Rady. Przygotowując swój preliminarz, Komisja korzysta z informacji, o których mowa w art. 40.

Artykuł 40

Preliminarze budżetowe organów Unii, o których mowa w art. 70

Do dnia 31 stycznia każdego roku każdy organ Unii, o którym mowa w art. 70, zgodnie ze swoim aktem ustanawiającym, przesyła Komisji, Parlamentowi Europejskiemu i Radzie swój projekt jednolitego dokumentu programowego, który zawiera dane dotyczące jego rocznego i wieloletniego programowania, wraz z odpowiadającymi mu danymi dotyczącymi planowania w zakresie zasobów ludzkich i finansowych.

Artykuł 41

Projekt budżetu

1.   Komisja przedkłada wniosek zawierający projekt budżetu Parlamentowi Europejskiemu i Radzie do dnia 1 września roku poprzedzającego rok, w którym budżet ma zostać wykonany. Komisja przekazuje ten wniosek do wiadomości parlamentom narodowym.

Projekt budżetu zawiera skrócone ogólne zestawienie dochodów i wydatków Unii oraz zbiorczo przedstawia preliminarze, o których mowa w art. 39. Może również zawierać preliminarze inne niż te, które sporządziły instytucje Unii.

Struktura i prezentacja projektu budżetu muszą być zgodne z zasadami określonymi w art. 47–52.

Każda sekcja projektu budżetu poprzedzona jest wprowadzeniem sporządzonym przez daną instytucję Unii.

Komisja sporządza ogólne wprowadzenie do projektu budżetu. Ogólne wprowadzenie zawiera tabele finansowe obejmujące najważniejsze dane według tytułów oraz uzasadnienie zmian wysokości środków w porównaniu z poprzednim rokiem budżetowym według kategorii wydatków zapisanych w wieloletnich ramach finansowych.

2.   Aby zapewnić bardziej precyzyjne i wiarygodne prognozy skutków budżetowych obowiązujących przepisów i rozpatrywanych wniosków ustawodawczych, Komisja dołącza do projektu budżetu orientacyjne programowanie finansowe na kolejne lata, z podziałem na kategorie wydatków, obszary polityki i linie budżetowe. Pełne programowanie finansowe obejmuje kategorie wydatków objęte pkt 26 porozumienia międzyinstytucjonalnego z dnia 16 grudnia 2020 r. Dla kategorii wydatków nieobjętych pkt 26 tego porozumienia międzyinstytucjonalnego przedstawia się dane sumaryczne.

Po przyjęciu budżetu orientacyjne programowanie finansowe jest aktualizowane w celu uwzględnienia wyników procedury budżetowej oraz wszelkich innych stosownych decyzji.

3.   Komisja dołącza do projektu budżetu:

a)

tabelę porównawczą obejmującą projekt budżetu dla pozostałych instytucji Unii oraz przesłane Komisji pierwotne preliminarze pozostałych instytucji Unii, jak również, w stosownych przypadkach, przedstawiającą powody, dla których projekt budżetu zawiera preliminarze różniące się od preliminarzy sporządzonych przez inne instytucje Unii;

b)

wszelkie dokumenty robocze, jakie uzna za przydatne w związku z planami zatrudnienia instytucji Unii, przedstawiające najbardziej aktualny zatwierdzony plan zatrudnienia oraz prezentujące:

(i)

informacje dotyczące wszystkich pracowników zatrudnionych przez Unię, w podziale na rodzaj umowy o pracę;

(ii)

oświadczenie dotyczące polityki w zakresie stanowisk i personelu zewnętrznego oraz równowagi płci;

(iii)

liczbę stanowisk faktycznie obsadzonych na ostatni dzień roku poprzedzającego rok, w którym przedstawiany jest projekt budżetu, oraz roczną średnią ekwiwalentów pełnego czasu pracy faktycznie obsadzonych dla tego roku poprzedzającego, w podziale na grupy zaszeregowania, płeć i jednostki administracyjne;

(iv)

wykaz stanowisk w podziale na obszary polityki;

(v)

dla każdej kategorii personelu zewnętrznego – wstępnie szacowaną liczbę ekwiwalentów pełnego czasu pracy na podstawie zatwierdzonych środków, a także liczbę osób faktycznie zatrudnionych na początku roku, w którym przedstawiany jest projekt budżetu, w podziale na grupy funkcyjne oraz – w stosownych przypadkach – grupy zaszeregowania;

c)

dla organów Unii, o których mowa w art. 70 i 71 – dokument roboczy przedstawiający dochody i wydatki, a także wszelkie informacje dotyczące personelu, o których mowa w lit. b) niniejszego akapitu;

d)

dokument roboczy dotyczący planowanego wykonania środków na dany rok budżetowy, zawierający informacje o wykonaniu dochodów przeznaczonych na określony cel w poprzednim roku, w tym o kwotach przeniesionych na dany rok budżetowy, oraz dotyczący zobowiązań pozostających do spłaty;

e)

w odniesieniu do środków na administrację – dokument roboczy przedstawiający wydatki administracyjne, których wykonaniem zajmuje się Komisja w ramach dotyczącej jej sekcji budżetu, oraz dokument roboczy dotyczący polityki Komisji w zakresie nieruchomości, o którym mowa w art. 272 ust. 1;

f)

dokument roboczy dotyczący projektów pilotażowych i działań przygotowawczych, zawierający także ocenę rezultatów oraz opis planowanych działań następczych;

g)

w odniesieniu do finansowania organizacji międzynarodowych – dokument roboczy zawierający:

(i)

zestawienie wszystkich wkładów w podziale na programy lub fundusze Unii oraz na poszczególne organizacje międzynarodowe;

(ii)

uzasadnienie precyzujące powody, dla których bardziej efektywne jest dla Unii finansowanie tych organizacji międzynarodowych niż bezpośrednie działanie;

h)

dokumenty programowe lub wszelkie inne stosowne dokumenty zawierające:

(i)

informacje dotyczące polityk i celów Unii, do których realizacji dany program ma się przyczynić;

(ii)

wyraźne uzasadnienie interwencji na szczeblu Unii zgodnie, między innymi, z zasadą pomocniczości;

(iii)

informacje o postępie w osiąganiu celów programu, zgodnie z art. 33;

(iv)

pełne uzasadnienie zawierające analizę kosztów i korzyści dla proponowanych zmian w poziomie środków;

(v)

informacje o wskaźnikach wykonania programu w bieżącym i poprzednim roku budżetowym;

vi)

skrócone zestawienie harmonogramu płatności podsumowujące – w podziale na program i dział – płatności należne w kolejnych latach budżetowych na pokrycie zobowiązań budżetowych zaproponowanych w projekcie budżetu i zaciągniętych w poprzednich latach budżetowych.

W przypadkach gdy partnerstwa publiczno-prywatne korzystają z instrumentów finansowych, informacje dotyczące tych instrumentów zawarte są w dokumencie roboczym, o którym mowa w ust. 4.

4.   W przypadku gdy Komisja korzysta z instrumentów finansowych, dołącza do projektu budżetu dokument roboczy przedstawiający dla każdego instrumentu finansowego następujące elementy:

a)

odniesienie do instrumentu finansowego i jego aktu podstawowego, wraz z ogólnym opisem instrumentu, jego wpływ na budżet, jego czas trwania oraz wartość dodaną wkładu Unii;

b)

instytucje finansowe uczestniczące we wdrażaniu, w tym również wszelkie kwestie dotyczące stosowania art. 158 ust. 2;

c)

wkład instrumentu finansowego w realizację celów danego programu, mierzony przy pomocy ustalonych wskaźników, w tym również, w stosownych przypadkach, wskaźnika dywersyfikacji geograficznej;

d)

planowane operacje, w tym również docelowe wielkości na podstawie efektu dźwigni i kapitału prywatnego, którego uruchomienie jest spodziewane, lub, jeśli dane te są niedostępne, na podstawie efektu dźwigni wynikającego z istniejących instrumentów finansowych;

e)

linie budżetowe odpowiadające odnośnym operacjom oraz zagregowane zobowiązania budżetowe i płatności z budżetu;

f)

średni czas od zaciągnięcia zobowiązania budżetowego dotyczącego instrumentów finansowych do zobowiązań prawnych, które dotyczą poszczególnych projektów, w formie kapitału lub zadłużenia, w przypadku gdy czas ten przekracza trzy lata;

g)

dochód i spłaty na mocy art. 212 ust. 3, przedstawione oddzielnie, wraz z oceną ich wykorzystania;

h)

wartość inwestycji kapitałowych w odniesieniu do poprzednich lat;

i)

łączną kwotę rezerw na pokrycie ryzyka i zobowiązań, a także wszelkie informacje dotyczące ekspozycji Unii na ryzyko finansowe, w tym również wszelkie zobowiązania warunkowe;

j)

straty poniesione z tytułu aktywów i wypłacone gwarancje, ze wskazaniem danych liczbowych zarówno za poprzedni rok, jak i odpowiednich skumulowanych danych liczbowych;

k)

wykonanie instrumentu finansowego, w tym również zrealizowane inwestycje oraz planowany i uzyskany efekt dźwigni i efekt mnożnikowy, jak również kwotę uruchomionego kapitału prywatnego;

l)

przewidziane zasoby we wspólnym funduszu rezerw oraz, w stosownych przypadkach, saldo na rachunku powierniczym.

Dokument roboczy, o którym mowa w akapicie pierwszym, zawiera także zestawienie wydatków administracyjnych wynikających z opłat za zarządzanie instrumentami finansowymi oraz wydatków poniesionych w celu pokrycia innych kosztów finansowych i operacyjnych związanych z tym zarządzaniem, w ujęciu ogólnym oraz w podziale na podmioty zarządzające i instrumenty finansowe objęte zarządzaniem.

Komisja wyjaśnia przyczyny odstępu czasowego, o którym mowa w akapicie pierwszym lit. f), i w stosownych przypadkach przedstawia plan działania mający na celu skrócenie tego czasu w ramach rocznej procedury udzielania absolutorium.

W dokumencie roboczym, o którym mowa w akapicie pierwszym, podsumowuje się – w formie jasnej i zwięzłej tabeli – informacje w podziale na poszczególne instrumenty finansowe.

5.   W przypadku gdy Unia udzieliła gwarancji budżetowej, Komisja dołącza do projektu budżetu dokument roboczy przedstawiający dla każdej gwarancji budżetowej i dla wspólnego funduszu rezerw następujące informacje:

a)

odniesienie do gwarancji budżetowej i jej aktu podstawowego, wraz z ogólnym opisem gwarancji budżetowej, jej wpływ na zobowiązania finansowe dla budżetu, jej czas obowiązywania oraz wartość dodaną unijnego wsparcia;

b)

informacje o partnerach w odniesieniu do gwarancji budżetowej, w tym również wszelkie kwestie dotyczące stosowania art. 158 ust. 2;

c)

wkład gwarancji budżetowej w realizację celów danej gwarancji budżetowej, mierzony przy pomocy ustalonych wskaźników, w tym również, w stosownych przypadkach, wskaźnika dywersyfikacji geograficznej oraz uruchomienia zasobów z sektora prywatnego;

d)

informacje dotyczące operacji objętych gwarancją budżetową w ujęciu zagregowanym z podziałem na sektory, kraje i instrumenty, w tym również, w stosownych przypadkach, portfele i wsparcie łączone z innymi działaniami Unii;

e)

kwotę przekazaną odbiorcom, a także ocenę efektu dźwigni osiągniętego w ramach projektów wspartych dzięki gwarancji budżetowej;

f)

informacje zagregowane na takiej samej podstawie, o której mowa w lit. d), dotyczące przypadków uruchomienia gwarancji budżetowej, strat, zwrotów, kwot odzyskanych oraz wszelkich innych otrzymanych płatności;

g)

kwotę rezerw na zobowiązania wynikające z każdej gwarancji budżetowej i ocenę adekwatności wskaźnika zasilenia takich rezerw oraz potrzeby ich uzupełnienia;

h)

efektywny wskaźnik zasilenia wspólnego funduszu rezerw oraz, w stosownych przypadkach, późniejsze operacje zgodnie z art. 216 ust. 4.

6.   W przypadku gdy Komisja korzysta z funduszy powierniczych Unii na potrzeby działań zewnętrznych, dołącza do projektu budżetu szczegółowy dokument roboczy dotyczący działań wspieranych z tych funduszy powierniczych, zawierający następujące informacje:

a)

informacje dotyczące ich wykonania, obejmujące między innymi informacje dotyczące zasad monitorowania uzgodnionych z podmiotami wykonującymi fundusze powiernicze;

b)

koszty zarządzania nimi;

c)

wkłady od darczyńców innych niż Unia;

d)

wstępną ocenę ich wykonania na podstawie warunków określonych w art. 238 ust. 3;

e)

opis tego, w jaki sposób ich działania przyczyniły się do realizacji celów określonych w akcie podstawowym instrumentu, z którego pochodził wkład Unii na rzecz funduszy powierniczych.

7.   Komisja dołącza do projektu budżetu wykaz swoich decyzji o nałożeniu grzywien w dziedzinie prawa konkurencji oraz kwotę każdej nałożonej grzywny, wraz z informacjami dotyczącymi tego, czy grzywny stały się ostateczne lub czy są one lub też wciąż mogłyby stać się przedmiotem odwołania przed Trybunałem Sprawiedliwości Unii Europejskiej, a także, w miarę możliwości, wraz z informacjami dotyczącymi spodziewanego terminu, w którym każda z grzywien stanie się ostateczna. Komisja załącza również do projektu budżetu wykaz swoich decyzji oraz kwot, które zostały lub mogą zostać zapisane w budżecie jako dochody ujemne zgodnie z art. 48 ust. 2 lit. b).

8.   Komisja dołącza do projektu budżetu także wszelkie inne dokumenty robocze, jakie uzna za przydatne dla Parlamentu Europejskiego i Rady do celów oceny postulatów budżetowych.

9.   Zgodnie z art. 8 ust. 5 decyzji Rady 2010/427/UE (45) Komisja przekazuje Parlamentowi Europejskiemu i Radzie, wraz z projektem budżetu, dokument roboczy kompleksowo przedstawiający:

a)

wszystkie finansowane z budżetu wydatki administracyjne i operacyjne dotyczące działań zewnętrznych Unii, w tym również zadań w ramach WPZiB oraz wspólnej polityki bezpieczeństwa i obrony;

b)

łączne wydatki administracyjne ESDZ za poprzedni rok z podziałem na wydatki poszczególnych delegatur Unii i wydatki na administrację centralną ESDZ, wraz z wydatkami operacyjnymi z podziałem na obszary geograficzne (regiony, kraje), obszary tematyczne, delegatury Unii i misje Unii.

10.   Dokument roboczy, o którym mowa w ust. 9, przedstawia również:

a)

liczbę stanowisk w każdej grupie zaszeregowania w każdej kategorii oraz liczbę stanowisk stałych i czasowych, w tym również pracowników kontraktowych i miejscowych, zatwierdzonych w granicach środków poszczególnych delegatur Unii, a także w administracji centralnej ESDZ;

b)

wszelkie zwiększenia lub zmniejszenia – w stosunku do poprzedniego roku budżetowego – liczby stanowisk w poszczególnych grupach zaszeregowania i kategoriach, w administracji centralnej ESDZ i we wszystkich delegaturach Unii;

c)

liczbę stanowisk zatwierdzonych na dany rok budżetowy oraz na poprzedni rok budżetowy, a także liczbę stanowisk zajmowanych przez dyplomatów oddelegowanych z państw członkowskich oraz przez urzędników Unii;

d)

szczegółowy obraz całego personelu w delegaturach Unii w momencie przedstawiania projektu budżetu, w podziale na obszary geograficzne, płeć, poszczególne kraje i misje, z rozróżnieniem na stanowiska ujęte w planie zatrudnienia, pracowników kontraktowych, pracowników miejscowych i oddelegowanych ekspertów krajowych, oraz środki postulowane w projekcie budżetu na takie kategorie pracowników, wraz z odpowiednim oszacowaniem liczby ekwiwalentów pełnego czasu pracy na podstawie postulowanych środków.

Artykuł 42

List w sprawie poprawek do projektu budżetu

Na podstawie wszelkich nowych informacji, które nie były dostępne w momencie uchwalania projektu budżetu, Komisja może z własnej inicjatywy lub na wniosek innej instytucji Unii, w odniesieniu do dotyczących ich sekcji, przedłożyć równocześnie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie jeden lub większą liczbę listów w sprawie poprawek do projektu budżetu, zanim zwołany zostanie komitet pojednawczy, o którym mowa w art. 314 TFUE. Listy takie mogą obejmować list w sprawie poprawek aktualizujący, w szczególności, preliminarz wydatków na rolnictwo.

Artykuł 43

Obowiązki państw członkowskich będące wynikiem przyjęcia budżetu

1.   Przewodniczący Parlamentu Europejskiego ogłasza ostateczne przyjęcie budżetu zgodnie z procedurą przewidzianą w art. 314 ust. 9 TFUE i w art. 106a Traktatu Euratom.

2.   Po ogłoszeniu ostatecznego przyjęcia budżetu każde państwo członkowskie – od dnia 1 stycznia kolejnego roku budżetowego lub od dnia ogłoszenia ostatecznego przyjęcia budżetu, jeżeli nastąpiło to po dniu 1 stycznia – ma obowiązek dokonać na rzecz Unii należnych płatności, zgodnie z rozporządzeniami (UE, Euratom) nr 609/2014 i (UE, Euratom) 2021/770.

Artykuł 44

Projekty budżetów korygujących

1.   Komisja może przedstawiać projekty budżetów korygujących dotyczące głównie dochodów w następujących okolicznościach:

a)

w celu ujęcia w budżecie salda z poprzedniego roku budżetowego, zgodnie z procedurą ustanowioną w art. 18;

b)

w celu zmiany prognozy zasobów własnych na podstawie zaktualizowanych prognoz gospodarczych;

c)

w celu aktualizacji prognoz zasobów własnych i innych dochodów, a także dokonania przeglądu dostępności środków na płatności i zapotrzebowania na nie.

W przypadku niemożliwych do uniknięcia, wyjątkowych i nieprzewidzianych okoliczności Komisja może przedstawiać projekty budżetów korygujących o charakterze głównie wydatkowym.

2.   Wnioski w sprawie budżetów korygujących przedkładane przez instytucje Unii inne niż Komisja w takich samych okolicznościach jak te, o których mowa w ust. 1, przesyła się Komisji.

Przed przedstawieniem projektu budżetu korygującego Komisja i pozostałe zainteresowane instytucje Unii analizują możliwość realokacji stosownych środków, ze szczególnym uwzględnieniem wszelkich spodziewanych przypadków niepełnego wykonania środków.

Do budżetów korygujących zastosowanie ma art. 43. Budżety korygujące uzasadnia się poprzez odniesienie do budżetu, którego preliminarze zmieniają.

3.   Z wyjątkiem należycie uzasadnionych wyjątkowych okoliczności Komisja przedkłada projekty budżetów korygujących równocześnie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie do dnia 1 września każdego roku budżetowego. Do wniosków w sprawie budżetów korygujących od pozostałych instytucji Unii Komisja może dołączyć opinię.

4.   Projektom budżetów korygujących towarzyszą uzasadnienia oraz informacje dotyczące wykonania budżetu za poprzednie lata budżetowe i bieżący rok budżetowy, dostępne w chwili ich uchwalania.

Artykuł 45

Wcześniejsze przekazanie preliminarzy i projektów budżetów

Komisja, Parlament Europejski i Rada mogą uzgodnić przyspieszenie niektórych terminów przekazania preliminarzy oraz przyjęcia i przekazania projektu budżetu. Takie uzgodnienie nie może jednak skutkować skróceniem lub wydłużeniem okresów przewidzianych na analizę tych tekstów zgodnie z art. 314 TFUE i art. 106a Traktatu Euratom.

ROZDZIAŁ 2

Struktura i prezentacja budżetu

Artykuł 46

Struktura budżetu

Budżet składa się z:

a)

ogólnego zestawienia dochodów i wydatków;

b)

zestawień dochodów i wydatków przedstawionych w oddzielnych sekcjach dla każdej instytucji Unii, z wyjątkiem Rady Europejskiej i Rady, które figurują w tej samej sekcji.

Artykuł 47

Nomenklatura budżetowa

1.   Parlament Europejski i Rada klasyfikują dochody Komisji oraz dochody i wydatki pozostałych instytucji Unii zgodnie z ich rodzajem lub przeznaczeniem w ramach tytułów, rozdziałów, artykułów i pozycji.

2.   Zestawienie wydatków w sekcji budżetu dotyczącej Komisji sporządza się na podstawie nomenklatury przyjętej przez Parlament Europejski i Radę oraz klasyfikuje według celu wydatków.

Każdy tytuł odpowiada obszarowi polityki, a każdy rozdział – co do zasady – odpowiada danemu programowi lub danej działalności.

Każdy tytuł może obejmować środki operacyjne i środki administracyjne. Środki administracyjne na dany tytuł grupuje się w jednym rozdziale.

Nomenklatura budżetowa musi być zgodna z zasadami specyfikacji, należytego zarządzania finansami i przejrzystości. Musi ona zapewniać jasność i przejrzystość niezbędne w procesie budżetowym, ułatwiając identyfikację najważniejszych celów określonych w odpowiednich podstawach prawnych i umożliwiając wybór priorytetów politycznych oraz efektywną i skuteczną realizację.

3.   Komisja może wystąpić z postulatem dodania zapisu symbolicznego „pro memoria” do zapisu bez zatwierdzonych środków. Taki postulat zatwierdza się zgodnie z procedurą określoną w art. 31.

4.   Jeżeli środki administracyjne w poszczególnych tytułach są przedstawiane w podziale na cele, klasyfikuje się je w następujący sposób:

a)

wydatki na pracowników zatwierdzonych w planie zatrudnienia, które obejmują kwotę środków i liczbę stanowisk w planie zatrudnienia odpowiadających tym wydatkom;

b)

wydatki na personel zewnętrzny i inne wydatki, o których mowa w art. 30 ust. 1 akapit pierwszy lit. b) i które są finansowane w ramach działu „Administracja” wieloletnich ram finansowych;

c)

wydatki na budynki i inne związane z tym wydatki, łącznie ze sprzątaniem i utrzymaniem, czynszem i kosztami wynajmu, telekomunikacją, wodą, gazem i energią elektryczną;

d)

wydatki na personel zewnętrzny i pomoc techniczną bezpośrednio związane z realizacją programów.

Wydatki administracyjne Komisji o charakterze wspólnym dla kilku tytułów klasyfikuje się według rodzaju i ujmuje się je w odrębnym skróconym zestawieniu.

Artykuł 48

Dochody ujemne

1.   Budżet nie może zawierać dochodów ujemnych.

2.   W drodze odstępstwa od ust. 1 niniejszego artykułu od dochodów budżetowych odlicza się:

a)

ujemne oprocentowanie depozytów ogółem;

b)

wszelkie odsetki lub inne opłaty należne zainteresowanym stronom, w tym wszelkie ujemne zwroty związane z kwotami grzywien, innych kar lub sankcji nałożonych na mocy TFUE lub Traktatu Euratom, o których mowa w art. 108 ust. 1, w przypadku gdy takie kwoty zostają anulowane lub zmniejszone przez Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej.

W odniesieniu do akapitu pierwszego lit. b) odsetki lub inne należne opłaty ujmuje się w projekcie budżetu w konkretnej linii budżetowej, a Komisja aktualizuje informacje, o których mowa w art. 41 ust. 7 zdanie drugie, wraz z budżetem korygującym, o którym mowa w art. 18 ust. 3.

3.   Zasoby własne wpłacane na mocy decyzji (UE, Euratom) 2020/2053 muszą być kwotami netto i w takiej postaci wykazuje się je w skróconym zestawieniu dochodów w budżecie.

Artykuł 49

Środki tymczasowe

1.   Każda sekcja budżetu może zawierać tytuł „Środki tymczasowe”. Środki zapisuje się w takim tytule w każdym z następujących przypadków:

a)

w momencie uchwalania budżetu nie istnieje akt podstawowy dla danego działania;

b)

istnieją poważne wątpliwości co do adekwatności środków lub co do możliwości wykonania – na warunkach zgodnych z zasadą należytego zarządzania finansami – środków zapisanych w danych liniach budżetowych.

Środki w tym tytule mogą być wykorzystane dopiero po dokonaniu przesunięć zgodnie z procedurą określoną w art. 30 ust. 2 lit. a) niniejszego rozporządzenia, w przypadku gdy przyjęcie aktu podstawowego podlega procedurze określonej w art. 294 TFUE, a we wszystkich pozostałych przypadkach – zgodnie z procedurą określoną w art. 31 niniejszego rozporządzenia.

2.   W przypadku poważnych trudności z wykonaniem Komisja może zaproponować, w trakcie roku budżetowego, przesunięcie środków do tytułu „Środki tymczasowe”. Decyzję w sprawie takich przesunięć podejmują Parlament Europejski i Rada zgodnie z art. 31.

Artykuł 50

Rezerwa ujemna

Sekcja budżetu dotycząca Komisji może obejmować rezerwę ujemną ograniczoną do maksymalnej wysokości 200 000 000 EUR. Taka rezerwa, którą zapisuje się w oddzielnym tytule, zawiera wyłącznie środki na płatności.

Tę rezerwę ujemną wykorzystuje się przed końcem roku budżetowego w drodze przesunięcia środków zgodnie z procedurą określoną w art. 30 i 31.

Artykuł 51

Rezerwa na pomoc nadzwyczajną

1.   Sekcja budżetu dotycząca Komisji obejmuje rezerwę na pomoc nadzwyczajną dla państw trzecich.

2.   Rezerwę, o której mowa w ust. 1, wykorzystuje się przed końcem roku budżetowego w drodze przesunięcia środków zgodnie z procedurą określoną w art. 30 i 32.

Artykuł 52

Prezentacja budżetu

1.   W budżecie przedstawia się:

a)

w ogólnym zestawieniu dochodów i wydatków:

(i)

szacowane dochody Unii na bieżący rok budżetowy („rok n”);

(ii)

szacowane dochody za poprzedni rok budżetowy oraz dochody za rok n–2;

(iii)

środki na zobowiązania i środki na płatności na rok n;

(iv)

środki na zobowiązania i środki na płatności za poprzedni rok budżetowy;

(v)

zobowiązania zaciągnięte i wydatki zrealizowane w roku n–2, przy czym wydatki wyraża się również jako wartość procentową budżetu na rok n;

(vi)

odpowiednie uwagi na temat poszczególnych części, zgodnie z art. 47 ust. 1, obejmujące odniesienia do aktu podstawowego, w przypadku gdy taki akt istnieje, jak również wszystkie stosowne wyjaśnienia dotyczące charakteru i celu środków;

b)

w każdej sekcji – dochód i wydatki według tej samej struktury, którą określono w lit. a);

c)

w odniesieniu do personelu:

(i)

dla każdej sekcji – plan zatrudnienia określający liczbę stanowisk w poszczególnych grupach zaszeregowania dla poszczególnych kategorii i służb oraz liczbę stanowisk stałych i czasowych zatwierdzonych w granicach środków;

(ii)

plan zatrudnienia dotyczący personelu wynagradzanego ze środków przeznaczonych na badania i rozwój technologiczny w ramach działań bezpośrednich oraz plan zatrudnienia dotyczący personelu wynagradzanego z tych samych środków na działania pośrednie; plany zatrudnienia klasyfikuje się według kategorii i grup zaszeregowania z rozróżnieniem na stanowiska stałe i czasowe, zatwierdzone w granicach środków;

(iii)

plan zatrudnienia określający liczbę stanowisk w podziale na grupy zaszeregowania i kategorie dla każdego organu Unii, o którym mowa w art. 70, otrzymującego wkład pokrywany z budżetu. W planach zatrudnienia, oprócz liczby stanowisk zatwierdzonych na dany rok budżetowy, wykazuje się liczbę stanowisk zatwierdzonych na poprzedni rok. Personel Agencji Dostaw Euratomu ujmuje się oddzielnie w planie zatrudnienia Komisji;

d)

w odniesieniu do pomocy finansowej i gwarancji budżetowych:

(i)

w ogólnym zestawieniu dochodów – linie budżetowe odpowiadające stosownym operacjom, w których zapisuje się wszelkie zwroty otrzymane od odbiorców, którzy początkowo nie wykonali swoich zobowiązań. Linie te oznacza się zapisem symbolicznym „pro memoria” i towarzyszą im odpowiednie uwagi;

(ii)

w sekcji budżetu dotyczącej Komisji:

—

linie budżetowe obejmujące gwarancje budżetowe w odniesieniu do danych operacji. Linie te oznacza się zapisem symbolicznym „ pro memoria ”, pod warunkiem że nie powstało żadne rzeczywiste obciążenie, które musi zostać pokryte z ostatecznych zasobów,

—

uwagi zawierające odniesienie do aktu podstawowego oraz wielkość przewidywanych operacji, czas ich trwania oraz gwarancję finansową zapewnioną przez Unię w odniesieniu do takich operacji;

(iii)

w dokumencie załączonym do sekcji budżetu dotyczącej Komisji, orientacyjnie, również informacje o powiązanym ryzyku:

—

bieżące operacje kapitałowe i zarządzanie długiem,

—

operacje kapitałowe i zarządzanie długiem na rok n;

—

kompleksowe zestawienie operacji zaciągania i udzielania pożyczek; zestawienie to obejmuje między innymi szczegółowe informacje na temat terminów zapadalności, harmonogramu płatności, należnych odsetek na poziomie zagregowanym, bazy inwestorów na rynku pierwotnym oraz, w stosownych przypadkach, wielkości i kosztów wspólnej puli płynności stanowiącej podstawę zróżnicowanej strategii finansowania, a także plan zaciągania pożyczek;

e)

w odniesieniu do instrumentów finansowych, które mają zostać ustanowione bez aktu podstawowego:

(i)

linie budżetowe odpowiadające odnośnym operacjom;

(ii)

ogólny opis instrumentów finansowych, w tym również czas ich trwania i ich wpływ na budżet;

(iii)

planowane operacje, w tym również docelowe wielkości w oparciu o oczekiwany efekt mnożnikowy i efekt dźwigni;

f)

w odniesieniu do środków finansowych wykonywanych przez osoby lub podmioty zgodnie z art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. c):

(i)

odniesienie do aktu podstawowego odnośnego programu;

(ii)

odpowiednie linie budżetowe;

(iii)

ogólny opis działania, w tym również czas jego trwania i jego wpływ na budżet;

g)

łączną kwotę wydatków na WPZiB zapisaną w jednym rozdziale, zatytułowanym „WPZiB” i zawierającym szczegółowe artykuły, obejmującą wydatki na WPZiB oraz zawierającą szczegółowe linie budżetowe, w których ujęte są co najmniej najważniejsze misje.

2.   Oprócz dokumentów, o których mowa w ust. 1, Parlament Europejski i Rada mogą dołączyć do budżetu wszelkie inne stosowne dokumenty.

Artykuł 53

Zasady dotyczące planów zatrudnienia w odniesieniu do personelu

1.   Plany zatrudnienia, o których mowa w art. 52 ust. 1 lit. c), stanowią bezwzględny limit dla każdej instytucji Unii lub każdego organu Unii. Poza ustalonym limitem nie można zatrudniać dodatkowego personelu.

Z wyjątkiem grup zaszeregowania AD 14, AD 15 i AD 16 każda instytucja Unii lub każdy organ Unii mogą jednak modyfikować swoje plany zatrudnienia maksymalnie w granicach 10 % zatwierdzonych stanowisk, z zastrzeżeniem następujących warunków:

a)

utrzymania na niezmienionym poziomie środków na personel przewidzianych na cały rok budżetowy;

b)

nieprzekroczenia limitu łącznej liczby stanowisk zatwierdzonych w poszczególnych planach zatrudnienia;

c)

udziału danej instytucji Unii lub danego organu Unii w analizie porównawczej z innymi instytucjami i organami Unii zainicjowanej przez Komisję w ramach przeglądu stanu zatrudnienia.

Nie później niż trzy tygodnie przed dokonaniem modyfikacji, o których mowa w akapicie drugim, dana instytucja Unii informuje Parlament Europejski i Radę o zamiarze dokonania takich modyfikacji. Jeżeli w tym terminie Parlament Europejski lub Rada przedstawią należycie uzasadnione zastrzeżenia, dana instytucja Unii powstrzymuje się od dokonywania modyfikacji, a zastosowanie ma procedura określona w art. 44.

2.   Na zasadzie odstępstwa od ust. 1 akapit pierwszy skutki zatrudnienia w niepełnym wymiarze godzin zatwierdzonego przez organ powołujący zgodnie z regulaminem pracowniczym mogą być kompensowane zatrudnieniem dodatkowego personelu.

ROZDZIAŁ 3

Dyscyplina budżetowa

Artykuł 54

Zgodność z wieloletnimi ramami finansowymi oraz decyzją w sprawie systemu zasobów własnych Unii Europejskiej

Budżet musi być zgodny z wieloletnimi ramami finansowymi oraz decyzją (UE, Euratom) 2020/2053.

Artykuł 55

Zgodność aktów Unii z budżetem

W przypadku gdy wykonanie aktu Unii wiąże się z przekroczeniem kwoty środków dostępnych w budżecie, taki akt wykonuje się pod względem finansowym dopiero po dokonaniu odpowiedniej korekty budżetu.

TYTUŁ IV

WYKONANIE BUDŻETU

ROZDZIAŁ 1

Przepisy ogólne

Artykuł 56

Wykonywanie budżetu zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami

1.   Komisja wykonuje dochody i wydatki budżetowe zgodnie z niniejszym rozporządzeniem, na własną odpowiedzialność oraz w granicach zatwierdzonych środków.

2.   Państwa członkowskie współpracują z Komisją w taki sposób, aby środki były wykorzystywane zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami.

Artykuł 57

Informacje dotyczące przekazywania danych osobowych do celów audytu

W procedurach wyboru, w tym we wszelkich zaproszeniach publikowanych w związku z procedurami udzielania dotacji, przekazywania darowizn o charakterze niefinansowym, udzielania zamówień lub przyznawania nagród, przeprowadzanymi w ramach zarządzania bezpośredniego, potencjalnych beneficjentów, kandydatów, oferentów i uczestników informuje się, zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2018/1725, że do celów ochrony interesów finansowych Unii ich dane osobowe mogą być przekazywane służbom audytu wewnętrznego, Trybunałowi Obrachunkowemu, EPPO lub OLAF, a także między urzędnikami zatwierdzającymi Komisji oraz agencjami wykonawczymi, o których mowa w art. 69 niniejszego rozporządzenia, i organami Unii, o których mowa w art. 70 i 71 niniejszego rozporządzenia.

Artykuł 58

Akt podstawowy oraz wyjątki

1.   Środki zapisane w budżecie na jakiekolwiek działanie Unii mogą zostać wykorzystane dopiero po przyjęciu aktu podstawowego.

2.   Na zasadzie odstępstwa od ust. 1 oraz z zastrzeżeniem warunków określonych w ust. 3, 4 i 5 następujące środki można wykonać bez aktu podstawowego, o ile działania, które mają one finansować, podlegają kompetencjom Unii:

a)

środki na projekty pilotażowe o charakterze eksperymentalnym mające na celu zbadanie wykonalności działania i jego użyteczności;

b)

środki na działania przygotowawcze w obszarze zastosowania TFUE i Traktatu Euratom, mające na celu przygotowanie wniosków z myślą o przyjęciu przyszłych działań;

c)

środki na działania przygotowawcze w obszarze tytułu V TUE;

d)

środki na działania jednorazowe lub na działania o nieokreślonym czasie trwania, prowadzone przez Komisję w ramach zadań wynikających z jej instytucjonalnych prerogatyw przewidzianych w TFUE i Traktacie Euratom, innych niż prawo inicjatywy ustawodawczej w celu przedkładania wniosków, o których mowa w lit. b) niniejszego ustępu, oraz w ramach kompetencji szczególnych, które zostały jej przyznane bezpośrednio w art. 154, 156, 159 i 160 TFUE, art. 168 ust. 2, art. 171 ust. 2 i art. 173 ust. 2 TFUE, art. 175 akapit drugi TFUE, art. 181 ust. 2 TFUE, art. 190 TFUE, art. 210 ust. 2 i art. 214 ust. 6 TFUE oraz art. 70 i art. 77–85 Traktatu Euratom;

e)

środki na funkcjonowanie poszczególnych instytucji Unii w ramach ich autonomii administracyjnej.

3.   W odniesieniu do środków, o których mowa w ust. 2 lit. a), odnośne środki na zobowiązania można zapisać w budżecie na nie więcej niż dwa kolejne lata budżetowe. Łączna kwota środków na projekty pilotażowe nie może przekraczać 40 000 000 EUR w którymkolwiek roku budżetowym.

4.   W odniesieniu do środków, o których mowa w ust. 2 lit. b), działania przygotowawcze prowadzi się zgodnie ze spójnym podejściem i mogą one przyjmować różne formy. Odnośne środki na zobowiązania można zapisać w budżecie na nie więcej niż trzy kolejne lata budżetowe. Procedura dotycząca przyjęcia odpowiedniego aktu podstawowego musi zakończyć się przed końcem trzeciego roku budżetowego. W trakcie tej procedury zaciąganie zobowiązań musi uwzględniać szczególne cechy danego działania przygotowawczego w odniesieniu do planowanych działań, realizowanych celów i odbiorców. W związku z powyższym kwota środków, na które zaciągnięto zobowiązania, nie może odpowiadać kwocie środków przewidzianych na finansowanie samego ostatecznego działania.

Łączna kwota środków na nowe działania przygotowawcze, o których mowa w ust. 2 lit. b), nie może przekraczać 50 000 000 EUR w którymkolwiek roku budżetowym, a łączna kwota zobowiązań faktycznie zaciągniętych na działania przygotowawcze nie może przekraczać 100 000 000 EUR.

5.   W odniesieniu do środków, o których mowa w ust. 2 lit. c), działania przygotowawcze muszą być ograniczone do krótkiego okresu i ukierunkowane na stworzenie warunków do podjęcia przez Unię działania służącego realizacji celów WPZiB oraz do przyjęcia niezbędnych instrumentów prawnych.

Do celów prowadzenia przez Unię operacji zarządzania kryzysowego działania przygotowawcze mają służyć między innymi ocenie wymogów operacyjnych, zapewnieniu szybkiego rozmieszczenia zasobów w fazie początkowej lub stworzeniu na miejscu warunków do rozpoczęcia operacji. Działania przygotowawcze zatwierdza Rada, na wniosek wysokiego przedstawiciela.

W celu zapewnienia szybkiej realizacji działań przygotowawczych wysoki przedstawiciel jak najszybciej informuje Parlament Europejski i Komisję o zamiarze zainicjowania przez Radę działania przygotowawczego, podając w szczególności szacunkową wysokość potrzebnych na ten cel zasobów. Komisja podejmuje wszelkie środki niezbędne do zapewnienia szybkiej wypłaty środków finansowych.

Finansowanie działań zatwierdzonych przez Radę w celu przygotowania prowadzonych przez Unię operacji zarządzania kryzysowego na mocy tytułu V TUE obejmuje koszty dodatkowe – w tym również koszty ubezpieczenia od wysokiego ryzyka, koszty podróży i zakwaterowania oraz płatności z tytułu diet – wynikające bezpośrednio z konkretnego rozmieszczenia w terenie misji lub zespołu, w skład których wchodzą między innymi pracownicy instytucji Unii.

Artykuł 59

Wykonywanie budżetu przez instytucje Unii inne niż Komisja

1.   Komisja powierza innym instytucjom Unii uprawnienia wymagane do wykonywania sekcji budżetu, które się do nich odnoszą.

2.   W celu ułatwienia wykonania swoich środków instytucje Unii mogą zawierać ze sobą umowy o gwarantowanym poziomie usług, w których określa się warunki regulujące świadczenie usług, dostawy produktów, wykonanie robót budowlanych lub wykonanie umów dotyczących nieruchomości.

Umowy te umożliwiają przesunięcia środków lub odzyskiwanie kosztów, które wynikają z wykonania tych umów.

3.   Umowy o gwarantowanym poziomie usług, o których mowa w ust. 2, mogą być również zawierane między poszczególnymi departamentami instytucji Unii, organami Unii, urzędami europejskimi, organami lub osobami, którym powierzono wykonanie określonych działań w ramach WPZiB na mocy tytułu V TUE, oraz biurem sekretarza generalnego Rady Najwyższej Szkół Europejskich. Komisja oraz inne instytucje Unii regularnie składają Parlamentowi Europejskiemu i Radzie sprawozdania dotyczące umów o gwarantowanym poziomie usług, jakie zawierają z innymi instytucjami Unii.

Artykuł 60

Delegowanie uprawnień do wykonywania budżetu

1.   Komisja i każda z pozostałych instytucji Unii może, w ramach swoich departamentów, delegować swoje uprawnienia w zakresie wykonywania budżetu zgodnie z warunkami określonymi w niniejszym rozporządzeniu oraz w swoich przepisach wewnętrznych, w granicach określonych w akcie o delegowaniu uprawnień. Podmioty, na które zostały w ten sposób wyraźnie delegowane uprawnienia, mogą działać wyłącznie w ich granicach.

2.   W uzupełnieniu ust. 1 Komisja może delegować swoje uprawnienia w zakresie wykonywania budżetu w odniesieniu do środków operacyjnych ujętych w sekcji budżetu, która jej dotyczy, na szefów delegatur Unii oraz, dla zapewnienia ciągłości działania podczas ich nieobecności, na zastępców szefów delegatur Unii. Takie delegowanie uprawnień pozostaje bez uszczerbku dla odpowiedzialności szefów delegatur Unii za wykonanie budżetu. W przypadku gdy nieobecność szefów delegatur Unii przekracza cztery tygodnie, Komisja dokonuje przeglądu swojej decyzji o delegowaniu uprawnień w zakresie wykonania budżetu. W przypadku gdy szefowie delegatur Unii oraz ich zastępcy – w razie nieobecności szefów – działają w charakterze subdelegowanych urzędników zatwierdzających Komisji, stosują oni przepisy Komisji dotyczące wykonania budżetu oraz podlegają tym samym obowiązkom i zasadom rozliczalności co wszyscy inni subdelegowani urzędnicy zatwierdzający Komisji.

Komisja może cofnąć delegowanie uprawnień, o których mowa w akapicie pierwszym, zgodnie ze swoimi własnymi zasadami.

Do celów akapitu pierwszego wysoki przedstawiciel podejmuje środki niezbędne do ułatwienia współpracy między delegaturami Unii a departamentami Komisji.

3.   ESDZ może w wyjątkowych przypadkach delegować swoje uprawnienia w zakresie wykonywania budżetu w odniesieniu do środków administracyjnych ujętych w sekcji budżetu, która jej dotyczy, na personel Komisji zatrudniony w delegaturze Unii, gdy jest to konieczne dla zapewnienia ciągłości administracji takich delegatur podczas nieobecności właściwego urzędnika zatwierdzającego ESDZ z państwa, w którym znajduje się jego delegatura. W wyjątkowych przypadkach, gdy personel Komisji zatrudniony w delegaturach Unii działa w charakterze subdelegowanych urzędników zatwierdzających ESDZ, stosuje on przepisy wewnętrzne ESDZ dotyczące wykonania budżetu oraz podlega tym samym obowiązkom i zasadom rozliczalności, którym podlegają wszyscy pozostali subdelegowani urzędnicy zatwierdzający ESDZ.

ESDZ może cofnąć delegowanie uprawnień, o których mowa w akapicie pierwszym, zgodnie ze swoimi własnymi zasadami.

Artykuł 61

Konflikt interesów

1.   Podmiotom upoważnionym do działań finansowych w rozumieniu rozdziału 4 niniejszego tytułu oraz innym osobom, w tym również organom krajowym na dowolnym szczeblu, uczestniczącym w wykonaniu budżetu w ramach zarządzania bezpośredniego, pośredniego i dzielonego, w tym również w odnośnych działaniach przygotowawczych, a także w audycie lub kontroli, zakazuje się podejmowania jakichkolwiek działań, które mogą spowodować powstanie konfliktu ich interesów z interesami Unii. Podmioty te muszą również podejmować odpowiednie środki, aby zapobiegać powstaniu konfliktu interesów w ramach funkcji wchodzących w zakres ich odpowiedzialności, oraz aby zareagować na sytuacje, które obiektywnie można postrzegać jako konflikt interesów.

2.   W przypadku gdy istnieje ryzyko konfliktu interesów w odniesieniu do członka personelu organu krajowego, dana osoba kieruje sprawę do swojego przełożonego. W przypadku gdy takie ryzyko istnieje w odniesieniu do pracowników objętych regulaminem pracowniczym, dana osoba kieruje sprawę do odpowiedniego delegowanego urzędnika zatwierdzającego. Odpowiedni przełożony lub delegowany urzędnik zatwierdzający potwierdzają na piśmie, czy stwierdzono konflikt interesów. W razie stwierdzenia istnienia konfliktu interesów organ powołujący lub odpowiedni organ krajowy zapewniają, aby dana osoba zaprzestała jakichkolwiek działań w danej kwestii. Odpowiedni delegowany urzędnik zatwierdzający lub odpowiedni organ krajowy zapewniają, aby wszelkie dalsze stosowne działania zostały podjęte zgodnie z mającym zastosowanie prawem, w tym – w przypadkach dotyczących członka personelu organu krajowego – z przepisami tego kraju dotyczącymi konfliktu interesów.

3.   Do celów ust. 1 konflikt interesów istnieje wówczas, gdy bezstronne i obiektywne pełnienie funkcji podmiotu upoważnionego do działań finansowych lub innej osoby, o których mowa w ust. 1, jest zagrożone z uwagi na względy rodzinne, emocjonalne, sympatie polityczne lub związki z jakimkolwiek krajem, interes gospodarczy lub jakiekolwiek inne bezpośrednie lub pośrednie interesy osobiste.

ROZDZIAŁ 2

Metody wykonywania

Artykuł 62

Metody wykonywania budżetu

1.   Komisja wykonuje budżet według którejkolwiek z następujących metod:

a)

bezpośrednio (zarządzanie bezpośrednie), zgodnie z art. 125–156, przy pomocy swoich departamentów, w tym również swojego personelu w delegaturach Unii pod kierownictwem odpowiedniego szefa delegatury, zgodnie z art. 60 ust. 2, lub za pośrednictwem agencji wykonawczych, o których mowa w art. 69;

b)

w ramach zarządzania dzielonego z państwami członkowskimi (zarządzanie dzielone), zgodnie z art. 63 i art. 125–129;

c)

pośrednio (zarządzanie pośrednie), zgodnie z art. 125–152 i art. 157–162, w przypadku gdy przewiduje tak akt podstawowy lub w przypadkach, o których mowa w art. 58 ust. 2 lit. a)–d), w drodze powierzenia zadań związanych z wykonaniem budżetu następującym podmiotom:

(i)

państwom trzecim lub organom przez nie wyznaczonym, o których mowa w art. 161;

(ii)

organizacjom międzynarodowym lub ich agencjom w rozumieniu art. 159;

(iii)

Europejskiemu Bankowi Inwestycyjnemu (EBI) lub Europejskiemu Funduszowi Inwestycyjnemu (EFI) lub obu tym podmiotom działającym jako grupa (zwana dalej „grupą EBI”);

(iv)

organom Unii, o których mowa w art. 70 i 71;

(v)

podmiotom prawa publicznego, w tym również organizacjom w państwach członkowskich;

(vi)

podmiotom prawa prywatnego realizującym misję publiczną, w tym również organizacjom w państwach członkowskich, o ile zapewniono im odpowiednie gwarancje finansowe;

(vii)

podmiotom prawa prywatnego państwa członkowskiego, którym powierzono realizację partnerstwa publiczno-prywatnego i którym zapewniono odpowiednie gwarancje finansowe;

(viii)

organom lub osobom, którym powierzono realizację określonych działań w ramach WPZiB na mocy tytułu V TUE i które wskazano w odpowiednim akcie podstawowym;

(ix)

podmiotom, które mają siedzibę w państwie członkowskim, podlegają prawu prywatnemu państwa członkowskiego lub prawu Unii i kwalifikują się do powierzenia im, zgodnie z przepisami sektorowymi, wykonania środków finansowych Unii lub gwarancji budżetowych, w zakresie w jakim podmioty te podlegają kontroli podmiotów określonych w pkt (v) lub (vi) i zapewnia się im odpowiednie gwarancje finansowe w postaci odpowiedzialności solidarnej organów kontrolnych lub równoważnych gwarancji finansowych, i które w stosunku do każdego działania mogą zostać ograniczone do maksymalnej kwoty unijnego wsparcia.

W odniesieniu do akapitu pierwszego lit. c) pkt (vi) i (vii) kwota wymaganych gwarancji finansowych może zostać określona w odpowiednim akcie podstawowym i być ograniczona do maksymalnej kwoty wkładu Unii na rzecz danego podmiotu. W przypadku wielu gwarantów podział kwoty całkowitego zobowiązania, które ma być objęte gwarancjami, określa się w umowie o przyznanie wkładu, która może przewidywać, aby zobowiązanie każdego gwaranta było proporcjonalne do części wkładu każdego z nich na rzecz danego podmiotu.

2.   Do celów zarządzania bezpośredniego Komisja może korzystać z instrumentów, o których mowa w tytułach VII, VIII, IX, X i XII.

Do celów zarządzania dzielonego instrumenty służące wykonywaniu budżetu przewidziane są w przepisach sektorowych.

Do celów zarządzania pośredniego Komisja stosuje tytuł VI oraz – w przypadku instrumentów finansowych i gwarancji budżetowych – tytuły VI i X. Podmioty wykonujące budżet stosują instrumenty służące wykonywaniu budżetu określone w odpowiedniej umowie o przyznanie wkładu.

3.   Komisja jest odpowiedzialna za wykonanie budżetu zgodnie z art. 317 TFUE i nie może delegować tych zadań na osoby trzecie, w przypadku gdy takie zadania wiążą się z dużym zakresem swobody wiążącym się z podejmowaniem decyzji politycznych.

Komisja nie może zlecać na zewnątrz, na podstawie umów zgodnie z tytułem VII niniejszego rozporządzenia, zadań wiążących się ze sprawowaniem władzy publicznej i korzystaniem z uprawnień uznaniowych.

Artykuł 63

Zarządzanie dzielone z państwami członkowskimi

1.   W przypadku gdy Komisja wykonuje budżet w trybie zarządzania dzielonego, zadania związane z wykonaniem budżetu delegowane są na państwa członkowskie. Zarządzając środkami finansowymi Unii, Komisja i państwa członkowskie muszą przestrzegać zasad należytego zarządzania finansami, przejrzystości i niedyskryminacji oraz zapewniać widoczność działań Unii. W tym celu Komisja i państwa członkowskie wypełniają swoje odpowiednie obowiązki w zakresie kontroli i audytu oraz przyjmują wynikające z tych obowiązków zadania określone w niniejszym rozporządzeniu. Przepisy uzupełniające ustanawia się w przepisach sektorowych.

2.   Wypełniając zadania związane z wykonywaniem budżetu, państwa członkowskie podejmują wszelkie niezbędne środki, w tym również środki ustawodawcze, wykonawcze i administracyjne, aby chronić interesy finansowe Unii, w szczególności poprzez:

a)

zapewnianie prawidłowego i skutecznego wykonywania działań finansowanych z budżetu, zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami sektorowymi;

b)

wyznaczanie organów odpowiedzialnych za zarządzanie środkami finansowymi Unii i za ich kontrolowanie, zgodnie z ust. 3, i nadzorowanie takich organów;

c)

zapobieganie nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym, wykrywanie ich i korygowanie;

d)

współpracę, zgodnie z niniejszym rozporządzeniem i przepisami sektorowymi, z Komisją, OLAF, Trybunałem Obrachunkowym oraz, w przypadku państw członkowskich uczestniczących we wzmocnionej współpracy zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2017/1939, z EPPO.

W celu ochrony interesów finansowych Unii państwa członkowskie – przestrzegając zasady proporcjonalności oraz zgodnie z niniejszym artykułem i odpowiednimi przepisami sektorowymi – prowadzą kontrole ex ante i ex post, w tym również, w stosownych przypadkach, kontrole na miejscu na reprezentatywnych lub wybranych na podstawie analizy ryzyka próbkach transakcji. Odzyskują również nienależnie wypłacone środki finansowe, a w razie konieczności wszczynają postępowanie sądowe w tym zakresie.

Państwa członkowskie nakładają na odbiorców skuteczne, odstraszające i proporcjonalne kary, w przypadku gdy zostały one przewidziane w przepisach sektorowych lub w szczegółowych przepisach prawa krajowego.

W ramach prowadzonej przez siebie oceny ryzyka oraz zgodnie z przepisami sektorowymi Komisja monitoruje systemy zarządzania i kontroli wprowadzone w państwach członkowskich. W prowadzonych audytach Komisja przestrzega zasady proporcjonalności i uwzględnia poziom ryzyka ocenianego zgodnie z przepisami sektorowymi.

3.   Zgodnie z kryteriami i procedurami określonymi w przepisach sektorowych państwa członkowskie wyznaczają na odpowiednim szczeblu organy, które mają być odpowiedzialne za zarządzanie środkami finansowymi Unii i ich kontrolowanie. Organy takie mogą również wykonywać zadania niezwiązane z zarządzaniem środkami finansowymi Unii oraz powierzać niektóre ze swoich zadań innym organom.

Podejmując decyzję w sprawie wyznaczenia organów, państwa członkowskie mogą ją oprzeć na tym, czy systemy zarządzania i kontroli są zasadniczo takie same jak systemy już istniejące w poprzednim okresie i czy funkcjonowały one skutecznie.

Jeżeli wyniki audytów i kontroli wykazują, że wyznaczone organy nie spełniają już kryteriów ustalonych w przepisach sektorowych, państwa członkowskie podejmują środki niezbędne do zapewnienia usunięcia uchybień w realizacji zadań tych organów, w tym również przez odwołanie ich wyznaczenia zgodnie z przepisami sektorowymi.

Przepisy sektorowe określają rolę Komisji w procesie określonym w niniejszym ustępie.

4.   Organy wyznaczone zgodnie z ust. 3:

a)

ustanawiają skuteczny i efektywny system kontroli wewnętrznej, który – w stosownych przypadkach – może polegać na kontrolach cyfrowych, o których mowa w art. 36 ust. 11, i zapewniają jego funkcjonowanie;

b)

stosują system rachunkowości, który dostarcza rzetelnych, kompletnych i wiarygodnych informacji w sposób terminowy;

c)

dostarczają informacji wymaganych na mocy ust. 5, 6 i 7;

d)

zapewniają publikację ex post zgodnie z art. 38 ust. 2–7.

Wszelkie przetwarzanie danych osobowych musi być zgodne z rozporządzeniem (UE) 2016/679.

5.   Do dnia 15 lutego kolejnego roku budżetowego organy wyznaczone zgodnie z ust. 3 przekazują Komisji:

a)

zestawienie wydatków poniesionych w ramach wykonywania ich zadań w danym okresie referencyjnym określonym w przepisach sektorowych, które to wydatki zostały przedstawione Komisji w celu uzyskania zwrotu kosztów;

b)

roczne podsumowanie końcowych sprawozdań z audytu i przeprowadzonych kontroli, w tym również analizę charakteru i zakresu błędów i uchybień stwierdzonych w systemach, jak również podjętych lub planowanych działań naprawczych.

6.   Zestawienie, o którym mowa w ust. 5 lit. a), obejmuje płatności zaliczkowe oraz sumy, w odniesieniu do których prowadzone są lub zakończone zostały procedury odzyskiwania środków. Zestawieniu towarzyszy deklaracja zarządcza potwierdzająca, że w opinii osób odpowiedzialnych za zarządzanie środkami finansowymi:

a)

informacje są prawidłowo przedstawione, kompletne i rzetelne;

b)

wydatki zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem określonym w przepisach sektorowych;

c)

wprowadzone systemy kontroli zapewniają zgodność z prawem i prawidłowość operacji leżących u podstaw rozliczeń.

7.   Zestawieniu, o którym mowa w ust. 5 lit. a), oraz podsumowaniu, o którym mowa w lit. b) tego ustępu, towarzyszy opinia niezależnego podmiotu audytowego, sporządzona zgodnie z przyjętymi na szczeblu międzynarodowym standardami audytu. W opinii tej stwierdza się, czy zestawienie przedstawia prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji, czy wydatki, w odniesieniu do których zwrócono się do Komisji o zwrot kosztów, są zgodne z prawem i prawidłowe, oraz czy wprowadzone systemy kontroli funkcjonują prawidłowo. Opinia ta wskazuje również, czy przeprowadzony audyt podaje w wątpliwość stwierdzenia zawarte w deklaracji zarządczej, o której mowa w ust. 6.

W wyjątkowych przypadkach Komisja może na wniosek zainteresowanego państwa członkowskiego wydłużyć termin 15 lutego określony w ust. 5 do dnia 1 marca.

Państwa członkowskie mogą na odpowiednim szczeblu publikować informacje, o których mowa w ust. 5 i 6 oraz w niniejszym ustępie.

Ponadto państwa członkowskie mogą przedstawiać Parlamentowi Europejskiemu, Radzie i Komisji oświadczenia podpisane na odpowiednim szczeblu i oparte na informacjach, o których mowa w ust. 5 i 6 oraz w niniejszym ustępie.

8.   W celu zapewnienia wykorzystywania środków finansowych Unii zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami Komisja:

a)

stosuje procedury badania i zatwierdzania sprawozdań finansowych wyznaczonych organów, zapewniając kompletność, rzetelność i prawidłowość tych sprawozdań;

b)

wyłącza z unijnego finansowania wydatki, w przypadku których wypłaty nastąpiły z naruszeniem mającego zastosowanie prawa;

c)

wstrzymuje bieg terminów płatności lub zawiesza płatności, w przypadku gdy przewidują to przepisy sektorowe.

Komisja kończy w całości lub w części wstrzymanie biegu terminów płatności lub zawieszenie płatności po przedstawieniu uwag przez państwo członkowskie i niezwłocznie po podjęciu przez nie wszelkich niezbędnych środków. Roczne sprawozdanie z działalności, o którym mowa w art. 74 ust. 9, obejmuje wszystkie obowiązki wynikające z niniejszego ustępu.

9.   Przepisy sektorowe uwzględniają potrzeby programów z zakresu europejskiej współpracy terytorialnej, w szczególności jeśli chodzi o treść deklaracji zarządczych, proces, o którym mowa w ust. 3, oraz funkcję audytu.

10.   Komisja sporządza wykaz organów odpowiedzialnych, zgodnie z przepisami sektorowymi, za działania w zakresie zarządzania, certyfikacji i audytu.

11.   Państwa członkowskie mogą korzystać z zasobów przydzielonych im w ramach zarządzania dzielonego w połączeniu z operacjami i instrumentami realizowanymi na mocy rozporządzenia (UE) 2015/1017, zgodnie z warunkami określonymi w odpowiednich przepisach sektorowych.

ROZDZIAŁ 3

Urzędy europejskie i organy Unii

Sekcja 1

Urzędy europejskie

Artykuł 64

Zakres kompetencji urzędów europejskich

1.   Przed ustanowieniem nowego urzędu europejskiego Komisja dokonuje badania kosztów i korzyści oraz oceny powiązanego ryzyka, informuje Parlament Europejski i Radę o ich wynikach oraz proponuje zapisanie niezbędnych środków w załączniku do sekcji budżetu odnoszącej się do Komisji.

2.   W ramach swoich kompetencji urzędy europejskie:

a)

wykonują zadania obowiązkowe przewidziane w ich akcie ustanawiającym lub w innych aktach prawnych Unii;

b)

mogą – zgodnie z art. 66 – wykonywać zadania nieobowiązkowe zatwierdzone przez ich komitety zarządzające po rozważeniu kosztów i korzyści oraz powiązanego ryzyka dla zainteresowanych stron.

3.   Niniejsza sekcja ma zastosowanie do działalności OLAF, z wyjątkiem ust. 4 niniejszego artykułu, art. 66 oraz art. 67 ust. 1, 2 i 3.

4.   Audytor wewnętrzny Komisji wykonuje wszystkie obowiązki określone w rozdziale 8 niniejszego tytułu.

Artykuł 65

Środki dla urzędów europejskich

1.   Środki zatwierdzone na wykonywanie zadań obowiązkowych każdego urzędu europejskiego ujmuje się w określonej linii budżetowej w sekcji budżetu dotyczącej Komisji oraz określa szczegółowo w załączniku do tej sekcji.

Załącznik, o którym mowa w akapicie pierwszym, sporządza się w formie zestawienia dochodów i wydatków, z takim samym podziałem, jaki przyjęto dla sekcji budżetu.

Środki zapisane w tym załączniku:

a)

pokrywają wszystkie potrzeby finansowe każdego z urzędów europejskich związane z wykonywaniem zadań obowiązkowych przewidzianych w akcie ustanawiającym dany urząd lub w innych aktach prawnych Unii;

b)

mogą pokrywać potrzeby finansowe urzędu europejskiego związane z zadaniami, o których wykonywanie zwracają się instytucje Unii, organy Unii, inne urzędy europejskie i agencje ustanowione Traktatami lub na ich podstawie i które są zatwierdzone zgodnie z aktem ustanawiającym urząd.

2.   Komisja, w odniesieniu do środków zapisanych w załączniku dotyczącym każdego z urzędów europejskich, deleguje na dyrektora danego urzędu europejskiego uprawnienia urzędnika zatwierdzającego zgodnie z art. 73.

3.   Plan zatrudnienia każdego z urzędów europejskich załącza się do planu zatrudnienia Komisji.

4.   Dyrektor każdego z urzędów europejskich podejmuje decyzje w sprawie przesunięć środków w ramach załącznika, o którym mowa w ust. 1. Komisja informuje Parlament Europejski i Radę o takich przesunięciach.

Artykuł 66

Zadania nieobowiązkowe

1.   W przypadku zadań nieobowiązkowych, o których mowa w art. 64 ust. 2 lit. b), urząd europejski może:

a)

otrzymać uprawnienia – w drodze ich delegowania na swojego dyrektora przez instytucje Unii, organy Unii oraz inne urzędy europejskie – wraz z delegacją uprawnień urzędnika zatwierdzającego w odniesieniu do środków zapisanych w sekcji budżetu dotyczącej danej instytucji Unii, danego organu Unii lub innego urzędu europejskiego;

b)

zawierać w trybie ad hoc umowy o gwarantowanym poziomie usług z instytucjami Unii, organami Unii, innymi urzędami europejskimi lub osobami trzecimi.

2.   W przypadkach, o których mowa w ust. 1 lit. a), zainteresowane instytucje Unii, organy Unii i inne urzędy europejskie określają zakres i warunki tego delegowania uprawnień. Takie delegowanie uzgadnia się zgodnie z aktem ustanawiającym dany urząd europejski, w szczególności w odniesieniu do warunków i trybu delegowania.

3.   W przypadkach, o których mowa w ust. 1 lit. b), dyrektor urzędu europejskiego przyjmuje, zgodnie z aktem ustanawiającym dany urząd europejski, szczegółowe przepisy regulujące wykonywanie zadań, odzyskiwanie poniesionych kosztów oraz prowadzenie odpowiedniej dokumentacji księgowej. Urząd europejski przekazuje wynik zapisany w dokumentacji księgowej zainteresowanym instytucjom Unii, organom Unii lub innym urzędom europejskim.

Artykuł 67

Dokumentacja księgowa urzędów europejskich

1.   Każdy urząd europejski sporządza dokumentację księgową swoich wydatków, umożliwiającą ustalenie, jaka część wykonanych przez niego usług przypada na poszczególne instytucje Unii, organy Unii lub inne urzędy europejskie. Po zatwierdzeniu przez komitet zarządzający danego urzędu europejskiego jego dyrektor przyjmuje kryteria, na których opiera się dokumentacja księgowa.

2.   Uwagi dotyczące określonej linii budżetowej, w której zapisano łączną kwotę środków dla każdego urzędu europejskiego, na który delegowano uprawnienia urzędnika zatwierdzającego zgodnie z art. 66 ust. 1 lit. a), zawierają szacowane koszty usług świadczonych przez ten urząd na rzecz poszczególnych zainteresowanych instytucji Unii, organów Unii i innych urzędów europejskich. Szacunki sporządza się na podstawie dokumentacji księgowej przewidzianej w ust. 1 niniejszego artykułu.

3.   Każdy urząd europejski, który otrzymał, w drodze delegowania, uprawnienia urzędnika zatwierdzającego zgodnie z art. 66 ust. 1 lit. a), powiadamia zainteresowane instytucje Unii, organy Unii i inne urzędy europejskie o wynikach zapisanych w dokumentacji księgowej przewidzianej w ust. 1 niniejszego artykułu.

4.   Dokumentacja księgowa każdego z urzędów europejskich stanowi integralną część sprawozdań finansowych Unii zgodnie z art. 247.

5.   Księgowy Komisji, działając na wniosek komitetu zarządzającego zainteresowanego urzędu europejskiego, może delegować na członka personelu danego urzędu europejskiego niektóre z zadań księgowego odnoszących się do poboru dochodów i realizacji wydatków, dokonywanych bezpośrednio przez zainteresowany urząd europejski.

6.   W celu zaspokojenia potrzeb danego urzędu europejskiego w zakresie środków pieniężnych rachunki bankowe lub pocztowe rachunki przelewowe (giro) mogą być otwierane w jego imieniu przez Komisję, działającą na wniosek komitetu zarządzającego. Ostateczny stan środków pieniężnych na każdy rok jest uzgadniany i korygowany przez zainteresowany urząd europejski i Komisję na koniec roku budżetowego.

Sekcja 2

Agencje i organy Unii

Artykuł 68

Możliwość stosowania do Agencji Dostaw Euratomu

Niniejsze rozporządzenie ma zastosowanie do wykonywania budżetu Agencji Dostaw Euratomu.

Artykuł 69

Agencje wykonawcze

1.   Komisja może delegować uprawnienia na agencje wykonawcze w celu realizacji całości lub części programu lub projektu Unii, w tym również projektów pilotażowych i działań przygotowawczych oraz wykonania wydatków administracyjnych, w imieniu Komisji i na jej odpowiedzialność, zgodnie z rozporządzeniem Rady (WE) nr 58/2003 (46). Agencje wykonawcze tworzy się na mocy decyzji Komisji i mają one osobowość prawną na mocy prawa Unii. Otrzymują one roczny wkład.

2.   Dyrektorzy agencji wykonawczych działają w charakterze delegowanych urzędników zatwierdzających w odniesieniu do wykonywania środków operacyjnych związanych z programami Unii, którymi zarządzają w całości lub w części.

3.   Komitet sterujący agencji wykonawczej może uzgodnić z Komisją, że księgowy Komisji będzie działał także w charakterze księgowego zainteresowanej agencji wykonawczej. Uwzględniając relację kosztów do korzyści, komitet sterujący może także powierzyć księgowemu Komisji część zadań księgowego zainteresowanej agencji wykonawczej. W obu przypadkach dokonuje się uzgodnień niezbędnych w celu uniknięcia wszelkiego konfliktu interesów.

Artykuł 70

Organy ustanowione na podstawie TFUE i Traktatu Euratom

1.   Komisja jest uprawniona do przyjmowania, zgodnie z art. 275 niniejszego rozporządzenia, aktów delegowanych w celu uzupełnienia niniejszego rozporządzenia ramowym rozporządzeniem finansowym dla organów, które zostały ustanowione na mocy TFUE i Traktatu Euratom i które mają osobowość prawną oraz otrzymują wkłady pokrywane z budżetu.

2.   Ramowe rozporządzenie finansowe opiera się na zasadach i przepisach określonych w niniejszym rozporządzeniu, z uwzględnieniem specyfiki organów, o których mowa w ust. 1.

3.   Przepisy finansowe organów, o których mowa w ust. 1, nie mogą odbiegać od ramowego rozporządzenia finansowego, z wyjątkiem przypadków, gdy wymagają tego ich specyficzne potrzeby oraz z zastrzeżeniem uprzedniej zgody Komisji.

4.   Absolutorium z wykonania budżetów organów, o których mowa w ust. 1, udziela Parlament Europejski na podstawie zalecenia Rady. Organy, o których mowa w ust. 1, w pełni współpracują z instytucjami Unii uczestniczącymi w procedurze udzielania absolutorium oraz – stosownie do sytuacji – przekazują wszelkie dodatkowe niezbędne informacje, w tym również biorąc udział w posiedzeniach odnośnych organów.

5.   Audytor wewnętrzny Komisji wykonuje względem organów, o których mowa w ust. 1, te same uprawnienia, jakie wykonuje względem Komisji.

6.   Niezależny audytor zewnętrzny sprawdza, czy roczne sprawozdanie finansowe każdego z organów, o których mowa w ust. 1 niniejszego artykułu, prawidłowo przedstawia jego dochody, wydatki i sytuację finansową, zanim przeprowadzona zostanie konsolidacja w końcowym sprawozdaniu finansowym Komisji. O ile w odpowiednim akcie podstawowym nie przewidziano inaczej, Trybunał Obrachunkowy przygotowuje specjalne sprawozdanie roczne dotyczące każdego z organów zgodnie z wymogami art. 287 ust. 1 TFUE. Przygotowując to sprawozdanie, Trybunał Obrachunkowy uwzględnia audyt przeprowadzony przez niezależnego audytora zewnętrznego oraz działania podjęte w odpowiedzi na ustalenia audytora.

7.   Wszystkie aspekty niezależnych audytów zewnętrznych, o których mowa w ust. 6, w tym również zgłoszone ustalenia, pozostają w pełni w zakresie odpowiedzialności Trybunału Obrachunkowego.

Artykuł 71

Organy realizujące partnerstwa publiczno-prywatne

Organy mające osobowość prawną, które ustanowiono aktem podstawowym i którym powierzono realizację partnerstwa publiczno-prywatnego, przyjmują swoje własne przepisy finansowe.

Przepisy te obejmują zestaw zasad niezbędnych do zapewnienia należytego zarządzania finansami w odniesieniu do środków finansowych Unii.

Komisja jest uprawniona do przyjmowania, zgodnie z art. 275, aktów delegowanych w celu uzupełnienia niniejszego rozporządzenia modelowym rozporządzeniem finansowym dla organów realizujących partnerstwa publiczno-prywatne ustanawiającym zasady, które są niezbędne do zapewnienia należytego zarządzania finansami w odniesieniu do środków finansowych Unii i które opierają się na art. 157.

Przepisy finansowe organów realizujących partnerstwo publiczno-prywatne nie mogą odbiegać od modelowego rozporządzenia finansowego, z wyjątkiem przypadków, gdy wymagają tego ich specyficzne potrzeby oraz z zastrzeżeniem uprzedniej zgody Komisji.

Art. 70 ust. 4–7 ma zastosowanie do organów realizujących partnerstwo publiczno-prywatne.

ROZDZIAŁ 4

Podmioty upoważnione do działań finansowych

Sekcja 1

Zasada rozdzielenia obowiązków

Artykuł 72

Rozdzielenie obowiązków

1.   Obowiązki urzędnika zatwierdzającego i księgowego muszą być rozdzielone i nie mogą być łączone.

2.   Każda instytucja Unii zapewnia każdemu podmiotowi upoważnionemu do działań finansowych zasoby niezbędne do wykonywania jego obowiązków oraz statut opisujący szczegółowo jego zadania, prawa i obowiązki.

Sekcja 2

Urzędnik zatwierdzający

Artykuł 73

Urzędnik zatwierdzający

1.   Każda instytucja Unii wykonuje obowiązki urzędnika zatwierdzającego.

2.   Do celów niniejszego tytułu termin „pracownicy” oznacza osoby, do których ma zastosowanie regulamin pracowniczy.

3.   Każda instytucja Unii – zgodnie ze swoim regulaminem wewnętrznym – deleguje obowiązki urzędnika zatwierdzającego na pracowników na odpowiednim szczeblu. W swoich wewnętrznych przepisach administracyjnych wskazuje pracowników, na których deleguje te obowiązki, zakres delegowanych uprawnień oraz ewentualną możliwość subdelegowania tych uprawnień przez osobę, na którą je delegowano.

4.   Uprawnienia urzędnika zatwierdzającego mogą być delegowane lub subdelegowane wyłącznie pracownikom.

5.   Właściwy urzędnik zatwierdzający działa w granicach ustanowionych w akcie o delegowaniu lub subdelegowaniu uprawnień. Właściwemu urzędnikowi zatwierdzającemu może pomagać – na jego odpowiedzialność – jeden lub większa liczba pracowników, którym powierzono wykonywanie określonych operacji niezbędnych do wykonania budżetu i przygotowania informacji dotyczących finansów i zarządzania.

6.   Każda instytucja Unii i każdy organ, o którym mowa w art. 70, w terminie dwóch tygodni informują Parlament Europejski, Radę, Trybunał Obrachunkowy i księgowego Komisji o powołaniu lub zakończeniu pełnienia obowiązków delegowanych urzędników zatwierdzających, audytorów wewnętrznych i księgowych oraz o wszelkich przepisach wewnętrznych przyjętych w odniesieniu do kwestii finansowych.

7.   Każda instytucja Unii informuje Trybunał Obrachunkowy o decyzjach o delegowaniu uprawnień oraz o powołaniu administratorów rachunków zaliczkowych zgodnie z art. 79 i 88.

Artykuł 74

Uprawnienia i obowiązki urzędnika zatwierdzającego

1.   Urzędnik zatwierdzający jest odpowiedzialny w danej instytucji Unii za wykonanie dochodów i wydatków zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami, w tym również poprzez zapewnienie sprawozdawczości dotyczącej wykonania, oraz za zapewnienie przestrzegania wymogów zgodności z prawem i prawidłowości oraz równego traktowania odbiorców.

2.   Do celów ust. 1 niniejszego artykułu delegowany urzędnik zatwierdzający – zgodnie z art. 36 oraz minimalnymi standardami przyjętymi przez poszczególne instytucje Unii, a także z należytym uwzględnieniem ryzyk związanych ze środowiskiem zarządzania i charakterem finansowanych działań – wprowadza strukturę organizacyjną i systemy kontroli wewnętrznej odpowiednie do wykonywanych przez niego obowiązków. Ustanowienie takiej struktury i takich systemów opiera się na kompleksowej analizie ryzyka uwzględniającej ich efektywność kosztową oraz aspekty dotyczące wykonania.

3.   W celu wykonania wydatków właściwy urzędnik zatwierdzający zaciąga zobowiązania budżetowe i zobowiązania prawne, poświadcza zasadność wydatków, zatwierdza płatności oraz podejmuje działania wstępne niezbędne do wykonania środków.

4.   W celu wykonania dochodów właściwy urzędnik zatwierdzający sporządza szacunki kwot należnych, ustala należności do odzyskania oraz wystawia nakazy odzyskania środków. W stosownych przypadkach właściwy urzędnik zatwierdzający odstępuje od odzyskania ustalonych należności.

5.   Aby zapobiec błędom i nieprawidłowościom przed zatwierdzeniem operacji oraz aby ograniczyć ryzyko nieosiągnięcia celów, każda operacja podlega co najmniej kontroli ex ante w zakresie operacyjnych i finansowych aspektów operacji, przeprowadzanej na podstawie wieloletniej strategii kontroli, w której uwzględniono ryzyko. Jak określono w art. 36 ust. 11, do przeprowadzania kontroli ex ante wykorzystuje się, w stosownych przypadkach, zautomatyzowane narzędzia informatyczne i powstające technologie.

Zakres kontroli ex ante pod względem częstotliwości i intensywności określa właściwy urzędnik zatwierdzający, biorąc pod uwagę wyniki wcześniejszych kontroli, a także względy związane z ryzykiem i efektywnością kosztową, w oparciu o przeprowadzoną przez urzędnika zatwierdzającego analizę ryzyka. W przypadku wątpliwości urzędnik zatwierdzający odpowiedzialny za poświadczenie zasadności odnośnych operacji zwraca się – w ramach kontroli ex ante – z wnioskiem o przedstawienie dodatkowych informacji lub przeprowadza kontrolę na miejscu w celu uzyskania wystarczającej pewności.

Sprawdzenia danej operacji dokonują pracownicy inni niż ci, którzy zainicjowali tę operację. Pracownicy, którzy dokonują sprawdzenia, nie mogą podlegać pracownikom, którzy zainicjowali operację.

6.   Delegowany urzędnik zatwierdzający może wprowadzić kontrole ex post w celu wykrywania i korygowania błędów i nieprawidłowości w operacjach już po ich zatwierdzeniu. Kontrole takie mogą być przeprowadzane na wybranych próbach w zależności od występującego ryzyka i muszą uwzględniać wyniki wcześniejszych kontroli, jak również ich efektywność kosztową oraz aspekty dotyczące wykonania. Jak określono w art. 36 ust. 11, do przeprowadzania kontroli ex post wykorzystuje się, w stosownych przypadkach, zautomatyzowane narzędzia informatyczne i powstające technologie.

Kontrole ex post przeprowadzają pracownicy, którzy nie są odpowiedzialni za kontrole ex ante. Pracownicy odpowiedzialni za kontrole ex post nie mogą podlegać pracownikom odpowiedzialnym za kontrole ex ante.

Przepisy i zasady, w tym również ramy czasowe, dotyczące prowadzenia audytów wobec beneficjentów muszą być jasne, spójne i przejrzyste oraz udostępniane beneficjentom w momencie podpisywania umowy o udzielenie dotacji.

7.   Właściwi urzędnicy zatwierdzający oraz pracownicy odpowiedzialni za wykonanie budżetu muszą posiadać niezbędne umiejętności zawodowe.

W każdej instytucji Unii delegowany urzędnik zatwierdzający dopilnowuje, aby:

a)

subdelegowani urzędnicy zatwierdzający i ich pracownicy otrzymywali regularnie aktualizowane i odpowiednie informacje dotyczące standardów kontroli oraz metod i technik dostępnych w tym celu, a także aby byli w tym zakresie odpowiednio szkoleni;

b)

w razie potrzeby podejmowane były środki w celu zapewnienia skutecznego i efektywnego funkcjonowania systemów kontroli zgodnie z ust. 2.

8.   Jeżeli pracownik uczestniczący w zarządzaniu finansami i kontroli transakcji uzna, że decyzja, którą jego przełożony nakazuje mu wykonać lub na którą nakazuje mu on wyrazić zgodę, jest nieprawidłowa lub sprzeczna z zasadą należytego zarządzania finansami lub regułami zawodowymi, których ten pracownik ma obowiązek przestrzegać, informuje o tym odpowiednio swojego przełożonego. Jeżeli pracownik dokonuje tego w formie pisemnej, przełożony odpowiada w formie pisemnej. Jeżeli przełożony nie podejmie jakichkolwiek działań lub potwierdzi pierwotną decyzję lub polecenie, a pracownik uważa, że potwierdzenie takie nie stanowi wystarczającej reakcji na jego obawy, pracownik informuje delegowanego urzędnika zatwierdzającego w formie pisemnej. Jeżeli urzędnik ten nie udzieli odpowiedzi w rozsądnym terminie, biorąc pod uwagę okoliczności sprawy, a w każdym wypadku w terminie miesiąca, pracownik informuje odnośny zespół, o którym mowa w art. 145.

W przypadku jakiejkolwiek niezgodnej z prawem działalności, nadużycia finansowego lub korupcji, które mogą szkodzić interesom Unii, pracownik informuje organy i podmioty wyznaczone w regulaminie pracowniczym oraz w decyzjach instytucji Unii dotyczących warunków dochodzeń wewnętrznych w zakresie zapobiegania nadużyciom finansowym, korupcji i wszelkim innym niezgodnym z prawem działaniom szkodzącym interesom Unii. Umowy z audytorami zewnętrznymi prowadzącymi audyty zarządzania finansowego Unii nakładają na audytorów zewnętrznych obowiązek informowania delegowanego urzędnika zatwierdzającego o wszelkich podejrzeniach niezgodnej z prawem działalności, nadużyć finansowych lub korupcji, które mogą szkodzić interesom Unii.

9.   Delegowany urzędnik zatwierdzający składa swojej instytucji Unii sprawozdanie z wykonania obowiązków w postaci rocznego sprawozdania z działalności, zawierającego informacje finansowe oraz informacje dotyczące zarządzania, w tym również wyniki kontroli, deklarując, że o ile w jakichkolwiek zastrzeżeniach co do określonych obszarów dochodów i wydatków nie wskazano inaczej, ma on wystarczającą pewność, że:

a)

informacje zawarte w sprawozdaniu przedstawiają prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji;

b)

zasoby przeznaczone na działania opisane w sprawozdaniu zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem oraz zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami; oraz

c)

wprowadzone procedury kontroli dają niezbędne gwarancje zgodności z prawem i prawidłowości operacji leżących u podstaw rozliczeń.

Roczne sprawozdanie z działalności obejmuje informacje o przeprowadzonych działaniach, z odniesieniem do celów i aspektów dotyczących wykonania, określonych w planach strategicznych, ryzyka związanego z tymi działaniami, wykorzystania zapewnionych zasobów oraz efektywności i skuteczności systemów kontroli wewnętrznej. Sprawozdanie zawiera również ogólną ocenę kosztów kontroli i korzyści z kontroli, jak również ocenę tego, w jakim zakresie zatwierdzone wydatki operacyjne przyczyniły się do osiągnięcia strategicznych celów Unii i wygenerowały unijną wartość dodaną. Komisja przygotowuje podsumowanie rocznych sprawozdań z działalności za poprzedni rok.

Roczne sprawozdania za rok budżetowy z działalności urzędników zatwierdzających oraz, w stosownych przypadkach, delegowanych urzędników zatwierdzających instytucji Unii, organów Unii, urzędów europejskich i agencji publikuje się do dnia 1 lipca następnego roku budżetowego na stronach internetowych poszczególnych instytucji Unii, organów Unii, urzędów europejskich lub agencji w łatwo dostępny sposób, z zastrzeżeniem należycie uzasadnionych względów dotyczących poufności i bezpieczeństwa.

10.   W odniesieniu do każdego roku budżetowego delegowany urzędnik zatwierdzający rejestruje umowy zawarte w ramach procedur negocjacyjnych, zgodnie z załącznikiem I pkt 11.1 lit. a)–f) oraz pkt 39. Jeżeli stosunek procedur negocjacyjnych do liczby ð procedur udzielonych przez tego samego delegowanego urzędnika zatwierdzającego znacząco wzrasta w porównaniu do lat poprzednich lub jeżeli stosunek ten jest wyraźnie wyższy niż średnia odnotowana dla danej instytucji Unii, właściwy urzędnik zatwierdzający zgłasza ten fakt instytucji Unii, przedstawiając wszelkie środki podjęte w celu odwrócenia tej tendencji. Każda instytucja Unii przesyła Parlamentowi Europejskiemu i Radzie sprawozdanie dotyczące procedur negocjacyjnych. W przypadku Komisji sprawozdanie to załącza się do podsumowania rocznych sprawozdań z działalności, o którym mowa w ust. 9 niniejszego artykułu.

Artykuł 75

Przechowywanie dokumentów potwierdzających przez urzędników zatwierdzających

Urzędnik zatwierdzający tworzy systemy przechowywania oryginałów dokumentów potwierdzających, w wersji papierowej lub elektronicznej, dotyczących wykonania budżetu. Takie dokumenty przechowuje się przez co najmniej pięć lat od dnia, w którym Parlament Europejski udziela absolutorium za rok budżetowy, którego dokumenty te dotyczą.

Bez uszczerbku dla akapitu pierwszego dokumenty odnoszące się do operacji przechowuje się w każdym przypadku do końca roku następującego po roku, w którym operacje zostały ostatecznie zamknięte.

Dane osobowe znajdujące się w dokumentach potwierdzających są, w miarę możliwości, usuwane, jeżeli nie są one niezbędne do celów absolutorium z wykonania budżetu oraz celów dotyczących kontroli i audytu. Do przechowywania danych o połączeniach zastosowanie ma art. 4 rozporządzenia (UE) 2018/1725.

Artykuł 76

Uprawnienia i obowiązki szefów delegatur Unii

1.   W przypadku gdy szefowie delegatur Unii działają w charakterze subdelegowanych urzędników zatwierdzających zgodnie z art. 60 ust. 2, podlegają oni Komisji jako instytucji Unii odpowiedzialnej za określanie, wykonywanie, monitorowanie i ocenę zadań i obowiązków spoczywających na nich jako na subdelegowanych urzędnikach zatwierdzających oraz ściśle współpracują z Komisją w odniesieniu do właściwego wykonania środków finansowych, aby zapewnić w szczególności zgodność z prawem i prawidłowość transakcji finansowych, poszanowanie zasady należytego zarządzania finansami w zarządzaniu środkami finansowymi oraz skuteczną ochronę interesów finansowych Unii. Szefowie delegatur Unii podlegają przepisom wewnętrznym Komisji oraz zbiorowi zasad Komisji dotyczących wykonywania subdelegowanych na nich zadań w zakresie zarządzania finansami. Personel Komisji zatrudniony w delegaturach Unii może pomagać szefom delegatur Unii w wykonywaniu ich obowiązków.

