GAZİANTEP ÜNİVERSİTESİ ARŞİV YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ KISIM

Amaç Kapsam, Dayanak ve Tarifler

Amaç

Madde 1- Bu Yönetmeliğin amacı, Gaziantep Üniversitesi'nin eğitim-öğretim, araştırma ve idari birimleri elinde bulunan arşiv malzemesi ile ileride arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemenin tespit edilmesini, herhangi bir sebepten dolayı bunların kayba uğramamasını, gerekli şartlar altında korunmalarının temini ile milli menfaatlere uygun olarak Devletin gerçek ve tüzel kişilerin ve bilimin hizmetinde değerlendirilmelerini, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklanma ve imhasına dair usul ve esasları düzenlemektir.

Kapsam

Madde 2 - Bu Yönetmelik, Gaziantep Üniversitesi'nin eğitim-öğretim, araştırma ve idari birimleri ile bunlara bağ1ı döner sermayeli kuruluşları kapsar.

Dayanak

Madde 3 – Bu Yönetmelik, Başbakanlık tarafından hazırlanarak, 16/5/1988 tarih ve 19816 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan "Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğinin 45 inci maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tarifler

Madde 4 - Bu Yönetmelikte geçen:

a) Arşiv Malzemesi: Türk Devlet ve Millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmiş veya üzerinden onbeş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup, ikinci maddede belirtilen Gaziantep Üniversitesi birimleri ve bunlara bağlı kuruluşların işlemleri sonucunda teşekkül eden ve Üniversite tarafından muhafazası gereken, Türk Milletinin geleceğine, tarihi. siyasi, sosyal, kültürel. hukuki ve teknik değer olarak intikal etmesi gereken belgeler ve devlet hakları ile milletlerarası hakları belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlemler ve münasebetler bakımından tarihi, hukuki, idari, askeri, iktisadi, dini, ilmi, edebi, estetik. kültürel. biyografik, jenelojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, tespite yarayan, ayrıca ait olduğu devrin ahlak, örf ve adetlerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı, bilgisayar bantları ile bunların kullanabilirliğini sağlayan dokümantasyon, baskı ve benzeri belgeleri ve malzemeyi,

b) Arşivlik Malzeme: (a) bendinde sayılan her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlarla, son işlem tarihi üzerinden yüzbir yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyalarını,

c) Birim Arşivi: Gaziantep Üniversitesi birim ve kuruluşlarının görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve bu birim ve kuruluşların bünyesinde aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimlerini,

d) Üniversite Arşivi: Üniversitenin Rektörlük teşkilatı içinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin, birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı merkezi arşivi,

e) Üniversite: Gaziantep Üniversitesi'ni,

f) Rektörlük : Gaziantep Üniversitesi Rektörlüğü’nü,

g) Birimler: Bu Yönetmeliğin ikinci maddesinde belirtilen, Gaziantep Üniversitesi'nin eğitim-öğretim, araştırma ve idari birimleri ile bunlara bağlı kuruluşları,

ifade eder.

İKİNCİ KISIM

Teşkilat ve Yükümlülükler

Üniversite Arşivinin Yükümlülükleri

Madde 5 - Üniversite Arşivinin Yükümlülükleri

a) Madde 1'de belirtilen amaçlar doğrultusunda muhafazasına lüzum görülmeyen malzemeyi ayıklamak ve imha etmek,

b) Saklanacak arşiv malzemesi ve arşivlik malzemenin uluslararası arşiv standartları ve Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğinin 4 üncü maddesi hükmünce saklanması ve korunmasını sağlamak,

c) Birim arşivlerini denetlemek, birim arşiv sorumlularına gerektiğinde hizmet içi eğitim yaptırmak,

d) Üniversite arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşiv malzemesini Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğinin 28 inci maddesi gereğince Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne teslim etmek.

