Avans Mahsubu
10.03.2006 tarih ve 26104 sayılı Resmi Gazetede yayınlanarak yürürlüğe giren Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinde,
“165-Mahsup Dönemine Aktarılan Avans ve Krediler Hesabı
Hesabın niteliği
MADDE 123 - (1) Bu hesap, bütçedeki ödeneğine dayanılarak verilen avans ve kredilerden mahsup dönemine aktarılan tutarların izlenmesi için kullanılır.
Hesaba ilişkin işlemler
MADDE 124 - (1) Mahsup dönemine aktarılan avans ve krediler hesabına ilişkin işlemler aşağıda gösterilmiştir.
a) Mahsup dönemine aktarılan iş avans ve kredileri
Mali yıl içerisinde iş avans ve kredileri hesabına borç kaydedilerek verilen avans veya açılan kredilerden, harcandığı halde belgeleri muhasebe birimine verilemeyenlerin dairesinin bildirmesi üzerine veya belgeleri verildiği halde mali yıl sonuna kadar incelenememesi nedeniyle mahsubu yapılamayan avans ve kredi tutarları saklı tutulan aynı miktardaki ödenekleri ile birlikte mahsup dönemine aktarılır. Mahsup dönemine aktarılan avans ve kredilere ilişkin harcama belgeleri, mahsup dönemi içinde verildiğinde geçen yıl bütçe mahsupları hesabına borç kaydı yapılarak mahsup işlemi yapılır ve saklı tutulan ödenekler kapatılır. Mahsuba ilişkin harcama belgelerinin, avans veya kredinin verildiği veya açıldığı tarih ile en geç ait olduğu bütçe yılının son günü arasındaki bir tarihi taşıması gerekir. Mahsup dönemi sonuna kadar nakden veya mahsuben kapatılmayan avans tutarları ilgili mutemet adına kişilerden alacaklar hesabına alınarak avans hesabı kapatılır ve buna ait ödenek tenkis edilir.
b) Mahsup dönemine aktarılan personel avansları
Personel avansları hesabına borç kaydedilerek ödenen tutarlar, mahsup belgeleri mali yıl sonuna kadar muhasebe birimine verilemediği veya belgeleri verildiği halde mali yıl sonuna kadar incelenemediği takdirde, saklı tutulan aynı miktardaki ödenekleri ile birlikte ertesi yıl içerisinde kapatılmak üzere mahsup dönemine aktarılır. Devredilen tutarlara ait mahsup belgeleri, mahsup dönemi içerisinde muhasebe birimine verildiğinde geçen yıl bütçe mahsupları hesabına kaydedilerek mahsup işlemi yapılır ve saklı tutulan ödenekler kapatılır. Mahsup dönemi sonuna kadar nakden veya mahsuben kapatılmayan avans tutarları ilgilileri adına kişilerden alacaklar hesabına alınarak avans hesabı kapatılır ve buna ait ödenek tenkis edilir.
Hesabın işleyişi
MADDE 125 - (1) Mahsup dönemine aktarılan avans ve krediler hesabına ilişkin borç ve alacak kayıtları aşağıda gösterilmiştir.
a) Borç
Yılı bütçesinden karşılanmak üzere verilen iş avans ve kredileri ile personel avanslarından, mahsup dönemine aktarılanlar bu hesaba borç, ilgisine göre 160-İş Avans ve Kredileri Hesabı veya 161-Personel Avansları Hesabına alacak kaydedilir.
b) Alacak
1 - Mahsup dönemine aktarılan avans ve kredilerle ilgili harcama belgeleri muhasebe birimine geldiğinde, tutarı bir taraftan bu hesaba alacak, 630-Giderler Hesabına ya da varlığa dönüştürülecek bir harcama unsuru ise ilgili varlık hesabına borç, diğer taraftan 834-Geçen Yıl Bütçe Mahsupları Hesabına borç, 835-Gider Yansıtma Hesabına alacak kaydedilir.
2 - Bu hesapta kayıtlı tutarlardan nakden yapılan tahsilat bu hesaba alacak, 100-Kasa Hesabı veya 102-Banka Hesabına borç kaydedilir.
3 - Bu hesapta kayıtlı tutarlardan süresi içerisinde kapatılmayanlar bu hesaba alacak, 140-Kişilerden Alacaklar Hesabına borç kaydedilir”
hükümleri yer almaktadır.
Yukarıdaki mevzuat hükümlerine göre mali yıl içerisinde mahsubu yapılamayan personel ve iş avans ve kredileri mali yılın sonunda kapanış kayıtlarında bu hesaba kaydedilir. Yani mali yıl sonunda 160-İş Avans ve Kredileri Hesabı ile 161-Personel Avansları Hesabının borç tarafında kalan tutarlar 165-Mahsup Dönemine Aktarılan Avans ve Krediler Hesabının borç tarafına 160 ve 161 hesabın ise alacak tarafına kayıt yapılır. Böylelikle mali yıl sonunda kapanış kaydında 160 ve161 Hesapları tamamıyla kapatılarak 165 Hesabına aktarılır. Mali yıl başında ise bu hesaplar ters kayıt yapılarak 165-Mahsup Dönemine Aktarılan Avans ve Krediler Hesabı kapatılarak 160 ve 161 Hesapları yeniden açılır. Böylelikle geçmiş yıldan mahsup edilmeyen avansların takibi yapılır.
İl Özel İdaresinin yevmiye kayıtları ve mizanları incelendiğinde, 2011 yılından 2012 yılına 165 Hesabında … TL devrettiği tespit edilmiştir. Dönem başında 160 ve 161 hesapları ile kapatılması gereken bu tutar kapatılmamış ve yıl içinde devam etmiştir. 01.01.2012-30.11.2012 tarihleri arasında düzenlenen mizanda 165 Hesabında … TL bulunmaktadır. Hâlbuki bu hesap yılbaşında 160 ve/veya 161 hesaplarıyla kapatılmalı ve sonrasında mahsup edilmeli, eğer ki mahsup edilemiyorsa 140 Kişilerden Alacaklar Hesabına kaydedilerek gecikme zammı uygulanmalıdır. Ancak idare, söz konusu avans tutarını … tarih ve … yevmiye numaralı ödeme emri ile 630 Giderler hesabına kaydederek direkt giderleştirmiştir. Yapılan incelemede, … TL 2011 yılının Aralık ayı memur maaş ödemelerinin yanlış muhasebeleştirilmesinden kaynaklandığı tespit edilmiş olup kalan … TL’nin 165-Mahsup Dönemine Aktarılan Avans ve Krediler Hesabında kayıtlı olduğu ve bu hesabın kapatılmadığı görülmüştür.
Sorumlular savunmalarında 2012 yılı sonunda tespit edilen ve söz konusu hesapta açık görülen … TL’lik tutarın ilgili gider hesapları ile kapatıldığını ifade etmişlerdir.
Bu itibarla, 165-Mahsup Dönemine Aktarılan Avans ve Krediler Hesabında kayıtlı … TL’nin ilgili gider hesaplarıyla kapatıldığı anlaşıldığından, yapılan işlemin yasal düzenlemelere uygun olduğuna oy birliğiyle,