W tym celu szefowie delegatur Unii podejmują środki niezbędne do zapobiegania wszelkim sytuacjom, które mogłyby narazić na ryzyko zdolność Komisji do wywiązywania się z obowiązku wykonania budżetu, w ramach subdelegowanych na nich obowiązków, a także do zapobiegania wszelkim konfliktom priorytetów mogącym mieć wpływ na wykonanie subdelegowanych na nich zadań związanych z zarządzaniem finansami.

W przypadku gdy wystąpi sytuacja lub konflikt, o których mowa w akapicie drugim, szefowie delegatur Unii niezwłocznie informują o tym właściwych dyrektorów generalnych Komisji i ESDZ. Dyrektorzy generalni podejmują odpowiednie działania w celu zaradzenia tej sytuacji.

2.   Jeżeli szefowie delegatur Unii znajdą się w sytuacji, o której mowa w art. 74 ust. 8, przekazują sprawę zespołowi, o którym mowa w art. 145. W przypadku jakiejkolwiek niezgodnej z prawem działalności, nadużycia finansowego lub korupcji, które mogą szkodzić interesom Unii, informują oni organy i podmioty wyznaczone na mocy mającego zastosowanie prawodawstwa.

3.   Szefowie delegatur Unii działający w charakterze subdelegowanych urzędników zatwierdzających zgodnie z art. 60 ust. 2 składają sprawozdania swojemu delegowanemu urzędnikowi zatwierdzającemu, aby mógł on włączyć je do swojego rocznego sprawozdania z działalności, o którym mowa w art. 74 ust. 9. Sprawozdania szefów delegatur Unii zawierają informacje dotyczące efektywności i skuteczności systemów kontroli wewnętrznej wprowadzonych w ich delegaturze, a także o zarządzaniu operacjami, które zostały na nich subdelegowane, jak również poświadczenie, o którym mowa w art. 92 ust. 5 akapit trzeci. Sprawozdania te załącza się do rocznego sprawozdania z działalności delegowanego urzędnika zatwierdzającego oraz udostępnia Parlamentowi Europejskiemu i Radzie, w stosownych przypadkach z należytym uwzględnieniem ich poufnego charakteru.

Szefowie delegatur Unii w pełni współpracują z instytucjami Unii uczestniczącymi w procedurze udzielania absolutorium oraz – stosownie do sytuacji – dostarczają wszelkich niezbędnych dodatkowych informacji. W tym kontekście można od nich wymagać udziału w posiedzeniach odnośnych organów oraz wspierania właściwego delegowanego urzędnika zatwierdzającego.

Szefowie delegatur Unii działający w charakterze subdelegowanych urzędników zatwierdzających zgodnie z art. 60 ust. 2 odpowiadają na wszelkie wnioski kierowane przez delegowanego urzędnika zatwierdzającego Komisji na wniosek samej Komisji lub – w kontekście udzielania absolutorium – na wniosek Parlamentu Europejskiego.

Komisja dopilnowuje, aby subdelegowanie uprawnień na szefów delegatur Unii nie wpływało negatywnie na procedurę udzielania absolutorium zgodnie z art. 319 TFUE.

4.   Ust. 1, 2 i 3 mają także zastosowanie do zastępców szefów delegatur Unii, gdy działają oni w charakterze subdelegowanych urzędników zatwierdzających w razie nieobecności szefów tych delegatur.

Sekcja 3

Księgowy

Artykuł 77

Uprawnienia i obowiązki księgowego

1.   Każda z instytucji Unii powołuje księgowego, który jest w tej instytucji odpowiedzialny za:

a)

właściwe wykonywanie płatności, pobór dochodów oraz odzyskiwanie ustalonych należności;

b)

przygotowanie i prezentację sprawozdań finansowych zgodnie z tytułem XIII;

c)

prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z art. 82 i 84;

d)

określanie reguł rachunkowości, procedur księgowych oraz planu kont zgodnie z art. 80–84;

e)

ustanawianie i walidowanie systemów rachunkowości oraz, w stosownych przypadkach, walidowanie systemów ustanowionych przez urzędnika zatwierdzającego w celu dostarczania lub uzasadniania informacji księgowych;

f)

zarządzanie zasobami finansowymi.

W odniesieniu do zadań, o których mowa w akapicie pierwszym lit. e), księgowy jest uprawniony do sprawdzania w każdej chwili zgodności z kryteriami walidacji.

2.   Zakres odpowiedzialności księgowego ESDZ obejmuje wyłącznie sekcję budżetu dotyczącą ESDZ, wykonywaną przez ESDZ. Księgowy Komisji pozostaje odpowiedzialny za całą sekcję budżetu dotyczącą Komisji, włącznie z operacjami księgowymi dotyczącymi środków subdelegowanych na szefów delegatur Unii.

Księgowy Komisji działa również jako księgowy ESDZ w odniesieniu do wykonania sekcji budżetu dotyczącej ESDZ.

Artykuł 78

Powołanie księgowego oraz zakończenie pełnienia przez niego obowiązków

1.   Każda instytucja Unii powołuje księgowego spośród urzędników podlegających regulaminowi pracowniczemu.

Księgowy jest wybierany przez instytucję Unii na podstawie swoich szczególnych kwalifikacji potwierdzonych dyplomami lub równoważnym doświadczeniem zawodowym.

2.   Kilka instytucji lub organów Unii może powołać tego samego księgowego.

W takim przypadku dokonują one niezbędnych uzgodnień, aby uniknąć jakichkolwiek konfliktów interesów.

3.   W przypadku zakończenia pełnienia obowiązków przez księgowego bezzwłocznie sporządzane jest zestawienie obrotów i sald.

4.   Zestawienie obrotów i sald wraz z protokołem przekazania obowiązków przekazywane jest nowemu księgowemu przez księgowego kończącego pełnienie obowiązków lub – w przypadku gdy jest to niemożliwe – przez urzędnika z tego samego departamentu.

Nowy księgowy podpisuje przyjęcie zestawienia obrotów i sald w ciągu miesiąca od daty jego przekazania oraz może zgłaszać zastrzeżenia.

Protokół przekazania obowiązków zawiera wynik zestawienia obrotów i sald oraz wszelkie zgłoszone zastrzeżenia.

Artykuł 79

Uprawnienia, które mogą być delegowane przez księgowego

Księgowy może – w ramach wykonywania swoich obowiązków – delegować niektóre zadania na podlegających mu pracowników oraz administratorów rachunków zaliczkowych powołanych zgodnie z art. 89 ust. 1.

Zadania te określa akt o delegowaniu uprawnień.

Artykuł 80

Reguły rachunkowości

1.   Reguły rachunkowości, które mają być stosowane przez instytucje Unii, urzędy europejskie oraz agencje i organy Unii, o których mowa w rozdziale 3 sekcja 2 niniejszego tytułu, muszą być oparte na przyjętych na szczeblu międzynarodowym standardach rachunkowości dla sektora publicznego. Księgowy Komisji przyjmuje te reguły po konsultacji z księgowymi pozostałych instytucji Unii, urzędów europejskich i organów Unii.

2.   Księgowy może odejść od standardów, o których mowa w ust. 1, jeżeli uzna to za niezbędne do celów rzetelnej prezentacji aktywów i pasywów, obciążeń, dochodów i przepływów pieniężnych. W przypadku gdy dana reguła rachunkowości w istotny sposób odbiega od tych standardów, fakt ten wraz z uzasadnieniem podaje się w informacjach dodatkowych do sprawozdań finansowych.

3.   Reguły rachunkowości, o których mowa w ust. 1, określają strukturę i treść sprawozdania finansowego, a także zasady rachunkowości, na których opierają się rozliczenia.

4.   Sprawozdania z wykonania budżetu, o których mowa w art. 247, muszą być zgodne z zasadami budżetowymi określonymi w niniejszym rozporządzeniu. Muszą one zapewniać szczegółową ewidencję wykonania budżetu. W sprawozdaniach z wykonania budżetu ujmuje się i w sposób rzetelny prezentuje wszystkie operacje po stronie dochodów i wydatków przewidziane w niniejszym tytule.

Artykuł 81

Organizacja ksiąg rachunkowych

1.   Księgowy każdej instytucji lub organu Unii sporządza i na bieżąco aktualizuje dokumenty opisujące organizację ksiąg rachunkowych i procedur księgowych swojej instytucji lub swojego organu Unii.

2.   Dochody i wydatki budżetu zapisuje się w systemie komputerowym zgodnie z charakterem ekonomicznym operacji, jako bieżące dochody lub wydatki lub jako kapitał.

Artykuł 82

Prowadzenie ksiąg rachunkowych

1.   Księgowy Komisji jest odpowiedzialny za określenie zharmonizowanego planu kont, który ma być stosowany przez instytucje Unii, urzędy europejskie oraz agencje i organy Unii, o których mowa w rozdziale 3 sekcja 2 niniejszego tytułu.

2.   Księgowi uzyskują od urzędników zatwierdzających wszystkie informacje niezbędne do sporządzania sprawozdań finansowych rzetelnie prezentujących sytuację finansową instytucji Unii oraz wykonanie budżetu. Urzędnicy zatwierdzający gwarantują wiarygodność tych informacji.

3.   Księgowy podpisuje sprawozdania finansowe przed ich przyjęciem przez instytucję Unii lub organ Unii, o którym mowa w art. 70, zaświadczając tym samym, że ma wystarczającą pewność co do rzetelnej prezentacji zawartych w nich informacji dotyczących sytuacji finansowej instytucji Unii lub organu Unii, o którym mowa w art. 70.

W tym celu księgowy sprawdza, czy sprawozdania finansowe zostały sporządzone zgodnie z regułami rachunkowości, o których mowa w art. 80, i z procedurami księgowymi, o których mowa w art. 77 ust. 1 akapit pierwszy lit. d), oraz czy w sprawozdaniach finansowych ujęto wszystkie dochody i wydatki.

4.   Delegowany urzędnik zatwierdzający przesyła księgowemu, zgodnie z przyjętymi przez księgowego regułami, wszelkie informacje dotyczące finansów i zarządzania, wymagane do wykonania obowiązków księgowego.

Księgowy regularnie, a co najmniej w momencie zamknięcia rachunków, otrzymuje od urzędnika zatwierdzającego informacje o odpowiednich danych finansowych dotyczących rachunków powierniczych, aby umożliwić odzwierciedlenie wykorzystania środków finansowych Unii w sprawozdaniach finansowych Unii.

Urzędnicy zatwierdzający ponoszą pełną odpowiedzialność za właściwe wykorzystanie środków finansowych, którymi zarządzają, za zgodność z prawem i prawidłowość wydatków, które kontrolują, oraz za kompletność i rzetelność informacji przesyłanych księgowemu.

5.   Właściwy urzędnik zatwierdzający powiadamia księgowego o wszystkich zmianach lub znaczących modyfikacjach systemu zarządzania finansami, systemu ewidencji lub systemu wyceny aktywów i pasywów, jeżeli są one źródłem danych do sprawozdań finansowych instytucji Unii lub są wykorzystywane do uzasadnienia takich danych, tak aby księgowy mógł sprawdzić zgodność z kryteriami walidacji.

Księgowy może w każdej chwili dokonać ponownej analizy zatwierdzonego już systemu zarządzania finansami oraz wystąpić z wnioskiem o sporządzenie przez właściwego urzędnika zatwierdzającego planu działania w celu skorygowania, odpowiednio wcześnie, ewentualnych uchybień.

Urzędnik zatwierdzający odpowiada za kompletność informacji przesyłanych księgowemu.

6.   Księgowy jest upoważniony do weryfikowania otrzymanych informacji, jak również do przeprowadzania wszelkich dalszych weryfikacji, które uzna za niezbędne do podpisania sprawozdań finansowych.

W razie konieczności księgowy zgłasza zastrzeżenia, dokładnie wyjaśniając ich charakter i zakres.

7.   System rachunkowości danej instytucji Unii służy ustrukturyzowaniu informacji budżetowych i finansowych w taki sposób, aby dane liczbowe mogły być zapisywane, klasyfikowane i rejestrowane.

8.   Na system rachunkowości składają się konta księgi głównej i konta budżetowe. Konta te prowadzone są w euro w układzie roku kalendarzowego.

9.   Delegowany urzędnik zatwierdzający może również prowadzić szczegółową rachunkowość zarządczą.

10.   Dokumenty potwierdzające dotyczące systemu rachunkowości oraz przygotowania sprawozdań finansowych, o których mowa w art. 247, przechowuje się co najmniej przez pięć lat od dnia, w którym Parlament Europejski udziela absolutorium za rok budżetowy, którego dokumenty te dotyczą.

Jednakże dokumenty odnoszące się do operacji, które nie zostały ostatecznie zamknięte, przechowuje się do końca roku następującego po roku, w którym operacje zostały zamknięte. Do przechowywania danych o połączeniach zastosowanie ma art. 4 rozporządzenia (UE) 2018/1725.

Każda instytucja Unii decyduje o tym, w którym departamencie mają być przechowywane dokumenty potwierdzające.

Artykuł 83

Zawartość kont budżetowych i ich prowadzenie

1.   Konta budżetowe wykazują, dla poszczególnych części budżetu:

a)

w przypadku wydatków:

(i)

środki zatwierdzone w budżecie, w tym również środki zapisane w budżetach korygujących, środki przeniesione, środki dostępne po pobraniu dochodów przeznaczonych na określony cel, przesunięcia środków oraz całkowite środki dostępne;

(ii)

środki na zobowiązania i środki na płatności w odniesieniu do danego roku budżetowego;

b)

w przypadku dochodów:

(i)

kwoty szacowane zapisane w budżecie, w tym również kwoty szacowane zapisane w budżetach korygujących, dochody przeznaczone na określony cel oraz całkowitą kwotę szacowanych dochodów;

(ii)

ustalone należności i kwoty odzyskane w odniesieniu do roku budżetowego;

c)

zobowiązania pozostające do spłacenia i dochód pozostający do odzyskania, przeniesione z poprzednich lat budżetowych.

Środki na zobowiązania i środki na płatności, o których mowa w akapicie pierwszym lit. a), zapisuje się i wykazuje oddzielnie.

2.   Konta budżetowe wykazują oddzielnie:

a)

wykorzystanie środków przeniesionych i środków na rok budżetowy;

b)

rozliczenie zobowiązań pozostających do spłaty.

Po stronie dochodów kwoty pozostające do odzyskania z poprzednich lat budżetowych wykazuje się oddzielnie.

Artykuł 84

Konta księgi głównej

1.   Na kontach księgi głównej księgowane są, w porządku chronologicznym oraz przy wykorzystaniu metody podwójnego zapisu, wszystkie zdarzenia i operacje wpływające na sytuację gospodarczą i finansową oraz aktywa i pasywa instytucji Unii oraz agencji i organów Unii, o których mowa w rozdziale 3 sekcja 2 niniejszego tytułu.

2.   Zmiany na kontach księgi głównej oraz ich salda zapisuje się w księgach rachunkowych.

3.   Wszelkie zapisy księgowe, włącznie z zapisami korygującymi na rachunkach, muszą być oparte na dokumentach potwierdzających, do których zapisy się odnoszą.

4.   System rachunkowości musi umożliwiać pozostawienie jednoznacznej ścieżki audytu wszystkich zapisów księgowych.

Artykuł 85

Rachunki bankowe

1.   Na potrzeby zarządzania zasobami finansowymi księgowy może otwierać rachunki w imieniu instytucji Unii w instytucjach finansowych lub krajowych bankach centralnych lub składać wnioski o otwarcie takich rachunków. Księgowy jest również odpowiedzialny za zamykanie tych rachunków lub zapewnienie, aby zostały one zamknięte.

2.   Warunki regulujące otwieranie i obsługę rachunków bankowych oraz korzystanie z nich muszą przewidywać, w zależności od wymogów w zakresie kontroli wewnętrznej, że czeki, polecenia przelewu bankowego lub wszelkie inne operacje bankowe muszą być podpisane przez co najmniej jednego należycie upoważnionego pracownika. Zlecenia wystawiane ręcznie muszą być podpisywane przez co najmniej dwóch należycie upoważnionych pracowników lub przez księgowego.

3.   W ramach realizacji programu lub działania można otwierać w imieniu Komisji rachunki powiernicze, aby umożliwić zarządzanie nimi jednemu z podmiotów zgodnie z art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. c) pkt (ii), (iii), (v) lub (vi).

Rachunki takie otwiera się na odpowiedzialność urzędnika zatwierdzającego odpowiedzialnego za realizację danego programu lub działania, w porozumieniu z księgowym Komisji.

Zarządzanie takimi rachunkami odbywa się na odpowiedzialność urzędnika zatwierdzającego.

4.   Księgowy Komisji określa zasady otwierania rachunków powierniczych, zarządzania nimi, zamykania ich i korzystania z nich.

Artykuł 86

Zarządzanie zasobami finansowymi

1.   O ile przepisy niniejszego rozporządzenia nie stanowią inaczej, tylko księgowy jest upoważniony do zarządzania środkami pieniężnymi i ich ekwiwalentami. Księgowy jest odpowiedzialny za ich bezpieczne przechowywanie.

2.   Księgowy zapewnia, aby jego instytucja Unii miała do dyspozycji wystarczające środki na pokrycie potrzeb gotówkowych wynikających z wykonania budżetu w ramach mających zastosowanie ram regulacyjnych oraz ustanawia procedury mające zapewnić, aby na żadnym z rachunków otwartych zgodnie z art. 85 ust. 1 nie było debetu.

3.   Płatności dokonuje się przelewem bankowym, czekiem lub, jeżeli zezwoli na to księgowy, kartą kredytową, kartą debetową, z użyciem cyfrowego portfela, poleceniem zapłaty lub za pomocą innych sposobów płatności, zgodnie z zasadami określonymi przez księgowego.

Przed zaciągnięciem zobowiązania wobec osób trzecich urzędnik zatwierdzający potwierdza tożsamość odbiorcy płatności, określa podmiot prawny odbiorcy płatności i szczegóły płatności oraz wprowadza je do wspólnych akt instytucji Unii, za którą jest odpowiedzialny księgowy.

Księgowy może dokonać płatności, wyłącznie jeżeli wcześniej instytucja Unii, za którą jest on odpowiedzialny, wprowadziła do wspólnych akt informacje dotyczące podmiotu prawnego odbiorcy płatności i szczegóły płatności.

Zanim urzędnicy zatwierdzający zatwierdzą jakąkolwiek płatność, informują księgowego o wszelkich zmianach w podmiocie prawnym i w szczegółach płatności przekazanych im przez odbiorcę płatności oraz weryfikują, czy te szczegóły te są ważne.

Artykuł 87

Ewidencja aktywów

1.   Instytucje Unii, agencje lub organy Unii, o których mowa w rozdziale 3 sekcja 2 niniejszego tytułu, prowadzą ewidencję wykazującą liczbę i wartość wszystkich swoich rzeczowych aktywów trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz składników aktywów finansowych według wzoru opracowanego przez księgowego Komisji.

Weryfikują również, czy zapisy zawarte w ich odnośnych ewidencjach są zgodne ze stanem faktycznym.

Wszystkie nabyte składniki majątku o terminie użytkowania dłuższym niż rok, które nie są towarami konsumpcyjnymi i których cena zakupu lub koszt produkcji są wyższe niż wartości wskazane w procedurach księgowych, o których mowa w art. 77, zapisuje się w ewidencji oraz na kontach aktywów trwałych.

2.   Sprzedaż rzeczowych aktywów trwałych Unii wymaga zamieszczenia odpowiednich ogłoszeń.

3.   Instytucje Unii, agencje lub organy Unii, o których mowa w rozdziale 3 sekcja 2 niniejszego tytułu, przyjmują przepisy dotyczące ochrony aktywów uwzględnionych w ich odnośnych ewidencjach oraz podejmują decyzję, które jednostki administracyjne odpowiedzialne są za system ewidencji.

Sekcja 4

Administrator rachunków zaliczkowych

Artykuł 88

Tworzenie rachunków zaliczkowych

1.   Utworzenie rachunku zaliczkowego oraz powołanie administratora rachunków zaliczkowych podlega decyzji księgowego danej instytucji Unii, w której to decyzji określa się warunki operacyjne oraz warunki dotyczące wykorzystywania rachunku zaliczkowego.

2.   Rachunki zaliczkowe mogą być ustanawiane w celu realizacji wydatków, w przypadku gdy ze względu na ich niewielkie kwoty przeprowadzenie operacji płatności zgodnie z ogólnymi zasadami dotyczącymi operacji po stronie wydatków jest zasadniczo niemożliwe lub nieefektywne. Maksymalną kwotę, jaką może wypłacić administrator rachunków zaliczkowych w takim przypadku ustala – dla każdego rodzaju wydatków – księgowy w decyzji, o której mowa w ust. 1. Rachunki zaliczkowe mogą być również ustanawiane w celu poboru dochodów.

W przypadku operacji związanych z pomocą w zakresie zarządzania kryzysowego i z pomocą humanitarną rachunki zaliczkowe można wykorzystywać bez jakichkolwiek ograniczeń co do kwoty, w określonym terminie i po należytym uzasadnieniu, przy jednoczesnym przestrzeganiu poziomu środków na płatności przyjętego przez Parlament Europejski i Radę w odpowiedniej linii budżetowej na bieżący rok budżetowy oraz zgodnie z wewnętrznymi przepisami Komisji.

W delegaturach Unii rachunki zaliczkowe można również wykorzystywać do wykonywania płatności zgodnie z ogólnymi zasadami dotyczącymi operacji po stronie wydatków w kwocie ograniczonej do 60 000 EUR dla każdej pozycji wydatków, jeżeli takie ich wykorzystywanie jest efektywne i skuteczne z uwagi na wymogi lokalne. Jeżeli rachunki zaliczkowe są potrzebne do celów realizacji wydatków zarówno z sekcji budżetu dotyczącej Komisji, jak i sekcji dotyczącej ESDZ, ustanawia się je jako osobne rachunki zaliczkowe.

Artykuł 89

Administrowanie rachunkami zaliczkowymi

1.   Administratorzy rachunków zaliczkowych wybierani są spośród urzędników lub, jeżeli zajdzie taka potrzeba i jedynie w należycie uzasadnionych przypadkach, spośród innych pracowników lub, zgodnie z warunkami ustanowionymi w przepisach wewnętrznych Komisji, spośród pracowników zatrudnionych przez Komisję w dziedzinie operacji związanych z pomocą w zakresie zarządzania kryzysowego i z pomocą humanitarną, pod warunkiem że umowy o pracę tych pracowników gwarantują poziom ochrony pod względem odpowiedzialności równoważny poziomowi mającemu zastosowanie wobec pracowników zgodnie z art. 95.

2.   Rachunki zaliczkowe zasilane są pod nadzorem księgowego danej instytucji Unii, a odpowiedzialność za nie ponoszą administratorzy rachunków zaliczkowych.

3.   Po dokonanych płatnościach następują formalne ostateczne decyzje o poświadczeniu zasadności lub zlecenia płatnicze podpisane przez właściwego urzędnika zatwierdzającego.

Transakcje zaliczkowe wykraczające poza ogólne zasady dotyczące operacji po stronie wydatków są rozliczane przez urzędnika zatwierdzającego do końca następnego miesiąca, tak aby saldo księgowe i saldo rachunku bankowego mogły być uzgodnione.

4.   Księgowy nadzoruje istnienie środków finansowych przydzielonych administratorom rachunków zaliczkowych i prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz sprawdza, czy transakcje zaliczkowe są rozliczane w ustalonym terminie.

ROZDZIAŁ 5

Odpowiedzialność podmiotów upoważnionych do działań finansowych

Sekcja 1

Zasady ogólne

Artykuł 90

Cofnięcie delegowania uprawnień na podmioty upoważnione do działań finansowych oraz zawieszenie ich w wykonywaniu obowiązków

1.   Organ, który powołał właściwych urzędników zatwierdzających, może w każdej chwili cofnąć, czasowo lub na stałe, delegowane lub subdelegowane na nich uprawnienia.

2.   Organ, który powołał księgowych lub administratorów rachunków zaliczkowych, może w każdej chwili, czasowo lub na stałe, zawiesić jednego z nich lub obu w wykonywaniu ich obowiązków.

3.   Ust. 1 i 2 pozostają bez uszczerbku dla jakiegokolwiek postępowania dyscyplinarnego wszczętego wobec podmiotów upoważnionych do działań finansowych, o których to podmiotach mowa w tych ustępach.

Artykuł 91

Odpowiedzialność podmiotów upoważnionych do działań finansowych za niezgodną z prawem działalność, nadużycia finansowe lub korupcję

1.   Niniejszy rozdział pozostaje bez uszczerbku dla wszelkiego rodzaju odpowiedzialności na mocy prawa karnego, jaką mogą ponosić podmioty upoważnione do działań finansowych, o których to podmiotach mowa w art. 90, zgodnie z mającym zastosowanie prawem krajowym oraz z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony interesów finansowych Unii oraz zwalczania korupcji, w której uczestniczą urzędnicy Unii lub urzędnicy państw członkowskich.

2.   Bez uszczerbku dla art. 92, 94 i 95 niniejszego rozporządzenia każdy właściwy urzędnik zatwierdzający, księgowy lub administrator rachunków zaliczkowych podlega postępowaniu dyscyplinarnemu i obowiązkowi zapłaty odszkodowania zgodnie z warunkami określonymi w regulaminie pracowniczym lub, w przypadku pracowników zatrudnionych przez Komisję w dziedzinie operacji związanych z pomocą w zakresie zarządzania kryzysowego i z pomocą humanitarną, o których mowa w art. 89 ust. 1 niniejszego rozporządzenia, zgodnie z warunkami określonymi w ich umowach o pracę. W przypadku niezgodnej z prawem działalności, nadużycia finansowego lub korupcji, które mogą szkodzić interesom Unii, sprawa jest przedkładana władzom i organom wyznaczonym na mocy mającego zastosowanie prawodawstwa, w szczególności OLAF.

Sekcja 2

Zasady mające zastosowanie do właściwych urzędników zatwierdzających

Artykuł 92

Zasady mające zastosowanie do urzędników zatwierdzających

1.   Właściwy urzędnik zatwierdzający jest zobowiązany do zapłaty odszkodowania zgodnie z przepisami regulaminu pracowniczego.

2.   Obowiązek zapłaty odszkodowania ma zastosowanie w szczególności, gdy właściwy urzędnik zatwierdzający, umyślnie lub w wyniku rażącego zaniedbania ze swojej strony:

a)

ustala należności do odzyskania lub wystawia nakazy odzyskania środków, zaciąga zobowiązania lub podpisuje zlecenie płatnicze niezgodnie z niniejszym rozporządzeniem;

b)

nie sporządza dokumentu ustalającego należność, nie wystawia nakazu odzyskania środków lub wystawia taki nakaz lub zlecenie płatnicze z opóźnieniem, narażając tym samym instytucję Unii na powództwo cywilne ze strony osób trzecich.

3.   Delegowany lub subdelegowany urzędnik zatwierdzający, otrzymujący wiążące polecenie, które uznaje za nieprawidłowe lub sprzeczne z zasadą należytego zarządzania finansami, w szczególności z uwagi na to, że polecenie to nie może zostać wykonane z wykorzystaniem przydzielonych mu zasobów, pisemnie informuje o tym fakcie organ, który delegował lub subdelegował na niego uprawnienia. Jeżeli polecenie to zostanie potwierdzone pisemnie, a potwierdzenie to zostanie otrzymane w odpowiednim czasie i jest wystarczająco jasne, tj. odnosi się wyraźnie do punktów, które delegowany lub subdelegowany urzędnik zatwierdzający zakwestionował, delegowany lub subdelegowany urzędnik zatwierdzający nie jest pociągany do odpowiedzialności. Wykonuje on takie polecenie, chyba że jest ono w sposób oczywisty niezgodne z prawem lub stanowi naruszenie odpowiednich norm bezpieczeństwa.

Taka sama procedura ma zastosowanie w przypadkach, gdy urzędnik zatwierdzający uzna, że decyzja, za której podjęcie odpowiada, jest nieprawidłowa lub sprzeczna z zasadami należytego zarządzania finansami, lub gdy urzędnik zatwierdzający dowie się, w trakcie wykonywania wiążącego polecenia, że okoliczności danego przypadku mogłyby spowodować powstanie takiej sytuacji.

Wszelkie polecenia potwierdzone w okolicznościach, o których mowa w niniejszym ustępie, są odnotowywane przez właściwego delegowanego urzędnika zatwierdzającego oraz ujmowane w jego rocznym sprawozdaniu z działalności.

4.   W przypadku subdelegowania uprawnień w ramach swoich służb delegowany urzędnik zatwierdzający pozostaje odpowiedzialny za efektywność i skuteczność wprowadzonych wewnętrznych systemów zarządzania i kontroli oraz za wybór subdelegowanego urzędnika zatwierdzającego.

5.   W przypadku subdelegowania uprawnień na szefów delegatur Unii i ich zastępców odpowiedzialność za określenie wprowadzanych wewnętrznych systemów zarządzania i kontroli, a także za ich efektywność i skuteczność ponosi delegowany urzędnik zatwierdzający. Szefowie delegatur Unii są odpowiedzialni za odpowiednie ustanowienie i funkcjonowanie tych systemów zgodnie z instrukcjami delegowanego urzędnika zatwierdzającego, a także za zarządzanie środkami finansowymi oraz operacjami, które wykonują oni w ramach delegatury Unii, za którą ponoszą odpowiedzialność. Przed objęciem funkcji muszą oni ukończyć specjalne szkolenia dotyczące zadań i obowiązków urzędników zatwierdzających oraz wykonywania budżetu.

Zgodnie z art. 76 ust. 3 szefowie delegatur Unii składają sprawozdania z wykonania swoich obowiązków określonych w akapicie pierwszym niniejszego ustępu.

Co roku szefowie delegatur Unii przekazują delegowanemu urzędnikowi zatwierdzającemu Komisji poświadczenie dotyczące wewnętrznych systemów zarządzania i kontroli wprowadzonych w ich delegaturach, a także zarządzania subdelegowanymi na nich operacjami i ich wyników, aby umożliwić urzędnikowi zatwierdzającemu sporządzenie poświadczenia wiarygodności przewidzianego w art. 74 ust. 9.

Niniejszy ustęp ma także zastosowanie do zastępców szefów delegatur Unii, gdy działają oni w charakterze subdelegowanych urzędników zatwierdzających w razie nieobecności szefów tych delegatur Unii.

Artykuł 93

Traktowanie nieprawidłowości finansowych ze strony pracowników

1.   Bez uszczerbku dla uprawnień OLAF oraz dla autonomii administracyjnej instytucji Unii, organów Unii, urzędów europejskich, organów lub osób, którym powierzono wykonanie określonych działań w ramach WPZiB na mocy tytułu V TUE w odniesieniu do ich pracowników oraz z należytym uwzględnieniem ochrony informatorów, wszelkie naruszenie niniejszego rozporządzenia lub przepisów dotyczących zarządzania finansami lub weryfikacji operacji, wynikające z działania lub zaniechania działania ze strony pracownika zgłaszane jest zespołowi, o którym mowa w art. 145, w celu uzyskania opinii, a zgłoszenia dokonuje którykolwiek z następujących podmiotów:

a)

organ powołujący odpowiedzialny za kwestie dyscyplinarne;

b)

właściwy urzędnik zatwierdzający, w tym również szefowie delegatur Unii i ich zastępcy pełniący w razie ich nieobecności funkcję subdelegowanego urzędnika zatwierdzającego zgodnie z art. 60 ust. 2.

W przypadku gdy zespół zostaje bezpośrednio poinformowany o sprawie przez pracownika, przekazuje akta organowi powołującemu instytucji Unii, organu Unii, urzędu europejskiego, organu lub osoby, których to dotyczy, oraz odpowiednio informuje o tym tego pracownika. Organ powołujący może zwrócić się do zespołu o wydanie opinii w sprawie.

2.   Wnioskowi o wydanie opinii przez zespół na podstawie ust. 1 akapit pierwszy towarzyszy opis stanu faktycznego oraz działania lub zaniechania działania, który to stan zespół ma ocenić, a także stosowne dokumenty potwierdzające, w tym również sprawozdania z każdego przeprowadzonego dochodzenia. W miarę możliwości informacje sporządza się w formie zanonimizowanej.

Przed przedłożeniem zespołowi wniosku lub jakichkolwiek dodatkowych informacji organ powołujący lub urzędnik zatwierdzający – w zależności od przypadku – dają pracownikowi możliwość przedstawienia uwag, po powiadomieniu go o dokumentach potwierdzających, o których mowa w akapicie pierwszym, w zakresie, w jakim takie powiadomienie nie zagrozi w sposób istotny prowadzeniu dalszego dochodzenia.

3.   W przypadkach, o których mowa w ust. 1 niniejszego artykułu, zespół, o którym mowa w art. 145 niniejszego rozporządzenia, musi być właściwy, aby ocenić, czy – na podstawie informacji przedłożonych mu zgodnie z ust. 2 niniejszego artykułu oraz wszelkich dodatkowych informacji – doszło do wystąpienia nieprawidłowości finansowej. Na podstawie opinii zespołu dana instytucja Unii, organ Unii, urząd europejski, organ lub osoba podejmują decyzję co do odpowiednich działań następczych zgodnie z regulaminem pracowniczym. Jeżeli zespół stwierdzi problemy systemowe, wydaje zalecenie urzędnikowi zatwierdzającemu i delegowanemu urzędnikowi zatwierdzającemu, chyba że ten ostatni jest pracownikiem mającym związek z daną sprawą, a także audytorowi wewnętrznemu.

4.   W przypadku gdy zespół wydaje opinię, o której mowa w ust. 1 niniejszego artykułu, w jego skład wchodzą członkowie, o których mowa w art. 145 ust. 2 akapit 1 lit. a) i b), a także następujący członkowie dodatkowi, których powołuje się z uwzględnieniem potrzeby uniknięcia jakichkolwiek konfliktów interesów:

a)

przedstawiciel organu powołującego odpowiedzialnego za kwestie dyscyplinarne instytucji Unii, organu Unii, urzędu europejskiego, organu lub osoby, których to dotyczy, jeżeli sprawę zgłasza się zgodnie z ust. 1 akapit pierwszy lit. a), lub przedstawiciel właściwego urzędnika zatwierdzającego, jeżeli sprawę przekazuje się zgodnie z ust. 1 akapit pierwszy lit. b);

b)

członek powołany przez komitet pracowniczy danej instytucji Unii, organu Unii, urzędu europejskiego, organu lub osoby;

c)

członek służby prawnej instytucji Unii zatrudniającej danego pracownika.

W przypadku gdy zespół wydaje opinię, o której mowa w ust. 1, jest ona kierowana do organu powołującego danej instytucji Unii, organu Unii, urzędu europejskiego, organu lub osoby.

5.   Zespół nie ma żadnych uprawnień w zakresie prowadzenia dochodzeń. Dane instytucje Unii, organy Unii, urzędy europejskie, organy lub podmioty współpracują z zespołem z myślą o zapewnieniu mu wszystkich informacji niezbędnych do wydania opinii.

6.   W przypadku gdy zespół uzna, że sprawa jest właściwa dla OLAF, zgodnie z ust. 1 bezzwłocznie przekazuje akta sprawy odpowiedniemu organowi powołującemu i natychmiast informuje OLAF.

7.   Państwa członkowskie w pełni wspierają Unię w egzekwowaniu wszelkich zobowiązań nałożonych na podstawie art. 22 regulaminu pracowniczego na pracowników czasowych, wobec których zastosowanie ma art. 2 lit. e) warunków zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej.

Sekcja 3

Zasady mające zastosowanie do księgowych i administratorów rachunków zaliczkowych

Artykuł 94

Zasady mające zastosowanie do księgowych

Księgowy podlega postępowaniu dyscyplinarnemu i obowiązkowi zapłaty odszkodowania ustanowionym w regulaminie pracowniczym zgodnie z określonymi w nim procedurami. Księgowy może w szczególności zostać pociągnięty do odpowiedzialności, jeżeli dopuszcza się któregokolwiek z następujących uchybień:

a)

doprowadzenia do utraty lub zmniejszenia wartości powierzonych mu środków finansowych, aktywów lub dokumentów;

b)

dokonania nieuprawnionej zmiany na rachunkach bankowych lub pocztowych rachunkach przelewowych (giro);

c)

odzyskania należności lub dokonania płatności kwot niezgodnych z odpowiednimi nakazami odzyskania środków lub zleceniami płatniczymi;

d)

niedokonania poboru należnych dochodów.

Artykuł 95

Zasady mające zastosowanie do administratorów rachunków zaliczkowych

Administrator rachunków zaliczkowych może w szczególności zostać pociągnięty do odpowiedzialności, jeżeli dopuszcza się któregokolwiek z następujących uchybień:

a)

doprowadzenia do utraty lub zmniejszenia wartości powierzonych mu środków finansowych, aktywów lub dokumentów;

b)

nieprzedstawienia właściwych dokumentów potwierdzających dotyczących dokonywanych przez niego płatności;

c)

dokonania płatności na rzecz osób innych niż uprawnione do otrzymania takich płatności;

d)

niedokonania poboru należnych dochodów.

ROZDZIAŁ 6

Operacje po stronie dochodów

Sekcja 1

Udostępnianie zasobów własnych

Artykuł 96

Zasoby własne

1.   Prognozę dochodów pochodzących z zasobów własnych, o których mowa w decyzji (UE, Euratom) 2020/2053, zapisuje się w budżecie w euro. Odpowiednie zasoby własne są udostępniane zgodnie z rozporządzeniami (UE, Euratom) nr 609/2014 i (UE, Euratom) 2021/770.

2.   Urzędnik zatwierdzający opracowuje harmonogram wskazujący, kiedy zasoby własne określone w decyzji (UE, Euratom) 2020/2053 zostaną udostępnione Komisji.

Zasoby własne są ustalane i odzyskiwane zgodnie z zasadami przyjętymi na podstawie tej decyzji.

Na potrzeby księgowości urzędnik zatwierdzający wydaje nakaz odzyskania środków w odniesieniu do przychodów i rozchodów na rachunku dotyczącym zasobów własnych, o którym mowa w rozporządzeniach (UE, Euratom) nr 609/2014 i (UE, Euratom) 2021/770.

Sekcja 2

Prognoza należności

Artykuł 97

Prognoza należności

1.   Gdy właściwy urzędnik zatwierdzający dysponuje wystarczającymi i wiarygodnymi informacjami dotyczącymi środka lub sytuacji, które mogą doprowadzić do powstania kwoty należnej na rzecz Unii, sporządza prognozę należności.

2.   Właściwy urzędnik zatwierdzający dokonuje korekty prognozy należności, gdy tylko uzyska wiedzę o zdarzeniu skutkującym zmianą środka lub sytuacji, które były podstawą sporządzenia prognozy.

Sporządzając nakaz odzyskania środków w odniesieniu do środka lub sytuacji, na podstawie których wcześniej sporządzono prognozę należności, właściwy urzędnik zatwierdzający odpowiednio koryguje tę prognozę.

Jeżeli nakaz odzyskania środków sporządza się na taką samą kwotę jak w pierwotnej prognozie, prognozę tę obniża się do zera.

3.   Na zasadzie odstępstwa od ust. 1 prognozy należności nie sporządza się przed udostępnieniem Komisji przez państwa członkowskie kwot zasobów własnych określonych w decyzji (UE, Euratom) 2020/2053, wpłacanych w ustalonych odstępach czasowych przez państwa członkowskie. Właściwy urzędnik zatwierdzający wystawia nakaz odzyskania środków w odniesieniu do tych kwot.

Sekcja 3

Ustalanie należności

Artykuł 98

Ustalanie należności

1.   W celu ustalenia należności właściwy urzędnik zatwierdzający:

a)

sprawdza istnienie długu;

b)

określa lub sprawdza stan faktyczny i kwotę długu; oraz

c)

sprawdza warunki, zgodnie z którymi dług jest wymagalny.

Ustalenie należności stanowi uznanie prawa Unii w odniesieniu do dłużnika oraz ustalenie prawa do żądania od dłużnika spłaty długu.

2.   Wszelkie należności uznane za pewne, o określonej wartości i wymagalne, są ustalane nakazem odzyskania środków, za pomocą którego właściwy urzędnik zatwierdzający poleca księgowemu odzyskać należność. Następnie wystawiana jest nota debetowa, którą przesyła się dłużnikowi, z wyjątkiem przypadków, gdy procedura odstąpienia od odzyskania należności zostaje przeprowadzona natychmiast zgodnie z ust. 4 akapit drugi. Zarówno nakaz odzyskania środków, jak i notę debetową sporządza właściwy urzędnik zatwierdzający.

Urzędnik zatwierdzający przesyła notę debetową natychmiast po ustaleniu należności i nie później niż w terminie pięciu lat od momentu, w którym instytucja Unii mogła – w normalnych okolicznościach – dochodzić swojej wierzytelności. Taki okres nie ma zastosowania w przypadkach, gdy właściwy urzędnik zatwierdzający ustali, że, pomimo podjętych przez instytucję Unii starań, opóźnienie w działaniu wynikało z zachowania dłużnika.

3.   W celu ustalenia należności właściwy urzędnik zatwierdzający dopilnowuje, aby:

a)

należność była pewna, czyli nie podlegała jakimkolwiek warunkom;

b)

należność była w określonej wysokości, dokładnie wyrażonej w środkach pieniężnych;

c)

należność była wymagalna i nie podlegała jakiemukolwiek terminowi płatności;

d)

dane dłużnika były poprawne;

e)

kwota była zapisana we właściwej pozycji w budżecie;

f)

dokumenty potwierdzające były prawidłowe; oraz

g)

przestrzegana była zasada należytego zarządzania finansami, w szczególności w odniesieniu do kryteriów, o których mowa w art. 101 ust. 2 akapit pierwszy lit. a) lub b).

4.   Nota debetowa ma na celu poinformowanie dłużnika o tym, że:

a)

Unia ustaliła należność;

b)

jeżeli spłata zadłużenia nastąpi w terminie określonym w nocie debetowej, odsetki za zwłokę nie zostaną naliczone;

c)

w przypadku niedokonania spłaty zadłużenia w terminie, o którym mowa w lit. b) niniejszego ustępu, zadłużenie obciążone zostaje odsetkami naliczanymi według stopy procentowej, o której mowa w art. 99, bez uszczerbku dla jakichkolwiek mających zastosowanie szczególnych uregulowań;

d)

w przypadku niedokonania spłaty zadłużenia przed upływem terminu, o którym mowa w lit. b), instytucja Unii odzyska należności w drodze potrącenia albo wyegzekwowania wszelkich uprzednio złożonych gwarancji;

e)

księgowy może w wyjątkowych okolicznościach, po uprzednim poinformowaniu dłużnika o przyczynach i terminie odzyskiwania przez potrącenie, odzyskać w ten sposób należności przed upływem terminu, o którym mowa w lit. b), jeżeli jest to niezbędne dla ochrony interesów finansowych Unii oraz gdy księgowy ma uzasadnione powody, aby sądzić, że kwota należna Unii zostałaby w przeciwnym razie utracona;

f)

jeżeli, po podjęciu wszystkich działań, o których mowa w lit. a)–e) niniejszego akapitu, kwota nie została w pełni odzyskana, instytucja Unii odzyska ją w drodze wyegzekowania decyzji uzyskanej zgodnie z art. 100 ust. 2 albo w drodze postępowania sądowego.

W przypadku gdy po sprawdzeniu danych dłużnika lub na podstawie innych mających znaczenie informacji dostępnych w danym momencie oczywiste jest, że długu dotyczy jeden z przypadków, o których mowa w art. 101 ust. 2 akapit pierwszy lit. a) lub b), lub że nota debetowa nie została przesłana zgodnie z ust. 2 niniejszego artykułu, urzędnik zatwierdzający podejmuje – po ustaleniu należności – decyzję o bezpośrednim odstąpieniu od odzyskania należności zgodnie z art. 101, bez przesyłania noty debetowej, w porozumieniu z księgowym.

We wszystkich innych przypadkach urzędnik zatwierdzający drukuje notę debetową i przesyła ją dłużnikowi. Księgowy zostaje poinformowany o wysłaniu noty debetowej za pośrednictwem systemu informacji finansowej.

5.   Kwoty wypłacone nienależnie podlegają odzyskaniu.

Artykuł 99

Odsetki od zaległych płatności

1.   Bez uszczerbku dla jakichkolwiek przepisów szczególnych wynikających ze stosowania szczególnych uregulowań, do wszelkich należności niespłaconych w terminie, o którym mowa w art. 98 ust. 4 akapit pierwszy lit. b), dolicza się odsetki zgodnie z ust. 2 i 3 niniejszego artykułu.

2.   Z wyjątkiem przypadku, o którym mowa w ust. 4 niniejszego artykułu, stopą procentową dla należności niespłaconych w terminie, o którym mowa w art. 98 ust. 4 akapit pierwszy lit. b), jest stopa stosowana przez Europejski Bank Centralny do jego głównych operacji refinansujących, publikowana w serii C Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej, obowiązująca pierwszego dnia kalendarzowego miesiąca, w którym przypada termin płatności, powiększona o:

a)

osiem punktów procentowych, w przypadku gdy zdarzeniem obligującym jest zamówienie na dostawy lub zamówienie na usługi;

b)

trzy i pół punktu procentowego we wszystkich innych przypadkach.

3.   Odsetki naliczane są począwszy od dnia kalendarzowego następującego po terminie, o którym mowa w art. 98 ust. 4 akapit pierwszy lit. b), do dnia kalendarzowego, w którym zadłużenie zostaje spłacone w całości.

Nakaz odzyskania środków odpowiadający kwocie odsetek za zwłokę wystawiany jest w momencie faktycznego otrzymania tych odsetek.

4.   W przypadku grzywien, innych kar lub sankcji stopą procentową dla należności niespłaconych lub nieobjętych gwarancją finansową możliwą do przyjęcia przez księgowego Komisji w terminie określonym w decyzji instytucji Unii nakładającej grzywę, inną karę lub sankcję jest stopa stosowana przez Europejski Bank Centralny do jego głównych operacji refinansujących, publikowana w serii C Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej, obowiązująca pierwszego dnia kalendarzowego miesiąca, w którym przyjęto decyzję nakładającą grzywnę, inną karę lub sankcję, powiększona o trzy i pół punktu procentowego.

W przypadku gdy Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej, wykonując swoje uprawnienia wynikające z art. 261 TFUE, zwiększy kwotę grzywny lub innej kary, odsetki od kwoty zwiększenia nalicza się od daty wydania wyroku przez Trybunał.

5.   W przypadkach gdy całkowita stopa procentowa byłaby ujemna, zostaje ona ustalona na poziomie zero procent.

Sekcja 4

Upoważnienie do odzyskania środków

Artykuł 100

Upoważnienie do odzyskania środków

1.   Właściwy urzędnik zatwierdzający, poprzez wystawienie nakazu odzyskania środków, poleca księgowemu odzyskać należność, którą ten właściwy urzędnik zatwierdzający ustalił (upoważnienie do odzyskania środków).

2.   Instytucja Unii może formalnie ustalić, że dana kwota jest należna od osób innych niż państwa członkowskie, w drodze decyzji, która stanowi tytuł egzekucyjny w rozumieniu art. 299 TFUE.

Jeżeli wymaga tego efektywna i terminowa ochrona interesów finansowych Unii, inne instytucje Unii mogą – w wyjątkowych okolicznościach – zwrócić się do Komisji o przyjęcie tego rodzaju decyzji stanowiącej tytuł egzekucyjny na rzecz tych instytucji w odniesieniu do roszczeń powstałych w związku z pracownikami lub w związku z członkami lub byłymi członkami instytucji Unii, pod warunkiem że instytucje te uzgodniły z Komisją praktyczne zasady stosowania niniejszego artykułu.

Uznaje się, że takie wyjątkowe okoliczności zachodzą wówczas, gdy zainteresowana instytucja Unii nie ma szans na odzyskanie długu w drodze płatności dobrowolnej lub przez potrącenie, jak przewidziano w art. 101 ust. 1, a warunki niezbędne do tego, aby odstąpić od odzyskania na mocy art. 101 ust. 2 i 3 nie zostały spełnione. We wszystkich przypadkach decyzja stanowiąca tytuł egzekucyjny określa, że kwoty będące przedmiotem roszczenia zapisuje się w sekcji budżetu dotyczącej danej instytucji Unii, która działa w charakterze urzędnika zatwierdzającego. Taki dochód zapisuje się jako dochód ogólny, chyba że stanowi on dochód przeznaczony na określony cel, jak przewidziano w art. 21 ust. 3.

Instytucja Unii, która składa wniosek, informuje Komisję o wszelkich zdarzeniach mogących wpłynąć na odzyskanie długu oraz występuje w charakterze interwenienta, wspierając Komisję w przypadku zaskarżenia decyzji stanowiącej tytuł egzekucyjny.

Sekcja 5

Odzyskiwanie środków

Artykuł 101

Zasady dotyczące odzyskiwania środków

1.   Księgowy działa na podstawie nakazów odzyskania środków na należności należycie ustalone przez właściwego urzędnika zatwierdzającego. Księgowy z należytą starannością zapewnia, aby Unia otrzymywała swoje dochody, a jej prawa były chronione.

Częściowa spłata należności przez dłużnika, w stosunku do którego wydano kilka nakazów odzyskania środków, zaliczana jest w pierwszej kolejności na poczet najstarszych należności, o ile dłużnik nie określi inaczej. Wszelkie płatności częściowe w pierwszej kolejności pokrywają odsetki.

Księgowy odzyskuje kwoty należne budżetowi poprzez ich potrącenie zgodnie z art. 102.

2.   Właściwy urzędnik zatwierdzający może odstąpić od odzyskania całości lub części ustalonej należności wyłącznie w następujących przypadkach:

a)

gdy przewidywany koszt odzyskania należności przekraczałby kwotę, która ma zostać odzyskana, a odstąpienie nie zaszkodziłoby wizerunkowi Unii;

b)

gdy nie można odzyskać należności ze względu na jej wiek, opóźnienie w przesłaniu noty debetowej w świetle warunków określonych w art. 98 ust. 2 lub niewypłacalność dłużnika, lub w wyniku wszelkiego innego postępowania upadłościowego;

c)

gdy odzyskanie należności jest niezgodne z zasadą proporcjonalności.

W przypadku gdy właściwy urzędnik zatwierdzający zamierza odstąpić lub częściowo odstąpić od odzyskania ustalonej należności, dopilnowuje, aby odstąpienie to było prawidłowe oraz zgodne z zasadą należytego zarządzania finansami i zasadą proporcjonalności. Decyzja o odstąpieniu od odzyskania należności musi być uzasadniona. Urzędnik zatwierdzający może delegować uprawnienia do podjęcia tej decyzji.

3.   W przypadku, o którym mowa w ust. 2 akapit pierwszy lit. c), właściwy urzędnik zatwierdzający działa zgodnie z wcześniej określonymi procedurami ustanowionymi w ramach jego instytucji Unii oraz stosuje następujące kryteria, które są obowiązkowe i mają zastosowanie we wszystkich okolicznościach:

a)

stan faktyczny, z uwzględnieniem wagi nieprawidłowości stanowiącej podstawę ustalenia należności (nadużycie finansowe, ponowne popełnienie danego przestępstwa, zamiar, staranność, dobra wiara, oczywisty błąd);

b)

wpływ, jaki odstąpienie od odzyskania należności miałoby na funkcjonowanie Unii i jej interesy finansowe (kwoty, których to dotyczy, ryzyko stworzenia precedensu, podważenie autorytetu prawa).

4.   W zależności od okoliczności sprawy właściwy urzędnik zatwierdzający uwzględnia, w stosownych przypadkach, następujące kryteria dodatkowe:

a)

każde zakłócenie konkurencji, które wynikłoby z odstąpienia od odzyskania należności;

b)

szkody gospodarcze i społeczne, które wystąpiłyby, gdyby zadłużenie miało zostać odzyskane w całości.

5.   Co roku każda instytucja Unii przesyła Parlamentowi Europejskiemu i Radzie sprawozdanie dotyczące przypadków odstąpienia od odzyskania przez nią należności zgodnie z ust. 2, 3 i 4 niniejszego artykułu. Informacje dotyczące przypadków odstąpienia od odzyskania należności poniżej kwoty 60 000 EUR podaje się w postaci kwoty łącznej. W przypadku Komisji sprawozdanie to załącza się do podsumowania rocznych sprawozdań z działalności, o którym mowa w art. 74 ust. 9.

6.   Właściwy urzędnik zatwierdzający może anulować ustaloną należność w całości lub w części. Częściowe anulowanie ustalonej należności nie oznacza odstąpienia od odzyskania pozostałej części należności Unii.

W przypadku błędu właściwy urzędnik zatwierdzający anuluje w całości lub w części ustaloną należność, podając odpowiednie uzasadnienie.

Każda instytucja Unii określa w swoich przepisach wewnętrznych warunki i procedurę delegowania uprawnień do anulowania ustalonej należności.

7.   Państwa członkowskie ponoszą główną odpowiedzialność za prowadzenie kontroli i audytów oraz za odzyskiwanie kwot wypłaconych nienależnie, zgodnie z przepisami sektorowymi. W zakresie, w jakim państwa członkowskie same wykryją i skorygują nieprawidłowości, są wyłączone z dokonywanych przez Komisję korekt finansowych dotyczących tych nieprawidłowości.

8.   Komisja stosuje wobec państw członkowskich korekty finansowe w celu wykluczenia z finansowania unijnego wydatków dokonanych z naruszeniem mającego zastosowanie prawa. Komisja opiera swoje korekty finansowe na wskazaniu kwot wypłaconych nienależnie i na ich skutkach finansowych dla budżetu. W przypadku gdy kwot tych nie można dokładnie ustalić, Komisja może zastosować ekstrapolację korekty lub korekty ryczałtowe zgodnie z przepisami sektorowymi.

Podejmując decyzję w sprawie kwoty korekty finansowej, Komisja uwzględnia charakter i wagę naruszenia mającego zastosowanie prawa oraz skutki finansowe dla budżetu, w tym również uchybień w systemach zarządzania i kontroli.

Kryteria ustalania korekt finansowych i stosowaną procedurę można określić w przepisach sektorowych.

9.   Metodologię stosowania ekstrapolacji korekt lub korekt ryczałtowych określa się zgodnie z przepisami sektorowymi w celu umożliwienia Komisji ochrony interesów finansowych Unii.

Artykuł 102

Odzyskiwanie przez potrącenie

1.   W przypadku gdy dłużnik posiada roszczenie względem Unii lub względem agencji wykonawczej, gdy wykonuje ona budżet, które to roszczenie jest pewne w rozumieniu art. 98 ust. 3 lit. a), opiewa na określoną kwotę i jest należne, a także odnosi się do sumy określonej w zleceniu płatniczym, księgowy, po upływie terminu, o którym mowa w art. 98 ust. 4 akapit pierwszy lit. b), odzyskuje ustalone należności przez potrącenie.

W wyjątkowych okolicznościach – gdy jest to niezbędne do ochrony interesów finansowych Unii i gdy księgowy ma uzasadnione powody, aby sądzić, że kwota należna Unii zostałaby w przeciwnym razie utracona – księgowy może odzyskać należności przez potrącenie przed upływem terminu, o którym mowa w art. 98 ust. 4 akapit pierwszy lit. b).

Księgowy może również odzyskać należności przez potrącenie przed upływem terminu, o którym mowa w art. 98 ust. 4 akapit pierwszy lit. b), gdy zgodzi się na to dłużnik.

2.   Każdorazowo przed odzyskaniem należności zgodnie z ust. 1 niniejszego artykułu księgowy konsultuje się z właściwym urzędnikiem zatwierdzającym oraz informuje zainteresowanych dłużników, w tym również o środkach dochodzenia roszczeń zgodnie z art. 134.

W przypadku gdy dłużnik jest organem krajowym lub jedną z jego jednostek administracyjnych, o zamiarze przystąpienia do odzyskania środków przez potrącenie księgowy informuje także zainteresowane państwo członkowskie co najmniej 10 dni roboczych przed rozpoczęciem procedury. W porozumieniu z zainteresowanym państwem członkowskim lub zainteresowaną jednostką administracyjną księgowy może jednak przystąpić do odzyskania należności przez potrącenie przed upływem tego terminu.

3.   Potrącenie, o którym mowa w ust. 1, ma taki sam skutek jak płatność, zapewniając Unii spłatę kwoty zadłużenia, w stosownych przypadkach wraz z należnymi odsetkami.

4.   Wszczęcie postępowania upadłościowego nie wpływa na prawo księgowego do przystąpienia do odzyskania należności przez potrącenie, o którym mowa w ust. 1.

Artykuł 103

Procedura odzyskiwania należności w przypadku braku dobrowolnej płatności

1.   Bez uszczerbku dla art. 102, jeżeli nie odzyskano pełnej kwoty należności w terminie, o którym mowa w art. 98 ust. 4 akapit pierwszy lit. b), księgowy informuje właściwego urzędnika zatwierdzającego oraz bezzwłocznie wszczyna procedurę mającą na celu odzyskanie należności przy wykorzystaniu wszelkich dostępnych środków prawnych, w tym również, w stosownych przypadkach, przez wyegzekwowanie wszelkich uprzednio złożonych gwarancji.

2.   Bez uszczerbku dla art. 102, w przypadku gdy metoda odzyskania środków, o której mowa w ust. 1 niniejszego artykułu, nie może być wykorzystana, a dłużnik nie dokonał płatności w odpowiedzi na formalne upomnienie przesłane przez księgowego, księgowy odzyskuje w drodze wyegzekwowania decyzji nakazującej odzyskanie środków, uzyskanej zgodnie z art. 100 ust. 2 albo w drodze postępowania sądowego.

Artykuł 104

Dodatkowy czas na dokonanie płatności

Księgowy we współpracy z właściwym urzędnikiem zatwierdzającym może przyznać dodatkowy czas na dokonanie płatności, wyłącznie na pisemny wniosek dłużnika zawierający należyte uzasadnienie oraz o ile spełnione są następujące warunki:

a)

dłużnik zobowiązuje się zapłacić odsetki według stopy określonej w art. 99 za cały przyznany dodatkowo okres, począwszy od terminu, o którym mowa w art. 98 ust. 4 akapit pierwszy lit. b);

b)

w celu ochrony praw Unii dłużnik składa gwarancję finansową pokrywającą niespłacone zadłużenie, zarówno w zakresie kwoty głównej, jak i odsetek, która to gwarancja jest przyjmowana przez księgowego instytucji Unii.

Gwarancja, o której mowa w akapicie pierwszym lit. b), może zostać zastąpiona solidarną gwarancją złożoną przez osobę trzecią, zatwierdzoną przez księgowego instytucji Unii.

W wyjątkowych okolicznościach, na wniosek dłużnika, księgowy może odstąpić od wymogu złożenia gwarancji, o której mowa w akapicie pierwszym lit. b), jeżeli w jego ocenie dłużnik może i chce dokonać płatności w dodatkowym czasie, ale nie jest w stanie złożyć takiej gwarancji i znajduje się w trudnej sytuacji finansowej.

Artykuł 105

Okres przedawnienia

1.   Bez uszczerbku dla szczególnych uregulowań oraz stosowania decyzji (UE, Euratom) 2020/2053 należności Unii od osób trzecich oraz należności osób trzecich od Unii ulegają przedawnieniu po upływie okresu pięciu lat.

2.   Bieg okresu przedawnienia dla należności Unii od osób trzecich rozpoczyna się wraz z upływem terminu, o którym mowa w art. 98 ust. 4 akapit pierwszy lit. b).

Bieg okresu przedawnienia dla należności osób trzecich od Unii rozpoczyna się w dniu, w którym płatność należności osoby trzeciej staje się wymagalna zgodnie z odpowiednim zobowiązaniem prawnym.

3.   Bieg okresu przedawnienia należności Unii od osób trzecich zostaje przerwany w wyniku jakiegokolwiek zgłoszonego osobie trzeciej działania instytucji Unii lub państwa członkowskiego działającego na wniosek instytucji Unii, mającego na celu odzyskanie należności.

Bieg okresu przedawnienia dla należności osób trzecich od Unii zostaje przerwany w wyniku jakiegokolwiek działania zgłoszonego Unii przez jej wierzycieli lub w imieniu jej wierzycieli, mającego na celu odzyskanie należności.

4.   Bieg nowego pięcioletniego okresu przedawnienia rozpoczyna się w dniu następującym po dniu, w którym doszło do przerwania biegu terminów, o którym mowa w ust. 3.

5.   Wszelkie postępowania sądowe dotyczące należności, o których mowa w ust. 2, w tym również powództwa wniesione do sądu, który następnie oświadcza, że nie jest sądem właściwym, przerywają bieg okresu przedawnienia. Bieg nowego pięcioletniego okresu przedawnienia rozpoczyna się dopiero po wydaniu orzeczenia kończącego postępowanie w sprawie lub zawarciu pozasądowej ugody między stronami danego postępowania.

6.   Przyznanie dłużnikowi przez księgowego dodatkowego czasu na dokonanie płatności zgodnie z art. 104 uznaje się za przerwanie biegu okresu przedawnienia. Bieg nowego pięcioletniego okresu przedawnienia rozpoczyna się w dniu następującym po upływie dodatkowego czasu na dokonanie płatności.

7.   Należności Unii nie odzyskuje się po upływie terminu przedawnienia przewidzianego w ust. 2–6.

Artykuł 106

Traktowanie należności Unii na poziomie krajowym

W przypadku postępowania upadłościowego należności Unii traktowane są na tych samych preferencyjnych zasadach, co należności tego samego rodzaju wobec organów publicznych w państwach członkowskich, w których prowadzona jest procedura odzyskiwania należności.

Artykuł 107

Grzywny, inne kary, sankcje i narosłe odsetki nakładane przez instytucje Unii

1.   Kwot otrzymanych z tytułu grzywien, innych kar i sankcji oraz wszelkich narosłych odsetek lub innych dochodów przez nie wygenerowanych nie zapisuje się w budżecie, dopóki decyzja o ich nałożeniu jest lub wciąż mogłaby stać się przedmiotem odwołania do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej.

2.   Kwoty, o których mowa w ust. 1, są zapisywane w budżecie jak najszybciej po wyczerpaniu wszystkich środków odwoławczych. W należycie uzasadnionych wyjątkowych okolicznościach lub w przypadku gdy wyczerpanie wszystkich środków odwoławczych następuje po dniu 1 września bieżącego roku budżetowego, odnośne kwoty mogą zostać zapisane w budżecie w następnym roku budżetowym.

Do celów stosowania art. 48 ust. 2 lit. b) niezbędne kwoty, o których mowa w ust. 1 niniejszego artykułu, mogą zostać zapisane w budżecie do końca kolejnego roku budżetowego.

Kwot, które – zgodnie z wyrokiem Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej – podlegają zwrotowi na rzecz podmiotu, który je wpłacił, nie zapisuje się w budżecie.

3.   Ust. 1 nie ma zastosowania do decyzji dotyczących rozliczeń rachunków lub korekt finansowych.

Artykuł 108

Odzyskiwanie grzywien, innych kar lub sankcji nałożonych przez instytucje Unii

1.   W przypadku wniesienia do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej skargi na decyzję instytucji Unii o nałożeniu grzywny, innej kary lub sankcji na mocy TFUE lub Traktatu Euratom oraz do momentu wyczerpania wszystkich środków odwoławczych, dłużnik tymczasowo dokonuje płatności odnośnych kwot na rachunek bankowy wskazany przez księgowego Komisji albo składa gwarancję finansową możliwą do przyjęcia przez księgowego Komisji. Gwarancja musi być niezależna od obowiązku zapłaty grzywny, innej kary lub sankcji i egzekwowalna na żądanie. Gwarancja ta obejmuje kwotę główną roszczenia wraz z odsetkami, które dłużnik musi zapłacić w przypadku, o którym mowa w ust. 3 lit. b), według stopy stosowanej przez Europejski Bank Centralny do jego głównych operacji refinansujących, publikowanej w serii C Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej, obowiązującej pierwszego dnia kalendarzowego miesiąca, w którym przyjęto decyzję nakładającą grzywnę, inną karę lub sankcję, powiększonej o półtora punktu procentowego, począwszy od terminu określonego w decyzji instytucji Unii nakładającej grzywnę, inną karę lub sankcję.

2.   Komisja może zainwestować tymczasowo pobrane kwoty w składniki aktywów finansowych, traktując priorytetowo cel, jakim jest bezpieczeństwo i płynność środków pieniężnych zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami.

3.   Po wyczerpaniu wszystkich środków odwoławczych oraz w przypadku gdy grzywna, inna kara lub sankcja zostały potwierdzone przez Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej lub gdy decyzja nakładająca taką grzywnę, inną karę lub sankcję nie może już stać się przedmiotem odwołania do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej, podejmuje się jeden z następujących środków:

a)

tymczasowo pobrane kwoty wraz ze zwrotem z tych kwot zapisywane są w budżecie zgodnie z art. 107 ust. 2;

b)

w przypadku gdy złożona została gwarancja finansowa, jest ona egzekwowana, a odpowiednie kwoty są zapisywane w budżecie.

W przypadku gdy Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej zwiększył kwotę grzywny, innej kary lub sankcji, zastosowanie ma akapit pierwszy lit. a) i b) niniejszego ustępu maksymalnie do kwot określonych w pierwotnej decyzji instytucji Unii lub, w stosownych przypadkach, do kwoty określonej w poprzednim wyroku Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej wydanym w ramach tego samego postępowania. Księgowy Komisji dokonuje poboru kwoty odpowiadającej zwiększeniu oraz należnych odsetek, jak określono w art. 99 ust. 4, którą to kwotę zapisuje się w budżecie.

4.   W przypadku gdy grzywna, inna kara lub sankcja zostały anulowane lub kwota została zmniejszona, podejmuje się jeden z następujących środków:

a)

tymczasowo pobrane kwoty lub – w przypadku zmniejszenia – ich stosowną część wypłaca się odnośnej osobie trzeciej;

b)

w przypadku gdy złożona została gwarancja finansowa, jest ona odpowiednio zwalniana.

Kwotę, o której mowa w akapicie pierwszym lit. a), lub jej stosowną część, zwiększa się o odsetki według stopy stosowanej przez Europejski Bank Centralny do jego głównych operacji refinansujących, publikowanej w serii C Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej, obowiązującej pierwszego dnia kalendarzowego miesiąca, w którym przyjęto decyzję nakładającą grzywnę, inną karę lub sankcję, powiększonej o półtora punktu procentowego.

Wypłat na podstawie akapitu pierwszego lit. a) niniejszego ustępu dokonuje się w terminie 60 dni od uchylenia lub obniżenia grzywny, innej kary lub sankcji, z wyjątkiem przypadków, gdy nie przedstawiono w odpowiednim czasie niezbędnych dokumentów potwierdzających w celu zidentyfikowania danej osoby trzeciej lub jej rachunku bankowego. Po upływie tego terminu wierzyciel ma prawo do odsetek zgodnie z zasadami określonymi w art. 116 ust. 5.

Artykuł 109

Odsetki wyrównawcze

Bez uszczerbku dla art. 99 ust. 2 i art. 116 ust. 5 oraz w przypadkach innych niż grzywny, inne kary i sankcje, o których mowa w art. 107 i 108, gdy kwotę należy zwrócić w następstwie wyroku Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej lub w wyniku ugody, stopą oprocentowania jest stopa stosowana przez Europejski Bank Centralny w odniesieniu do jego głównych operacji refinansujących, opublikowana w serii C Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej, obowiązująca pierwszego kalendarzowego dnia każdego miesiąca. Stopa oprocentowania nie może być ujemna. Odsetki nalicza się począwszy od daty płatności kwoty podlegającej zwrotowi do dnia, w którym zwrot staje się wymagalny.

W przypadkach gdy całkowita stopa procentowa byłaby ujemna, zostaje ona ustalona na poziomie zero procent.

ROZDZIAŁ 7

Operacje po stronie wydatków

Artykuł 110

Decyzje w sprawie finansowania

1.   Zobowiązanie budżetowe musi być poprzedzone decyzją w sprawie finansowania przyjętą przez instytucję Unii lub organ, na który instytucja Unii delegowała uprawnienia. Decyzje w sprawie finansowania mają charakter roczny lub wieloletni.

Akapit pierwszy niniejszego ustępu nie ma zastosowania w przypadku środków przeznaczonych na operacje każdej instytucji Unii w ramach jej autonomii administracyjnej, które mogą być realizowane bez aktu podstawowego zgodnie z art. 58 ust. 2 lit. e), wydatków na wsparcie administracyjne oraz wkładów na rzecz organów Unii, o których mowa w art. 70 i 71.

2.   Decyzja w sprawie finansowania stanowi jednocześnie roczny lub wieloletni program prac i jest przyjmowana – stosownie do sytuacji – jak najszybciej po przyjęciu projektu budżetu, a co do zasady nie później niż w dniu 31 marca roku wykonania. W przypadku gdy dany akt podstawowy przewiduje szczególne warunki dotyczące przyjęcia decyzji w sprawie finansowania lub programu prac lub obu tych dokumentów, warunki te stosuje się do części decyzji w sprawie finansowania stanowiącej program prac, zgodnie z wymogami tego aktu podstawowego. Część stanowiąca program prac publikuje się na stronie internetowej danej instytucji Unii niezwłocznie po jej przyjęciu i przed jej wykonaniem.

W decyzji w sprawie finansowania wskazuje się całkowitą kwotę, którą ona obejmuje, oraz zawiera ona opis działań, które mają zostać sfinansowane. W decyzji w sprawie finansowania wskazuje się:

a)

akt podstawowy i linię budżetową;

b)

zamierzone cele i spodziewane rezultaty;

c)

metody wykonywania;

d)

wszelkie dodatkowe informacje wymagane na mocy aktu podstawowego w odniesieniu do programu prac.

3.   Oprócz elementów, o których mowa w ust. 2, w decyzji w sprawie finansowania określa się:

a)

w przypadku dotacji – rodzaj wnioskodawców, do których skierowane jest zaproszenie do składania wniosków lub którym udzielana jest bezpośrednio dotacja, oraz całkowitą pulę środków budżetowych przeznaczonych na dotacje;

b)

w przypadku zamówień – całkowitą pulę środków budżetowych przeznaczonych na zamówienia;

c)

w przypadku wkładów na rzecz funduszy powierniczych Unii, o których mowa w art. 238 – środki przeznaczone na fundusz powierniczy w danym roku wraz z kwotami zaplanowanymi na okres jego istnienia, z budżetu, a także od innych darczyńców;

d)

w przypadku nagród – rodzaj uczestników, do których skierowany jest konkurs, całkowitą pulę środków budżetowych przeznaczonych na dany konkurs oraz szczególne odniesienie do nagród o jednostkowej wartości wynoszącej co najmniej 1 000 000 EUR;

e)

w przypadku instrumentów finansowych: kwotę przydzieloną na dany instrument finansowy;

f)

w przypadku zarządzania pośredniego – osobę lub podmiot wykonujący środki finansowe Unii zgodnie z art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. c) lub kryteria stosowane do wyboru takiej osoby lub takiego podmiotu;

g)

w przypadku wkładów na rzecz instrumentów łączonych lub platform łączonych – kwotę przydzieloną na instrument łączony lub platformę łączoną oraz wykaz podmiotów uczestniczących w instrumencie łączonym lub platformie łączonej;

h)

w przypadku gwarancji budżetowych: kwotę rocznych rezerw oraz, w stosownych przypadkach, kwotę gwarancji budżetowej, którą należy zwolnić.

4.   Delegowany urzędnik zatwierdzający może dodać wszelkie dalsze informacje, które uzna za odpowiednie, w odnośnej decyzji w sprawie finansowania stanowiącej program prac albo w jakimkolwiek innym dokumencie opublikowanym na stronie internetowej instytucji Unii.

Wieloletnia decyzja w sprawie finansowania musi być spójna z programowaniem finansowym, o którym mowa w art. 41 ust. 2, oraz wskazywać, że wykonanie decyzji zależy od dostępności środków budżetowych na odpowiednie lata budżetowe po przyjęciu budżetu lub jak określono w systemie dwunastych części środków tymczasowych.

5.   Bez uszczerbku dla jakiegokolwiek przepisu szczególnego w akcie podstawowym, każda istotna zmiana w przyjętej już decyzji w sprawie finansowania wymaga zastosowania tej samej procedury, co w przypadku pierwotnej decyzji.

Artykuł 111

Operacje po stronie wydatków

1.   Na każdą pozycję wydatków zaciągane jest zobowiązanie, poświadcza się zasadność tego wydatku, zatwierdza się go i realizuje.

Na koniec okresów, o których mowa w art. 114, niewykorzystane saldo zobowiązań budżetowych jest umarzane.

Przy wykonywaniu operacji właściwy urzędnik zatwierdzający dopilnowuje, aby wydatki były zgodne z Traktatami, budżetem, niniejszym rozporządzeniem oraz innymi aktami przyjętymi na podstawie Traktatów, a także z zasadą należytego zarządzania finansami.

2.   Zobowiązania budżetowe oraz zobowiązania prawne zaciąga ten sam urzędnik zatwierdzający, z wyjątkiem należycie uzasadnionych przypadków. W szczególności w dziedzinie operacji związanych z pomocą w zakresie zarządzania kryzysowego i z pomocą humanitarną zobowiązania prawne mogą być zaciągane przez szefów delegatur Unii lub, w razie ich nieobecności, przez ich zastępców, na polecenie właściwego urzędnika zatwierdzającego Komisji, który pozostaje jednakże w pełni odpowiedzialny za operację leżącą u podstaw takiego zobowiązania. Pracownicy zatrudnieni przez Komisję w dziedzinie operacji związanych z pomocą w zakresie zarządzania kryzysowego i z pomocą humanitarną mogą podpisywać zobowiązania prawne powiązane z płatnościami dokonanymi z rachunków zaliczkowych o wartości nieprzekraczającej 2 500 EUR.

Właściwy urzędnik zatwierdzający zaciąga zobowiązanie budżetowe przed zaciągnięciem zobowiązania prawnego wobec osób trzecich, zasileniem rezerw na zobowiązania finansowe, o którym mowa w art. 214, lub przeniesieniem środków do funduszu powierniczego Unii, o którym mowa w art. 238.

Akapit drugi niniejszego ustępu nie ma zastosowania:

a)

do zobowiązań prawnych zaciągniętych po ogłoszeniu sytuacji kryzysowej w ramach planu ciągłości działania, zgodnie z procedurami przyjętymi przez Komisję lub jakąkolwiek inną instytucję Unii w ramach jej autonomii administracyjnej;

b)

w przypadku operacji w dziedzinie pomocy humanitarnej, ochrony ludności i pomocy w zakresie zarządzania kryzysowego, jeżeli zapewnienie efektywnej interwencji Unii wymaga, aby Unia natychmiast zaciągnęła zobowiązanie prawne wobec osób trzecich, a nie jest możliwe wcześniejsze zaciągnięcie indywidualnego zobowiązania budżetowego;

c)

do darowizn o charakterze niefinansowym.

W przypadkach, o których mowa w akapicie trzecim lit. b), zobowiązanie budżetowe jest zaciągane niezwłocznie po zaciągnięciu zobowiązania prawnego wobec osób trzecich.

3.   Właściwy urzędnik zatwierdzający poświadcza zasadność wydatku, wyrażając zgodę na zaliczenie danej pozycji wydatków w ciężar budżetu, po weryfikacji dokumentów potwierdzających należność wierzyciela zgodnie z warunkami określonymi w zobowiązaniu prawnym, jeżeli takie zobowiązanie prawne istnieje. W tym celu właściwy urzędnik zatwierdzający:

a)

sprawdza istnienie należności wierzyciela;

b)

stwierdza lub sprawdza prawdziwość i kwotę roszczenia za pomocą adnotacji „potwierdzenie za zgodność”;

c)

sprawdza warunki, zgodnie z którymi płatność jest wymagalna.

Niezależnie od akapitu pierwszego poświadczenie zasadności wydatku ma zastosowanie również do okresowych lub końcowych sprawozdań niezwiązanych z wnioskiem o płatność, w którym to przypadku skutki dla systemu rachunkowości są ograniczone do kont księgi głównej.

4.   Decyzja o poświadczeniu zasadności wydatków wydawana jest przy użyciu elektronicznie zabezpieczonego podpisu zgodnie z art. 149 przez urzędnika zatwierdzającego lub przez pracownika o odpowiednich kompetencjach technicznych należycie umocowanego w drodze formalnej decyzji przez urzędnika zatwierdzającego lub, w wyjątkowych przypadkach, w odniesieniu do obiegu dokumentów w wersji papierowej decyzja ta wyrażona jest w formie stempla zawierającego taki podpis.

Za pomocą adnotacji „potwierdzenie za zgodność” właściwy urzędnik zatwierdzający, lub pracownik o odpowiednich kompetencjach technicznych należycie umocowany przez właściwego urzędnika zatwierdzającego, poświadcza, że:

a)

w przypadku płatności zaliczkowych – spełnione zostały warunki w zobowiązaniu prawnym wymagane do dokonania płatności zaliczkowej;

b)

w przypadku płatności okresowych i płatności salda odnoszących się do zamówień – przewidziane w zamówieniu usługi, dostawy lub roboty budowlane zostały prawidłowo wykonane;

c)

w przypadku płatności okresowych i płatności salda odnoszących się do dotacji – działanie lub program prac realizowane przez beneficjenta są pod każdym względem zgodne z postanowieniami umowy o udzielenie dotacji, w tym również, w stosownych przypadkach, że koszty zadeklarowane przez beneficjenta są kwalifikowalne.

W przypadku, o którym mowa w akapicie drugim lit. c), szacunkowych kosztów nie uznaje się za spełniające warunki kwalifikowalności określone w art. 189 ust. 3. Ta sama zasada ma zastosowanie również do okresowych i końcowych sprawozdań niezwiązanych z wnioskiem o płatność.

5.   W celu zatwierdzenia wydatku właściwy urzędnik zatwierdzający, po sprawdzeniu dostępności środków, wystawia zlecenie płatnicze, aby polecić księgowemu dokonanie płatności z tytułu wydatku, którego zasadność została uprzednio poświadczona.

W przypadku gdy dokonywane są okresowe płatności z tytułu świadczonych usług, w tym również usług najmu, lub z tytułu dostaw towarów, urzędnik zatwierdzający może, z zastrzeżeniem przeprowadzonej przez siebie analizy ryzyka, zarządzić stosowanie systemu polecenia zapłaty z rachunku zaliczkowego. Stosowanie takiego systemu może być również zarządzone, jeżeli wyraźnie zezwala na to księgowy zgodnie z art. 86 ust. 3.

Artykuł 112

Rodzaje zobowiązań budżetowych

1.   Zobowiązania budżetowe należą do jednej z poniższych kategorii:

a)

indywidualne: gdy odbiorca oraz kwota wydatków są znani lub zobowiązanie budżetowe zostaje zaciągnięte na zasilenie rezerw na zobowiązania finansowe, o którym mowa w art. 214;

b)

globalne: gdy co najmniej jeden z elementów niezbędnych do określenia zobowiązania indywidualnego pozostaje nieznany;

c)

tymczasowe: aby pokryć zwykłe wydatki na zarządzanie EFRG, o których mowa w art. 11 ust. 2, oraz zwykłe wydatki administracyjne, w przypadku których kwota albo końcowi odbiorcy płatności nie są ostatecznie znani.

Niezależnie od akapitu pierwszego lit. c) zwykłe wydatki administracyjne odnoszące się do delegatur Unii i przedstawicielstw Unii mogą być pokrywane w ramach tymczasowych zobowiązań budżetowych również w przypadkach, gdy kwota i końcowy odbiorca płatności są znani.

2.   Zobowiązania budżetowe z tytułu działań trwających dłużej niż jeden rok budżetowy można rozbić na kilka rocznych rat tylko wtedy, gdy przewiduje to akt podstawowy, lub w przypadku, gdy zobowiązania te dotyczą wydatków administracyjnych.

3.   Globalne zobowiązanie budżetowe zaciąga się na podstawie decyzji w sprawie finansowania.

Globalne zobowiązanie budżetowe zaciągane jest najpóźniej przed podjęciem decyzji w sprawie odbiorców i kwot oraz – w przypadku, gdy realizacja środków, których to dotyczy, obejmuje przyjęcie programu prac – najwcześniej po przyjęciu tego programu.

4.   Globalne zobowiązanie budżetowe wykonuje się przez zawarcie umowy w sprawie finansowania, która przewiduje późniejsze zaciągnięcie jednego lub większej liczby zobowiązań prawnych, przez zaciągnięcie jednego lub większej liczby zobowiązań prawnych, lub przez zasilenie rezerw na zobowiązania finansowe, o którym mowa w art. 214.

Umowy w sprawie finansowania w obszarze bezpośredniej pomocy finansowej na rzecz państw trzecich, w tym również wsparcia budżetowego, które stanowią zobowiązania prawne, mogą stanowić podstawę płatności bez zaciągania innych zobowiązań prawnych.

W przypadku gdy globalne zobowiązanie budżetowe wykonywane jest przez zawarcie umowy w sprawie finansowania, ust. 3 akapit drugi nie ma zastosowania.

5.   Każde indywidualne zobowiązanie prawne zaciągnięte w następstwie globalnego zobowiązania budżetowego ujmowane jest – przed podpisaniem – przez właściwego urzędnika zatwierdzającego na centralnych kontach budżetowych i w globalnym zobowiązaniu budżetowym.

6.   Tymczasowe zobowiązania budżetowe wykonywane są przez zaciągnięcie jednego lub większej liczby zobowiązań prawnych stanowiących podstawę uprawnienia do późniejszych płatności. W przypadkach dotyczących wydatków na zarządzanie personelem, wydatków na członków lub byłych członków instytucji Unii lub wydatków na komunikację realizowaną przez instytucje Unii, zmierzającą do informowania o wydarzeniach unijnych, lub w przypadkach, o których mowa w załączniku I pkt 14.5, tymczasowe zobowiązania budżetowe mogą być jednak wykonywane bezpośrednio w drodze płatności bez zaciągnięcia wcześniejszych zobowiązań prawnych.

Artykuł 113

Zobowiązania dotyczące środków finansowych EFRG

1.   Na każdy rok budżetowy środki finansowe EFRG obejmują środki niezróżnicowane na wydatki związane ze środkami, o których mowa w art. 5 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2021/2116. Wydatki związane ze środkami, o których mowa w art. 5 ust. 3 i art. 7 tego rozporządzenia, z wyjątkiem środków finansowanych w ramach nieoperacyjnej pomocy technicznej oraz wkładów na rzecz agencji wykonawczych, pokrywane są ze środków zróżnicowanych.

2.   Decyzje Komisji określające kwotę zwrotu wydatków związanych z EFRG, poniesionych przez państwa członkowskie, mogą stanowić globalne tymczasowe zobowiązania budżetowe, które nie mogą przekraczać łącznej wartości środków zapisanych w budżecie na EFRG.

3.   Globalne tymczasowe zobowiązania budżetowe w odniesieniu do EFRG, które zaciągnięto na dany rok budżetowy i które nie spowodowały powstania zobowiązania w określonych liniach budżetowych do dnia 1 lutego kolejnego roku budżetowego, zostają umorzone w odniesieniu do danego roku budżetowego.

4.   W przypadku ustanowienia globalnego tymczasowego zobowiązania budżetowego, o którym mowa w ust. 2, wydatki dokonane przez organy i podmioty, o których mowa w przepisach odnoszących się do EFRG, wprowadza się jako zobowiązania w poszczególnych rozdziałach, artykułach i pozycjach, w terminie dwóch miesięcy od otrzymania deklaracji wydatków przesłanych przez państwa członkowskie. Takie zobowiązania można zaciągać po upływie tego dwumiesięcznego terminu, w przypadku gdy niezbędna jest procedura przesunięcia środków w odniesieniu do danych linii budżetowych. Z wyjątkiem przypadków, gdy państwa członkowskie nie dokonały jeszcze płatności lub gdy istnieje wątpliwość co do kwalifikowalności, kwoty te zostają zapisane jako płatności w tym samym dwumiesięcznym terminie.

Zobowiązania, o których mowa w akapicie pierwszym niniejszego ustępu, odlicza się od globalnego tymczasowego zobowiązania budżetowego, o którym mowa w ust. 2.

5.   Ust. 2 i 3 stosuje się z zastrzeżeniem badania i zatwierdzenia sprawozdań finansowych.

Artykuł 114

Terminy dotyczące zobowiązań

1.   Bez uszczerbku dla art. 111 ust. 2 i art. 270 ust. 3 zobowiązania prawne odnoszące się do indywidualnych lub tymczasowych zobowiązań budżetowych zaciąga się do dnia 31 grudnia roku n, przy czym rok n jest rokiem, w którym zobowiązanie budżetowe zostało zaciągnięte.

2.   Globalne zobowiązania budżetowe pokrywają całkowity koszt odpowiadających im zobowiązań prawnych zaciągniętych do dnia 31 grudnia roku n+1 lub kwot zasilenia rezerw na zobowiązania finansowe, o którym mowa w art. 214, dokonanego do dnia 31 grudnia roku n+1.

W przypadku gdy globalne zobowiązanie budżetowe stanowi podstawę przyznania nagrody, o której mowa w tytule IX, zobowiązanie prawne, o którym mowa w art. 210 ust. 4, zaciąga się do dnia 31 grudnia roku n+3.