Birim Arşivinin Yükümlülükleri

Madde 6 - Birim Arşivinin Yükümlülükleri :

a) 5 inci maddenin (b) bendinde belirtildiği şekilde saklanacak arşiv malzemesi ve arşivlik malzemenin saklanması ve korunmasını sağlamak,

b) Üniversite arşivine devredilecek malzemenin Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğinin 3 üncü kısmındaki hükümlere göre düzenlenmesini sağlamak,

Arşiv Malzemesi ve Arşivlik Malzemenin Saklanma Süreleri

Madde 7 - Üniversite elinde bulunan arşivlik malzeme, birim arşivlerinde 1-5 yıl süre ile, arşiv malzemesi ise Üniversite arşivinde 10-14 yıl süre ile saklanır. Arşiv malzemesi içinde hizmet gereği aktivitesini koruyanlar, Üniversite arşivinde tutulur.

Arşivden Yararlanma

Madde 8 - Üniversitenin yetki ve sorumluluğuna geçmiş olan arşiv malzemesinin aslı hiçbir sebep ve suretle arşivlerden veya bulundukları yerlerden dışarıya verilmez., Halen Üniversite arşivlerinde bulunan malzemenin 3 üncü kısımdaki hükümler çerçevesinde ilgili birimlere ödünç verilme hakkı saklıdır.

Ancak, Devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi,. bir hakkın korunması ispatı gerektiğinde, usulüne göre örnekler verilebilir. Yahut mahkemelerce tayin edilecek bilirkişiler veya ilgili dairelerince görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir.

Arşiv Malzemesinin Yurtdışına İzinsiz Çıkarılamayacağı

Madde 9 - Üniversiteye ait arşiv malzemesi ile arşivlik malzeme yurtdışına izinsiz çıkarılamaz. Arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin yurtdışına çıkarılabilmesi için gerekli izin Rektörlüğün talebi üzerine Başbakanlıkça verilir.

Yararlanma Usul ve Esaslar

Madde 10 - Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmeliğinin 10 uncu rnaddesi gereğince Üniversite elindeki araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı hakiki ve hükmi şahısların yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesi örneklerinin verilmesi usul ve esasları hakkında 18/9/1989 tarih, 20286 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan 89/14269 sayılı Bakanlar Kurulu kararı uygulanır.

ÜÇÜNCÜ KISIM

Birim Arşivi İşlemleri.

Madde 11 - Birim arşivi işlemleri 16 Mayıs 1988 tarih ve 19816 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanarak yürürlüğe giren "Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik"in 3 üncü kısmında yer alan 11 ila 20 nci madde hükümleri çerçevesinde yapılır.

Sözkonusu Yönetme1iğin 14 üncü maddesinde yer alan Resmi Gazete, kitap, broşür ve. benzerleri gibi malzemeden hizmetin yürütülmesi ile ilgili olarak, ilgili birimlerce yayımlanan talimatname, genelge ve sair malzemenin bir örneği, ayıklama işlemine tabi tutulmak kaydıyla arşivde ilgili birimin arşiv ve arşivlik malzemesiyle birlikte saklanabilir.

Üniversite Arşiv İşlemleri.

Madde 12 - Üniversite arşivi işlemleri Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğinin 3 üncü kısmında yer alan 21.i1a 29 uncu madde hükümleri çerçevesinde yapılır. Sözkonusu hükümlere ek veya bu hükümlerden farklı olarak bu Yönetmeğin aşağıda 13 ila 18 inci madde hükümleri uygulanır.

Yardımcı Araçların Hazırlanması

Madde 13- Yardımcı araçlardan "Gaziantep Üniversitesi Arşiv Rehberi" giriş bölümü ile 1. ve 11. bölümlerden oluşur. Giriş bölümünde arşivlemeye esas olacak evrakların genel tasnif sistemi ve kodları açıklanır. 1. bölümde teşkilat şeması 11. bölümde dosya planı yer alır.

Yardımcı araçlardan "Analitik Envanter"in hazırlanmasında, ayıklama ve imhadan sonra yapılan kesin tasnif sırasında doldurulan "Dosya muhteviyatı Döküm Formları"ndan faydalanılır.

Gizlilik derecesine haiz evraklarda, araştırmaya açılmasında sakınca görülenler, Rektörlüğün göıüşü alınmak kaydıyla yerli ya da yabancı araştırmacıların kullanacağı analitik envanterler de gösterilmeyebilir. Analitik envanterlerde bu tür malzemenin yalnızca numarası gösterilir ve araştırma yasağının hangi tarihte kalkacağı belirtilir. Yasaklamanın kalktığı tarihte bu evraklarla ilgili bilgiler analitik envantere eklenir. Arşivde arşivcilerin kendi kullanımları için kullanılacak analitik envanter kopyasında bu sınırlamalara gidilmez, ancak araştırma yasağının sona ereceği tarih ve bu yasakla ilgili .yazışmanın tarih ve sayısı belirtilir.

