T.C.
BOLU VALİLİĞİ
Defterdarlık Gelir Müdürlüğü
Sayı
:
68509125-105-E.10013
14.08.2020
Konu
:
KEP Sistemi Üzerinden Düzenlenen Ücret Bordroları
İlgide kayıtlı özelge talep formunuzla, personellerinize ait bordroları imzalatıp saklamak yerine KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) üzerinden göndermek istediğinizi belirterek, KEP ile iletilen bordroların geçerli olup olmadığı hakkında Defterdarlığımızın görüşünün bildirilmesi istenilmiştir.
213 Sayılı Vergi Usul Kanununun 238 nci maddesinde, "İşverenler her ay ödedikleri ücretler için (Ücret bordrosu) tutmaya mecburdurlar. Gelir Vergisi Kanununa göre vergiden muaf olan ücretlerle diğer ücret üzerinden vergiye tabi hizmet erbabına yapılan ücret ödemeleri için bordro tutulmaz.
Ücret bordrolarına en az aşağıdaki malûmat yazılır.
1. Hizmet erbabının soyadı, adı; ücretin alındığına dair imzası veya mührü (Ücretin ödenmesinde ayrıca makbuz alan işverenlerin tutacakları ücret bordrosuna imza veya mühür konulması mecburi değildir.);
2. Varsa vergi karnesinin tarih ve numarası;
3. Birim ücreti (Aylık, haftalık, gündelik, saat veya parça başı ücreti);
4. Çalışma süresi veya ücretin ilgili olduğu süre;
5. Ücret üzerinden hesaplanan vergilerin tutarı.
Bordronun hangi aya ait olduğu baş tarafından gösterilir. Bir aya ait bordro ertesi ayın yirminci gününe kadar hazırlanıp tarihlenerek, müessese sahibi veya müdürü ile bordroyu tanzim eden memur tarafından imzalanır.
İş verenler ücret bordrolarını, yukarıki esaslara uymak şartiyle diledikleri şekilde tanzim edebilirler.'' hükümleri mevcuttur.
Ayrıca, aynı Kanunun;
- 253 üncü maddesinde, bu kanuna göre defter tutmak mecburiyetinde olanların, tuttukları defterlerle üçüncü kısımda yazılı vesikaları, ilgili bulundukları yılı takibeden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecbur oldukları,
- 256 ncı maddesinde, geçen maddelerde yazılı gerçek ve tüzel kişiler ile mükerrer 257 nci madde ile getirilen zorunluluklara tabi olanların, muhafaza etmek zorunda oldukları her türlü defter, belge ve karneler ile vermek zorunda bulundukları bilgilere ilişkin mikro fiş, mikro film, manyetik teyp, disket ve benzeri ortamlardaki kayıtlarını ve bu kayıtlara erişim veya kayıtları okunabilir hale getirmek için gerekli tüm bilgi ve şifreleri muhafaza süresi içerisinde yetkili makam ve memurların talebi üzerine ibraz ve inceleme için arz etmek zorunda oldukları
hükme bağlanmıştır.
Diğer taraftan, Kayıtlı Elektronik Posta sisteminin uygulamasına ilişkin hususlar 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 1525 inci maddesine dayanılarak hazırlanan ve 25/8/2011 tarihli ve 28036 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’te açıklanmıştır.
Buna göre, ücret bordrolarının Vergi Usul Kanununda belirlenmiş esaslara göre düzenlenmesi ve muhafaza edilmesi gerekmekte olup, söz konusu belgenin 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu kapsamında kayıtlı elektronik posta ile gönderilmesi söz konusu yükümlülüklerin yerine getirilmesine engel teşkil etmemektedir.
Bilgi edinilmesini ve gereğini rica ederim.
(*) Bu Özelge 213 sayılı Vergi Usul Kanununun 413.maddesine dayanılarak verilmiştir.
(**) İnceleme, yargı ya da uzlaşmada olduğu halde bu konuya ilişkin olarak yanlış bilgi verilmiş ise bu özelge geçersizdir.
(***) Talebiniz üzerine tayin edilmiş olan bu özelgeye uygun işlem yapmanız hâlinde, bu fiilleriniz dolayısıyla vergi tarh edilmesi icap ederse, tarafınıza vergi cezası kesilmeyecek ve tarh edilen vergi için gecikme faizi hesaplanmayacaktır.