W działaniach zewnętrznych, w przypadku gdy globalne zobowiązanie budżetowe stanowi podstawę umowy w sprawie finansowania z państwem trzecim, umowę w sprawie finansowania zawiera się do dnia 31 grudnia roku n+1. W tym przypadku globalne zobowiązanie budżetowe pokrywa całkowite koszty zobowiązań prawnych wykonujących zawartą umowę w sprawie finansowania, zaciągniętych w okresie trzech lat od dnia zawarcia umowy w sprawie finansowania.

Jednakże globalne zobowiązanie budżetowe obejmuje całkowite koszty zobowiązań prawnych zaciągniętych do końca okresu wykonania umowy w sprawie finansowania w następujących przypadkach:

a)

działań z udziałem wielu darczyńców;

b)

działań łączonych;

c)

zobowiązań prawnych odnoszących się do działań w zakresie komunikacji i widoczności, audytu i oceny;

d)

w następujących okolicznościach wyjątkowych:

(i)

zmiany wprowadzone w zobowiązaniach prawnych, które zostały już zaciągnięte;

(ii)

zobowiązania prawne, które mają zostać zaciągnięte po przedterminowym rozwiązaniu istniejącego zobowiązania prawnego;

(iii)

zmiany podmiotu wykonującego.

3.   Ust. 2 akapit trzeci nie ma zastosowania do wieloletnich programów realizowanych poprzez zobowiązania podzielone na podstawie:

a)

rozporządzenia (UE) 2021/947;

b)

rozporządzenia (UE) 2021/1529;

c)

rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1059 (47) w odniesieniu do programów współpracy zewnętrznej;

d)

decyzji (UE) 2021/1764;

e)

rozporządzenia (Euratom) 2021/948.

W przypadkach, o których mowa w akapicie pierwszym, Komisja automatycznie umarza środki zgodnie z przepisami sektorowymi.

4.   Ostateczny termin wykonania indywidualnych i tymczasowych zobowiązań budżetowych zaciągniętych z tytułu działań trwających dłużej niż jeden rok budżetowy, z wyjątkiem wydatków na personel, ustala się zgodnie warunkami określonymi w zobowiązaniach prawnych, których dotyczą, oraz z uwzględnieniem zasady należytego zarządzania finansami.

5.   Wszelkie części zobowiązań budżetowych, które nie zostały wykonane w drodze płatności w ciągu sześciu miesięcy po tym ostatecznym terminie wykonania, zostają umorzone.

6.   Kwota zobowiązania budżetowego, w odniesieniu do którego nie dokonano płatności w rozumieniu art. 115 w ciągu dwóch lat od zaciągnięcia zobowiązania prawnego, zostaje umorzona, z wyjątkiem przypadków, gdy kwota ta dotyczy sprawy będącej przedmiotem sporu przed sądami lub organami arbitrażowymi, gdy zobowiązanie prawne ma postać umowy w sprawie finansowania z państwem trzecim lub gdy istnieją szczególne przepisy ustanowione w przepisach sektorowych.

Artykuł 115

Rodzaje płatności

1.   Księgowy dokonuje płatności z tytułu wydatków w granicach dostępnych środków finansowych.

2.   Płatność jest dokonywana po przedłożeniu dowodu, że dane działanie jest zgodne z umową, porozumieniem lub aktem podstawowym, i obejmuje jedną lub większą liczbę następujących operacji:

a)

płatność całej kwoty należnej;

b)

płatność kwoty należnej na którykolwiek z następujących sposobów:

(i)

płatności zaliczkowe zapewniające płynność, które mogą być podzielone na szereg płatności, zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami; takie kwoty zaliczkowe wypłacane są na podstawie umowy, porozumienia lub aktu podstawowego albo na podstawie dokumentów potwierdzających, które umożliwiają sprawdzenie, czy spełnione są warunki danej umowy lub danego porozumienia;

(ii)

w drodze jednej lub większej liczby płatności okresowych odpowiadających częściowemu wykonaniu działania lub częściowemu wykonaniu umowy lub porozumienia, które mogą rozliczać płatności zaliczkowe w całości lub w części, bez uszczerbku dla aktu podstawowego;

(iii)

w drodze jednej płatności salda kwot należnych, jeżeli działanie jest w pełni wykonane lub umowa lub porozumienie zostały w pełni wykonane;

c)

w drodze wpłaty rezerwy do wspólnego funduszu rezerw ustanowionego zgodnie z art. 215.

Płatność salda rozlicza wszystkie poprzednie wydatki. Aby odzyskać niewykorzystane kwoty, wystawia się nakaz odzyskania środków.

3.   W momencie dokonywania każdej z płatności w rachunkowości budżetowej dokonuje się rozróżnienia na poszczególne rodzaje płatności, o których mowa w ust. 2.

4.   Reguły rachunkowości, o których mowa w art. 80, obejmują reguły rozliczania płatności zaliczkowych w księgach rachunkowych oraz uznawania kwalifikowalności kosztów.

5.   Właściwy urzędnik zatwierdzający regularnie rozlicza płatności zaliczkowe zgodnie z charakterem ekonomicznym projektu i najpóźniej na koniec projektu. Rozliczenia dokonuje się na podstawie informacji dotyczących poniesionych kosztów lub potwierdzenia, że spełniono warunki płatności zgodnie z art. 125, co poświadcza urzędnik zatwierdzający zgodnie z art. 111 ust. 3.

W przypadku umów o udzielenie dotacji, umów lub umów o przyznanie wkładu, których wartość przekracza 5 000 000 EUR, urzędnik zatwierdzający uzyskuje na koniec każdego roku co najmniej informacje wymagane do obliczenia rozsądnego szacunku tych kosztów. Informacji tych nie wykorzystuje się do rozliczania płatności zaliczkowych, ale urzędnik zatwierdzający i księgowy mogą je wykorzystać w celu zapewnienia zgodności z art. 82 ust. 2.

Do celów akapitu drugiego w zaciąganych zobowiązaniach prawnych umieszcza się odpowiednie zapisy.

Artykuł 116

Terminy dotyczące płatności

1.   Płatności dokonuje się w terminie:

a)

90 dni kalendarzowych w przypadku umów o przyznanie wkładu, umów oraz umów o udzielenie dotacji, dotyczących technicznych usług lub działań, które są szczególnie trudne do wyceny i w przypadku których płatności zależą od zatwierdzenia sprawozdania lub świadectwa;

b)

60 dni kalendarzowych w przypadku wszystkich innych umów o przyznanie wkładu, umów oraz umów o udzielenie dotacji, w przypadku których płatności zależą od zatwierdzenia sprawozdania lub świadectwa;

c)

30 dni kalendarzowych w przypadku wszystkich innych umów o przyznanie wkładu, umów oraz umów o udzielenie dotacji.

2.   Termin na dokonanie płatności traktuje się jako obejmujący poświadczanie zasadności wydatków, ich zatwierdzanie oraz płatność.

Bieg terminu rozpoczyna się w dniu, w którym otrzymano wniosek o płatność.

3.   Upoważniony departament właściwego urzędnika zatwierdzającego jak najszybciej rejestruje wniosek o płatność, który uznaje się za otrzymany w dniu zarejestrowania.

Za datę płatności uznaje się dzień, w którym dokonano obciążenia rachunku danej instytucji Unii.

Wniosek o płatność zawiera następujące istotne elementy:

a)

dane umożliwiające identyfikację wierzyciela;

b)

kwotę;

c)

walutę;

d)

datę.

Faktura elektroniczna w przypadku zamówień publicznych zawiera następujące istotne elementy:

a)

identyfikatory procesu i faktury;

b)

okres, którego faktura dotyczy;

c)

informacje dotyczące wykonawcy;

d)

informacje dotyczące instytucji zamawiającej;

e)

informacje dotyczące przedstawiciela podatkowego wykonawcy;

f)

numer referencyjny umowy;

g)

szczegółowe informacje dotyczące dostawy;

h)

instrukcje dotyczące płatności;

i)

informacje dotyczące kwot uznań lub potrąceń;

j)

informacje dotyczące poszczególnych pozycji faktury;

k)

łączne kwoty faktury;

l)

podział na stawki VAT (jeżeli dotyczy);

m)

walutę.

W przypadku gdy brakuje co najmniej jednego istotnego elementu, wniosek o płatność jest odrzucany.

O odrzuceniu wniosku oraz jego powodach informuje się wierzyciela na piśmie jak najszybciej, a w każdym razie w ciągu 30 dni kalendarzowych od dnia otrzymania wniosku o płatność.

4.   Właściwy urzędnik zatwierdzający może zawiesić bieg terminu płatności, w przypadku gdy:

a)

kwota figurująca we wniosku o płatność nie jest należna; lub

b)

nie przedstawiono odpowiednich dokumentów potwierdzających.

Jeżeli do właściwego urzędnika zatwierdzającego dotarła informacja podająca w wątpliwość kwalifikowalność wydatków figurujących we wniosku o płatność, może on zawiesić bieg terminu płatności w celu sprawdzenia, w tym również w drodze kontroli na miejscu, czy wydatki są kwalifikowalne. Pozostały termin na dokonanie płatności zaczyna biec od dnia, w którym otrzymano wymagane informacje lub zmienione dokumenty lub w którym dokonano niezbędnego dalszego sprawdzenia, w tym również przeprowadzono kontrole na miejscu.

Zainteresowanych wierzycieli informuje się pisemnie o powodach zawieszenia.

5.   Z wyjątkiem przypadku państw członkowskich, EBI oraz EFI po upływie terminów określonych w ust. 1 wierzyciel ma prawo do odsetek zgodnie z następującymi warunkami:

a)

wysokość odsetek odpowiada stopom procentowym, o których mowa w art. 99 ust. 2;

b)

odsetki są płatne za okres, który upłynął od dnia kalendarzowego następującego po upływie terminu płatności określonego w ust. 1 do dnia zapłaty.

Jednakże w przypadku gdy odsetki obliczone zgodnie z akapitem pierwszym nie przekraczają kwoty 200 EUR, są one wypłacane wierzycielowi jedynie na wniosek przedłożony w ciągu dwóch miesięcy od dnia otrzymania opóźnionej płatności.

6.   Każda instytucja Unii przedkłada Parlamentowi Europejskiemu i Radzie sprawozdanie dotyczące dotrzymania terminów oraz zawieszenia biegu terminów określonych w ust. 1–4 niniejszego artykułu. Sprawozdanie Komisji załączane jest do podsumowania rocznych sprawozdań z działalności, o których mowa w art. 74 ust. 9.

ROZDZIAŁ 8

Audytor wewnętrzny

Artykuł 117

Powoływanie audytora wewnętrznego

1.   Każda instytucja Unii ustanawia funkcję audytu wewnętrznego, która jest wykonywana zgodnie z odpowiednimi standardami międzynarodowymi. Audytor wewnętrzny powołany przez daną instytucję Unii odpowiada przed nią za sprawdzenie właściwego funkcjonowania systemów i procedur wykonywania budżetu. Audytorem wewnętrznym nie może być urzędnik zatwierdzający ani księgowy.

2.   Do celów audytu wewnętrznego ESDZ szefowie delegatur Unii, działający w charakterze subdelegowanych urzędników zatwierdzających zgodnie z art. 60 ust. 2, podlegają uprawnieniom kontrolnym audytora wewnętrznego Komisji w odniesieniu do subdelegowanego na nich zarządzania finansami.

Audytor wewnętrzny Komisji działa również jako audytor wewnętrzny ESDZ w odniesieniu do wykonania sekcji budżetu dotyczącej ESDZ.

3.   Każda instytucja Unii powołuje swojego audytora wewnętrznego zgodnie z zasadami dostosowanymi do jej szczególnych cech i wymogów. Każda instytucja Unii informuje Parlament Europejski i Radę o powołaniu swojego audytora wewnętrznego.

4.   Każda instytucja Unii ustala, stosownie do swoich szczególnych cech i wymogów, zakres zadań swojego audytora wewnętrznego oraz określa szczegółowo cele i procedury wykonywania funkcji audytu wewnętrznego z należytym poszanowaniem międzynarodowych standardów audytu wewnętrznego.

5.   Każda instytucja Unii może powołać na stanowisko audytora wewnętrznego – ze względu na szczególne kompetencje – urzędnika lub innego pracownika objętego regulaminem pracowniczym, wybranego spośród obywateli państw członkowskich.

6.   Jeżeli dwie lub większa liczba instytucji Unii powołują tego samego audytora wewnętrznego, dokonują one niezbędnych uzgodnień dotyczących odpowiedzialności tego audytora wewnętrznego za jego działania, zgodnie z art. 121.

7.   Każda instytucja Unii informuje Parlament Europejski i Radę o zakończeniu pełnienia obowiązków przez swojego audytora wewnętrznego.

Artykuł 118

Uprawnienia i obowiązki audytora wewnętrznego

1.   Audytor wewnętrzny doradza swojej instytucji Unii w kwestii postępowania z ryzykami, wydając niezależne opinie na temat jakości systemów zarządzania i kontroli oraz zalecenia służące poprawie warunków wykonywania operacji oraz promowania należytego zarządzania finansami.

Audytor wewnętrzny jest odpowiedzialny w szczególności za:

a)

ocenę adekwatności i skuteczności wewnętrznych systemów zarządzania oraz wykonania departamentów w zakresie realizacji polityk, programów i działań przez odniesienie do związanych z nimi ryzyk;

b)

ocenę efektywności i skuteczności systemów kontroli wewnętrznej i audytu wewnętrznego mających zastosowanie do każdej operacji w ramach wykonywania budżetu.

2.   Audytor wewnętrzny wykonuje swoje obowiązki w odniesieniu do wszystkich działań i departamentów danej instytucji Unii. Korzysta z pełnego i nieograniczonego dostępu do wszystkich informacji niezbędnych do wykonywania jego obowiązków, w razie konieczności także na miejscu, w tym również w państwach członkowskich oraz w państwach trzecich.

Audytor wewnętrzny zapoznaje się ze sprawozdaniami rocznymi urzędników zatwierdzających oraz wszelkimi innymi określonymi informacjami.

3.   Audytor wewnętrzny składa danej instytucji Unii sprawozdania dotyczące swoich ustaleń i zaleceń. Dana instytucja Unii zapewnia podjęcie działań w odniesieniu do zaleceń wynikających z audytów.

Każda instytucja Unii analizuje, czy zalecenia zawarte w sprawozdaniach jej audytora wewnętrznego są odpowiednie do tego, aby podzielić się nimi z pozostałymi instytucjami Unii w ramach wymiany najlepszych praktyk.

4.   Audytor wewnętrzny składa danej instytucji Unii roczne sprawozdanie z audytu wewnętrznego, wskazując liczbę i rodzaj przeprowadzonych audytów wewnętrznych, główne przedstawione zalecenia oraz działania podjęte w odpowiedzi na te zalecenia.

W rocznym sprawozdaniu z audytu wewnętrznego wskazuje się wszelkie problemy systemowe wykryte przez zespół utworzony na podstawie art. 145, w przypadku gdy wydaje on opinię, o której mowa w art. 93.

5.   Sporządzając sprawozdanie, audytor wewnętrzny zwraca szczególną uwagę na ogólną zgodność z zasadami należytego zarządzania finansami i wykonania, a także zapewnia podjęcie odpowiednich środków mających systematycznie poprawiać i zwiększać stosowanie tych zasad.

6.   Co roku, w kontekście procedury udzielania absolutorium oraz zgodnie z art. 319 TFUE, Komisja przekazuje – na wniosek – swoje roczne sprawozdanie z audytu wewnętrznego, z należytym uwzględnieniem wymogów dotyczących poufności.

7.   Każda instytucja Unii udostępnia dane kontaktowe swojego audytora wewnętrznego każdej osobie fizycznej lub prawnej uczestniczącej w operacjach po stronie wydatków, do celów kontaktowania się z audytorem wewnętrznym z zachowaniem poufności.

8.   Co roku każda instytucja Unii sporządza sprawozdanie zawierające zestawienie liczby i rodzaju przeprowadzonych audytów wewnętrznych, syntezę przedstawionych zaleceń i działań podjętych w odpowiedzi na te zalecenia oraz przekazuje to sprawozdanie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie, jak przewidziano w art. 253.

9.   Sprawozdania i ustalenia audytora wewnętrznego oraz sprawozdanie danej instytucji Unii są udostępniane publicznie dopiero po zatwierdzeniu przez audytora wewnętrznego działań podjętych w celu wdrożenia zaleceń zawartych w tych sprawozdaniach i ustaleniach.

10.   Każda instytucja Unii zapewnia swojemu audytorowi wewnętrznemu zasoby wymagane do właściwego wykonywania funkcji audytu wewnętrznego oraz kartę obowiązków zawierającą szczegóły dotyczące zadań, praw i zobowiązań swojego audytora wewnętrznego.

Artykuł 119

Program prac audytora wewnętrznego

1.   Audytor wewnętrzny przyjmuje swój program prac i przedkłada go danej instytucji Unii.

2.   Każda instytucja Unii może zwrócić się do swojego audytora wewnętrznego o przeprowadzenie audytów nieujętych w programie prac, o którym mowa w ust. 1.

Artykuł 120

Niezależność audytora wewnętrznego

1.   Audytor wewnętrzny musi być całkowicie niezależny w prowadzeniu audytów. Szczególne zasady mające zastosowanie do audytora wewnętrznego są określane przez daną instytucję Unii w taki sposób, aby gwarantowały całkowitą niezależność audytora wewnętrznego w wykonywaniu jego obowiązków oraz określały zakres odpowiedzialności audytora wewnętrznego.

2.   Audytor wewnętrzny nie może otrzymywać jakichkolwiek poleceń ani nie może być w żaden sposób ograniczany, jeżeli chodzi o wykonywanie funkcji, które w wyniku powołania są mu powierzone na podstawie niniejszego rozporządzenia.

3.   Jeżeli audytor wewnętrzny jest pracownikiem, musi zachować pełną niezależność w wykonywaniu swoich wyłącznych funkcji audytorskich oraz ponosi odpowiedzialność określoną w regulaminie pracowniczym.

Artykuł 121

Odpowiedzialność audytora wewnętrznego

Każda instytucja Unii, działając zgodnie z niniejszym artykułem, może pociągnąć do odpowiedzialności swojego audytora wewnętrznego za jego działania, jako pracownika.

Każda instytucja Unii podejmuje uzasadnioną decyzję o wszczęciu dochodzenia. Decyzja ta jest przekazywana zainteresowanej osobie. Dana instytucja Unii może powierzyć dochodzenie, za które pozostaje bezpośrednio odpowiedzialna, jednemu lub większej liczbie urzędników z grupy zaszeregowania równej grupie zaszeregowania danego pracownika lub wyższej. W trakcie dochodzenia odbywa się wysłuchanie zainteresowanej osoby.

Sprawozdanie z dochodzenia jest przekazywane zainteresowanej osobie, która zostaje następnie wysłuchana przez daną instytucję Unii w przedmiocie tego sprawozdania.

Na podstawie sprawozdania i wysłuchania danej instytucja Unii przyjmuje uzasadnioną decyzję kończącą postępowanie albo uzasadnioną decyzję zgodnie z art. 22 i 86 oraz załącznikiem IX do regulaminu pracowniczego. O decyzjach nakładających środki dyscyplinarne lub kary finansowe powiadamia się zainteresowaną stronę i przekazuje się je do celów informacyjnych innym instytucjom Unii oraz Trybunałowi Obrachunkowemu.

Zainteresowana osoba może wnieść skargę na takie decyzje do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej zgodnie z regulaminem pracowniczym.

Artykuł 122

Skargi wnoszone do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej

Bez uszczerbku dla środków odwoławczych dopuszczonych przez regulamin pracowniczy audytor wewnętrzny może wnieść skargę bezpośrednio do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej w odniesieniu do wszelkich czynności odnoszących się do wykonywania jego obowiązków jako audytora wewnętrznego. Musi on wnieść taką skargę w ciągu trzech miesięcy od dnia kalendarzowego, w którym dowiedział się o danej czynności.

Skargi są badane i rozpatrywane zgodnie z art. 91 ust. 5 regulaminu pracowniczego.

Artykuł 123

Komitety ds. audytu wewnętrznego

1.   Każda instytucja Unii powołuje komitet ds. audytu wewnętrznego, którego zadaniem jest zapewnienie niezależności audytora wewnętrznego, monitorowanie jakości audytów wewnętrznych oraz zapewnienie, aby służby danej instytucji właściwie uwzględniały i wdrażały zalecenia z audytu wewnętrznego i zewnętrznego.

2.   O składzie komitetu ds. audytu wewnętrznego decyduje każda instytucja Unii, z uwzględnieniem jej autonomii organizacyjnej oraz wagi porad niezależnych ekspertów.

TYTUŁ V

ZASADY WSPÓLNE

ROZDZIAŁ 1

Zasady mające zastosowanie do zarządzania bezpośredniego, pośredniego i dzielonego

Artykuł 124

Zakres

Z wyjątkiem art. 140, zawarte w niniejszym tytule odniesienia do zobowiązań prawnych odczytuje się jako odniesienia do zobowiązań prawnych, umów ramowych i ramowych umów o partnerstwie finansowym.

Artykuł 125

Formy wkładu Unii

1.   Wkłady Unii w ramach zarządzania bezpośredniego, dzielonego i pośredniego przyczyniają się do osiągania celów politycznych Unii i określonych wyników oraz mogą przyjąć którąkolwiek z następujących form:

a)

finansowanie niepowiązane z kosztami odnośnych operacji oparte na:

(i)

spełnieniu warunków określonych w przepisach sektorowych lub decyzjach Komisji; albo

(ii)

osiągnięciu rezultatów mierzonych przez odniesienie do uprzednio określonych celów pośrednich lub za pomocą wskaźników wykonania;

b)

zwrot faktycznie poniesionych kosztów kwalifikowalnych;

c)

koszty jednostkowe, obejmujące wszystkie koszty kwalifikowalne lub pewne szczególne ich kategorie, które są jasno określone z góry poprzez odniesienie do stawki jednostkowej;

d)

płatności ryczałtowe, obejmujące ogólnie wszystkie koszty kwalifikowalne lub pewne szczególne ich kategorie, które są jasno określone z góry;

e)

finansowanie według stawek zryczałtowanych, obejmujące szczególne kategorie kosztów kwalifikowalnych, które są jasno określone z góry, z zastosowaniem wielkości procentowej;

f)

połączenie form, o których mowa w lit. a)–e).

Wkłady Unii określone w akapicie pierwszym lit. a) niniejszego ustępu ustanawia się, w przypadku zarządzania bezpośredniego i pośredniego, zgodnie z art. 184, przepisami sektorowymi lub decyzją Komisji oraz, w przypadku zarządzania dzielonego, zgodnie z przepisami sektorowymi. Wkłady Unii określone w akapicie pierwszym lit. c), d) i e) niniejszego ustępu ustanawia się, w przypadku zarządzania bezpośredniego i pośredniego, zgodnie z art. 184 lub przepisami sektorowymi oraz, w przypadku zarządzania dzielonego, zgodnie z przepisami sektorowymi.

2.   Określając odpowiednią formę wkładu, w jak największym możliwym stopniu uwzględnia się interesy i metody rachunkowości potencjalnych odbiorców.

3.   Właściwy urzędnik zatwierdzający uwzględnia finansowanie niepowiązane z kosztami na podstawie ust. 1 akapit pierwszy lit. a)–f) niniejszego artykułu w rocznym sprawozdaniu z działalności, o którym mowa w art. 74 ust. 9.

Artykuł 126

Wzajemne uznawanie wyników ocen

Komisja może w pełni lub w części polegać na własnych ocenach lub ocenach dokonanych przez inne podmioty, w tym również darczyńców, w zakresie, w jakim przeprowadzono takie oceny dotyczące zgodności z warunkami równoważnymi z warunkami określonymi w niniejszym rozporządzeniu dla mającej zastosowanie metody wykonywania. W tym celu Komisja promuje uznawanie przyjętych na szczeblu międzynarodowym standardów lub międzynarodowych najlepszych praktyk.

Artykuł 127

Wzajemne uznawanie w zakresie audytów

Bez uszczerbku dla istniejących możliwości prowadzenia dalszych audytów, w przypadku gdy niezależny audytor przeprowadził – w oparciu o przyjęte na szczeblu międzynarodowym standardy audytu – zapewniające wystarczającą pewność badanie sprawozdania finansowego i sprawozdań, w których przedstawiono wykorzystanie wkładów Unii, badanie to stanowi podstawę ogólnej pewności, w stosownych przypadkach szczegółowo określonej w przepisach sektorowych, pod warunkiem że istnieją wystarczające dowody na niezależność i kompetencję audytora. W tym celu sprawozdanie niezależnego audytora i odnośną dokumentację audytową udostępnia się na wniosek Parlamentowi Europejskiemu, Komisji, Trybunałowi Obrachunkowemu oraz instytucjom audytowym państw członkowskich.

Artykuł 128

Wykorzystywanie dostępnych już informacji

Aby uniknąć wielokrotnego zwracania się do osób i podmiotów otrzymujących środki finansowe Unii o dostarczenie tych samych informacji, wykorzystuje się w miarę możliwości informacje, którymi już dysponują instytucje Unii, instytucje zarządzające lub inne organy i podmioty wykonujące budżet.

Artykuł 129

Współpraca w celu ochrony interesów finansowych Unii

1.   Każda osoba lub podmiot, które otrzymują środki finansowe Unii, w pełni współpracują w celu ochrony interesów finansowych Unii oraz – jako warunek otrzymania środków – przyznają niezbędne prawa i dostęp wymagane dla właściwego urzędnika zatwierdzającego, dla EPPO w odniesieniu do państw członkowskich uczestniczących we wzmocnionej współpracy zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2017/1939, dla OLAF, Trybunału Obrachunkowego oraz, w stosownych przypadkach, odpowiednich organów krajowych, aby mogli oni w pełni wykonywać swoje odnośne uprawnienia. W przypadku OLAF takie prawa obejmują prawa do prowadzenia dochodzeń, w tym również kontroli na miejscu i inspekcji, zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 883/2013 (48).

2.   Każda osoba lub podmiot, które otrzymują środki finansowe Unii w ramach zarządzania bezpośredniego i pośredniego, wyrażają na piśmie zgodę na przyznanie niezbędnych praw, o których mowa w ust. 1, oraz zapewniają, aby wszelkie osoby trzecie uczestniczące w wykonaniu środków finansowych Unii przyznały równoważne prawa.

Artykuł 130

Częściowe stosowanie systemu wykluczania do zarządzania dzielonego

W kontekście środków finansowych Unii wypłacanych na podstawie art. 62 ust. 1 lit. b), wobec wszystkich osób lub podmiotów ubiegających się o te środki finansowe Unii lub je otrzymujących, system wykluczania stosuje się na warunkach określonych w art. 138 ust. 2 i art. 277.

ROZDZIAŁ 2

Zasady mające zastosowanie do zarządzania bezpośredniego i pośredniego

Sekcja 1

Zasady dotyczące procedur i zarządzania

Artykuł 131

Partnerstwa finansowe na podstawie umowy ramowej

1.   Komisja może zawierać ramowe umowy o partnerstwie finansowym w celu długookresowej współpracy z osobami i podmiotami wykonującymi środki finansowe Unii zgodnie z art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. c) lub z beneficjentami. Bez uszczerbku dla ust. 4 lit. c) niniejszego artykułu, ramowe umowy o partnerstwie finansowym podlegają przeglądowi co najmniej raz w okresie objętym poszczególnymi wieloletnimi ramami finansowymi. Na mocy takich umów można podpisywać umowy o przyznanie wkładu lub umowy o udzielenie dotacji.

2.   Celem ramowej umowy o partnerstwie finansowym jest ułatwienie osiągnięcia celów polityk Unii poprzez ustanowienie stabilnych warunków współpracy. Ramowa umowa o partnerstwie finansowym określa formy współpracy finansowej oraz zawiera zobowiązanie do określenia, w podpisywanych umowach szczegółowych na mocy ramowej umowy o partnerstwie finansowym, zasad dotyczących monitorowania realizacji konkretnych celów. Umowy te wskazują również – na podstawie wyników oceny ex ante – czy Komisja może polegać na systemach i procedurach, w tym również procedurach audytu, osób lub podmiotów wykonujących środki finansowe Unii zgodnie z art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit c) lub beneficjentów.

3.   Z myślą o zoptymalizowaniu kosztów i korzyści audytów oraz ułatwieniu koordynacji działań, umowy dotyczące audytu lub sprawdzania można zawierać z osobami lub podmiotami wykonującymi środki finansowe Unii zgodnie z art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. c) lub beneficjentami. Umowy takie pozostają bez uszczerbku dla art. 127 i 129.

4.   W przypadku partnerstw finansowych na podstawie umowy ramowej wykonywanych za pomocą konkretnych dotacji:

a)

oprócz elementów wymienionych w ust. 2, w umowie o partnerstwie finansowym określa się:

(i)

charakter przewidywanych działań lub programów prac;

(ii)

procedurę udzielania konkretnych dotacji, zgodnie z zasadami i przepisami proceduralnymi określonymi w tytule VIII;

b)

ramowa umowa o partnerstwie finansowym oraz umowa o udzielenie konkretnej dotacji muszą – jako całość – spełniać wymogi art. 204;

c)

czas trwania partnerstwa finansowego na podstawie umowy ramowej nie może przekraczać czterech lat, z wyjątkiem należycie uzasadnionych przypadków, które wyraźnie wskazuje się w rocznym sprawozdaniu z działalności, o którym mowa w art. 74 ust. 9;

d)

partnerstwo finansowe na podstawie umowy ramowej realizuje się zgodnie z zasadą przejrzystości i zasadą równego traktowania wnioskodawców;

e)

partnerstwo finansowe na podstawie umowy ramowej traktuje się jako dotację pod względem programowania, publikacji ex ante i zasad udzielania;

f)

konkretne dotacje w ramach partnerstwa finansowego na podstawie umowy ramowej podlegają procedurom publikacji ex post określonym w art. 38.

5.   Ramowa umowa o partnerstwie finansowym wykonywana za pomocą konkretnych dotacji może przewidywać poleganie na systemach i procedurach beneficjenta zgodnie z ust. 2 niniejszego artykułu, w przypadku gdy te systemy i procedury oceniono zgodnie z art. 157 ust. 2, 3 i 4. W takim przypadku art. 199 ust. 1 akapit pierwszy lit. d) nie ma zastosowania. W przypadku gdy procedury beneficjenta dotyczące zapewnienia finansowania osobom trzecim, o których mowa w art. 157 ust. 4 akapit pierwszy lit. d), zostały pozytywnie ocenione przez Komisję, art. 207 i 208 nie mają zastosowania.

6.   W przypadku ramowej umowy o partnerstwie finansowym wykonywanej za pomocą konkretnych dotacji, sprawdzenia zdolności finansowej i operacyjnej, o której mowa w art. 201, dokonuje się przed podpisaniem ramowej umowy o partnerstwie finansowym. Komisja może polegać na równoważnym sprawdzeniu zdolności finansowej i operacyjnej dokonanym przez innych darczyńców.

7.   W przypadku partnerstwa finansowego na podstawie umowy ramowej realizowanego za pośrednictwem umowy o przyznanie wkładu ramowa umowa o partnerstwie finansowym i umowa o przyznanie wkładu muszą – jako całość – spełniać art. 129 i art. 158 ust. 7.

Artykuł 132

Zawieszenie, zakończenie obowiązywania i obniżenie

1.   W przypadku gdy w procedurze wyboru wystąpiły nieprawidłowości lub nadużycia finansowe, właściwy urzędnik zatwierdzający zawiesza procedurę i może podjąć wszelkie niezbędne środki, łącznie z unieważnieniem procedury. Właściwy urzędnik zatwierdzający natychmiast informuje OLAF o podejrzeniach nieprawidłowości lub nadużyć finansowych.

2.   W przypadku gdy po wyborze okaże się, że w trakcie procedury wyboru doszło do nieprawidłowości lub nadużyć finansowych, właściwy urzędnik zatwierdzający podejmuje, z wyjątkiem należycie uzasadnionych przypadków, co najmniej jedno z poniższych działań:

a)

odmawia zaciągnięcia zobowiązania prawnego lub unieważnia przyznanie nagrody;

b)

zawiesza płatności lub dostawy;

c)

zawiesza wykonanie zobowiązania prawnego;

d)

w stosownych przypadkach, kończy obowiązywanie zobowiązania prawnego w całości lub w odniesieniu do jednego lub większej liczby odbiorców.

3.   Właściwy urzędnik zatwierdzający może zawiesić płatności lub dostawy lub wykonanie zobowiązania prawnego, w przypadku gdy:

a)

okaże się, że w trakcie wykonywania zobowiązania prawnego doszło do nieprawidłowości, nadużyć finansowych lub naruszenia obowiązków;

b)

niezbędne jest sprawdzenie, czy domniemane nieprawidłowości, nadużycia finansowe lub naruszenia obowiązków rzeczywiście wystąpiły;

c)

nieprawidłowości, nadużycia finansowe lub naruszenia obowiązków podważają wiarygodność lub skuteczność systemów kontroli wewnętrznej osoby lub podmiotu wykonujących środki finansowe Unii zgodnie z art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. c) lub zgodność z prawem i prawidłowość operacji leżących u podstaw rozliczeń.

W przypadku gdy domniemane nieprawidłowości, nadużycia finansowe lub naruszenia obowiązków, o których mowa w akapicie pierwszym lit. b), nie zostaną potwierdzone, jak najszybciej wznawia się wykonanie zobowiązania lub płatności lub dostawy.

Właściwy urzędnik zatwierdzający może zakończyć obowiązywanie zobowiązania prawnego w całości lub w odniesieniu do jednego lub większej liczby odbiorców w przypadkach, o których mowa w akapicie pierwszym lit. a) i c).

4.   Oprócz środków, o których mowa w ust. 2 lub 3, właściwy urzędnik zatwierdzający może obniżyć wysokość dotacji, nagrody, wkładu wynikającego z umowy o przyznanie wkładu, darowizny o charakterze niefinansowym lub cenę należną na podstawie umowy proporcjonalnie do wagi nieprawidłowości, nadużycia finansowego lub naruszenia obowiązków, w tym również w przypadkach, gdy dane działania nie zostały zrealizowane lub zostały zrealizowane w niewystarczającym stopniu, częściowo lub z opóźnieniem.

W przypadku finansowania, o którym mowa w art. 125 ust. 1 akapit pierwszy lit. a), właściwy urzędnik zatwierdzający może proporcjonalnie obniżyć wysokość wkładu, jeżeli rezultaty osiągnięto w niewystarczającym stopniu, częściowo lub z opóźnieniem, lub warunki nie zostały spełnione.

5.   Ust. 2 lit. b), c) i d) oraz ust. 3 nie mają zastosowania do wnioskodawców uczestniczących w konkursie o przyznanie nagrody.

Artykuł 133

Przechowywanie dokumentacji i aktualizacja adresów pocztowych i elektronicznych przez odbiorców

1.   Odbiorcy przechowują dokumentację i dokumenty potwierdzające, w tym również dane statystyczne i inne dokumenty dotyczące finansowania, a także dane i dokumenty w formie elektronicznej, przez okres pięciu lat po płatności salda lub, w przypadku braku takiej płatności, po przeprowadzeniu transakcji. Okres ten wynosi trzy lata, w przypadku gdy kwota finansowania nie przekracza 60 000 EUR.

2.   Dane i dokumenty dotyczące audytów, odwołań, postępowań sądowych, dochodzenia roszczeń związanych z zobowiązaniami prawnymi lub dotyczące dochodzeń prowadzonych przez OLAF przechowuje się do momentu zamknięcia tych audytów, odwołań, postępowań sądowych, dochodzenia roszczeń lub dochodzeń. W przypadku danych i dokumentów dotyczących dochodzeń prowadzonych przez OLAF obowiązek przechowywania ma zastosowanie po powiadomieniu odbiorcy o tych dochodzeniach.

3.   Dane i dokumenty przechowuje się w formie oryginałów albo ich uwierzytelnionych odpisów albo na powszechnie uznanych nośnikach danych, w tym również jako elektroniczne wersje dokumentów oryginalnych lub dokumenty istniejące wyłącznie w wersji elektronicznej. W przypadku gdy istnieje wersja elektroniczna, oryginały nie są wymagane, gdy dokumenty takie spełniają mające zastosowanie wymogi prawne, aby można było je uznać za równoważne z oryginałami i polegać na nich do celów audytu.

4.   Odbiorcy informują urzędnika zatwierdzającego o każdej zmianie swojego adresu pocztowego lub elektronicznego. Obowiązek ten ma zastosowanie przez okres pięciu lat po płatności salda lub, w przypadku braku takiej płatności, po przeprowadzeniu transakcji. Okres ten wynosi trzy lata, w przypadku gdy kwota finansowania nie przekracza 60 000 EUR.

Artykuł 134

Postępowanie kontradyktoryjne oraz środki dochodzenia roszczeń

1.   Przed przyjęciem jakiegokolwiek środka negatywnie wpływającego na prawa uczestnika lub odbiorcy właściwy urzędnik zatwierdzający zapewnia uczestnikowi lub odbiorcy możliwość przedstawienia uwag.

Akapitu pierwszego niniejszego ustępu nie stosuje się do procedur wyboru, chyba że uczestnik został odrzucony na podstawie art. 143 ust. 1 akapit pierwszy lit. b) lub c).

2.   W przypadku gdy środek przyjęty przez urzędnika zatwierdzającego negatywnie wpływa na prawa uczestnika lub odbiorcy, w akcie ustanawiającym ten środek wskazuje się dostępne administracyjne i sądowe środki dochodzenia roszczeń umożliwiające zaskarżenie tego środka.

Artykuł 135

Obniżone stopy oprocentowania oraz dotacje na opłaty gwarancyjne

1.   Obniżone stopy oprocentowania oraz dotacje na opłaty gwarancyjne przyznaje się zgodnie z tytułem X, w przypadku gdy połączone są w jeden środek z instrumentami finansowymi.

2.   Obniżone stopy oprocentowania oraz dotacje na opłaty gwarancyjne, które nie są połączone w jeden środek z instrumentami finansowymi, mogą być przyznawane zgodnie z tytułem VI lub VIII.

Artykuł 136

Ochrona bezpieczeństwa i porządku publicznego

1.   Warunki udziału w unijnych procedurach wyboru muszą być zgodne z wszelkimi zobowiązaniami międzynarodowymi lub zobowiązaniami Unii w zakresie dostępu do rynku zawartymi w umowach międzynarodowych i nie mogą nadmiernie ograniczać konkurencji.

2.   W razie potrzeby i w należycie uzasadnionych przypadkach, Komisja wskazuje w decyzji w sprawie finansowania, o której mowa w art. 110, że dana procedura wyboru ma wpływ na bezpieczeństwo lub porządek publiczny, w szczególności w odniesieniu do strategicznych aktywów i interesów Unii lub jej państw członkowskich, w tym w zakresie ochrony integralności infrastruktury cyfrowej, systemów teleinformatycznych i powiązanych łańcuchów dostaw. Jeżeli zgodnie z art. 110 ust. 1 akapit drugi decyzja w sprawie finansowania nie jest wymagana, właściwy urzędnik zatwierdzający informuje o tym w dokumentacji procedury wyboru.

3.   W celu ochrony bezpieczeństwa lub porządku publicznego właściwy urzędnik zatwierdzający może określić szczegółowe warunki mające zastosowanie do procedur wyboru i do zobowiązań prawnych, o których mowa w art. 124. Wszelkie warunki podlegają ust. 1 i 2 niniejszego artykułu i są ściśle ograniczone do tego, co niezbędne dla ochrony bezpieczeństwa lub porządku publicznego Unii lub jej państw członkowskich.

Takie szczegółowe warunki mogą mieć zastosowanie do udziału w procedurach wyboru oraz do całego cyklu życia wynikającego z tych procedur zobowiązania prawnego i mogą dotyczyć:

a)

podmiotu, w szczególności kryteriów dostępu do postępowania lub kwalifikowalności w zależności od tego, w którym państwie mają swoją siedzibę uczestnicy, w tym wykonawcy lub beneficjenci oraz podmioty powiązane i ewentualni podwykonawcy, a także w odniesieniu do bezpośredniej lub pośredniej kontroli każdego z tych uczestników przez podmioty publiczne lub prywatne państwa trzeciego;

b)

działalności, w szczególności w odniesieniu do kraju pochodzenia sprzętu, towarów, dostaw lub usług, jak również w odniesieniu do miejsca wykonania, które można ograniczyć do terytorium państw członkowskich;

c)

dodatkowych wymogów w zakresie bezpieczeństwa podmiotów i działań, w szczególności warunków opartych na ocenie ryzyka związanego z bezpieczeństwem sprzętu, towarów, dostaw lub usług, producenta, wykonawcy, beneficjenta, podmiotów powiązanych lub ewentualnych podwykonawców.

Sekcja 2

System wczesnego wykrywania i wykluczania

Artykuł 137

Ochrona interesów finansowych Unii za pomocą wykrywania ryzyk, wykluczania oraz nakładania kar finansowych

1.   Aby chronić interesy finansowe Unii, Komisja tworzy i obsługuje system wczesnego wykrywania i wykluczania.

Celem takiego systemu jest ułatwianie:

a)

wczesnego wykrywania osób lub podmiotów, o których mowa w ust. 2, które stwarzają ryzyko dla interesów finansowych Unii;

b)

wykluczania osób lub podmiotów, o których mowa w ust. 2, które znajdują się w jednej z sytuacji wykluczenia, o których mowa w art. 138 ust. 1;

c)

nałożenia kary finansowej na odbiorcę zgodnie z art. 140.

2.   W przypadku zarządzania bezpośredniego i pośredniego system wczesnego wykrywania i wykluczania ma zastosowanie do:

a)

uczestników i odbiorców;

b)

podmiotów, na których zdolności kandydat lub oferent zamierza polegać, lub podwykonawców wykonawcy;

c)

wszelkich osób lub podmiotów otrzymujących środki finansowe Unii, w przypadku gdy budżet jest wykonywany zgodnie z art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. c) oraz art. 157 ust. 4 na podstawie informacji zgłoszonych zgodnie z art. 158 ust. 7;

d)

gwarantów;

e)

uczestników lub odbiorców, w odniesieniu do których podmioty wykonujące budżet zgodnie z art. 63 przedstawiły informacje przekazane przez państwa członkowskie na podstawie przepisów sektorowych, zgodnie z art. 144 ust. 2 lit. d);

f)

sponsorów, o których mowa w art. 26;

g)

beneficjentów rzeczywistych i wszelkich podmiotów powiązanych z wykluczonym podmiotem, o których mowa w art. 138 ust. 6;

h)

osób fizycznych, o których mowa w art. 138 ust. 5 akapit pierwszy lit. a)–c);

i)

wszelkich osób lub podmiotów otrzymujących środki finansowe w dowolnej formie, w tym w formie bezzwrotnego wsparcia finansowego lub pożyczki, w przypadku gdy budżet jest wykonywany razem z państwami członkowskimi zgodnie z art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. a), w których to przypadkach stosuje się art. 138 ust. 2.

Do celów akapitu pierwszego lit. i) do osób lub podmiotów otrzymujących środki finansowe zaliczają się odbiorcy końcowi tych środków, wykonawcy, podwykonawcy i beneficjenci rzeczywiści.

Pozostaje to bez uszczerbku dla art. 157 ust. 7 i zasad określonych w umowach o przyznanie wkładu, umowach w sprawie finansowania i umowach w sprawie gwarancji w przypadku osób lub podmiotów otrzymujących środki finansowe Unii, jeżeli budżet jest wykonywany zgodnie z art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. c).

W przypadku zarządzania dzielonego system wykluczania ma zastosowanie do:

a)

każdej osoby lub podmiotu ubiegających się o finansowanie w ramach programu objętego zarządzaniem dzielonym, wybranych do takiego finansowania lub je otrzymujących;

b)

podmiotów, na których zdolności zamierza polegać osoba lub podmiot, o których mowa w lit. a), lub podwykonawców takiej osoby lub podmiotu;

c)

beneficjentów rzeczywistych wykluczonego podmiotu, o którym mowa w art. 138 ust. 6, i wszelkich podmiotów powiązanych z tym podmiotem.

3.   Decyzję o zarejestrowaniu informacji dotyczącej wczesnego wykrycia ryzyk, o których mowa w ust. 1 akapit drugi lit. a) niniejszego artykułu, o wykluczeniu osób lub podmiotów, o których mowa w ust. 2, lub o nałożeniu kary finansowej na odbiorcę, podejmuje właściwy urzędnik zatwierdzający. Informacje dotyczące takich decyzji rejestrowane są w bazie danych, o której mowa w art. 144 ust. 1. W przypadku gdy decyzje takie podejmowane są na podstawie art. 138 ust. 5, informacje zarejestrowane w bazie danych obejmują informacje dotyczące osób, o których mowa w tym ustępie.

4.   Decyzja o wykluczeniu osób lub podmiotów, o których mowa w ust. 2 niniejszego artykułu, lub o nałożeniu kar finansowych na odbiorcę, musi być oparta na prawomocnym wyroku lub, w sytuacjach wykluczenia, o których mowa w art. 138 ust. 1, na ostatecznej decyzji administracyjnej, lub na wstępnej kwalifikacji prawnej dokonanej przez zespół, o którym mowa w art. 135, w sytuacjach, o których mowa w art. 138 ust. 3, aby zapewnić scentralizowaną ocenę takich sytuacji. W przypadkach, o których mowa w art. 143 ust. 1, właściwy urzędnik zatwierdzający odrzuca uczestnika z danej procedury wyboru.

Bez uszczerbku dla art. 138 ust. 7 właściwy urzędnik zatwierdzający może podjąć decyzję o wykluczeniu uczestnika lub odbiorcy lub nałożeniu kary finansowej na odbiorcę oraz decyzję o opublikowaniu informacji na ten temat, na podstawie wstępnej kwalifikacji, o której mowa w art. 138 ust. 3, wyłącznie po uzyskaniu zalecenia zespołu, o którym mowa w art. 142.

Artykuł 138

Kryteria wykluczenia oraz decyzje o wykluczeniu

1.   Właściwy urzędnik zatwierdzający wyklucza osobę lub podmiot, o których mowa w art. 137 ust. 2, z uczestnictwa w procedurach wyboru regulowanych niniejszym rozporządzeniem lub z wykonywania środków finansowych Unii, w przypadku gdy ta osoba lub podmiot znajduje się w co najmniej jednej z poniższych sytuacji:

a)

osoba lub podmiot znajdują się w stanie upadłości, prowadzone jest wobec nich postępowanie upadłościowe lub likwidacyjne, ich aktywami zarządza likwidator lub sąd, zawarcia układu z wierzycielami, gdy ich działalność gospodarcza jest zawieszona lub gdy znajdują się one w jakiejkolwiek analogicznej sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w prawie Unii lub prawie krajowym;

b)

stwierdzono – w drodze prawomocnego wyroku lub ostatecznej decyzji administracyjnej – że osoba lub podmiot naruszyły swoje obowiązki dotyczące uiszczania podatków lub składek na ubezpieczenie społeczne wynikające z mającego zastosowanie prawa;

c)

stwierdzono – w drodze prawomocnego wyroku lub ostatecznej decyzji administracyjnej – że osoba lub podmiot dopuściły się poważnego naruszenia obowiązków zawodowych poprzez naruszenie mających zastosowanie przepisów ustawowych lub wykonawczych lub norm etycznych grupy zawodowej, do której ta osoba lub ten podmiot należą, lub poprzez jakiekolwiek bezprawne zachowanie, które ma wpływ na ich zawodową wiarygodność, w przypadku gdy tego rodzaju zachowanie wskazuje na bezprawny zamiar lub rażące niedbalstwo, w tym również w szczególności poprzez którekolwiek z poniższych zachowań:

(i)

przedstawienie informacji wymaganych do sprawdzenia braku podstaw wykluczenia lub do sprawdzenia spełnienia kryteriów kwalifikowalności lub kryteriów kwalifikacji lub w ramach wykonania zobowiązania prawnego, które to informacje w wyniku nieuczciwości lub zaniedbania wprowadzały w błąd;

(ii)

zawarcie porozumienia z innymi osobami lub podmiotami w celu zakłócenia konkurencji;

(iii)

naruszenie praw własności intelektualnej;

(iv)

nienależyte wpłynięcie lub próby nienależytego wpłynięcia na proces podejmowania decyzji w celu uzyskania środków finansowych Unii poprzez wykorzystanie, w wyniku podania nieprawdziwych informacji, konfliktu interesów z udziałem podmiotów upoważnionych do działań finansowych lub innych osób, o których mowa w art. 61 ust. 1;

(v)

próby pozyskania poufnych informacji, które mogą dać danej osobie lub danemu podmiotowi nienależną przewagę w procedurze wyboru;

(vi)

podżeganie do dyskryminacji, nienawiści lub przemocy wobec grupy osób lub członka grupy lub podobne działania, które są sprzeczne z wartościami, na których opiera się Unia, zapisanymi w art. 2 TUE, w przypadku gdy takie naruszenie wpływa na integralność osoby lub podmiotu, co negatywnie oddziałuje na wykonanie zobowiązania prawnego lub w konkretny sposób grozi takim oddziaływaniem;

d)

stwierdzono – w drodze prawomocnego wyroku – że osoba lub podmiot dopuściły się któregokolwiek z następujących czynów:

(i)

nadużycia finansowego w rozumieniu art. 3 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2017/1371 (49) oraz art. 1 Konwencji w sprawie ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich ustanowionej aktem Rady z dnia 26 lipca 1995 r. (50);

(ii)

korupcji, zgodnie z definicją zawartą w art. 4 ust. 2 dyrektywy (UE) 2017/1371 oraz korupcji czynnej w rozumieniu art. 3 Konwencji w sprawie zwalczania korupcji, w którą zaangażowani są urzędnicy Wspólnot Europejskich lub urzędnicy państw członkowskich Unii Europejskiej, ustanowionej aktem Rady z dnia 26 maja 1997 r. (51), lub zachowań, o których mowa w art. 2 ust. 1 decyzji ramowej Rady 2003/568/WSiSW (52), lub korupcji zdefiniowanej w innych mających zastosowanie przepisach;

(iii)

zachowań związanych z organizacją przestępczą, o których mowa w art. 2 decyzji ramowej Rady 2008/841/WSiSW (53);

(iv)

prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu w rozumieniu art. 1 ust. 3, 4 i 5 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/849 (54);

(v)

przestępstw terrorystycznych lub przestępstw związanych z działalnością terrorystyczną, zdefiniowanych w art. 3–12 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2017/541 (55), lub podżegania do popełnienia takich przestępstw, pomocnictwa w ich popełnieniu lub usiłowania ich popełnienia, o których to czynach mowa w art. 14 tej dyrektywy;

(vi)

pracy dzieci lub innych przestępstw związanych z handlem ludźmi, o których mowa w art. 2 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2011/36/UE (56);

e)

osoba lub podmiot dopuściły się znaczących uchybień, jeżeli chodzi o przestrzeganie podstawowych obowiązków związanych z wykonaniem zobowiązania prawnego finansowanego z budżetu, co:

(i)

doprowadziło do przedterminowego zakończenia obowiązywania zobowiązania prawnego;

(ii)

doprowadziło do zastosowania ryczałtowego odszkodowania lub innych kar umownych; lub

(iii)

zostało wykryte przez urzędnika zatwierdzającego, OLAF, Trybunał Obrachunkowy lub EPPO w następstwie kontroli, audytów lub dochodzeń;

f)

stwierdzono – w drodze prawomocnego wyroku lub ostatecznej decyzji administracyjnej – że osoba lub podmiot dopuściły się nieprawidłowości w rozumieniu art. 1 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 2988/95 (57);

g)

stwierdzono – w drodze prawomocnego wyroku lub ostatecznej decyzji administracyjnej – że osoba lub podmiot utworzyły podmiot w innej jurysdykcji z zamiarem obejścia obowiązków podatkowych, socjalnych lub jakichkolwiek innych obowiązków prawnych, w tym dotyczących praw pracowniczych, zatrudnienia i warunków pracy, w jurysdykcji ich siedziby statutowej, zarządu lub głównego przedsiębiorstwa;

h)

stwierdzono – w drodze prawomocnego wyroku lub ostatecznej decyzji administracyjnej – że utworzono podmiot z zamiarem, o którym mowa w lit. g);

i)

podmiot lub osoba celowo i bez odpowiedniego uzasadnienia sprzeciwia się dochodzeniu, kontroli lub audytowi prowadzonym przez urzędnika zatwierdzającego lub jego przedstawiciela lub audytora, OLAF, EPPO, lub Trybunał Obrachunkowy. Uznaje się, że osoba lub podmiot sprzeciwia się dochodzeniu, kontroli lub audytowi, jeżeli podejmuje działania, których celem lub skutkiem jest uniemożliwienie, utrudnienie lub opóźnienie realizacji którejkolwiek z czynności potrzebnych do przeprowadzenia dochodzenia, kontroli lub audytu. Działania takie obejmują w szczególności odmowę udzielenia niezbędnego dostępu do pomieszczeń osoby lub podmiotu lub innych obszarów wykorzystywanych do celów działalności gospodarczej, ukrywanie lub odmowę ujawnienia informacji lub udzielenie fałszywych informacji.

2.   Właściwy urzędnik zatwierdzający wyklucza osobę lub podmiot, o których mowa w art. 137 ust. 2 akapit pierwszy lit. i) oraz akapit czwarty lit. a), b) i c), w przypadku gdy ta osoba lub podmiot znajduje się w co najmniej jednej z sytuacji wykluczenia, o których mowa w ust. 1 lit. c) pkt (iv) lub lit. d) niniejszego artykułu. Jeżeli brak jest prawomocnego wyroku lub ostatecznej decyzji administracyjnej, taką decyzję podejmuje się na podstawie wstępnej kwalifikacji prawnej zachowania, o którym mowa w tym punkcie lub w tej literze, z uwzględnieniem stwierdzonych faktów i ustaleń na podstawie ust. 3 akapit czwarty lit. a) i d) niniejszego artykułu, zawartych w zaleceniu zespołu, o którym mowa w art. 145.

Przed dokonaniem wstępnej kwalifikacji prawnej zespół, o którym mowa w art. 145, umożliwia państwu członkowskiemu przedłożenie uwag dotyczących procedury określonej w ust. 3 niniejszego artykułu.

Bez uszczerbku dla art. 63 ust. 2 państwo członkowskie zapewnia, aby wnioski o płatność dotyczące osoby lub podmiotu znajdujących się w sytuacji wykluczenia, ustalonej zgodnie z ust. 1 niniejszego artykułu, nie były przedkładane Komisji w celu uzyskania zwrotu.

3.   Jeżeli brak jest prawomocnego wyroku lub, stosownie do sytuacji, ostatecznej decyzji administracyjnej w przypadkach, o których mowa w ust. 1 lit. c), d), f), g) i h) niniejszego artykułu, lub w przypadku, o którym mowa w ust. 1 lit. e) i i) niniejszego artykułu, właściwy urzędnik zatwierdzający wyklucza osobę lub podmiot, o których mowa w art. 137 ust. 2, na podstawie wstępnej kwalifikacji prawnej zachowania, o którym mowa w tych literach, z uwzględnieniem stwierdzonych faktów lub innych ustaleń zawartych w zaleceniu zespołu, o którym mowa w art. 145.

Wstępna kwalifikacja, o której mowa w akapicie pierwszym niniejszego ustępu, nie ma wpływu na ocenę zachowania osoby lub podmiotu, o których mowa w art. 137 ust. 2, przez właściwe organy państw członkowskich na podstawie prawa krajowego. Właściwy urzędnik zatwierdzający dokonuje przeglądu swojej decyzji o wykluczeniu osoby lub podmiotu, o których mowa w art. 137 ust. 2, lub nałożeniu na odbiorcę kary finansowej niezwłocznie po otrzymaniu powiadomienia o prawomocnym wyroku lub ostatecznej decyzji administracyjnej. W przypadkach gdy prawomocny wyrok lub ostateczna decyzja administracyjna nie określają czasu trwania wykluczenia, właściwy urzędnik zatwierdzający określa ten czas trwania na podstawie stwierdzonych faktów i ustaleń oraz z uwzględnieniem zalecenia zespołu, o którym mowa w art. 145.

W przypadku gdy taki prawomocny wyrok lub ostateczna decyzja administracyjna przewidują, że osoba lub podmiot, o których mowa w art. 137 ust. 2, nie dopuściły się zachowania będącego przedmiotem wstępnej kwalifikacji prawnej, na podstawie której ta osoba lub podmiot została wykluczona, właściwy urzędnik zatwierdzający niezwłocznie doprowadza do zakończenia tego wykluczenia lub zwraca, stosownie do sytuacji, każdą nałożoną karę finansową.

Fakty i ustalenia, o których mowa w akapicie pierwszym, obejmują w szczególności:

a)

fakty stwierdzone w ramach audytów lub dochodzeń przeprowadzonych przez EPPO w odniesieniu do państw członkowskich uczestniczących we wzmocnionej współpracy zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2017/1939, Trybunał Obrachunkowy, OLAF lub audytora wewnętrznego lub też w ramach wszelkich innych weryfikacji, audytów lub kontroli prowadzonych w zakresie odpowiedzialności urzędnika zatwierdzającego;

b)

decyzje administracyjne inne niż ostateczne, które mogą obejmować środki dyscyplinarne podjęte przez właściwy organ nadzorczy odpowiedzialny za sprawdzanie stosowania norm etyki zawodowej;

c)

fakty, o których mowa w decyzjach osób i podmiotów wykonujących środki finansowe Unii zgodnie z art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. c);

d)

informacje przekazane zgodnie z art. 144 ust. 2 lit. d), w szczególności fakty i ustalenia stwierdzone w kontekście prawomocnego wyroku lub ostatecznej decyzji administracyjnej na poziomie krajowym w kwestii występowania sytuacji wykluczenia, o których mowa w ust. 1 lit. c) pkt (iv) lub lit. d) niniejszego artykułu, przez podmioty wykonujące środki finansowe Unii zgodnie z art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. b);

e)

decyzje Komisji dotyczące naruszenia prawa konkurencji Unii lub decyzje właściwego organu krajowego dotyczące naruszenia prawa konkurencji Unii lub krajowego prawa konkurencji.

4.   Każdą decyzję właściwego urzędnika zatwierdzającego na mocy art. 137–144 lub, w stosownych przypadkach, każde zalecenie zespołu, o którym mowa w art. 145, podejmuje się zgodnie z zasadą proporcjonalności, uwzględniając w szczególności:

a)

wagę sytuacji, w tym również wpływ na interesy finansowe Unii oraz wizerunek Unii;

b)

czas, który upłynął, od danego zachowania;

c)

czas trwania i powtarzanie się zachowania;

d)

czy zachowanie to było umyślne lub stopień zaniedbania;

e)

w przypadkach, o których mowa w ust. 1 lit. b), fakt czy w grę wchodzi nieznaczna kwota;

f)

wszelkie inne okoliczności łagodzące, takie jak:

(i)

stopień współpracy osoby lub podmiotu, o których mowa w art. 137 ust. 2, z odpowiednim właściwym organem oraz wkład tej osoby lub tego podmiotu w dochodzenie uznany przez właściwego urzędnika zatwierdzającego, lub

(ii)

ujawnienie sytuacji wykluczenia za pomocą oświadczenia, o którym mowa w art. 139 ust. 1, lub

(iii)

środki podjęte przez państwo członkowskie wobec danej osoby lub podmiotu zgodnie z art. 63 ust. 2.

5.   Właściwy urzędnik zatwierdzający wyklucza osobę lub podmiot, o których mowa w art. 137 ust. 2, w przypadku gdy:

a)

osoba fizyczna lub prawna, która jest członkiem organu administracyjnego, zarządzającego lub nadzorczego osoby lub podmiotu, o których mowa w art. 137 ust. 2, lub która posiada uprawnienia do reprezentowania, uprawnienia decyzyjne lub kontrolne w odniesieniu do tej osoby lub podmiotu, znajduje się w co najmniej jednej z sytuacji, o których mowa w ust. 1 lit. c)– i) niniejszego artykułu;

b)

osoba fizyczna lub prawna ponosząca nieograniczoną odpowiedzialność za długi osoby lub podmiotu, o których mowa w art. 137 ust. 2, znajduje się w co najmniej jednej z sytuacji, o których mowa w ust. 1 lit. a) lub b) niniejszego artykułu;

c)

osoba fizyczna, która pełni kluczową funkcję w procedurze wyboru lub w wykonaniu zobowiązania prawnego, znajduje się w co najmniej jednej z sytuacji, o których mowa w ust. 1 lit. c)– i) niniejszego artykułu.

Właściwy urzędnik zatwierdzający zapewnia, aby osoba fizyczna znajdująca się w co najmniej jednej z sytuacji, o których mowa w akapicie pierwszym, została wykluczona.

6.   W przypadku wykluczenia osoby lub podmiotu, o których mowa w art. 137 ust. 2 akapit pierwszy lit. a)–f) i h) oraz i), właściwy urzędnik zatwierdzający może również wykluczyć beneficjenta rzeczywistego wykluczonego podmiotu lub jakikolwiek podmiot powiązany z wykluczonym podmiotem lub nałożyć na takiego beneficjenta rzeczywistego lub podmiot powiązany karę finansową. W decyzji właściwego urzędnika zatwierdzającego lub, w stosownych przypadkach, w zaleceniu zespołu, o którym mowa w art. 145, uwzględnia się, czy:

a)

podmiot wykluczony jest funkcjonalnie niezależny od swojego podmiotu powiązanego i od beneficjenta rzeczywistego;

b)

uchybienie, którego dopuścił się podmiot wykluczony, nie wyniknęło z braku nadzoru lub odpowiednich kontroli;

c)

decyzja podmiotu wykluczonego nie została podjęta pod wpływem podmiotu powiązanego lub beneficjenta rzeczywistego.

7.   W przypadkach, o których mowa w ust. 3 niniejszego artykułu, właściwy urzędnik zatwierdzający może tymczasowo wykluczyć osobę lub podmiot, o których mowa w art. 137 ust. 2, bez uprzedniego zalecenia zespołu, o którym mowa w art. 145, w przypadku gdy udział podmiotu lub osoby w procedurze wyboru lub ich selekcja w celu wykonania środków finansowych Unii stanowiłyby poważne i bezpośrednie zagrożenie dla interesów finansowych Unii. W takich przypadkach właściwy urzędnik zatwierdzający natychmiast przekazuje sprawę zespołowi, o którym mowa w art. 145, oraz podejmuje ostateczną decyzję nie później niż 14 dni po otrzymaniu zalecenia zespołu.

8.   Na wniosek urzędnika zatwierdzającego oraz jeżeli wymaga tego charakter lub okoliczności sprawy wniosek o wydanie zalecenia zespołu, o którym mowa w art. 145, może zostać rozpatrzony w trybie przyspieszonym, bez uszczerbku dla prawa danej osoby lub danego podmiotu do bycia wysłuchanym.

9.   Właściwy urzędnik zatwierdzający, w stosownych przypadkach uwzględniając zalecenie zespołu, o którym mowa w art. 145, nie wyklucza osoby lub podmiotu, o których mowa w art. 137 ust. 2, z udziału w procedurze wyboru lub z selekcji w celu wykonania środków finansowych Unii, w przypadku gdy:

a)

osoba lub podmiot podjęły środki zaradcze określone w ust. 10 niniejszego artykułu, w zakresie, w jakim są one wystarczające, aby wykazać rzetelność tej osoby lub tego podmiotu. Niniejszej litery nie stosuje się w przypadku, o którym mowa w ust. 1 lit. d) niniejszego artykułu;

b)

jest to niezbędne, aby zapewnić ciągłość usług, w ograniczonym okresie i w oczekiwaniu na przyjęcie środków zaradczych określonych w ust. 7 niniejszego artykułu;

c)

takie wykluczenie byłoby nieproporcjonalne w oparciu o kryteria, o których mowa w ust. 3 niniejszego artykułu.

Ponadto ust. 1 lit. a) niniejszego artykułu nie ma zastosowania do zakupu dostaw na szczególnie korzystnych warunkach od dostawcy definitywnie likwidującego swoją działalność albo od likwidatorów w postępowaniu upadłościowym, w wyniku układu z wierzycielami lub podobnej procedury na mocy prawa Unii lub prawa krajowego.

W przypadkach braku wykluczenia, o których mowa w akapitach pierwszym i drugim niniejszego ustępu, właściwy urzędnik zatwierdzający podaje powody, ze względu na które nie doszło do wykluczenia osoby lub podmiotu, o których mowa w art. 137 ust. 2, oraz informuje o tych powodach zespół, o którym mowa w art. 145.

10.   Środki zaradcze, o których mowa w ust. 9 akapit pierwszy lit. a), obejmują w szczególności:

a)

środki służące wskazaniu przyczyn sytuacji prowadzących do wykluczenia oraz konkretne techniczne, organizacyjne i kadrowe środki w obrębie danego obszaru działalności gospodarczej lub działalności osoby lub podmiotu, o których mowa w art. 137 ust. 2, odpowiednie w celu skorygowania zachowania i zapobieżenia jego wystąpieniu w przyszłości;

b)

dowód podjęcia przez osobę lub podmiot, o których mowa w art. 137 ust. 2, środków mających na celu zrekompensowanie lub naprawienie szkody wyrządzonej interesom finansowym Unii w związku ze stanem faktycznym prowadzącym do sytuacji wykluczenia;

c)

dowód, że osoba lub podmiot, o których mowa w art. 137 ust. 2, uiściły lub zabezpieczyły płatność każdej grzywny nałożonej przez właściwy organ lub wszelkich podatków lub składek na ubezpieczenie społeczne, o których mowa w ust. 1 lit. b) niniejszego artykułu.

Bez uszczerbku dla oceny właściwego urzędnika zatwierdzającego lub zespołu, o którym mowa w art. 145, osoba lub podmiot przedstawia środki zaradcze, które zostały ocenione przez niezależnego audytora zewnętrznego lub uznane za wystarczające decyzją organu krajowego lub unijnego.

11.   Właściwy urzędnik zatwierdzający, mając w stosownych przypadkach na uwadze zmienione zalecenie zespołu, o którym mowa w art. 145, niezwłocznie zmienia, z urzędu lub na wniosek danej osoby lub danego podmiotu, swoją decyzję o wykluczeniu osoby lub podmiotu, o których mowa w art. 137 ust. 2, w przypadku gdy podjęły one wystarczające środki zaradcze, aby wykazać swoją rzetelność, lub przedstawiły nowe elementy wykazujące, że sytuacja wykluczenia, o której mowa w ust. 1 niniejszego artykułu, już nie istnieje.

12.   W przypadku, o którym mowa w art. 137 ust. 2 lit. b), właściwy urzędnik zatwierdzający wymaga, aby kandydat lub oferent zastąpili podmiot lub podwykonawcę, na których zdolności zamierzają polegać, znajdujących się w sytuacji wykluczenia, o której mowa w ust. 1 niniejszego artykułu.

Artykuł 139

Oświadczenie i dowód braku istnienia sytuacji wykluczenia

1.   Uczestnik oświadcza, czy znajduje się w jednej z sytuacji, o których mowa w art. 138 ust. 1 i art. 143 ust. 1, oraz – w stosownych przypadkach – czy podjął jakiekolwiek środki zaradcze, o których mowa w art. 138 ust. 9 akapit pierwszy lit. a).

Uczestnik oświadcza również, czy następujące osoby lub podmioty znajdują się w jednej z sytuacji wykluczenia, o których mowa w art. 138 ust. 1 lit. c)–h):

a)

osoby fizyczne lub prawne, które są członkami organu administracyjnego, zarządzającego lub nadzorczego uczestnika lub które posiadają uprawnienia do reprezentowania, uprawnienia decyzyjne lub kontrolne w odniesieniu do tego uczestnika;

b)

beneficjenci rzeczywiści uczestnika, zgodnie z definicją w art. 3 pkt 6 dyrektywy (UE) 2015/849.

Uczestnik lub odbiorca niezwłocznie informują właściwego urzędnika zatwierdzającego o wszelkich zmianach sytuacji przedstawionych w oświadczeniu.

W stosownych przypadkach kandydat lub oferent przedstawiają te same oświadczenia, o których mowa w akapitach pierwszym i drugim, podpisane przez podwykonawcę lub jakikolwiek inny podmiot, na którego zdolności zamierzają polegać, w zależności od przypadku.

Właściwy urzędnik zatwierdzający nie wymaga oświadczeń, o których mowa w akapicie pierwszym i drugim, jeżeli oświadczenia takie zostały już przedłożone do celów innej procedury wyboru, pod warunkiem że sytuacja się nie zmieniła, a od wydania takiego oświadczenia nie upłynął więcej niż rok.

Właściwy urzędnik zatwierdzający może odstąpić od wymogów określonych w akapicie pierwszym i drugim w przypadku dotacji o bardzo niskiej wartości i umów o bardzo niskiej wartości, których wartość nie przekracza kwot, o których mowa w art. 2 pkt 75 i załączniku I pkt 14.4.

2.   Jeżeli wymaga tego właściwy urzędnik zatwierdzający i gdy jest to niezbędne, aby zapewnić właściwy przebieg procedury, uczestnik, podwykonawca lub podmiot, na którego zdolności zamierza polegać kandydat lub oferent, przedkłada:

a)

odpowiednie dowody na to, że nie znajduje się w jednej z sytuacji wykluczenia, o których mowa w art. 138 ust. 1;

b)

informacje dotyczące osób fizycznych lub prawnych, które są członkami organu administracyjnego, zarządzającego lub nadzorczego uczestnika lub które posiadają uprawnienia do reprezentowania, uprawnienia decyzyjne lub kontrolne w odniesieniu do tego uczestnika, w tym również osób lub podmiotów w ramach struktury własności i kontroli oraz beneficjentów rzeczywistych, oraz odpowiednie dowody na to, że żadna z tych osób nie znajduje się w jednej z sytuacji wykluczenia, o których mowa w art. 138 ust. 1 lit. c)–f);

c)

odpowiednie dowody na to, że osoby fizyczne lub prawne, które przyjmują nieograniczoną odpowiedzialność za długi danego uczestnika, nie znajdują się w jednej z sytuacji wykluczenia, o których mowa w art. 138 ust. 1 lit. a) lub b).

3.   W stosownych przypadkach oraz zgodnie z prawem krajowym za odpowiedni dowód potwierdzający, że uczestnik lub podmiot, o których mowa w ust. 2, nie znajduje się w jednej z sytuacji wykluczenia, o których mowa w art. 138 ust. 1 lit. a), c), d), f), g) i h), właściwy urzędnik zatwierdzający może uznać aktualny wyciąg z rejestru sądowego lub – w razie jego braku – aktualny równoważny dokument, wystawiony przez organ sądowy lub administracyjny państwa siedziby, wykazujący, że wymogi te są spełnione.

Za odpowiedni dowód potwierdzający, że uczestnik lub podmiot, o których mowa w ust. 2, nie znajduje się w jednej z sytuacji wykluczenia, o których mowa w art. 138 ust. 1 lit. a) i b), właściwy urzędnik zatwierdzający może uznać aktualne zaświadczenie wydane przez właściwy organ państwa siedziby. W przypadku gdy tego rodzaju zaświadczenia nie są wydawane w państwie siedziby, uczestnik może przedstawić oświadczenie złożone pod przysięgą przed organem sądowym lub notariuszem lub, jeżeli nie jest to możliwe, uroczyste oświadczenie złożone przed organem administracyjnym lub właściwą organizacją zawodową w państwie siedziby.

4.   Właściwy urzędnik zatwierdzający zwalnia uczestnika lub podmiot, o których mowa w ust. 2, z obowiązku przedłożenia dowodów w postaci dokumentów, o których mowa w ust. 2 i 3:

a)

jeżeli ma on bezpłatny dostęp do takich dowodów za pośrednictwem krajowej bazy danych;

b)

jeżeli takie dowody już przedłożono do celów innej procedury, pod warunkiem że wszelkie przedłożone dokumenty są nadal ważne, a od daty ich wydania nie upłynął więcej niż jeden rok;

c)

jeżeli uzna, że nie ma faktycznej możliwości dostarczenia takich dowodów.

5.   Ust. 1–4 niniejszego artykułu nie mają zastosowania do osób i podmiotów wykonujących środki finansowe Unii zgodnie z art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. c) ani do organów Unii, o których mowa w art. 70 i 71.

W przypadku instrumentów finansowych i gwarancji budżetowych oraz gdy nie istnieją zasady i procedury w pełni równoważne z zasadami i procedurami, o których mowa w art. 157 ust. 4 akapit pierwszy lit. d), odbiorcy końcowi i pośrednicy przedstawiają osobom lub podmiotom wykonującym środki finansowe Unii zgodnie z art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. c) podpisane oświadczenie potwierdzające, że nie znajdują się oni w jednej z sytuacji, o których mowa w art. 138 ust. 1 lit. a)–d), g) i h) lub art. 143 ust. 1 akapit pierwszy lit. b) i c), lub w sytuacji uznanej za równoważną w wyniku oceny przeprowadzonej zgodnie z art. 157 ust. 4.

W przypadku gdy instrumenty finansowe są w drodze wyjątku wykonywane zgodnie z art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. a), odbiorcy końcowi przedstawiają pośrednikom finansowym podpisane oświadczenie potwierdzające, że nie znajdują się w jednej z sytuacji, o których mowa w art. 138 ust. 1 lit. a)–d), g) i h) lub w art. 143 ust. 1 akapit pierwszy lit. b) i c).

Artykuł 140

Kary finansowe

1.   Aby zapewnić skutek odstraszający, właściwy urzędnik zatwierdzający może, po uwzględnieniu w stosownych przypadkach zalecenia zespołu, o którym mowa w art. 145, nałożyć karę finansową na odbiorcę, z którym podjęto zobowiązanie prawne i który znajduje się w sytuacji wykluczenia, o której mowa w art. 138 ust. 1 lit. c), d), e), f), g), h) lub i).

W odniesieniu do sytuacji wykluczenia, o których mowa w art. 138 ust. 1 lit. c)–i), można nałożyć karę finansową jako alternatywę dla decyzji o wykluczeniu odbiorcy, w przypadku gdy takie wykluczenie byłoby nieproporcjonalne na podstawie kryteriów, o których mowa w art. 138 ust. 4.

W odniesieniu do sytuacji wykluczenia, o których mowa w art. 138 ust. 1 lit. c), d) i e) – oprócz wykluczenia, w przypadkach gdy jest to niezbędne do ochrony interesów finansowych Unii, ze względu na systemowy i powtarzający się sposób zachowania odbiorcy z zamiarem nienależytego uzyskania środków finansowych Unii – można nałożyć karę finansową.

Niezależnie od akapitu pierwszego, drugiego i trzeciego niniejszego ustępu, kary finansowej nie nakłada się na odbiorcę, który zgodnie z art. 139 ujawnił, że znajduje się w sytuacji wykluczenia.

2.   Kwota kary finansowej nie może przekraczać 10 % całkowitej wartości zobowiązania prawnego. W przypadku umowy o udzielenie dotacji podpisanej z większą liczbą beneficjentów kara finansowa nie może przekraczać 10 % kwoty dotacji, do której uprawniony jest dany beneficjent zgodnie z umową o udzielenie dotacji.

Artykuł 141

Czas trwania wykluczenia i okres przedawnienia

1.   Czas trwania wykluczenia nie może przekraczać któregokolwiek z poniższych:

a)

czasu trwania, o ile taki jest, określonego prawomocnym wyrokiem lub ostateczną decyzją administracyjną państwa członkowskiego;

b)

w przypadku braku prawomocnego wyroku lub ostatecznej decyzji administracyjnej:

(i)

pięciu lat w przypadkach, o których mowa w art. 138 ust. 1 lit. d) oraz i);

(ii)

trzech lat w przypadkach, o których mowa w art. 138 ust. 1 lit. c) oraz e)–h);

Osoba lub podmiot, o których mowa w art. 137 ust. 2, pozostają wykluczone przez cały okres, w jakim znajdują się w jednej z sytuacji wykluczenia, o których mowa w art. 138 ust. 1 lit. a) i b).

2.   Okres przedawnienia dotyczący wykluczenia podmiotu lub osoby, o których mowa w art. 137 ust. 2, lub nałożenia na nich kar finansowych, wynosi pięć lat liczonych od któregokolwiek z poniższych dni:

a)

dnia, w którym wystąpiło zachowanie prowadzące do wykluczenia, lub – w przypadku ciągłych lub wielokrotnych działań – dnia, w którym dane zachowanie ustało, w przypadkach, o których mowa w art. 138 ust. 1 lit. b)–e), g), h) oraz i);

b)

dnia wydania przez sąd krajowy prawomocnego wyroku lub podjęcia ostatecznej decyzji administracyjnej w przypadkach, o których mowa w art. 138 ust. 1 lit. b), c), d), g), h) oraz i).

Bieg okresu przedawnienia przerywają wszelkie czynności organu krajowego, Komisji, OLAF, EPPO w odniesieniu do państw członkowskich uczestniczących we wzmocnionej współpracy na mocy rozporządzenia (UE) 2017/1939, zespołu, o którym mowa w art. 145 niniejszego rozporządzenia, lub któregokolwiek podmiotu zaangażowanego w wykonywanie budżetu, o ile osoba lub podmiot, o których mowa w art. 137 ust. 2 niniejszego rozporządzenia, zostały o nich powiadomione, i które to czynności dotyczą dochodzenia lub postępowania sądowego. Bieg nowego okresu przedawnienia rozpoczyna się w dniu następującym po dniu, w którym doszło do przerwania biegu poprzedniego okresu przedawnienia.

Do celów art. 138 ust. 1 lit. f) niniejszego rozporządzenia zastosowanie ma okres przedawnienia dotyczący wykluczenia danej osoby lub danego podmiotu, o których mowa w art. 137 ust. 2 niniejszego rozporządzenia, lub nałożenia kar finansowych na odbiorcę, przewidziany w art. 3 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2988/95.

W przypadku gdy zachowanie danej osoby lub danego podmiotu, o których mowa w art. 137 ust. 2 niniejszego rozporządzenia, kwalifikuje się z kilku przyczyn wymienionych w art. 138 ust. 1 niniejszego rozporządzenia, stosuje się okres przedawnienia mający zastosowanie do najpoważniejszej z tych przyczyn.

Artykuł 142

Publikacja informacji dotyczących wykluczenia i kar finansowych

1.   W celu wzmocnienia – w razie konieczności – skutku odstraszającego wykluczenia lub kary finansowej, Komisja, z zastrzeżeniem decyzji właściwego urzędnika zatwierdzającego, publikuje na swojej stronie internetowej następujące informacje dotyczące wykluczenia oraz, stosownie do sytuacji, kary finansowej w przypadkach, o których mowa w art. 138 ust. 1 lit. c)–i):

a)

imię i nazwisko lub nazwę danej osoby lub danego podmiotu, o których mowa w art. 137 ust. 2;

b)

sytuację wykluczenia;

c)

czas trwania wykluczenia lub kwotę kary finansowej.

W przypadku gdy decyzja o wykluczeniu lub karze finansowej została podjęta na podstawie wstępnej kwalifikacji, zgodnie z art. 138 ust. 2, w publikacji wskazuje się, że brak jest prawomocnego wyroku lub, w stosownych przypadkach, ostatecznej decyzji administracyjnej. W takich przypadkach niezwłocznie publikuje się informacje o wszelkich środkach odwoławczych, ich statusie i wyniku, a także każdą zmienioną decyzję właściwego urzędnika zatwierdzającego. W przypadku nałożenia kary finansowej w publikacji wskazuje się także, czy kara ta została zapłacona.

Decyzja o opublikowaniu informacji podejmowana jest przez właściwego urzędnika zatwierdzającego w następstwie odnośnego prawomocnego wyroku lub, w stosownych przypadkach, ostatecznej decyzji administracyjnej albo w następstwie zalecenia zespołu, o którym mowa w art. 145, w zależności od przypadku. Decyzja ta staje się skuteczna trzy miesiące po powiadomieniu o niej danej osoby lub danego podmiotu, o których mowa w art. 137 ust. 2.

Opublikowane informacje są usuwane niezwłocznie po ustaniu wykluczenia. W przypadku kary finansowej opublikowane informacje usuwa się sześć miesięcy po zapłaceniu tej kary.

W odniesieniu do danych osobowych, właściwy urzędnik zatwierdzający, zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2018/1725, informuje daną osobę lub dany podmiot, o których mowa w art. 137 ust. 2 niniejszego rozporządzenia, o ich prawach przysługujących im na mocy mających zastosowanie przepisów dotyczących ochrony danych oraz o procedurach umożliwiających skorzystanie z tych praw.

2.   Informacji, o których mowa w ust. 1 niniejszego artykułu, nie publikuje się w którejkolwiek z poniższych sytuacji:

a)

gdy jest to niezbędne dla zachowania poufnego charakteru dochodzenia lub krajowego postępowania sądowego;

b)

gdy publikacja wyrządziłaby niewspółmierną szkodę danej osobie lub danemu podmiotowi, o których mowa w art. 137 ust. 2, lub byłaby w inny sposób nieproporcjonalna ze względu na kryteria proporcjonalności określone w art. 138 ust. 4 oraz ze względu na kwotę kary finansowej;

c)

w odniesieniu do osoby fizycznej, chyba że publikacja danych osobowych jest uzasadniona wyjątkowymi okolicznościami, między innymi wagą zachowania lub jego wpływem na interesy finansowe Unii. W takich przypadkach decyzja o opublikowaniu informacji uwzględnia w sposób należyty prawo do prywatności oraz inne prawa przewidziane w rozporządzeniu (UE) 2018/1725.

Artykuł 143

Odrzucenie z procedury wyboru

1.   Właściwy urzędnik zatwierdzający odrzuca z procedury wyboru uczestnika, który:

a)

znajduje się w sytuacji wykluczenia ustalonej zgodnie z art. 138;

b)

nie przedstawił informacji wymaganych jako warunek udziału w postępowaniu lub przedstawił informacje wprowadzające w błąd;

c)

był wcześniej zaangażowany w przygotowanie dokumentów wykorzystywanych w procedurze wyboru, w przypadku gdy pociąga to za sobą naruszenie zasady równego traktowania, w tym również zakłócenie konkurencji, któremu nie można zaradzić w inny sposób;

d)

ma sprzeczne interesy zawodowe, które mogą negatywnie wpłynąć na realizację umowy zgodnie z pkt 20.6 załącznika I.

e)

jest adresatem decyzji zakazującej udzielenia zamówienia w związku z otrzymaniem subsydiów zagranicznych zakłócających rynek wewnętrzny, przyjętej przez Komisję zgodnie z ust. 3 niniejszego artykułu.

Właściwy urzędnik zatwierdzający przekazuje pozostałym uczestnikom procedury wyboru odpowiednie informacje, których wymiany dokonano w kontekście lub w wyniku zaangażowania uczestnika w przygotowanie procedury wyboru, o czym mowa w akapicie pierwszym lit. c). Przed każdym takim odrzuceniem uczestnikowi zapewnia się możliwość udowodnienia, że jego zaangażowanie w przygotowanie procedury wyboru nie narusza zasady równego traktowania.

2.   Artykuł 134 ust. 1 ma zastosowanie, chyba że odrzucenie jest uzasadnione zgodnie z ust. 1 akapit pierwszy lit. a) niniejszego artykułu decyzją dotyczącą wykluczenia podjętą w odniesieniu do uczestnika, po rozpatrzeniu przedłożonych przez niego uwag.

3.   Do celów ust. 1 lit. e) niniejszego artykułu rozporządzenie (UE) 2022/2560, a w szczególności przepisy jego rozdziałów 1, 2 i 4, w tym jego art. 30, stosuje się odpowiednio do wstępnego przeglądu przeprowadzanego przez Komisję oraz do szczegółowego badania wszelkich zagranicznych wkładów finansowych uzyskanych w ramach postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie niniejszego rozporządzenia. Do celów uprzedniego powiadomienia instytucji zamawiającej uczestnicy postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie niniejszego rozporządzenia powiadamiają właściwego urzędnika zatwierdzającego o wszelkich odpowiednich zagranicznych wkładach finansowych na takich samych warunkach jak określono w art. 28 i 29 rozporządzenia (UE) 2022/2560 oraz w przepisach aktów wykonawczych przyjętych na podstawie art. 47 ust. 1 tego rozporządzenia. Ponadto odpowiednie akty delegowane przyjęte na podstawie art. 49 rozporządzenia (UE) 2022/2560 stosuje się również do postępowań o udzielenie zamówienia na podstawie niniejszego rozporządzenia. Odpowiednie przepisy rozporządzenia (UE) 2022/2560, a także przepisy aktów delegowanych przyjętych na podstawie art. 49 tego rozporządzenia oraz aktów wykonawczych przyjętych na podstawie art. 47 ust. 1 tego rozporządzenia wdraża się zgodnie z niniejszym rozporządzeniem.

W kontekście akapitu pierwszego niniejszego ustępu Komisja jest uprawniona do przyjmowania aktów wykonawczych w formie decyzji:

a)

uznającej zobowiązania zaproponowane przez uczestnika za wiążące dla tego uczestnika w rozumieniu art. 11 ust. 3 rozporządzenia (UE) 2022/2560, w kontekście niniejszego rozporządzenia;

b)

o niezgłaszaniu sprzeciwu w rozumieniu art. 11 ust. 4 rozporządzenia (UE) 2022/2560, w kontekście niniejszego rozporządzenia;

c)

zakazującej udzielenia zamówienia uczestnikowi w związku z otrzymaniem subsydiów zagranicznych zakłócających rynek wewnętrzny w rozumieniu art. 31 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2022/2560, w kontekście niniejszego rozporządzenia.