Bilgisayar Kayıtları ve Arşivi

Madde 14 - Birimlerde hizmet sırasında oluşan ve kağıt dışındaki (manyetik v.b) ortamlarda bulunan kayıtların ayıklama, imha, tasnif ve saklanması Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün görüşü alınarak hazırlanacak talimatnamelerde belirtilen usul ve esaslar çerçevesinde yapılır.

Kartografik Arşivlik Malzeme ve Arşiv Malzemesi

Madde 15 - Harita, plan, proje kroki v.b, kartografik malzemenin varsa asılları, yoksa birinci kopyaları dosyalarından çıkarılarak yerlerine bunların hangi kod altında ve nerede saklandığını gösteren "vekil" kayıtlar konur. Sözkonusu malzemenin ait olduğu dosyadan çıkarılması bu dosyaların bilgi bütünlüğünü bozuyorsa yerlerine "vekil" kayıtlara ek olarak yeni bir kopya konur.

Dosyadan çıkarılan asıllar ayrıca tasnif edilir ve bunların küçük ebatları olanları bu iş için özel olarak imal edilen yatay çekmeceli çelik harita dolaplarında yatay ve düz olarak saklanır. Harita çekmecesi ebadından büyük olan malzeme rulolar halinde bu iş için özel olarak imal edilen silindirik kutularda saklanır. Kartografik malzemenin asılları hiçbir şekilde katlanamaz ve katlı vaziyette muhafaza edilemez..

Fotoğrafik Arşivlik Malzeme ve Arşiv Malzemesi

Madde 16 – Fotoğrafik malzemenin varsa negatifleri yoksa birinci kopya pozitifleri dosyalarından çıkarılarak, yerlerine bunların hangi kod altında ve nerede saklandığını gösteren vekil kayıtlar konur. Sözkonusu malzemenin ait olduğu dosyadan çıkarılması bu dosyaların bilgi bütünlüğünü bozuyorsa yerlerine “vekil” kayıtlara ek yeni bir kopya konur.

Negatif olmayan fotoğrafik malzeme, cam negatifler ve renkli fotoğrafların yeni siyah beyaz negatifleri alınarak bu malzemeye ek olarak muhafaza edilir.

Fotoğrafik malzemenin muhafazası için uluslar arası arşivcilik standartlarına uygun negatif ve pozitif albümleri kullanılır.

Üniversite Arşivinden Yararlanma

Madde 17 - Birimlerin üniversite arşivinde saklı malzemeye hizmet gereği ihtiyaç duyması halinde, bu malzeme 15 günü aşmayan bir süre için ödünç verilebilir veya arşivde incelenebilir. Ödünç verilen malzeme takip formlarına işlenerek gününde arşive geri dönmesi temin edilir. Birimler kendilerine ödünç verilen malzeme üzerinde değişiklik yapamaz, dosyalardan evrak çıkaramaz ve evrak ekleyemez. Ödünç verilen veya arşivde incelenen rnalzeme içinde gizlilik derecesine haiz evrak bulunması halinde bu malzemenin ilgili birimden dahi gelseler yetkili olmayan kişilerce görülmesine izin verilmez.

15 günlük ödünç verme süresine istisnai bir durum olarak Üniversiteden emeklilik, tayin, el çektirme, istifa v.b. nedenlerle ilişkisi kesilen personelin sicil dosyaları ile mezuniyet, kendi isteği ile ayrılma, yatay geçiş, atılma v.b nedenlerle ilişkisi kesilen öğrencilerin öğrenci dosyaları, sözkonusu personel veya öğrencinin yeniden Üniversiteye dönmesi halinde ilgili birime iade edilir.

Üniversite arşiv personeli işlemleri süratlendirmek amacıyla, arşivde sak1ı malzemenin asıllarının görülmesine ihtiyaç olmayan durumlarda ilgili birimin ihtiyaç duyduğu bilgiyi telefon veya fotokopi ile iletmek üzere, arşivin işlerini aksatmamak koşuluyla bir araştırma hizmeti sunar. Mümkün olan durumlarda ödünç verme yerine bu araştırma hizmetinin hayata geçirilmesine çaba gösterilir. Fotokopi verilmesi durumunda.,fotokopinin arkasına "işi bitince imha ediniz" damgası basılır. Verilecek araştırma hizmetinde gizlilikle ilgili hükümler saklıdır.

Arşiv Hizmetleri İstatistiği

Madde 18 - Üniversite arşivi verdiği hizmetlerle ilgili istatistikler tutar ve bir yılı geçmeyen aralıklarla rapor haline getirilir. Bu istatistikler imha planlarının gözden geçirilmesi sırasında yapılacak değişikliklerde temel alınacak unsurlardan birini oluşturur.

DÖRDÜNCÜ KISIMI

Muhafazasına Lüzum Kalmayan ve İmha Edilecek Malzeme Ayıklama ve İmha Komisyonları

Ayıklama ve İmha Komisyonları

Madde 19 - Muhafazasına lüzum kalmayan ve imha edilecek malzeme ile ilgili işlemlerle, ayıklama ve imha komisyonlarının teşkili ve çalışması 16/5/1988 tarihli ve 19816 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanarak yürürlüğe giren "Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik" in 4 üncü kısmında ye alan 30 ile 35 inci madde hükümleri çerçevesinde yapılır.

Sözkonusu hükümlere ek ya da bu hükümlerden farklı olarak 20 nci madde hükmü uygulanır.

Ayıklama ve İmha

Madde 20 - Üniversite, elinde bulunan kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası Üniversite arşivinde Üniversite tarafından yapılır. Bu hizmet yerine getirilirken eski yıllara ait malzemenin ayıklanmasına öncelik verilir.

BEŞİNCİ KISIM

İmha İşlemleri

Madde 21 - İmha işlemleri 16/5/1988 tarih ve 19816 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanarak yürürlüğe giren "Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik"in 5 inci kısmında yer alan 36 ila 43 üncü madde hükümleri çerçevesinde 'yapılır.

Sözkonusu hükümlere ek ya da bu hükümlerden farklı olarak aşağıdaki 22 ila 24 üncü madde hükümleri uygulanır,

Yeniden Gözden Geçirme

Madde 22 - Ayıklama işlemleri sırasında arşivlik malzeme değeri taşıdığına kesin karar verilememesi nedeniyle muhafazasına lüzum olup olmadığı şüpheli görülen malzeme ileri bir tarihte ikinci bir kez gözden geçirilerek yeniden ayıklama işlemine tabi tutulmak üzere ayrılabilir.

İmha Planlarının Hazırlanması

Madde 23 - Ayıklama ve imha işlemlerinde bir kolaylık teşkil etmek üzere bütün evrak ve malzeme tür ve vasıflarına göre gruplandırılarak imha planlan düzenlenir. Bu planlarda her gruptaki malzemenin ne kadar süre saklanacağı veya ne kadar süre sonra yeniden gözden geçirileceği, ne kadar süre sonra imha edileceği veya Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'ne devredebileceği belirtilir.

İmha planları her sene gözden geçirilerek gerekli değişiklikler yapılır.

Kayıt Defter ve Föylerinin Tamamlanması

Madde 24 - İmha olunacak malzemenin kayıt defter ve föylerindeki karşılık gelen kayıtları kırmızı renkli ıstampa mürekkebi kullanarak "imha edildi" damgası ile damgalanır.

ALTINCI KISIM

Geçici Madde

Geçici Madde 1 - Üniversitenin kuruluşu sırasında mevcut bulunan veya daha sonra Üniversite bünyesinde kurulan Fakülte ve Yüksekokullardan aynı il içindekilerin ayıklama ve imha işlemleri Üniversitede, diğer illerdekilerin ise Fakülte ve Yüksekokullarında yapılır.

YEDİNCİ KISIM

Son Hükümler

Yürürlük

Madde 25 - Bu Yönetmelik hükümleri yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

Madde 26 - Bu Yönetmelik hükümlerini Gaziantep Üniversitesi Rektörü yürütür.

Full & Egal Universal Law Academy