Te akty wykonawcze przyjmuje się zgodnie z procedurą doradczą, o której mowa w art. 276 ust. 2.

Do celów środków, które mają zostać podjęte na podstawie niniejszego ustępu, w przypadku gdy rozporządzenie (UE) 2022/2560 odnosi się do postępowań o udzielenie zamówienia w rozumieniu dyrektyw Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/23/UE, 2014/24/UE i 2014/25/UE (58), rozumie się je jako postępowania o udzielenie zamówienia w rozumieniu niniejszego rozporządzenia.

Właściwy urzędnik zatwierdzający powiadamia o odrzuceniu z procedury wyboru pismem skierowanym do danego uczestnika w następstwie decyzji o zakazie, o której mowa w akapicie drugim lit. c).

Artykuł 144

System wczesnego wykrywania i wykluczania

1.   Informacje wymieniane w ramach systemu wczesnego wykrywania i wykluczania, o którym mowa w art. 137, muszą być scentralizowane w bazie danych utworzonej przez Komisję (zwanej dalej „bazą danych”) oraz zarządzane zgodnie z prawem do prywatności i innymi prawami przewidzianymi w rozporządzeniu (UE) 2018/1725.

Właściwy urzędnik zatwierdzający zapisuje w bazie danych informacje dotyczące przypadków wczesnego wykrywania, wykluczania lub kar finansowych, po uprzednim powiadomieniu danej osoby lub danego podmiotu, o których mowa w art. 137 ust. 2. W wyjątkowych okolicznościach można wstrzymać się z takimi powiadomieniem, jeżeli istnieją istotne uzasadnione przesłanki do zachowania poufności dochodzenia lub krajowego postępowania sądowego, dopóki takie istotne uzasadnione przesłanki do zachowania poufności nie ustaną.

Zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2018/1725 Komisja na wniosek informuje osobę lub podmiot objęte systemem wczesnego wykrywania i wykluczania, o którym mowa w art. 137 ust. 2 o danych przechowywanych w bazie danych odnoszących się do tej osoby lub tego podmiotu.

Informacje zawarte w bazie danych są aktualizowane, w stosownych przypadkach, po poprawieniu, usunięciu lub jakiejkolwiek modyfikacji danych. Informacje te publikuje się wyłącznie zgodnie z art. 142.

2.   System wczesnego wykrywania i wykluczania opiera się na faktach i ustaleniach, o których mowa w art. 138 ust. 3 akapit czwarty, oraz na przekazywaniu Komisji informacji, w szczególności przez:

a)

EPPO w odniesieniu do państw członkowskich uczestniczących we wzmocnionej współpracy zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2017/1939, lub OLAF zgodnie z rozporządzeniem (UE, Euratom) nr 883/2013, w przypadku gdy z trwającego lub zakończonego dochodzenia wynika, że wskazane mogłoby być podjęcie środków lub działań zapobiegawczych w celu ochrony interesów finansowych Unii, przy należytym poszanowaniu praw procesowych i praw podstawowych oraz z należytym uwzględnieniem zasady ochrony informatorów;

b)

urzędnika zatwierdzającego Komisji, urzędu europejskiego ustanowionego przez Komisję lub agencji wykonawczej;

c)

instytucję Unii, urząd europejski, agencję, inne niż te, o których mowa w lit. b) niniejszego ustępu, lub organ lub osobę, którym powierzono realizację działań w ramach WPZiB;

d)

podmioty wykonujące budżet na podstawie art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. b) oraz osoby i podmioty wykonujące środki finansowe, w przypadku gdy budżet jest wykonywany na podstawie art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. a) z udziałem państw członkowskich, w przypadkach faktów i ustaleń stwierdzonych wyłącznie w kontekście prawomocnych wyroków lub ostatecznych decyzji administracyjnych odnośnie do podstaw określonych w art. 138 ust. 1 lit. c) pkt (iv) i lit. d), a także wykrytych nadużyć finansowych lub nieprawidłowości oraz związanych z nimi działań następczych, w przypadku gdy przekazywanie informacji jest wymagane przez przepisy sektorowe;

e)

osoby lub podmioty wykonujące środki finansowe Unii zgodnie z art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. c), w przypadkach wykrycia nadużycia finansowego lub nieprawidłowości oraz związanych z nimi działań następczych.

3.   Z wyjątkiem przypadków gdy informacje mają być przedłożone zgodnie z przepisami sektorowymi, informacje przekazywane na mocy ust. 2 niniejszego artykułu obejmują:

a)

wskazanie danego podmiotu lub danej osoby;

b)

zestawienie wykrytych ryzyk lub odnośnych faktów;

c)

informacje, które mogłyby pomóc urzędnikowi zatwierdzającemu w dokonaniu sprawdzenia, o którym mowa w ust. 4 niniejszego artykułu, lub podjęciu decyzji o wykluczeniu, o której mowa w art. 138 ust. 1 lub 3, lub decyzji o nałożeniu kary finansowej, o której mowa w art. 140;

d)

w stosownych przypadkach wszelkie środki szczególne niezbędne, aby zapewnić poufność przekazywanych informacji, łącznie ze środkami zabezpieczania dowodów w celu ochrony dochodzenia lub krajowego postępowania sądowego.

4.   Komisja niezwłocznie przekazuje informacje, o których mowa w ust. 3, swoim urzędnikom zatwierdzającym oraz urzędnikom zatwierdzającym swoich agencji wykonawczych, wszystkich innych instytucji Unii, organów Unii, urzędów europejskich i agencji, za pośrednictwem bazy danych, o której mowa w ust. 1, aby umożliwić im dokonanie niezbędnego sprawdzenia w odniesieniu do toczących się procedur wyboru oraz istniejących zobowiązań prawnych.

Dokonując takiego sprawdzenia, właściwy urzędnik zatwierdzający wykonuje swoje uprawnienia określone w art. 74 oraz nie może wykraczać poza to, co przewidziano w warunkach określonych w procedurze wyboru i w zobowiązaniach prawnych.

Okres przechowywania informacji związanych z wczesnym wykryciem przekazanych zgodnie z ust. 3 niniejszego artykułu nie może przekraczać roku. Jeżeli w tym okresie właściwy urzędnik zatwierdzający zwróci się do zespołu o wydanie zalecenia w sprawie dotyczącej wykluczenia lub kar finansowych, okres przechowywania może zostać przedłużony do czasu podjęcia decyzji przez właściwego urzędnika zatwierdzającego.

5.   Komisja udziela wszystkim osobom i podmiotom uczestniczącym w wykonywaniu budżetu zgodnie z art. 62 dostępu do informacji dotyczących decyzji o wykluczeniu na podstawie art. 138, aby umożliwić im sprawdzenie, czy w systemie wczesnego wykrywania i wykluczania odnotowano wykluczenie, przy udzielaniu zamówień lub wyborze beneficjentów w celu wykonania środków finansowych Unii.

Z wyjątkiem sytuacji, gdy wykonanie budżetu powierza się osobom lub podmiotom na mocy art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. c), zgodnie z warunkami, o których mowa w art. 157 ust. 4, wszystkie osoby i podmioty uczestniczące w wykonywaniu budżetu wykonują takie decyzje wobec osób lub podmiotów ubiegających się o środki finansowe Unii lub wybranych do ich wykonania.

6.   W ramach swojego rocznego sprawozdania dla Parlamentu Europejskiego i Rady, zgodnie z art. 325 ust. 5 TFUE, Komisja przedstawia zbiorcze informacje dotyczące decyzji podjętych przez właściwych urzędników zatwierdzających na podstawie art. 137–144 niniejszego rozporządzenia. W sprawozdaniu tym przedstawia się także dalsze informacje dotyczące wszelkich decyzji podjętych przez właściwych urzędników zatwierdzających na podstawie art. 138 ust. 9 akapit pierwszy lit. b) niniejszego rozporządzenia i art. 142 ust. 2 niniejszego rozporządzenia oraz dotyczące wszelkich decyzji właściwych urzędników zatwierdzających, które są odmienne od zalecenia zespołu na mocy art. 145 ust. 6 akapit trzeci niniejszego rozporządzenia.

Informacje, o których mowa w akapicie pierwszym niniejszego ustępu, przedstawia się z należytym uwzględnieniem wymogów dotyczących poufności; informacje te w szczególności nie mogą pozwalać na zidentyfikowanie danej osoby lub danego podmiotu, o których mowa w art. 137 ust. 2.

Artykuł 145

Zespół

1.   Zespół zwoływany jest na wniosek urzędnika zatwierdzającego instytucji Unii, organów Unii, urzędów europejskich lub organów lub osób, którym powierzono realizację konkretnych działań w ramach WPZiB na mocy tytułu V TUE.

2.   W skład zespołu wchodzą:

a)

stały, niezależny przewodniczący wysokiego szczebla powołany przez Komisję;

b)

stały, niezależny wiceprzewodniczący wysokiego szczebla powołany przez Komisję, który zastępuje przewodniczącego;

c)

dwóch stałych przedstawicieli Komisji jako właściciela systemu wczesnego wykrywania i wykluczania, którzy wyrażają wspólne stanowisko; oraz

d)

jeden przedstawiciel urzędnika zatwierdzającego składającego wniosek.

Skład zespołu musi zapewniać odpowiednią fachową wiedzę prawną i techniczną. Zespół jest wspomagany przez stały sekretariat, zapewniany przez Komisję, który zapewnia zespołowi stałe wsparcie administracyjne.

3.   Przewodniczący jest wybierany spośród byłych członków Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej, Trybunału Obrachunkowego lub byłych urzędników, którzy osiągnęli rangę przynajmniej dyrektora generalnego w instytucji Unii innej niż Komisja. Przewodniczący jest wybierany na podstawie kwalifikacji osobistych i zawodowych, szerokiego doświadczenia w zakresie kwestii prawnych i finansowych oraz udokumentowanych kompetencji, niezależności i uczciwości. Kadencja trwa pięć lat i nie może być odnawiana. Przewodniczący zostaje powołany w charakterze specjalnego doradcy w rozumieniu art. 5 warunków zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej. Przewodniczący przewodniczy wszystkim posiedzeniom zespołu. Przewodniczący musi być niezależny w wykonywaniu swoich obowiązków. Nie może znajdować się w sytuacji konfliktu interesów między obowiązkami, które pełni jako przewodniczący, a jakimikolwiek innymi oficjalnymi obowiązkami.

4.   Regulamin wewnętrzny zespołu przyjmuje Komisja.

5.   Zespół gwarantuje prawo danej osoby lub danego podmiotu, o których mowa w art. 137 ust. 2, do przedłożenia uwag dotyczących faktów lub ustaleń, o których mowa w art. 138 ust. 3, oraz dotyczących ich wstępnej klasyfikacji prawnej, przed przyjęciem zaleceń zespołu. W wyjątkowych okolicznościach można wstrzymać prawo przedstawienia uwag, w przypadku gdy istnieją istotne uzasadnione przesłanki do zachowania poufności dochodzenia lub krajowego postępowania sądowego, dopóki takie uzasadnione przesłanki nie ustaną.

6.   Zalecenie zespołu dotyczące wykluczenia lub nałożenia kary finansowej zawiera, w stosownych przypadkach, następujące elementy:

a)

fakty lub ustalenia, o których mowa w art. 138 ust. 3, oraz ich wstępną kwalifikację prawną;

b)

ocenę potrzeby nałożenia kary finansowej i jej kwoty;

c)

ocenę potrzeby wykluczenia osoby lub podmiotu, o których mowa w art. 137 ust. 2, oraz, w takim przypadku sugerowany czas trwania takiego wykluczenia;

d)

ocenę potrzeby opublikowania informacji dotyczących osoby lub podmiotu, o których mowa w art. 137 ust. 2, które zostały wykluczone lub na które nałożono karę finansową;

e)

ocenę środków zaradczych podjętych przez osobę lub podmiot, o których mowa w art. 137 ust. 2, jeżeli takie środki zaradcze zostały podjęte.

W przypadku gdy właściwy urzędnik zatwierdzający zamierza podjąć surowszą decyzję niż zalecana przez zespół, zapewnia podjęcie takiej decyzji z należytym poszanowaniem prawa do bycia wysłuchanym oraz przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.

W przypadku gdy właściwy urzędnik zatwierdzający podejmie decyzję odmienną od zalecenia zespołu, podaje zespołowi uzasadnienie takiej decyzji.

7.   Zespół zmienia swoje zalecenie podczas trwania okresu wykluczenia na wniosek właściwego urzędnika zatwierdzającego w przypadkach, o których mowa w art. 138 ust. 11, lub w następstwie powiadomienia o prawomocnym wyroku lub ostatecznej decyzji administracyjnej ustalających podstawy wykluczenia, w przypadku gdy taki wyrok lub decyzja nie określają czasu trwania wykluczenia, o czym mowa w art. 138 ust. 3 akapit drugi.

8.   Zespół niezwłocznie powiadamia o zmienionym zaleceniu składającego wniosek urzędnika zatwierdzającego, który dokonuje następnie przeglądu swojej decyzji.

9.   Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej ma nieograniczoną jurysdykcję do dokonania przeglądu decyzji, na mocy której urzędnik zatwierdzający wykluczył osobę lub podmiot, o których mowa w art. 137 ust. 2, lub nałożył karę finansową na odbiorcę, łącznie z unieważnieniem wykluczenia, skróceniem lub wydłużeniem czasu trwania wykluczenia lub unieważnieniem, obniżeniem lub zwiększeniem nałożonej kary finansowej. Artykuł 22 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 58/2003 nie ma zastosowania, jeżeli decyzja urzędnika zatwierdzającego o wykluczeniu lub nałożeniu kary finansowej została podjęta na podstawie zalecenia zespołu.

Artykuł 146

Komunikacja w kontekście procedur wczesnego wykrywania i wykluczania

1.   Wszelka komunikacja, w szczególności powiadamianie o decyzjach, pismach, dokumentach lub informacjach związanych z procedurami wczesnego wykrywania lub wykluczania, przyjmuje formę pisemną – papierową lub elektroniczną.

2.   Powiadomień o komunikatach wywołujących skutki prawne lub powodujących rozpoczęcie biegu terminu dokonuje się w formie papierowej listem poleconym za potwierdzeniem odbioru lub przesyłką kurierską z dowodem doręczenia, za pośrednictwem bezpiecznego elektronicznego systemu wymiany informacji zgodnie z art. 151 lub pocztą elektroniczną albo za pomocą innych środków elektronicznych.

3.   Komunikaty:

a)

sporządzone w formie papierowej uznaje się za doręczone, jeżeli zostały dostarczone na ostatni adres pocztowy wskazany przez stronę otrzymującą. Powiadomienia w formie listu poleconego za potwierdzeniem odbioru lub przesyłki kurierskiej z dowodem doręczenia uznaje się za otrzymane w dniu doręczenia zarejestrowanym przez pocztę lub firmę kurierską albo po upływie terminu odbioru w urzędzie pocztowym lub, w przypadku braku takiego terminu, w terminie trzech tygodni od próby doręczenia, pod warunkiem że powiadomienie zostało wysłane po raz drugi i zakomunikowane drogą elektroniczną na ostatni adres poczty elektronicznej wskazany przez stronę otrzymującą;

b)

przesłane za pośrednictwem bezpiecznego elektronicznego systemu wymiany informacji, o którym mowa w art. 151, uznaje się za doręczone w dniu i o godzinie uzyskania do nich dostępu, wskazanych na znaczniku w rejestrze czasowym lub, w przypadku komunikatów, do których nie uzyskano dostępu, 10 dni po ich wysłaniu;

c)

przesłane pocztą elektroniczną lub za pomocą innych środków elektronicznych uznaje się za doręczone w dniu wysłania wiadomości elektronicznej, pod warunkiem że została ona wysłana na ostatni adres e-mail podany przez stronę otrzymującą, a strona wysyłająca nie otrzymała komunikatu o niedostarczeniu korespondencji.

Jeżeli adresat jest w stanie wykazać, że nie miał dostępu do komunikatu w wyniku okoliczności od siebie niezależnych, skutki prawne doręczenia zaczynają występować w chwili, kiedy adresat jest w stanie wykazać, że uzyskał dostęp do treści komunikatu.

Artykuł 147

Przekazywanie informacji do celów systemu wczesnego wykrywania i wykluczania

1.   Informacje, jakich żąda się do podmiotów, o których mowa w art. 144 ust. 2 lit. d), przekazywane są Komisji zgodnie z art. 36 ust. 8 i przepisami sektorowymi.

2.   Bez uszczerbku dla art. 138 ust. 2 akapit drugi, wykorzystanie danych uzyskanych za pośrednictwem systemu zarządzania nieprawidłowościami uwzględnia status postępowania krajowego w chwili, w której informacje zostały przesłane. Przed takim wykorzystaniem przeprowadza się konsultacje z państwem członkowskim, które przesłało odnośne dane za pośrednictwem systemu zarządzania nieprawidłowościami.

Artykuł 148

Wyjątki mające zastosowanie do Wspólnego Centrum Badawczego

Artykuły 137–147 nie mają zastosowania do JRC.

Sekcja 3

Systemy informatyczne oraz e-administracja

Artykuł 149

Zarządzanie operacjami przy użyciu systemów elektronicznych

1.   W przypadku gdy do zarządzania operacjami po stronie dochodów i wydatków oraz wymianą dokumentów wykorzystuje się systemy komputerowe, podpisy na dokumentach można składać z wykorzystaniem procedur skomputeryzowanych lub elektronicznych, umożliwiających uwierzytelnienie osoby składającej podpis. Takie systemy komputerowe zawierają pełny i aktualny opis systemu, w którym określono zawartość wszystkich pól danych, opisano, w jaki sposób traktowane są poszczególne operacje, oraz szczegółowo wyjaśniono, w jaki sposób system komputerowy gwarantuje pełną ścieżkę audytu dla każdej operacji. Informacje elektroniczne mogą podlegać kontrolom i audytom cyfrowym, o których mowa w art. 36 ust. 11.

2.   Z zastrzeżeniem uprzedniej zgody zainteresowanych instytucji Unii oraz państw członkowskich przekazywanie wszelkich dokumentów między nimi może odbywać się drogą elektroniczną.

Artykuł 150

e-Administracja

1.   Instytucje Unii, agencje wykonawcze i organy Unii, o których mowa w art. 70 i 71, ustanawiają i stosują jednolite standardy elektronicznej wymiany informacji z uczestnikami. W szczególności w jak największym zakresie opracowują one i stosują rozwiązania z zakresu dostarczania, przechowywania i przetwarzania danych przedłożonych w ramach procedur wyboru, oraz wprowadzają w tym celu jednolity elektroniczny obszar wymiany danych dla uczestników. Komisja regularnie przedstawia Parlamentowi Europejskiemu i Radzie sprawozdanie z postępów poczynionych w tym zakresie.

2.   W ramach zarządzania dzielonego wszelka oficjalna wymiana informacji między państwami członkowskimi a Komisją odbywa się przy użyciu środków wskazanych w przepisach sektorowych. Przepisy te przewidują interoperacyjność danych gromadzonych lub otrzymywanych oraz przekazywanych w ramach zarządzania budżetem.

Artykuł 151

Elektroniczne systemy wymiany informacji

1.   Wszelka wymiana informacji z odbiorcami i uczestnikami, w tym również zaciąganie zobowiązań prawnych oraz wprowadzanie do nich zmian, może odbywać się z wykorzystaniem elektronicznych systemów wymiany informacji.

2.   Elektroniczne systemy wymiany informacji muszą spełniać następujące warunki:

a)

dostęp do systemów oraz dokumentów przekazywanych za ich pośrednictwem mogą mieć jedynie osoby upoważnione;

b)

jedynie osoby upoważnione mogą elektronicznie podpisać dokument lub przekazać go za pomocą systemu;

c)

osoby upoważnione zostają zidentyfikowane za pośrednictwem systemu ustalonymi środkami;

d)

czas i data transakcji elektronicznej są ściśle określone;

e)

zachowana jest integralność dokumentów;

f)

utrzymana jest dostępność dokumentów;

g)

w stosownych przypadkach zachowana zostaje poufność dokumentów;

h)

zapewniona jest ochrona danych osobowych zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2018/1725.

3.   Właściwy urzędnik zatwierdzający lub, w stosownych przypadkach, zespół, o którym mowa w art. 145, może także korzystać z elektronicznego systemu wymiany informacji w celu komunikacji z uczestnikami, odbiorcami lub innymi osobami lub podmiotami, o których mowa w art. 137 ust. 2, w odniesieniu do:

a)

umieszczania ich danych w bazie systemu wczesnego wykrywania i wykluczania w przypadkach, o których mowa w art. 137 ust. 1 lit. a);

b)

treści pism kontradyktoryjnych oraz innych informacji lub wniosków zespołu, o którym mowa w art. 145, w celu ochrony praw, o których mowa w art. 145 ust. 5, w ramach wykonywania kompetencji na mocy niniejszego rozporządzenia;

c)

treści decyzji oraz innych informacji lub wniosków właściwego urzędnika zatwierdzającego w ramach wykonywania jego kompetencji na mocy art. 137–147.

4.   Dane przesyłane lub otrzymywane za pośrednictwem takiego systemu korzystają z prawnego domniemania ich integralności oraz dokładności dnia i godziny ich wysłania lub otrzymania wskazanych w systemie.

Dokumenty przesłane lub zgłoszone za pośrednictwem takiego systemu uznaje się za równoważne wersji papierowej, dopuszcza się jako dowody w postępowaniu sądowym, uznaje za oryginały, przysługuje im prawne domniemanie ich autentyczności i integralności, pod warunkiem że dokumenty te nie zawierają jakichkolwiek elementów dynamicznych, które mogą automatycznie je zmieniać.

Podpisy elektroniczne, o których mowa w ust. 2 lit. b), są równoważne pod względem skutków prawnych podpisom własnoręcznym.

Artykuł 152

Składanie dokumentacji wniosku

1.   Zasady składania dokumentacji wniosku są określane przez właściwego urzędnika zatwierdzającego, który może wybrać wyłączny sposób ich złożenia.

Wybrane środki komunikacji muszą zapewniać prawdziwą konkurencję oraz spełnienie następujących warunków:

a)

każdy złożony wniosek zawiera wszystkie informacje niezbędne do jego oceny;

b)

integralność danych zostaje zachowana;

c)

poufność dokumentacji wniosku zostaje zachowana;

d)

zapewniona jest ochrona danych osobowych zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2018/1725.

2.   Za pomocą odpowiednich środków oraz zgodnie z art. 150 ust. 1 Komisja zapewnia uczestnikom możliwość składania dokumentacji wniosku oraz wszelkich dokumentów potwierdzających w formie elektronicznej. Każdy system komunikacji elektronicznej stosowany do obsługi komunikacji i wymiany informacji musi być niedyskryminujący, ogólnie dostępny i interoperacyjny z produktami technologii informacyjnych i komunikacyjnych będącymi w powszechnym użyciu oraz nie może ograniczać dostępu uczestników do procedury wyboru.

Komisja regularnie przedstawia Parlamentowi Europejskiemu i Radzie sprawozdania z postępów w stosowaniu niniejszego ustępu.

3.   Urządzenia do elektronicznego składania dokumentacji wniosku muszą gwarantować, poprzez środki techniczne i odpowiednie procedury, aby:

a)

tożsamość uczestnika mogła być uwierzytelniona w sposób pewny;

b)

dokładny czas i data złożenia dokumentacji wniosku mogły zostać precyzyjnie ustalone;

c)

jedynie upoważnione osoby miały dostęp do przekazanych danych i mogły ustalać lub zmieniać daty otwarcia dokumentacji wniosku;

d)

podczas poszczególnych etapów procedury wyboru dostęp do wszystkich przedłożonych danych miały jedynie osoby upoważnione i tylko te osoby mogły udzielać dostępu do danych potrzebnych do przeprowadzenia procedury;

e)

zapewniona była rozsądna możliwość wykrycia wszelkich prób naruszenia któregokolwiek z warunków określonych w lit. a)–d).

Akapit pierwszy nie ma zastosowania do umów o wartości poniżej progów, o których mowa w art. 178 ust. 1.

4.   W przypadku gdy właściwy urzędnik zatwierdzający zezwala na składanie dokumentacji wniosku drogą elektroniczną, dokumenty elektroniczne przedłożone za pośrednictwem takich systemów uznaje się za oryginały.

5.   W przypadku przekazywania dokumentacji wniosku listownie, uczestnicy mogą ją składać:

a)

za pośrednictwem poczty albo firmy kurierskiej; w takim przypadku dowodem złożenia jest stempel pocztowy lub data na potwierdzeniu nadania;

b)

dostarczając ją do siedziby właściwego urzędnika zatwierdzającego osobiście lub przez pełnomocnika; w takim przypadku dowodem złożenia jest potwierdzenie odbioru.

W przypadku zamówień udzielanych przez delegatury Unii w państwach trzecich lub udzielanych wyłącznie w interesie delegatur Unii w państwach trzecich instytucja zamawiająca może ograniczyć możliwość listownego przekazywania dokumentacji wniosku do wyłącznie jednego z wyżej wymienionych sposobów. W przypadku zastosowania niniejszego przepisu instytucja zamawiająca dokumentuje przyczyny takiego ograniczenia.

6.   Przy składaniu dokumentacji wniosku uczestnicy wyrażają zgodę na otrzymywanie powiadomień o wyniku procedury drogą elektroniczną.

7.   Uczestnicy lub odbiorcy, lub inne osoby lub podmioty, o których mowa w art. 137 ust. 2, wyrażają zgodę na otrzymywanie powiadomień w ramach warunków danego zobowiązania prawnego lub umowy koncesji, w tym wszelkich powiadomień dotyczących stosowania środków, o których mowa w art. 137 ust. 1. W odniesieniu do osób lub podmiotów, o których mowa w art. 137 ust. 2 lit. b), za przekazanie instytucji zamawiającej adresu danego podmiotu odpowiada wnioskodawca.

Jeżeli wymiana nie odbywa się za pośrednictwem elektronicznego systemu wymiany informacji, o którym mowa w art. 151, w przypadku gdy osobę lub podmiot powiadomiono drogą elektroniczną na adres wskazany we wniosku i w przypadku braku wyraźnego potwierdzenia otrzymania powiadomienia elektronicznego, domniemywa się, że dana osoba lub dany podmiot miały możliwość zapoznania się z treścią wymiany i w związku z tym powiadomienie uznaje się za doręczone.

8.   Ust. 1–7 niniejszego artykułu nie mają zastosowania do selekcji osób lub podmiotów wykonujących środki finansowe Unii zgodnie z art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. c), chyba że selekcji dokonuje się w następstwie zaproszenia do wyrażenia zainteresowania.

ROZDZIAŁ 3

Zasady mające zastosowanie do zarządzania bezpośredniego

Artykuł 153

Komisja oceniająca

1.   Dokumentacja wniosku jest poddawana ocenie przez komisję oceniającą.

2.   Komisję oceniającą wyznacza właściwy urzędnik zatwierdzający.

Komisja oceniająca składa się co najmniej z trzech osób.

3.   Członkowie komisji oceniającej wnioski o udzielenie dotacji, wnioski o przyznanie darowizny o charakterze niefinansowym lub oferty reprezentują co najmniej dwie jednostki organizacyjne instytucji lub organów Unii, o których mowa w art. 68, 69, 70 i 71, niemające między sobą jakichkolwiek powiązań hierarchicznych, z których co najmniej jedna nie podlega właściwemu urzędnikowi zatwierdzającemu. W przypadku gdy przedstawicielstwa i jednostki lokalne poza Unią, takie jak delegatura Unii, urząd lub oddział w państwie trzecim, oraz organy Unii, o których mowa w art. 68, 69, 70 i 71, nie mają odrębnych jednostek, wymóg dotyczący jednostek organizacyjnych niemających między sobą powiązań hierarchicznych nie ma zastosowania.

Zgodnie z decyzją właściwego urzędnika zatwierdzającego komisję oceniającą mogą wspierać zewnętrzni eksperci.

Członkami komisji oceniającej mogą być eksperci zewnętrzni, jeżeli taka możliwość jest przewidziana w akcie podstawowym.

4.   Członkami komisji oceniającej wnioski w konkursie o przyznanie nagrody mogą być osoby, o których mowa w ust. 3 akapit pierwszy, lub eksperci zewnętrzni.

5.   Członkowie komisji oceniającej i eksperci zewnętrzni muszą przestrzegać art. 61.

Artykuł 154

Wyjaśnienie i korekta dokumentacji wniosku

Właściwy urzędnik zatwierdzający może poprawiać oczywiste błędy pisarskie w dokumentacji wniosku po potwierdzeniu zamierzonej korekty przez uczestnika.

W przypadku gdy uczestnik nie przedstawił dowodów lub nie złożył oświadczeń, komisja oceniająca lub – w stosownych przypadkach – właściwy urzędnik zatwierdzający zwraca się do uczestnika o dostarczenie brakujących informacji lub wyjaśnienie dokumentów potwierdzających, z wyjątkiem należycie uzasadnionych przypadków.

Takie informacje, wyjaśnienia lub potwierdzenia nie mogą w istotny sposób zmieniać dokumentacji wniosku.

Artykuł 155

Gwarancje

1.   Z wyjątkiem umów i dotacji o wartości nieprzekraczającej 60 000 EUR właściwy urzędnik zatwierdzający może, jeżeli jest to proporcjonalne i oparte na przeprowadzonej przez niego analizie ryzyka, wymagać złożenia gwarancji:

a)

przez wykonawców lub beneficjentów, aby ograniczyć ryzyka finansowe związane z wypłatą płatności zaliczkowych (gwarancja dotycząca płatności zaliczkowych);

b)

przez wykonawców, aby zapewnić zgodność z istotnymi zobowiązaniami umownymi w przypadku robót budowlanych, dostaw lub złożonych usług (gwarancja należytego wykonania umowy);

c)

przez wykonawców, aby zapewnić pełne wykonanie umowy w okresie odpowiedzialności umownej (gwarancja środków zatrzymanych).

JRC jest zwolnione ze składania gwarancji.

Zamiast wymagać gwarancji dotyczącej płatności zaliczkowych, w przypadku dotacji właściwy urzędnik zatwierdzający może podjąć decyzję o podziale płatności na szereg rat.

2.   Właściwy urzędnik zatwierdzający decyduje, czy gwarancja ma być denominowana w euro czy w walucie umowy lub umowy o udzielenie dotacji.

3.   Gwarancję wydaje bank lub upoważniona instytucja finansowa zaakceptowane przez właściwego urzędnika zatwierdzającego.

Na wniosek wykonawcy lub beneficjenta oraz pod warunkiem że zostanie to zaakceptowane przez właściwego urzędnika zatwierdzającego:

a)

gwarancja, o której mowa w ust. 1 akapit pierwszy lit. a), b) i c), może zostać zastąpiona solidarną gwarancją złożoną przez wykonawcę lub beneficjenta oraz osobę trzecią;

b)

gwarancja, o której mowa w ust. 1 akapit pierwszy lit. a), może zostać zastąpiona solidarną, nieodwołalną i bezwarunkową gwarancją złożoną przez beneficjentów, którzy są stroną tej samej umowy o udzielenie dotacji.

4.   Skutkiem gwarancji musi być udzielenie przez bank lub instytucję finansową lub osobę trzecią nieodwołalnego zabezpieczenia lub występowanie przez te podmioty lub osoby w charakterze odpowiadającego na pierwsze wezwanie gwaranta zobowiązań wykonawcy lub beneficjenta.

5.   W przypadku gdy w trakcie wykonywania umowy lub umowy o udzielenie dotacji właściwy urzędnik zatwierdzający stwierdzi, że gwarant nie jest lub przestał być uprawniony do wydawania gwarancji zgodnie z mającym zastosowanie prawem krajowym, wymaga od wykonawcy lub beneficjenta, aby zastąpili oni gwarancję wydaną przez takiego gwaranta.

Artykuł 156

Gwarancja dotycząca płatności zaliczkowych

1.   Kwota gwarancji dotyczącej płatności zaliczkowych nie może przekraczać kwoty płatności zaliczkowych i musi być ważna przez okres na tyle długi, aby możliwe było jej uruchomienie.

2.   Gwarancję dotyczącą płatności zaliczkowych zwalnia się w miarę odliczania płatności zaliczkowych od płatności okresowych lub płatności salda dokonanych na rzecz wykonawcy lub beneficjenta, zgodnie z warunkami umowy lub warunkami umowy o udzielenie dotacji.

TYTUŁ VI

ZARZĄDZANIE POŚREDNIE

Artykuł 157

Zarządzanie pośrednie

1.   Selekcja osób i podmiotów, którym ma zostać powierzone wykonywanie środków finansowych Unii lub gwarancji budżetowych zgodnie z art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. c), musi być przejrzysta, uzasadniona charakterem działania i nie może prowadzić do powstania konfliktu interesów. W przypadku podmiotów, o których mowa w art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. c) pkt (ii), (v), (vi) oraz (vii), w trakcie selekcji należycie uwzględnia się również ich zdolność finansową i operacyjną.

W przypadku gdy osoba lub podmiot są wskazane w akcie podstawowym, ocena skutków finansowych, o której mowa w art. 35, musi zawierać uzasadnienie wyboru tej konkretnej osoby lub tego konkretnego podmiotu.

W przypadkach wykonywania za pośrednictwem sieci, wymagającego wyznaczenia przez państwo członkowskie lub zainteresowane państwo co najmniej jednego organu lub podmiotu, organ lub podmiot wyznaczany jest przez państwo członkowskie lub zainteresowane państwo zgodnie z aktem podstawowym. We wszystkich innych przypadkach Komisja wyznacza takie organy lub podmioty w porozumieniu z państwami członkowskimi lub zainteresowanymi państwami.

W przypadku gdy selekcji dokonuje się w następstwie zaproszenia do wyrażenia zainteresowania, przeprowadza się ją zgodnie z zasadami równego traktowania i niedyskryminacji, bez uszczerbku dla wymogów określonych w niniejszym ustępie.

2.   Osoby i podmioty, którym powierzono wykonywanie środków finansowych Unii lub gwarancji budżetowych zgodnie z art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. c), muszą przestrzegać zasad należytego zarządzania finansami, przejrzystości, niedyskryminacji i eksponowania działań Unii na zewnątrz. W przypadku gdy Komisja sporządza ramowe umowy o partnerstwie finansowym zgodnie z art. 131, zasady te opisuje się szczegółowo w takich umowach.

3.   Przed podpisaniem umowy o przyznanie wkładu, umowy w sprawie finansowania lub umowy w sprawie gwarancji Komisja zapewnia poziom ochrony interesów finansowych Unii równoważny poziomowi ochrony przewidzianemu w przypadku wykonywania przez Komisję budżetu zgodnie z art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. a). Komisja dokonuje tego, przeprowadzając ocenę systemów, zasad i procedur osób lub podmiotów wykonujących środki finansowe Unii – jeżeli zamierza polegać na takich systemach, zasadach i procedurach w odniesieniu do realizacji działania – lub podejmując odpowiednie środki nadzoru zgodnie z ust. 5 niniejszego artykułu.

4.   Komisja ocenia, zgodnie z zasadą proporcjonalności, czy osoby i podmioty wykonujące środki finansowe Unii zgodnie z art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. c):

a)

ustanowiły skuteczny i efektywny system kontroli wewnętrznej oparty na międzynarodowych najlepszych praktykach, uwzględniający odpowiednie zarządzanie ryzykiem i umożliwiający w szczególności zapobieganie nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym, ich wykrywanie i korygowanie, oraz czy zapewniają funkcjonowanie takiego systemu; ustanowiony system kontroli wewnętrznej może, w stosownych przypadkach, polegać na kontrolach cyfrowych;

b)

stosują system rachunkowości, który dostarcza rzetelnych, kompletnych i wiarygodnych informacji w sposób terminowy;

c)

podlegają niezależnym audytom zewnętrznym prowadzonym zgodnie z przyjętymi na szczeblu międzynarodowym standardami audytu przez służby audytu funkcjonalnie niezależne od danej osoby lub danego podmiotu;

d)

stosują odpowiednie zasady i procedury w celu zapewnienia finansowania osobom trzecim, w tym również przejrzyste, niedyskryminacyjne, efektywne i skuteczne procedury przeglądu, zasady odzyskiwania nienależnie wypłaconych środków oraz zasady wykluczenia z dostępu do finansowania;

e)

podają do wiadomości publicznej odpowiednie informacje o odbiorcach równoważne informacjom przewidzianym w art. 38;

f)

zapewniają poziom ochrony danych osobowych równoważny poziomowi, o którym mowa w art. 5.

Ponadto, w porozumieniu z danymi osobami lub danymi podmiotami, Komisja może ocenić inne zasady i procedury, takie jak praktyki księgowe dotyczące kosztów administracyjnych osób lub podmiotów. Na podstawie rezultatów tej oceny Komisja może podjąć decyzję o tym, że będzie polegać na tych zasadach i procedurach.

Osoby lub podmioty, które zostały poddane ocenie zgodnie z akapitami pierwszym i drugim, informują Komisję bez zbędnej zwłoki, jeżeli do ich systemów, zasad lub procedur wprowadzono jakiekolwiek istotne zmiany, które mogą mieć wpływ na wiarygodność oceny dokonanej przez Komisję.

5.   W przypadku gdy dane osoby lub dane podmioty jedynie częściowo spełniają wymogi ust. 4, Komisja podejmuje odpowiednie środki nadzoru, aby zapewnić ochronę interesów finansowych Unii. Środki te wyszczególnia się w stosownych umowach. Informacje o wszelkich takich środkach udostępnia się Parlamentowi Europejskiemu i Radzie na ich wniosek.

6.   W przypadku działań z udziałem wielu darczyńców, jeżeli wydatki są zwracane za pomocą wkładu Unii, procedura określona w art. 158 ust. 4, obejmuje sprawdzenie, czy kwota odpowiadająca kwocie wypłaconej przez Komisję w związku z danym działaniem została wykorzystana przez osobę lub podmiot zgodnie z warunkami określonymi w stosownej umowie o udzielenie dotacji, umowie o przyznanie wkładu lub umowie w sprawie finansowania.

7.   Komisja nie wymaga oceny ex ante, o której mowa w ust. 3 i 4 niniejszego artykułu:

a)

w przypadku organów Unii, o których mowa w art. 70 i 71, oraz w przypadku organów lub osób, o których mowa w art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. c) pkt (viii), i które przyjęły zasady finansowe po uzyskaniu uprzedniej zgody Komisji;

b)

w przypadku określonych procedur wymaganych przez Komisję, w tym również jej własnych procedur oraz procedur określonych w aktach podstawowych lub w przypadku, gdy zasady i procedury są dostosowane do tych, które są wymagane przez Komisję;

Komisja może zadecydować o niewymaganiu oceny ex ante, o której mowa w ust. 3 i 4:

a)

w przypadku państw trzecich lub organów, które te państwa wyznaczają, w zakresie, w jakim Komisja zachowuje swoje obowiązki w zakresie zarządzania finansami, które gwarantują wystarczającą ochronę interesów finansowych Unii;

b)

w przypadku organizacji w państwach członkowskich, którym powierzono wykonanie środków finansowych Unii zgodnie z art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. b), w odniesieniu do których Komisja potwierdziła funkcjonowanie systemu zarządzania i kontroli dla danego programu.

8.   Jeżeli systemy, zasady lub procedury osób lub podmiotów, o których mowa w art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. c), zostaną ocenione jako odpowiednie, wkłady Unii na rzecz tych osób lub podmiotów mogą być wykonywane zgodnie z niniejszym tytułem. W przypadku gdy takie osoby lub podmioty uczestniczą w zaproszeniu do składania wniosków, muszą przestrzegać zasad zaproszenia do składania wniosków zawartych w tytule VIII. W takim przypadku urzędnik zatwierdzający może podjąć decyzję o podpisaniu umowy o przyznanie wkładu lub umowy w sprawie finansowania zamiast umowy o udzielenie dotacji.

Artykuł 158

Wykonywanie środków finansowych Unii lub gwarancji budżetowych

1.   Osoby i podmioty wykonujące środki finansowe Unii lub gwarancje budżetowe przekazują Komisji:

a)

sprawozdanie z wykonania środków finansowych Unii lub gwarancji budżetowych, w tym również spełnienia warunków lub osiągnięcia rezultatów, o których mowa w art. 125 ust. 1 akapit pierwszy lit. a);

b)

w przypadku gdy wydatki są zwracane za pomocą wkładu – zestawienie poniesionych wydatków;

c)

deklarację zarządczą, w której zawarto informacje, o których mowa w lit. a) oraz, w stosownych przypadkach, w lit. b), potwierdzającą, że:

(i)

informacje są prawidłowo przedstawione, kompletne i rzetelne;

(ii)

środki finansowe Unii zostały wykorzystane zgodnie z ich przeznaczeniem, określonym w umowach o przyznanie wkładu, umowach w sprawie finansowania lub umowach w sprawie gwarancji lub, w stosownych przypadkach, w odpowiednich przepisach sektorowych;

(iii)

wprowadzone systemy kontroli dają niezbędne gwarancje zgodności z prawem i prawidłowości operacji leżących u podstaw rozliczeń;

d)

zestawienie końcowych sprawozdań z audytu oraz zestawienie przeprowadzonych kontroli, w tym również analizę charakteru i zakresu błędów i uchybień stwierdzonych w systemach, a także podjętych lub planowanych działań naprawczych.

W przypadku gdy ma miejsce wzajemne uznawanie wyników audytów, o którym mowa w art. 127, zestawienie, o którym mowa w akapicie pierwszy lit. d) niniejszego akapitu, zawiera wszelkie stosowne dokumenty audytowe, na których można polegać.

W przypadku działań kończących się przed końcem danego roku budżetowego sprawozdanie końcowe może zastąpić deklarację zarządczą, o której mowa w akapicie pierwszym lit. c), pod warunkiem że zostanie ono przedłożone przed dniem 15 lutego kolejnego roku budżetowego.

Dokumentom, o których mowa w akapicie pierwszym, musi towarzyszyć opinia niezależnego podmiotu audytowego, sporządzona zgodnie z przyjętymi na szczeblu międzynarodowym standardami audytu. W opinii tej ustala się, czy wprowadzone systemy kontroli funkcjonują właściwie i są efektywne kosztowo oraz czy operacje leżące u podstaw rozliczeń są zgodne z prawem i prawidłowe. Opinia ta wskazuje również, czy przeprowadzone audyty podają w wątpliwość stwierdzenia zawarte w deklaracji zarządczej, o której mowa w akapicie pierwszym lit. c). Jeżeli brak jest takiej opinii, urzędnik zatwierdzający może domagać się poświadczenia wiarygodności na równoważnym poziomie za pomocą innych niezależnych środków.

Dokumenty, o których mowa w akapicie pierwszym, przedstawia się Komisji nie później niż w dniu 15 lutego kolejnego roku budżetowego. Opinię, o której mowa w akapicie trzecim, przedstawia się Komisji nie później niż w dniu 15 marca tego roku.

Obowiązki określone w niniejszym ustępie pozostają bez uszczerbku dla umów zawartych z EBI, EFI, organizacjami w państwach członkowskich, organizacjami międzynarodowymi oraz państwami trzecimi. W odniesieniu do deklaracji zarządczej w umowach takich uwzględnia się co najmniej spoczywający na takich podmiotach obowiązek przekazania Komisji co roku oświadczenia, że w danym roku budżetowym środki finansowe Unii zostały wykorzystane i rozliczone zgodnie z art. 157 ust. 3 i 4 oraz z obowiązkami określonymi w takich umowach. Takie oświadczenie może być włączone do sprawozdania końcowego, jeżeli czas realizacji działania jest ograniczony do 18 miesięcy.

2.   Wykonując środki finansowe Unii, osoba lub podmiot, o których mowa w art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. c):

a)

nie może wspierać działań przyczyniających się do prania pieniędzy, finansowania terroryzmu, unikania opodatkowania, oszustw podatkowych, lub uchylania się od opodatkowania zgodnie z mającym zastosowanie prawem Unii oraz standardami międzynarodowymi i unijnymi;

b)

w przypadku wykonywania instrumentów finansowych i gwarancji budżetowych zgodnie z tytułem X nie mogą angażować się w nowe lub odnowione operacje z podmiotami zarejestrowanymi lub mającymi siedzibę w jurysdykcjach, które znalazły się w wykazie w ramach odnośnej polityki Unii dotyczącej jurysdykcji niechętnych współpracy lub które wskazano jako państwa trzecie wysokiego ryzyka zgodnie z art. 9 ust. 2 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/849.

Podmioty mogą odstąpić od akapitu pierwszego lit. b) wyłącznie wtedy, gdy dane działanie jest fizycznie realizowane w jednej z tych jurysdykcji i nie ma jakichkolwiek przesłanek wskazujących na to, że dane działanie wchodzi w zakres którejkolwiek z kategorii wymienionych w akapicie pierwszym lit. a).

Podmioty wykonujące instrumenty finansowe i gwarancje budżetowe zgodnie z tytułem X zapewniają, aby:

a)

osoby trzecie, którym bezpośrednio udzielają wsparcia z budżetu, przestrzegały akapitu pierwszego lit. a) i b) niniejszego ustępu;

b)

w odniesieniu do innych osób trzecich istniały zasady, procedury i środki zaradcze uznane za odpowiednie zgodnie z art. 157 ust. 4, w szczególności z jego akapitem pierwszym lit. a), w celu zapewnienia, aby warunkiem korzystania przez te osoby trzecie ze wsparcia z budżetu było przestrzeganie unijnych lub równoważnych norm międzynarodowych w zakresie prania pieniędzy, finansowania terroryzmu, unikania opodatkowania, oszustw podatkowych lub uchylania się od opodatkowania.

Zawierając umowy z pośrednikami finansowymi, podmioty wykonujące instrumenty finansowe i gwarancje budżetowe zgodnie z tytułem X zwracają się do pośredników finansowych z wnioskiem o przedstawianie sprawozdań dotyczących przestrzegania wymogów określonych w niniejszym ustępie.

3.   Wykonując instrumenty finansowe i gwarancje budżetowe zgodnie z tytułem X, osoby i podmioty stosują określone w prawie Unii zasady i standardy dotyczące zapobiegania wykorzystywaniu systemu finansowego do prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu, w szczególności rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/847 (59) oraz dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/849. Uzależniają one udostępnienie finansowania na mocy niniejszego rozporządzenia od ujawnienia informacji o beneficjentach rzeczywistych zgodnie z dyrektywą (UE) 2015/849 oraz publikują dane sprawozdawcze w odniesieniu do poszczególnych państw w rozumieniu art. 89 ust. 1 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2013/36/UE (60).

4.   Komisja sprawdza, czy środki finansowe Unii lub gwarancje budżetowe zostały wykorzystane zgodnie z warunkami określonymi w stosownych umowach. Jeżeli koszty poniesione przez osobę lub podmiot są zwracane w oparciu o uproszczone opcje kosztów zgodnie z art. 125 ust. 1 akapit pierwszy lit. c), d) i e), zastosowanie mają odpowiednio art. 184 ust. 1–5 oraz art. 185–188. Jeżeli środki finansowe Unii lub gwarancje budżetowe zostały wykorzystane z naruszeniem obowiązków określonych w stosownych umowach, zastosowanie ma art. 132.

5.   Artykuł 36 ust. 6 akapit pierwszy stosuje się do osób lub podmiotów wykonujących środki finansowe Unii zgodnie z art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. c) w odniesieniu do bezpośrednich odbiorców takich środków oraz do beneficjentów rzeczywistych takich odbiorców w zakresie, w jakim dane na temat beneficjentów rzeczywistych gromadzone są zgodnie z zasadami i procedurami tych osób lub podmiotów.

6.   Wymogi określone w art. 38 ust. 6 stosuje się do osób lub podmiotów wykonujących środki finansowe Unii zgodnie z art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. c) w przypadku gdy wsparcie finansowe udzielone bezpośrednio przez te osoby lub podmioty osobom trzecim przekracza kwotę 500 000 EUR.

7.   W umowach o przyznanie wkładu, umowach w sprawie finansowania i umowach w sprawie gwarancji jasno określa się zadania i obowiązki osoby lub podmiotu wykonującego środki finansowe Unii, w tym również obowiązki określone w art. 129, oraz warunki wypłaty wkładu. W umowach takich określa się również, w stosownych przypadkach, wspólnie uzgodnione wynagrodzenie, które musi być współmierne do warunków, na jakich wykonywane są działania, z należytym uwzględnieniem sytuacji kryzysu i niestabilności, oraz które musi być, w stosownych przypadkach, oparte na wykonaniu. W umowach tych zawarte są także zasady dotyczące składania Komisji sprawozdań o sposobach wykonywania zadań, spodziewanych rezultatach, w tym również wskaźnikach mierzących wyniki, oraz ciążącego na osobach lub podmiotach wykonujących środki finansowe Unii lub gwarancje budżetowe Unii obowiązku niezwłocznego powiadamiania Komisji o przypadkach stwierdzonych nadużyć finansowych i nieprawidłowości oraz podjętych w związku z tym działaniach następczych, jak również przekazywania jej wszelkich informacji dotyczących podejrzenia wystąpienia nadużyć finansowych, korupcji lub innych nielegalnych działań naruszających interesy finansowe Unii.

8.   Wszystkie umowy o przyznanie wkładu, umowy w sprawie finansowania i umowy w sprawie gwarancji udostępnia się Parlamentowi Europejskiemu i Radzie na ich wniosek.

9.   Niniejszy artykuł nie ma zastosowania do wkładu Unii na rzecz organów Unii, które podlegają odrębnej procedurze udzielania absolutorium na podstawie art. 70 i 71, z wyjątkiem ewentualnych umów o przyznanie wkładu zawieranych w trybie ad hoc.

Artykuł 159

Zarządzanie pośrednie z udziałem organizacji międzynarodowych

1.   Komisja może, zgodnie z art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. c) pkt (ii), wykonywać budżet pośrednio z udziałem organizacji międzynarodowych sektora publicznego utworzonych na podstawie porozumień międzynarodowych (zwanych dalej „organizacjami międzynarodowymi”) oraz za pośrednictwem wyspecjalizowanych agencji utworzonych przez takie organizacje. Porozumienia te są przekazywane Komisji w ramach przeprowadzonej przez nią oceny zgodnie z art. 157 ust. 3.

2.   Za organizacje międzynarodowe uznaje się następujące organizacje:

a)

Międzynarodowy Komitet Czerwonego Krzyża;

b)

Międzynarodową Federację Krajowych Stowarzyszeń Czerwonego Krzyża i Czerwonego Półksiężyca.

3.   Komisja może przyjąć należycie uzasadnioną decyzję w sprawie uznania organizacji o charakterze niekomercyjnym za organizację międzynarodową, o ile spełnia ona następujące warunki:

a)

ma osobowość prawną i niezależne organy zarządzające;

b)

została utworzona, aby wykonywać określone zadania leżące w ogólnym interesie międzynarodowym;

c)

członkami tej organizacji o charakterze niekomercyjnym jest co najmniej sześć państw członkowskich;

d)

działa w oparciu o trwałą strukturę oraz stosuje systemy, zasady i procedury, które można poddać ocenie zgodnie z art. 157 ust. 3.

Takim organizacjom o charakterze niekomercyjnym udziela się odpowiednich gwarancji finansowych z należytym uwzględnieniem powierzonego im wkładu Unii.

4.   W przypadku gdy organizacje międzynarodowe wykonują środki finansowe w ramach zarządzania pośredniego, zastosowanie mają zawarte z nimi umowy dotyczące sprawdzania.

Artykuł 160

Zarządzanie pośrednie z udziałem organizacji w państwach członkowskich

1.   Komisja może, zgodnie z art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. c) pkt (v) i (vi), wykonywać budżet pośrednio z udziałem organizacji w państwach członkowskich.

2.   W przypadku gdy Komisja wykonuje budżet pośrednio z udziałem organizacji w państwach członkowskich, polega ona na stosowanych przez te organizacje systemach, zasadach i procedurach, które zostały ocenione zgodnie z art. 157 ust. 2, 3 i 4.

3.   Ramowe umowy o partnerstwie finansowym zawarte z organizacjami w państwach członkowskich zgodnie z art. 131 muszą dodatkowo określać zakres i warunki wzajemnego uznawania systemów, zasad i procedur organizacji w państwach członkowskich oraz mogą zawierać szczegółowe postanowienia dotyczące wzajemnego uznawania ocen i audytów, o których mowa w art. 126 i 127.

Artykuł 161

Zarządzanie pośrednie z udziałem państw trzecich

1.   Komisja może wykonywać budżet pośrednio z udziałem państwa trzeciego lub wyznaczonych przez to państwo organów, o których mowa w art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. c) pkt (i), poprzez zawarcie umowy w sprawie finansowania opisującej interwencję Unii w danym państwie trzecim oraz określającej metodę wykonywania w odniesieniu do każdej części działania.

2.   W odniesieniu do części działania wykonywanej pośrednio z udziałem państwa trzeciego lub wyznaczonych przez nie organów, w umowie w sprawie finansowania, oprócz elementów, o których mowa w art. 158 ust. 7, jasno określa się role i obowiązki państwa trzeciego i Komisji w procesie wykonywania środków finansowych. W umowie w sprawie finansowania określa się również zasady i procedury, które mają być stosowane przez państwo trzecie przy wykonywaniu środków finansowych Unii.

Artykuł 162

Działania łączone

1.   Działania łączone są zarządzane przez Komisję albo przez osoby lub podmioty wykonujące środki finansowe Unii zgodnie z art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. c).

2.   W przypadku gdy instrumenty finansowe i gwarancje budżetowe są wykonywane w ramach instrumentu łączonego lub platformy łączonej, zastosowanie ma tytuł X.

3.   W przypadku instrumentów finansowych i gwarancji budżetowych wykonywanych w ramach instrumentów łączonych lub platform łączonych uznaje się, że spełniono wymogi art. 212 ust. 2 akapit pierwszy lit. h), jeżeli przed ustanowieniem odnośnego instrumentu łączonego lub odnośnej platformy łączonej przeprowadzono ocenę ex ante.

4.   Sprawozdania roczne zgodnie z art. 41 ust. 4 i 5 sporządza się na poziomie instrumentu łączonego lub platformy łączonej, uwzględniając wszystkie instrumenty finansowe i gwarancje budżetowe objęte danym instrumentem lub platformą oraz wyraźnie określając poszczególne rodzaje wsparcia finansowego w ramach danego instrumentu lub danej platformy.

TYTUŁ VII

ZAMÓWIENIA I KONCESJE

ROZDZIAŁ 1

Przepisy wspólne

Artykuł 163

Zasady mające zastosowanie do umów oraz ich zakres

1.   Wszystkie umowy finansowane w całości lub w części z budżetu muszą być zgodne z zasadami przejrzystości, proporcjonalności, równego traktowania i niedyskryminacji.

2.   Do wszystkich umów stosuje się w możliwie najszerszym zakresie warunki konkurencji, z wyjątkiem sytuacji, w których stosuje się procedurę, o której mowa w art. 167 ust. 1 lit. d).

Szacunkowej wartości umowy nie można określać w celu obejścia mających zastosowanie przepisów a zamówienia nie można w tym celu dzielić.

Instytucja zamawiająca dokonuje podziału zamówienia na części każdorazowo, gdy jest to stosowne, z należytym uwzględnieniem szerokiej konkurencji.

3.   Instytucje zamawiające nie mogą wykorzystywać umów ramowych w sposób niewłaściwy ani w taki sposób, aby ich celem lub skutkiem było uniemożliwianie, ograniczanie lub zakłócanie konkurencji.

4.   JRC może być finansowane ze środków innych niż środki przeznaczone na badania i rozwój technologiczny w odniesieniu do jego udziału w postępowaniach o udzielenie zamówienia finansowanych w całości lub w części z budżetu.

5.   Zasady dotyczące udzielania zamówień określone w niniejszym rozporządzeniu, z wyjątkiem zasady przejrzystości i zasady równego traktowania, nie mają zastosowania do:

a)

działań JRC prowadzonych w imieniu osób trzecich;

b)

usług finansowych związanych z emisją, sprzedażą, zakupem lub zbyciem papierów wartościowych lub innych instrumentów finansowych w rozumieniu dyrektywy 2014/65/UE, wykorzystywanych przez Komisję w kontekście zaciągania i udzielania pożyczek, zarządzania aktywami i operacji skarbcowych, w tym usług świadczonych przez banki centralne, Europejski Mechanizm Stabilności, EBI i inne międzynarodowe instytucje finansowe oraz podmioty krajowe, którym powierzono emisję długu państwowego i zarządzanie nim;

c)

usług poświadczania i uwierzytelniania dokumentów, obowiązkowo świadczonych przez notariuszy, w przypadku gdy takie usługi nie są otwarte na konkurencję na podstawie obowiązujących przepisów krajowych.

6.   Z wyjątkiem udzielania zamówień w obszarze działań zewnętrznych, przed podjęciem jakichkolwiek środków w odpowiedzi na kryzys, o których mowa w akapicie drugim, ogłasza się kryzys zgodnie z odpowiednimi przepisami wewnętrznymi.

Właściwy urzędnik zatwierdzający może powołać się na ogłoszenie kryzysu wyłącznie w celu:

a)

wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia;

b)

dodania instytucji zamawiających zgodnie z art. 168 ust. 1 akapit czwarty, art. 168 ust. 2 akapit szósty lub art. 175 ust. 5 akapit drugi;

c)

kontaktowania się z oferentami zgodnie z art. 172 ust. 1 akapit drugi;

d)

zmiany umowy zgodnie z art. 175 ust. 5 akapit pierwszy; lub

e)

zażądania dokumentów potwierdzających przed podpisaniem umowy zgodnie z pkt 18.1 akapit czwarty i pkt 18.4 akapit czwarty załącznika I,

gdy jest to uzasadnione sytuacją wyjątkowo pilnej konieczności wynikającą z takiego kryzysu.

Artykuł 164

Załącznik dotyczący zamówień oraz przekazanie uprawnień

Szczegółowe przepisy dotyczące zamówień są zawarte w załączniku I do niniejszego rozporządzenia. W celu zapewnienia, aby instytucje Unii, udzielając zamówień na własny rachunek, stosowały takie same standardy jak te nałożone na instytucje zamawiające objęte zakresem stosowania dyrektyw 2014/23/UE i 2014/24/UE, Komisja jest uprawniona do przyjmowania aktów delegowanych zgodnie z art. 275 niniejszego rozporządzenia w celu zmiany załącznika I do niniejszego rozporządzenia, aby dostosować go do zmian w tych dyrektywach oraz wprowadzenia odpowiednich dostosowań technicznych.

Artykuł 165

Zamówienia mieszane oraz wspólny słownik zamówień

1.   Zamówień mieszanych obejmujących dwa lub większą liczbę rodzajów zamówień (roboty budowlane, dostawy lub usługi) lub koncesji (roboty budowlane lub usługi), lub obejmujących jednocześnie zamówienie i koncesję, udziela się zgodnie z przepisami mającymi zastosowanie do tego rodzaju zamówienia, który odpowiada głównemu przedmiotowi danego zamówienia.

2.   W przypadku zamówień mieszanych składających się z dostaw i usług główny przedmiot zamówienia określa się przez porównanie wartości odpowiednich dostaw lub usług.

W przypadku zamówień obejmujących jeden rodzaj zamówienia (roboty budowlane, dostawy lub usługi) i koncesji (roboty budowlane lub usługi), zamówień udziela się zgodnie z przepisami mającymi zastosowanie do danego zamówienia publicznego.

3.   Niniejszy tytuł nie ma zastosowania do umów w sprawie zamówień dotyczących pomocy technicznej zawartych z EBI lub EFI.

4.   Wszelkich odniesień do nomenklatur w kontekście zamówień dokonuje się z wykorzystaniem wspólnego słownika zamówień (CPV) zawartego w rozporządzeniu (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady (61).

Artykuł 166

Środki upubliczniania

1.   W przypadku postępowań o wartości równej progom, o których mowa w art. 178 ust. 1 lub art. 181, lub przekraczających te progi, instytucja zamawiająca publikuje w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej:

a)

ogłoszenie o zamówieniu w celu rozpoczęcia postępowania, z wyjątkiem procedury, o której mowa w art. 167 ust. 1 lit. d);

b)

ogłoszenie o udzieleniu zamówienia dotyczące wyników postępowania.

2.   Postępowania o wartości poniżej progów, o których mowa w art. 178 ust. 1 lub art. 181, podaje się do wiadomości publicznej przy użyciu odpowiednich środków.

3.   Z publikacji można wyłączyć niektóre informacje dotyczące udzielenia zamówienia, jeżeli ich ujawnienie mogłoby utrudnić egzekwowanie prawa lub w inny sposób byłoby sprzeczne z interesem publicznym, mogłoby zaszkodzić uzasadnionym interesom handlowym podmiotów gospodarczych lub mogłoby zaszkodzić uczciwej konkurencji pomiędzy podmiotami gospodarczymi.

Artykuł 167

Postępowania o udzielenie zamówienia

1.   Postępowania o udzielanie koncesji lub zamówień publicznych, w tym również umów ramowych, przyjmują jedną z następujących form:

a)

procedura otwarta;

b)

procedura ograniczona, w tym również poprzez dynamiczny system zakupów;

c)

konkurs;

d)

procedura negocjacyjna, w tym również bez uprzedniej publikacji;

e)

dialog konkurencyjny;

f)

procedura konkurencyjna z negocjacjami;

g)

partnerstwo innowacyjne;

h)

procedury obejmujące zaproszenie do wyrażenia zainteresowania.

2.   W procedurze otwartej ofertę może złożyć każdy zainteresowany podmiot gospodarczy.

3.   W procedurze ograniczonej, dialogu konkurencyjnym, procedurze konkurencyjnej z negocjacjami oraz w partnerstwie innowacyjnym każdy podmiot gospodarczy może złożyć wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, przedstawiając informacje wymagane przez instytucję zamawiającą. Instytucja zamawiająca zaprasza wszystkich kandydatów, którzy spełniają kryteria kwalifikacji i którzy nie znajdują się w którejkolwiek z sytuacji, o których mowa w art. 138 ust. 1 i art. 143 ust. 1, do złożenia oferty.

Niezależnie od akapitu pierwszego instytucja zamawiająca może ograniczyć liczbę kandydatów, których zaprosi do złożenia oferty w postępowaniu, na podstawie obiektywnych i niedyskryminacyjnych kryteriów kwalifikacji wskazanych w ogłoszeniu o zamówieniu lub w zaproszeniu do wyrażenia zainteresowania. Liczba zaproszonych kandydatów musi być wystarczająca, aby zapewnić prawdziwą konkurencję.

4.   We wszystkich procedurach obejmujących negocjacje instytucja zamawiająca negocjuje z oferentami wstępne i wszelkie późniejsze oferty lub ich części – z wyjątkiem ostatecznych ofert – w celu ulepszenia ich treści. Minimalne wymagania i kryteria określone w dokumentach zamówienia nie podlegają negocjacjom.

Instytucja zamawiająca może udzielić zamówienia na podstawie wstępnej oferty bez negocjacji, w przypadku gdy wskazała w dokumentach zamówienia, że zastrzega sobie taką możliwość.

5.   Instytucja zamawiająca może zastosować:

a)

procedurę otwartą lub ograniczoną do jakiegokolwiek zakupu;

b)

procedury obejmujące zaproszenie do wyrażenia zainteresowania w przypadku umów o wartości poniżej progów, o których mowa w art. 178 ust. 1, aby wstępnie zakwalifikować kandydatów, którzy zostaną zaproszeni do złożenia ofert w odpowiedzi na przyszłe ograniczone zaproszenia do składania ofert, lub aby zgromadzić wykaz sprzedawców, którzy zostaną zaproszeni do złożenia wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub do złożenia ofert;

c)

konkurs w celu nabycia planu lub projektu wybranego przez sąd konkursowy po przeprowadzeniu postępowania konkursowego;

d)

partnerstwo innowacyjne w celu opracowania innowacyjnego produktu, usługi lub innowacyjnych robót budowlanych oraz późniejszego zakupu dostaw, usług lub robót budowlanych będących wynikiem tych prac;

e)

procedurę konkurencyjną z negocjacjami lub dialog konkurencyjny w przypadku umów koncesji, zamówień na usługi, o których mowa w załączniku XIV do dyrektywy 2014/24/UE, w przypadkach, w których w następstwie zastosowania procedury otwartej lub procedury ograniczonej – po zakończeniu wstępnego postępowania – złożono tylko oferty nieprawidłowe lub niedopuszczalne, a także w przypadkach uzasadnionych szczególnymi okolicznościami związanymi między innymi z charakterem lub złożonością przedmiotu zamówienia lub ze specyficznym rodzajem zamówienia, zgodnie ze szczegółowymi przepisami zawartymi w załączniku I do niniejszego rozporządzenia;

f)

procedurę negocjacyjną w przypadku zamówień o wartości poniżej progów, o których mowa w art. 178 ust. 1, lub procedurę negocjacyjną bez uprzedniej publikacji w przypadku określonych rodzajów zakupów pozostających poza zakresem stosowania dyrektywy 2014/24/UE lub w przypadku wyraźnie określonych wyjątkowych okoliczności określonych w załączniku I do niniejszego rozporządzenia.

6.   Dynamiczny system zakupów musi być otwarty przez cały czas jego trwania dla każdego podmiotu gospodarczego, który spełnia kryteria kwalifikacji.

Instytucja zamawiająca stosuje się do zasad procedury ograniczonej w przypadku zamówień realizowanych w drodze dynamicznego systemu zakupów.

Artykuł 168

Międzyinstytucjonalne i wspólne udzielanie zamówień oraz udzielanie zamówień w imieniu państw członkowskich

1.   W przypadku gdy umowa lub umowa ramowa są przedmiotem zainteresowania dwóch lub większej liczby instytucji Unii, agencji wykonawczych lub organów Unii, o których mowa w art. 70 i 71, oraz każdorazowo gdy istnieje możliwość uzyskania zwiększonej efektywności, dane instytucje zamawiające mogą przeprowadzić postępowanie i zarządzać późniejszą umową lub umową ramową w trybie międzyinstytucjonalnym, pod przewodnictwem jednej z instytucji zamawiających.

Organy i osoby, którym powierza się wykonanie określonych działań w ramach WPZiB na mocy tytułu V TUE, a także Biuro Sekretarza Rady Najwyższej Szkół Europejskich, również mogą brać udział w postępowaniach międzyinstytucjonalnych.

Warunki umowy ramowej mają zastosowanie wyłącznie pomiędzy tymi instytucjami zamawiającymi, które wskazano w tym celu w dokumentach zamówienia, oraz tymi podmiotami gospodarczymi, które są stronami umowy ramowej.

Na zasadzie odstępstwa od akapitu trzeciego niniejszego ustępu, w sytuacji wyjątkowo pilnej konieczności wynikającej z kryzysu, instytucja zamawiająca może dodać nowe instytucje zamawiające po wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia, ale przed podpisaniem umowy, z zastrzeżeniem warunków określonych w art. 163 ust. 6 oraz pod warunkiem, że taka modyfikacja nie zmienia przedmiotu umowy ani umowy ramowej.

2.   W przypadku gdy umowa lub umowa ramowa jest niezbędna do realizacji wspólnego działania jednej z instytucji Unii, organu Unii, o którym mowa w art. 70 i 71, lub agencji wykonawczej, o której mowa w art. 69, oraz jednej lub większej liczby instytucji zamawiających z państw członkowskich, postępowanie o udzielenie zamówienia może być przeprowadzone wspólnie przez daną instytucję Unii i dane instytucje zamawiające. W przypadku gdy konieczne jest wspólne udzielenie zamówień przez instytucję Unii, organ Unii, o którym mowa w art. 70 i 71, lub agencję wykonawczą, o której mowa w art. 69, oraz jedną lub większą liczbę instytucji zamawiających z państw członkowskich, państwa członkowskie mogą nabyć, wynająć lub wydzierżawić wspólnie zamawiane zdolności w całości.

Wspólne udzielanie zamówień można prowadzić z państwami EFTA i krajami kandydującymi do Unii, jeżeli możliwość taka została wyraźnie przewidziana w umowach dwu- lub wielostronnych, albo z innymi państwami trzecimi, jeżeli taka możliwość została wyraźnie przewidziana w mającym zastosowanie akcie podstawowym.

Przepisy proceduralne mające zastosowanie do instytucji Unii mają zastosowanie do wspólnego udzielania zamówień.

W przypadku gdy udział w ogólnej szacunkowej wartości umowy, który przypada na instytucję zamawiającą państwa członkowskiego, lub którym taka instytucja zarządza, jest równy 50 % lub wyższy, lub w innych należycie uzasadnionych przypadkach, dana instytucja Unii może zadecydować, że do wspólnego udzielania zamówień stosuje się zasady proceduralne mające zastosowanie do instytucji zamawiającej państwa członkowskiego, pod warunkiem że zasady te można uznać za równoważne zasadom proceduralnym danej instytucji Unii.

Dana instytucja Unii oraz instytucja zamawiająca z państwa członkowskiego, państwa EFTA lub kraju kandydującego do Unii, których dotyczy wspólne udzielenie zamówienia, dokonują w szczególności szczegółowych praktycznych uzgodnień dotyczących oceny wniosków o dopuszczenie do udziału lub oceny ofert, a także udzielenia zamówienia, prawa mającego zastosowanie do danej umowy oraz sądu właściwego do rozstrzygania sporów.

W sytuacji wyjątkowo pilnej konieczności wynikającej z kryzysu możliwe jest dodanie nowych instytucji zamawiających po wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia, ale przed podpisaniem umowy, z zastrzeżeniem warunków określonych w art. 163 ust. 6 oraz pod warunkiem, że taka modyfikacja nie zmienia przedmiotu umowy lub umowy ramowej.

3.   W stosownych przypadkach co najmniej dwa państwa członkowskie mogą upoważnić instytucję Unii, organ Unii, o których mowa w art. 70 i 71, lub agencję wykonawczą, o której mowa w art. 69 (zwane dalej „upoważnioną instytucją zamawiającą”), do działania w charakterze centralnej jednostki zakupującej w celu udzielania zamówień w imieniu tych państw członkowskich lub na ich rzecz, na następujących warunkach:

a)

upoważniona instytucja zamawiająca ocenia użyteczność, konieczność i proporcjonalność wniosku tych państw członkowskich;

b)

jeśli upoważniona instytucja zamawiająca nie zamierza zastosować się do wniosku, informuje o tym państwa członkowskie, których to dotyczy i podaje powody odmowy;

c)

upoważniona instytucja zamawiająca przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia zgodnie z własnymi zasadami;

d)

jeżeli upoważniona instytucja zamawiająca podejmie decyzję o wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia w imieniu państw członkowskich, informuje wszystkie państwa członkowskie o zamiarze przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia i zaprasza zainteresowane państwa członkowskie do udziału;

e)

jeśli instytucja zamawiająca wyraża zgodę na udzielanie zamówień w imieniu państw członkowskich lub na ich rzecz, sporządza propozycję umowy upoważniającej, która ma zostać podpisana przez uczestniczące państwa członkowskie. Umowa taka zawiera w szczególności praktyczne ustalenia dotyczące zaangażowania uczestniczących państw członkowskich, warunki i ramy czasowe ewentualnego stosowania mechanizmów opt-in i opt-out oraz, w stosownych przypadkach, zasady podziału ilości między uczestniczące państwa członkowskie.

Instytucja Unii, organ Unii, o którym mowa w art. 70 i 71, lub agencja wykonawcza, o której mowa w art. 69, może działać w charakterze hurtownika, kupując, przechowując i odsprzedając lub darując towary i usługi, w tym przekazane na wynajem, na rzecz państw członkowskich lub organizacji partnerskich wybranych przez instytucję Unii, organ Unii, o którym mowa w art. 70 i 71, lub agencję wykonawczą, o której mowa w art. 69. W takim przypadku instytucja Unii, organ Unii, o którym mowa w art. 70 i 71, lub agencja wykonawcza, o której mowa w art. 69, przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia zgodnie z własnymi przepisami dotyczącymi zamówień publicznych.

Artykuł 169

Przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia

1.   Przed rozpoczęciem postępowania o udzielenie zamówienia instytucja zamawiająca może przeprowadzić wstępne konsultacje rynkowe z myślą o przygotowaniu postępowania.

2.   W dokumentach zamówienia instytucja zamawiająca określa przedmiot zamówienia, przedstawiając opis swoich potrzeb i cechy charakterystyczne niezbędne w odniesieniu do robót budowlanych, dostaw lub usług, które mają zostać kupione, oraz określa mające zastosowanie kryteria wykluczenia, kwalifikacji i wyboru. Instytucja zamawiająca wskazuje również, które elementy stanowią minimalne wymagania, jakie muszą spełnić wszystkie oferty. Minimalne wymagania obejmują przestrzeganie mających zastosowanie obowiązków w dziedzinie prawa ochrony środowiska, prawa socjalnego i prawa pracy ustanowionych w prawie Unii, prawie krajowym, układach zbiorowych lub w mających zastosowanie międzynarodowych konwencjach w dziedzinie prawa socjalnego i prawa ochrony środowiska wymienionych w załączniku X do dyrektywy 2014/24/UE.

Artykuł 170

Udzielanie zamówień

1.   Zamówienia udzielane są na podstawie kryteriów udzielenia zamówienia, pod warunkiem że instytucja zamawiająca sprawdziła, co następuje:

a)

czy oferta spełnia minimalne wymagania określone w dokumentach zamówienia;

b)

czy kandydat lub oferent nie zostali wykluczeni na podstawie art. 138 lub odrzuceni na podstawie art. 143;

c)

czy kandydat lub oferent mają dostęp do zamówień i spełniają kryteria kwalifikacji określone w dokumentach zamówienia, w tym warunek braku sprzecznych interesów zawodowych.

2.   Instytucja zamawiająca stosuje kryteria kwalifikacji, aby ocenić zdolność kandydata lub oferenta. Kryteria kwalifikacji mogą dotyczyć wyłącznie prawnej i regulacyjnej zdolności do prowadzenia działalności zawodowej, zdolności ekonomicznej i finansowej oraz zdolności technicznej i zawodowej. Domniemywa się, że JRC spełnia wymogi dotyczące zdolności finansowej.

3.   Instytucja zamawiająca stosuje kryteria udzielenia zamówienia, aby ocenić ofertę.

4.   Instytucja zamawiająca opiera udzielenie zamówienia na ofercie najkorzystniejszej ekonomicznie, stosując metodę udzielania zamówień opartą na jednym z trzech kryteriów: najniższej cenie, najniższym koszcie lub najlepszej relacji jakości do ceny.

W przypadku metody najniższego kosztu instytucja zamawiająca stosuje podejście oparte na efektywności kosztowej, w tym również rachunek kosztów cyklu życia.

W przypadku najlepszej relacji jakości do ceny instytucja zamawiająca bierze pod uwagę cenę lub koszt oraz inne kryteria jakościowe związane z przedmiotem zamówienia.

Artykuł 171

Składanie, komunikacja elektroniczna i ocena

1.   Instytucja zamawiająca określa terminy składania ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu zgodnie z załącznikiem I pkt 24 oraz z uwzględnieniem złożoności zakupu, zapewniając podmiotom gospodarczym odpowiedni czas na przygotowanie ofert.

2.   Instytucja zamawiająca może, o ile uzna to za odpowiednie i proporcjonalne, wymagać od oferentów wniesienia wadium, aby zapobiec wycofywaniu złożonych ofert przed podpisaniem umowy. Wymagane wadium musi stanowić od 1 do 2 % ogólnej szacunkowej wartości zamówienia.

Instytucja zamawiająca zwraca wadium:

a)

w przypadku oferentów lub ofert odrzuconych, o których mowa w załączniku I pkt 30.2 lit. b) lub c) – po podaniu informacji o wyniku postępowania;

b)

w przypadku oferentów sklasyfikowanych, o których mowa w załączniku I pkt 30.2 lit. e) – po podpisaniu umowy.

3.   Instytucja zamawiająca otwiera wszystkie wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu i oferty. Niemniej jednak odrzuca:

a)

wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu i oferty, w przypadku których nie dotrzymano terminu składania, bez otwierania tych wniosków i ofert;

b)

oferty, które zostały otrzymane już otwarte, bez badania ich treści.

4.   Instytucja zamawiająca ocenia wszystkie wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub oferty nieodrzucone w trakcie fazy otwarcia, jak określono w ust. 3, na podstawie kryteriów określonych w dokumentach zamówienia, z myślą o udzieleniu zamówienia lub przeprowadzeniu aukcji elektronicznej.

5.   Urzędnik zatwierdzający może odstąpić od powołania komisji oceniającej, jak przewidziano w art. 153 ust. 2, w następujących przypadkach:

a)

wartość zamówienia jest niższa od progów, o których mowa w art. 178 ust. 1;

b)

na podstawie analizy ryzyka w przypadkach, o których mowa w załączniku I pkt 11.1 akapit drugi lit. c), lit. e), lit. f) pkt (i), lit. f) pkt (iii), lit. h) i m);

c)

na podstawie analizy ryzyka przy ponownym otwarciu zamówienia na konkurencję w ramach umowy ramowej;

d)

w odniesieniu do postępowań w obszarze działań zewnętrznych o wartości nieprzekraczającej 20 000 EUR;

e)

na podstawie analizy ryzyka dla konkretnych zamówień w ramach dynamicznego systemu zakupów.

6.   Wnioski o dopuszczenie do udziału i oferty, które nie spełniają wszystkich minimalnych wymagań określonych w dokumentach zamówienia, zostają odrzucone.

Artykuł 172

Kontakty w czasie trwania postępowania o udzielenie zamówienia

1.   Przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału lub ofert instytucja zamawiająca może przekazywać dodatkowe informacje dotyczące dokumentów zamówienia, jeżeli wykryje błąd lub pominięcie w tekście lub na wniosek kandydatów lub oferentów. Przekazane informacje ujawnia się wszystkim kandydatom lub oferentom.

Na zasadzie odstępstwa od akapitu pierwszego, w sytuacji wyjątkowo pilnej konieczności wynikającej z kryzysu, instytucja zamawiająca może skontaktować się pisemnie ze wszystkimi zaproszonymi kandydatami przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału lub ofert, wyłącznie w celu wyjaśnienia ich zamiaru złożenia wniosku o dopuszczenie do udziału lub oferty, z zastrzeżeniem warunków określonych w art. 163 ust. 6.

2.   Po upływie terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału lub ofert, w każdym przypadku nawiązania kontaktu oraz w należycie uzasadnionych przypadkach nienawiązania kontaktu, jak przewidziano w art. 154, odnotowuje się ten fakt w aktach dotyczących postępowania o udzielenie zamówienia.

Artykuł 173

Decyzja o udzieleniu zamówienia oraz informowanie kandydatów lub oferentów

1.   Właściwy urzędnik zatwierdzający decyduje o tym, komu ma być udzielone zamówienie, zgodnie z kryteriami kwalifikacji oraz kryteriami udzielenia zamówienia określonymi w dokumentach zamówienia.

2.   Instytucja zamawiająca powiadamia wszystkich kandydatów lub oferentów, których wniosek o dopuszczenie do udziału lub oferta zostały odrzucone, o podstawach podjęcia takiej decyzji. Ponadto informuje się zarówno oferentów zwycięskich, jak i tych, których oferta nie została wybrana, o długości okresu zawieszenia, o którym mowa w art. 178 ust. 2 i art. 181 ust. 1, jeżeli taki okres zawieszenia ma zastosowanie.

W przypadku udzielania konkretnych zamówień na podstawie umowy ramowej z ponownym otwarciem zamówienia na konkurencję, instytucja zamawiająca informuje oferentów o wynikach oceny.

3.   Każdemu oferentowi, który nie został odrzucony i który występuje z pisemnym wnioskiem, instytucja zamawiająca przekazuje wszelkie informacje dotyczące:

a)

imienia i nazwiska lub nazwy oferenta lub – w przypadku umowy ramowej – oferentów, którym udzielono zamówienia, oraz, z wyjątkiem przypadku konkretnego zamówienia na podstawie umowy ramowej z ponownym otwarciem zamówienia na konkurencję, charakterystyki i względnej przewagi zwycięskiej oferty oraz całkowitej kwoty oferty finansowej;

b)

postępów w negocjacjach i dialogu z oferentami.

Instytucja zamawiająca może jednak zadecydować o nieujawnianiu niektórych informacji, jeżeli ich ujawnienie mogłoby utrudnić egzekwowanie prawa, byłoby sprzeczne z interesem publicznym lub mogłoby zaszkodzić uzasadnionym interesom handlowym podmiotów gospodarczych, lub mogłoby zakłócić uczciwą konkurencję między nimi.

Artykuł 174

Unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia

Instytucja zamawiająca może przed podpisaniem umowy całkowicie unieważnić postępowanie o udzielenie zamówienia. W przypadku zamówień udzielanych w częściach lub zamawiania z wielu źródeł możliwe jest częściowe unieważnienie. Kandydatom ani oferentom nie przysługuje prawo dochodzenia jakiegokolwiek odszkodowania.

Decyzja musi być uzasadniona i jak najszybciej przekazana kandydatom lub oferentom.

Artykuł 175

Wykonanie oraz modyfikacja umów

1.   Wykonanie umowy nie może rozpocząć się przed jej podpisaniem.

2.   Instytucja zamawiająca może dokonać modyfikacji w umowie lub umowie ramowej bez przeprowadzania postępowania o udzielenie zamówienia tylko w przypadkach przewidzianych w ust. 3 oraz pod warunkiem że dana modyfikacja nie zmienia przedmiotu umowy lub umowy ramowej w rozumieniu ust. 4.

3.   Umowę, umowę ramową lub umowę w sprawie konkretnego zamówienia udzielonego na podstawie umowy ramowej można zmodyfikować bez wszczynania nowego postępowania o udzielenie zamówienia w którymkolwiek z następujących przypadków:

a)

w przypadku dodatkowych robót budowlanych, dostaw lub usług wykonywanych przez pierwotnego wykonawcę, które stały się niezbędne i które nie były uwzględnione w pierwotnym zamówieniu, jeżeli spełnione są następujące warunki:

(i)

zmiana wykonawcy nie może zostać dokonana z przyczyn technicznych związanych z wymogami dotyczącymi zamienności lub interoperacyjności w odniesieniu do istniejącego sprzętu, usług lub instalacji;

(ii)

zmiana wykonawcy spowodowałaby znaczne zwiększenie kosztów dla instytucji zamawiającej;

(iii)

jakikolwiek wzrost ceny, w tym również łączna wartość netto kolejnych modyfikacji, nie przekracza 50 % pierwotnej wartości umowy;

b)

w przypadku gdy spełnione są wszystkie następujące warunki:

(i)

potrzeba modyfikacji spowodowana jest okolicznościami, których instytucja zamawiająca, działająca z należytą starannością, nie mogła przewidzieć;

(ii)

jakikolwiek wzrost ceny nie przekracza 50 % pierwotnej wartości umowy;

c)

w przypadku gdy wartość modyfikacji jest niższa od następujących progów:

(i)

progów, o których mowa w art. 178 ust. 1 i w załączniku I pkt 39, w obszarze działań zewnętrznych, które to progi mają zastosowanie w chwili dokonywania modyfikacji; oraz

(ii)

10 % pierwotnej wartości umowy w przypadku zamówień publicznych na usługi i dostawy oraz umów koncesji na roboty budowlane lub usługi oraz 15 % pierwotnej wartości umowy w przypadku zamówień publicznych na roboty budowlane;

d)

w przypadku gdy spełnione są oba następujące warunki:

(i)

nie są zmieniane minimalne wymagania pierwotnego postępowania o udzielenie zamówienia;

(ii)

każda zaistniała modyfikacja wartości spełnia warunki określone w lit. c) niniejszego akapitu, chyba że taka modyfikacja wartości wynika ze ścisłego stosowania dokumentów zamówienia lub postanowień umownych.

W pierwotnej wartości umowy nie uwzględnia się zmian ceny.

Łączna wartość netto szeregu kolejnych modyfikacji dokonanych na podstawie lit. c) akapitu pierwszego nie może przekraczać któregokolwiek z progów, o których mowa w tej literze.

Instytucja zamawiająca stosuje środki upubliczniania ex post określone w art. 166.

4.   Modyfikację uznaje się za zmieniającą przedmiot umowy lub umowy ramowej, jeżeli sprawia ona, że umowa lub umowa ramowa w sposób istotny różnią się co do meritum od umowy początkowo zawartej. W każdym przypadku modyfikację uznaje się za zmieniającą przedmiot umowy lub umowy ramowej, jeżeli spełniony jest co najmniej jeden z następujących warunków:

a)

modyfikacja wprowadza lub likwiduje istotne warunki, które – gdyby istniały w pierwotnym postępowaniu o udzielenie zamówienia – umożliwiłyby dopuszczenie innych oferentów niż ci, którzy zostali pierwotnie wybrani, lub przyjęcie oferty innej niż pierwotnie przyjęta, albo przyciągnęłyby dodatkowych uczestników w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub nie doprowadziłyby do wyboru zwycięskiego oferenta;

b)

modyfikacja w sposób znaczący zmienia równowagę ekonomiczną umowy lub umowy ramowej na korzyść wykonawcy w sposób nieprzewidziany w pierwotnej umowie lub umowie ramowej;

c)

modyfikacja w sposób znaczący rozszerza zakres umowy lub umowy ramowej.

5.   Na zasadzie odstępstwa od ust. 3 lit. b) pkt (ii), w sytuacji wyjątkowo pilnej konieczności wynikającej z kryzysu, instytucja zamawiająca może – w porozumieniu z wykonawcą – zmodyfikować umowę lub umowę ramową powyżej progu 50 % i do 100 % pierwotnej wartości umowy, pod warunkiem że jest to uzasadnione jako absolutnie niezbędna reakcja na rozwój kryzysu, z zastrzeżeniem warunków określonych w art. 163 ust. 6.

Na zasadzie odstępstwa od ust. 3, w sytuacji wyjątkowo pilnej konieczności wynikającej z kryzysu, warunki umowy ramowej mogą za porozumieniem zostać zmienione w taki sposób, aby miały zastosowanie do nowych instytucji zamawiających dodanych po zmianie umowy ramowej, w tym w przypadku zamówień międzyinstytucjonalnych lub wspólnego udzielania zamówień, z zastrzeżeniem warunków określonych w art. 163 ust. 6.

Artykuł 176

Gwarancje należytego wykonania umowy oraz gwarancje środków zatrzymanych

1.   Kwota gwarancji należytego wykonania umowy wynosi maksymalnie 10 % całkowitej wartości umowy.

Gwarancję zwalnia się w całości po końcowym odbiorze robót budowlanych, dostaw lub złożonych usług w terminach określonych w art. 116 ust. 1 i które mają być określone w umowie. Może ono zostać zwolnione w całości lub w części po tymczasowym odbiorze robót budowlanych, dostaw lub złożonych usług.

2.   Gwarancję środków zatrzymanych na maksymalną kwotę 10 % całkowitej wartości umowy mogą stanowić odliczenia od płatności okresowych w miarę ich dokonywania lub odliczenie od płatności salda końcowego.

Instytucja zamawiająca określa kwotę gwarancji środków zatrzymanych, która musi być proporcjonalna do ryzyk stwierdzonych w odniesieniu do wykonania zamówienia, z uwzględnieniem jego przedmiotu oraz zwykłych warunków handlowych mających zastosowanie w danym sektorze.

Gwarancja środków zatrzymanych nie może być stosowana w umowie w przypadku której zażądano i nie zwolniono gwarancji należytego wykonania umowy.

3.   Z zastrzeżeniem zatwierdzenia przez instytucję zamawiającą wykonawca może wystąpić z wnioskiem o zastąpienie gwarancji środków zatrzymanych innym rodzajem gwarancji, o której mowa w art. 155.

4.   Instytucja zamawiająca zwalnia gwarancję środków zatrzymanych po upływie okresu odpowiedzialności umownej w terminach określonych w art. 116 ust. 1 i które mają być określone w umowie.

ROZDZIAŁ 2

Przepisy mające zastosowanie do zamówień udzielanych przez instytucje Unii na własny rachunek

Artykuł 177

Instytucja zamawiająca

1.   Instytucje Unii, agencje wykonawcze i organy Unii, o których mowa w art. 70 i 71, uznaje się za instytucje zamawiające w odniesieniu do zamówień udzielanych na ich własny rachunek, z wyjątkiem przypadków gdy dokonują zakupów od centralnej jednostki zakupującej. Departamentów instytucji Unii nie uznaje się za instytucje zamawiające w przypadku gdy zawierają one między sobą umowy o gwarantowanym poziomie usług.

Instytucje Unii uznawane za instytucje zamawiające zgodnie z akapitem pierwszym delegują, zgodnie z art. 60, uprawnienia niezbędne do sprawowania funkcji instytucji zamawiającej.

2.   Każdy delegowany lub subdelegowany urzędnik zatwierdzający w ramach każdej instytucji Unii ocenia, czy progi, o których mowa w art. 178 ust. 1, zostały osiągnięte.

Artykuł 178

Progi mające zastosowanie oraz okres zawieszenia

1.   W ramach udzielania zamówień publicznych i koncesji, przy wyborze procedury, o której mowa w art. 167 ust. 1 niniejszego rozporządzenia, instytucja zamawiająca respektuje progi określone w art. 4 lit. a) i b) dyrektywy 2014/24/UE oraz, odpowiednio, próg określony dla koncesji w art. 8 ust. 1 dyrektywy 2014/23/UE.

Na zasadzie odstępstwa od akapitu pierwszego niniejszego artykułu, w przypadku zamówień udzielanych przez delegatury Unii w państwach trzecich lub udzielanych wyłącznie w interesie delegatur Unii w państwach trzecich, próg mający zastosowanie do zamówień publicznych na dostawy i usługi wynosi 300 000 EUR zamiast progu dla zamówień publicznych na dostawy i usługi określonego w art. 4 lit. b) dyrektywy 2014/24/UE.

Art. 152 ust. 5, art. 178 ust. 1, art. 179 ust. 3, jak również pkt 11.1 lit. m), pkt 14 i pkt 18.1 załącznika I, które odnoszą się do udzielania zamówień przez delegatury Unii w państwach trzecich, stosuje się również do biur Parlamentu Europejskiego w państwach trzecich.

2.   Z zastrzeżeniem wyjątków i warunków określonych w załączniku I do niniejszego rozporządzenia, w przypadku zamówień, których wartość przekracza progi, o których mowa w ust. 1, instytucja zamawiająca podpisuje umowę lub umowę ramową ze zwycięskim oferentem dopiero po upływie okresu zawieszenia.

3.   Okres zawieszenia wynosi 10 dni w przypadku stosowania elektronicznych środków komunikacji, a 15 dni w przypadku stosowania innych środków.

Artykuł 179

Przepisy dotyczące dostępu do zamówień

1.   W postępowaniach o udzielenie zamówienia uczestniczyć mogą na równych warunkach wszystkie osoby fizyczne i prawne objęte zakresem stosowania Traktatów oraz wszystkie osoby fizyczne i prawne z siedzibą w państwie trzecim, które zawarło specjalne porozumienie z Unią w dziedzinie zamówień, na warunkach określonych w takim porozumieniu. W postępowaniach tych mogą również uczestniczyć organizacje międzynarodowe.

2.   Do celów art. 163 ust. 4 JRC uznawane jest za osobę prawną z siedzibą w państwie członkowskim.

3.   Bez uszczerbku dla ust. 1 i 2, w przypadku zamówień udzielanych przez delegatury Unii w państwach trzecich lub udzielanych wyłącznie w interesie delegatur Unii w państwach trzecich udział w postępowaniach o udzielenie zamówienia jest także otwarty na równych warunkach dla wszystkich osób fizycznych zamieszkujących w państwie trzecim, w którym siedzibę ma dana delegatura, i dla wszystkich osób prawnych mających siedzibę w tym państwie trzecim. Ponadto, w wyjątkowych okolicznościach należycie uzasadnionych przez właściwego urzędnika zatwierdzającego, można zezwolić na składanie ofert w ramach postępowań o udzielenie zamówienia obywatelom państwa trzeciego lub podmiotom z państwa trzeciego.

4.   Udział w postępowaniach o udzielenie zamówienia i realizacja udzielonych zamówień podlega warunkom określonym w rozporządzeniu (UE) 2022/1031 oraz w aktach wykonawczych (zwanych „środkami IZM”) przyjętych na podstawie tego rozporządzenia.

Artykuł 180

Przepisy Światowej Organizacji Handlu dotyczące zamówień

W przypadku gdy zastosowanie ma wielostronne Porozumienie w sprawie zamówień rządowych zawarte w ramach Światowej Organizacji Handlu, postępowanie o udzielenie zamówienia jest również otwarte dla podmiotów gospodarczych z siedzibą w państwach, które ratyfikowały to porozumienie, na warunkach określonych w tym porozumieniu.

ROZDZIAŁ 3

Przepisy mające zastosowanie do udzielania zamówień w obszarze działań zewnętrznych

Artykuł 181

Udzielanie zamówień w dziedzinie działań zewnętrznych

1.   Przepisy ogólne dotyczące udzielania zamówień określone w niniejszym tytule rozdział 1 mają zastosowanie do zamówień objętych zakresem niniejszego rozdziału, z zastrzeżeniem przepisów szczególnych odnoszących się do zasad udzielania zamówień zewnętrznych określonych w załączniku I rozdział 3. Artykuły 177–180 nie mają zastosowania do zamówień objętych niniejszym rozdziałem.

Z zastrzeżeniem wyjątków i warunków określonych w załączniku I, instytucja zamawiająca podpisuje umowę lub umowę ramową ze zwycięskim oferentem dopiero po upływie okresu zawieszenia. Okres zawieszenia wynosi 10 dni w przypadku stosowania elektronicznych środków komunikacji, a 15 dni w przypadku stosowania innych środków.

Artykuł 166, art. 167 ust. 1 lit. a) i b) oraz akapit drugi niniejszego ustępu stosuje się tylko do procedur o wartości równej lub większej niż:

a)

300 000 EUR w przypadku zamówień na usługi i dostawy;

b)

5 000 000 EUR w przypadku zamówień na roboty budowlane.

2.   Niniejszy rozdział ma zastosowanie do:

a)

udzielania zamówień, w przypadku gdy Komisja nie udziela zamówień na własny rachunek;

b)

udzielania zamówień przez osoby lub podmioty wykonujące środki finansowe Unii zgodnie z art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. c), w przypadku gdy jest to przewidziane w umowie o przyznanie wkładu lub umowie w sprawie finansowania, o których mowa w art. 157.

3.   Postępowania o udzielenie zamówienia określa się w umowach w sprawie finansowania przewidzianych w art. 161.

4.   Niniejszy rozdział nie ma zastosowania do działań podejmowanych na podstawie sektorowych aktów podstawowych dotyczących pomocy w zarządzaniu kryzysem humanitarnym oraz operacji ochrony ludności i operacji pomocy humanitarnej.

Artykuł 182

Przepisy dotyczące dostępu do zamówień w obszarze działań zewnętrznych

1.   W postępowaniach o udzielenie zamówienia uczestniczyć mogą na równych warunkach wszystkie osoby objęte zakresem stosowania Traktatów oraz wszelkie inne osoby fizyczne lub prawne zgodnie z przepisami szczegółowymi zawartymi w instrumentach podstawowych regulujących dany sektor współpracy. W postępowaniach tych mogą również uczestniczyć organizacje międzynarodowe.

2.   W wyjątkowych okolicznościach, należycie uzasadnionych przez właściwego urzędnika zatwierdzającego, możliwe jest podjęcie decyzji o zezwoleniu obywatelom państw trzecich innym niż ci, o których mowa w ust. 1 niniejszego artykułu, na składanie ofert w ramach postępowań o udzielenie zamówienia.

3.   W przypadku gdy zastosowanie ma umowa w sprawie poszerzenia rynku zamówień na towary lub usługi, której Unia jest stroną, postępowania o udzielenie zamówienia w przypadku umów finansowanych z budżetu są również otwarte dla osób fizycznych i prawnych z siedzibą w państwie trzecim innych niż te, o których mowa w ust. 1 i 2, na warunkach określonych w tej umowie.

TYTUŁ VIII

DOTACJE

ROZDZIAŁ 1

Zakres i formy dotacji

Artykuł 183

Zakres i formy dotacji

1.   Niniejszy tytuł ma zastosowanie do dotacji udzielanych w ramach zarządzania bezpośredniego.

2.   Dotacje mogą być udzielane w celu sfinansowania któregokolwiek z poniższych:

a)

działania mającego przyczynić się do osiągnięcia jednego z celów polityki Unii (dotacje na działania);

b)

funkcjonowania organu, który realizuje cel należący do polityki Unii i wspierający tę politykę (dotacje na działalność).

Dotacja na działalność przyjmuje formę wkładu finansowego w program prac organu, o którym mowa w akapicie pierwszym lit. b).

3.   Dotacje mogą przyjmować którąkolwiek z form przewidzianych w art. 125 ust. 1.

W przypadku gdy dotacja przyjmuje formę finansowania niepowiązanego z kosztami na podstawie art. 125 ust. 1 akapit pierwszy lit. a):

a)

nie mają zastosowania określone w niniejszym tytule przepisy dotyczące kwalifikowalności i sprawdzania kosztów, w szczególności art. 185, 187 i 188, art. 189 ust. 2, 3 i 4, art. 193, art. 194 ust. 3, przepisy dotyczące szacunkowego budżetu lub szacunkowych kosztów kwalifikowalnych określone w art. 199 ust. 1 lit. e) oraz art. 206 ust. 4;

b)

w odniesieniu do art. 184 zastosowanie mają jedynie procedura i wymogi, o których mowa w ust. 2 i 3, ust. 4 akapit pierwszy lit. a) i d) oraz akapit drugi lit. a), a także ust. 5 tego artykułu.

4.   Każda instytucja Unii może udzielać zamówień publicznych lub dotacji na działania w zakresie działań komunikacyjnych. Dotacji można udzielać w przypadku, gdy zastosowanie zamówień nie jest odpowiednie ze względu na charakter działań.

5.   JRC może być finansowane ze środków innych niż środki przeznaczone na badania i rozwój technologiczny w odniesieniu do jego udziału w procedurach udzielania dotacji finansowanych w całości lub w części z budżetu. W takich przypadkach nie mają zastosowania art. 201 ust. 4, w zakresie, w jakim chodzi o zdolność finansową, oraz art. 199 ust. 1 lit. a)–d).

Artykuł 184

Płatności ryczałtowe, koszty jednostkowe i finansowanie według stawek zryczałtowanych

1.   W przypadku gdy dotacja przybiera formę płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub finansowania według stawek zryczałtowanych, o których to formach mowa w art. 125 ust. 1 akapit pierwszy lit. c), d) lub e), zastosowanie ma niniejszy tytuł z wyjątkiem przepisów lub części przepisów odnoszących się do weryfikacji faktycznie poniesionych kosztów kwalifikowalnych.

2.   W miarę możliwości oraz w stosownych przypadkach płatności ryczałtowe, koszty jednostkowe lub stawki zryczałtowane ustala się w taki sposób, aby umożliwić ich wypłacenie po uzyskaniu konkretnych produktów lub rezultatów.

3.   O ile w akcie podstawowym nie przewidziano inaczej, na stosowanie płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub finansowania według stawek zryczałtowanych zezwala – w drodze decyzji – właściwy urzędnik zatwierdzający, działający zgodnie z przepisami wewnętrznymi danej instytucji Unii.

4.   Decyzja o zezwoleniu zawiera przynajmniej następujące elementy:

a)

uzasadnienie odpowiedniości takich form finansowania w odniesieniu do charakteru wspieranych działań lub programów prac, a także ryzyk nieprawidłowości i nadużyć finansowych oraz kosztów kontroli;

b)

wskazanie kosztów lub kategorii kosztów pokrywanych w drodze płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub finansowania według stawek zryczałtowanych, które to koszty lub kategorie kosztów uznaje się za kwalifikowalne zgodnie z art. 189 ust. 3 lit. c), e) i f) oraz art. 189 ust. 4, z wykluczeniem kosztów niekwalifikowalnych zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami Unii;

c)

opis metod ustalania płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub finansowania według stawek zryczałtowanych. Metody te opierają się na jednym z następujących elementów:

(i)

danych statystycznych, podobnych obiektywnych środkach lub ocenie eksperckiej dokonanej przez ekspertów wewnętrznych lub uzyskanej zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami; lub

(ii)

indywidualnym podejściu do beneficjentów, poprzez odniesienie do zatwierdzonych lub mogących podlegać audytowi danych historycznych dotyczących beneficjenta lub do jego zwyczajowej praktyki księgowania kosztów;

d)

jeśli to możliwe, najważniejsze warunki uruchamiające płatności, w tym również, w stosownych przypadkach, warunek uzyskania produktów lub rezultatów;

e)

w przypadku gdy płatności ryczałtowe, koszty jednostkowe i stawki zryczałtowane nie opierają się na uzyskanych produktach lub rezultatach, uzasadnienie, dlaczego podejście oparte na produktach lub rezultatach nie jest możliwe lub odpowiednie.

Metody, o których mowa w akapicie pierwszym lit. c) muszą zapewniać:

a)

przestrzeganie zasady należytego zarządzania finansami, w szczególnie odpowiedniości odnośnych kwot w odniesieniu do wymaganych produktów lub rezultatów, z uwzględnieniem możliwego do przewidzenia dochodu generowanego przez działania lub programy prac;

b)

wystarczającą zgodność z zasadami współfinansowania i zakazu podwójnego finansowania.

5.   Decyzja o zezwoleniu ma zastosowanie przez cały okres trwania programu lub programów, chyba że w tej decyzji przewidziano inaczej.

Decyzja o zezwoleniu może uwzględniać stosowanie płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub stawek zryczałtowanych w odniesieniu do więcej niż jednego konkretnego programu finansowania w przypadku gdy charakter działań lub wydatków umożliwia przyjęcie wspólnego podejścia. W takich przypadkach decyzję o zezwoleniu mogą przyjąć następujące podmioty:

a)

właściwi urzędnicy zatwierdzający w przypadku gdy wszystkie odnośne działania wchodzą w zakres ich odpowiedzialności;

b)

Komisja, jeżeli jest to odpowiednie mając na uwadze charakter działań lub wydatków lub mając na uwadze liczbę odnośnych urzędników zatwierdzających.

6.   Właściwy urzędnik zatwierdzający może zezwolić na finansowanie kosztów pośrednich beneficjenta na podstawie stawek zryczałtowanych maksymalnie do wysokości 7 % łącznych kwalifikowalnych bezpośrednich kosztów danego działania, lub nałożyć wymóg takiego finansowania. Komisja może zezwolić na stosowanie wyższej stawki zryczałtowanej w drodze uzasadnionej decyzji. Właściwy urzędnik zatwierdzający informuje w rocznym sprawozdaniu z działalności, o którym mowa w art. 74 ust. 9, o każdej takiej podjętej decyzji, stawce zryczałtowanej, w odniesieniu do której wydano zezwolenie, oraz przyczynach podjęcia takiej decyzji.

7.   Właściciele MŚP oraz inne osoby fizyczne nieotrzymujące wynagrodzenia mogą zadeklarować kwalifikowalne koszty personelu za pracę wykonaną przez siebie w ramach danego działania lub programu prac w oparciu o koszty jednostkowe, w odniesieniu do których wydano zezwolenie zgodnie z ust. 1–6.

8.   Beneficjenci mogą zadeklarować koszty personelu za pracę wykonaną przez wolontariuszy w ramach danego działania lub programu prac w oparciu o koszty jednostkowe, w odniesieniu do których wydano zezwolenie zgodnie z ust. 1–6.

Artykuł 185

Jednorazowe płatności ryczałtowe

1.   Płatność ryczałtowa, o której mowa w art. 125 ust. 1 akapit pierwszy lit. d), może pokrywać całość kosztów kwalifikowalnych działania lub programu prac (jednorazowa płatność ryczałtowa).

2.   Zgodnie z art. 184 ust. 4 jednorazowe płatności ryczałtowe można ustalać na podstawie budżetu szacunkowego działania lub programu prac. Taki szacunkowy budżet musi być zgodny z zasadami oszczędności, efektywności i skuteczności. Zgodność z tymi zasadami sprawdza się ex ante podczas oceny wniosku o udzielenie dotacji.

3.   Udzielając zezwolenia na jednorazowe płatności ryczałtowe, właściwy urzędnik zatwierdzający musi spełniać wymogi art. 184.

Artykuł 186

Weryfikacje i kontrole dotyczące beneficjentów związane z płatnościami ryczałtowymi, kosztami jednostkowymi i stawkami zryczałtowanymi

1.   Właściwy urzędnik zatwierdzający weryfikuje, najpóźniej przed dokonaniem płatności salda:

a)

czy zostały spełnione warunki uruchamiające wypłacenie płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub stawek zryczałtowanych, w tym również, gdy jest to wymagane, warunek uzyskania produktów lub rezultatów;

b)

czy w szacunkowym łącznym budżecie danego działania lub programu prac wskazano płatności ryczałtowe, koszty jednostkowe lub stawki zryczałtowane;

c)

czy warunki, o których mowa w lit. a), zostały spełnione w czasie trwania działania lub programu prac.

Spełnienie tych warunków może dodatkowo podlegać kontrolom ex post.

Kwot płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub finansowania według stawek zryczałtowanych określonych ex ante z zastosowaniem metody zatwierdzonej przez właściwego urzędnika zatwierdzającego lub Komisję zgodnie z art. 184, nie można kwestionować w kontrolach ex post. Pozostaje to bez uszczerbku dla prawa właściwego urzędnika zatwierdzającego do zweryfikowania, czy spełnione zostały warunki uruchamiające wypłatę, o czym mowa w akapicie pierwszym niniejszego ustępu, oraz do obniżenia wysokości dotacji zgodnie z art. 132 ust. 4 w przypadku niespełnienia tych warunków lub w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, nadużycia finansowego lub naruszenia innych obowiązków. W przypadku gdy płatności ryczałtowe, koszty jednostkowe lub stawki zryczałtowane zostały określone na podstawie zwyczajowej praktyki księgowania kosztów przez beneficjenta, zastosowanie ma art. 188 ust. 2.

2.   Częstotliwość i zakres weryfikacji i kontroli mogą zależeć między innymi od charakteru działania lub od beneficjenta, w tym również wcześniejszych przypadków nieprawidłowości lub nadużyć finansowych, które można przypisać temu beneficjentowi.

3.   W odniesieniu do warunków uruchamiających wypłacenie płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub stawek zryczałtowanych, nie istnieje wymóg sprawozdawczości dotyczącej kosztów faktycznie poniesionych przez beneficjenta.

4.   Wypłata dotacji na podstawie płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub finansowania według stawek zryczałtowanych nie może wpływać na prawo dostępu do dokumentacji beneficjentów do celów, o których mowa w art. 129 i 187.

Artykuł 187

Okresowa ocena płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub stawek zryczałtowanych

Metoda określania płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub stawek zryczałtowanych, dane stanowiące podstawę tych obliczeń oraz uzyskane kwoty, a także odpowiedniość tych kwot w odniesieniu do uzyskanych produktów lub rezultatów, podlegają okresowym ocenom oraz, w stosownych przypadkach, korektom zgodnie z art. 184. Częstotliwość i zakres ocen zależą od ewolucji i charakteru kosztów, w szczególności z uwzględnieniem istotnych zmian cen rynkowych oraz innych istotnych okoliczności.

Artykuł 188

Zwyczajowa praktyka księgowania kosztów przez beneficjenta

1.   W przypadku zezwolenia na wykorzystanie zwyczajowej praktyki księgowania kosztów przez beneficjenta właściwy urzędnik zatwierdzający może dokonać oceny zgodności tej praktyki z warunkami określonymi w art. 184 ust. 4. Ocena ta może być przeprowadzona w trybie ex ante lub z zastosowaniem odpowiedniej strategii kontroli ex post.

2.   Jeżeli zgodność zwyczajowej praktyki księgowania kosztów przez beneficjenta z warunkami określonymi w art. 184 ust. 4 ustalono ex ante, kwot płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub finansowania według stawek zryczałtowanych określonych przez zastosowanie tej praktyki nie kwestionuje się w kontrolach ex post. Nie ma to wpływu na prawo właściwego urzędnika zatwierdzającego do obniżenia wysokości dotacji zgodnie z art. 132 ust. 4.

3.   Właściwy urzędnik zatwierdzający może uznać, że zwyczajowa praktyka księgowania kosztów przez beneficjenta jest zgodna z warunkami określonymi w art. 184 ust. 4, jeżeli jest ona akceptowana przez organy krajowe w ramach porównywalnych systemów finansowania.

Artykuł 189

Koszty kwalifikowalne

1.   Dotacje nie mogą przekraczać ogólnego pułapu wyrażonego jako wartość bezwzględna (zwanego dalej „maksymalną kwotą dotacji”) ustanowiona na podstawie:

a)

całkowitej kwoty finansowania niepowiązanego z kosztami – w przypadkach, o których mowa w art. 125 ust. 1 akapit pierwszy lit. a);

b)

jeśli to możliwe, szacunkowych kosztów kwalifikowalnych – w przypadku, o którym mowa w art. 125 ust. 1 akapit pierwszy lit. b);

c)

całkowitej kwoty szacunkowych kosztów kwalifikowalnych wyraźnie określonych z góry w formie płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub stawek zryczałtowanych, o których mowa w art. 125 ust. 1 akapit pierwszy lit. c), d) i e).

Bez uszczerbku dla aktu podstawowego dotacje można dodatkowo wyrażać jako odsetek szacunkowych kosztów kwalifikowalnych, w przypadku gdy dotacja przyjmuje formę określoną w akapicie pierwszym lit. b), lub jako odsetek płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub finansowania według stawek zryczałtowanych, o których mowa w akapicie pierwszym lit. c).

W przypadku gdy dotacja przyjmuje formę określoną w akapicie pierwszym lit. b) niniejszego ustępu oraz w przypadku gdy, ze względu na specyfikę działania, dotacja może być wyrażona jedynie jako wartość bezwzględna, sprawdzenia kosztów kwalifikowalnych dokonuje się zgodnie z art. 158 ust. 4 oraz, w stosownych przypadkach, z art. 158 ust. 6.

2.   Bez uszczerbku dla maksymalnej stopy współfinansowania określonej w akcie podstawowym:

a)

dotacja nie może przekraczać kosztów kwalifikowalnych;

b)

w przypadku gdy dotacja przyjmuje formę określoną w ust. 1 akapit pierwszy lit. b) oraz w przypadku gdy szacunkowe koszty kwalifikowalne obejmują koszty pracy wykonanej przez wolontariuszy, o której mowa w art. 184 ust. 8, dotacja nie może przekraczać szacunkowych kosztów kwalifikowalnych innych niż koszty pracy wykonanej przez wolontariuszy.

3.   Koszty kwalifikowalne faktycznie poniesione przez beneficjenta, o których mowa w art. 125 ust. 1 akapit pierwszy lit. b), muszą spełniać wszystkie poniższe kryteria:

a)

zostały poniesione w czasie trwania danego działania lub programu prac, z wyjątkiem kosztów powiązanych ze sprawozdaniami końcowymi i świadectwami audytu;

b)

są wskazane w szacunkowym łącznym budżecie danego działania lub programu prac;

c)

są niezbędne do realizacji danego działania lub programu prac, na które przyznano dotację;

d)

możliwa jest ich identyfikacja i sprawdzenie; w szczególności są one ujmowane w dokumentacji księgowej beneficjenta i ustalane zgodnie z mającymi zastosowanie standardami rachunkowości kraju, w którym beneficjent ma siedzibę, oraz zgodnie ze zwyczajową praktyką księgowania kosztów przez beneficjenta;

e)

są zgodne z wymogami mających zastosowanie przepisów podatkowych i socjalnych;

f)

są racjonalne, uzasadnione i zgodne z zasadą należytego zarządzania finansami, w szczególności jeżeli chodzi o oszczędność i efektywność.

4.   W zaproszeniach do składania wniosków określa się kategorie kosztów uznawanych za kwalifikujące się do finansowania unijnego.

O ile w akcie podstawowym nie przewidziano inaczej oraz w uzupełnieniu ust. 3 niniejszego artykułu, następujące kategorie kosztów są kwalifikowalne w przypadku gdy właściwy urzędnik zatwierdzający uznał je za takie w zaproszeniu do składania wniosków:

a)

koszty związane z gwarancją dotyczącą płatności zaliczkowych wniesioną przez beneficjenta, w przypadku gdy takiej gwarancji wymaga właściwy urzędnik zatwierdzający zgodnie z art. 156 ust. 1;

b)

koszty związane z poświadczeniami dotyczącymi sprawozdania finansowego i sprawozdaniami z weryfikacji operacyjnej, w przypadku gdy takich poświadczeń lub sprawozdań wymaga właściwy urzędnik zatwierdzający;

c)

VAT, w przypadku gdy nie podlega on odzyskaniu zgodnie z mającymi zastosowanie krajowymi przepisami dotyczącymi VAT i jest płatny przez beneficjenta innego niż osoba niebędąca podatnikiem w rozumieniu art. 13 ust. 1 akapit pierwszy dyrektywy Rady 2006/112/WE (62);

d)

koszty amortyzacji, pod warunkiem że zostały faktycznie poniesione przez beneficjenta;

e)

koszty wynagrodzenia pracowników administracji krajowej w zakresie, w jakim są one powiązane z kosztami działalności, której dany organ publiczny by nie wykonywał, gdyby dany projekt nie był realizowany.

Dla celów akapitu drugiego lit. c):

a)

VAT uznaje się za niepodlegający odzyskaniu, jeżeli zgodnie z przepisami krajowymi można go przypisać do któregokolwiek z następujących działań:

(i)

działań zwolnionych bez prawa do odliczenia;

(ii)

działań niepodlegających VAT;

(iii)

działań, o których mowa w pkt (i) lub (ii), w odniesieniu do których VAT nie podlega odliczeniu, lecz jest zwracany poprzez specjalne systemy zwrotu lub fundusze kompensacyjne niewymienione w dyrektywie 2006/112/WE, nawet jeżeli taki system lub fundusz są ustanowione krajowymi przepisami dotyczącymi VAT;

b)

VAT dotyczący działań wymienionych w art. 13 ust. 2 dyrektywy 2006/112/WE uznaje się za zapłacony przez beneficjenta innego niż osoba niebędąca podatnikiem w rozumieniu art. 13 ust. 1 akapit pierwszy tej dyrektywy, bez względu na to, czy te działania są uważane przez dane państwo członkowskie za działania, które podejmują podmioty prawa publicznego działające w charakterze organów władzy publicznej;

Artykuł 190

Podmioty powiązane i pojedynczy beneficjent

1.   Do celów niniejszego tytułu następujące podmioty uznaje się za podmioty powiązane z beneficjentem:

a)

podmioty tworzące razem pojedynczego beneficjenta zgodnie z ust. 2;

b)

podmioty, które spełniają kryteria kwalifikowalności i nie znajdują się w jednej z sytuacji, o których mowa w art. 138 ust. 1 i art. 143 ust. 1, oraz które mają związki z beneficjentem, w szczególności związki prawne lub kapitałowe, które nie są ograniczone do danego działania ani nie zostały ustanowione wyłącznie w celu jego realizacji.

Tytuł V rozdział 2 sekcja 2 stosuje się również do podmiotów powiązanych.

2.   W przypadku gdy wiele podmiotów spełnia kryteria udzielenia dotacji, a razem tworzą one jeden podmiot, podmiot ten można traktować jak pojedynczego beneficjenta, w tym również w przypadku gdy podmiot ten został utworzony specjalnie w celu realizacji działania finansowanego w drodze dotacji.

3.   O ile nie przewidziano inaczej w zaproszeniu do składania wniosków, podmioty powiązane z beneficjentem mogą uczestniczyć w realizacji działania, z zastrzeżeniem spełnienia obu następujących warunków:

a)

dane podmioty są wskazane w umowie o udzielenie dotacji;

b)

dane podmioty przestrzegają zasad mających zastosowanie do beneficjenta zgodnie z umową o udzielenie dotacji w odniesieniu do:

(i)

kwalifikowalności kosztów lub warunków uruchamiających wypłatę;

(ii)

praw do prowadzenia kontroli i audytu przysługujących Komisji, OLAF i Trybunałowi Obrachunkowemu.

Koszty poniesione przez takie podmioty mogą zostać uznane za faktycznie poniesione koszty kwalifikowalne lub mogą zostać pokryte w drodze płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych i finansowania według stawek zryczałtowanych.

ROZDZIAŁ 2

Zasady

Artykuł 191

Ogólne zasady mające zastosowanie do dotacji

Dotacje podlegają zasadom:

a)

równego traktowania;

b)

przejrzystości;

c)

współfinansowania;

d)

niełączenia dotacji oraz zakazu podwójnego finansowania;

e)

niedziałania wstecz;

f)

niedochodowości.

Artykuł 192

Przejrzystość

1.   Dotacji udziela się w następstwie publikacji zaproszenia do składania wniosków, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 198.

2.   Informacje o wszystkich dotacjach udzielonych w ciągu roku budżetowego publikuje się zgodnie z art. 38 ust. 1–4.

3.   W następstwie publikacji, o której mowa w ust. 1 i 2, na wniosek Parlamentu Europejskiego i Rady Komisja przedkłada tym instytucjom sprawozdanie zawierające informacje dotyczące:

a)

liczby wnioskodawców w poprzednim roku budżetowym;

b)

liczby oraz odsetka wybranych wniosków w ramach każdego zaproszenia do składania wniosków;

c)

średniego czasu trwania procedury od dnia zamknięcia przyjmowania wniosków do dnia udzielenia dotacji;

d)

liczby i kwoty dotacji, w przypadku których publikacja ex post nie miała miejsca w poprzednim roku budżetowym zgodnie z art. 38 ust. 4;

e)

wszelkich dotacji udzielonych instytucjom finansowym, w tym również EBI lub EFI, zgodnie z art. 198 akapit pierwszy lit. g).

Artykuł 193

Współfinansowanie

1.   Dotacje wiążą się ze współfinansowaniem. W związku z tym zasoby niezbędne do realizacji działania lub programu prac nie mogą pochodzić w całości z dotacji.

Współfinansowanie może być zapewnione w postaci zasobów własnych beneficjenta, dochodów wygenerowanych przez dane działanie lub program prac, lub wkładów finansowych lub wkładów rzeczowych od osób trzecich.

2.   Wkłady rzeczowe od osób trzecich w postaci pracy wykonywanej przez wolontariuszy, wycenianej zgodnie z art. 184 ust. 8, wyszczególnia się w szacunkowym budżecie jako koszty kwalifikowalne. Przedstawia się je odrębnie od pozostałych kosztów kwalifikowalnych. Praca wykonywana przez wolontariuszy może stanowić do 50 % całkowitej wartości współfinansowania. Do celów obliczenia tego odsetka wkłady rzeczowe oraz inne formy współfinansowania ustalane są na podstawie danych szacunkowych podanych przez wnioskodawcę.

Pozostałe wkłady rzeczowe od osób trzecich przedstawia się odrębnie od wkładów w koszty kwalifikowalne w szacunkowym budżecie. W szacunkowym budżecie wskazuje się ich przybliżoną wartość, która nie może podlegać późniejszym zmianom.

3.   Na zasadzie odstępstwa od ust. 1 działanie zewnętrzne może być w pełni sfinansowane z dotacji, w przypadku gdy ma to zasadnicze znaczenie dla przeprowadzenia tego działania. W takim przypadku w decyzji o udzieleniu dotacji podaje się uzasadnienie.

4.   Niniejszy artykuł nie ma zastosowania do obniżonych stóp oprocentowania oraz dotacji na opłaty gwarancyjne.

Artykuł 194

Zasada niełączenia dotacji oraz zakaz podwójnego finansowania

1.   Każde działanie może być podstawą przyznania tylko jednej dotacji z budżetu jednemu beneficjentowi, chyba że odpowiednie akty podstawowe stanowią inaczej.

W ciągu roku budżetowego danemu beneficjentowi można przyznać z budżetu tylko jedną dotację na działalność.

Działanie może być finansowane wspólnie z oddzielnych linii budżetowych przez różnych właściwych urzędników zatwierdzających.

2.   Wnioskodawca natychmiast informuje urzędników zatwierdzających o wszelkich wielokrotnych wnioskach i wielokrotnych dotacjach odnoszących się do tego samego działania lub do tego samego programu prac.

3.   W żadnych okolicznościach te same koszty nie mogą być dwukrotnie finansowane z budżetu.

4.   W odniesieniu do następujących rodzajów wsparcia ust. 1 i 2 nie mają zastosowania, a w stosownych przypadkach Komisja może zadecydować o niesprawdzaniu, czy miało miejsce dwukrotne finansowanie tych samych kosztów:

a)

wsparcia w celach naukowych, badawczych, szkoleniowych lub edukacyjnych wypłacanego osobom fizycznym;

b)

wsparcia bezpośredniego wypłacanego osobom fizycznym najbardziej potrzebującym, takim jak bezrobotni i uchodźcy.

Artykuł 195

Zasada niedochodowości

1.   Celem ani skutkiem dotacji nie może być osiągnięcie zysku w ramach działania lub programu prac beneficjenta (zasada niedochodowości).

2.   Do celów ust. 1 zysk definiuje się jako nadwyżkę – obliczoną w momencie dokonywania płatności salda – wpływów w stosunku do kosztów kwalifikowalnych działania lub programu prac, przy czym wpływy ograniczone są do dotacji Unii i przychodów wygenerowanych w wyniku tego działania lub programu prac.

W przypadku dotacji na działalność, kwot przeznaczonych na tworzenie rezerw nie uwzględnia się przy sprawdzaniu zgodności z zasadą niedochodowości.

3.   Ust. 1 nie ma zastosowania do:

a)

działań mających na celu poprawę zdolności finansowej beneficjenta lub działań generujących dochód w celu zapewnienia ich ciągłości po upływie okresu finansowania unijnego przewidzianego w umowie o udzielenie dotacji;

b)

wsparcia w celach naukowych, badawczych, szkoleniowych lub edukacyjnych wypłacanego osobom fizycznym lub innego wsparcia bezpośredniego wypłacanego osobom fizycznym najbardziej potrzebującym, takim jak bezrobotni i uchodźcy;

c)

działań realizowanych przez organizacje o charakterze niekomercyjnym;

d)

dotacji w formie, o której mowa w art. 125 ust. 1 akapit pierwszy lit. a);

e)

dotacji o niskiej wartości.

4.   W przypadku wypracowania zysku Komisja jest uprawniona do odzyskania odsetka zysku odpowiadającego wkładowi Unii w koszty kwalifikowalne poniesione przez beneficjenta w celu realizacji działania lub programu prac.

Artykuł 196

Zasada niedziałania wstecz

1.   Dotacji nie udziela się z mocą wsteczną, chyba że niniejszy artykuł stanowi inaczej.

2.   Dotacji można udzielić na działanie, które już się rozpoczęło, pod warunkiem że wnioskodawca może wykazać potrzebę rozpoczęcia działania przed podpisaniem umowy o udzielenie dotacji.

W takich przypadkach koszty poniesione przed dniem przedłożenia wniosku o udzielenie dotacji nie są kwalifikowalne, z wyjątkiem:

a)

należycie uzasadnionych sytuacji wyjątkowych przewidzianych w akcie podstawowym; lub

b)

nagłych przypadków zapotrzebowania na środki, o których mowa w art. 198 akapit pierwszy lit. a) lub b) i w których to przypadkach wczesna interwencja Unii może mieć zasadnicze znaczenie.

W przypadkach, o których mowa w akapicie drugim lit. b), koszty poniesione przez beneficjenta przed datą złożenia wniosku kwalifikują się do finansowania unijnego przy spełnieniu następujących warunków:

a)

przyczyny takiego odstępstwa zostały należycie uzasadnione przez właściwego urzędnika zatwierdzającego;

b)

w umowie o udzielenie dotacji wyraźnie określono, że termin rozpoczynający okres kwalifikowalności przypada przed terminem złożenia wniosków.

Delegowany urzędnik zatwierdzający składa sprawozdanie z każdego z przypadków, o których mowa w niniejszym ustępie, w ramach działu „Odstępstwa od zasady niedziałania wstecz zgodnie z art. 196 rozporządzenia finansowego” w rocznym sprawozdaniu z działalności, o którym mowa w art. 74 ust. 9.

3.   Nie udziela się z mocą wsteczną dotacji na działania już zakończone.

4.   W przypadku dotacji na działalność umowa o udzielenie dotacji podpisuje się w ciągu czterech miesięcy od rozpoczęcia roku budżetowego beneficjenta. Koszty poniesione przed złożeniem wniosku o udzielenie dotacji lub przed rozpoczęciem roku budżetowego beneficjenta nie kwalifikują się do finansowania. Pierwszą ratę wypłaca się beneficjentowi w ciągu 30 dni kalendarzowych od podpisania umowy o udzielenie dotacji.

ROZDZIAŁ 3

Procedura udzielania dotacji i umowa o udzielenie dotacji

Artykuł 197

Treść i publikacja zaproszeń do składania wniosków

1.   W zaproszeniach do składania wniosków określa się:

a)

zamierzone cele;

b)

kryteria kwalifikowalności, wykluczenia, kwalifikacji i wyboru oraz odpowiednie dokumenty potwierdzające;

c)

warunki dotyczące finansowania unijnego określające wszystkie rodzaje wkładów Unii, w szczególności formy dotacji;

d)

tryb i ostateczny termin składania wniosków;

e)

planowaną datę przekazania wszystkim wnioskodawcom informacji o wynikach oceny ich wniosków oraz orientacyjną datę podpisania umów o udzielenie dotacji.

2.   Daty, o których mowa w ust. 1 lit. e), ustala się w oparciu o następujące okresy:

a)

w przypadku informowania wszystkich wnioskodawców o wynikach oceny ich wniosków – maksimum sześć miesięcy od ostatecznego terminu składania kompletnych wniosków;

b)

w przypadku podpisywania umów o udzielenie dotacji z wnioskodawcami – maksimum trzy miesiące od daty poinformowania wnioskodawców, że zostali wybrani.

Okresy te mogą być dostosowane w celu uwzględnienia czasu potrzebnego na dopełnienie procedur szczególnych, jakich może wymagać akt podstawowy zgodnie z rozporządzeniem (UE) nr 182/2011, a w wyjątkowych, należycie uzasadnionych przypadkach mogą być przekroczone, zwłaszcza w przypadku działań złożonych, jeżeli wpłynęła duża liczba wniosków lub wystąpiły opóźnienia, które można przypisać wnioskodawcom.

Delegowany urzędnik zatwierdzający podaje w swoim rocznym sprawozdaniu z działalności długość średniego okresu, jaki upływa do momentu poinformowania wnioskodawców i podpisania umów o udzielenie dotacji. W razie przekroczenia okresów, o których mowa w akapicie pierwszym, delegowany urzędnik zatwierdzający podaje powody, a w przypadku gdy sytuacja ta nie jest należycie uzasadniona zgodnie z akapitem drugim, proponuje działania zaradcze.

3.   Zaproszenia do składania wniosków publikuje się na stronie internetowej instytucji Unii oraz za pośrednictwem innych odpowiednich środków, w tym również w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, gdy jest to niezbędne w celu zapewnienia dodatkowego upublicznienia wśród potencjalnych beneficjentów. Zaproszenia do składania wniosków mogą być publikowane z zastrzeżeniem przyjęcia decyzji w sprawie finansowania, o której mowa w art. 110, w tym również w roku poprzedzającym rok wykonania budżetu. Wszelkie zmiany w treści zaproszeń do składania wniosków publikuje się na tych samych warunkach.

Artykuł 198

Wyjątki od zaproszeń do składania wniosków

Dotacje mogą być udzielane bez zaproszenia do składania wniosków wyłącznie w następujących przypadkach:

a)

do celów pomocy humanitarnej, operacji wsparcia w sytuacjach nadzwyczajnych, działań z zakresu ochrony ludności lub pomocy przeznaczonej na zarządzanie kryzysowe;

b)

w innych wyjątkowych i należycie uzasadnionych nagłych przypadkach;

c)

organom, które mają monopol faktyczny lub prawny, lub organom wyznaczonym przez państwa członkowskie, na ich odpowiedzialność, w przypadku gdy te państwa członkowskie znajdują się w sytuacji monopolu faktycznego lub prawnego;

d)

organom wskazanym jako beneficjenci w akcie podstawowym w rozumieniu art. 58 lub organom wyznaczonym przez państwa członkowskie, na ich odpowiedzialność, w przypadku gdy te państwa członkowskie są wskazane w akcie podstawowym jako beneficjenci;

e)

w przypadku badań i rozwoju technologicznego – podmiotom określonym w programie prac, o którym mowa w art. 110, w przypadku gdy akt podstawowy wyraźnie przewiduje taką możliwość oraz pod warunkiem że projekt nie wchodzi w zakres zaproszenia do składania wniosków;

f)

na działania o cechach szczególnych, wymagające określonego rodzaju podmiotu ze względu na jego kompetencje techniczne, wysoki stopień specjalizacji lub uprawnienia administracyjne, pod warunkiem że dane działania nie wchodzą w zakres zaproszenia do składania wniosków;

g)

EBI lub EFI na działania z zakresu pomocy technicznej. W takich przypadkach art. 199 ust. 1 lit. a–d) nie ma zastosowania.

W przypadku gdy określonym rodzajem podmiotu, o którym mowa w akapicie pierwszym lit. f), jest państwo członkowskie, dotacja może zostać udzielona także bez zaproszenia do składania wniosków podmiotowi wyznaczonemu przez państwo członkowskie, na jego odpowiedzialność, w celu realizacji danego działania.

Przypadki, o których mowa w akapicie pierwszym lit. c) i f), należycie uzasadnia się w decyzji o udzieleniu dotacji.

Artykuł 199

Treść wniosków o udzielenie dotacji

1.   Wniosek o udzielenie dotacji zawiera:

a)

informacje dotyczące statusu prawnego wnioskodawcy, w tym informację, czy jest on organizacją pozarządową;

b)

oświadczenie wnioskodawcy zgodnie z art. 139 ust. 1 oraz dotyczące spełnienia kryteriów kwalifikowalności i kryteriów kwalifikacji; oświadczenie takie nie jest wymagane w przypadku wniosku o dotację o bardzo niskiej wartości;

c)

informacje niezbędne do wykazania finansowej i operacyjnej zdolności wnioskodawcy do realizacji proponowanego działania lub programu prac oraz, jeżeli taką decyzję podjął na podstawie oceny ryzyka właściwy urzędnik zatwierdzający, dokumenty potwierdzające te informacje, takie jak rachunek zysków i strat, a także bilans za maksymalnie trzy ostatnie lata budżetowe, za które zamknięto rozliczenia.

Takich informacji i dokumentów potwierdzających nie wymaga się od wnioskodawców, których nie dotyczy sprawdzenie zdolności finansowej lub operacyjnej zgodnie z art. 201 ust. 5 lub 6. Dokumentów potwierdzających nie wymaga się ponadto w przypadku dotacji o niskiej wartości;

d)

w przypadku gdy wniosek dotyczy dotacji na działanie, której kwota przekracza 750 000 EUR, lub dotacji na działalność przekraczającej 100 000 EUR – sprawozdanie z audytu sporządzone przez zatwierdzonego audytora zewnętrznego, jeśli jest dostępne i każdorazowo w przypadkach, w których badanie ustawowe wymagane jest na mocy prawa Unii lub prawa krajowego, w którym poświadcza się sprawozdanie finansowe za maksymalnie trzy ostatnie dostępne lata budżetowe. We wszystkich pozostałych przypadkach wnioskodawca przedkłada oświadczenie własne podpisane przez upoważnionego przedstawiciela, w którym poświadcza się prawidłowość sprawozdania finansowego za maksymalnie trzy ostatnie dostępne lata budżetowe.

Akapit pierwszy niniejszej litery ma zastosowanie wyłącznie do pierwszego wniosku złożonego przez beneficjenta do właściwego urzędnika zatwierdzającego w którymkolwiek roku budżetowym.

W przypadku umów między Komisją a wieloma beneficjentami progi określone w akapicie pierwszym niniejszej litery mają zastosowanie do każdego beneficjenta.

W przypadku partnerstw, o których mowa w art. 131 ust. 4, przed podpisaniem ramowej umowy o partnerstwie finansowym musi zostać sporządzone sprawozdanie z audytu, o którym mowa w akapicie pierwszym niniejszej litery, obejmujące ostatnie dwa dostępne lata budżetowe.

Właściwy urzędnik zatwierdzający może, stosownie do oceny ryzyka, odstąpić od obowiązku, o którym mowa w akapicie pierwszym niniejszej litery, w odniesieniu do instytucji zajmujących się kształceniem i szkoleniem oraz, w przypadku umów z wieloma beneficjentami, w odniesieniu do tych beneficjentów, którzy przyjęli na siebie odpowiedzialność solidarną lub którzy nie ponoszą jakiejkolwiek odpowiedzialności finansowej.

Akapit pierwszy niniejszej litery nie ma zastosowania do osób i podmiotów kwalifikujących się w ramach zarządzania pośredniego w zakresie, w jakim spełniają one warunki określone w art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. b) i art. 157;

e)

opis działania lub programu prac oraz szacunkowy budżet, który:

(i)

zawiera dochody i wydatki, które znajdują się w równowadze; oraz

(ii)

wskazuje szacunkowe koszty kwalifikowalne danego działania lub programu prac.

Pkt (i) oraz (ii) nie mają zastosowania do działań z udziałem wielu darczyńców.

Na zasadzie odstępstwa od pkt (i), w należycie uzasadnionych przypadkach, szacunkowy budżet może obejmować rezerwy na nieprzewidziane zdarzenia lub ewentualne zmiany kursowe;

f)

wskazanie źródeł i kwot finansowania unijnego, które otrzymano lub o udzielenie którego złożono wniosek w odniesieniu do tego samego działania lub jego części lub na funkcjonowanie wnioskodawcy w tym samym roku budżetowym, a także wszelkiego innego finansowania, które otrzymano lub o udzielenie którego złożono wniosek w odniesieniu do tego samego działania.

2.   Wniosek może zostać podzielony na szereg części, które mogą być przedkładane na różnych etapach zgodnie z art. 203 ust. 2.

Artykuł 200

Kryteria kwalifikowalności

1.   Kryteria kwalifikowalności określają warunki udziału w zaproszeniu do składania wniosków.

2.   Każdy z następujących wnioskodawców kwalifikuje się do udziału w zaproszeniu do składania wniosków:

a)

osoby prawne;

b)

osoby fizyczne, w zakresie, w jakim wymaga tego rodzaj lub charakter działania lub cel realizowany przez wnioskodawcę;

c)

podmioty nieposiadające osobowości prawnej na podstawie mającego zastosowanie prawa krajowego, pod warunkiem że ich przedstawiciele są uprawnieni do zaciągania w imieniu danego podmiotu zobowiązań prawnych oraz pod warunkiem że dane podmioty dają gwarancje ochrony interesów finansowych Unii równorzędne z gwarancjami, jakie dają osoby prawne. Wnioskodawca taki musi w szczególności posiadać zdolność finansową i operacyjną równoważną zdolności osoby prawnej. Przedstawiciele wnioskodawcy wykazują, że warunki te zostały spełnione.

3.   W zaproszeniu do składania wniosków mogą zostać określone dodatkowe kryteria kwalifikowalności, ustalane przy należytym uwzględnieniu celów działania oraz zgodne z zasadami przejrzystości i niedyskryminacji.

4.   Do celów art. 183 ust. 5 oraz niniejszego artykułu JRC uznawane jest za osobę prawną z siedzibą w państwie członkowskim.

Artykuł 201

Kryteria kwalifikacji

1.   Kryteria kwalifikacji muszą umożliwiać ocenę zdolności wnioskodawcy do zrealizowania proponowanego działania lub programu prac.

2.   Wnioskodawca musi posiadać stabilne i wystarczające źródła finansowania, aby utrzymać swoją działalność przez cały okres, na który dotacja została udzielona, oraz aby uczestniczyć w finansowaniu (zdolność finansowa).

3.   Wnioskodawca musi posiadać kompetencje i kwalifikacje zawodowe wymagane do zrealizowania proponowanego działania lub programu prac, chyba że akt podstawowy wyraźnie stanowi inaczej (zdolność operacyjna).

4.   Zdolność finansową i operacyjną sprawdza się w szczególności na podstawie analizy wszelkich informacji lub dokumentów potwierdzających, o których mowa w art. 199.

Jeśli w zaproszeniu do składania wniosków nie zawarto wymogu przedłożenia dokumentów potwierdzających, i jeżeli właściwy urzędnik zatwierdzający ma uzasadnione podstawy, aby kwestionować zdolność finansową lub operacyjną wnioskodawcy, zwraca się on do wnioskodawcy o dostarczenie wszelkich odpowiednich dokumentów.

W przypadku partnerstw sprawdzenia tego dokonuje się zgodnie z art. 131 ust. 6.

5.   Sprawdzania zdolności finansowej nie stosuje się wobec:

a)

osób fizycznych otrzymujących wsparcie na rzecz kształcenia;

b)

osób fizycznych najbardziej potrzebujących, takich jak bezrobotni i uchodźcy, oraz osób fizycznych otrzymujących wsparcie bezpośrednie;

c)

podmiotów prawa publicznego, w tym również organizacji w państwach członkowskich;

d)

organizacji międzynarodowych;

e)

osób lub podmiotów wnioskujących o obniżone stopy oprocentowania i dotacje na opłaty gwarancyjne, w przypadku gdy celem tych obniżonych stóp i dotacji jest poprawa zdolności finansowej beneficjenta lub wygenerowanie dochodów;

f)

osób lub podmiotów ubiegających się o dotacje o bardzo niskiej wartości.

W przypadku gdy wniosek składa wielu wnioskodawców, właściwy urzędnik zatwierdzający może, po przeprowadzeniu oceny ryzyka, podjąć decyzję o sprawdzeniu zdolności finansowej tylko głównego wnioskodawcy.

6.   Właściwy urzędnik zatwierdzający może, stosownie do oceny ryzyka, odstąpić od obowiązku sprawdzenia zdolności operacyjnej organów publicznych, organizacji w państwach członkowskich lub organizacji międzynarodowych.

Artykuł 202

Kryteria wyboru

Kryteria wyboru muszą umożliwiać:

a)

ocenę jakości przedłożonych wniosków w świetle wyznaczonych celów i priorytetów oraz spodziewanych rezultatów;

b)

udzielenie dotacji na działania lub programy prac, które maksymalizują ogólną skuteczność finansowania unijnego;

c)

ocenę wniosków o udzielenie dotacji.

Artykuł 203

Procedura oceny

1.   W celu wyłonienia wniosków, które mogą uzyskać finansowanie, wnioski te ocenia się na podstawie wcześniej ogłoszonych kryteriów kwalifikacji i wyboru.

2.   W stosownych przypadkach właściwy urzędnik zatwierdzający dokonuje podziału tej procedury na szereg etapów. Zasady regulujące procedurę ogłaszane są w zaproszeniu do składania wniosków.

Wnioskodawcy, których wnioski zostały odrzucone na którymkolwiek etapie procedury, zostają o tym poinformowani zgodnie z ust. 7.

W ramach jednej procedury nie wymaga się więcej niż jeden raz tych samych dokumentów i informacji.

3.   Komisja oceniająca, o której mowa w art. 153, lub, w stosownych przypadkach, właściwy urzędnik zatwierdzający mogą zwrócić się do wnioskodawcy o dostarczenie dodatkowych informacji lub o wyjaśnienia do dokumentów potwierdzających złożonych zgodnie z art. 154. Urzędnik zatwierdzający prowadzi odpowiedni rejestr wszelkich kontaktów z wnioskodawcami w trakcie procedury.

4.   W momencie ukończenia pracy członkowie komisji oceniającej podpisują wykaz wszystkich przeanalizowanych wniosków, zawierający ocenę ich jakości oraz wskazujący te, które mogą otrzymać finansowanie.

W razie konieczności wykaz ten zawiera klasyfikację przeanalizowanych wniosków, zalecenia dotyczące maksymalnej kwoty dotacji oraz ewentualne inne niż istotne dostosowania we wniosku o dotację.

Wykaz przechowuje się do wglądu.

5.   Właściwy urzędnik zatwierdzający może wezwać wnioskodawcę do dostosowania wniosku zgodnie z zaleceniami komisji oceniającej. Właściwy urzędnik zatwierdzający prowadzi odpowiedni rejestr kontaktów z wnioskodawcami w trakcie procedury.

6.   Właściwy urzędnik zatwierdzający podejmuje na podstawie oceny decyzję, podając co najmniej:

a)

przedmiot decyzji oraz całkowitą kwotę przewidzianą w decyzji;

b)

imiona i nazwiska lub nazwy wybranych wnioskodawców, tytuł działań, przyjęte kwoty i uzasadnienie wyboru, w tym również w przypadku gdy wybór ten jest niezgodny z opinią komisji oceniającej;

c)

imiona i nazwiska lub nazwy odrzuconych wnioskodawców oraz przyczyny odrzucenia.

7.   Właściwy urzędnik zatwierdzający informuje wnioskodawców na piśmie o decyzji w sprawie ich wniosków. W przypadku nieudzielenia dotacji dana instytucja Unii podaje powody odrzucenia wniosku. Odrzuceni wnioskodawcy są informowani o wyniku oceny ich wniosków w najkrótszym możliwym terminie, a w każdym razie nie później niż w terminie 15 dni kalendarzowych po przesłaniu informacji wybranym wnioskodawcom.

8.   W przypadku dotacji udzielonych na podstawie art. 198 właściwy urzędnik zatwierdzający może:

a)

zadecydować o niestosowaniu ust. 2 i 4 niniejszego artykułu oraz art. 153;

b)

połączyć treść sprawozdania z oceny i decyzji o udzieleniu dotacji w jeden dokument oraz podpisać go.

Artykuł 204

Umowa o udzielenie dotacji

1.   Dotacji udziela się na podstawie pisemnej umowy.

2.   W umowie o udzielenie dotacji wskazuje się co najmniej:

a)

przedmiot;

b)

beneficjenta;

c)

czas trwania, a mianowicie:

(i)

datę wejścia w życie umowy;

(ii)

datę rozpoczęcia i czas trwania danego działania lub rok budżetowy objęty finansowaniem;

d)

opis działania lub, w przypadku dotacji na działalność, opis programu prac wraz z opisem spodziewanych rezultatów;

e)

maksymalną kwotę finansowania unijnego wyrażoną w euro, szacunkowy budżet działania lub programu prac oraz formę dotacji;

f)

zasady dotyczące sprawozdawczości i płatności oraz zasady dotyczące zamówień, o których mowa w art. 208;

g)

przyjęcie przez beneficjenta zobowiązań, o których mowa w art. 129;

h)

przepisy dotyczące eksponowania informacji o wsparciu finansowym Unii, z wyjątkiem należycie uzasadnionych przypadków, gdy publiczna prezentacja informacji nie jest możliwa lub odpowiednia;

i)

mające zastosowanie prawo, którym jest prawo Unii, w razie konieczności uzupełnione przepisami krajowymi wskazanymi w umowie o udzielenie dotacji. Odstępstwa są możliwe w umowach o udzielenie dotacji zawieranych z organizacjami międzynarodowymi;

j)

sąd lub trybunał arbitrażowy właściwy do rozstrzygania sporów.

3.   Zobowiązania pieniężne podmiotów lub osób innych niż państwa, wynikające z wykonywania umowy o udzielenie dotacji podlegają egzekucji zgodnie z art. 100 ust. 2.

4.   Zmiany w umowach o udzielenie dotacji nie mogą mieć na celu dokonywania w umowach modyfikacji, które podważałyby decyzję o udzieleniu dotacji lub które byłyby sprzeczne z zasadą równego traktowania wnioskodawców, ani nie mogą skutkować wprowadzaniem takich modyfikacji.

ROZDZIAŁ 4

Realizacja dotacji

Artykuł 205

Kwota dotacji oraz rozszerzenie ustaleń z audytu

1.   Kwota dotacji nie jest ostateczna do momentu zatwierdzenia przez właściwego urzędnika zatwierdzającego końcowych sprawozdań oraz, w stosownych przypadkach, sprawozdań finansowych, bez uszczerbku dla późniejszych audytów, kontroli i dochodzeń przeprowadzanych przez daną instytucję Unii, OLAF lub Trybunał Obrachunkowy. Artykuł 132 ust. 4 ma zastosowanie także po tym, gdy kwota dotacji stanie się ostateczna.

2.   W przypadku gdy kontrole lub audyty wykażą systemowe lub powtarzające się nieprawidłowości, nadużycia finansowe lub naruszenia obowiązków, które można przypisać beneficjentowi i które mają istotny wpływ na inne dotacje udzielane temu beneficjentowi na podobnych warunkach, właściwy urzędnik zatwierdzający może zawiesić wykonywanie umowy o udzielenie dotacji lub płatności w ramach wszystkich odnośnych dotacji lub, w stosownych przypadkach, rozwiązać odnośne umowy o udzielenie dotacji zawarte z tym beneficjentem, mając na uwadze wagę ustaleń.

Właściwy urzędnik zatwierdzający może ponadto obniżyć dotacje, odrzucić niekwalifikowalne koszty i odzyskać kwoty wypłacone nienależnie w odniesieniu do wszystkich dotacji, których dotyczą systemowe lub powtarzające się nieprawidłowości, nadużycia finansowe lub naruszenia obowiązków, o których mowa w akapicie pierwszym, i które mogą podlegać audytom, weryfikacjom i dochodzeniom zgodnie z odnośnymi umowami o udzielenie dotacji.

3.   Właściwy urzędnik zatwierdzający określa wysokość kwot, o które dotacja ma być obniżona, lub kwot do odzyskania, jeżeli jest to możliwe i wykonalne, na podstawie kosztów nienależnie zadeklarowanych jako kwalifikowalne w odniesieniu do każdej odnośnej dotacji, po zatwierdzeniu poprawionych sprawozdań i sprawozdań finansowych przedłożonych przez beneficjenta.

4.   W przypadku gdy dokładne określenie kwot kosztów niekwalifikowalnych nie jest możliwe lub wykonalne w odniesieniu do każdej odnośnej dotacji, obniżane lub odzyskiwane kwoty można określić, ekstrapolując stawkę obniżenia lub odzyskania zastosowaną do dotacji, w przypadku których wykazano systemowe lub powtarzające się nieprawidłowości, nadużycia finansowe lub naruszenia obowiązków, lub – w przypadku gdy koszty niekwalifikowalne nie mogą posłużyć za podstawę do określenia obniżanych lub odzyskiwanych kwot – stosując stawkę zryczałtowaną, z uwzględnieniem zasady proporcjonalności. Beneficjentowi umożliwia się zaproponowanie należycie uzasadnionej alternatywnej metody lub stawki przed przystąpieniem do obniżenia dotacji lub odzyskania środków.

Artykuł 206

Dokumenty potwierdzające dołączane do wniosków o płatność

1.   Właściwy urzędnik zatwierdzający określa dokumenty potwierdzające, które należy dołączyć do wniosku o płatność.

2.   W przypadku każdej dotacji płatności zaliczkowe mogą zostać podzielone na szereg rat zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami. Do wniosku o kolejną ratę w ramach płatności zaliczkowych dołącza się oświadczenie beneficjenta o wykorzystaniu wcześniejszych płatności zaliczkowych. Warunkiem wypłaty pełnej kwoty raty jest wykorzystanie przynajmniej 70 % całkowitej kwoty wszelkich wcześniejszych płatności zaliczkowych. W przeciwnym razie ratę zmniejsza się o kwoty pozostające jeszcze do wykorzystania, do chwili osiągnięcia tego progu.

3.   Bez uszczerbku dla obowiązku dostarczenia dokumentów potwierdzających beneficjent składa oświadczenie, że informacje zawarte we wnioskach o płatność są pełne, wiarygodne i prawdziwe. Beneficjent poświadcza również, że poniesione koszty są kwalifikowalne zgodnie z umową o udzielenie dotacji oraz że wnioski o płatność są poparte odpowiednimi dokumentami potwierdzającymi, które mogą zostać zweryfikowane.

4.   Na poparcie płatności okresowych lub płatności salda w jakiejkolwiek kwocie właściwy urzędnik zatwierdzający może zażądać poświadczenia sprawozdania finansowego dotyczącego danego działania lub programu prac oraz ksiąg rachunkowych stanowiących jego podstawę. Poświadczenia takiego żąda się na podstawie oceny ryzyka uwzględniającej, w szczególności, kwotę dotacji, kwotę płatności, rodzaj beneficjenta oraz charakter wspieranej działalności.

Poświadczenie sporządza zatwierdzony audytor zewnętrzny lub, w przypadku organów publicznych, właściwy i niezależny urzędnik publiczny.

Poświadczenie potwierdza, zgodnie z metodologią zatwierdzoną przez właściwego urzędnika zatwierdzającego oraz na podstawie uzgodnionych procedur zgodnych z międzynarodowymi standardami, że koszty zadeklarowane przez beneficjenta w sprawozdaniach finansowych, na których oparty jest wniosek o płatność, są rzeczywiste, prawidłowo ujęte oraz kwalifikowalne zgodnie z umową o udzielenie dotacji. W szczególnych i należycie uzasadnionych przypadkach właściwy urzędnik zatwierdzający może zwrócić się o poświadczenie w postaci opinii lub w innej formie zgodnej z międzynarodowymi standardami.

5.   Na poparcie wszelkich płatności właściwy urzędnik zatwierdzający może zażądać, na podstawie oceny ryzyka, sprawozdania z weryfikacji operacyjnej, sporządzonego przez niezależną osobę trzecią zatwierdzoną przez właściwego urzędnika zatwierdzającego. W sprawozdaniu z weryfikacji operacyjnej stwierdza się, że weryfikacja operacyjna została przeprowadzona zgodnie z metodologią zatwierdzoną przez właściwego urzędnika zatwierdzającego, oraz określa się, czy dane działanie lub program prac zostały faktycznie zrealizowane zgodnie z warunkami określonymi w umowie o udzielenie dotacji.

Artykuł 207

Wsparcie finansowe dla osób trzecich

W przypadku gdy realizacja działania lub programu prac wymaga zapewnienia wsparcia finansowego dla osób trzecich, beneficjent może zapewnić takie wsparcie finansowe, jeżeli warunki jego zapewnienia są określone w umowie o udzielenie dotacji między beneficjentem a Komisją i nie pozostawiają beneficjentowi miejsca na swobodę decyzyjną.

Uznaje się, że umowa o udzielenie dotacji nie pozostawia miejsca na swobodę decyzyjną, jeżeli przewiduje ona:

a)

maksymalną kwotę wsparcia finansowego, jaką można wypłacić osobie trzeciej, nieprzekraczającą 60 000 EUR, chyba że osiągnięcie celów działania byłoby w przeciwnym razie niemożliwe lub nadmiernie trudne, oraz kryteria określenia dokładnej kwoty;

b)

poszczególne rodzaje działalności, na które można przyznać takie wsparcie finansowe, na podstawie wyczerpującego wykazu;

c)

definicję osób lub kategorii osób, które mogą otrzymać tego rodzaju wsparcie finansowe, oraz kryteria jego przyznania.

Próg, o którym mowa w akapicie drugim lit. a), można przekroczyć w przypadku pomocy humanitarnej, operacji wsparcia w sytuacjach nadzwyczajnych, operacji ochrony ludności, pomocy w zakresie zarządzania kryzysowego lub w przypadku, gdy osiągnięcie celów działania byłoby w przeciwnym razie niemożliwe lub nadmiernie trudne.

Właściwy urzędnik zatwierdzający informuje w rocznym sprawozdaniu z działalności, o którym mowa w art. 74 ust. 9, o przypadkach, o których mowa w akapicie trzecim niniejszego artykułu.

Artykuł 208

Umowy dotyczące realizacji

1.   Bez uszczerbku dla dyrektyw 2014/24/UE i 2014/25/UE, w przypadku gdy realizacja danego działania lub programu prac wymaga udzielenia zamówienia, beneficjent może udzielić zamówienia zgodnie ze swoimi zwyczajowymi praktykami nabywczymi, pod warunkiem że zamówienia udziela się oferentowi przedstawiającemu ofertę najkorzystniejszą ekonomicznie lub – stosownie do przypadku – oferentowi, którego oferta zawiera najniższą cenę, unikając jednocześnie konfliktu interesów.

2.   W przypadku gdy realizacja danego działania lub programu prac wymaga udzielenia zamówienia o wartości przekraczającej 60 000 EUR, właściwy urzędnik zatwierdzający może wymagać, jeśli jest to należycie uzasadnione, aby beneficjent przestrzegał szczególnych zasad, oprócz tych, o których mowa w ust. 1.

Te szczególne zasady oparte są na zasadach zawartych w niniejszym rozporządzeniu oraz muszą być proporcjonalne do wartości danych umów, względnej wielkości wkładu Unii w stosunku do całkowitego kosztu działania oraz ryzyka. Tego rodzaju szczególne zasady włącza się do umowy o udzielenie dotacji.

TYTUŁ IX

NAGRODY

Artykuł 209

Zasady ogólne

1.   Przyznawanie nagród musi być zgodne z zasadami przejrzystości i równego traktowania oraz musi wspierać realizację celów polityk Unii.

2.   Nagrody nie mogą być przyznawane bezpośrednio, bez przeprowadzenia konkursu.

Konkursy, w których jednostkowa wartość nagród wynosi co najmniej 1 000 000 EUR, mogą być publikowane tylko wtedy, gdy nagrody te zostały wyszczególnione w decyzji w sprawie finansowania, o której mowa w art. 110, oraz po przedłożeniu informacji o tych nagrodach Parlamentowi Europejskiemu i Radzie.

3.   Kwota nagrody nie może być powiązana z kosztami poniesionymi przez zwycięzcę.

4.   W przypadku gdy realizacja działania lub programu prac wymaga przyznania nagród osobom trzecim przez beneficjenta, beneficjent ten może przyznać takie nagrody, pod warunkiem że kryteria kwalifikowalności i kryteria wyboru, kwota lub rodzaj nagród oraz sposoby wypłacenia lub dostarczenia są określone w umowie o udzielenie dotacji zawartej między beneficjentem a Komisją i nie pozostawiają miejsca na swobodę decyzyjną.

Artykuł 210

Zasady konkursu, dokonywania wyboru i publikacji

1.   Zasady konkursów:

a)

określają kryteria kwalifikowalności;

b)

określają zasady i ostateczny termin rejestracji wnioskodawców, jeżeli jest wymagany, oraz składania wniosków;

c)

określają kryteria wykluczenia określone w art. 138 oraz powody odrzucenia określone w art. 143;

d)

przewidują wyłączną odpowiedzialność wnioskodawcy w przypadku roszczeń dotyczących działań wykonywanych w ramach konkursu;

e)

przewidują akceptację przez zwycięzców obowiązków, o których mowa w art. 128, oraz obowiązków dotyczących upubliczniania, jak wskazano w zasadach konkursu;

f)

określają kryteria wyboru, które umożliwiają ocenę jakości wniosków w odniesieniu do zamierzonych celów oraz spodziewanych rezultatów, a także obiektywne określenie, czy wnioski zostały wybrane;

g)

określają kwotę lub rodzaj nagrody lub nagród;

h)

określają zasady wypłaty lub dostarczenia nagród zwycięzcom po ich przyznaniu.

Do celów akapitu pierwszego lit. a) do udziału kwalifikują się beneficjenci, chyba że zasady konkursu stanowią inaczej.

Art. 197 ust. 3 stosuje się odpowiednio do publikacji konkursów.

2.   Zasady konkursów mogą określać warunki unieważnienia konkursu, w szczególności w przypadku gdy jego celów nie można osiągnąć.

3.   Właściwy urzędnik zatwierdzający przyznaje nagrody na podstawie oceny dokonanej przez komisję oceniającą, o której mowa w art. 153.

Art. 203 ust. 4 i 6 stosuje się odpowiednio do decyzji o przyznaniu nagród.

4.   Wnioskodawcy są informowani o wyniku oceny ich wniosku w najkrótszym możliwym terminie i nie później niż w ciągu 15 dni kalendarzowych po podjęciu przez urzędnika zatwierdzającego decyzji o przyznaniu nagród.

Zwycięski wnioskodawca jest powiadamiany o decyzji o przyznaniu nagrody, która stanowi zobowiązanie prawne.

5.   Informacje o wszystkich nagrodach przyznanych w konkursie w ciągu roku budżetowego są publikowane zgodnie z art. 38 ust. 1–4.

Po publikacji Komisja, na wniosek Parlamentu Europejskiego i Rady, przekazuje im sprawozdanie uwzględniające:

a)

liczbę wnioskodawców w minionym roku;

b)

liczbę wnioskodawców oraz odsetek wybranych wniosków w każdym konkursie;

c)

wykaz ekspertów, którzy uczestniczyli w pracach komisji oceniającej w minionym roku wraz z odniesieniem do procedury, na podstawie której zostali wybrani.

TYTUŁ X

INSTRUMENTY FINANSOWE, GWARANCJE BUDŻETOWE ORAZ POMOC FINANSOWA

ROZDZIAŁ 1

Przepisy wspólne

Artykuł 211

Zakres i wdrażanie

1.   W przypadku gdy okaże się to najodpowiedniejszym sposobem osiągnięcia celów polityki unijnej Unia może ustanawiać instrumenty finansowe lub zapewniać gwarancje budżetowe lub pomoc finansową w oparciu o budżet w drodze aktu podstawowego, który określa zakres i termin wdrażania tych instrumentów finansowych, gwarancji budżetowych lub pomocy finansowej.

2.   Państwa członkowskie mogą wnosić wkład w unijne instrumenty finansowe, gwarancje budżetowe lub pomoc finansową. Osoby trzecie również mogą wnieść taki wkład, o ile zezwala na to akt podstawowy.

3.   W przypadku instrumentów finansowych lub gwarancji budżetowych wdrażanych w ramach zarządzania bezpośredniego Komisja zapewnia zgodność odpowiednio z art. 158 ust. 2 w odniesieniu do pośredników finansowych i odbiorów końcowych.

4.   W przypadku gdy instrumenty finansowe są wdrażane w ramach zarządzania dzielonego z państwami członkowskimi, zastosowanie mają przepisy sektorowe.

5.   W przypadku gdy instrumenty finansowe lub gwarancje budżetowe są wdrażane w ramach zarządzania pośredniego, Komisja zawiera umowy z podmiotami na podstawie art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. c) pkt (ii), (iii), (v) oraz (vi). W przypadku gdy systemy, zasady i procedury stosowane przez te podmioty zostały ocenione zgodnie z art. 157 ust. 3 i 4, podmioty te mogą w pełni polegać na tych systemach, zasadach i procedurach. Podmioty te, wdrażając instrumenty finansowe i gwarancje budżetowe w ramach zarządzania pośredniego, mogą zawierać umowy z pośrednikami finansowymi, którzy są wybierani zgodnie z procedurami równoważnymi procedurom stosowanym przez Komisję. Podmioty te transponują w tych umowach wymogi zgodnie z art. 158 ust. 2.

Komisja pozostaje odpowiedzialna za zapewnienie zgodności ram wdrażania instrumentów finansowych i gwarancji budżetowych z zasadą należytego zarządzania finansami oraz wspieranie dzięki tym ramom realizacji zdefiniowanych i terminowych celów polityki, mierzalnych pod względem produktów lub rezultatów. Bez uszczerbku dla odpowiedzialności prawnej i umownej podmiotów, którym powierza się zadania, Komisja odpowiada za wdrożenie instrumentów finansowych i gwarancji budżetowych zgodnie z mającym zastosowanie prawem oraz art. 129.

W przypadku gdy państwa trzecie wnoszą wkład do instrumentów finansowych lub gwarancji budżetowych zgodnie z ust. 2, akt podstawowy może zezwolić na wyznaczenie kwalifikowalnych podmiotów lub partnerów wdrażających z danych państw.

6.   Trybunał Obrachunkowy musi mieć pełen dostęp do wszelkich informacji dotyczących instrumentów finansowych, gwarancji budżetowych i pomocy finansowej, w tym również za pośrednictwem kontroli na miejscu.

Trybunał Obrachunkowy pełni funkcję audytora zewnętrznego odpowiedzialnego za projekty i programy otrzymujące wsparcie w ramach instrumentu finansowego, gwarancji budżetowej lub pomocy finansowej.

Artykuł 212

Zasady i warunki mające zastosowanie do instrumentów finansowych i gwarancji budżetowych

1.   Instrumenty finansowe i gwarancje budżetowe muszą być wykorzystywane zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami, przejrzystości, proporcjonalności, niedyskryminacji, równego traktowania i pomocniczości oraz zgodnie z ich celami.

2.   Instrumenty finansowe i gwarancje budżetowe:

a)

odpowiadają na niedoskonałości rynku lub niedostateczny poziom inwestycji na rynku oraz zapewniają wsparcie, w sposób proporcjonalny, tylko tym odbiorcom końcowym, których zgodnie z przyjętymi na szczeblu międzynarodowym standardami uznaje się za rentownych ekonomicznie w momencie udzielania im wsparcia finansowego Unii;

b)

mają charakter dodatkowy, zapobiegając zastępowaniu potencjalnego wsparcia i inwestycji z innych źródeł publicznych lub prywatnych;

c)

nie mogą zakłócać konkurencji na rynku wewnętrznym i muszą być spójne z przepisami dotyczącymi pomocy państwa;

d)

przynoszą efekt dźwigni i efekt mnożnikowy, z docelowym zakresem wartości opartym na ocenie ex ante danego instrumentu finansowego lub gwarancji budżetowej, przez uruchomienie łącznej inwestycji przekraczającej wielkość wkładu lub gwarancji Unii, w tym również, w stosownych przypadkach, maksymalizację inwestycji prywatnych;

e)

wdraża się w sposób zapewniający istnienie wspólnego interesu zaangażowanych we wdrażanie podmiotów lub partnerów w realizacji celów polityki określonych w odpowiednim akcie podstawowym, dzięki przepisom takim jak na przykład przepisy dotyczące współinwestowania, wymogów podziału ryzyka lub zachęt finansowych, przy równoczesnym zapobieganiu konfliktom interesów z innymi działaniami podmiotów lub partnerów;

f)

zapewniają wynagrodzenie Unii, które jest zgodne z podziałem ryzyka pomiędzy uczestników działań finansowych i celami polityki, których osiągnięciu mają służyć instrumenty finansowe lub gwarancje budżetowe;

g)

w przypadku gdy należne jest wynagrodzenie dla podmiotów lub partnerów zaangażowanych we wdrażanie, przewidują, że takie wynagrodzenie jest oparte na wykonaniu oraz obejmuje:

(i)

opłaty administracyjne mające stanowić wynagrodzenie dla podmiotu lub partnera za pracę związaną z wdrażaniem instrumentu finansowego lub gwarancji budżetowej, które to opłaty w miarę możliwości oparte są na przeprowadzonych operacjach lub wypłaconych kwotach; oraz

(ii)

w stosownych przypadkach, zachęty związane z polityką, mające wspierać realizację celów polityki lub stanowić zachętę do osiągnięcia odpowiednich wyników finansowych w ramach instrumentu finansowego lub gwarancji budżetowej.

Wyjątkowe wydatki mogą podlegać zwrotowi w należycie uzasadnionych przypadkach;

h)

opierają się na ocenach ex ante, przeprowadzanych indywidualnie lub w ramach programu, zgodnie z art. 34, obejmujących wyjaśnienia dotyczące wyboru rodzaju operacji finansowej z uwzględnieniem zamierzonych celów polityki i powiązanego ryzyka finansowego oraz oszczędności dla budżetu.

Oceny, o których mowa w akapicie pierwszym lit. h), podlegają przeglądowi i są aktualizowane z uwzględnieniem wpływu istotnych zmian społeczno-gospodarczych na przesłanki będące podstawą instrumentu finansowego lub gwarancji budżetowej.

3.   Bez uszczerbku dla przepisów sektorowych dotyczących zarządzania dzielonego dochód, w tym również dywidendy, zyski kapitałowe, koszty gwarancji oraz odsetki od pożyczek i kwot na rachunkach powierniczych zwracane Komisji lub na rachunkach powierniczych otwartych z myślą o instrumentach finansowych lub gwarancjach budżetowych oraz związane ze wsparciem z budżetu w ramach danego instrumentu finansowego lub gwarancji budżetowej, ujmuje się w budżecie po odpisaniu kosztów zarządzania i opłat za zarządzanie.

Roczne spłaty, w tym również spłaty kapitału, zwolnione gwarancje, a także spłaty kwot głównych pożyczek wpłacone Komisji lub na rachunki powiernicze otwarte z myślą o instrumentach finansowych lub gwarancjach budżetowych oraz związane ze wsparciem z budżetu w ramach danego instrumentu finansowego lub gwarancji budżetowej, stanowią wewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel zgodnie z art. 21 ust. 3 lit. f) i są wykorzystywane na ten sam instrument finansowy lub gwarancję budżetową, bez uszczerbku dla art. 218 ust. 4, w okresie nieprzekraczającym okresu, na jaki zaciągnięto zobowiązanie budżetowe, plus dwa lata, chyba że akt podstawowy stanowi inaczej.

Komisja uwzględnia takie wewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel przy proponowaniu kwoty, która ma zostać w przyszłości przydzielona na instrumenty finansowe lub gwarancje budżetowe.

Niezależnie od akapitu drugiego pozostała kwota dochodów przeznaczonych na określony cel, zatwierdzonych na mocy aktu podstawowego, który ma zostać uchylony lub przestaje obowiązywać, może zostać przeznaczona również na inny instrument realizujący podobne cele, jeżeli jest to przewidziane w akcie podstawowym ustanawiającym ten instrument finansowy.

4.   Właściwy urzędnik zatwierdzający odpowiedzialny za instrument finansowy, gwarancję budżetową lub pomoc finansową sporządza sprawozdanie finansowe obejmujące okres od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia zgodne z art. 249 oraz zgodne z regułami rachunkowości, o których mowa w art. 80 oraz z Międzynarodowymi standardami rachunkowości sektora publicznego.

W przypadku instrumentów finansowych i gwarancji budżetowych wdrażanych w ramach zarządzania pośredniego właściwy urzędnik zatwierdzający zapewnia, aby zgodnie z art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. c) pkt (ii), (iii), (v) oraz (vi) podmioty przedstawiły do dnia 15 lutego następnego roku budżetowego sprawozdania finansowe niepoddane badaniu obejmujące okres od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia, przygotowane zgodnie z regułami rachunkowości, o których mowa w art. 80 oraz z Międzynarodowymi standardami rachunkowości sektora publicznego, a także informacje niezbędne do sporządzenia sprawozdań finansowych zgodnie z art. 82 ust. 2, a sprawozdania finansowe poddane badaniu były przedstawione przez te podmioty do dnia 15 kwietnia następnego roku budżetowego.

5.   W przypadku gdy w ramach jednej umowy instrumenty finansowe lub gwarancje budżetowe łączy się z uzupełniającym wsparciem z budżetu, w tym z dotacjami, niniejszy tytuł stosuje się do całego środka. Sprawozdania przygotowuje się zgodnie z art. 41 ust. 4 i 5 i wyraźnie wskazuje się w nich, które części takiego środka są instrumentami finansowymi lub gwarancjami budżetowymi.

Artykuł 213

Zakres odpowiedzialności finansowej Unii

1.   Zakres odpowiedzialności finansowej oraz zagregowane płatności netto z budżetu w żadnym momencie nie może przekraczać:

a)

w przypadku instrumentów finansowych: kwoty zaciągniętego na nie zobowiązania budżetowego;

b)

w przypadku gwarancji budżetowych: kwoty gwarancji budżetowej zatwierdzonej w akcie podstawowym;

c)

w przypadku pomocy finansowej: maksymalnej kwoty środków finansowych, jaką Komisja ma prawo pożyczyć na sfinansowanie pomocy finansowej zatwierdzonej w akcie podstawowym, oraz odpowiednich odsetek.

2.   Gwarancje budżetowe i pomoc finansowa mogą generować zobowiązanie warunkowe dla Unii, które może przekraczać składniki aktywów finansowych mające odpowiadać zakresowi odpowiedzialności finansowej Unii wyłącznie w sytuacji, gdy tak przewidziano w akcie podstawowym ustanawiającym gwarancję budżetową lub pomoc finansową oraz na warunkach w nim określonych.

3.   Do celów rocznej oceny przewidzianej w art. 256 zobowiązania warunkowe wynikające z gwarancji budżetowych lub pomocy finansowej, obciążające budżet, uznaje się za stabilne, jeżeli ich prognozowane zmiany w perspektywie wieloletniej dokonują się w granicach wyznaczonych w rozporządzeniu określającym wieloletnie ramy finansowe przewidzianym w art. 312 ust. 2 TFUE oraz w granicach pułapu rocznych środków na płatności określonego w art. 3 ust. 1 decyzji (UE, Euratom) 2020/2053.

Artykuł 214

Zasilanie rezerw na zobowiązania finansowe

1.   W przypadku gwarancji budżetowych i pomocy finansowej na rzecz państw trzecich akt podstawowy określa wskaźnik zasilenia rezerw jako odsetek kwoty zatwierdzonego zobowiązania finansowego. Kwota ta nie obejmuje wkładów, o których mowa w art. 211 ust. 2.

Akt podstawowy przewiduje przegląd wskaźnika zasilenia rezerw co najmniej co trzy lata.

2.   Określając wskaźnik zasilenia rezerw uwzględnia się dokonaną przez Komisję oceną ilościową i jakościową ryzyk finansowych wynikających z gwarancji budżetowej lub pomocy finansowej na rzecz państwa trzeciego zgodnie z zasadą ostrożności, zgodnie z którą nie zawyża się wysokości aktywów i zysków oraz nie zaniża się wysokości zobowiązań i strat.

O ile nie określono inaczej w akcie podstawowym ustanawiającym gwarancję budżetową lub pomoc finansową na rzecz państwa trzeciego, wskaźnik zasilenia rezerw określa się na podstawie globalnej kwoty rezerw potrzebnej z góry w celu pokrycia prognozowanych strat netto; uwzględnia on ponadto odpowiedni bufor bezpieczeństwa. Bez uszczerbku dla uprawnień Parlamentu Europejskiego i Rady, globalną kwotę rezerw tworzy się w okresie przewidzianym w odpowiedniej ocenie skutków finansowych, o której mowa w art. 35.

3.   W stosownych przypadkach w odniesieniu do instrumentu finansowego tworzy się rezerwę umożliwiającą dokonanie w przyszłości płatności, które mogą wyniknąć z zobowiązania budżetowego tego instrumentu finansowego.

4.   Przy zasilaniu rezerw uwzględnia się następujące zasoby:

a)

wkłady z budżetu, przy pełnym poszanowaniu rozporządzenia określającego wieloletnie ramy finansowe oraz po zbadaniu możliwości przegrupowań środków;

b)

zwroty z zainwestowania zasobów znajdujących się we wspólnym funduszu rezerw;

c)

kwoty odzyskane od dłużników zalegających ze spłatami zgodnie z procedurą odzyskiwania określoną w umowie dotyczącej gwarancji lub umowie pożyczki;

d)

dochód i wszelkie inne płatności otrzymane przez Unię zgodnie z umową dotyczącą gwarancji lub umową pożyczki;

e)

w stosownych przypadkach wkłady pieniężne państw członkowskich oraz osób trzecich zgodnie z art. 211 ust. 2.

W celu obliczenia kwoty zasilenia rezerw wynikającej ze wskaźnika zasilenia rezerw, o którym mowa w ust. 1, uwzględnia się wyłącznie zasoby, o których mowa w akapicie pierwszym lit. a)–d) niniejszego ustępu.

5.   Rezerwy wykorzystuje się na płatności za:

a)

uruchomienie gwarancji budżetowej;

b)

zobowiązania płatnicze związane ze zobowiązaniem budżetowym w przypadku instrumentu finansowego;

c)

zobowiązania finansowe wynikające z pożyczania środków pieniężnych zgodnie z art. 223 ust. 1;

d)

w stosownych przypadkach pozostałe wydatki związane z wdrażaniem instrumentów finansowych, gwarancji budżetowych oraz pomocy finansowej na rzecz państw trzecich.

6.   W przypadku gdy rezerwy na gwarancję budżetową przekraczają kwotę rezerw wynikającą ze wskaźnika zasilenia rezerw, o którym mowa w ust. 1 niniejszego artykułu, w celu przywrócenia początkowej wysokości gwarancji budżetowej, w ramach kwalifikowalnego okresu przewidzianego w akcie podstawowym, jednak nie wykraczającego poza etap tworzenia rezerwy, oraz bez uszczerbku dla art. 216 ust. 4, wykorzystuje się zasoby, o których mowa w ust. 4 akapit pierwszy lit. b), c) i d) niniejszego artykułu, dotyczące danej gwarancji.

7.   Komisja natychmiast informuje Parlament Europejski i Radę oraz może zaproponować odpowiednie działania służące uzupełnieniu środków lub zwiększenie wskaźnika zasilenia rezerw w przypadku gdy:

a)

w wyniku uruchomienia gwarancji budżetowej poziom rezerw w przypadku tej gwarancji budżetowej zmniejsza się do poziomu poniżej 50 % wskaźnika zasilenia rezerw, o którym mowa w ust. 1, oraz ponownie gdy zmniejsza się on do poziomu poniżej 30 % tego wskaźnika zasilenia rezerw, lub w przypadku gdy mógłby, zgodnie z oceną ryzyka dokonaną przez Komisję, spaść w ciągu roku poniżej któregokolwiek z tych poziomów;

b)

państwo korzystające z pomocy finansowej ze strony Unii nie dokonuje płatności w terminie wymagalności.

Artykuł 215

Wspólny fundusz rezerw

1.   Rezerwy przewidziane na pokrycie zobowiązań finansowych wynikających z instrumentów finansowych, gwarancji budżetowych lub pomocy finansowej znajdują się we wspólnym funduszu rezerw.

Zarządzanie finansowe aktywami wspólnego funduszu rezerw powierza się Komisji.

2.   Ogólne zyski lub straty z inwestycji zasobów znajdujących się we wspólnym funduszu rezerw dzieli się proporcjonalnie pomiędzy odpowiednimi instrumentami finansowymi, gwarancjami budżetowymi lub pomocą finansową.

Zarządzający zasobami finansowymi wspólnego funduszu rezerw zachowuje minimalną kwotę zasobów funduszu w formie środków pieniężnych lub ekwiwalentów środków pieniężnych zgodnie z wymogami ostrożnościowymi i prognozami dotyczącymi płatności przedstawianymi przez urzędników zatwierdzających instrumentów finansowych, gwarancji budżetowych lub pomocy finansowej.

Zarządzający zasobami finansowymi wspólnego funduszu rezerw może zawierać umowy z udzielonym przyrzeczeniem odkupu, wykorzystując jako zabezpieczenie zasoby wspólnego funduszu rezerw, aby dokonywać płatności z funduszu, jeśli można zasadnie oczekiwać, że taka procedura będzie korzystniejsza dla budżetu niż zbycie zasobów w terminie realizacji wniosku o płatność. Czas obowiązywania lub okres odnawiania umów z udzielonym przyrzeczeniem odkupu związany z płatnością ogranicza się do niezbędnego minimum w celu zminimalizowania strat dla budżetu.

3.   Zgodnie z art. 77 ust. 1 akapit pierwszy lit. d) i art. 86 ust. 1 i 2 księgowy opracowuje procedury, które należy stosować do operacji po stronie dochodów i wydatków oraz – w porozumieniu z zarządzającym zasobami finansowymi wspólnego funduszu rezerw – aktywów i pasywów w ramach wspólnego funduszu rezerw.

4.   W wyjątkowych przypadkach, gdy Komisja dokonała przesunięcia, o którym mowa w art. 30 ust. 1 akapit pierwszy lit. g), Komisja natychmiast informuje o tym Parlament Europejski i Radę oraz w trybie pilnym proponuje działania niezbędne do przywrócenia pozycji budżetowej gwarancji, z której dokonano przesunięcia, przy pełnym poszanowaniu pułapów przewidzianych w rozporządzeniu określającym wieloletnie ramy finansowe.

Artykuł 216

Efektywny wskaźnik zasilenia rezerw

1.   Zasilenie rezerw na użytek gwarancji budżetowych i pomocy finansowej na rzecz państw trzecich w ramach wspólnego funduszu rezerw opiera się na efektywnym wskaźniku zasilenia rezerw. Wskaźnik ten zapewnia poziom ochrony względem zobowiązań finansowych Unii równoważny poziomowi, jaki zapewniałyby odpowiednie wskaźniki zasilenia rezerw, jeżeli zasoby byłyby gromadzone i zarządzane oddzielnie.

2.   Mający zastosowanie efektywny wskaźnik zasilenia rezerw stanowi odsetek każdego wstępnego wskaźnika zasilenia rezerw określonego zgodnie z art. 214 ust. 2 akapit drugi. Ma on zastosowanie wyłącznie do kwoty zasobów we wspólnym funduszu rezerw przewidzianej na płatności związane z uruchomieniami gwarancji w okresie jednego roku. Musi to być wskaźnik – wyrażony w procentach – będący relacją kwoty środków pieniężnych i ekwiwalentów środków pieniężnych we wspólnym funduszu rezerw, które są potrzebne w celu zapewnienia uruchomień gwarancji, do łącznej kwoty środków pieniężnych i ekwiwalentów środków pieniężnych, które byłyby potrzebne w ramach każdego funduszu gwarancyjnego do zapewnienia uruchomień gwarancji, jeżeli zasoby byłyby gromadzone i zarządzane oddzielnie, w przypadku gdy obie kwoty obarczone są równoważnym ryzykiem płynności. Wskaźnik ten nie może wynosić mniej niż 95 %. Przy obliczaniu efektywnego wskaźnika zasilenia rezerw uwzględnia się następujące elementy:

a)

prognozę wpływów i wypływów we wspólnym funduszu rezerw, przy uwzględnieniu początkowego etapu tworzenia globalnej kwoty rezerw zgodnie z art. 214 ust. 2 akapit drugi;

b)

korelację ryzyka między gwarancjami budżetowymi a pomocą finansową na rzecz państw trzecich;

c)

warunki rynkowe.

Komisja przyjmuje do dnia 1 lipca 2020 r. akty delegowane zgodnie z art. 275 w celu uzupełnienia niniejszego rozporządzenia o szczegółowe warunki obliczania efektywnego wskaźnika zasilenia rezerw, w tym również metodologię tego obliczania.

Komisja jest uprawniona do przyjmowania aktów delegowanych zgodnie z art. 275 w celu zmiany minimalnego poziomu wskaźnika, o którym mowa w akapicie pierwszym niniejszego ustępu, w świetle zdobytych doświadczeń z funkcjonowania wspólnego funduszu rezerw, przy jednoczesnym utrzymaniu ostrożnego podejścia zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami. Minimalnego poziomu wskaźnika nie można ustalać na poziomie niższym niż 85 %.

3.   Zarządzający zasobami finansowymi wspólnego funduszu rezerw oblicza corocznie efektywny wskaźnik zasilenia rezerw; wskaźnik ten stanowi również wartość odniesienia przy obliczaniu przez Komisję wkładów z budżetu zgodnie z art. 214 ust. 4 lit. a), a następnie zgodnie z ust. 4 lit. b) tego artykułu.

4.   Po obliczeniu rocznego efektywnego wskaźnika zasilenia rezerw zgodnie z ust. 1 i 2 niniejszego artykułu dokonuje się następujących operacji w kontekście procedury budżetowej oraz przedstawia się je w dokumencie roboczym, o którym mowa w art. 41 ust. 5 lit. h):

a)

każdą nadwyżkę rezerw na gwarancję budżetową lub pomoc finansową na rzecz państwa trzeciego zwraca się do budżetu;

b)

wszelkich uzupełnień środków funduszu dokonuje się w rocznych transzach w okresie maksymalnie trzech lat, bez uszczerbku dla art. 214 ust. 6.

5.   Po konsultacji z księgowym Komisja określa wytyczne mające zastosowanie do zarządzania zasobami wspólnego funduszu rezerw zgodnie z odpowiednimi zasadami ostrożnościowymi oraz z wyłączeniem transakcji instrumentami pochodnymi do celów spekulacyjnych. Wytyczne te dołącza się do umowy z zarządzającym zasobami finansowymi wspólnego funduszu rezerw.

Niezależna ocena adekwatności wytycznych przeprowadzana jest co trzy lata oraz przekazywana Parlamentowi Europejskiemu i Radzie.

Artykuł 217

Sprawozdania roczne

1.   W uzupełnieniu obowiązków sprawozdawczych określonych w art. 256 Komisja składa co roku Parlamentowi Europejskiemu i Radzie sprawozdania dotyczące wspólnego funduszu rezerw.

2.   Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 1, obejmuje informacje dotyczące zarządzania finansami, wykonania oraz ryzyka dla wspólnego funduszu rezerw na koniec poprzedniego roku kalendarzowego, a także przepływów finansowych w ramach wspólnego funduszu rezerw w poprzednim roku kalendarzowym, znaczących transakcji oraz wszelkie stosowne informacje dotyczące ekspozycji Unii na ryzyko finansowe.

ROZDZIAŁ 2

Przepisy szczegółowe

Sekcja 1

Instrumenty finansowe

Artykuł 218

Zasady i wdrażanie

1.   Niezależnie od art. 211 ust. 1 instrumenty finansowe mogą być ustanawiane w należycie uzasadnionych przypadkach bez zezwolenia w akcie podstawowym, pod warunkiem że instrumenty takie zapisano w projekcie budżetu zgodnie z art. 41 ust. 4 akapit pierwszy lit. e).

2.   Komisja zapewnia zharmonizowane i uproszczone zarządzanie instrumentami finansowymi, w szczególności w obszarze rachunkowości, sprawozdawczości, monitorowania oraz zarządzania ryzykiem finansowym.

3.   W przypadku gdy Unia uczestniczy w instrumencie finansowym jako udziałowiec mniejszościowy, Komisja zapewnia zgodność z niniejszym tytułem, zgodnie z zasadą proporcjonalności, w oparciu o wielkość i wartość udziału Unii w tym instrumencie. Jednakże niezależnie od wielkości i wartości udziału Unii w danym instrumencie, Komisja zapewnia zgodność z art. 129 i 158, art. 212 ust. 2 i 4, art. 41 ust. 4 oraz w zakresie, w jakim dotyczy to sytuacji wykluczenia, o których mowa w art. 138 ust. 1 lit. d), z tytułem V rozdział 2 sekcja 2.

4.   W przypadku gdy Parlament Europejski lub Rada uznają, że dany instrument finansowy nie osiągnął w skuteczny sposób swoich celów, mogą zwrócić się do Komisji o przedłożenie wniosku w sprawie zmiany aktu podstawowego w celu zamknięcia tego instrumentu. W razie zamknięcia instrumentu finansowego wszelkie nowe kwoty wpłacone na rzecz tego instrumentu zgodnie z art. 212 ust. 3 uznaje się za dochody ogólne i zwraca do budżetu.

5.   Cel instrumentów finansowych lub grupy instrumentów finansowych na poziomie mechanizmu oraz – w stosownych przypadkach – ich szczególną formę prawną i miejsce rejestracji publikuje się na stronie internetowej Komisji.

6.   Podmioty, którym powierzono wdrażanie instrumentów finansowych, mogą otwierać rachunki powiernicze w rozumieniu art. 85 ust. 3 w imieniu Unii. Podmioty te przesyłają właściwym służbom Komisji odpowiednie wyciągi z rachunków. Komisja dokonuje wpłat na rachunki powiernicze na podstawie wniosków o płatność należycie uzasadnionych prognozami wypłat, z uwzględnieniem salda dostępnego na rachunkach powierniczych i potrzeby uniknięcia nadmiernego salda na takich rachunkach.

Artykuł 219

Instrumenty finansowe wdrażane bezpośrednio przez Komisję

1.   Instrumenty finansowe mogą być wdrażane bezpośrednio na mocy art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. a) poprzez którekolwiek z poniższych:

a)

specjalny instrument inwestycyjny, w którym Komisja uczestniczy wraz z inwestorami publicznymi lub prywatnymi w celu zwiększenia efektu dźwigni wkładu Unii;

b)

pożyczki, gwarancje, udziały w kapitale własnym oraz inne instrumenty oparte na podziale ryzyka, niebędące inwestycjami w specjalne instrumenty inwestycyjne, udostępniane bezpośrednio odbiorcom końcowym lub przez pośredników finansowych.

2.   Specjalne instrumenty inwestycyjne, o których mowa w ust. 1 lit. a), ustanawia się na mocy przepisów państwa członkowskiego. W obszarze działań zewnętrznych mogą one także być ustanowione zgodnie z prawem kraju innego niż państwo członkowskie. Zarządzający takimi instrumentami są zobowiązani z mocy prawa lub na podstawie umowy do działania ze starannością profesjonalnego zarządzającego i w dobrej wierze.

3.   Zarządzających specjalnymi instrumentami inwestycyjnymi, o których mowa w ust. 1 lit. a), oraz pośredników finansowych lub odbiorców końcowych instrumentów finansowych wybiera się z należytym uwzględnieniem charakteru instrumentu finansowego, który ma być wdrażany, doświadczenia oraz zdolności finansowej i operacyjnej danych podmiotów, a także rentowności ekonomicznej projektów odbiorców końcowych. Wybór ten musi być przejrzysty, uzasadniony obiektywnymi względami i nie może prowadzić do powstania konfliktu interesów.

Artykuł 220

Łączenie z funduszami wdrażanymi w ramach zarządzania dzielonego

1.   W przypadku łączenia funduszy wdrażanych w ramach zarządzania dzielonego ze wsparciem z instrumentów finansowych ustanowionych zgodnie z niniejszą sekcją prowadzi się oddzielną dokumentację.

2.   Fundusze wdrażane w ramach zarządzania dzielonego umieszcza się na odrębnych rachunkach i wykorzystuje zgodnie z celami odpowiednich funduszy na wspieranie działań i odbiorców końcowych, zgodnymi z programem lub programami, z których pochodzą łączone środki.

3.   W odniesieniu do łączenia funduszy wdrażanych w ramach zarządzania dzielonego ze wsparciem z instrumentów finansowych ustanowionych zgodnie z niniejszą sekcją, zastosowanie mają przepisy sektorowe.

Sekcja 2

Gwarancje budżetowe

Artykuł 221

Zasady dotyczące gwarancji budżetowych

1.   W akcie podstawowym określa się:

a)

kwotę gwarancji budżetowej, której w żadnym momencie nie można przekroczyć, bez uszczerbku dla art. 211 ust. 2;

b)

rodzaje operacji objęte gwarancją budżetową.

2.   Państwa członkowskie mogą wnosić wkłady na rzecz gwarancji budżetowych zgodnie z art. 211 ust. 2 w postaci gwarancji lub środków pieniężnych.

Osoby trzecie mogą wnosić wkłady na rzecz gwarancji budżetowych zgodnie z art. 211 ust. 2 w postaci środków pieniężnych.

Gwarancję budżetową powiększa się o wkłady, o których mowa w akapicie pierwszym i drugim. Wnoszące wkład państwa członkowskie lub osoby trzecie dokonują, w razie potrzeby, płatności związanych z uruchomieniem gwarancji na zasadzie pari passu. Komisja podpisuje z wnoszącymi wkład umowę, która obejmuje w szczególności postanowienia dotyczące warunków płatności.

Artykuł 222

Wdrażanie gwarancji budżetowych

1.   Gwarancje budżetowe muszą być nieodwołalne, bezwarunkowe i na żądanie w przypadku wszystkich rodzajów operacji, które obejmują.

2.   Gwarancje budżetowe wdraża się zgodnie z art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. c) lub, w wyjątkowych przypadkach, zgodnie z art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. a).

3.   Gwarancja budżetowa obejmuje tylko te operacje z zakresu finansowania i inwestycji, które spełniają warunki określone w art. 212 ust. 2 akapit pierwszy lit. a)–d).

4.   Partnerzy wnoszą wkład w postaci zasobów własnych na rzecz operacji objętych gwarancją budżetową.

5.   Komisja zawiera umowę w sprawie gwarancji z partnerem. Udzielenie gwarancji budżetowej zależy od wejścia w życie umowy w sprawie gwarancji.

6.   Partnerzy przedstawiają corocznie Komisji:

a)

informacje dotyczące oceny ryzyka i klasyfikacji dotyczące operacji objętych gwarancją budżetową oraz zobowiązań, które zgodnie z przewidywaniami mogą nie zostać wykonane;

b)

informacje dotyczące pozostającego do spłacenia zobowiązania finansowego Unii, które wynika z gwarancji budżetowej, w podziale na poszczególne operacje;

c)

ogół zysków lub strat związanych z operacjami objętymi daną gwarancją budżetową.

Sekcja 3

Pomoc finansowa

Artykuł 223

Zasady i wdrażanie

1.   Pomoc finansowa Unii na rzecz państw członkowskich lub państw trzecich musi być zgodna z uprzednio określonymi warunkami i przyjmować formę pożyczki lub linii kredytowej lub jakiegokolwiek innego instrumentu, który uznaje się za odpowiedni do zapewnienia skuteczności wsparcia. W tym celu w odpowiednim akcie podstawowym upoważnia się Komisję do pożyczenia niezbędnych środków finansowych w imieniu Unii na rynkach kapitałowych lub od instytucji finansowych.

2.   Pomoc finansową przekazuje się w euro, z wyjątkiem należycie uzasadnionych przypadków.

3.   Pomoc finansowa podlega bezpośredniemu wdrażaniu przez Komisję.

4.   Komisja zawiera z państwem będącym beneficjentem umowę, która zawiera postanowienia:

a)

zapewniające, aby państwo będące beneficjentem regularnie sprawdzało, czy dostarczone finansowanie zostało właściwie wykorzystane zgodnie z uprzednio określonymi warunkami, podejmowało odpowiednie środki zapobiegające nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz, w razie konieczności, podejmowało kroki prawne zmierzające do odzyskania wszelkich środków przekazanych w ramach pomocy finansowej, które zostały sprzeniewierzone;

b)

zapewniające ochronę interesów finansowych Unii;

c)

wyraźnie upoważniające Komisję, OLAF i Trybunał Obrachunkowy do wykonywania przysługujących im praw przewidzianych w art. 129;

d)

zapewniające, aby Unia była uprawniona do żądania wcześniejszej spłaty pożyczki, w przypadku gdy stwierdzono, że w związku z zarządzaniem pomocą finansową państwo będące beneficjentem uczestniczyło w jakiejkolwiek czynności stanowiącej nadużycie finansowe lub korupcję lub w jakiejkolwiek innej niezgodnej z prawem działalności naruszającej interesy finansowe Unii;

e)

zapewniające, aby państwo będące beneficjentem pokryło wszystkie poniesione przez Unię koszty związane z pomocą finansową.

5.   Komisja wypłaca pożyczki, w miarę możliwości w formie rat, z zastrzeżeniem spełnienia warunków związanych z pomocą finansową. W przypadku gdy warunki te nie są spełnione, Komisja tymczasowo zawiesza lub anuluje wypłatę pomocy finansowej.

Artykuł 224

Zróżnicowana strategia finansowania

1.   Komisja wdraża zróżnicowaną strategię finansowania obejmującą pożyczki zatwierdzone na podstawie art. 5 ust. 1 decyzji (UE, Euratom) 2020/2053 oraz, z wyjątkiem należycie uzasadnionych przypadków, operacje zaciągania pożyczek i zarządzania długiem w celu finansowania programów pomocy finansowej. Zróżnicowana strategia finansowania jest wdrażana za pomocą wszystkich niezbędnych transakcji mających na celu regularną obecność na rynku kapitałowym, opiera się na łączeniu instrumentów finansowania i wykorzystuje wspólną pulę płynności.

2.   Komisja dokonuje koniecznych ustaleń w zakresie wdrażania zróżnicowanej strategii finansowania. Komisja regularnie przedstawia Parlamentowi Europejskiemu i Radzie wyczerpujące informacje na temat wszystkich aspektów swojej strategii zaciągania pożyczek i zarządzania długiem.

TYTUŁ XI

WKŁADY NA RZECZ EUROPEJSKICH PARTII POLITYCZNYCH

Artykuł 225

Przepisy ogólne

Europejskim partiom politycznym zdefiniowanym w art. 2 pkt 3 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014 (zwanym dalej „europejskimi partiami politycznymi”) można przyznawać bezpośrednie wkłady finansowe z budżetu, aby mogły przyczyniać się one do kształtowania europejskiej świadomości politycznej i wyrażania woli politycznej obywateli Unii zgodnie z tym rozporządzeniem.

Artykuł 226

Zasady

1.   Wkłady wykorzystuje się jedynie do dokonywania zwrotu przewidzianego w art. 17 ust. 4 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014 odsetka kosztów operacyjnych europejskich partii politycznych bezpośrednio związanych z celami tych partii, jak określono w art. 17 ust. 5 i art. 21 tego rozporządzenia.

2.   Wkłady mogą być wykorzystywane do dokonywania zwrotu wydatków związanych z umowami zawieranymi przez europejskie partie polityczne, pod warunkiem że przy zawieraniu tych umów nie występował konflikt interesów.

3.   Wkłady nie mogą być wykorzystywane do przyznawania jakichkolwiek bezpośrednich lub pośrednich korzyści osobistych, pieniężnych lub rzeczowych, jakiemukolwiek członkowi lub pracownikowi europejskiej partii politycznej. Wkłady nie mogą być wykorzystywane do bezpośredniego lub pośredniego finansowania działalności osób trzecich, w szczególności krajowych partii politycznych lub fundacji politycznych na poziomie europejskim lub krajowym, czy to w formie dotacji, darowizn, pożyczek czy jakichkolwiek innych podobnych porozumień. Do celów niniejszego ustępu za osoby trzecie nie uznaje się podmiotów powiązanych z europejskimi partiami politycznymi, jeżeli podmioty te stanowią część organizacji administracyjnej europejskich partii politycznych zgodnie z ich statutem. Wkłady nie mogą być wykorzystywane do jakichkolwiek celów wykluczonych na mocy art. 22 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014.

4.   Wkłady podlegają zasadom przejrzystości i równego traktowania zgodnie z kryteriami określonymi w rozporządzeniu (UE, Euratom) nr 1141/2014.

5.   Wkłady przyznawane są przez Parlament Europejski raz w roku, a informacje o nich publikowane są zgodnie z art. 38 ust. 1–4 niniejszego rozporządzenia oraz art. 32 ust. 1 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014.

6.   Europejskie partie polityczne otrzymujące wkład nie mogą otrzymywać bezpośrednio lub pośrednio innych środków finansowych z budżetu. W szczególności zabronione są darowizny pochodzące z budżetów grup politycznych w Parlamencie Europejskim. W żadnych okolicznościach te same wydatki nie mogą być dwukrotnie finansowane z budżetu.

Wkłady pozostają bez uszczerbku dla możliwości tworzenia przez europejskie partie polityczne rezerw z kwot ich zasobów własnych zgodnie z rozporządzeniem (UE, Euratom) nr 1141/2014.

7.   Jeżeli europejska fundacja polityczna zdefiniowana w art. 2 pkt 4 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014 na koniec roku budżetowego, na który udzielono jej dotacji na działalność, osiągnie nadwyżkę dochodów nad wydatkami, część tej nadwyżki odpowiadającą maksimum 25 % łącznych dochodów w danym roku można przenieść na kolejny rok, pod warunkiem że zostanie ona wykorzystana przed końcem pierwszego kwartału tego kolejnego roku.

Artykuł 227

Aspekty budżetowe

Wkłady, a także środki przeznaczone na niezależne organy lub niezależnych ekspertów w zakresie audytu zewnętrznego o których mowa w art. 23 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014, wypłacane są z sekcji budżetu dotyczącej Parlamentu Europejskiego.

Artykuł 228

Zaproszenie do składania wniosków o przyznanie wkładu

1.   Wkłady przyznaje się w drodze zaproszeń do składania wniosków o przyznanie wkładu publikowanych co roku przynajmniej na stronie internetowej Parlamentu Europejskiego.

2.   Europejskiej partii politycznej można przyznać tylko jeden wkład rocznie.

3.   Europejska partia polityczna może otrzymać wkład tylko jeżeli ubiega się o finansowanie na warunkach określonych w zaproszeniu do składania wniosków o przyznanie wkładu.

4.   W zaproszeniu do składania wniosków o przyznanie wkładu określa się warunki, zgodnie z którymi wnioskodawca może otrzymać wkład zgodnie z rozporządzeniem (UE, Euratom) nr 1141/2014, a także kryteria wykluczenia.

5.   W zaproszeniu do składania wniosków o przyznanie wkładu określa się przynajmniej charakter wydatków, które mogą być zwracane w drodze wkładu.

6.   Zaproszenie do składania wniosków o przyznanie wkładu wymaga budżetu szacunkowego.

Artykuł 229

Procedura wyboru

1.   Wnioski o przyznanie wkładu przedkłada się na piśmie w należyty sposób i terminowo, w tym również, w stosownych przypadkach, w bezpiecznym formacie elektronicznym.

2.   Wkładów nie przyznaje się wnioskodawcom, którzy w trakcie procedury wyboru znajdują się w jednej lub większej liczbie sytuacji, o których mowa w art. 138 ust. 1 i art. 143 ust. 1, ani wnioskodawcom zarejestrowanym jako wykluczeni w bazie danych, o której mowa w art. 144.

3.   Wnioskodawcy zobowiązani są zaświadczyć, że nie znajdują się w którejkolwiek z sytuacji, o których mowa w ust. 2.

4.   W ocenie wniosków o przyznanie wkładu właściwego urzędnika zatwierdzającego może wspomagać komitet. Właściwy urzędnik zatwierdzający określa zasady dotyczące składu, mianowania członków i funkcjonowania takiego komitetu oraz zasady mające na celu zapobieganie wszelkim konfliktom interesów.

5.   Wnioski, które spełniają kryteria kwalifikowalności i kryteria wykluczenia, wybiera się na podstawie kryteriów przyznawania określonych w art. 19 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014.

6.   W decyzji właściwego urzędnika zatwierdzającego w sprawie wniosków określa się przynajmniej:

a)

przedmiot i całkowitą kwotę wkładów;

b)

imiona i nazwiska lub nazwy wybranych wnioskodawców oraz przyjęte kwoty w przypadku każdego z nich;

c)

imiona i nazwiska lub nazwy odrzuconych wnioskodawców oraz przyczyny odrzucenia.

7.   Właściwy urzędnik zatwierdzający informuje wnioskodawców na piśmie o decyzji w sprawie ich wniosków. W przypadku odrzucenia wniosku o finansowanie lub nieprzyznania całości lub części kwot, o które wnioskowano, właściwy urzędnik zatwierdzający podaje powody odrzucenia wniosku albo nieprzyznania kwot, o które wnioskowano, odnosząc się w szczególności do kryteriów kwalifikowalności i wyboru, o których mowa w ust. 5 niniejszego artykułu oraz art. 228 ust. 4. W przypadku odrzucenia wniosku właściwy urzędnik zatwierdzający informuje wnioskodawcę o dostępnych administracyjnych lub sądowych środkach dochodzenia roszczeń przewidzianych w art. 134 ust. 2.

8.   Wkłady muszą być objęte pisemną umową.

Artykuł 230

Formy wkładów

1.   Wkłady mogą mieć następujące formy:

a)

zwrot odsetka faktycznie poniesionych wydatków, które podlegają zwrotowi;

b)

zwrot na podstawie kosztów jednostkowych;

c)

płatności ryczałtowe;

d)

finansowanie według stawek zryczałtowanych;

e)

połączenie form, o których mowa w lit. a)–d).

2.   Zwracane mogą być jedynie wydatki, które spełniają kryteria określone w zaproszeniach do składania wniosków o przyznanie wkładu i które nie zostały poniesione przed dniem złożenia wniosku.

3.   Umowa, o której mowa w art. 229 ust. 8, musi zawierać postanowienia pozwalające na sprawdzenie, czy spełniono warunki dotyczące przyznania płatności ryczałtowych, finansowania według stawek zryczałtowanych lub kosztów jednostkowych.

4.   Wkłady wypłacane są w pełni w formie jednej płatności zaliczkowej, chyba że w należycie uzasadnionych przypadkach właściwy urzędnik zatwierdzający zadecyduje inaczej.

Artykuł 231

Gwarancje

Właściwy urzędnik zatwierdzający może, o ile uzna to za odpowiednie i proporcjonalne, na podstawie analizy poszczególnych przypadków oraz z zastrzeżeniem analizy ryzyka, wymagać od europejskiej partii politycznej uprzedniego złożenia gwarancji w celu ograniczenia ryzyka finansowego związanego z wypłatą płatności zaliczkowej, wyłącznie gdy w świetle analizy ryzyka istnieje bezpośrednie ryzyko, że europejska partia polityczna znajdzie się w jednej z sytuacji wykluczenia, o których mowa w art. 138 ust. 1 lit. a) i d) niniejszego rozporządzenia, lub gdy decyzja Urzędu ds. Europejskich Partii Politycznych i Europejskich Fundacji Politycznych ustanowionego na mocy art. 6 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014 (zwanego dalej „Urzędem”) została przekazana Parlamentowi Europejskiemu i Radzie zgodnie z art. 10 ust. 4 tego rozporządzenia.

Art. 156 stosuje się odpowiednio do gwarancji, które mogą być wymagane w przypadkach określonych w akapicie pierwszym niniejszego artykułu w odniesieniu do płatności zaliczkowych na rzecz europejskich partii politycznych.

Artykuł 232

Wykorzystanie wkładów

1.   Wkłady muszą być wykorzystywane zgodnie z art. 226.

2.   Wszelkie części wkładu niewykorzystane w roku budżetowym objętym tym wkładem (rok n) wykorzystuje się na pokrycie wszelkich podlegających zwrotowi wydatków poniesionych do dnia 31 grudnia roku n+1. Pozostałą część wkładu, która nie została wykorzystana przed upływem tego terminu, odzyskuje się zgodnie z tytułem IV rozdział 6.

3.   Europejskie partie polityczne muszą przestrzegać maksymalnych stóp współfinansowania określonych w art. 17 ust. 4 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014. Kwot wkładów pozostałych z poprzedniego roku nie można wykorzystywać do finansowania części, którą europejskie partie polityczne zapewniają z zasobów własnych. Wkładów wnoszonych przez osoby trzecie na poczet organizowanych wspólnie wydarzeń nie uznaje się za część zasobów własnych europejskiej partii politycznej.

4.   Europejskie partie polityczne wykorzystują najpierw część wkładu, która nie została wykorzystana w roku budżetowym objętym wkładem, a następnie wkłady przyznane po tym roku.

5.   Wszelkie odsetki od płatności zaliczkowych uznaje się za część wkładu.

Artykuł 233

Sprawozdanie dotyczące wykorzystania wkładów

1.   Europejska partia polityczna, zgodnie z art. 23 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014, przedkłada swoje sprawozdanie roczne dotyczące wykorzystania wkładu oraz swoje roczne sprawozdanie finansowe do zatwierdzenia właściwemu urzędnikowi zatwierdzającemu.

2.   Roczne sprawozdanie z działalności, o którym mowa w art. 74 ust. 9, sporządzane jest przez właściwego urzędnika zatwierdzającego na podstawie sprawozdania rocznego i rocznego sprawozdania finansowego, o których mowa w ust. 1 niniejszego artykułu. Do celów sporządzenia tego sprawozdania mogą być wykorzystywane inne dokumenty potwierdzające.

Artykuł 234

Kwota wkładu

1.   Kwota wkładu nie staje się ostateczna aż do momentu zatwierdzenia przez właściwego urzędnika zatwierdzającego sprawozdania rocznego i rocznego sprawozdania finansowego, o których mowa w art. 233 ust. 1. Zatwierdzenie sprawozdania rocznego i rocznego sprawozdania finansowego pozostaje bez uszczerbku dla dalszych weryfikacji przez Urząd.

2.   Wszelkie niewykorzystane kwoty płatności zaliczkowych nie stają się ostateczne aż do momentu wykorzystania ich przez europejską partię polityczną na pokrycie podlegających zwrotowi wydatków, które spełniają kryteria określone w zaproszeniu do składania wniosków o przyznanie wkładu.

3.   W przypadku gdy europejska partia polityczna nie wywiązuje się ze swoich zobowiązań w zakresie wykorzystania wkładu, wkład zostaje zawieszony, zmniejszony lub jego przyznawanie zakończone, po umożliwieniu europejskiej partii politycznej przedstawienia swoich uwag.

4.   Przed dokonaniem płatności właściwy urzędnik zatwierdzający sprawdza, czy europejska partia polityczna wciąż figuruje w rejestrze, o którym mowa w art. 7 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014, oraz czy nie podlegała jakimkolwiek karom przewidzianym w art. 27 tego rozporządzenia w okresie od momentu złożenia wniosku do końca roku budżetowego objętego wkładem.

5.   W przypadku gdy europejska partia polityczna nie figuruje już w rejestrze, o którym mowa w art. 7 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014, lub podlegała jakimkolwiek karom przewidzianym w art. 27 tego rozporządzenia, właściwy urzędnik zatwierdzający może zawiesić, zmniejszyć lub zakończyć przyznawanie wkładu oraz odzyskać kwoty nienależnie wypłacone z tytułu umowy, o której mowa w art. 229 ust. 8 niniejszego rozporządzenia, proporcjonalnie do powagi błędów, nieprawidłowości, nadużyć finansowych lub innego naruszenia obowiązków w zakresie wykorzystywania wkładu, po umożliwieniu europejskiej partii politycznej przedstawienia swoich uwag.

Artykuł 235

Kontrola i kary

1.   Każda umowa, o której mowa w art. 229 ust. 8, musi wyraźnie przewidywać, że Parlament Europejski wykonuje swoje uprawnienia kontrolne w odniesieniu do dokumentów i pomieszczeń, a OLAF i Trybunał Obrachunkowy wykonują swoje odpowiednie kompetencje i uprawnienia, o których mowa w art. 129, wobec wszystkich europejskich partii politycznych, które otrzymały finansowanie unijne, oraz ich wykonawców i podwykonawców.

2.   Właściwy urzędnik zatwierdzający może nakładać skuteczne, proporcjonalne i odstraszające kary administracyjne i finansowe, zgodnie z art. 138 i 139 niniejszego rozporządzenia oraz z art. 27 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014.

Artykuł 236

Przechowywanie dokumentacji

1.   Europejskie partie polityczne przechowują całą dokumentację oraz wszystkie dokumenty potwierdzające dotyczące wkładu przez pięć lat po dokonaniu ostatniej płatności związanej z wkładem.

2.   Dokumentacja dotycząca audytów, odwołań, sporów lub zaspokajania roszczeń wynikających z wykorzystania wkładu lub dotycząca dochodzeń prowadzonych przez OLAF jest – pod warunkiem powiadomienia odbiorcy – przechowywana do momentu zakończenia takich audytów, odwołań, sporów, zaspokajania roszczeń lub prowadzenia dochodzeń.

Artykuł 237

Wybieranie zewnętrznych organów audytowych lub ekspertów

Niezależne zewnętrzne organy audytowe lub ekspertów, o których mowa w art. 23 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014, wybiera się w drodze postępowania o udzielenie zamówienia. Okres obowiązywania ich umowy nie może przekraczać pięciu lat. Po dwóch następujących po sobie okresach uznaje się, że reprezentują oni sprzeczne interesy, co może wpłynąć niekorzystnie na przeprowadzenie audytu.

TYTUŁ XII

INNE INSTRUMENTY WYKONANIA BUDŻETU

Artykuł 238

Unijne fundusze powiernicze na rzecz działań zewnętrznych

1.   Na potrzeby działań w sytuacjach nadzwyczajnych oraz działań podejmowanych w następstwie takich sytuacji, niezbędnych w celu reagowania na kryzys, lub na potrzeby działań tematycznych, Komisja może ustanawiać unijne fundusze powiernicze na rzecz działań zewnętrznych (zwane dalej „unijnymi funduszami powierniczymi”) na podstawie umowy zawartej z innymi darczyńcami.

Unijne fundusze powiernicze ustanawia się jedynie w przypadkach, gdy umowy z innymi darczyńcami zapewniają wkłady z innych źródeł niż budżet.

Komisja konsultuje się z Parlamentem Europejskim i Radą w sprawie zamiaru ustanowienia unijnego funduszu powierniczego na potrzeby działań w sytuacjach nadzwyczajnych i działań podejmowanych w następstwie takich sytuacji.

Ustanowienie unijnego funduszu powierniczego na potrzeby działań tematycznych podlega zatwierdzeniu przez Parlament Europejski i Radę.

Do celów akapitów trzeciego i czwartego niniejszego ustępu Komisja udostępnia Parlamentowi Europejskiemu i Radzie swoje projekty decyzji dotyczących ustanowienia unijnego funduszu powierniczego. Takie projekty decyzji obejmują opis celów unijnego funduszu powierniczego, uzasadnienie jego ustanowienia zgodnie z ust. 3, wskazanie okresu jego funkcjonowania oraz wstępne umowy z innymi darczyńcami. Projekty decyzji obejmują także projekt umowy ustanawiającej, która ma zostać zawarta z innymi darczyńcami.

2.   Komisja przedkłada projekty swoich decyzji w sprawie finansowania unijnego funduszu powierniczego właściwemu komitetowi, w przypadku gdy przewiduje to akt podstawowy, na mocy którego dokonywany jest wkład Unii w dany unijny fundusz powierniczy. Nie występuje się do właściwego komitetu o wydanie opinii w sprawie kwestii, które zostały już przedłożone do konsultacji lub zatwierdzenia Parlamentowi Europejskiemu i Radzie na podstawie, odpowiednio, ust. 1 akapity trzeci, czwarty i piąty.

3.   Unijne fundusze powiernicze ustanawia się i wdraża wyłącznie z zastrzeżeniem spełnienia następujących warunków:

a)

istnieje wartość dodana interwencji Unii: cele unijnych funduszy powierniczych, w szczególności ze względu na ich skalę lub możliwe skutki, mogą być lepiej osiągnięte na poziomie Unii niż na poziomie krajowym, a wykorzystanie istniejących instrumentów finansowania nie wystarczyłaby do osiągnięcia celów polityki unijnej;

b)

unijne fundusze powiernicze zapewniają wyraźną widoczność działań politycznych Unii oraz korzyści w zarządzaniu oraz umożliwiając lepsze kontrolowanie przez Unię ryzyk i wypłacania wkładów Unii i innych darczyńców;

c)

unijne fundusze powiernicze nie powielają innych istniejących kanałów finansowania lub podobnych instrumentów, nie wnosząc żadnej dodatkowości;

d)

cele unijnych funduszy powierniczych są spójne z celami unijnych instrumentów lub pozycji w budżecie, z których te fundusze są finansowane.

4.   Dla każdego funduszu powierniczego Unii ustanawia się radę pod przewodnictwem Komisji, aby zapewnić sprawiedliwą reprezentację darczyńców oraz podejmować decyzje o wykorzystaniu środków. W skład rady wchodzi – w charakterze obserwatora – przedstawiciel każdego państwa członkowskiego niewnoszącego wkładu do tych funduszy. Zasady dotyczące składu rady i jej przepisy wewnętrzne określone są w umowie ustanawiającej unijny fundusz powierniczy. Zasady te obejmują wymóg uzyskania głosu poparcia ze strony Komisji do ostatecznego przyjęcia decyzji o wykorzystaniu funduszy.

5.   Unijne fundusze powiernicze ustanawia się na czas określony w ich umowie ustanawiającej. Okres ten może zostać przedłużony decyzją Komisji z zastrzeżeniem procedury określonej w ust. 1 na wniosek rady danego unijnego funduszu powierniczego oraz po przedstawieniu przez Komisję sprawozdania uzasadniającego przedłużenie, potwierdzającego w szczególności, że zostały spełnione warunki określone w ust. 3.

Parlament Europejski lub Rada mogą zwrócić się do Komisji o zaprzestanie zasilania unijnego funduszu powierniczego lub o dokonanie przeglądu umowy ustanawiającej, aby w stosownych przypadkach zlikwidować unijny fundusz powierniczy, w szczególności na podstawie informacji przedłożonych w dokumencie roboczym, o którym mowa w art. 41 ust. 6. W takim przypadku wszelkie pozostałe środki finansowe są zwracane proporcjonalnie do budżetu jako dochody ogólne oraz państwom członkowskim wnoszącym wkład w ten fundusz i innym darczyńcom.

Artykuł 239

Wdrażanie unijnych funduszy powierniczych na rzecz działań zewnętrznych

1.   Unijne fundusze powiernicze wdrażane są zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami, przejrzystości, proporcjonalności, niedyskryminacji i równego traktowania, a także zgodnie z celami szczegółowymi określonymi w poszczególnych umowach ustanawiających oraz przy pełnym poszanowaniu praw Parlamentu Europejskiego i Rady do sprawowania nadzoru i kontroli nad wkładem Unii.

2.   Działania finansowane w ramach unijnych funduszy powierniczych mogą być wdrażane bezpośrednio przez Komisję zgodnie z art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. a) oraz pośrednio z udziałem podmiotów wykonujących środki finansowe Unii zgodnie z art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. c) pkt (i), (ii), (iii), (v) oraz (vi).

3.   W ramach funduszy zobowiązania zaciągają i środki wypłacają podmioty upoważnione do działań finansowych w ramach Komisji, w rozumieniu tytułu IV rozdział 4. Księgowy Komisji pełni funkcję księgowego unijnego funduszu powierniczego. Odpowiada on za ustanowienie procedur księgowych oraz planu kont, wspólnych dla wszystkich unijnych funduszy powierniczych. Audytor wewnętrzny Komisji, OLAF oraz Trybunał Obrachunkowy wykonują w odniesieniu do unijnego funduszu powierniczego te same uprawnienia co w odniesieniu do innych działań realizowanych przez Komisję.

4.   Wkłady Unii i innych darczyńców nie są włączane do budżetu i są deponowane na specjalnym rachunku bankowym. Księgowy otwiera i zamyka specjalny rachunek bankowy unijnego funduszu powierniczego. Wszystkie transakcje przeprowadzane na specjalnym rachunku bankowym w ciągu roku są właściwie rozliczane w księgach rachunkowych unijnego funduszu powierniczego.

Wkłady Unii przekazywane są na specjalny rachunek bankowy na podstawie wniosków o płatność należycie uzasadnionych prognozami wypłat, z uwzględnieniem salda dostępnego na rachunku i wynikającego stąd zapotrzebowania na dodatkowe płatności. Prognozy wypłat dostarcza się raz w roku lub – w stosownych przypadkach – co pół roku.

Wkłady innych darczyńców są uwzględniane z chwilą wpłaty na specjalny rachunek bankowy unijnego funduszu powierniczego, w kwocie w euro wynikającej z przeliczenia w momencie otrzymania środków na specjalny rachunek bankowy. Odsetki narosłe na specjalnym rachunku bankowym unijnego funduszu powierniczego inwestuje się w unijny fundusz powierniczy, chyba że umowa ustanawiająca dany unijny fundusz powierniczy stanowi inaczej.

5.   Komisja jest upoważniona do wykorzystania maksymalnie 5 % kwot zebranych w unijnym funduszu powierniczym w celu pokrycia swoich kosztów zarządzania począwszy od roku, w którym zaczęto wykorzystywać wkłady, o których mowa w ust. 4. Niezależnie od zdania pierwszego oraz aby uniknąć podwójnego obciążania kosztami, koszty zarządzania wynikające z wkładu Unii do unijnego funduszu powierniczego pokrywane są przez ten wkład jedynie w zakresie, w jakim koszty te nie zostały już pokryte z innych linii budżetowych. Przez okres funkcjonowania unijnego funduszu powierniczego takie opłaty za zarządzanie traktuje się jako dochody przeznaczone na określony cel w rozumieniu art. 21 ust. 2 lit. a) pkt (ii).

Poza sprawozdaniem rocznym, o którym mowa w art. 258, urzędnik zatwierdzający sporządza dwa razy w roku sprawozdania finansowe dotyczące operacji realizowanych przez poszczególne unijne fundusze powiernicze.

Komisja przedstawia ponadto co miesiąc sprawozdanie dotyczące stanu wdrożenia poszczególnych unijnych funduszy powierniczych.

Każdego roku unijne fundusze powiernicze poddawane są niezależnemu audytowi zewnętrznemu.

Artykuł 240

Wkład Unii w globalne inicjatywy

1.   Z myślą o odpowiednim koordynowaniu działań z wieloma partnerami w celu reagowania na globalne wyzwania Unia może wnosić wkład w formie finansowania niepowiązanego z kosztami w globalne inicjatywy finansowane zbiorowo z udziałem wielu darczyńców, jeżeli wspierają one osiągnięcie celów polityki Unii, a inne instrumenty wykonania budżetu nie byłyby wystarczające do osiągnięcia takich celów. W miarę możliwości i w stosownych przypadkach Komisja przyłącza się do każdej rady zarządzającej lub równoważnego komitetu sterującego.

2.   Przed podjęciem jakiejkolwiek decyzji o wniesieniu wkładu w globalną inicjatywę i tak szybko, jak to możliwe, Komisja informuje Parlament Europejski i Radę o kwocie wkładu w globalną inicjatywę na mocy odpowiedniego aktu podstawowego, wyjaśniając powody i stosowność wkładu, w tym sposób, w jaki wkład ten zapewni widoczność Unii dzięki finansowaniu unijnemu.

3.   Wkład Unii w inicjatywy globalne podlega następującym warunkom, z uwzględnieniem charakteru finansowania unijnego:

a)

wkład Unii stanowi mniejszościowy wkład w daną inicjatywę, z uwzględnieniem całkowitej kwoty wniesionej w inicjatywę do momentu wnoszenia wkładu Unii;

b)

wkład Unii jest traktowany na równi z wkładami darczyńców o podobnej skali, a w przypadku gdy wkład w inicjatywę wnosi także jedno lub kilka państw członkowskich, poziom ochrony wkładu Unii jest co najmniej równie korzystny co poziom ochrony wkładu lub wkładów tych państw członkowskich;

c)

wyniki osiągnięte w ramach inicjatywy podlegają odpowiedniej sprawozdawczości, w tym z wykorzystaniem odpowiednich wskaźników produktów i oddziaływania;

d)

inicjatywa oparta jest na zasadach zapewniających należyte zarządzanie finansami, przejrzystość, niedyskryminację i równe traktowanie w wykorzystywaniu środków finansowych Unii zgodnie z zasadą proporcjonalności;

e)

istnieją odpowiednie systemy wewnętrzne i zewnętrzne zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz ich zwalczania, a także składania regularnych sprawozdań z ich funkcjonowania oraz istnieją odpowiednie zasady dotyczące odzyskiwania środków w ramach inicjatywy, w tym wykorzystania takich środków na potrzeby tej samej inicjatywy.

W przypadku podejrzenia poważnych nieprawidłowości, takich jak nadużycia finansowe, korupcja lub konflikt interesów, właściwy urzędnik zatwierdzający, EPPO w odniesieniu do państw członkowskich uczestniczących we wzmocnionej współpracy zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2017/1939, OLAF, organy audytowe Komisji i Trybunał Obrachunkowy otrzymują w ramach zasad inicjatywy istotne informacje i przeprowadzają wspólny audyt, wspólną kontrolę lub misję dochodzeniową razem z odpowiednim organem w ramach inicjatywy, zgodnie z art. 129.

4.   W decyzji w sprawie finansowania dotyczącej wniesienia wkładu do inicjatywy zawiera się uzasadnienie warunków określonych w ust. 3 akapit pierwszy.

5.   Procedurę określoną w art. 157 ust. 6 stosuje się odpowiednio do wkładu Unii w globalną inicjatywę.

Artykuł 241

Wykorzystanie wsparcia budżetowego

1.   W przypadku gdy przewidują to odpowiednie akty podstawowe, Komisja może udzielić wsparcia budżetowego państwu trzeciemu, o ile spełnione są następujące warunki:

a)

zarządzanie finansami publicznymi w danym państwie trzecim jest wystarczająco przejrzyste, rzetelne i skuteczne;

b)

dane państwo trzecie wprowadziło wystarczająco wiarygodne i właściwe polityki sektorowe lub krajowe;

c)

dane państwo trzecie wprowadziło polityki makroekonomiczne ukierunkowane na stabilność;

d)

dane państwo trzecie wprowadziło wystarczający i terminowy dostęp do wyczerpujących i rzetelnych informacji budżetowych.

2.   Płatność wkładu Unii opiera się na spełnieniu warunków, o których mowa w ust. 1, w tym również poprawie zarządzania finansami publicznymi. Ponadto niektóre płatności mogą również zależeć od osiągnięcia celów pośrednich, mierzonych za pomocą obiektywnych wskaźników wykonania, odzwierciedlających rezultaty i postępy w czasie reform w danym sektorze.

3.   W państwach trzecich Komisja wspiera poszanowanie praworządności, rozwój kontroli parlamentarnej oraz zdolności w zakresie audytu i zwalczania korupcji, a także zwiększanie przejrzystości i publicznego dostępu do informacji.

4.   Odpowiednie umowy w sprawie finansowania zawarte z państwem trzecim zawierają:

a)

zobowiązanie państwa trzeciego do przekazywania Komisji wiarygodnych i terminowych informacji, umożliwiających Komisji ocenę spełnienia warunków, o których mowa w ust. 2;

b)

prawo Komisji do zawieszenia umowy w sprawie finansowania w przypadku naruszenia przez państwo trzecie obowiązku dotyczącego poszanowania praw człowieka, zasad demokratycznych i praworządności oraz w poważnych przypadkach korupcji;

c)

odpowiednie postanowienia, zgodnie z którymi państwo trzecie zobowiązuje się do natychmiastowego zwrotu całości lub części finansowania danej operacji w przypadku stwierdzenia poważnych nieprawidłowości dotyczących płatności danych środków finansowych Unii, które to nieprawidłowości można przypisać temu państwu.

W celu dokonania zwrotu, o którym mowa w akapicie pierwszym lit. c) niniejszego ustępu, zastosować można art. 101 ust. 1 akapit drugi.

Artykuł 242

Eksperci zewnętrzni otrzymujący wynagrodzenie

1.   Instytucje Unii mogą wybrać ekspertów zewnętrznych do pomocy przy ocenie wniosków o udzielenie dotacji, projektów i ofert oraz w celu zapewnienia opinii i doradztwa w konkretnych przypadkach i wypłacać im wynagrodzenie.

2.   Zaproszenie do wyrażenia zainteresowania publikuje się na stronie internetowej danej instytucji Unii.

Zaproszenie do wyrażenia zainteresowania zawiera opis zadań, czas ich trwania oraz stałe warunki wynagrodzenia.

3.   Każda zainteresowana osoba fizyczna może złożyć wniosek w dowolnym momencie w okresie ważności zaproszenia do wyrażenia zainteresowania, z wyjątkiem trzech ostatnich miesięcy tego okresu.

4.   W następstwie zaproszenia do wyrażenia zainteresowania sporządza się wykaz ekspertów. Zachowuje on ważność przez nie więcej niż pięć lat od jego publikacji lub przez czas trwania programu wieloletniego, którego dane zadania dotyczą. Okres ważności wykazu może być dłuższy niż czas trwania wieloletniego programu finansowego, jeżeli zapewni się rotację ekspertów.

5.   Wartość umowy musi być niższa od progów, o których mowa w art. 178 ust. 1. Wartość tę można przekroczyć jedynie w drodze wyjątku i w należycie uzasadnionych przypadkach, aby umożliwić instytucjom Unii konkurowanie na równych warunkach z innymi uczestnikami rynku.

6.   Ekspertom zewnętrznym otrzymującym wynagrodzenie wypłaca się wynagrodzenie w ustalonej i z góry podanej kwocie oraz wybiera się ich w oparciu o ich umiejętności zawodowe. Wybór dokonywany jest w oparciu o kryteria kwalifikacji zgodne z zasadami niedyskryminacji, równego traktowania i braku konfliktu interesów.

7.   Do celów tytułu V rozdział 2 sekcja 2 tacy eksperci są traktowani jako odbiorcy.

Artykuł 243

Eksperci nieotrzymujący wynagrodzenia

Instytucje Unii mogą zwracać wydatki na podróże i koszty pobytu poniesione przez osoby zaproszone lub upoważnione przez te instytucje lub, w stosownych przypadkach, wypłacać takim osobom wszelkie inne rekompensaty.

Artykuł 244

Darowizny o charakterze niefinansowym

1.   Instytucje Unii i organy Unii mogą przekazywać darowizny o charakterze niefinansowym w postaci usług, dostaw lub robót budowlanych.

2.   Darowizny o charakterze niefinansowym przekazuje się zgodnie z zasadami przejrzystości i równego traktowania oraz, w stosownych przypadkach, zgodnie z wymogami określonymi w przepisach sektorowych. Muszą one wspierać realizację celów polityk Unii.

3.   Właściwy urzędnik zatwierdzający informuje w rocznym sprawozdaniu z działalności, o którym mowa w art. 74 ust. 9, o darowiznach o charakterze niefinansowym.

4.   W przypadku dostaw niepsujących się produktów finansowanych ze środków administracyjnych i zgodnie z zasadami i standardami rachunkowości, o których mowa w art. 80, instytucje i organy Unii nie mogą przekazywać darowizn o charakterze niefinansowym, zanim wartość dostawy nie zostanie częściowo zamortyzowana.

Artykuł 245

Składki członkowskie oraz inne płatności z tytułu składek

Unia może wnosić wkłady będące składkami na rzecz podmiotów, których jest członkiem lub w których jest obserwatorem.

Artykuł 246

Wydatki na członków i personel instytucji Unii

Instytucje Unii mogą opłacać wydatki na członków i personel instytucji Unii, w tym również wkłady na rzecz stowarzyszeń byłych i obecnych posłów do Parlamentu Europejskiego oraz wkłady na rzecz szkół europejskich.

TYTUŁ XIII

ROCZNE SPRAWOZDANIE FINANSOWE ORAZ INNA SPRAWOZDAWCZOŚĆ FINANSOWA

ROZDZIAŁ 1

Roczne sprawozdanie finansowe

Sekcja 1

Ramy rachunkowości

Artykuł 247

Struktura sprawozdania finansowego

Roczne sprawozdanie finansowe Unii przygotowuje się za każdy rok budżetowy, który trwa od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia. To sprawozdanie finansowe składa się z następujących elementów:

a)

skonsolidowanego sprawozdania finansowego, przedstawiającego zgodnie z regułami rachunkowości, o których mowa w art. 80, skonsolidowane informacje finansowe zawarte w sprawozdaniach finansowych instytucji Unii, organów Unii, o których mowa w art. 70, oraz innych organów spełniających kryteria rachunkowości skonsolidowanej;

b)

zagregowanych sprawozdań z wykonania budżetu przedstawiających informacje zawarte w sprawozdaniach z wykonania budżetu sporządzanych przez instytucje Unii.

Artykuł 248

Dokumenty potwierdzające

Każdego zapisu w sprawozdaniu finansowym dokonuje się na podstawie odpowiednich dokumentów potwierdzających zgodnie z art. 75.

Artykuł 249

Sprawozdania finansowe

1.   Sprawozdania finansowe sporządza się w milionach euro oraz zgodnie z regułami rachunkowości, o których mowa w art. 80; składają się one z:

a)

bilansu, przedstawiającego wszystkie aktywa i pasywa oraz sytuację finansową na dzień 31 grudnia poprzedniego roku budżetowego;

b)

sprawozdania z wyników finansowych działalności przedstawiającego wynik ekonomiczny za poprzedni rok budżetowy;

c)

rachunku przepływów pieniężnych wykazującego kwoty pobrane i wypłacone w ciągu roku budżetowego oraz końcowy stan środków finansowych;

d)

zestawienia zmian w aktywach netto przedstawiającego przegląd zmian stanu rezerw w ciągu roku budżetowego oraz skumulowane wyniki.

2.   W informacjach dodatkowych do sprawozdania finansowego uzupełnia się i opatruje komentarzami informacje przedstawione w sprawozdaniach, o których mowa w ust. 1, oraz dostarcza wszelkie uzupełniające informacje wymagane na podstawie reguł rachunkowości, o których mowa w art. 80, a także w praktyce rachunkowości przyjętej na szczeblu międzynarodowym, jeżeli informacje takie odnoszą się do działalności Unii. Informacje dodatkowe zawierają przynajmniej następujące elementy:

a)

zasady, reguły i metody rachunkowości;

b)

noty wyjaśniające dostarczające dodatkowych informacji, niezawartych w sprawozdaniach finansowych, które to informacje są niezbędne do rzetelnego przedstawienia sprawozdania finansowego.

3.   Po zamknięciu roku budżetowego i do czasu przekazania kont księgi głównej księgowy wprowadza wszelkie korekty, które nie pociągają za sobą jakichkolwiek wypłat lub wpłat w odniesieniu do tego roku, a są niezbędne do przedstawienia prawdziwego i rzetelnego obrazu tego sprawozdania finansowego.

Sekcja 2

Sprawozdania z wykonania budżetu

Artykuł 250

Sprawozdania z wykonania budżetu

1.   Sprawozdania z wykonania budżetu przedstawia się w milionach euro; muszą one być również porównywalne z roku na rok. Obejmują one:

a)

sprawozdania, które przedstawiają zbiorczo wszystkie operacje budżetowe po stronie dochodów i wydatków w danym roku budżetowym;

b)

wynik budżetowy, który oblicza się na podstawie rocznego salda budżetowego, o którym mowa w decyzji (UE, Euratom) 2020/2053;

c)

informacje wyjaśniające, które uzupełniają i komentują informacje przedstawione w sprawozdaniach.

2.   Sprawozdania z wykonania budżetu przedstawiane są według takiej samej struktury jak sam budżet.

3.   Sprawozdania z wykonania budżetu obejmują:

a)

informacje dotyczące dochodów, w szczególności zmiany w szacunkach dochodów, wynik w zakresie dochodów oraz ustalone należności;

b)

informacje pokazujące zmiany w dostępnej łącznej kwocie środków na zobowiązania i na płatności;

c)

informacje pokazujące sposób wykorzystania dostępnej łącznej kwoty środków na zobowiązania i na płatności;

d)

informacje pokazujące zobowiązania pozostające do spłaty, zobowiązania przeniesione z poprzedniego roku budżetowego oraz zobowiązania zaciągnięte w ciągu roku budżetowego.

4.   W przypadku informacji dotyczących dochodów do sprawozdania z wykonania budżetu dołącza się sprawozdanie pokazujące – w odniesieniu do każdego państwa członkowskiego – podział kwot zasobów własnych, które pozostają do odzyskania na koniec roku budżetowego i które są objęte nakazem odzyskania środków.

Sekcja 3

Harmonogram rocznego sprawozdania finansowego

Artykuł 251

Wstępne sprawozdania finansowe

1.   Do dnia 1 marca kolejnego roku budżetowego księgowi instytucji Unii innych niż Komisja oraz organów, o których mowa w art. 247, przesyłają swoje wstępne sprawozdania finansowe księgowemu Komisji oraz Trybunałowi Obrachunkowemu.

2.   Do dnia 1 marca kolejnego roku budżetowego księgowi pozostałych Unii innych niż Komisja oraz organów, o których mowa w art. 247, przesyłają księgowemu Komisji wymagane informacje księgowe, do celów konsolidacji, w sposób i w formacie ustanowionym przez księgowego Komisji.

3.   Księgowy Komisji dokonuje konsolidacji wstępnych sprawozdań finansowych, o których mowa w ust. 2, ze wstępnym sprawozdaniem finansowym Komisji i do dnia 31 marca kolejnego roku budżetowego przesyła drogą elektroniczną wstępne sprawozdanie finansowe Komisji oraz wstępne skonsolidowane sprawozdanie finansowe Unii Trybunałowi Obrachunkowemu.

Artykuł 252

Zatwierdzenie końcowego skonsolidowanego sprawozdania finansowego

1.   Do dnia 1 maja Trybunał Obrachunkowy przedstawia swoje uwagi na temat wstępnych sprawozdań finansowych instytucji Unii innych niż Komisja oraz każdego z organów, o których mowa w art. 247, a do dnia 15 maja – uwagi na temat wstępnego sprawozdania finansowego Komisji oraz wstępnego skonsolidowanego sprawozdania finansowego Unii.

2.   Do dnia 15 maja księgowi instytucji Unii innych niż Komisja oraz organów, o których mowa w art. 247, przesyłają księgowemu Komisji wymagane informacje księgowe w sposób i w formacie ustanowionym przez księgowego Komisji, w celu sporządzenia końcowego skonsolidowanego sprawozdania finansowego.

Do dnia 1 czerwca instytucje Unii inne niż Komisja oraz każdy z organów, o których mowa w art. 247, przesyłają swoje końcowe sprawozdania finansowe Parlamentowi Europejskiemu, Radzie, Trybunałowi Obrachunkowemu oraz księgowemu Komisji.

3.   Księgowy każdej instytucji Unii oraz każdego z organów, o których mowa w art. 247, przesyła Trybunałowi Obrachunkowemu, z kopią do księgowego Komisji, w tym samym dniu, w którym przekazuje swoje końcowe sprawozdanie finansowe, oświadczenie dotyczące tego sprawozdania końcowego.

Do końcowego sprawozdania finansowego dołączane jest oświadczenie księgowego, w którym stwierdza on, że sprawozdanie to zostało sporządzone zgodnie z niniejszym tytułem oraz mającymi zastosowanie zasadami, regułami i metodami rachunkowości określonymi w informacjach dodatkowych do sprawozdań finansowych.

4.   Księgowy Komisji sporządza końcowe skonsolidowane sprawozdanie finansowe na podstawie informacji przedstawionych mu zgodnie z ust. 2 niniejszego artykułu przez instytucje Unii inne niż Komisja oraz przez organy, o których mowa w art. 247.

Do końcowego skonsolidowanego sprawozdania finansowego dołączane jest oświadczenie księgowego Komisji, w którym stwierdza on, że sprawozdanie to zostało sporządzone zgodnie z niniejszym tytułem oraz mającymi zastosowanie zasadami, regułami i metodami rachunkowości określonymi w informacjach dodatkowych do sprawozdań finansowych.

5.   Po zatwierdzeniu końcowego skonsolidowanego sprawozdania finansowego oraz swojego własnego końcowego sprawozdania finansowego Komisja przesyła je do dnia 30 czerwca drogą elektroniczną Parlamentowi Europejskiemu, Radzie i Trybunałowi Obrachunkowemu.

W tym samym terminie księgowy Komisji przekazuje Trybunałowi Obrachunkowemu oświadczenie dotyczące końcowego skonsolidowanego sprawozdania finansowego.

Do dnia 31 lipca Trybunał Obrachunkowy przyjmuje opinię w sprawie wiarygodności rocznych sprawozdań finansowych Unii oraz sprawozdań każdej z instytucji i organów, o których mowa w art. 247.

6.   Końcowe skonsolidowane sprawozdanie finansowe publikowane jest do dnia 15 listopada w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej wraz z poświadczeniem wiarygodności wydanym przez Trybunał Obrachunkowy zgodnie z art. 287 TFUE oraz art. 106a Traktatu Euratom.

ROZDZIAŁ 2

Zintegrowana sprawozdawczość finansowa i sprawozdawczość w zakresie rozliczalności

Artykuł 253

Zintegrowana sprawozdawczość finansowa i sprawozdawczość w zakresie rozliczalności

1.   Do dnia 31 lipca kolejnego roku budżetowego Komisja przedstawia Parlamentowi Europejskiemu i Radzie zintegrowany zestaw sprawozdań finansowych i sprawozdań w zakresie rozliczalności, który obejmuje:

a)

końcowe skonsolidowane sprawozdanie finansowe, o którym mowa w art. 252;

b)

sprawozdanie roczne z zarządzania i wykonania przedstawiające jasne i zwięzłe streszczenie osiągnięć w zakresie kontroli wewnętrznej i zarządzania finansami, o którym mowa w rocznych sprawozdaniach każdego delegowanego urzędnika zatwierdzającego, oraz zawierające informacje dotyczące głównych zasad zarządzania w Komisji, a także:

(i)

szacowany poziom błędu w wydatkach Unii oparty na spójnej metodologii oraz szacowane przyszłe korekty;

(ii)

informacje dotyczące działań zapobiegawczych i naprawczych dotyczących budżetu, w których uwzględnia się skutki finansowe działań podjętych w celu ochrony budżetu przed wydatkami dokonanymi z naruszeniem prawa;

(iii)

informacje dotyczące wdrażania strategii Komisji w zakresie zwalczania nadużyć finansowych;

c)

długoterminową prognozę przyszłych wpływów i wypływów obejmującą kolejne pięć lat, opartą na mających zastosowanie wieloletnich ramach finansowych oraz decyzji (UE, Euratom) 2020/2053;

d)

sprawozdanie roczne dotyczące audytów wewnętrznych, o którym mowa w art. 118 ust. 8;

e)

ocenę finansów Unii opartą na uzyskanych wynikach, o której mowa w art. 318 TFUE, dotyczącą w szczególności postępów w osiąganiu celów polityki z uwzględnieniem wskaźników wykonania, o których mowa w art. 33 niniejszego rozporządzenia;

f)

sprawozdanie dotyczące działań następczych podjętych po absolutorium, o którym mowa w art. 268 ust. 2.

2.   W zintegrowanej sprawozdawczości finansowej i w sprawozdawczości w zakresie rozliczalności, o których mowa w ust. 1, każde sprawozdanie przedstawione jest w oddzielny i wyraźnie identyfikowalny sposób. Każde ze sprawozdań, z wyjątkiem końcowego skonsolidowanego sprawozdania finansowego, udostępniane jest Parlamentowi Europejskiemu, Radzie i Trybunałowi Obrachunkowemu do dnia 30 czerwca.

ROZDZIAŁ 3

Sprawozdawczość budżetowa i pozostała sprawozdawczość finansowa

Artykuł 254

Miesięczne sprawozdania z wykonania budżetu

Oprócz sprawozdań rocznych i sprawozdań przewidzianych w art. 249 i 250 księgowy Komisji raz w miesiącu przesyła Parlamentowi Europejskiemu i Radzie dane liczbowe – zagregowane co najmniej na poziomie rozdziału, a także przedstawione z podziałem na poszczególne rozdziały, artykuły i pozycje – dotyczące wykonania budżetu zarówno po stronie dochodów, jak i wydatków, w odniesieniu do wszystkich dostępnych środków. Te dane liczbowe obejmują również szczegółowe informacje dotyczące wykorzystania przeniesionych środków.

Dane liczbowe są udostępniane na stronie internetowej Komisji w terminie 10 dni roboczych po końcu każdego miesiąca.

Artykuł 255

Roczne sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami

1.   Każda instytucja Unii oraz każdy z organów, o którym mowa w art. 247, przygotowuje sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami za dany rok budżetowy.

Udostępniają one to sprawozdanie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie oraz Trybunałowi Obrachunkowemu do dnia 31 marca kolejnego roku budżetowego.

2.   Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 1, przedstawia zestawienie informacji dotyczących przesunięć środków między różnymi pozycjami budżetowymi.

Artykuł 256

Sprawozdanie roczne dotyczące zobowiązań warunkowych wynikających z gwarancji budżetowych i pomocy finansowej oraz stabilności tych zobowiązań warunkowych

Komisja co roku składa Parlamentowi Europejskiemu i Radzie sprawozdanie na temat zobowiązań warunkowych wynikających z gwarancji budżetowych i pomocy finansowej oraz, zgodnie z art. 213 ust. 3, na temat oceny stabilności tych zobowiązań warunkowych obciążających budżet. Informacje te są równocześnie udostępniane Trybunałowi Obrachunkowemu.

Artykuł 257

Sprawozdanie dotyczące statusu zagadnień z zakresu rachunkowości

Do dnia 15 września każdego roku budżetowego księgowy Komisji przesyła Parlamentowi Europejskiemu i Radzie sprawozdanie zawierające informacje dotyczące odnotowanych ryzyk bieżących, zaobserwowanych ogólnych tendencji, napotkanych nowych zagadnień z zakresu rachunkowości oraz postępów w kwestiach dotyczących rachunkowości, w tym również gdy zostały one zidentyfikowane przez Trybunał Obrachunkowy, a także informacje dotyczące odzyskiwania środków.

Artykuł 258

Sprawozdawczość dotycząca unijnych funduszy powierniczych na rzecz działań zewnętrznych

Zgodnie z art. 41 ust. 6 Komisja corocznie przedkłada Parlamentowi Europejskiemu i Radzie sprawozdanie z działań wspieranych przez unijne fundusze powiernicze, o których mowa w art. 238, dotyczące ich wdrożenia i wykonania, a także ich rozliczeń finansowych.

Rada danego unijnego funduszu powierniczego zatwierdza sprawozdanie roczne unijnego funduszu powierniczego sporządzone przez urzędnika zatwierdzającego. Ponadto zatwierdza ona końcowe sprawozdanie finansowe sporządzane przez księgowego. W kontekście procedury udzielania Komisji absolutorium rada funduszu powierniczego przedstawia Parlamentowi Europejskiemu i Radzie końcowe sprawozdanie finansowe.

Artykuł 259

Publikacja informacji o odbiorcach

Komisja publikuje informacje o odbiorcach zgodnie z art. 38.

TYTUŁ XIV

KONTROLA ZEWNĘTRZNA ORAZ UDZIELENIE ABSOLUTORIUM

ROZDZIAŁ 1

Kontrola zewnętrzna

Artykuł 260

Kontrola zewnętrzna prowadzona przez Trybunał Obrachunkowy

Parlament Europejski, Rada i Komisja jak najszybciej informują Trybunał Obrachunkowy o wszystkich decyzjach i przepisach przyjętych na podstawie art. 12, 16, 21, 29, 30, 32 i 43.

Artykuł 261

Zasady i procedura kontroli

1.   Badanie prowadzone przez Trybunał Obrachunkowy w celu ustalenia, czy wszystkie dochody zostały otrzymane, a wszystkie wydatki poniesione zgodnie z prawem i we właściwy sposób, musi uwzględniać Traktaty, budżet, niniejsze rozporządzenie, akty delegowane przyjęte na podstawie niniejszego rozporządzenia oraz wszelkie inne odpowiednie akty przyjęte na mocy Traktatów. Badanie to może uwzględniać wieloletni charakter programów oraz odnośnych systemów nadzoru i kontroli.

2.   Wykonując swoje zadanie, Trybunał Obrachunkowy ma prawo wglądu, w trybie przewidzianym w art. 263, do wszystkich dokumentów i informacji dotyczących zarządzania finansami departamentów lub organów w odniesieniu do operacji finansowanych lub współfinansowanych przez Unię. Trybunał Obrachunkowy ma uprawnienia do wysłuchania każdego urzędnika odpowiedzialnego za operacje po stronie dochodów lub wydatków oraz do stosowania wszelkich procedur kontroli odpowiednich dla tych departamentów lub organów. Kontrola w państwach członkowskich prowadzona jest we współpracy z krajowymi instytucjami kontrolnymi lub, w przypadku gdy nie posiadają one niezbędnych uprawnień, z właściwymi departamentami krajowymi. Trybunał Obrachunkowy oraz krajowe instytucje kontrolne państw członkowskich współpracują w duchu zaufania, przy jednoczesnym zachowaniu swojej niezależności.

W celu uzyskania wszystkich informacji niezbędnych do wykonania zadania powierzonego mu na mocy Traktatów lub aktów przyjętych na ich podstawie, Trybunał Obrachunkowy może być obecny, na swój wniosek, przy działaniach kontrolnych prowadzonych w ramach wykonywania budżetu przez którąkolwiek instytucję Unii lub w jej imieniu.

Na wniosek Trybunału Obrachunkowego każda instytucja Unii upoważnia instytucje finansowe przechowujące depozyty Unii do tego, aby umożliwiły Trybunałowi Obrachunkowemu zapewnienie zgodności danych zewnętrznych z księgami rachunkowymi.

3.   W celu wykonania swojego zadania Trybunał Obrachunkowy zgłasza instytucjom Unii i organom, do których zastosowanie ma niniejsze rozporządzenie, imiona i nazwiska swoich pracowników, którzy są upoważnieni do ich kontroli.

Artykuł 262

Weryfikacje dotyczące papierów wartościowych i środków pieniężnych

Trybunał Obrachunkowy zapewnia, aby wszystkie papiery wartościowe i środki pieniężne znajdujące się w depozycie lub w kasie były weryfikowane z dowodami podpisanymi przez depozytariuszy lub z oficjalnymi notami dotyczącymi posiadanych środków pieniężnych i papierów wartościowych. Trybunał może przeprowadzać takie weryfikacje samodzielnie.

Artykuł 263

Prawo dostępu Trybunału Obrachunkowego

1.   Instytucje Unii, organy zarządzające dochodami lub wydatkami w imieniu Unii oraz odbiorcy zapewniają Trybunałowi Obrachunkowemu wszelką pomoc oraz udzielają mu wszelkich informacji, jakie Trybunał uzna za niezbędne do wykonywania swoich zadań. Udostępniają oni Trybunałowi Obrachunkowemu, na jego wniosek, wszystkie dokumenty dotyczące udzielania i realizacji zamówień finansowanych z budżetu oraz wszystkie rozliczenia środków pieniężnych lub materiałów, wszystkie zapisy księgowe lub dokumenty potwierdzające oraz związane z nimi dokumenty administracyjne, wszystkie dokumenty dotyczące dochodów i wydatków, wszystkie ewidencje, wszystkie schematy organizacyjne departamentów, które Trybunał Obrachunkowy uzna za niezbędne do kontroli rocznych sprawozdań finansowych i sprawozdań z wykonania budżetu na podstawie zapisów lub kontroli na miejscu, jak również, do tych samych celów, wszystkie dokumenty i dane utworzone lub przechowywane w formacie elektronicznym. Prawo dostępu Trybunału Obrachunkowego obejmuje dostęp do systemu informatycznego wykorzystywanego do zarządzania dochodami lub wydatkami podlegającymi kontroli Trybunału, w przypadku gdy taki dostęp jest istotny dla kontroli.

Organy audytu wewnętrznego i inne służby organów danej administracji krajowej zapewniają Trybunałowi Obrachunkowemu wszelką pomoc, jaką Trybunał uzna za niezbędną do wykonywania swoich zadań.

2.   Urzędnicy, których działania są weryfikowane przez Trybunał Obrachunkowy:

a)

okazują prowadzoną przez siebie ewidencję środków pieniężnych w kasie, wszelkich innych środków pieniężnych, papierów wartościowych i wszelkiego rodzaju materiałów, a także dokumentów potwierdzających dotyczących gospodarowania powierzonymi im środkami finansowymi, jak również wszelkie księgi, rejestry i inne związane z nimi dokumenty;

b)

przedstawiają korespondencję oraz wszelkie inne dokumenty wymagane do pełnego przeprowadzenia kontroli, o której mowa w art. 261.

O informacje dostarczane na podstawie akapitu pierwszego lit. b) może występować tylko Trybunał Obrachunkowy.

3.   Trybunał Obrachunkowy ma prawo badać pod kątem dochodów i wydatków Unii dokumenty będące w posiadaniu departamentów instytucji Unii oraz, w szczególności, departamentów odpowiedzialnych za decyzje dotyczące tych dochodów i wydatków, organów zarządzających dochodami lub wydatkami w imieniu Unii, a także osób fizycznych lub prawnych otrzymujących płatności z budżetu.

4.   Zadanie ustalenia, czy dochody zostały otrzymane, a wydatki poniesione zgodnie z prawem i we właściwy sposób oraz czy zarządzanie finansami było należyte, obejmuje kwestię wykorzystania – przez organy spoza instytucji Unii –środków finansowych Unii otrzymanych w formie wkładów.

5.   Wypłata środków finansowych Unii odbiorcom spoza instytucji Unii warunkowana jest wyrażeniem na piśmie zgody przez tych odbiorców lub, w przypadku braku zgody z ich strony, przez wykonawców lub podwykonawców, na przeprowadzenie przez Trybunał Obrachunkowy kontroli wykorzystania przyznanego finansowania.

6.   Komisja udostępnia Trybunałowi Obrachunkowemu, na jego wniosek, wszelkie informacje dotyczące operacji zaciągania i udzielania pożyczek.

7.   Wykorzystanie zintegrowanych systemów komputerowych nie może skutkować ograniczeniem dostępu Trybunału Obrachunkowego do dokumentów potwierdzających. Gdy jest to technicznie możliwe, zapewnia się Trybunałowi Obrachunkowemu – w jego własnych pomieszczeniach i zgodnie ze stosownymi przepisami bezpieczeństwa – elektroniczny dostęp do danych i dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia kontroli.

Artykuł 264

Sprawozdanie roczne Trybunału Obrachunkowego

1.   Trybunał Obrachunkowy przekazuje Komisji i innym instytucjom Unii, do dnia 30 czerwca, wszelkie uwagi, których charakter wymaga jego zdaniem zamieszczenia ich w jego sprawozdaniu rocznym. Uwagi te pozostają poufne i podlegają postępowaniu kontradyktoryjnemu. Każda instytucja Unii kieruje swoją odpowiedź do Trybunału Obrachunkowego do dnia 15 października. Odpowiedzi instytucji Unii innych niż Komisja są równocześnie przesyłane Komisji.

2.   Sprawozdanie roczne Trybunału Obrachunkowego zawiera ocenę należytego zarządzania finansami.

3.   Sprawozdanie roczne Trybunału Obrachunkowego zawiera sekcje dotyczące każdej instytucji Unii oraz wspólnego funduszu rezerw. Trybunał Obrachunkowy może dodać każde sprawozdanie podsumowujące lub ogólne uwagi, które należy jego zdaniem zamieścić.

4.   Trybunał Obrachunkowy przekazuje organom odpowiedzialnym za udzielenie absolutorium oraz pozostałym instytucjom Unii, do dnia 15 listopada, swoje sprawozdanie roczne wraz z odpowiedziami instytucji Unii oraz zapewnia jego opublikowanie w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Artykuł 265

Sprawozdania specjalne Trybunału Obrachunkowego

1.   Trybunał Obrachunkowy przekazuje danej instytucji Unii lub danemu organowi Unii wszelkie uwagi, których charakter wymaga jego zdaniem zamieszczenia ich w sprawozdaniu specjalnym. Uwagi te pozostają poufne i podlegają postępowaniu kontradyktoryjnemu.

Dana instytucja Unii lub dany organ Unii informują Trybunał Obrachunkowy, na ogół w terminie sześciu tygodni od przekazania tych uwag, o wszelkich odpowiedziach, jakich chcą udzielić na te uwagi. Bieg tego okresu zawiesza się w należycie uzasadnionych przypadkach, w szczególności gdy – w trakcie postępowania kontradyktoryjnego – dana instytucja Unii lub dany organ Unii muszą uzyskać informacje od państw członkowskich w celu zakończenia przygotowania swojej odpowiedzi.

Odpowiedzi danej instytucji Unii lub danego organu Unii muszą odnosić się bezpośrednio i wyłącznie do uwag Trybunału Obrachunkowego.

Na wniosek Trybunału Obrachunkowego lub danej instytucji Unii lub danego organu odpowiedzi mogą zostać poddane analizie przez Parlament Europejski i Radę po opublikowaniu sprawozdania.

Trybunał Obrachunkowy zapewnia, aby sprawozdania specjalne były sporządzane i przyjmowane w odpowiednim terminie, który na ogół nie może przekraczać 13 miesięcy.

Sprawozdania specjalne, wraz z odpowiedziami danych instytucji Unii lub danych organów Unii, są niezwłocznie przekazywane Parlamentowi Europejskiemu i Radzie, które decydują – każde z osobna – w stosownych przypadkach wspólnie z Komisją, jakie działania należy podjąć w odpowiedzi.

Trybunał Obrachunkowy podejmuje wszelkie działania niezbędne do zapewnienia opublikowania, wraz ze sprawozdaniem specjalnym, odpowiedzi każdej danej instytucji Unii lub danego organu Unii na jego uwagi oraz harmonogramu sporządzania sprawozdania specjalnego.

2.   Opinie, o których mowa w art. 287 ust. 4 akapit drugi TFUE, które nie odnoszą się do wniosków lub projektów objętych ustawodawczą procedurą konsultacji, mogą być opublikowane przez Trybunał Obrachunkowy w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Trybunał Obrachunkowy podejmuje decyzję w sprawie opublikowania po konsultacji z instytucją Unii, która zwróciła się do niego o wydanie opinii, lub instytucją Unii, której ta opinia dotyczy. Do opublikowanych opinii dołącza się wszelkie uwagi danych instytucji Unii.

ROZDZIAŁ 2

Absolutorium

Artykuł 266

Harmonogram procedury udzielania absolutorium

1.   Parlament Europejski, na zalecenie Rady stanowiącej większością kwalifikowaną, przed dniem 15 maja roku n+2, udziela Komisji absolutorium z wykonania budżetu za rok n.

2.   W przypadku gdy termin przewidziany w ust. 1 nie może być dotrzymany, Parlament Europejski lub Rada informują Komisję o przyczynach.

3.   Jeżeli Parlament Europejski odroczy wydanie decyzji o udzieleniu absolutorium, Komisja dokłada wszelkich starań w celu jak najszybszego podjęcia środków zmierzających do usunięcia lub ułatwienia usunięcia przeszkód w podjęciu tej decyzji.

Artykuł 267

Procedura udzielania absolutorium

1.   Decyzja o udzieleniu absolutorium obejmuje konta, na których ujmowane są wszystkie dochody i wydatki Unii, ich salda oraz aktywa i pasywa Unii wykazane w bilansie.

2.   W celu udzielenia absolutorium Parlament Europejski, po wykonaniu tych czynności przez Radę, bada rozliczenia, bilanse finansowe oraz sprawozdanie oceniające, o których mowa w art. 318 TFUE. Bada on również sprawozdanie roczne Trybunału Obrachunkowego wraz z odpowiedziami kontrolowanych instytucji Unii, wszelkie stosowne sprawozdania specjalne Trybunału Obrachunkowego odnoszące się do danego roku budżetowego oraz wydane przez Trybunał Obrachunkowy poświadczenie wiarygodności dotyczące rozliczeń oraz zgodności z prawem i prawidłowości operacji leżących u ich podstaw.

3.   Komisja przedkłada Parlamentowi Europejskiemu, na jego wniosek, wszelkie informacje niezbędne do sprawnego zastosowania procedury udzielania absolutorium za dany rok budżetowy, zgodnie z art. 319 TFUE.

Artykuł 268

Środki następcze

1.   Zgodnie z art. 319 TFUE oraz art. 106a Traktatu Euratom instytucje Unii i organy Unii, o których mowa w art. 70 i 71 niniejszego rozporządzenia, podejmują wszelkie stosowne działania w celu uwzględnienia uwag towarzyszących decyzji Parlamentu Europejskiego o udzieleniu absolutorium oraz komentarzy towarzyszących przyjętemu przez Radę zaleceniu w sprawie absolutorium.

2.   Na wniosek Parlamentu Europejskiego lub Rady instytucje Unii i organy Unii, o których mowa w art. 70 i 71, składają sprawozdania dotyczące środków podjętych w odpowiedzi na te uwagi i komentarze, w szczególności dotyczące instrukcji, jakich udzieliły swoim departamentom odpowiedzialnym za wykonanie budżetu. Państwa członkowskie współpracują z Komisją, informując ją o środkach, jakie podjęły w odpowiedzi na te uwagi, tak aby Komisja mogła uwzględnić je przy sporządzaniu swojego sprawozdania. Sprawozdania instytucji Unii i organów Unii, o których mowa w art. 70 i 71, przekazywane są również Trybunałowi Obrachunkowemu.

Artykuł 269

Przepisy szczegółowe dotyczące ESDZ

ESDZ podlega procedurom przewidzianym w art. 319 TFUE oraz w art. 266, 267 i 268 niniejszego rozporządzenia. ESDZ w pełni współpracuje z instytucjami Unii zaangażowanymi w procedurę udzielania absolutorium oraz – stosownie do sytuacji – przekazuje wszelkie niezbędne dodatkowe informacje, w tym również poprzez udział w posiedzeniach odpowiednich organów.

TYTUŁ XV

ŚRODKI ADMINISTRACYJNE

Artykuł 270

Przepisy ogólne

1.   Środki administracyjne muszą być środkami niezróżnicowanymi.

2.   Niniejszy tytuł ma zastosowanie do środków administracyjnych, o których mowa w art. 47 ust. 4, oraz środków instytucji Unii innych niż Komisja.

Zobowiązania budżetowe odpowiadające środkom administracyjnym o charakterze wspólnym dla kilku tytułów, które to środki zarządzane są globalnie, mogą być zapisywane globalnie w rachunkowości budżetowej po uprzednim skrótowym sklasyfikowaniu ich według rodzaju, zgodnie z art. 47 ust. 4.

Odnośne wydatki zapisuje się w liniach budżetowych każdego tytułu według takiego samego systemu rozdziału jak środki.

3.   Wydatki administracyjne wynikające z umów obejmujących okresy wykraczające poza rok budżetowy, zgodnie z lokalnymi praktykami albo odnoszące się do dostawy wyposażenia, obciążają budżet w roku budżetowym, w którym są dokonywane.

4.   Zaliczki mogą być wypłacane, zgodnie z warunkami określonymi w regulaminie pracowniczym i w przepisach szczegółowych dotyczących członków instytucji Unii, pracownikom i członkom instytucji Unii.

Artykuł 271

Płatności dokonywane z góry

Wydatki, o których mowa w art. 11 ust. 2, i które muszą zostać zapłacone z góry zgodnie z przepisami prawa lub postanowieniami umownymi, mogą być podstawą dokonywania płatności począwszy od dnia 1 grudnia, które to płatności zapisywane są w ciężar środków przewidzianych na kolejny rok budżetowy. W tym przypadku nie ma zastosowania limit określony w art. 11 ust. 2 lit. a).

Artykuł 272

Przepisy szczegółowe dotyczące przedsięwzięć z zakresu nieruchomości

1.   Każda instytucja Unii przekazuje Parlamentowi Europejskiemu i Radzie do dnia 1 czerwca każdego roku dokument roboczy dotyczący swojej polityki w zakresie nieruchomości, zawierający następujące informacje:

a)

w odniesieniu do każdego budynku – wydatki i powierzchnie, których dotyczą środki z odpowiednich linii budżetowych. Wydatki obejmują koszty związane z wyposażeniem budynków, ale nie obejmują innych opłat;

b)

spodziewaną ewolucję ogólnego planowania powierzchni, z uwzględnieniem tendencji w telepracy, i lokalizacji na najbliższe lata, wraz z opisem już określonych, będących w fazie planowania przedsięwzięć z zakresu nieruchomości oraz z oceną zmian na rynku nieruchomości w pobliżu lokalizacji przedsięwzięcia powodującego dodatkowe koszty;

c)

ostateczne warunki i koszty, a także odnośne informacje dotyczące realizacji nowych przedsięwzięć z zakresu nieruchomości uprzednio przedłożonych Parlamentowi Europejskiemu i Radzie w ramach procedury określonej w ust. 2 i 3, a nieuwzględnionych w dokumentach roboczych z poprzedniego roku.

Komisja zawiera te informacje w dokumentach roboczych dołączonych do projektu budżetu, jak określono w art. 41 ust. 3.

2.   W odniesieniu do wszelkich przedsięwzięć z zakresu nieruchomości mogących przynieść znaczące skutki finansowe dla budżetu dana instytucja Unii jak najwcześniej – a w każdym razie zanim przystąpi do jakiegokolwiek badania lokalnego rynku w przypadku umów dotyczących nieruchomości lub zanim ogłosi zaproszenie do składania ofert w przypadku robót budowlanych – informuje Parlament Europejski i Radę o wymaganej powierzchni budynków i o powodach, dla których jest wymagana, oraz o wstępnym planowaniu.

3.   W odniesieniu do wszelkich przedsięwzięć z zakresu nieruchomości mogących przynieść znaczące skutki finansowe dla budżetu dana instytucja Unii przedstawia Parlamentowi Europejskiemu i Radzie przedsięwzięcie z zakresu nieruchomości, w szczególności szczegółowe szacunki kosztów, podając w szczególności koszty związane z robotami wymaganymi do poprawienia efektywności energetycznej, i informacje dotyczące finansowania, w tym również wszelkie możliwości wykorzystania wewnętrznych dochodów przeznaczonych na określony cel, o których mowa w art. 21 ust. 3 lit. e), a także wykaz projektów umów, które zamierza wykorzystać, oraz występuje o zatwierdzenie, zanim umowy zostaną zawarte. Na wniosek danej instytucji Unii przedłożone dokumenty dotyczące przedsięwzięcia z zakresu nieruchomości są traktowane jako poufne.

Z wyjątkiem przypadków siły wyższej, o których mowa w ust. 4, Parlament Europejski i Rada rozpatrują kwestię przedsięwzięcia z zakresu nieruchomości w terminie czterech tygodni od dnia, w którym obie instytucje otrzymały wniosek.

Przedsięwzięcie z zakresu nieruchomości uznaje się za zatwierdzone po upływie tego czterotygodniowego terminu, chyba że w tym terminie Parlament Europejski lub Rada podejmą decyzję przeciwną propozycji przedsięwzięcia.

Jeżeli Parlament Europejski lub Rada zgłoszą zastrzeżenia w tym czterotygodniowym terminie, termin ten przedłuża się jednokrotnie o dwa tygodnie.

Jeżeli Parlament Europejski lub Rada podejmą decyzję przeciwną propozycji przedsięwzięcia z zakresu nieruchomości, dana instytucja Unii wycofuje swoją propozycję i może przedłożyć nową.

4.   W przypadkach siły wyższej, które muszą być należycie uzasadnione, informacje przewidziane w ust. 2 można przedłożyć wraz z przedsięwzięciem z zakresu nieruchomości. Parlament Europejski i Rada rozpatrują propozycję przedsięwzięcia z zakresu nieruchomości w terminie dwóch tygodni od dnia, w którym obie instytucje otrzymały wniosek. Przedsięwzięcie z zakresu nieruchomości uznaje się za zatwierdzone po upływie tego dwutygodniowego terminu, chyba że w tym terminie Parlament Europejski lub Rada podejmą decyzję przeciwną propozycji przedsięwzięcia.

5.   Za przedsięwzięcia z zakresu nieruchomości mogące przynieść znaczące skutki finansowe dla budżetu uznaje się:

a)

wszelkie przypadki nabycia gruntów;

b)

nabycie, sprzedaż, przebudowę, budowę lub wszelkie przedsięwzięcia łączące te elementy i przewidziane do realizacji w tym samym okresie, na kwotę przekraczającą 3 000 000 EUR;

c)

nabycie, przebudowę, budowę budynków lub wszelkie przedsięwzięcia łączące te elementy i przewidziane do realizacji w tym samym okresie, na kwotę przekraczającą 2 000 000 EUR w przypadku, gdy cena wynosi więcej niż 110 % lokalnej ceny porównywalnych nieruchomości według oceny niezależnego eksperta;

d)

sprzedaż gruntów lub budynków w przypadku, gdy cena wynosi mniej niż 90 % lokalnej ceny porównywalnych nieruchomości według oceny niezależnego eksperta;

e)

wszelkie nowe umowy dotyczące nieruchomości, w tym również użytkowania, dzierżawy długoterminowej i przedłużenia obowiązujących umów dotyczących nieruchomości na mniej korzystnych warunkach, nieobjęte zakresem stosowania lit. b), w których opłaty roczne wynoszą co najmniej 750 000 EUR;

f)

przedłużenie lub odnowienie obowiązujących umów dotyczących nieruchomości, w tym również użytkowania i dzierżawy długoterminowej, na takich samych lub korzystniejszych warunkach, w których opłaty roczne wynoszą co najmniej 3 000 000 EUR.

Niniejszy ustęp ma zastosowanie również do przedsięwzięć z zakresu nieruchomości o charakterze międzyinstytucjonalnym oraz do delegatur Unii.

Progi, o których mowa w akapicie pierwszym lit. b)– f), obejmują koszty związane z wyposażeniem budynku. W przypadku umów najmu i użytkowania w progach tych uwzględnia się koszty związane z wyposażeniem budynku, ale nie inne opłaty.

6.   Bez uszczerbku dla art. 17 i w należycie uzasadnionych przypadkach przedsięwzięcie polegające na nabyciu budynku lub przebudowie może być finansowane z wykorzystaniem pożyczki, pod warunkiem uprzedniego zatwierdzenia przez Parlament Europejski i Radę.

Pożyczki są zaciągane i spłacane zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami oraz z należytym uwzględnieniem interesów finansowych Unii.

Jeżeli dana instytucja Unii proponuje sfinansowanie nabycia lub przebudowy z wykorzystaniem pożyczki, w planie finansowania przedkładanym przez daną instytucję Unii wraz z wnioskiem o uprzednie zatwierdzenie określa się w szczególności maksymalny poziom finansowania, jego okres, rodzaj i warunki oraz oszczędności w porównaniu z innymi rodzajami ustaleń umownych. Przedłożone dokumenty dotyczące przedsięwzięć polegających na przebudowie muszą zawierać elementy wykazujące szacunkowe oszczędności związane ze zużyciem energii, kosztami operacyjnymi lub poprawą efektywności środowiskowej.

Parlament Europejski i Rada rozpatrują wniosek o uprzednie zatwierdzenie w terminie czterech tygodni od dnia, w którym obie instytucje otrzymały wniosek, z możliwością jednokrotnego przedłużenia tego terminu o dwa tygodnie. Nabycie lub przebudowę finansowane z wykorzystaniem pożyczki uznaje się za odrzucone, jeżeli Parlament Europejski i Rada nie zatwierdzą ich wyraźnie w terminie.

Artykuł 273

Procedura wczesnego informowania oraz procedura uprzedniego zatwierdzania

1.   Procedura wczesnego informowania, określona w art. 272 ust. 2, oraz procedura uprzedniego zatwierdzania, określona w art. 272 ust. 3 i 4, nie mają zastosowania do nabywania gruntów nieodpłatnie lub za symboliczną kwotę.

2.   Procedura wczesnego informowania, określona w art. 272 ust. 2, oraz procedura uprzedniego zatwierdzania, określona w art. 272 ust. 3 i 4, mają zastosowanie także do budynków mieszkalnych, jeżeli nabycie, przebudowa, budowa budynków lub wszelkie przedsięwzięcia łączące te elementy w tym samym okresie przekraczają kwotę 2 000 000 EUR, a cena wynosi więcej niż 110 % lokalnego wskaźnika cen kupna lub kosztów najmu porównywalnych nieruchomości. Parlament Europejski i Rada mogą zwrócić się do danej instytucji Unii o wszelkie informacje dotyczące budynków mieszkalnych.

3.   W wyjątkowych lub pilnych okolicznościach politycznych wczesne informacje, o którym mowa w art. 272 ust. 2, dotyczące przedsięwzięć z zakresu nieruchomości związanych z delegaturami lub urzędami Unii w państwach trzecich, można przedkładać łącznie z przedsięwzięciem z zakresu nieruchomości na podstawie art. 272 ust. 3. W takich przypadkach procedury wczesnego informowania oraz uprzedniego zatwierdzania przeprowadza się możliwie jak najszybciej.

W przypadku przedsięwzięć dotyczących budynków mieszkalnych w państwach trzecich procedury wczesnego informowania i uprzedniego zatwierdzania przeprowadza się wspólnie.

4.   Procedura uprzedniego zatwierdzania, określona w art. 272 ust. 3 i 4, nie ma zastosowania do umów wstępnych lub badań przygotowawczych niezbędnych do oceny szczegółowych kosztów i finansowania przedsięwzięcia z zakresu nieruchomości.

TYTUŁ XVI

WNIOSKI O UDZIELENIE INFORMACJI ORAZ AKTY DELEGOWANE

Artykuł 274

Wnioski o udzielenie informacji kierowane przez Parlament Europejski i Radę

Parlament Europejski i Rada są uprawnione do uzyskania wszelkich informacji lub wyjaśnień dotyczących kwestii budżetowych w zakresie swoich kompetencji.

Artykuł 275

Wykonywanie przekazanych uprawnień

1.   Powierzenie Komisji uprawnień do przyjmowania aktów delegowanych podlega warunkom określonym w niniejszym artykule.

2.   Uprawnienia do przyjmowania aktów delegowanych, o których mowa w art. 70 ust. 1, art. 71 akapit trzeci, art. 164 oraz art. 216 ust. 2 akapit drugi i trzeci, powierza się Komisji na okres, który kończy się w dniu 31 grudnia 2020 r. Komisja sporządzi sprawozdanie dotyczące przekazania uprawnień nie później do dnia 31 grudnia 2018 r. Przekazanie uprawnień zostaje automatycznie przedłużone na okresy obowiązywania kolejnych wieloletnich ram finansowych, chyba że Parlament Europejski lub Rada sprzeciwią się takiemu przedłużeniu nie później niż trzy miesiące przed końcem każdego okresu obowiązywania odpowiednich wieloletnich ram finansowych.

3.   Przekazanie uprawnień, o którym mowa w art. 70 ust. 1, art. 71 akapit trzeci, art. 164 oraz art. 216 ust. 2 akapit drugi i trzeci, może zostać w dowolnym momencie odwołane przez Parlament Europejski lub przez Radę. Decyzja o odwołaniu kończy przekazanie określonych w niej uprawnień. Decyzja o odwołaniu staje się skuteczna następnego dnia po jej opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub w późniejszym terminie określonym w tej decyzji. Nie wpływa ona na ważność już obowiązujących aktów delegowanych.

4.   Przed przyjęciem aktu delegowanego Komisja konsultuje się z ekspertami wyznaczonymi przez każde państwo członkowskie zgodnie z zasadami określonymi w Porozumieniu międzyinstytucjonalnym z dnia 13 kwietnia 2016 r. w sprawie lepszego stanowienia prawa.

5.   Niezwłocznie po przyjęciu aktu delegowanego Komisja przekazuje go równocześnie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie.

6.   Akt delegowany przyjęty na podstawie art. 70 ust. 1, art. 71 akapit trzeci, art. 164 lub art. 216 ust. 2 akapit drugi lub trzeci wchodzi w życie tylko wówczas, gdy ani Parlament Europejski, ani Rada nie wyraziły sprzeciwu w terminie dwóch miesięcy od przekazania tego aktu Parlamentowi Europejskiemu i Radzie, lub gdy, przed upływem tego terminu, zarówno Parlament Europejski, jak i Rada poinformowały Komisję, że nie wniosą sprzeciwu. Termin ten przedłuża się o dwa miesiące z inicjatywy Parlamentu Europejskiego lub Rady.

Artykuł 276

Procedura komitetowa

1.   Komisję wspomaga komitet. Komitet ten jest komitetem w rozumieniu rozporządzenia (UE) nr 182/2011.

2.   W przypadku odesłania do niniejszego ustępu stosuje się art. 4 rozporządzenia (UE) nr 182/2011.

TYTUŁ XVII

PRZEPISY PRZEJŚCIOWE I KOŃCOWE

Artykuł 277

Przepisy przejściowe

1.   Bez uszczerbku dla przepisów sektorowych i dobrowolnego stosowania oraz z zastrzeżeniem ust. 2 niniejszego artykułu, obowiązki określone w art. 36 ust. 8, art. 130, art. 137 ust. 2, art. 138 ust. 2 i art. 144 ust. 5 dotyczące stosowania systemu wczesnego wykrywania i wykluczania do zarządzania dzielonego i zarządzania bezpośredniego w przypadkach, gdy budżet jest wykonywany zgodnie z art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. a) z udziałem państw członkowskich, mają zastosowanie wyłącznie do programów przyjętych lub finansowanych od dnia 1 stycznia 2028 r.

2.   Bez uszczerbku dla przepisów sektorowych i dobrowolnego stosowania system wczesnego wykrywania i wykluczania nie ma zastosowania do rozporządzenia (UE) 2021/241.

3.   Zobowiązania prawne dotyczące dotacji w zakresie wykonania budżetu w ramach wieloletnich ram finansowych na lata 2014–2020 nadal mogą mieć postać decyzji o udzieleniu dotacji. Przepisy tytułu VIII mające zastosowanie do umów o udzielenie dotacji stosuje się odpowiednio do decyzji o udzieleniu dotacji.

4.   Rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, (UE, Euratom) 2018/1046 oraz rozporządzenie delegowane (UE) nr 1268/2012 mają nadal zastosowanie do zobowiązań prawnych zaciągniętych przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia. Istniejące oceny spełnienia wymogów dotyczących filarów, wzory umów o przyznanie wkładu oraz ramowe umowy o partnerstwie finansowym mogą być nadal stosowane i zostaną poddane przeglądowi w stosownych przypadkach.

5.   Obowiązek określony w art. 36 ust. 2 lit. d) oraz ust. 6 dotyczący zapewnienia dostępu do danych dotyczących odbiorców środków finansowych i beneficjentów rzeczywistych tych odbiorców ma zastosowanie wyłącznie do programów przyjętych na podstawie wieloletnich ram finansowych na okres po 2027 r. i finansowanych z tych ram.

6.   Art. 38 ust. 4 akapit trzeci i w ust. 6 mają zastosowanie wyłącznie do programów przyjętych na podstawie wieloletnich ram finansowych na okres po 2027 r. i finansowanych z tych ram.

7.   Terminy określone w art. 252 ust. 1, 2 i 5 niniejszego rozporządzenia stosuje się od sprawozdania finansowego za rok budżetowy 2026. Do tego czasu stosuje się nadal terminy określone w art. 246 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046.

8.   Odstępstwa od obowiązku złożenia oświadczenia w przypadku wniosków o dotacje o bardzo niskiej wartości, określone w art. 139 ust. 1 akapit szósty i w art. 199 ust. 1 lit. b) akapit drugi, stosuje się do procedur udzielania dotacji finansowanych na podstawie wieloletnich ram finansowych na okres po 2027 r.

Artykuł 278

Przegląd

Niniejsze rozporządzenie podlega przeglądowi zawsze wtedy, gdy okaże się to niezbędne, a w każdym razie najpóźniej w terminie dwóch lat przed końcem każdych wieloletnich ram finansowych.

Przegląd taki obejmuje między innymi wdrożenie tytułów VIII i X oraz terminy określone w art. 265.

Artykuł 279

Uchylenie

Rozporządzenie (UE, Euratom) 2018/1046 traci moc.

Odesłania do uchylonego rozporządzenia traktuje się jako odesłania do niniejszego rozporządzenia zgodnie z tabelą korelacji znajdującą się w załączniku II.

Artykuł 280

Wejście w życie i rozpoczęcie stosowania

Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie trzeciego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Niniejsze rozporządzenie stosuje się od dnia 30 września 2024 r.

Art. 48 ust. 2 lit. b) stosuje się od dnia 31 grudnia 2027 r.

Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich.

Sporządzono w Brukseli dnia 23 września 2024 r.

W imieniu Parlamentu Europejskiego

Przewodnicząca

R. METSOLA

W imieniu Rady

Przewodniczący

NAGY I.

(1)   Dz.U. C 466 z 24.11.2022, s. 26.

(2)  Stanowisko Parlamentu Europejskiego z dnia 14 marca 2024 r. (dotychczas nieopublikowane w Dzienniku Urzędowym) oraz decyzja Rady z dnia 19 września 2024 r.

(3)  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) 2018/1046 z dnia 18 lipca 2018 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii, zmieniające rozporządzenia (UE) nr 1296/2013, (UE) nr 1301/2013, (UE) nr 1303/2013, (UE) nr 1304/2013, (UE) nr 1309/2013, (UE) nr 1316/2013, (UE) nr 223/2014 i (UE) nr 283/2014 oraz decyzję nr 541/2014/UE, a także uchylające rozporządzenie (UE, Euratom) nr 966/2012 (Dz.U. L 193 z 30.7.2018, s. 1).

(4)  Rozporządzenie Rady (UE, Euratom) 2020/2093 z dnia 17 grudnia 2020 r. określające wieloletnie ramy finansowe na lata 2021–2027 (Dz.U. L 433 I z 22.12.2020, s. 11).

(5)  Decyzja Rady (UE, Euratom) 2020/2053 z dnia 14 grudnia 2020 r. w sprawie systemu zasobów własnych Unii Europejskiej oraz uchylająca decyzję 2014/335/UE, Euratom (Dz.U. L 424 z 15.12.2020, s. 1).

(6)  Rozporządzenie Rady (UE, Euratom) 2021/768 z dnia 30 kwietnia 2021 r. określające środki wykonawcze dotyczące systemu zasobów własnych Unii Europejskiej oraz uchylające rozporządzenie (UE, Euratom) nr 608/2014 (Dz.U. L 165 z 11.5.2021, s. 1).

(7)   Dz.U. L 433 I z 22.12.2020, s. 28.

(8)  Rozporządzenie (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych (Dz.U. L 8 z 12.1.2001, s. 1).

(9)  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE (Dz.U. L 295 z 21.11.2018, s. 39).

(10)  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) 2020/2092 z dnia 16 grudnia 2020 r. w sprawie ogólnego systemu warunkowości służącego ochronie budżetu Unii (Dz.U. L 433 I z 22.12.2020, s. 1).

(11)  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, Funduszu Spójności, Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji i Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury, a także przepisy finansowe na potrzeby tych funduszy oraz na potrzeby Funduszu Azylu, Migracji i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami i Polityki Wizowej (Dz.U. L 231 z 30.6.2021, s. 159).

(12)  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/2116 z dnia 2 grudnia 2021 r. w sprawie finansowania wspólnej polityki rolnej, zarządzania nią i monitorowania jej oraz uchylenia rozporządzenia (UE) nr 1306/2013 (Dz.U. L 435 z 6.12.2021, s. 187).

(13)   Dz.U. L 123 z 12.5.2016, s. 1.

(14)  Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/849 z dnia 20 maja 2015 r. w sprawie zapobiegania wykorzystywaniu systemu finansowego do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, zmieniająca rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 648/2012 i uchylająca dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2005/60/WE oraz dyrektywę Komisji 2006/70/WE (Dz.U. L 141 z 5.6.2015, s. 73).

(15)  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. L 119 z 4.5.2016, s. 1).

(16)  Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie zamówień publicznych, uchylająca dyrektywę 2004/18/WE (Dz.U. L 94 z 28.3.2014, s. 65).

(17)  Wyrok Trybunału Sprawiedliwości z dnia 11 czerwca 2024 r., Komisja Europejska/ Deutsche Telekom AG, C-221/22 P, ECLI: EU:C:2024:488.

(18)   Dz.U. L 56 z 4.3.1968, s. 1.

(19)  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1).

(20)  Rozporządzenie Rady (UE, Euratom) nr 609/2014 z dnia 26 maja 2014 r. w sprawie metod i procedury udostępniania tradycyjnych zasobów własnych, zasobów własnych opartych na VAT i zasobów własnych opartych na DNB oraz w sprawie środków w celu zaspokojenia potrzeb gotówkowych (Dz.U. L 168 z 7.6.2014, s. 39).

(21)  Rozporządzenie Rady (UE, Euratom) 2021/770 z dnia 30 kwietnia 2021 r. w sprawie obliczania zasobów własnych opartych na odpadach opakowaniowych z tworzyw sztucznych niepoddawanych recyklingowi, metod i procedury udostępniania tych zasobów własnych, w sprawie środków w celu zaspokojenia potrzeb gotówkowych oraz w sprawie niektórych aspektów zasobów własnych opartych na dochodzie narodowym brutto (Dz.U. L 165 z 11.5.2021, s. 15).

(22)  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/848 z dnia 20 maja 2015 r. w sprawie postępowania upadłościowego (Dz.U. L 141 z 5.6.2015, s. 19).

(23)  Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych (Dz.U. L 133 z 6.5.2014, s. 1).

(24)  Wyrok Sądu z dnia 8 lipca 2020 r., Securitec/Komisja, T-661/18, ECLI:EU:T:2020:319.

(25)  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/241 z dnia 12 lutego 2021 r. ustanawiające Instrument na rzecz Odbudowy i Zwiększania Odporności (Dz.U. L 57 z 18.2.2021, s. 17).

(26)  Wyrok Sądu z dnia 15 lutego 2023 r., RH/Komisja, T-175/21T, ECLI:EU:T:2023:77, pkt 62.

(27)  Rozporządzenie Rady (UE) 2017/1939 z dnia 12 października 2017 r. wdrażające wzmocnioną współpracę w zakresie ustanowienia Prokuratury Europejskiej (Dz.U. L 283 z 31.10.2017, s. 1).

(28)  Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/23/UE z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie udzielania koncesji (Dz.U. L 94 z 28.3.2014, s. 1).

(29)  Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/65/UE z dnia 15 maja 2014 r. w sprawie rynków instrumentów finansowych oraz zmieniająca dyrektywę 2002/92/WE i dyrektywę 2011/61/UE (Dz.U. L 173 z 12.6.2014, s. 349).

(30)  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/2560 z 14 grudnia 2022 r. w sprawie subsydiów zagranicznych zakłócających rynek wewnętrzny (Dz.U. L 330 z 23.12.2022, s. 1).

(31)  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 182/2011 z dnia 16 lutego 2011 r. ustanawiające przepisy i zasady ogólne dotyczące trybu kontroli przez państwa członkowskie wykonywania uprawnień wykonawczych przez Komisję (Dz.U. L 55 z 28.2.2011, s. 13, ELI: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/182/oj).

(32)  Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2016/7 z dnia 5 stycznia 2016 r. ustanawiające standardowy formularz jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (Dz.U. L 3 z 6.1.2016, s. 16).

(33)  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/1031 z dnia 23 czerwca 2022 r. w sprawie dostępu wykonawców, towarów i usług z państw trzecich do unijnych rynków zamówień publicznych i koncesji oraz procedur wspierających negocjacje dotyczące dostępu unijnych wykonawców, towarów i usług do rynków zamówień publicznych i koncesji państw trzecich (Instrument Zamówień Międzynarodowych – IZM) (Dz.U. L 173 z 30.6.2022, s. 1).

(34)  Rozporządzenie Rady (UE) 2020/2094 z dnia 14 grudnia 2020 r. ustanawiające Instrument Unii Europejskiej na rzecz Odbudowy w celu wsparcia odbudowy w następstwie kryzysu związanego z COVID-19 (Dz.U. L 433 I z 22.12.2020, s. 23).

(35)  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/2463 z dnia 14 grudnia 2022 r. ustanawiające instrument wsparcia dla Ukrainy na 2023 r. (pomoc makrofinansowa +) (Dz.U. L 322 z 16.12.2022, s. 1).

(36)   Dz.U. C 461 z 10.12.2016, s. 2.

(37)   Dz.U. C 438 z 19.12.2017, s. 5.

(38)  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 1141/2014 z dnia 22 października 2014 r. w sprawie statusu i finansowania europejskich partii politycznych i europejskich fundacji politycznych (Dz.U. L 317 z 4.11.2014, s. 1).

(39)  Rozporządzenie Rady (EWG, Euratom) nr 1182/71 z dnia 3 czerwca 1971 r. określające zasady mające zastosowanie do okresów, dat i terminów (Dz.U. L 124 z 8.6.1971, s. 1).

(40)  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz.U. L 347 z 20.12.2013, s. 320).

(41)  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 514/2014 z dnia 16 kwietnia 2014 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Funduszu Azylu, Migracji i Integracji oraz instrumentu na rzecz wsparcia finansowego współpracy policyjnej, zapobiegania i zwalczania przestępczości oraz zarządzania kryzysowego (Dz.U. L 150 z 20.5.2014, s. 112).

(42)  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 223/2014 z dnia 11 marca 2014 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym (Dz.U. L 72 z 12.3.2014, s. 1).

(43)  Rozporządzenie Rady (WE) nr 1467/97 z dnia 7 lipca 1997 r. w sprawie przyspieszenia i wyjaśnienia procedury nadmiernego deficytu (Dz.U. L 209 z 2.8.1997, s. 6).

(44)  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/852 z dnia 18 czerwca 2020 r. w sprawie ustanowienia ram ułatwiających zrównoważone inwestycje, zmieniające rozporządzenie (UE) 2019/2088 (Dz.U. L 198 z 22.6.2020, s. 13).

(45)  Decyzja Rady 2010/427/UE z dnia 26 lipca 2010 r. określająca organizację i zasady funkcjonowania Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych (Dz.U. L 201 z 3.8.2010, s. 30).

(46)  Rozporządzenie Rady (WE) nr 58/2003 z dnia 19 grudnia 2002 r. ustanawiające statut agencji wykonawczych, którym zostaną powierzone niektóre zadania w zakresie zarządzania programami wspólnotowymi (Dz.U. L 11 z 16.1.2003, s. 1).

(47)  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1059 z dnia 24 czerwca 2021 r. w sprawie przepisów szczegółowych dotyczących celu „Europejska współpraca terytorialna” (Interreg) wspieranego w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz instrumentów finansowania zewnętrznego (Dz.U. L 231 z 30.6.2021, s. 94).

(48)  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 883/2013 z dnia 11 września 2013 r. dotyczące dochodzeń prowadzonych przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) oraz uchylające rozporządzenie (WE) nr 1073/1999 Parlamentu Europejskiego i Rady i rozporządzenie Rady (Euratom) nr 1074/1999 (Dz.U. L 248 z 18.9.2013, s. 1).

(49)  Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2017/1371 z dnia 5 lipca 2017 r. w sprawie zwalczania za pośrednictwem prawa karnego nadużyć na szkodę interesów finansowych Unii (Dz.U. L 198 z 28.7.2017, s. 29).

(50)   Dz.U. C 316 z 27.11.1995, s. 48.

(51)   Dz.U. C 195 z 25.6.1997, s. 1.

(52)  Decyzja ramowa Rady 2003/568/WSiSW z dnia 22 lipca 2003 r. w sprawie zwalczania korupcji w sektorze prywatnym (Dz.U. L 192 z 31.7.2003, s. 54).

(53)  Decyzja ramowa Rady 2008/841/WSiSW z dnia 24 października 2008 r. w sprawie zwalczania przestępczości zorganizowanej (Dz.U. L 300 z 11.11.2008, s. 42).

(54)  Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/849 z dnia 20 maja 2015 r. w sprawie zapobiegania wykorzystywaniu systemu finansowego do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, zmieniająca rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 648/2012 i uchylająca dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2005/60/WE oraz dyrektywę Komisji 2006/70/WE (Dz.U. L 141 z 5.6.2015, s. 73).

(55)  Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2017/541 z dnia 15 marca 2017 r. w sprawie zwalczania terroryzmu i zastępująca decyzję ramową Rady 2002/475/WSiSW oraz zmieniająca decyzję Rady 2005/671/WSiSW (Dz.U. L 88 z 31.3.2017, s. 6).

(56)  Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2011/36/UE z dnia 5 kwietnia 2011 r. w sprawie zapobiegania handlowi ludźmi i zwalczania tego procederu oraz ochrony ofiar, zastępująca decyzję ramową Rady 2002/629/WSiSW (Dz.U. L 101 z 15.4.2011, s. 1).

(57)  Rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 2988/95 z dnia 18 grudnia 1995 r. w sprawie ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich (Dz.U. L 312 z 23.12.1995, s. 1).

(58)  Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/25/UE z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie udzielania zamówień przez podmioty działające w sektorach gospodarki wodnej, energetyki, transportu i usług pocztowych, uchylająca dyrektywę 2004/17/WE (Dz.U. L 94 z 28.3.2014, s. 243).

(59)  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/847 z dnia 20 maja 2015 r. w sprawie informacji towarzyszących transferom środków pieniężnych i uchylenia rozporządzenia (WE) nr 1781/2006 (Dz.U. L 141 z 5.6.2015, s. 1).

(60)  Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2013/36/UE z dnia 26 czerwca 2013 r. w sprawie warunków dopuszczenia instytucji kredytowych do działalności oraz nadzoru ostrożnościowego nad instytucjami kredytowymi i firmami inwestycyjnymi, zmieniająca dyrektywę 2002/87/WE i uchylająca dyrektywy 2006/48/WE oraz 2006/49/WE (Dz.U. L 176 z 27.6.2013, s. 338).

(61)  Rozporządzenie (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 listopada 2002 r. w sprawie wspólnego słownika zamówień (CPV) (Dz.U. L 340 z 16.12.2002, s. 1).

(62)  Dyrektywa Rady 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.U. L 347 z 11.12.2006, s. 1).

ZAŁĄCZNIK I

Rozdział 1

Przepisy wspólne

SEKCJA 1

UMOWY RAMOWE I UPUBLICZNIENIE

1.   Umowy ramowe i konkretne zamówienia

1.1.

Okres obowiązywania umowy ramowej nie może przekraczać czterech lat, z zastrzeżeniem wyjątkowych przypadków, należycie uzasadnionych, w szczególności przedmiotem umowy ramowej.

Konkretne zamówienia oparte na umowach ramowych udzielane są zgodnie z warunkami umowy ramowej.

Zawierając konkretne umowy, strony nie mogą znacznie odbiegać od umowy ramowej.

1.2.

W przypadku gdy umowa ramowa jest zawierana tylko z jednym podmiotem gospodarczym, konkretne umowy udzielane lub modyfikowane są w granicach wyznaczonych warunkami określonymi w umowie ramowej.

W takich okolicznościach i w przypadku gdy jest to należycie uzasadnione, instytucja zamawiająca może w razie potrzeby zażądać od wykonawcy uzupełnienia oferty.

1.3.

W przypadku gdy umowa ramowa ma zostać zawarta z wieloma podmiotami gospodarczymi, może ona mieć formę oddzielnych umów podpisanych na identycznych warunkach z każdym z wykonawców.

Konkretne umowy oparte na umowach ramowych z wieloma podmiotami gospodarczymi wykonywane są w jeden z następujących sposobów:

a)

zgodnie z warunkami określonymi w umowie ramowej: bez ponownego otwarcia zamówienia na konkurencję, w przypadku gdy w umowie takiej określono wszystkie warunki realizacji danych robót budowlanych lub dostaw lub świadczenia danych usług oraz obiektywne warunki ustalania, którzy wykonawcy mają je wykonać;

b)

w przypadku gdy nie wszystkie warunki realizacji danych robót budowlanych lub dostaw lub świadczenia danych usług zostały określone w umowie ramowej: poprzez ponowne otwarcie zamówienia na konkurencję pomiędzy wykonawcami, zgodnie z pkt 1.4 oraz na podstawie któregokolwiek z następujących elementów:

(i)

tych samych warunków, w razie potrzeby bardziej precyzyjnie określonych;

(ii)

w stosownych przypadkach – na podstawie innych warunków wskazanych w dokumentach zamówienia dotyczących umowy ramowej;

c)

częściowo bez ponownego otwarcia zamówienia na konkurencję zgodnie z lit. a), a częściowo z ponownym otwarciem zamówienia na konkurencję pomiędzy wykonawcami zgodnie z lit. b), w przypadku gdy instytucja zamawiająca przewidziała taką możliwość w dokumentach zamówienia dotyczących umowy ramowej.

Dokumenty zamówienia, o których mowa w akapicie drugim lit. c), określają też, które warunki mogą być przedmiotem ponownego otwarcia zamówienia na konkurencję.

1.4.

Umowę ramową z wieloma podmiotami gospodarczymi z ponownym otwarciem zamówienia na konkurencję zawiera się z przynajmniej trzema podmiotami gospodarczymi, pod warunkiem że liczba dopuszczalnych ofert jest wystarczająca, o czym mowa w pkt 29.3.

Przy udzielaniu konkretnego zamówienia przez ponowne otwarcie zamówienia na konkurencję pomiędzy wykonawcami instytucja zamawiająca konsultuje się z nimi pisemnie oraz ustala wystarczająco długi termin, aby umożliwić złożenie szczegółowych ofert. Szczegółowe oferty składa się na piśmie. Instytucja zamawiająca udziela każdego konkretnego zamówienia oferentowi, który przedstawił najkorzystniejszą ekonomicznie szczegółową ofertę w oparciu o kryteria udzielenia zamówienia określone w dokumentach zamówienia dotyczących umowy ramowej.

1.5.

W sektorach, które charakteryzuje szybki postęp technologiczny i gwałtowne zmiany cen, umowy ramowe bez ponownego otwarcia zamówienia na konkurencję zawierają klauzulę dotyczącą przeglądu śródokresowego albo systemu analizy porównawczej. Jeśli po przeprowadzeniu przeglądu śródokresowego okaże się, że ustalone początkowo warunki nie odzwierciedlają już sytuacji w zakresie zmiany cen lub postępu technologicznego, instytucja zamawiająca nie może korzystać z danej umowy ramowej i podejmuje odpowiednie działania, aby ją rozwiązać.

1.6.

Konkretne umowy oparte na umowach ramowych poprzedzone są zobowiązaniem budżetowym.

2.   Ogłaszanie postępowań o udzielenie zamówień o wartości równej progom, o których mowa w art. 178 ust. 1 niniejszego rozporządzenia, lub większej, lub zamówień objętych zakresem stosowania dyrektywy 2014/24/UE.

2.1.

Ogłoszenia do publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej muszą zawierać wszystkie informacje określone w odpowiednich standardowych formularzach, o których mowa w dyrektywie 2014/24/UE, w celu zapewnienia przejrzystości postępowania.

2.2.

Instytucja zamawiająca może poinformować o swoich zamiarach w odniesieniu do planowanych zamówień na dany rok budżetowy poprzez publikację wstępnego ogłoszenia informacyjnego. Obejmuje ono okres nieprzekraczający 12 miesięcy od daty przesłania ogłoszenia do Urzędu Publikacji Unii Europejskiej.

Instytucja zamawiająca może opublikować wstępne ogłoszenie informacyjne w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej albo na swoim profilu nabywcy. W tym ostatnim przypadku ogłoszenie o publikacji na profilu nabywcy publikowane jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

2.3.

Instytucja zamawiająca przesyła do Urzędu Publikacji ogłoszenie o udzieleniu zamówienia dotyczące wyniku postępowania nie później niż w terminie 30 dni po dniu podpisania umowy w sprawie zamówienia lub umowy ramowej o wartości równej progom, o których mowa w art. 178 ust. 1, lub większej.

Niezależnie od akapitu pierwszego ogłoszenia o zamówieniach opartych na dynamicznym systemie zakupów mogą być grupowane kwartalnie. W takich przypadkach instytucja zamawiająca przesyła ogłoszenie o zamówieniach nie później niż w terminie 30 dni po zakończeniu każdego kwartału.

Ogłoszeń o udzieleniu zamówienia nie publikuje się w przypadku konkretnych zamówień opartych na umowach ramowych.

2.4.

Instytucja zamawiająca publikuje ogłoszenie o udzieleniu zamówienia:

a)

przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia lub umowy ramowej o wartości równej progom, o których mowa w art. 178 ust. 1, lub większej, oraz zawartej zgodnie z pkt 11.1 akapit drugi lit. b);

b)

po zawarciu umowy w sprawie zamówienia lub umowy ramowej o wartości równej progom, o których mowa w art. 178 ust. 1, lub większej, w tym również udzielonych zamówień zgodnie z pkt 11.1 akapit drugi lit. a), c)–f) i m).

2.5.

Instytucja zamawiająca publikuje w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenie o modyfikacji umowy w okresie jej obowiązywania w przypadkach określonych w art. 175 ust. 3 akapit pierwszy lit. a) i b), w przypadku gdy wartość modyfikacji jest równa progom, o których mowa w art. 178 ust. 1, lub większa, lub równa progom określonym w art. 181 ust. 1, lub większa, w przypadku postępowań w obszarze działań zewnętrznych.

2.6.

W przypadku postępowania międzyinstytucjonalnego instytucja zamawiająca, która jest odpowiedzialna za dane postępowanie, odpowiada za mające zastosowanie środki upubliczniania.

3.   Ogłaszanie postępowań o udzielenie zamówień o wartości poniżej progów, o których mowa w art. 178 ust. 1 niniejszego rozporządzenia, lub wykraczających poza zakres stosowania dyrektywy 2014/24/UE

3.1.

Postępowania o udzielenie zamówienia o szacowanej wartości poniżej progów, o których mowa w art. 178 ust. 1, są ogłaszane przy użyciu odpowiednich środków. Takie ogłaszanie obejmuje odpowiednie środki upubliczniania ex ante w internecie lub ogłoszenie o zamówieniu lub też, w przypadku zamówień udzielanych zgodnie z procedurą określoną w pkt 13, publikację ogłoszenia o zaproszeniu do wyrażenia zainteresowania w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Obowiązek ten nie ma zastosowania do procedury określonej w pkt 11 oraz procedury negocjacyjnej w przypadku zamówień o bardzo niskiej wartości określonych w pkt 14.4.

3.2.

W przypadku zamówień udzielanych zgodnie z pkt 11.1 akapit drugi lit. g) oraz i) instytucja zamawiająca przesyła Parlamentowi Europejskiemu i Radzie wykaz zamówień nie później niż w dniu 30 czerwca kolejnego roku budżetowego. W przypadku gdy instytucją zamawiającą jest Komisja, wykaz ten załącza się do podsumowania rocznego sprawozdania z działalności, o którym mowa w art. 74 ust. 9.

3.3.

Informacje o udzieleniu zamówienia obejmują imię i nazwisko lub nazwę wykonawcy, kwotę zobowiązania prawnego, przedmiot umowy, a w przypadku bezpośrednich zamówień i konkretnych zamówień muszą one spełniać wymogi art. 38 ust. 3.

Instytucja zamawiająca publikuje na swojej stronie internetowej nie później niż w dniu 30 czerwca kolejnego roku budżetowego wykaz umów obejmujący:

a)

umowy o wartości poniżej progów, o których mowa w art. 178 ust. 1;

b)

zamówienia udzielone zgodnie z pkt 11.1 akapit drugi lit. h) oraz j)–m);

c)

modyfikacje umów przewidziane w art. 175 ust. 3 akapit pierwszy lit. c);

d)

modyfikacje umów przewidziane w art. 171 ust. 3 akapit pierwszy lit. a) i b), w przypadku gdy wartość modyfikacji jest niższa od progów, o których mowa w art. 178 ust. 1;

e)

konkretne umowy oparte na umowach ramowych.

Do celów akapitu drugiego lit. e) publikowane informacje mogą być zagregowane z podziałem na wykonawców dla konkretnych zamówień w ramach tej samej umowy ramowej.

3.4.

W przypadku międzyinstytucjonalnych umów ramowych każda instytucja zamawiająca jest odpowiedzialna za ogłaszanie informacji o swoich konkretnych zamówieniach oraz ich modyfikacjach zgodnie z pkt 3.3.

4.   Publikacja ogłoszeń

4.1.

Instytucja zamawiająca sporządza i przesyła Urzędowi Publikacji drogą elektroniczną ogłoszenia, o których mowa w pkt 2 i 3.

4.2.

Urząd Publikacji publikuje ogłoszenia, o których mowa w pkt 2 i 3, w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej nie później niż:

a)

siedem dni po ich wysłaniu, jeżeli instytucja zamawiająca korzysta z elektronicznego systemu wypełniania standardowych formularzy, o których mowa w pkt 2.1, i ogranicza tekst dowolny do 500 słów;

b)

12 dni po ich wysłaniu we wszystkich pozostałych przypadkach.

4.3.

Instytucja zamawiająca musi być w stanie udokumentować datę wysłania.

5.   Inne formy ogłaszania

Oprócz form ogłaszania przewidzianych w pkt 2 i 3 postępowania o udzielenie zamówienia można ogłaszać w każdy inny sposób, w szczególności w formie elektronicznej. Wszelkie takie formy ogłaszania muszą zawierać odniesienie do ogłoszenia opublikowanego w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, jeżeli taka publikacja miała miejsce, i nie mogą poprzedzać publikacji tego ogłoszenia, które jako jedyne jest ogłoszeniem autentycznym.

Takie formy ogłaszania nie mogą wprowadzać jakiejkolwiek dyskryminacji między kandydatami lub oferentami ani nie mogą zawierać szczegółów innych niż zawarte w ogłoszeniu o zamówieniu, jeżeli zostało ono opublikowane.

SEKCJA 2

POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

6.   Minimalna liczba kandydatów oraz zasady negocjacji

6.1.

W procedurze ograniczonej oraz w procedurach, o których mowa w pkt 13.1 lit. a) i b), oraz dla zamówień udzielonych zgodnie z pkt 14.2, minimalna liczba kandydatów wynosi pięć.

6.2.

W procedurze konkurencyjnej z negocjacjami, dialogu konkurencyjnym, partnerstwie innowacyjnym, badaniu rynku lokalnego zgodnie z pkt 11.1 akapit drugi lit. g) oraz procedurze negocjacyjnej w przypadku umów o niskiej wartości zgodnie z pkt 14.3 minimalna liczba kandydatów wynosi trzy.

6.3.

Pkt 6.1 i 6.2 nie mają zastosowania w następujących przypadkach:

a)

procedur negocjacyjnych w odniesieniu do umów o bardzo niskiej wartości zgodnie z pkt 14.4;

b)

procedur negocjacyjnych bez uprzedniej publikacji zgodnie z pkt 11, z wyjątkiem konkursów zgodnie z pkt 11.1 akapit drugi lit. d) oraz badania rynku lokalnego zgodnie z pkt 11.1 akapit drugi lit. g).

6.4.

W przypadku gdy liczba kandydatów spełniających kryteria kwalifikacji jest niższa od liczby minimalnej określonej w pkt 6.1 i 6.2, instytucja zamawiająca może kontynuować postępowanie, zapraszając do składania ofert kandydatów z wymaganymi zdolnościami. Instytucja zamawiająca nie może uwzględniać innych podmiotów gospodarczych, które pierwotnie nie złożyły wniosku o dopuszczenie do udziału ani których pierwotnie nie zaprosiła.

6.5.

Podczas negocjacji instytucja zamawiająca zapewnia równe traktowanie wszystkich oferentów.

Negocjacje mogą zostać podzielone na kolejne etapy w celu ograniczenia liczby ofert będących przedmiotem negocjacji poprzez zastosowanie kryteriów udzielania zamówień wskazanych w dokumentach zamówienia. Instytucja zamawiająca wskazuje w dokumentach zamówienia, czy skorzysta z takiego rozwiązania.

6.6.

W przypadku zamówień udzielonych zgodnie z pkt 11.1 akapit drugi lit. d) i g) oraz pkt 14.2 i 14.3 instytucja zamawiająca zaprasza przynajmniej wszystkie podmioty gospodarcze, które wyraziły zainteresowanie w następstwie upublicznienia ex ante, jak określono w pkt 3.1, lub badania rynku lokalnego lub konkursu.

7.   Partnerstwo innowacyjne

7.1.

Celem partnerstwa innowacyjnego jest opracowanie innowacyjnego produktu lub usługi lub innowacyjnych robót budowlanych oraz późniejszy zakup robót budowlanych, dostaw lub usług będących wynikiem tych prac, pod warunkiem że odpowiadają one poziomom wykonania i maksymalnym kosztom uzgodnionym między instytucjami zamawiającymi a partnerami.

Organizacja partnerstwa innowacyjnego obejmuje kolejne etapy zgodnie z kolejnością kroków w procesie badawczo-innowacyjnym, które mogą obejmować ukończenie robót budowlanych, wytworzenie produktów lub świadczenie usług. W ramach partnerstwa innowacyjnego ustala się cele pośrednie, które mają osiągnąć partnerzy.

W oparciu o te cele pośrednie instytucja zamawiająca może po każdym etapie postanowić zakończyć partnerstwo innowacyjne lub – w przypadku partnerstwa innowacyjnego z wieloma partnerami – zmniejszyć liczbę partnerów poprzez rozwiązanie poszczególnych umów, pod warunkiem że instytucja zamawiająca wskazała w dokumentach zamówienia takie możliwości oraz warunki skorzystania z nich.

7.2.

Przed rozpoczęciem partnerstwa innowacyjnego instytucja zamawiająca przeprowadza konsultacje rynkowe, jak przewidziano w pkt 15, aby upewnić się, że roboty budowlane, dostawy lub usługi nie występują na rynku lub jako działalność rozwojowa bliska rynkowi.

Zasady negocjacji określone w art. 167 ust. 4 oraz w pkt 6.5 muszą być przestrzegane.

W dokumentach zamówienia instytucja zamawiająca opisuje zapotrzebowanie na innowacyjne roboty budowlane, dostawy lub usługi, którego nie można zaspokoić poprzez zakup robót budowlanych, dostaw lub usług już dostępnych na rynku. Wskazuje ona, które elementy tego opisu definiują minimalne wymagania. Przedstawione informacje muszą być wystarczająco precyzyjne, aby umożliwić podmiotom gospodarczym ustalenie charakteru i zakresu wymaganego rozwiązania oraz podjęcie decyzji co do złożenia wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu.

Instytucja zamawiająca może podjąć decyzję o ustanowieniu partnerstwa innowacyjnego z jednym partnerem lub z wieloma partnerami prowadzącymi odrębne działania badawczo-rozwojowe.

Zamówienia udziela się wyłącznie na podstawie najlepszej relacji jakości do ceny, jak określono w art. 170 ust. 4.

7.3.

W dokumentach zamówienia instytucja zamawiająca określa zasady mające zastosowanie do praw własności intelektualnej.

W ramach partnerstwa innowacyjnego instytucja zamawiająca nie może ujawniać pozostałym partnerom proponowanych rozwiązań ani innych informacji poufnych przekazanych przez jednego z partnerów, bez jego zgody.

Instytucja zamawiająca zapewnia, aby struktura partnerstwa oraz w szczególności czas trwania i wartość poszczególnych etapów odzwierciedlały stopień innowacyjności proponowanego rozwiązania oraz kolejność działań badawczo-innowacyjnych niezbędnych do opracowania innowacyjnego rozwiązania niedostępnego jeszcze na rynku. Szacowana wartość robót budowlanych, dostaw lub usług musi być proporcjonalna do wielkości inwestycji niezbędnej do ich opracowania.

8.   Konkursy

8.1.

Konkursy podlegają zasadom ogłaszania określonym w pkt 2 i mogą obejmować przyznanie nagród.

W przypadku gdy konkursy ograniczone są do określonej liczby kandydatów, instytucja zamawiająca określa jasne i niedyskryminacyjne kryteria kwalifikacji.

Liczba kandydatów zaproszonych do wzięcia udziału w konkursie musi być wystarczająca do zapewnienia rzeczywistej konkurencji.

8.2.

Sąd konkursowy jest wyznaczany przez właściwego urzędnika zatwierdzającego. Sąd konkursowy składa się wyłącznie z osób fizycznych, niezależnych od kandydatów biorących udział w konkursie. W przypadku gdy od kandydatów biorących udział w konkursie wymagane są szczególne kwalifikacje zawodowe, co najmniej jedna trzecia członków sądu konkursowego musi posiadać te same lub równoważne kwalifikacje.

Sąd konkursowy musi być niezależny w swych opiniach. Sąd konkursowy przyjmuje opinie na podstawie projektów przedłożonych mu przez kandydatów anonimowo oraz wyłącznie w świetle kryteriów określonych w ogłoszeniu o konkursie.

8.3.

Propozycje sądu konkursowego, oparte na wartości merytorycznej każdego projektu, oraz jego ranking i uwagi rejestrowane są w protokole podpisywanym przez jego członków.

Kandydaci pozostają anonimowi do czasu wydania przez sąd konkursowy opinii.

Kandydaci mogą zostać zaproszeni przez sąd konkursowy do udzielenia odpowiedzi na pytania zawarte w protokole, w celu objaśnienia projektu. Sporządzany jest pełny protokół przeprowadzonego dialogu.

8.4.

Instytucja zamawiająca podejmuje decyzję o wyborze, która zawiera imię i nazwisko lub nazwę wybranego kandydata, jego adres oraz uzasadnienie wyboru przez odniesienie do kryteriów wskazanych w ogłoszeniu o konkursie, w szczególności jeżeli wybór różni się od propozycji zawartych w opinii sądu konkursowego.

9.   Dynamiczny system zakupów

9.1.

Dynamiczny system zakupów może być podzielony na kategorie robót budowlanych, dostaw lub usług, które są obiektywnie zdefiniowane na podstawie cech zamówień, które będą udzielane w ramach danej kategorii. W takim przypadku kryteria kwalifikacji określa się dla każdej kategorii.

9.2.

Instytucja zamawiająca wskazuje w dokumentach zamówienia charakter i szacowaną ilość przewidzianych zakupów, jak również wszystkie niezbędne informacje dotyczące systemu zakupów, wykorzystywanego sprzętu elektronicznego oraz technicznych rozwiązań i specyfikacji dotyczących połączeń.

9.3.

Instytucja zamawiająca zapewnia każdemu podmiotowi gospodarczemu, w trakcie całego okresu ważności dynamicznego systemu zakupów, możliwość złożenia wniosku o dopuszczenie do udziału w systemie. Dokonuje ona oceny tych wniosków w terminie 10 dni roboczych od ich otrzymania, ale może wydłużyć okres oceny, pod warunkiem że w tym czasie nie zostanie wystosowane jakiekolwiek zaproszenie do składania ofert. Instytucje zamawiające określają w dokumentach zamówienia długość przedłużonego okresu, który zamierzają zastosować.

Instytucja zamawiająca informuje kandydata w najkrótszym możliwym terminie o dopuszczeniu lub niedopuszczeniu go do dynamicznego systemu zakupów.

9.4.

Instytucja zamawiająca zaprasza wszystkich dopuszczonych kandydatów do składania ofert. Jeżeli dynamiczny system zakupów został podzielony na kategorie robót budowlanych, produktów lub usług, instytucja zamawiająca zaprasza do składania ofert wszystkich uczestników dopuszczonych do kategorii odpowiadającej danemu zamówieniu.

Instytucja zamawiająca udziela zamówienia oferentowi, który przedstawił najkorzystniejszą ekonomicznie ofertę na podstawie kryteriów udzielenia zamówienia określonych w ogłoszeniu o zamówieniu. W stosownych przypadkach kryteria te mogą zostać dokładniej określone w dokumentach zamówienia.

9.5.

Instytucja zamawiająca wskazuje okres ważności dynamicznego systemu zakupów w ogłoszeniu o zamówieniu.

Instytucja zamawiająca nie może korzystać z takiego systemu w celu uniemożliwiania, ograniczania lub zakłócania konkurencji.

10.   Dialog konkurencyjny

10.1.

Instytucja zamawiająca określa swoje potrzeby i wymagania, kryteria udzielenia zamówienia oraz orientacyjny harmonogram w ogłoszeniu o zamówieniu lub w dokumencie opisowym.

Udziela zamówienia oferentowi, który przedstawił ofertę zapewniającą najlepszą relację jakości do ceny.

10.2.

Instytucja zamawiająca podejmuje dialog z kandydatami, którzy spełniają kryteria kwalifikacji, w celu identyfikacji i określenia najwłaściwszych środków do zaspokojenia swoich potrzeb. W ramach tego dialogu może ona omawiać wszystkie aspekty zamówienia z wybranymi kandydatami, ale nie może zmienić swoich potrzeb i wymagań ani kryteriów udzielenia zamówienia, jak przewidziano w pkt 10.1.

Instytucja zamawiająca zapewnia równe traktowanie wszystkich oferentów podczas prowadzenia dialogu i nie może ujawniać proponowanych rozwiązań ani innych informacji poufnych przekazanych przez jednego z oferentów, bez jego zgody na zrzeczenie się prawa do poufności.

Dialog konkurencyjny może zostać podzielony na kolejne etapy w celu ograniczenia liczby rozwiązań, które mają zostać omówione, poprzez zastosowanie ogłoszonych kryteriów udzielenia zamówienia, jeżeli taką możliwość przewidziano w ogłoszeniu o zamówieniu lub w dokumencie opisowym.

10.3.

Instytucja zamawiająca prowadzi dialog do momentu, gdy jest w stanie określić rozwiązanie lub rozwiązania, które są w stanie zaspokoić jej potrzeby.

Po poinformowaniu pozostałych oferentów o tym, że dialog dobiegł końca, instytucja zamawiająca zaprasza każdego z nich do złożenia ostatecznej oferty opierającej się na rozwiązaniu lub rozwiązaniach przedstawionych i określonych podczas dialogu. Oferty te muszą zawierać wszystkie elementy, które są wymagane i niezbędne do realizacji projektu.

Na wniosek instytucji zamawiającej te ostateczne oferty można wyjaśnić, uszczegółowić i zoptymalizować, pod warunkiem że nie powoduje to znacznych zmian w ofercie lub dokumentach zamówienia.

Instytucja zamawiająca może negocjować z oferentem, który złożył ofertę zapewniającą najlepszą relację jakości do ceny, aby potwierdzić zobowiązania zawarte w ofercie, pod warunkiem że nie skutkuje to modyfikacją istotnych aspektów oferty ani nie stwarza ryzyka zakłócenia konkurencji lub spowodowania dyskryminacji.

10.4.

Instytucja zamawiająca może przewidzieć płatności dla wybranych kandydatów uczestniczących w dialogu.

11.   Zastosowanie procedury negocjacyjnej bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu

11.1.

W przypadku gdy instytucja zamawiająca stosuje procedurę negocjacyjną bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu, musi przestrzegać zasad negocjacji określonych w art. 167 ust. 4 oraz w pkt 6.5.

Instytucja zamawiająca może korzystać z procedury negocjacyjnej bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu, niezależnie od wartości szacunkowej zamówienia, w następujących przypadkach:

a)

w przypadku gdy nie złożono jakiejkolwiek oferty lub jakiejkolwiek odpowiedniej oferty lub jakiegokolwiek wniosku o dopuszczenie do udziału lub jakiegokolwiek odpowiedniego wniosku o dopuszczenie do udziału, jak przewidziano w pkt 11.2, w następstwie zastosowania:

(i)

procedury otwartej;

(ii)

procedury ograniczonej;

(iii)

procedury konkurencyjnej z negocjacjami w przypadku gdy publikowane jest ogłoszenie o zamówieniu;

po zakończeniu tej procedury, pod warunkiem że pierwotne dokumenty zamówienia nie ulegają zasadniczym zmianom;

b)

w przypadku gdy roboty budowlane, dostawy lub usługi mogą zostać zrealizowane wyłącznie przez jeden podmiot gospodarczy na warunkach określonych w pkt 11.3 oraz z któregokolwiek z następujących powodów:

(i)

celem zamówienia jest stworzenie lub nabycie niepowtarzalnego dzieła sztuki lub wykonania artystycznego;

(ii)

ze względów technicznych brak jest konkurencji;

(iii)

musi zostać zapewniona ochrona praw wyłącznych, w tym również praw własności intelektualnej;

c)

w zakresie, w jakim jest to absolutnie niezbędne, w przypadku gdy – ze względu na wystąpienie wyjątkowo pilnej konieczności spowodowanej wydarzeniami niemożliwymi do przewidzenia – niemożliwe jest dotrzymanie terminów przewidzianych w pkt 24, 26 i 42 oraz gdy uzasadnienia takiej wyjątkowo pilnej konieczności nie można przypisać instytucji zamawiającej;

W następstwie ogłoszenia kryzysu, o którym mowa w art. 163 ust. 6, właściwy urzędnik zatwierdzający może powołać się na takie ogłoszenie kryzysu jedynie wówczas, gdy konkretne postępowanie o udzielenie zamówienia jest uzasadnione zaistnieniem sytuacji wyjątkowo pilnej konieczności wynikającej z kryzysu;

d)

w przypadku gdy zamówienie na usługi następuje po przeprowadzeniu konkursu i ma zostać udzielone zwycięzcy lub jednemu ze zwycięzców; w tym ostatnim przypadku wszyscy zwycięzcy muszą zostać zaproszeni do udziału w negocjacjach;

e)

w odniesieniu do nowych usług lub robót budowlanych polegających na powtórzeniu podobnych usług lub robót budowlanych powierzonych podmiotowi gospodarczemu, któremu ta sama instytucja zamawiająca udzieliła pierwotnego zamówienia, pod warunkiem że takie usługi lub roboty budowlane pozostają w zgodności z podstawowym projektem, na który udzielono pierwotnego zamówienia po opublikowaniu ogłoszenia o zamówieniu, z zastrzeżeniem warunków określonych w pkt 11.4;

f)

w przypadku zamówień na dostawy:

(i)

w odniesieniu do dodatkowych dostaw, których celem jest częściowa wymiana dostarczonych produktów lub instalacji albo zwiększenie bieżących dostaw lub rozbudowa istniejących instalacji, jeżeli zmiana dostawcy zobowiązywałaby instytucję zamawiającą do nabywania dostaw o innych właściwościach technicznych, co powodowałoby niekompatybilność lub nieproporcjonalnie duże trudności techniczne w użytkowaniu i utrzymaniu; gdy instytucje Unii udzielają zamówień na własny rachunek, okres obowiązywania takich umów w sprawie zamówienia nie może przekraczać trzech lat;

(ii)

w przypadku gdy produkty wytwarzane są jedynie do celów badawczych, doświadczalnych, naukowych lub rozwojowych; takie zamówienia nie obejmują jednak produkcji masowej służącej osiągnięciu rentowności ekonomicznej lub pokryciu kosztów badań i rozwoju;

(iii)

w odniesieniu do towarów notowanych i kupowanych na rynku towarowym;

(iv)

w odniesieniu do zakupów dostaw na szczególnie korzystnych warunkach od podmiotu gospodarczego definitywnie likwidującego swoją działalność albo od likwidatorów w postępowaniu upadłościowym, w wyniku układu z wierzycielami lub podobnej procedury na mocy prawa krajowego;

(v)

w odniesieniu do zakupu leków stosowanych u ludzi lub medycznych środków przeciwdziałania, a także produktów umożliwiających zwalczanie lub ograniczanie rozprzestrzeniania się niektórych chorób zwierząt, chorób odzwierzęcych i agrofagów kwarantannowych roślin, pod warunkiem że spełniony jest jeden z następujących warunków: produkty te są innowacyjne, nie są łatwo dostępne na rynku lub istnieje potrzeba przyjęcia łatwo dostępnego rozwiązania;

g)

w przypadku umów dotyczących nieruchomości, po zbadaniu rynku lokalnego;

h)

w przypadku zamówień na którekolwiek z następujących usług:

(i)

zastępstwa prawnego, wykonywanego przez prawnika w rozumieniu art. 1 dyrektywy Rady 77/249/EWG (1) w postępowaniu arbitrażowym, pojednawczym lub sądowym;

(ii)

porad prawnych udzielanych w ramach przygotowywania postępowań, o których mowa w pkt (i), lub w przypadku gdy istnieją konkretne przesłanki i duże prawdopodobieństwo, że kwestia, której dotyczą porady, stanie się przedmiotem takich postępowań, pod warunkiem że porad tych udziela prawnik w rozumieniu art. 1 dyrektywy 77/249/EWG;

(iii)

usług arbitrażowych i pojednawczych;

i)

w przypadku umów określonych jako tajne lub umów, których wykonaniu muszą towarzyszyć szczególne środki bezpieczeństwa, zgodnie z obowiązującymi przepisami administracyjnymi, lub gdy wymaga tego ochrona podstawowych interesów Unii, pod warunkiem że danych podstawowych interesów nie można zagwarantować za pomocą innych środków; takie środki mogą obejmować wymogi mające na celu ochronę poufnego charakteru informacji, które instytucja zamawiająca udostępnia w ramach postępowania o udzielenie zamówienia;

j)

w przypadku pożyczek, bez względu na to, czy wiążą się one z emisją, sprzedażą, zakupem lub zbyciem papierów wartościowych lub innych instrumentów finansowych w rozumieniu dyrektywy 2014/65/UE;

k)

w przypadku zakupu publicznych sieci łączności oraz usług łączności elektronicznej w rozumieniu dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1972 (2);

l)

w przypadku usług świadczonych przez organizację międzynarodową, o której mowa w art. 159 ust. 1, lub organizację w państwie członkowskim w przypadku gdy nie może ona zgodnie ze swoim statutem lub aktem założycielskim uczestniczyć w procedurach konkurencyjnych;

m)

w przypadku gdy podjęto decyzję o otwarciu nowej delegatury Unii w państwie trzecim lub o ponownym otwarciu delegatury po tymczasowym zamknięciu, w odniesieniu do wszystkich zamówień udzielonych przez delegatury Unii lub udzielonych wyłącznie w interesie tych delegatur Unii, w ciągu pierwszego roku od daty takiej decyzji.

11.2.

Ofertę uznaje się za nieodpowiednią w przypadku gdy nie odnosi się ona do przedmiotu umowy. Ofertę lub wniosek o dopuszczenie do udziału uznaje się za nieodpowiednie w przypadku gdy dany uczestnik nie ma dostępu do zamówień na zasadach, o których mowa w art. 179, 180 i 182, znajduje się w sytuacji wykluczenia, o której mowa w art. 138 ust. 1, lub nie spełnia kryteriów kwalifikacji.

11.3.

Wyjątki określone w pkt 11.1 akapit drugi lit. b) pkt (ii) oraz (iii) mają zastosowanie wyłącznie w przypadku, gdy nie istnieje rozsądne rozwiązanie alternatywne lub zastępcze, a brak konkurencji nie jest wynikiem sztucznego zawężenia parametrów zamówienia przy jego określaniu.

11.4.

W przypadkach, o których mowa w pkt 11.1 akapit drugi lit. e), podstawowy projekt wskazuje zakres ewentualnych nowych usług lub robót budowlanych oraz warunki, na jakich zostaną one udzielone. Możliwość zastosowania procedury negocjacyjnej wskazuje się już w chwili ogłoszenia podstawowego projektu, a całkowitą szacunkową wartość kolejnych usług lub robót budowlanych uwzględnia się przy stosowaniu progów, o których mowa w art. 178 ust. 1 lub art. 181 ust. 1, w obszarze działań zewnętrznych. Gdy instytucje Unii udzielają zamówień na własny rachunek, z procedury tej można skorzystać jedynie w okresie wykonywania pierwotnej umowy i nie później niż trzy lata po zawarciu pierwotnej umowy.

12.   Zastosowanie procedury konkurencyjnej z negocjacjami lub dialogu konkurencyjnego

12.1.

Gdy instytucja zamawiająca stosuje procedurę konkurencyjną z negocjacjami lub dialog konkurencyjny, musi przestrzegać zasad negocjacji określonych w art. 167 ust. 4 i pkt 6.5. Instytucja zamawiająca może korzystać z tych procedur, niezależnie od szacunkowej wartości umowy, w następujących przypadkach:

a)

w przypadku gdy w następstwie zastosowania procedury otwartej lub ograniczonej, po zakończeniu tej procedury złożono tylko oferty nieprawidłowe lub niedopuszczalne, jak określono w pkt 12.2 i 12.3, pod warunkiem że pierwotne dokumenty zamówienia nie ulegają zasadniczym zmianom;

b)

w odniesieniu do robót budowlanych, dostaw lub usług spełniających jedno lub większą liczbę następujących kryteriów:

(i)

w przypadku gdy potrzeby instytucji zamawiającej nie mogą zostać spełnione bez dostosowania łatwo dostępnego rozwiązania;

(ii)

roboty budowlane, dostawy lub usługi obejmują rozwiązania projektowe lub innowacyjne;

(iii)

zamówienie nie może zostać udzielone bez wcześniejszych negocjacji z uwagi na szczególne okoliczności dotyczące charakteru, stopnia złożoności lub struktury prawnej i finansowej umowy lub z uwagi na ryzyka związane z przedmiotem umowy;

(iv)

instytucja zamawiająca nie może ustalić specyfikacji technicznych w wystarczająco precyzyjny sposób poprzez odniesienie do określonej normy, jak określono w pkt 17.4;

c)

w przypadku umów koncesji;

d)

w przypadku zamówień na usługi, o których mowa w załączniku XIV do dyrektywy 2014/24/UE;

e)

w przypadku usług badawczych i rozwojowych innych niż te, które są objęte kodami CPV 73000000-2 do 73120000-9, 73300000-5, 73420000-2 oraz 73430000-5, jak określono w rozporządzeniu (WE) nr 2195/2002, chyba że korzyści z tych usług przypadają wyłącznie instytucji zamawiającej na potrzeby jej własnej działalności lub że całość wynagrodzenia za świadczoną usługę wypłaca instytucja zamawiająca;

f)

w przypadku zamówień na usługi dotyczących nabycia, opracowania, produkcji lub koprodukcji materiałów do audycji przeznaczonych na potrzeby audiowizualnych usług medialnych zgodnie z definicją zawartą w dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady 2010/13/UE (3) lub radiowych usług medialnych, lub zamówień na czas antenowy lub dostarczanie audycji.

12.2.

Ofertę uznaje się za nieprawidłową w którymkolwiek z następujących przypadków:

a)

gdy nie spełnia ona minimalnych wymagań określonych w dokumentach zamówienia;

b)

gdy nie spełnia ona wymagań dotyczących składania określonych w art. 171 ust. 3;

c)

gdy oferent zostaje odrzucony na podstawie art. 143 ust. 1 akapit pierwszy lit. b) lub c);

d)

gdy instytucja zamawiająca uznała ofertę za rażąco niską.

12.3.

Ofertę uznaje się za niedopuszczalną w którymkolwiek z następujących przypadków:

a)

gdy cena oferty przekracza maksymalny budżet instytucji zamawiającej, ustalony i udokumentowany przed rozpoczęciem postępowania o udzielenie zamówienia;

b)

gdy oferta nie spełnia minimalnych poziomów jakościowych pod kątem kryteriów udzielenia zamówienia.

12.4.

W przypadkach, o których mowa w pkt 12.1 lit. a), instytucja zamawiająca nie jest zobowiązana do publikowania ogłoszenia o zamówieniu, jeżeli w procedurze konkurencyjnej z negocjacjami wezmą udział wszyscy oferenci, w przypadku których nie zachodzą przesłanki wykluczenia i którzy spełniają kryteria kwalifikacji, z wyjątkiem tych, którzy złożyli ofertę uznaną za rażąco niską.

13.   Procedura obejmująca zaproszenie do wyrażenia zainteresowania

13.1.

W przypadku umów o wartości nieprzekraczającej progów, o których mowa w art. 178 ust. 1 lub art. 181 ust. 1, oraz bez uszczerbku dla pkt 11 i 12, instytucja zamawiająca może korzystać z zaproszeń do wyrażenia zainteresowania w celu podjęcia któregokolwiek z następujących działań:

a)

dokonania wstępnego wyboru kandydatów, którzy mają zostać zaproszeni do składania ofert w odpowiedzi na przyszłe ograniczone zaproszenia do składania ofert;

b)

stworzenia wykazu sprzedawców, którzy mają zostać zaproszeni do składania wniosków o dopuszczenie do udziału lub ofert.

13.2.

Wykaz sporządzony w następstwie zaproszenia do wyrażenia zainteresowania jest ważny nie dłużej niż cztery lata od dnia, w którym ogłoszenie, o którym mowa w pkt 3.1, zostało opublikowane.

Wykaz, o którym mowa w akapicie pierwszym, może zawierać podziały na kategorie.

Każdy zainteresowany podmiot gospodarczy może wyrazić zainteresowanie w dowolnym momencie w okresie ważności wykazu, z wyjątkiem trzech ostatnich miesięcy tego okresu.

13.3.

W przypadku gdy udzielone ma zostać zamówienie, instytucja zamawiająca zaprasza wszystkich kandydatów lub sprzedawców z odpowiedniego wykazu lub jego kategorii do podjęcia któregokolwiek z następujących działań:

a)

złożenia oferty w przypadku, o którym mowa w pkt 13.1 lit. a);

b)

w przypadku, o którym mowa w pkt 13.1 lit. b), do podjęcia któregokolwiek z następujących działań:

(i)

złożenia ofert obejmujących dokumenty dotyczące kryteriów wykluczenia i kwalifikacji;

(ii)

złożenia dokumentów dotyczących kryteriów wykluczenia i kwalifikacji oraz, na kolejnym etapie, ofert, w przypadku podmiotów spełniających te kryteria.

14.   Zamówienia o średniej, niskiej i bardzo niskiej wartości

14.1.

Zamówienia o średniej, niskiej i bardzo niskiej wartości mogą zostać udzielone w ramach procedury negocjacyjnej zgodnie z zasadami dotyczącymi negocjacji określonymi w art. 167 ust. 4 i w pkt 6.5. Tylko kandydaci zaproszeni równocześnie i w formie pisemnej przez instytucję zamawiającą mogą składać wstępne oferty.

14.2.

Zamówienie o wartości przekraczającej 60 000 EUR, ale niższej od progów, o których mowa w art. 178 ust. 1, uznaje się za zamówienie o średniej wartości. W przypadku zamówień udzielanych przez delegatury Unii w państwach trzecich lub udzielanych wyłącznie w interesie delegatur Unii w państwach trzecich zamówienie o wartości przekraczającej 100 000 EUR, ale niższej od 300 000 EUR, uznaje się za zamówienie o średniej wartości. Do takich zamówień zastosowanie mają pkt 3.1, 6.1 i 6.4.

14.3.

Zamówienie o wartości nieprzekraczającej 60 000 EUR lub – w przypadku zamówień udzielonych przez delegatury Unii w państwach trzecich lub udzielanych wyłącznie w interesie delegatur Unii w państwach trzecich – 100 000 EUR, ale przekraczającej próg określony w pkt 14.4, uznaje się za zamówienie o niskiej wartości. Do takich zamówień zastosowanie mają pkt 3.1, 6.2 i 6.4.

14.4.

Zamówienie o wartości nieprzekraczającej 15 000 EUR uznaje się za zamówienie o bardzo niskiej wartości. Do takich zamówień zastosowanie ma pkt 6.3. W przypadku zamówień udzielanych przez delegatury Unii w państwach trzecich lub udzielanych wyłącznie w interesie delegatur Unii w państwach trzecich zamówienie o wartości nieprzekraczającej 20 000 EUR uznaje się za zamówienie o bardzo niskiej wartości.

14.5.

Płatności kwot nieprzekraczających 1 000 EUR lub – w przypadku delegatur Unii w państwa trzecich – 20 000 EUR na pokrycie poszczególnych pozycji wydatków mogą być realizowane bezpośrednio na podstawie faktur, bez uprzedniej akceptacji oferty.

15.   Wstępne konsultacje rynkowe

15.1.

W celu przeprowadzenia wstępnych konsultacji rynkowych instytucja zamawiająca może zwracać się o doradztwo do niezależnych ekspertów lub organów lub podmiotów gospodarczych, lub też przyjmować takie doradztwo. Z takiego doradztwa można skorzystać przy planowaniu i przeprowadzaniu postępowania o udzielenie zamówienia, pod warunkiem że tego rodzaju doradztwo nie skutkuje zakłóceniem konkurencji ani nie powoduje naruszenia zasad niedyskryminacji i przejrzystości.

15.2.

W przypadku gdy podmiot gospodarczy doradzał instytucji zamawiającej lub w inny sposób był zaangażowany w przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia, instytucja zamawiająca podejmuje odpowiednie środki określone w art. 143 w celu zapewnienia, aby udział danego podmiotu gospodarczego w procedurze wyboru nie zakłócał konkurencji.

16.   Dokumenty zamówienia

16.1.

Dokumenty zamówienia zawierają następujące informacje:

a)

w stosownych przypadkach – ogłoszenie o zamówieniu lub inne środki ogłaszania przewidziane w pkt 2–5;

b)

zaproszenie do składania ofert;

c)

specyfikację istotnych warunków zamówienia lub dokument opisowy w przypadku dialogu konkurencyjnego, w tym również specyfikacje techniczne oraz odpowiednie kryteria;

d)

projekt umowy oparty na wzorze umowy.

Akapit pierwszy lit. d) nie ma zastosowania do przypadków, gdy z uwagi na wyjątkowe i należycie uzasadnione okoliczności nie można skorzystać z wzoru umowy.

16.2.

Zaproszenie do składania ofert zawiera:

a)

zasady dotyczące składania ofert, w tym również w szczególności warunki zachowania ich poufności do momentu otwarcia, datę i godzinę zakończenia przyjmowania ofert oraz adres, na który mają one zostać wysłane lub pod który muszą zostać doręczone, lub adres internetowy w przypadku składania ofert drogą elektroniczną;

b)

informację, że złożenie oferty oznacza przyjęcie warunków określonych w dokumentach zamówienia oraz że takie złożenie oferty wiąże wykonawcę, któremu zamówienie zostaje udzielone, na czas wykonania zamówienia;

c)

informację o okresie, przez który oferta pozostaje ważna i nie może być modyfikowana pod żadnym względem;

d)

zakaz wszelkich kontaktów między instytucją zamawiającą a oferentem w trakcie trwania postępowania, poza wyjątkowymi przypadkami na warunkach określonych w art. 172, a w przypadku gdy przewiduje się wizytę na miejscu, określa się dokładne zasady dotyczące takiej wizyty;

e)

informację o sposobach udokumentowania przestrzegania terminu składania ofert;

f)

informację, że złożenie oferty oznacza zgodę na otrzymanie powiadomienia o wyniku postępowania drogą elektroniczną.

16.3.

Specyfikacja istotnych warunków zamówienia zawiera:

a)

kryteria wykluczenia i kwalifikacji;

b)

kryteria udzielenia zamówienia i ich względną wagę lub, w przypadku gdy przypisanie względnej wagi nie jest możliwe z przyczyn obiektywnych, kryteria w kolejności od najważniejszego do najmniej ważnego, co ma także zastosowanie do ofert wariantowych, jeżeli dopuszczono je w ogłoszeniu o zamówieniu;

c)

specyfikację techniczną, o której mowa w pkt 17;

d)

jeżeli dopuszcza się oferty wariantowe – minimalne wymagania, jakie muszą one spełnić;

e)

informację, czy zastosowanie ma Protokół nr 7 w sprawie przywilejów i immunitetów Unii Europejskiej, załączony do TUE i TFUE, lub, w stosownych przypadkach, Konwencja wiedeńska o stosunkach dyplomatycznych lub Konwencja wiedeńska o stosunkach konsularnych;

f)

wymóg wskazania, w którym państwie mają siedzibę oferenci, oraz przedstawienia – na żądanie – dowodów potwierdzających te informacje, zwykle dopuszczanych na podstawie prawa tego państwa;

g)

w przypadku dynamicznego systemu zakupów lub katalogów elektronicznych – informacje dotyczące wykorzystywanego sprzętu elektronicznego oraz niezbędnych technicznych rozwiązań i specyfikacji dotyczących połączeń.

h)

wymóg zgłoszenia instytucji zamawiającej zagranicznych wkładów finansowych otrzymanych w ciągu ostatnich trzech lat poprzedzających zgłoszenie lub, w przypadku gdy takie wkłady nie podlegają zgłoszeniu zgodnie z art. 29 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2022/2560, oświadczenie zawierające wykaz wszystkich otrzymanych zagranicznych wkładów finansowych i potwierdzające, że takie wkłady nie podlegają zgłoszeniu zgodnie z odpowiednimi aktami wykonawczymi przyjętymi na podstawie art. 47 ust. 1 tego rozporządzenia.

W odniesieniu do lit. h), zgodnie z art. 4 ust. 3 rozporządzenia (UE) 2022/2560 w oświadczeniu takim nie wykazuje się zagranicznych wkładów finansowych, których łączna kwota przypadająca na dane państwo trzecie jest niższa od kwoty pomocy de minimis określonej w art. 3 ust. 2 rozporządzenia Komisji (UE) 2023/2831 (4) w okresie trzech kolejnych lat poprzedzających zgłoszenie. Zagraniczne wkłady finansowe zgłasza się, o ile nie przewidziano inaczej, zgodnie z odpowiednimi aktami wykonawczymi przyjętymi na podstawie art. 47 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2022/2560.

16.4.

Projekt umowy:

a)

określa kary umowne za niezastosowanie się do jej postanowień;

b)

określa szczegóły, które muszą być zawarte w fakturach lub w odpowiednich dokumentach potwierdzających, zgodnie z art. 111;

c)

stanowi, że w przypadku gdy instytucje Unii udzielają zamówień na własny rachunek, do zamówienia zastosowanie ma prawo Unii, uzupełnione, w stosownych przypadkach, prawem krajowym lub, w razie potrzeby w przypadku umów dotyczących nieruchomości, wyłącznie prawo krajowe;

d)

określa sąd właściwy do rozstrzygania sporów;

e)

stanowi, że wykonawca musi przestrzegać mających zastosowanie obowiązków w dziedzinie prawa ochrony środowiska, prawa socjalnego i prawa pracy, ustanowionych w prawie Unii, prawie krajowym, układach zbiorowych lub w międzynarodowych konwencjach socjalnych i w zakresie ochrony środowiska wymienionych w załączniku X do dyrektywy 2014/24/UE;

f)

określa, czy konieczne będzie przeniesienie praw własności intelektualnej;

g)

stanowi, że cena podana w ofercie jest wiążąca i nie podlega zmianie, lub wskazuje warunki lub wzory stosowane do zmiany cen w okresie obowiązywania umowy.

Do celów akapitu pierwszego lit. g), jeżeli zmiana cen jest przewidziana w umowie, instytucja zamawiająca bierze pod uwagę w szczególności:

a)

przedmiot umowy oraz sytuację gospodarczą, w jakiej ma ono miejsce;

b)

rodzaj zamówienia i zadań oraz czas trwania zamówienia;

c)

interes finansowy instytucji zamawiającej.

W przypadku umów podpisanych zgodnie z pkt 11.1 akapit drugi lit. l) można odstąpić od przepisów zawartych w akapicie pierwszym lit. c) i d) niniejszego punktu.

17.   Specyfikacje techniczne

17.1.

Specyfikacje techniczne muszą umożliwiać równy dostęp podmiotów gospodarczych do postępowań o udzielenie zamówienia i nie mogą skutkować tworzeniem nieuzasadnionych przeszkód dla otwarcia zamówień na konkurencję.

Specyfikacje techniczne obejmują cechy charakterystyczne wymagane w przypadku robót budowlanych, dostaw lub usług, w tym również minimalne wymagania, odpowiadające przeznaczeniu zamierzonemu przez instytucję zamawiającą.

17.2.

Cechy charakterystyczne, o których mowa w pkt 17.1, mogą – stosownie do sytuacji – obejmować:

a)

poziomy jakości;

b)

efektywność środowiskową i oddziaływanie na klimat;

c)

poziomy i procedury oceny zgodności;

d)

wykonanie lub przeznaczenie dostarczanych produktów;

e)

bezpieczeństwo lub wymiary, w tym również, w przypadku dostaw – nazwę handlową i instrukcje obsługi, a dla wszystkich zamówień – terminologię, oznakowanie, testy i metody testowania, opakowanie, znakowanie i etykietowanie, procesy i metody produkcji;

f)

w odniesieniu do zamówień na roboty budowlane – procedury odnoszące się do zapewnienia jakości oraz zasady odnoszące się do sporządzania projektu i kosztorysu, warunki testowania, kontroli i odbioru obiektów budowlanych oraz metody lub techniki budowy oraz wszystkie pozostałe warunki techniczne, które instytucja zamawiająca może określić na podstawie ogólnych lub szczegółowych przepisów w odniesieniu do ukończonych obiektów budowlanych i materiałów lub części, z których są one wykonane.

17.3.

Specyfikacje techniczne formułuje się w taki sposób, aby obejmowały – w odniesieniu do wszystkich zakupów przeznaczonych do użytku osób fizycznych – kryteria dostępności dla osób z niepełnosprawnościami lub projektowanie z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników, z wyjątkiem należycie uzasadnionych przypadków.

W przypadku gdy obowiązkowe wymogi w zakresie dostępności są przyjmowane w formie aktu prawnego Unii, specyfikacje techniczne w zakresie kryteriów dostępności dla osób z niepełnosprawnościami lub projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników określa się poprzez odesłanie do tego aktu. W szczególności w odniesieniu do produktów i usług, o których mowa w art. 2 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/882 (5), wymogi dostępności określone w załączniku I do tej dyrektywy stanowią obowiązkowe wymogi dostępności w rozumieniu tej dyrektywy.

Każdy produkt lub każdą usługę, których cechy, elementy lub funkcje spełniają wymogi dostępności określone w załączniku I do dyrektywy (UE) 2019/882, uznaje się za wypełniające – odnośnie do tych cech, elementów lub funkcji – odpowiednie obowiązki w zakresie dostępności określone w niniejszym rozporządzeniu, chyba że niniejsze rozporządzenie stanowi inaczej.

17.4.

Specyfikacje techniczne formułuje się w którykolwiek z następujących sposobów:

a)

poprzez odniesienie – w kolejności preferencji – do norm europejskich, europejskich ocen technicznych, wspólnych specyfikacji technicznych, norm międzynarodowych, innych systemów referencji technicznych ustanowionych przez europejskie organy normalizacyjne lub, w przypadku ich braku, do ich krajowych odpowiedników; każdemu odniesieniu muszą towarzyszyć wyrazy „lub równoważne”;

b)

w kategoriach wykonania lub wymagań funkcjonalnych, w tym również aspektów środowiskowych, pod warunkiem że dane parametry są wystarczająco precyzyjne, aby umożliwić oferentom ustalenie przedmiotu umowy, a instytucji zamawiającej udzielenie zamówienia;

c)

poprzez połączenie metod określonych w lit. a) i b).

17.5.

W przypadku gdy instytucja zamawiająca korzysta z możliwości zastosowania odniesienia do specyfikacji, o który m mowa w pkt 17.4 lit. a), nie może odrzucić oferty na podstawie faktu, że nie jest ona zgodna z tymi specyfikacjami, jeżeli oferent udowodni za pomocą jakichkolwiek odpowiednich środków, że proponowane rozwiązanie w równoważnym stopniu spełnia wymagania określone w specyfikacjach technicznych.

17.6.

W przypadku gdy instytucja zamawiająca korzysta z możliwości przewidzianej w pkt 17.4 lit. b) w celu sformułowania specyfikacji technicznych w kategoriach wykonania lub wymagań funkcjonalnych, nie może ona odrzucić oferty zgodnej z normą krajową transponującą normę europejską, z europejską aprobatą techniczną, ze wspólną specyfikacją techniczną, z normą międzynarodową lub z systemami referencji technicznych ustanowionymi przez europejski organ normalizacyjny, jeżeli specyfikacje te dotyczą wykonania lub wymagań funkcjonalnych określonych przez tę instytucję zamawiającą.

Oferent musi udowodnić za pomocą wszelkich odpowiednich środków, że obiekt budowlany, dostawa lub usługa, które są zgodne z normą, spełniają wymagania w zakresie wykonania lub funkcjonalne określone przez instytucję zamawiającą.

17.7.

W przypadku gdy instytucja zamawiająca zamierza dokonać zakupu robót budowlanych, dostaw lub usług o szczególnych cechach środowiskowych, społecznych lub innych, może ona wymagać określonej etykiety lub sformułować określone wymagania względem etykiety, pod warunkiem że spełnione są wszystkie następujące warunki:

a)

wymogi dotyczące etykiety dotyczą wyłącznie kryteriów, które są związane z przedmiotem umowy, i które są odpowiednie dla określenia cech zakupu;

b)

wymogi dotyczące etykiety są oparte na kryteriach obiektywnie możliwych do sprawdzenia oraz niedyskryminacyjnych;

c)

etykiety są przyjmowane w drodze otwartej i przejrzystej procedury, w której mogą uczestniczyć wszystkie odpowiednie podmioty;

d)

etykiety są dostępne dla wszystkich zainteresowanych stron;

e)

wymogi dotyczące etykiety są określane przez stronę trzecią, na którą podmiot gospodarczy ubiegający się o etykietę nie może wywierać decydującego wpływu.

Instytucja zamawiająca może wymagać od podmiotów gospodarczych przedstawienia, jako dowodu zgodności z dokumentami zamówienia, raportu z testów lub zaświadczenia wystawionego przez jednostkę oceniającą zgodność, akredytowaną zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 765/2008 (6), lub równoważną jednostkę oceniającą zgodność.

17.8.

Instytucja zamawiająca akceptuje wszelkie odpowiednie dowody inne niż te, o których mowa w pkt 17.7, takie jak dokumentacja techniczna producenta, w przypadku gdy dany podmiot gospodarczy nie ma dostępu do zaświadczeń ani raportów z testów lub nie ma możliwości ich uzyskania ani też możliwości uzyskania określonej etykiety w odpowiednim terminie, z przyczyn, których nie można przypisać temu podmiotowi gospodarczemu, oraz pod warunkiem że dany podmiot gospodarczy dowiedzie, że wykonywane przez niego roboty budowlane, dostawy lub usługi spełniają wymogi określonej etykiety lub określone wymogi wskazane przez instytucję zamawiającą.

17.9.

O ile nie uzasadnia tego przedmiot umowy, specyfikacje techniczne nie mogą zawierać odniesienia do konkretnej marki lub źródła, ani do szczególnego procesu, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczane przez konkretny podmiot gospodarczy, ani do znaku towarowego, patentu, typu lub konkretnego pochodzenia lub produkcji, które to odniesienie mogłoby skutkować uprzywilejowaniem lub wyeliminowaniem pewnych produktów lub podmiotów gospodarczych.

W wyjątkowych przypadkach dopuszcza się stosowanie takich odniesień, jeżeli niemożliwe jest opisanie przedmiotu umowy w wystarczająco szczegółowy i zrozumiały sposób. Takim odniesieniom muszą towarzyszyć wyrazy „lub równoważne”.

18.   Kryteria wykluczenia i kwalifikacji

18.1.

Do celów art. 139 instytucja zamawiająca akceptuje jednolity europejski dokument zamówienia, o którym mowa w dyrektywie 2014/24/UE, lub – w przypadku jego braku – podpisane i opatrzone datą oświadczenie.

Podmiot gospodarczy może ponownie wykorzystać jednolity europejski dokument zamówienia lub podpisane i opatrzone datą oświadczenie, które zostały już użyte we wcześniejszym postępowaniu, pod warunkiem że podmiot gospodarczy potwierdzi, że informacje w nich zawarte są nadal prawidłowe.

Domniemany oferent zwycięski musi – w terminie wyznaczonym przez instytucję zamawiającą i zanim zamówienie zostanie udzielone – dostarczyć dowody na to, że nie znajduje się w jednej z sytuacji wykluczenia, o których mowa w art. 138 ust. 1, potwierdzające jednolity europejski dokument zamówienia lub oświadczenie, w przypadku:

a)

zamówień udzielanych przez instytucje Unii, o wartości równej progom, o których mowa w art. 178 ust. 1, lub większej;

b)

na zasadzie odstępstwa od lit. a) niniejszego akapitu – zamówień w obszarze działań zewnętrznych, o wartości równej progom określonym w pkt 39.2 lit. a) lub większej oraz zamówień udzielanych przez delegatury Unii w państwach trzecich lub udzielanych wyłącznie w interesie delegatur Unii w państwach trzecich, o wartości równej 300 000 EUR lub większej.

Na zasadzie odstępstwa od akapitu trzeciego, w sytuacji wyjątkowo pilnej konieczności wynikającej z kryzysu, instytucja zamawiająca może zażądać od domniemanego oferenta zwycięskiego przedstawienia w rozsądnym terminie po podjęciu decyzji o udzieleniu zamówienia, ale przed podpisaniem umowy, dowodów, o których mowa w akapicie trzecim, z zastrzeżeniem warunków określonych w art. 163 ust. 6.

18.2.

Instytucja zamawiająca wskazuje w dokumentach zamówienia kryteria kwalifikacji, minimalne poziomy zdolności oraz dokumenty wymagane do udowodnienia tej zdolności. Wszystkie wymagania muszą być związane z przedmiotem zamówienia oraz proporcjonalne do tego przedmiotu.

Instytucja zamawiająca określa w dokumentach zamówienia, w jaki sposób grupy podmiotów gospodarczych mają spełnić kryteria kwalifikacji, z uwzględnieniem pkt 18.6.

W przypadku gdy zamówienie jest podzielone na części, instytucja zamawiająca może określić minimalne poziomy zdolności dla każdej części. Może wyznaczyć dodatkowe minimalne poziomy zdolności w przypadku udzielenia większej liczby części zamówienia temu samemu wykonawcy.

18.3.

W odniesieniu do zdolności do prowadzenia działalności zawodowej instytucja zamawiająca może wymagać, aby podmiot gospodarczy spełniał przynajmniej jeden z poniższych warunków:

a)

figurował w odpowiednim rejestrze zawodowym lub handlowym, przy czym nie dotyczy to przypadków, gdy podmiot gospodarczy jest organizacją międzynarodową;

b)

w przypadku zamówień na usługi – posiadał określone zezwolenie potwierdzające, że jest upoważniony do wykonania zamówienia w państwie swojej siedziby, lub aby był członkiem określonej organizacji zawodowej.

18.4.

Przy otrzymywaniu wniosków o dopuszczenie do udziału lub ofert instytucja zamawiająca akceptuje jednolity europejski dokument zamówienia lub – w przypadku jego braku – oświadczenie, w którym kandydat lub oferent stwierdzają, że spełniają kryteria kwalifikacji. Z wymogu złożenia jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia lub oświadczenia można zrezygnować w przypadku zamówień o bardzo niskiej wartości.

Instytucja zamawiająca może na dowolnym etapie postępowania zwrócić się do oferentów i kandydatów o przedłożenie uaktualnionego oświadczenia lub wszystkich bądź niektórych dokumentów potwierdzających, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia właściwego przebiegu postępowania.

Jak określono w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, instytucja zamawiająca wymaga od kandydatów lub oferentów przedłożenia aktualnych dokumentów potwierdzających albo wymaga od domniemanego oferenta zwycięskiego przedłożenia aktualnych dokumentów potwierdzających przed podjęciem decyzji o udzieleniu zamówienia, z wyjątkiem sytuacji gdy już je otrzymała do celów innego postępowania, pod warunkiem że dokumenty te są nadal aktualne, lub gdy instytucja zamawiająca może uzyskać do nich nieodpłatnie dostęp w krajowej bazie danych.

Na zasadzie odstępstwa od akapitu trzeciego niniejszego ustępu, w sytuacji wyjątkowo pilnej konieczności wynikającej z kryzysu, instytucja zamawiająca może zażądać od domniemanego oferenta zwycięskiego przedstawienia w rozsądnym terminie po podjęciu decyzji o udzieleniu zamówienia, ale przed podpisaniem umowy, dowodów, o których mowa w akapicie trzecim niniejszego ustępu, z zastrzeżeniem warunków określonych w art. 163 ust. 6.

Instytucja zamawiająca wymaga od podmiotów gospodarczych oraz, w stosownych przypadkach, podmiotów, na których zdolności podmiot gospodarczy zamierza polegać, a także od przewidywanych podwykonawców podpisania oświadczenia potwierdzającego brak sprzecznych interesów zawodowych oraz, na wniosek instytucji zamawiającej, dostarczenia w razie potrzeby wszelkich istotnych informacji.

18.5.

Instytucja zamawiająca może, na podstawie przeprowadzonej przez siebie oceny ryzyka, zadecydować o niewymaganiu przedstawienia dowodu potwierdzającego zdolność prawną, regulacyjną, finansową, ekonomiczną, techniczną i zawodową podmiotów gospodarczych w następujących przypadkach:

a)

postępowań dotyczących zamówień o wartości nieprzekraczającej progów, o których mowa w art. 178 ust. 1, udzielanych przez instytucje Unii na własny rachunek;

b)

postępowań dotyczących zamówień udzielanych w obszarze działań zewnętrznych, o wartości nieprzekraczającej progów, o których mowa w art. 181 ust. 1;

c)

postępowań dotyczących zamówień udzielanych zgodnie z pkt 11.1 akapit drugi lit. b), lit. e), lit. f) pkt (i) oraz (iv), lit. h) i lit. l).

W przypadku gdy instytucja zamawiająca decyduje o niewymaganiu przedstawienia dowodu potwierdzającego zdolność prawną, regulacyjną, finansową, ekonomiczną, techniczną i zawodową podmiotów gospodarczych, nie dokonuje się płatności zaliczkowych, z wyjątkiem należycie uzasadnionych przypadków.

18.6.

Podmiot gospodarczy może, w stosownych przypadkach i w ramach konkretnego zamówienia, polegać na zdolnościach innych podmiotów, bez względu na charakter prawny powiązań, jakie go z nimi łączą. W takim przypadku udowadnia on instytucji zamawiającej, że będzie dysponował zasobami niezbędnymi do wykonania zamówienia, przedstawiając zobowiązanie takich podmiotów w tym celu.

W odniesieniu do kryteriów technicznych i zawodowych podmiot gospodarczy może polegać na zdolnościach innych podmiotów tylko wtedy, gdy te ostatnie zrealizują roboty budowlane lub usługi, w przypadku których takie zdolności są wymagane.

W przypadku gdy podmiot gospodarczy polega na zdolnościach innych podmiotów w odniesieniu do kryteriów dotyczących zdolności ekonomicznej i finansowej, instytucja zamawiająca może wymagać od podmiotu gospodarczego i tych podmiotów solidarnej odpowiedzialności za wykonanie zamówienia.

Instytucja zamawiająca może zażądać od oferenta informacji dotyczących wszelkich części zamówienia, których wykonanie oferent ma zamiar zlecić w ramach podwykonawstwa, oraz informacji dotyczących tożsamości wszelkich podwykonawców.

W przypadku robót budowlanych lub usług wykonywanych w obiekcie będącym pod bezpośrednim nadzorem instytucji zamawiającej instytucja zamawiająca wymaga od wykonawcy, aby wskazał imię i nazwisko lub nazwę, dane kontaktowe i upoważnionych przedstawicieli wszystkich podwykonawców zaangażowanych w wykonanie zamówienia, w tym również wszelkie zmiany dotyczące podwykonawców.

18.7.

Instytucja zamawiająca sprawdza, czy podmioty, na których zdolności podmiot gospodarczy zamierza polegać, niezależnie od tego, czy są podwykonawcami czy nie, spełniają odpowiednie kryteria kwalifikacji.

Instytucja zamawiająca wymaga, aby podmiot gospodarczy zastąpił podmiot lub podwykonawcę, który nie spełnia odpowiedniego kryterium kwalifikacji.

18.8.

W przypadku zamówień na roboty budowlane, zamówień na usługi oraz prac związanych z rozmieszczeniem lub instalacją w ramach zamówienia na dostawy instytucja zamawiająca może wymagać, aby określone kluczowe zadania były wykonywane bezpośrednio przez samego oferenta lub, w przypadku oferty złożonej przez grupę podmiotów gospodarczych, przez uczestnika tej grupy.

18.9.

Instytucja zamawiająca nie może uzależniać możliwości złożenia oferty lub wniosku o dopuszczenie do udziału przez grupę podmiotów gospodarczych od posiadania przez nią określonej formy prawnej, ale może zażądać, aby wybrana grupa przyjęła określoną formę prawną po udzieleniu jej zamówienia, jeżeli taka zmiana jest niezbędna do należytego wykonania zamówienia.

19.   Zdolność ekonomiczna i finansowa

19.1.

Aby zapewnić posiadanie przez podmioty gospodarcze zdolności ekonomicznej i finansowej niezbędnej do wykonania zamówienia, instytucja zamawiająca może w szczególności wymagać, aby:

a)

podmioty gospodarcze miały określony minimalny roczny obrót, w tym również określony minimalny obrót w obszarze objętym zamówieniem;

b)

podmioty gospodarcze przedstawiły informacje dotyczące swoich rocznych sprawozdań finansowych wykazujących stosunek aktywów do zobowiązań;

c)

podmioty gospodarcze posiadały odpowiednie ubezpieczenie z tytułu ryzyka zawodowego.

Do celów akapitu pierwszego lit. a) minimalny roczny obrót nie może przekraczać dwukrotności szacunkowej rocznej wartości zamówienia, z wyjątkiem należycie uzasadnionych przypadków związanych z charakterem zakupu, które instytucja zamawiająca wyjaśnia w dokumentach zamówienia.

Do celów akapitu pierwszego lit. b) instytucja zamawiająca wyjaśnia metody i kryteria związane z takim stosunkiem w dokumentach zamówienia.

19.2.

W przypadku dynamicznych systemów zakupów maksymalny roczny obrót wyliczany jest na podstawie przewidywanej maksymalnej wielkości zamówień, które mają zostać udzielone w ramach tego systemu.

19.3.

Instytucja zamawiająca określa w dokumentach zamówienia dowody, jakie ma przedstawić podmiot gospodarczy, aby wykazać swoją zdolność ekonomiczną i finansową. Może w szczególności zażądać jednego lub większej liczby następujących dokumentów:

a)

odpowiednich oświadczeń banków lub, w stosownych przypadkach, dowodów posiadania odpowiedniego ubezpieczenia z tytułu ryzyka zawodowego;

b)

sprawozdań finansowych za okres nieprzekraczający ostatnich trzech lat obrotowych, w odniesieniu do których rachunki zostały zamknięte, lub wyciągów z takich sprawozdań;

c)

oświadczenia o całkowitym obrocie podmiotu gospodarczego oraz, w stosownych przypadkach, obrocie w obszarze objętym zamówieniem za okres nie dłuższy niż ostatnie trzy lata obrotowe.

Jeżeli z jakiegokolwiek uzasadnionego powodu podmiot gospodarczy nie może przedstawić dokumentów wymaganych przez instytucję zamawiającą, może udowodnić swoją zdolność ekonomiczną i finansową za pomocą jakiegokolwiek innego dokumentu, który instytucja zamawiająca uzna za odpowiedni.

20.   Zdolność techniczna i zawodowa

20.1.

Instytucja zamawiająca sprawdza, czy kandydaci lub oferenci spełniają minimalne kryteria kwalifikacji dotyczące zdolności technicznej i zawodowej zgodnie z pkt 20.2–20.5. Instytucja zamawiająca ocenia również istnienie sprzecznych interesów zawodowych, o których mowa w pkt 20.6, na podstawie oświadczenia o braku sprzecznych interesów zawodowych oraz, w stosownych przypadkach, wniosku instytucji zamawiającej o dostarczenie dodatkowych informacji zgodnie z pkt 18.4.

20.2.

Instytucja zamawiająca określa w dokumentach zamówienia dowody, jakie ma przedstawić podmiot gospodarczy, aby wykazać swoją zdolność techniczną i zawodową. Może w szczególności zażądać jednego lub większej liczby następujących dokumentów:

a)

w przypadku robót budowlanych, dostaw, które wymagają wykonania prac dotyczących rozmieszczenia lub instalacji, lub usług – informacji dotyczących wykształcenia i kwalifikacji zawodowych, umiejętności, doświadczenia i wiedzy fachowej osób odpowiedzialnych za wykonanie;

b)

wykazu:

(i)

głównych usług świadczonych w ciągu ostatnich trzech lat oraz dostaw zrealizowanych w tym okresie, z podaniem kwot, dat oraz klientów, publicznych lub prywatnych, z dołączonymi, na żądanie, oświadczeniami złożonymi przez klientów;

(ii)

robót budowlanych wykonanych w ciągu ostatnich pięciu lat, wraz z zaświadczeniami zadowalającego wykonania najważniejszych robót budowlanych;

c)

oświadczenia na temat wyposażenia technicznego, narzędzi lub urządzeń dostępnych podmiotowi gospodarczemu na potrzeby wykonania zamówienia na usługi lub zamówienia na roboty budowlane;

d)

opisu urządzeń technicznych oraz środków dostępnych podmiotowi gospodarczemu na potrzeby zapewnienia jakości oraz opisu dostępnego zaplecza naukowo-badawczego;

e)

wskazania pracowników technicznych lub służb technicznych dostępnych podmiotowi gospodarczemu, w szczególności tych odpowiedzialnych za kontrolę jakości, niezależnie od tego, czy pracownicy ci zatrudnieni są bezpośrednio w tym podmiocie czy też służby te stanowią jego bezpośrednią część;

f)

w odniesieniu do dostaw: próbek, opisów lub autentycznych fotografii lub zaświadczeń sporządzonych przez oficjalne instytuty lub agencje kontroli jakości o uznanych kompetencjach, potwierdzających zgodność produktów przez wyraźne odniesienie do specyfikacji technicznych lub norm;

g)

w odniesieniu do robót budowlanych lub usług – oświadczenia o średniej liczbie osób zatrudnionych w skali rocznej przez podmiot gospodarczy w ciągu ostatnich trzech lat oraz o liczbie osób zajmujących stanowiska kierownicze w tym okresie;

h)

wskazania systemów zarządzania łańcuchem dostaw i śledzenia łańcucha dostaw, które to systemy podmiot gospodarczy będzie w stanie zastosować podczas wykonywania zamówienia;

i)

wskazania środków zarządzania środowiskowego, które podmiot gospodarczy będzie w stanie zastosować podczas wykonywania zamówienia.

Do celów akapitu pierwszego lit. b) pkt (i) w razie potrzeby, w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu konkurencji, instytucja zamawiająca może zaznaczyć, że dowody dotyczące odpowiednich dostaw lub usług zrealizowanych lub wykonanych ponad trzy lata wcześniej zostaną uwzględnione.

Do celów akapitu pierwszego lit. b) pkt (ii) w razie potrzeby, w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu konkurencji, instytucja zamawiająca może zaznaczyć, że dowody dotyczące odpowiednich robót budowlanych zrealizowanych lub wykonanych ponad pięć lat wcześniej zostaną uwzględnione.

20.3.

W przypadku gdy dostawy lub usługi mają złożony charakter lub, wyjątkowo, mają szczególne przeznaczenie, dowody potwierdzające zdolność techniczną i zawodową mogą być zapewnione w drodze weryfikacji przeprowadzonej przez instytucję zamawiającą lub w jej imieniu przez właściwy organ urzędowy państwa, w którym podmiot gospodarczy ma siedzibę, z zastrzeżeniem zgody tego organu. Takie weryfikacje dotyczą zdolności technicznej i produkcyjnej dostawcy oraz, w razie potrzeby, jego zaplecza naukowo-badawczego oraz środków kontroli jakości.

20.4.

Zwracając się o przedstawienie zaświadczeń sporządzonych przez niezależne organy, poświadczających, że podmiot gospodarczy spełnia określone normy w zakresie zapewniania jakości, w tym również w zakresie dostępności dla osób z niepełnosprawnościami, instytucja zamawiająca wskazuje systemy zapewniania jakości oparte na odpowiedniej serii norm europejskich, poświadczone przez akredytowane jednostki. Instytucja zamawiająca akceptuje także inne dowody dotyczące równoważnych środków z zakresu zapewniania jakości przedstawione przez podmiot gospodarczy, który w sposób oczywisty nie ma dostępu do takich zaświadczeń ani możliwości ich uzyskania w odpowiednim terminie z przyczyn, których nie można temu podmiotowi gospodarczemu przypisać, pod warunkiem że dowiedzie on, że proponowane środki z zakresu zapewnienia jakości są zgodne z wymaganymi normami zapewniania jakości.

20.5.

Zwracając się o przedstawienie zaświadczeń sporządzonych przez niezależne organy, poświadczających, że podmiot gospodarczy spełnia wymogi określonych systemów lub norm zarządzania środowiskowego, instytucja zamawiająca wskazuje system ekozarządzania i audytu Unii Europejskiej lub inne systemy zarządzania środowiskowego uznane zgodnie z art. 45 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1221/2009 (7) lub inne normy zarządzania środowiskowego oparte na odpowiednich normach europejskich lub międzynarodowych opracowanych przez akredytowane jednostki. W przypadku gdy dany podmiot gospodarczy w sposób oczywisty nie ma dostępu do takich zaświadczeń ani możliwości ich uzyskania w odpowiednim terminie z przyczyn, których nie można temu podmiotowi gospodarczemu przypisać, instytucja zamawiająca akceptuje także inne dowody dotyczące środków zarządzania środowiskowego, pod warunkiem że podmiot gospodarczy dowiedzie, że środki te są równoważne środkom wymaganym na mocy mającego zastosowanie systemu zarządzania środowiskowego lub mającej zastosowanie normy.

20.6.

Instytucja zamawiająca może uznać, że dany podmiot gospodarczy nie ma wymaganej zdolności zawodowej umożliwiającej wykonanie zamówienia na odpowiednim poziomie jakości, jeżeli ustaliła, że podmiot gospodarczy ma sprzeczne interesy zawodowe, które mogą mieć negatywny wpływ na jego działanie.

21.   Kryteria udzielenia zamówienia

21.1.

Kryteria jakościowe mogą obejmować takie elementy, jak: wartość techniczna, właściwości estetyczne i funkcjonalne, dostępność, projektowanie z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników, cechy społeczne, środowiskowe i innowacyjne, proces produkcji, dostarczenia i sprzedaży oraz każdy inny określony proces na dowolnym etapie cyklu życia robót budowlanych, dostaw lub usług; organizacja, kwalifikacje i doświadczenie personelu wyznaczonego do wykonania danego zamówienia, w przypadku gdy właściwości wyznaczonego personelu mogą mieć znaczący wpływ na poziom wykonania zamówienia; serwis posprzedażny, pomoc techniczna lub warunki dostawy takie, jak: termin dostawy, sposób dostawy oraz czas dostawy lub okres realizacji.

21.2.

Instytucja zamawiająca określa w dokumentach zamówienia względną wagę, jaką przypisuje każdemu z kryteriów wybranych do celów ustalenia oferty najkorzystniejszej ekonomicznie, z wyjątkiem sytuacji, gdy stosuje metodę najniższej ceny. Wagi te mogą być wyrażone za pomocą przedziału z odpowiednią rozpiętością maksymalną.

Waga przypisana kryterium ceny lub kosztu w stosunku do pozostałych kryteriów nie może skutkować neutralizacją kryterium ceny lub kosztu.

Jeżeli przypisanie wagi nie jest możliwe z przyczyn obiektywnych, instytucja zamawiająca wskazuje kryteria w porządku od najbardziej do najmniej ważnego.

21.3.

Instytucja zamawiająca może określić minimalne poziomy jakości. Oferty poniżej tego poziomu jakości są odrzucane.

21.4.

Rachunek kosztów cyklu życia obejmuje, w odpowiednim zakresie, niektóre lub wszystkie z poniższych kosztów ponoszone w czasie cyklu życia robót budowlanych, dostaw lub usług:

a)

koszty ponoszone przez instytucję zamawiającą lub innych użytkowników, takie jak:

(i)

koszty związane z nabyciem;

(ii)

koszty użytkowania, takie jak zużycie energii i innych zasobów;

(iii)

koszty utrzymania;

(iv)

koszty związane z wycofaniem z eksploatacji, takie jak koszty zbiórki i recyklingu;

b)

koszty przypisywane ekologicznym efektom zewnętrznym związane z robotami budowlanymi, dostawami lub usługami na przestrzeni ich cyklu życia, pod warunkiem że ich wartość pieniężną można określić i sprawdzić.

21.5.

W przypadku gdy instytucja zamawiająca szacuje koszty z użyciem podejścia opartego na rachunku kosztów cyklu życia, określa ona w dokumentach zamówienia dane, które mają przedstawić oferenci, oraz metodę, którą zastosuje do ustalenia kosztów cyklu życia na podstawie tych danych.

Metoda zastosowana do oszacowania kosztów przypisywanych ekologicznym efektom zewnętrznym musi spełniać następujące warunki:

a)

jest oparta na kryteriach obiektywnie możliwych do sprawdzenia i niedyskryminacyjnych;

b)

jest dostępna dla wszystkich zainteresowanych stron;

c)

podmioty gospodarcze mogą dostarczyć wymagane dane uzasadnionym nakładem sił.

W stosownych przypadkach instytucja zamawiająca stosuje obowiązkowe wspólne metody kalkulacji kosztów cyklu życia przewidziane w aktach prawnych Unii wymienionych w załączniku XIII do dyrektywy 2014/24/UE.

22.   Stosowanie aukcji elektronicznych

22.1.

Instytucja zamawiająca może stosować aukcje elektroniczne, w których przedstawiane są nowe, obniżane ceny lub nowe wartości dotyczące niektórych elementów ofert.

Instytucja zamawiająca organizuje aukcje elektroniczne w formie powtarzalnego procesu elektronicznego realizowanego po przeprowadzeniu wstępnej pełnej oceny ofert i umożliwiającego ich klasyfikację za pomocą metod automatycznej oceny.

22.2.

W procedurach otwartych, ograniczonych lub konkurencyjnych z negocjacjami instytucja zamawiająca może postanowić, że udzielenie zamówienia publicznego zostanie poprzedzone aukcją elektroniczną, jeżeli można w sposób precyzyjny określić dokumenty zamówienia.

Aukcja elektroniczna może zostać przeprowadzona w przypadku ponownego otwarcia zamówienia na konkurencję z udziałem stron umowy ramowej, o czym mowa w pkt 1.3 akapit drugi lit. b), oraz w przypadku otwarcia na konkurencję zamówień udzielanych w ramach dynamicznego systemu zakupów, o którym mowa w pkt 9.

Aukcja elektroniczna oparta jest na jednej z metod udzielania zamówień określonych w art. 170 ust. 4.

22.3.

Instytucja zamawiająca, która postanawia przeprowadzić aukcję elektroniczną, podaje tę informację w ogłoszeniu o zamówieniu.

Dokumenty zamówienia zawierają następujące informacje:

a)

wartości aspektów, które będą przedmiotem aukcji elektronicznej, pod warunkiem że aspekty te są wymierne i można je przedstawić w postaci liczb lub wartości procentowych;

b)

wszelkie ograniczenia co do wartości, które można zgłaszać, wynikające ze specyfikacji dotyczącej przedmiotu zamówienia;

c)

informacje, które zostaną udostępnione oferentom podczas aukcji elektronicznej, a także w stosownych przypadkach termin tego udostępnienia;

d)

odpowiednie informacje dotyczące przebiegu aukcji elektronicznej, w tym również informację, czy aukcja elektroniczna zostanie podzielona na etapy i w jaki sposób zostanie zamknięta, jak określono w pkt 22.7;

e)

warunki, na jakich oferenci będą mogli składać oferty, oraz, w szczególności, minimalne wysokości postąpień, które, w stosownych przypadkach, będą wymagane podczas składania oferty;

f)

odpowiednie informacje dotyczące stosowanego sprzętu elektronicznego oraz rozwiązań i specyfikacji technicznych dotyczących połączeń.

22.4.

Wszyscy oferenci, którzy złożyli dopuszczalne oferty, zostają zaproszeni jednocześnie drogą elektroniczną do udziału w aukcji elektronicznej przy użyciu połączeń zgodnie z instrukcjami. W zaproszeniu określa się datę i godzinę rozpoczęcia aukcji elektronicznej.

Aukcja elektroniczna może odbywać się w kilku kolejnych etapach. Aukcja elektroniczna rozpoczyna się najwcześniej dwa dni robocze po dniu przesłania zaproszeń.

22.5.

Do zaproszenia dołącza się wynik pełnej oceny danej oferty.

Zaproszenie zawiera również wzór matematyczny, który należy stosować podczas aukcji elektronicznej w celu automatycznego tworzenia kolejnych klasyfikacji na podstawie nowych podawanych cen lub wartości. Wzór ten uwzględnia wagę wszystkich kryteriów ustalonych w celu określenia oferty najbardziej korzystnej ekonomicznie, zgodnie z dokumentami zamówienia. W tym celu wszelkie przedziały sprowadza się jednak uprzednio do określonych wartości.

W przypadku dopuszczenia składania ofert wariantowych dla każdego wariantu podaje się odrębny wzór.

22.6.

Na każdym etapie aukcji elektronicznej instytucja zamawiająca natychmiastowo przekazuje wszystkim oferentom co najmniej informacje wystarczające, aby mogli oni ocenić w dowolnym momencie swoją pozycję w klasyfikacji. Może ona także, w przypadku gdy wskazano wcześniej taką możliwość, przekazywać inne informacje dotyczące innych podawanych cen lub wartości, a także podawać liczbę oferentów na każdym etapie aukcji. Na żadnym etapie aukcji elektronicznej nie ujawnia ona jednak tożsamości oferentów.

22.7.

Instytucja zamawiająca zamyka aukcję elektroniczną na jeden lub więcej poniższych sposobów:

a)

zgodnie z wcześniej określoną datą i godziną;

b)

gdy przestaje otrzymywać nowe ceny lub nowe wartości spełniające wymogi dotyczące minimalnych wartości postąpienia, pod warunkiem że określiła wcześniej dopuszczalny czas, jaki musi upłynąć od otrzymania ostatniego postąpienia do zamknięcia aukcji elektronicznej;

c)

gdy osiągnięta zostanie wcześniej określona liczba etapów aukcji.

22.8.

Po zamknięciu aukcji elektronicznej instytucja zamawiająca udziela zamówienia na podstawie wyników aukcji elektronicznej.

23.   Rażąco niskie oferty

23.1.

Jeżeli w przypadku danego zamówienia cena lub koszt podane w ofercie wydają się rażąco niskie, instytucja zamawiająca zwraca się na piśmie do oferenta o podanie szczegółów dotyczących tych elementów składowych ceny lub kosztu, które uważa za istotne, oraz umożliwia oferentowi przedstawienie jego uwag.

Instytucja zamawiająca może w szczególności uwzględnić uwagi dotyczące:

a)

ekonomiki procesu produkcyjnego, świadczenia usług lub metod budowy;

b)

wybranych rozwiązań technicznych lub szczególnie korzystnych warunków dostępnych dla oferenta;

c)

oryginalności oferty;

d)

przestrzegania przez oferenta mających zastosowanie obowiązków w dziedzinie prawa ochrony środowiska, prawa socjalnego i prawa pracy;

e)

przestrzegania przez podwykonawców mających zastosowanie obowiązków w dziedzinie prawa ochrony środowiska, prawa socjalnego i prawa pracy;

f)

możliwości uzyskania przez oferenta pomocy państwa zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami.

23.2.

Instytucja zamawiająca odrzuca ofertę wyłącznie w przypadku, gdy dostarczone dowody nie uzasadniają w zadowalającym stopniu proponowanej niskiej ceny lub proponowanych niskich kosztów.

Instytucja zamawiająca odrzuca ofertę, jeżeli stwierdza, że jest ona rażąco niska, ponieważ jest niezgodna z mającymi zastosowanie obowiązkami w dziedzinie prawa ochrony środowiska, prawa socjalnego i prawa pracy.

23.3.

W przypadku gdy instytucja zamawiająca stwierdzi, że oferta jest rażąco niska ze względu na fakt otrzymania przez oferenta pomocy państwa, może odrzucić taką ofertę wyłącznie na tej podstawie jedynie wówczas, gdy oferent nie jest w stanie udowodnić w odpowiednim czasie wyznaczonym przez instytucję zamawiającą, że pomoc ta była zgodna z zasadami rynku wewnętrznego w rozumieniu art. 107 TFUE.

24.   Terminy składania ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału

24.1.

W przypadku gdy oferty mogą zostać sporządzone jedynie po odbyciu wizyty na miejscu lub po zapoznaniu się na miejscu z dokumentami potwierdzającymi dokumenty zamówienia, terminy muszą być dłuższe niż terminy minimalne określone w niniejszym punkcie.

Terminy przedłuża się o pięć dni w każdym z następujących przypadków:

a)

instytucja zamawiająca nie oferuje bezpośredniego i bezpłatnego dostępu do dokumentów zamówienia drogą elektroniczną;

b)

ogłoszenie o zamówieniu jest publikowane zgodnie z pkt 4.2 lit. b).

24.2.

W przypadku procedur otwartych termin składania ofert nie może być krótszy niż 37 dni od dnia następującego po dniu, w którym wysłano ogłoszenie o zamówieniu.

24.3.

W przypadku procedur ograniczonych, dialogu konkurencyjnego, procedur konkurencyjnych z negocjacjami, dynamicznych systemów zakupów oraz partnerstw innowacyjnych termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu nie może być krótszy niż 32 dni od dnia następującego po dniu, w którym wysłano ogłoszenie o zamówieniu. W przypadku dynamicznego systemu zakupów, po wysłaniu zaproszenia do składania ofert dla pierwszego konkretnego zamówienia w ramach dynamicznego systemu zakupów nie wyznacza się kolejnych terminów na składanie wniosków o dopuszczenie do udziału.

24.4.

W przypadku procedur ograniczonych i procedur konkurencyjnych z negocjacjami termin składania ofert nie może być krótszy niż 30 dni od dnia następującego po dniu, w którym wysłano zaproszenie do składania ofert.

24.5.

W przypadku dynamicznego systemu zakupów termin składania ofert nie może być krótszy niż 10 dni od dnia następującego po dniu, w którym wysłano zaproszenie do składania ofert.

24.6.

W procedurach po zaproszeniu do wyrażenia zainteresowania, o których mowa w pkt 13.1, terminy są następujące:

a)

w przypadku procedury, o której mowa w pkt 13.1 lit. a) i pkt 13.3 lit. b) pkt (i), termin składania ofert nie może być krótszy niż 10 dni od dnia następującego po dniu, w którym wysłano zaproszenie do składania ofert;

b)

w przypadku procedury dwuetapowej, o której mowa w pkt 13.3 lit. b) pkt (ii), termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału nie może być krótszy niż 10 dni, a termin składania ofert nie może być krótszy niż 10 dni.

24.7.

Instytucja zamawiająca może skrócić o pięć dni termin składania ofert w przypadku procedury otwartej lub ograniczonej, jeżeli akceptuje składanie ofert drogą elektroniczną.

25.   Dostęp do dokumentów zamówienia oraz termin dostarczenia dodatkowych informacji

25.1.

Instytucja zamawiająca zapewnia bezpośredni i bezpłatny dostęp do dokumentów zamówienia drogą elektroniczną od dnia publikacji ogłoszenia lub, w przypadku procedur bez ogłoszenia o zamówieniu lub procedur, o których mowa w pkt 13, od dnia wysłania zaproszenia do składania ofert.

W uzasadnionych przypadkach instytucja zamawiająca może przekazać dokumenty zamówienia przy pomocy innych określonych przez siebie środków, jeżeli bezpośredni dostęp drogą elektroniczną nie jest możliwy ze względów technicznych lub jeżeli dokumenty zamówienia zawierają informacje o charakterze poufnym. W takich sytuacjach zastosowanie ma pkt 24.1 akapit drugi, z wyjątkiem przypadków pilnych, jak przewidziano w pkt 26.1.

Instytucja zamawiająca może nakładać na podmioty gospodarcze wymogi mające na celu ochronę poufnego charakteru informacji zawartych w dokumentach zamówienia. Informuje ona o tych wymogach, a także o sposobach uzyskania dostępu do dokumentów zamówienia.

25.2.

Instytucja zamawiająca jak najszybciej dostarcza dodatkowe informacje związane z dokumentami zamówienia równocześnie i w formie pisemnej wszystkim zainteresowanym podmiotom gospodarczym.

Instytucja zamawiająca nie jest zobowiązana do odpowiedzi na wnioski o przekazanie dodatkowych informacji złożone później niż sześć dni roboczych przed upływem terminu składania ofert.

25.3.

Instytucja zamawiająca przedłuża termin składania ofert w następujących przypadkach:

a)

gdy nie dostarczyła dodatkowych informacji najpóźniej sześć dni przed upływem terminu przewidzianego na składanie ofert, mimo że podmiot gospodarczy wystąpił o nie w odpowiednim terminie;

b)

gdy w dokumentach zamówienia wprowadziła znaczące zmiany.

26.   Terminy mające zastosowanie w przypadkach pilnych

26.1.

W przypadku gdy ze względu na należycie uzasadnioną pilną potrzebę nie mogą być zachowane minimalne terminy określone w pkt 24.2 i 24.3 w odniesieniu do procedur otwartych lub ograniczonych, instytucja zamawiająca może ustalić następujące terminy:

a)

termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert w procedurach otwartych wynoszący nie mniej niż 15 dni od dnia wysłania ogłoszenia o zamówieniu;

b)

termin składania ofert w procedurach ograniczonych wynoszący nie mniej niż 10 dni od dnia wysłania zaproszenia do składania ofert.

26.2.

W przypadkach pilnych termin określony w pkt 25.2 akapit drugi i w pkt 25.3 lit. a) wynosi cztery dni.

27.   Katalogi elektroniczne

27.1.

W przypadku gdy wymagane jest stosowanie elektronicznych środków komunikacji, instytucja zamawiająca może wymagać przedstawienia ofert w formie katalogu elektronicznego lub dołączenia katalogu elektronicznego do oferty.

27.2.

W przypadku gdy przedstawienie ofert w formie katalogów elektronicznych jest akceptowane lub wymagane, instytucja zamawiająca:

a)

wskazuje to w ogłoszeniu o zamówieniu;

b)

wskazuje w dokumentach zamówienia wszelkie niezbędne informacje dotyczące formatu, wykorzystywanego sprzętu elektronicznego oraz technicznych rozwiązań i specyfikacji dotyczących połączeń w odniesieniu do katalogu.

27.3.

W przypadku gdy po złożeniu ofert w postaci katalogów elektronicznych zawarto umowę ramową z wieloma podmiotami gospodarczymi, instytucja zamawiająca może postanowić, że ponowne otwarcie konkretnych zamówień na konkurencję odbywa się w oparciu o zaktualizowane katalogi z wykorzystaniem jednej z następujących metod:

a)

instytucja zamawiająca zaprasza wykonawców do ponownego złożenia katalogów elektronicznych, dostosowanych do wymagań danego konkretnego zamówienia;

b)

instytucja zamawiająca powiadamia wykonawców, że z katalogów elektronicznych, które zostały już złożone, zamierza pobrać informacje potrzebne do sporządzenia ofert dostosowanych do wymagań danego konkretnego zamówienia, pod warunkiem że o stosowaniu tej metody poinformowano w dokumentach zamówienia dotyczących umowy ramowej.

27.4.

W przypadku gdy instytucja zamawiająca stosuje metodę, o której mowa w pkt 27.3 lit. b), powiadamia ona wykonawców o dniu i godzinie, kiedy zamierza pobrać informacje potrzebne do sporządzenia ofert dostosowanych do wymagań danego konkretnego zamówienia , oraz zapewnia wykonawcom możliwość odmówienia zgody na takie pobranie informacji.

Instytucja zamawiająca zapewnia wystarczający czas między powiadomieniem a faktycznym pobraniem informacji.

Przed udzieleniem konkretnego zamówienia instytucja zamawiająca przedstawia danemu wykonawcy pobrane informacje, aby dać mu możliwość zakwestionowania lub potwierdzenia, że tak sporządzona oferta nie zawiera jakichkolwiek istotnych błędów.

27.5.

Instytucje zamawiające mogą udzielać zamówień opartych na dynamicznym systemie zakupów, wymagając, aby oferty były przedstawiane w formie katalogu elektronicznego.

Instytucje zamawiające mogą również udzielać zamówień opartych na dynamicznym systemie zakupów powiadamiając kandydatów, że z katalogów elektronicznych, które zostały już złożone, zamierzają pobrać informacje potrzebne do sporządzenia ofert dostosowanych do wymagań danego konkretnego zamówienia.

28.   Otwarcie ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału

28.1.

W procedurach otwartych upoważnieni przedstawiciele oferentów mogą uczestniczyć w sesji otwarcia ofert fizycznie lub, jeżeli przewidziano to w dokumentach zamówienia, zdalnie za pośrednictwem wideokonferencji.

28.2.

W przypadku gdy wartość zamówienia jest równa progom, o których mowa w art. 178 ust. 1, lub wyższa, właściwy urzędnik zatwierdzający powołuje komisję do otwierania ofert. Urzędnik zatwierdzający może odstąpić od tego obowiązku na podstawie analizy ryzyka przy ponownym otwarciu zamówienia na konkurencję na podstawie umowy ramowej, w przypadku konkretnych zamówień w ramach dynamicznego systemu zakupów oraz w przypadkach, o których mowa w pkt 11.1 akapit drugi, z wyjątkiem tych, o których mowa w lit. d) i g) tego akapitu.

Komisja otwierająca składa się z co najmniej dwóch osób, reprezentujących co najmniej dwie jednostki organizacyjne zainteresowanej instytucji Unii, niemających między sobą jakichkolwiek powiązań hierarchicznych. W celu uniknięcia wszelkich konfliktów interesów osoby te podlegają obowiązkom określonym w art. 61.

W przypadku przedstawicielstw lub jednostek lokalnych, o których mowa w art. 153, lub pojedynczych jednostek w państwie członkowskim, jeśli nie ma odrębnych struktur, wymóg dotyczący jednostek organizacyjnych bez jakichkolwiek powiązań hierarchicznych nie ma zastosowania.

28.3.

W przypadku międzyinstytucjonalnego postępowania o udzielenie zamówienia komisję otwierającą powołuje właściwy urzędnik zatwierdzający z instytucji Unii odpowiedzialnej za dane postępowanie o udzielenie zamówienia.

28.4.

Instytucja zamawiająca sprawdza i zapewnia wszelkimi odpowiednimi metodami integralność oryginalnej oferty, w tym również oferty finansowej, oraz dowodów potwierdzających datę i godzinę jej otrzymania, jak przewidziano w art. 152 ust. 3 i 5.

28.5.

W procedurach otwartych, gdy zamówienie jest udzielane przy zastosowaniu metody najniższej ceny lub najniższego kosztu zgodnie z art. 170 ust. 4, ceny podane w ofertach spełniających wymogi są odczytywane na głos.

28.6.

Pisemny protokół otwarcia otrzymanych ofert jest podpisywany przez osobę lub osoby odpowiedzialne za otwieranie lub przez członków komisji otwierającej. Wskazuje się w nim oferty, które spełniają wymogi art. 152, oraz oferty, które ich nie spełniają, podaje się także podstawy odrzucenia ofert, jak określono w art. 171 ust. 4. Protokół ten można podpisać w systemie elektronicznym, umożliwiającym odpowiednią identyfikację osoby składającej podpis.

29.   Ocena ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału

29.1.

Właściwy urzędnik zatwierdzający może zadecydować, że komisja oceniająca będzie oceniać i klasyfikować oferty jedynie według kryteriów udzielenia zamówienia, a ocena pod kątem kryteriów wykluczenia i kwalifikacji zostanie dokonana przy użyciu innych odpowiednich środków gwarantujących brak konfliktu interesów.

29.2.

W przypadku międzyinstytucjonalnego postępowania o udzielenie zamówienia komisję oceniającą powołuje właściwy urzędnik zatwierdzający z instytucji Unii odpowiedzialnej za dane postępowanie o udzielenie zamówienia. Skład komisji oceniającej odzwierciedla w miarę możliwości międzyinstytucjonalny charakter danego postępowania o udzielenie zamówienia.

29.3.

Wnioski o dopuszczenie do udziału i oferty, które są odpowiednie zgodnie z pkt 11.2 oraz nie są nieprawidłowe zgodnie z pkt 12.2 lub niedopuszczalne zgodnie z pkt 12.3, uznaje się za dopuszczalne.

30.   Wyniki oceny i decyzja o udzieleniu zamówienia

30.1.

Wynikiem oceny jest sprawozdanie z oceny zawierające propozycję udzielenia zamówienia. Sprawozdanie z oceny jest opatrzone datą i podpisane przez osobę lub osoby, które przeprowadziły ocenę, lub przez członków komisji oceniającej. Sprawozdanie można podpisać w systemie elektronicznym, umożliwiającym odpowiednią identyfikację osoby składającej podpis.

W przypadku gdy komisji oceniającej nie powierzono zadania sprawdzenia ofert pod kątem kryteriów wykluczenia i kwalifikacji, sprawozdanie z oceny podpisują także osoby, którym takie zadanie zostało powierzone przez właściwego urzędnika zatwierdzającego.

30.2.

Sprawozdanie z oceny zawiera:

a)

nazwę i adres instytucji zamawiającej (w przypadku międzyinstytucjonalnego lubego wspólnego udzielania zamówień – jedynie adres głównej instytucji zamawiającej), przedmiot i wartość zamówienia lub przedmiot i maksymalną wartość umowy ramowej;

b)

imiona i nazwiska lub nazwy odrzuconych kandydatów lub oferentów oraz powody ich odrzucenia ze wskazaniem dostępu do zamówień, sytuacji, o których mowa w art. 143 ust. 1, lub kryteriów kwalifikacji;

c)

wskazanie ofert odrzuconych oraz powody ich odrzucenia zawierające odniesienie do któregokolwiek z poniższych:

(i)

niespełnienia minimalnych wymagań, jak określono w art. 170 ust. 1 lit. a);

(ii)

nieosiągnięcia minimalnych poziomów jakościowych określonych w pkt 21.3;

(iii)

uznania ofert za rażąco niskie, o czym mowa w pkt 23;

d)

imiona i nazwiska lub nazwy wybranych kandydatów lub oferentów oraz powody ich wyboru;

e)

imiona i nazwiska lub nazwy oferentów, którzy mają zostać sklasyfikowani na podstawie uzyskanych wyników, i ich uzasadnienie;

f)

imiona i nazwiska lub nazwy proponowanych kandydatów lub zwycięskiego oferenta oraz powody tego wyboru;

g)

informację o części zamówienia lub umowy ramowej, jaką proponowany wykonawca zamierza zlecić osobom trzecim w ramach podwykonawstwa, jeżeli jest ona znana.

30.3.

Instytucja zamawiająca podejmuje decyzję o udzieleniu zamówienia, podając informacje obejmujące którekolwiek z poniższych:

a)

zatwierdzenie sprawozdania z oceny zawierającego wszystkie informacje wymienione w pkt 30.2, uzupełnione o następujące informacje:

(i)

imię i nazwisko lub nazwę zwycięskiego oferenta oraz powody takiego wyboru poprzez wskazanie podanych wcześniej kryteriów kwalifikacji i udzielenia zamówienia, w tym również, w stosownych przypadkach, powody niezastosowania się do zalecenia zawartego w sprawozdaniu z oceny;

(ii)

w przypadku procedury negocjacyjnej bez uprzedniej publikacji, procedury konkurencyjnej z negocjacjami lub dialogu konkurencyjnego – okoliczności, o których mowa w pkt 11, 12 i 40, uzasadniające ich zastosowanie;

b)

w stosownych przypadkach – powody, dla których instytucja zamawiająca postanowiła zrezygnować z udzielenia zamówienia.

30.4.

Urzędnik zatwierdzający może połączyć treść sprawozdania z oceny i decyzji o udzieleniu zamówienia w jeden dokument i podpisać go w którymkolwiek z następujących przypadków:

a)

postępowań o udzielenie zamówienia o wartości poniżej progów, o których mowa w art. 178 ust. 1, w przypadku gdy wpłynęła tylko jedna oferta;

b)

przy ponownym otwarciu zamówienia na konkurencję na podstawie umowy ramowej, w przypadku gdy nie powołano komisji oceniającej;

c)

w sytuacjach, o których mowa w pkt 11.1 akapit drugi lit. c), lit. e), lit. f) pkt (i), lit. f) pkt (iii), lit. h) oraz lit. m), w przypadku gdy nie powołano komisji oceniającej.

30.5.

W przypadku międzyinstytucjonalnego postępowania o udzielenie zamówienia decyzję, o której mowa w pkt 30.3, podejmuje właściwa instytucja zamawiająca odpowiedzialna za dane postępowanie o udzielenie zamówienia.

31.   Informacje dla kandydatów i oferentów

31.1.

Instytucja zamawiająca jednocześnie i indywidualnie informuje drogą elektroniczną wszystkich kandydatów lub oferentów o podjętych decyzjach dotyczących wyniku postępowania możliwie jak najszybciej po każdym z następujących etapów:

a)

po fazie otwarcia w przypadkach, o których mowa w art. 171 ust. 3;

b)

po podjęciu decyzji na podstawie kryteriów wykluczenia i kwalifikacji w postępowaniach o udzielenie zamówienia podzielonych na dwa oddzielne etapy;

c)

po podjęciu decyzji o udzieleniu zamówienia.

W każdym przypadku instytucja zamawiająca wskazuje powody, dla których wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub oferta nie zostały przyjęte, oraz dostępne środki odwoławcze.

Informując zwycięskiego oferenta, instytucja zamawiająca wskazuje, że decyzja będąca przedmiotem powiadomienia nie stanowi zobowiązania dla tej instytucji.

W przypadkach objętych akapitem pierwszym lit. a) powiadamia się jedynie oferenta, którego bezpośrednio dotyczy decyzja. W przypadkach objętych akapitem pierwszym lit. b) powiadomienia o decyzji podjętej na podstawie kryteriów wykluczenia i kwalifikacji w dynamicznym systemie zakupów przesyła się indywidualnie kandydatom, których te decyzje dotyczą.

31.2.

Instytucja zamawiająca przekazuje informacje przewidziane w art. 173 ust. 3 jak najszybciej, a w każdym razie w ciągu 15 dni od otrzymania wniosku na piśmie. Gdy instytucja zamawiająca udziela zamówienia na własny rachunek, korzysta ze środków elektronicznych. Oferent może także przesłać wniosek drogą elektroniczną.

31.3.

Gdy instytucja zamawiająca przekazuje informacje drogą elektroniczną, informacje uznaje się za otrzymane przez kandydatów lub oferentów, jeżeli instytucja zamawiająca może udowodnić, że wysłała je na adres elektroniczny podany w ofercie lub we wniosku o dopuszczenie do udziału.

W takim przypadku informacje uznaje się za otrzymane przez kandydatów lub oferentów w dniu ich wysłania przez instytucję zamawiającą.

Rozdział 2

Przepisy mające zastosowanie do zamówień udzielanych przez instytucje Unii na własny rachunek

32.   Centralna jednostka zakupująca

32.1.

Centralna jednostka zakupująca może działać jako którykolwiek z poniższych:

a)

hurtownik – kupujący, przechowujący i odsprzedający dostawy i usługi innym instytucjom zamawiającym;

b)

pośrednik – zawierający umowy ramowe lub obsługujący dynamiczne systemy zakupów, które mogą zostać wykorzystane przez inne instytucje zamawiające, jak wskazano w pierwotnym ogłoszeniu.

32.2.

Centralna jednostka zakupująca przeprowadza wszystkie postępowania o udzielenie zamówienia z wykorzystaniem elektronicznych środków komunikacji.

33.   Części zamówienia

33.1.

Tam gdzie jest to właściwe, wykonalne technicznie i efektywne kosztowo, zamówienia udzielane są w postaci odrębnych części w ramach tego samego postępowania.

33.2.

W przypadku gdy przedmiot zamówienia jest podzielony na wiele części, z których każda stanowi przedmiot odrębnego zamówienia, w ogólnej ocenie mającego zastosowanie progu uwzględniana jest łączna wartość wszystkich części.

W przypadku gdy łączna wartość wszystkich części jest równa progom, o których mowa w art. 178 ust. 1, lub wyższa, art. 166 ust. 1 oraz art. 167 i 168 mają zastosowanie do każdej z tych części.

33.3.

W przypadku gdy zamówienie ma zostać udzielone w postaci odrębnych części, oferty oceniane są oddzielnie dla każdej części. Jeżeli temu samemu oferentowi udzielono zamówienia na wiele części, można podpisać jedną umowę obejmującą wszystkie te części zamówienia.

34.   Zamawianie z wielu źródeł

34.1.

Zamawianie z wielu źródeł można stosować wyłącznie w przypadku, gdy jest to konieczne, aby uniknąć nadmiernego polegania na jednym dostawcy w odniesieniu do kluczowych dostaw, robót budowalnych lub usług, albo gdy konieczne jest równoległe świadczenie identycznych lub niemal identycznych usług, dostaw lub robót budowalnych przez różnych wykonawców.

34.2

W przypadku zamawiania z wielu źródeł zamówień udziela się w ramach tego samego postępowania. Łączna wartość wszystkich przewidywanych zamówień o identycznym lub niemal identycznym przedmiocie umowy uwzględniana jest w ogólnej ocenie mającego zastosowanie progu.

W przypadku gdy łączna wartość wszystkich zamówień, które mają zostać udzielone, jest równa progom, o których mowa w art. 178 ust. 1, lub wyższa, do każdego z tych zamówień z tych mają zastosowanie art. 166 ust. 1 oraz art. 167 i 168.

34.3

Instytucja zamawiająca wskazuje w dokumentach zamówienia maksymalną liczbę zamówień, które mają zostać udzielone. Zamówienia w ramach zamawiania z wielu źródeł udzielane są według kolejności oferentów w klasyfikacji, o której mowa w pkt 30.2 lit. e), i podpisywane również według tej kolejności, chyba że istnieją należycie uzasadnione powody, aby kolejność tę zmienić.

35.   Zasady szacowania wartości umowy

35.1.

Instytucja zamawiająca szacuje wartość umowy w celu określenia mających zastosowanie środków upubliczniania określonych w art. 166 ust. 1 i 2 oraz wyboru rodzaju postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie całkowitej kwoty należnej, z uwzględnieniem wszelkich opcji oraz wznowień.

Oszacowania tego dokonuje się najpóźniej w momencie wszczęcia przez instytucję zamawiającą postępowania o udzielenie zamówienia.

35.2.

W przypadku umów ramowych i dynamicznych systemów zakupów uwzględnia się maksymalną wartość wszystkich umów przewidywanych przez cały okres obowiązywania umowy ramowej lub okres ważności dynamicznego systemu zakupów.

W przypadku partnerstw innowacyjnych uwzględnia się maksymalną szacunkową wartość działań badawczo-rozwojowych, które mają zostać przeprowadzone na wszystkich etapach planowanego partnerstwa, a także robót budowlanych, dostaw lub usług, które mają zostać zakupione na koniec planowanego partnerstwa.

W przypadku gdy instytucja zamawiająca przewiduje płatności dla kandydatów lub oferentów, uwzględnia je ona przy obliczaniu szacunkowej wartości umowy.

35.3.

W przypadku zamówień na usługi uwzględnia się:

a)

w przypadku usług ubezpieczeniowych – należną składkę i inne formy wynagrodzenia;

b)

w przypadku usług bankowych lub finansowych – opłaty, prowizje, odsetki i inne rodzaje wynagrodzenia;

c)

w przypadku zamówień obejmujących projekty – opłaty, prowizje i inne formy wynagrodzenia.

35.4.

W przypadku zamówień na usługi, w których nie określa się całkowitej ceny, lub zamówień na dostawy dotyczących dzierżawy, wypożyczenia, najmu lub leasingu produktów, podstawą obliczania szacunkowej wartości zamówienia jest:

a)

w przypadku umów w sprawie zamówień na czas określony:

(i)

jeżeli okres obowiązywania wynosi 48 miesięcy lub mniej w przypadku usług lub 12 miesięcy lub mniej w przypadku dostaw – całkowita wartość zamówienia przez okres ich obowiązywania;

(ii)

jeżeli okres obowiązywania wynosi więcej niż 12 miesięcy w przypadku dostaw – całkowita wartość zamówienia łącznie z szacunkową wartością końcową;

b)

w przypadku umów w sprawie zamówienia na czas nieokreślony lub, w przypadku usług, o okresie obowiązywania dłuższym niż 48 miesięcy – wartość miesięczna pomnożona przez 48.

35.5.

W przypadku zamówień na usługi lub dostawy, które udzielane są regularnie lub mają zostać wznowione w oznaczonym czasie, podstawą obliczania szacunkowej wartości zamówienia jest którakolwiek z poniższych wartości:

a)

rzeczywista łączna wartość kolejnych zamówień tego samego typu, udzielonych w ciągu poprzednich 12 miesięcy lub w poprzednim roku budżetowym, skorygowana, w miarę możliwości, tak aby uwzględnić zmiany w ilości lub w wartości, które mogły wystąpić w ciągu 12 miesięcy następujących po udzieleniu pierwotnego zamówienia;

b)

łączna szacunkowa wartość kolejnych zamówień tego samego typu, które mają zostać udzielone w roku budżetowym.

35.6.

W przypadku zamówień na roboty budowlane uwzględnia się nie tylko wartość robót budowlanych, ale także szacunkową całkowitą wartość dostaw i usług niezbędnych do przeprowadzenia robót budowlanych i udostępnionych wykonawcy przez instytucję zamawiającą.

35.7.

W przypadku umów koncesji wartość tę stanowi szacunkowy całkowity obrót koncesjonariusza w okresie obowiązywania umowy.

Wartość tę oblicza się przy użyciu obiektywnej metody określonej w dokumentach zamówienia, uwzględniając w szczególności:

a)

przychody z opłat i grzywien uiszczanych przez użytkowników robót budowlanych lub usług, inne niż te pobierane w imieniu instytucji zamawiającej;

b)

wartość dotacji lub wszelkich innych korzyści finansowych od osób trzecich z tytułu realizacji koncesji;

c)

przychody ze sprzedaży wszelkich aktywów wchodzących w skład koncesji;

d)

wartość wszystkich dostaw i usług udostępnianych koncesjonariuszowi przez instytucję zamawiającą, pod warunkiem że są one niezbędne do wykonania robót budowlanych lub świadczenia usług;

e)

płatności dla kandydatów lub oferentów.

36.   Okres zawieszenia przed podpisaniem umowy

36.1.

Datą rozpoczęcia biegu okresu zawieszenia jest którakolwiek z następujących dat:

a)

dzień następujący po wysłaniu powiadomień drogą elektroniczną równocześnie do zwycięskich i niewybranych oferentów;

b)

w przypadku gdy udzielenie zamówienia lub zawarcie umowy ramowej odbywa się na podstawie pkt 11.1 akapit drugi lit. b) – dzień następujący po dniu, w którym ogłoszenie o udzieleniu zamówienia, o którym mowa w pkt 2.4, zostało opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

W razie konieczności instytucja zamawiająca może zawiesić podpisanie umowy w celu przeprowadzenia dodatkowej analizy, jeżeli uzasadniają to wnioski lub uwagi przekazane przez niewybranych lub poszkodowanych oferentów lub kandydatów, lub jakiekolwiek inne odnośne informacje otrzymane przez nią w okresie określonym w art. 178 ust. 3. W przypadku zawieszenia podpisania umowy wszyscy kandydaci lub oferenci są informowani w terminie trzech dni roboczych od dnia decyzji o zawieszeniu.

W przypadku gdy z przewidzianym zwycięskim oferentem nie można podpisać umowy w sprawie zamówienia lub umowy ramowej, instytucja zamawiająca może udzielić zamówienia oferentowi, który jest na następnym miejscu w klasyfikacji, lub zawrzeć z nim umowę ramową.

36.2.

Termin określony w pkt 36.1 nie ma zastosowania w następujących przypadkach:

a)

w przypadku jakiegokolwiek postępowania, w ramach którego wpłynęła tylko jedna oferta;

b)

w przypadku konkretnych zamówień opartych na umowach ramowych;

c)

w przypadku dynamicznych systemów zakupów;

d)

w przypadku procedur negocjacyjnych bez uprzedniej publikacji, o których mowa w pkt 11, z wyjątkiem zamówień udzielonych zgodnie z pkt 11.1 akapit drugi lit. b).

Rozdział 3

Zamówienia w obszarze działań zewnętrznych

37.   Przepisy szczególne dotyczące progów i zasad udzielania zamówień w obszarze działań zewnętrznych

Pkt 2, z wyjątkiem pkt 2.5, pkt 3, 4 i 6, pkt 12.1 lit. a) i c)–f), pkt 12.4, pkt 13.3, pkt 14 i 15, pkt 17.4–17.8, pkt 20.4 i 23.3, pkt 24, pkt 25.2 i 25.3, pkt 26, 28 i 29, z wyjątkiem pkt 29.3, nie mają zastosowania do umów w sprawie zamówień publicznych zawartych przez instytucje zamawiające, o których mowa w art. 181 ust. 2, lub w ich imieniu. Pkt 32, 33 i 35 nie mają zastosowania do zamówień w obszarze działań zewnętrznych. Pkt 36 ma zastosowanie do zamówień w obszarze działań zewnętrznych. Do celów pkt 36.1 akapit drugi obowiązuje okres zawieszenia określony w art. 181 ust. 1.

Komisja decyduje o wdrażaniu przepisów dotyczących zamówień zgodnie z niniejszym rozdziałem, w tym również w odniesieniu do odpowiednich kontroli stosowanych przez właściwego urzędnika zatwierdzającego w przypadku, gdy Komisja nie jest instytucją zamawiającą.

38.   Ogłaszanie

38.1.

W stosownych przypadkach wstępne ogłoszenie informacyjne dotyczące zaproszenia do składania ofert w następstwie procedury ograniczonej lub procedury otwartej, o których mowa, odpowiednio, w pkt 39.1 lit. a) i b), przesyłane jest do Urzędu Publikacji drogą elektroniczną w możliwie najwcześniejszym terminie.

38.2.

Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia przesyłane jest po podpisaniu umowy, z wyjątkiem zamówień, które w razie potrzeby wciąż są uznawane za tajne lub których wykonaniu muszą towarzyszyć szczególne środki bezpieczeństwa, lub gdy jest to podyktowane względami ochrony podstawowych interesów Unii lub wymaga tego państwo będące beneficjentem, oraz w przypadku gdy publikację ogłoszenia o udzieleniu zamówienia uznaje się za niewskazaną.

39.   Progi i procedury

39.1.

Postępowania o udzielenie zamówienia w obszarze działań zewnętrznych są następujące:

a)

procedura ograniczona przewidziana w art. 167 ust. 1 lit. b);

b)

procedura otwarta przewidziana w art. 167 ust. 1 lit. a);

c)

lokalna procedura otwarta;

d)

procedura uproszczona.

39.2.

Stosowanie procedur udzielania zamówień zgodnie z progami jest następujące:

a)

procedura otwarta lub ograniczona może być stosowana w przypadku:

(i)

zamówień na usługi i dostawy oraz umów koncesji na usługi o wartości co najmniej 300 000 EUR;

(ii)

zamówień na roboty budowlane oraz umów koncesji na roboty budowlane o wartości co najmniej 5 000 000 EUR;

b)

lokalna procedura otwarta może być stosowana w przypadku:

(i)

zamówień na dostawy o wartości co najmniej 100 000 EUR, ale mniejszej niż 300 000 EUR;

(ii)

zamówień na roboty budowlane i umów koncesji na roboty budowlane o wartości co najmniej 300 000 EUR, ale mniejszej niż 5 000 000 EUR;

c)

procedura uproszczona może być stosowana w przypadku:

(i)

zamówień na usługi, umów koncesji na usługi, zamówień na roboty budowlane i umów koncesji na roboty budowlane o wartości mniejszej niż 300 000 EUR;

(ii)

zamówień na dostawy o wartości mniejszej niż 100 000 EUR;

d)

zamówienia o wartości nieprzekraczającej 20 000 EUR mogą być udzielane na podstawie jednej oferty;

e)

płatności kwot nieprzekraczających 2 500 EUR odnoszących się do pozycji wydatków mogą być realizowane bezpośrednio na podstawie faktur, bez uprzedniej akceptacji oferty.

39.3.

W przypadku procedury ograniczonej, o której mowa w pkt 39.1 lit. a), ogłoszenie o zamówieniu określa liczbę kandydatów, którzy zostaną zaproszeni do składania ofert. W przypadku zamówień na usługi zaprasza się co najmniej czterech kandydatów. Liczba kandydatów dopuszczonych do składania ofert musi być wystarczająca do zapewnienia rzeczywistej konkurencji.

Jeżeli liczba kandydatów spełniających kryteria kwalifikacji lub posiadających minimalny poziom zdolności jest mniejsza niż wymagana minimalna liczba, instytucja zamawiająca może zaprosić do składania ofert tylko tych kandydatów, którzy spełniają odnośne kryteria.

39.4.

W przypadku lokalnej procedury otwartej, o której mowa w pkt 39.1 lit. c), ogłoszenie o zamówieniu publikowane jest przynajmniej w dzienniku urzędowym państwa będącego odbiorcą lub w jakiejkolwiek równoważnej publikacji w przypadku lokalnych zaproszeń do składania ofert.

39.5.

W przypadku procedury uproszczonej, o której mowa w pkt 39.1 lit. d), instytucja zamawiająca sporządza listę co najmniej trzech wybranych oferentów, bez publikacji ogłoszenia.

Oferenci do udziału w procedurze uproszczonej mogą zostać wybrani z wykazu sprzedawców, o którym mowa w pkt 13.1 lit. b), ogłoszonego w drodze zaproszenia do wyrażenia zainteresowania.

Jeżeli w wyniku konsultacji z oferentami instytucja zamawiająca otrzymuje tylko jedną ofertę ważną pod względem administracyjnym i technicznym, zamówienie może zostać udzielone, pod warunkiem że spełnione są kryteria udzielenia zamówienia.

39.6.

W przypadku usług prawnych nieobjętych zakresem stosowania pkt 11.1 akapit drugi lit. h) instytucja zamawiająca może skorzystać z procedury uproszczonej bez względu na szacunkową wartość zamówienia.

40.   Stosowanie procedury negocjacyjnej do zamówień na usługi, zamówień na dostawy i zamówień na roboty budowlane

40.1.

Instytucje zamawiające mogą stosować procedurę negocjacyjną z jedną ofertą w następujących przypadkach:

a)

w przypadku gdy usługi są powierzone organom sektora publicznego lub instytucjom lub stowarzyszeniom o charakterze niekomercyjnym oraz odnoszą się do działań o charakterze instytucjonalnym lub ukierunkowane są na zapewnienie pomocy obywatelom w obszarze działań społecznych;

b)

w przypadku gdy postępowanie o udzielenie zamówienia nie powiodło się, tj. nie otrzymano żadnej oferty wartościowej pod względem jakościowym lub finansowym, w którym to przypadku, po unieważnieniu postępowania o udzielenie zamówienia, instytucja zamawiająca może negocjować z jednym lub większą liczbą oferentów, wybranych przez siebie spośród tych, którzy wzięli udział w zaproszeniu do składania ofert, pod warunkiem że dokumenty zamówienia nie ulegają zasadniczym zmianom;

c)

w przypadku gdy konieczne jest zawarcie nowej umowy ze względu na przedterminowe zakończenie już istniejącej.

40.2.

Do celów pkt 11.1 akapit drugi lit. c) operacje prowadzone w sytuacjach kryzysowych uznaje się za spełniające warunki wyjątkowo pilnej konieczności. Delegowany urzędnik zatwierdzający, w stosownych przypadkach w uzgodnieniu z pozostałymi zainteresowanymi delegowanymi urzędnikami zatwierdzającymi, stwierdza zaistnienie sytuacji wyjątkowo pilnej konieczności i regularnie dokonuje przeglądu swojej decyzji z uwzględnieniem zasady należytego zarządzania finansami.

40.3.

Działania o charakterze instytucjonalnym, o których mowa w pkt 40.1 lit. a), obejmują usługi bezpośrednio związane ze statutowym obowiązkiem organów sektora publicznego.

41.   Specyfikacja istotnych warunków zamówienia

Na zasadzie odstępstwa od pkt 16.3 w przypadku wszystkich postępowań obejmujących wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu specyfikacja istotnych warunków zamówienia może być podzielona stosownie do dwóch etapów procedury i na pierwszym etapie zawierać tylko informacje, o których mowa w pkt 16.3 lit. a) i f).

42.   Terminy procedur

42.1.

W przypadku zamówień na usługi minimalny okres między dniem następującym po dniu wysłania pisma z zaproszeniem do składania ofert a ostatecznym terminem składania ofert wynosi 50 dni. W nagłych przypadkach dopuszczone mogą być jednak inne terminy.

42.2.

Oferenci mogą składać zapytania w formie pisemnej przed upływem terminu składania ofert. Instytucja zamawiająca udziela odpowiedzi na te pytania przed upływem terminu składania ofert.

42.3.

W przypadku procedur ograniczonych terminy składania wniosków o dopuszczenie do udziału nie mogą być krótsze niż 30 dni od dnia następującego po dniu opublikowania ogłoszenia o zamówieniu. Okres między dniem następującym po dniu wysłania pisma z zaproszeniem do składania ofert a ostatecznym terminem składania ofert nie może być krótszy niż 50 dni. W niektórych wyjątkowych przypadkach dopuszczone mogą być jednak inne terminy.

42.4.

W przypadku procedur otwartych terminy składania ofert, liczone od dnia następującego po dniu publikacji ogłoszenia o zamówieniu, wynoszą przynajmniej:

a)

90 dni w odniesieniu do zamówień na roboty budowlane;

b)

60 dni w odniesieniu do zamówień na dostawy.

W niektórych wyjątkowych przypadkach dopuszczone mogą być jednak inne terminy.

42.5.

W przypadku lokalnych procedur otwartych terminy składania ofert, liczone od dnia publikacji ogłoszenia o zamówieniu, wynoszą przynajmniej:

a)

60 dni w odniesieniu do zamówień na roboty budowlane;

b)

30 dni w odniesieniu do zamówień na dostawy.

W niektórych wyjątkowych przypadkach dopuszczone mogą być jednak inne terminy.

42.6.

W przypadku procedur uproszczonych, o których mowa w pkt 39.1 lit. d), na składanie ofert kandydatom zapewnia się co najmniej 30 dni od dnia wysłania pisma z zaproszeniem do składania ofert.

(1)  Dyrektywa Rady 77/249/EWG z dnia 22 marca 1977 r. mająca na celu ułatwienie skutecznego korzystania przez prawników ze swobody świadczenia usług (Dz.U. L 78 z 26.3.1977, s. 17).

(2)  Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1972 z dnia 11 grudnia 2018 r. ustanawiająca Europejski kodeks łączności elektronicznej (Dz.U. L 321 z 17.12.2018, s. 36).

(3)  Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2010/13/UE z dnia 10 marca 2010 r. w sprawie koordynacji niektórych przepisów ustawowych, wykonawczych i administracyjnych państw członkowskich dotyczących świadczenia audiowizualnych usług medialnych (dyrektywa o audiowizualnych usługach medialnych) (Dz.U. L 95 z 15.4.2010, s. 1).

(4)  Rozporządzenie Komisji (UE) 2023/2831 z dnia 13 grudnia 2023 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis (Dz.U. L, 2023/2831 z 15.12.2023, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2023/2831/oj).

(5)  Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/882 z dnia 17 kwietnia 2019 r. w sprawie wymogów dostępności produktów i usług (Dz.U. L 151 z 7.6.2019, s. 70).

(6)  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 765/2008 z dnia 9 lipca 2008 r. ustanawiające wymagania w zakresie akredytacji i nadzoru rynku odnoszące się do warunków wprowadzania produktów do obrotu i uchylające rozporządzenie (EWG) nr 339/93 (Dz.U. L 218 z 13.8.2008, s. 30).

(7)  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1221/2009 z dnia 25 listopada 2009 r. w sprawie dobrowolnego udziału organizacji w systemie ekozarządzania i audytu we Wspólnocie (EMAS), uchylające rozporządzenie (WE) nr 761/2001 oraz decyzje Komisji 2001/681/WE i 2006/193/WE (Dz.U. L 342 z 22.12.2009, s. 1).

ZAŁĄCZNIK II

TABELA KORELACJI

Rozporządzenie (UE, Euratom) 2018/1046

Niniejsze rozporządzenie

art. 1

art. 1

art. 2

art. 2

art. 3

art. 3

art. 4

art. 4

art. 5

art. 5

art. 6

art. 6 ust. 1

art. 7

art. 7

art. 8

art. 8

art. 9

art. 9

art. 10

art. 10

art. 10 ust. 3

art. 10 ust. 4

art. 10 ust. 4

art. 10 ust. 5

art. 10 ust. 5

art. 10 ust. 6

art. 11

art. 11

art. 12

art. 12

art. 13

art. 13

art. 14

art. 14

art. 15

art. 15

art. 15 ust. 2 lit. a)

—

art. 15 ust. 2 lit. b)

—

art. 16

art. 16

art. 17

art. 17

art. 18

art. 18

art. 19

art. 19

art. 20

art. 20

art. 21

art. 21

art. 21 ust. 2 lit. a) pkt (i)

—

art. 21 ust. 2 lit. a) pkt (ii)

—

art. 22

art. 22

art. 23

art. 23

art. 24

art. 24

art. 25

art. 25

art. 26

art. 26

art. 27

art. 27

art. 28

art. 28

art. 29

art. 29

art. 30

art. 30

art. 31

art. 31

art. 32

art. 32

art. 33

art. 33

art. 34

art. 34

art. 35

art. 35

art. 36

art. 36

art. 36 ust. 3 lit. c)

—

art. 36 ust. 3 lit. d)

art. 36 ust. 3 lit. c)

art. 36 ust. 3 lit. e)

art. 36 ust. 3 lit. d)

art. 36 ust. 3 lit. f)

art. 36 ust. 3 lit. e)

art. 36 ust. 3 lit. g)

art. 36 ust. 3 lit. f)

art. 37

art. 37

art. 38

art. 38

art. 38 ust. 6

art. 38 ust. 7

art. 39

art. 39

art. 40

art. 40

art. 41

art. 41

art. 41 ust. 5 lit. g)

art. 217 ust. 2

art. 41 ust. 5 lit. i)

art. 217 ust. 2

art. 41 ust. 5 lit. j)

art. 256

art. 41 ust. 8

—

art. 41 ust. 9

art. 41 ust. 8

art. 41 ust. 10

art. 41 ust. 9

art. 41 ust. 11

art. 41 ust. 10

art. 42

art. 42

art. 43

art. 43

art. 44

art. 44

art. 45

art. 45

art. 46

art. 46

art. 47

art. 47

art. 48

art. 48

art. 48 ust. 2

art. 48 ust. 3

art. 49

art. 49

art. 50

art. 50

art. 51

art. 51

art. 52

art. 52

art. 53

art. 53

art. 54

art. 54

art. 55

art. 55

art. 56

art. 56

art. 57

art. 57

art. 58

art. 58

art. 59

art. 59

art. 60

art. 60

art. 61

art. 61

art. 62

art. 62

art. 63

art. 63

art. 64

art. 64

art. 65

art. 65

art. 66

art. 66

art. 67

art. 67

art. 68

art. 68

art. 69

art. 69

art. 70

art. 70

art. 71

art. 71

art. 72

art. 72

art. 73

art. 73

art. 74

art. 74

art. 75

art. 75

art. 76

art. 76

art. 77

art. 77

art. 78

art. 78

art. 79

art. 79

art. 80

art. 80

art. 81

art. 81

art. 82

art. 82

art. 83

art. 83

art. 84

art. 84

art. 85

art. 85

art. 86

art. 86

art. 87

art. 87

art. 88

art. 88

art. 88 ust. 1

art. 88 ust. 2

art. 88 ust. 2

—

art. 89

art. 89

art. 89 ust. 2

—

art. 89 ust. 3

—

art. 89 ust. 5

art. 89 ust. 3

art. 89 ust. 6

art. 89 ust. 4

art. 90

art. 90

art. 91

art. 91

art. 92

art. 92

art. 93

art. 93

art. 94

art. 94

art. 95

art. 95

art. 96

art. 96

art. 97

art. 97

art. 98

art. 98

art. 99

art. 99

art. 100

art. 100

art. 101

art. 101

art. 102

art. 102

art. 103

art. 103

art. 104

art. 104

art. 105

art. 105

art. 106

art. 106

art. 107

art. 107

art. 108

art. 108

art. 109

art. 109

art. 110

art. 110

art. 111

art. 111

art. 112

art. 112

art. 113

art. 113

art. 114

art. 114

art. 115

art. 115

art. 116

art. 116

art. 117

art. 117

art. 118

art. 118

art. 119

art. 119

art. 120

art. 120

art. 121

art. 121

art. 122

art. 122

art. 123

art. 123

art. 124

art. 124

art. 125

art. 125

art. 126

art. 126

art. 127

art. 127

art. 128

art. 128

art. 129

art. 129

art. 130

art. 131

art. 131

art. 132

art. 132

art. 133

art. 133

art. 134

art. 134

art. 135

art. 135

art. 137

art. 135 ust. 3

art. 137 ust. 4

art. 135 ust. 4

art. 137 ust. 5

art. 136

art. 138

art. 136 ust. 2

art. 138 ust. 3

art. 136 ust. 3

art. 138 ust. 4

art. 136 ust. 4

art. 138 ust. 5

art. 136 ust. 5

art. 138 ust. 7

art. 136 ust. 6

art. 138 ust. 9

art. 136 ust. 7

art. 138 ust. 10

art. 136 ust. 8

art. 138 ust. 11

art. 136 ust. 9

art. 138 ust. 12

art. 137

art. 139

art. 138

art. 140

art. 139

art. 141

art. 140

art. 142

art. 141

art. 143

art. 142

art. 144

art. 143

art. 145

art. 143 ust. 2 lit. b)

art. 145 ust. 2 lit. c)

art. 143 ust. 2 lit. c)

art. 145 ust. 2 lit. d)

art. 144

art. 147

art. 145

art. 148

art. 146

art. 149

art. 147

art. 150

art. 148

art. 151

art. 148 ust. 3

art. 151 ust. 4

art. 149

art. 152

art. 149 ust. 7

art. 152 ust. 8

art. 150

art. 153

art. 151

art. 154

art. 152

art. 155

art. 153

art. 156

art. 154

art. 157

art. 154 ust. 6

art. 157 ust. 7

art. 154 ust. 7

art. 157 ust. 8

art. 155

art. 158

art. 155 ust. 5

art. 157 ust. 6

art. 155 ust. 6

art. 158 ust. 7

art. 155 ust. 7

art. 158 ust. 8

art. 155 ust. 8

art. 158 ust. 9

art. 156

art. 159

art. 157

art. 160

art. 158

art. 161

art. 159

art. 162

art. 160

art. 163

art. 161

art. 164

art. 162

art. 165

art. 163

art. 166

art. 164

art. 167

art. 165

art. 168

art. 166

art. 169

art. 167

art. 170

art. 168

art. 171

art. 169

art. 172

art. 170

art. 173

art. 171

art. 174

art. 172

art. 175

art. 173

art. 176

art. 174

art. 177

art. 175

art. 178

art. 176

art. 179

art. 177

art. 180

art. 178

art. 181

art. 179

art. 182

art. 180

art. 183

art. 181

art. 184

art. 182

art. 185

art. 183

art. 186

art. 183 ust. 5

—

art. 184

art. 187

art. 185

art. 188

art. 186

art. 189

art. 187

art. 190

art. 188

art. 191

art. 189

art. 192

art. 190

art. 193

art. 191

art. 194

art. 192

art. 195

art. 193

art. 196

art. 194

art. 197

art. 195

art. 198

art. 196

art. 199

art. 197

art. 200

art. 198

art. 201

art. 199

art. 202

art. 200

art. 203

art. 201

art. 204

art. 202

art. 205

art. 203

art. 206

art. 204

art. 207

art. 205

art. 208

art. 206

art. 209

art. 207

art. 210

art. 208

art. 211

art. 208 ust. 3

art. 211 ust. 4

art. 208 ust. 4

art. 211 ust. 5

art. 208 ust. 5

art. 211 ust. 6

art. 209

art. 212

art. 210

art. 213

art. 211

art. 214

art. 212

art. 215

art. 213

art. 216

art. 214

art. 217

art. 215

art. 218

art. 215 ust. 2

—

art. 215 ust. 3

art. 218 ust. 2

art. 215 ust. 4

art. 218 ust. 3

art. 215 ust. 5

art. 218 ust. 4

art. 215 ust. 6

art. 218 ust. 5

art. 215 ust. 7

art. 218 ust. 6

art. 216

art. 219

art. 217

art. 220

art. 218

art. 221

art. 219

art. 222

art. 220

art. 223

art. 220 ust. 2

—

art. 220 ust. 3

art. 223 ust. 2

art. 220 ust. 4

art. 223 ust. 3

art. 220 ust. 5

art. 223 ust. 4

art. 220 ust. 6

art. 223 ust. 5

art. 220 ust. 7

—

art. 220a

art. 224

art. 221

art. 225

art. 222

art. 226

art. 223

art. 227

art. 224

art. 228

art. 225

art. 229

art. 226

art. 230

art. 227

art. 231

art. 228

art. 232

art. 229

art. 233

art. 230

art. 234

art. 231

art. 235

art. 231 ust. 3

—

art. 232

art. 236

art. 233

art. 237

art. 234

art. 238

art. 235

art. 239

art. 236

art. 241

art. 237

art. 242

art. 237 ust. 2

—

art. 237 ust. 3

art. 237 ust. 2

art. 237 ust. 4

art. 237 ust. 3

art. 237 ust. 5

art. 237 ust. 7

art. 238

art. 243

art. 239

art. 245

art. 240

art. 246

art. 241

art. 247

art. 242

art. 248

art. 243

art. 249

art. 244

art. 250

art. 245

art. 251

art. 246

art. 252

art. 247

art. 253

art. 248

art. 254

art. 249

art. 255

art. 250

art. 256

art. 251

art. 257

art. 252

art. 258

art. 253

art. 259

art. 254

art. 260

art. 255

art. 261

art. 256

art. 262

art. 257

art. 263

art. 258

art. 264

art. 259

art. 265

art. 260

art. 266

art. 261

art. 267

art. 262

art. 268

art. 263

art. 269

art. 264

art. 270

art. 265

art. 271

art. 266

art. 272

art. 267

art. 273

art. 268

art. 274

art. 269

art. 275

art. 270

—

art. 271

—

art. 272

—

art. 273

—

art. 274

—

art. 275

—

art. 276

—

art. 277

—

art. 278

—

art. 279 ust. 1

art. 277 ust. 3

art. 279 ust. 2

—

art. 279 ust. 3

art. 277 ust. 4

art. 279 ust. 4

—

art. 280

art. 278

art. 281 ust. 1

art. 279 akapit pierwszy

art. 281 ust. 2

—

art. 281 ust. 3

art. 279 akapit drugi

art. 282 ust. 1

art. 280 akapit pierwszy

art. 282 ust. 2

art. 280 akapit drugi

art. 282 ust. 3

—

ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2024/2509/oj

ISSN 1977-0766 (electronic edition)

Top

Full & Egal Universal Law Academy