KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ ARŞİV HİZMETLERİ HAKKINDA YÖNETMELİK

Amaç :

Madde 1 – Bu Yönetmeliğin amacı, Üniversitenin eğitim- öğretim, araştırma yayın ve idari birimlerinin elinde bulunan arşiv malzemesi ile, ileride arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemenin saptanmasına, herhangi bir nedenden ötürü, bunların kayba uğratılmasına, gerekli koşullar altında ilgili esaslar uyarınca korunmalarının teminine ve ulusal yararlanmaya uygun olarak devletin, gerçek ve tüzel kişilerin ve bilimin hizmetinde değerlendirilmelerine, saklanmasına gerek görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasına ilişkin usul ve esasları düzenlemektir.

Kapsam

Madde 2 – Bu Yönetmelik Kocaeli Üniversitesinin eğitim-öğretim, araştırma, yayın ve idari birimleri ile bunlara bağlı sabit veya döner sermayeli kuruluşları kapsar.

Tanımlar

Madde 3 – Bu Yönetmelikte geçen :

a)Arşiv Malzemesi : Türk Devlet ve Millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmiş veya on beş yıl geçtikten sonra kesin sonucu bağlanmış olup ikinci maddede belirtilen Kocaeli Üniversitesi birimleri ve bunlara bağlı kuruluşların hizmetleri, haberleşme işlemleri sonucunda oluşan ve Üniversite tarafından saklanması gereken, Türk Milletinin geleceğine tarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukuki ve teknik değer olarak bırakılması gereken belgeler ve Devlet hakları ile milletlerarası hakları belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlem ve ilişkiler bakımından tarihi,hukuki, idari, askeri, iktisadi, dini, ilmi, edebi, estetik, kültürel, biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye saptamaya yarayan ayrıca ait olduğu devrin ahlak, örf ve adetlerini veya çeşitlerini sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim, plân, harita, proje, mühür, damga, mikrofilm, fotoğraf, ses ve görüntü bantı, bilgisayar bantları ile bunların kullanabilirliğini sağlayan dokümantasyon, baskı ve benzeri belgeler ve malzemeyi,

b)Arşivlik Malzeme: Yukarıdaki bentte sayılan her türlü belge ve malzemeden, zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlarla, son işlem tarihi üzerinden yüzbiryıl geçmemiş memuriyet sicil dosyalarına, Üniversitenin gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı devlet ve milletlerarası kuruluşlarla akdettiği ikili ve çok taraflı milletlerarası andlamaşları,

c)Birim Arşivi: Kocaeli Üniversitesi birimleri ile kuruluşlarının göreve ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden oluşan ve bu birim ve kuruluşların bünyesinde aktüalitesini koruyarak günlük iş akımı içinde aktif bir şekilde kullanılan arşivlik malzemenin belirli biri süre saklandığı arşiv birimlerini,

d)Üniversite Arşivi: Üniversite’nin Rektörlük kuruluşu içinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin, birim arşivlerine kıyasla daha uzun süre sakladığı merkezi arşivi,

e)Üniversite : Kocaeli Üniversitesi’ni,

f)Rektörlük : Kocaeli Üniversitesi Rektörlüğü’nü,

g)Birimler : Bu Yönetmeliğin ikinci maddesinde belirtilen Kocaeli Üniversitesi’nin eğitim – öğretim, araştırma, yayın ve idari birimleri ile bunlara bağlı kuruluşları

ifade eder.

İKİNCİ KISIM

Teşkilatlanma ve Yükümlülükler

Üniversite Arşivinin Yükümlülükleri

Madde 4 – Üniversite Arşivinin başlıca yükümlülükleri arasında şunlar vardır :

a) Madde 1’de belirtilen amaçlar doğrultusunda saklanmasına gerek görülmeyen malzemeyi ayıklama ve imha etmek,

b) Saklanacak arşiv malzemesi ve arşivlik malzemenin uluslararası arşiv standartları ve Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’in 4 üncü maddesi hükmünce saklanmasını ve korunmasını sağlamak,

c) Birim arşivlerini denetlemek,

d) Üniversite bünyesinde kullanılan her türlü basılı ve yazılı formları denetlemek ve kullanılacak kırtasiye malzemeleri konusunda Rektörlüğü öneride bulunmak,

e) Gerektiğinde evrak dosya arşiv vb. konularda hizmet içi kurs ve seminerler düzenlemek.

Birim Arşivinin Yükümlülükleri

Madde 5 – Birim arşivlerinin başlıca yükümlülükleri arasında şunlar vardır:

a) Madde 4 (b) bendinde belirtildiği şekilde saklanacak arşiv malzemesi ve arşivlik malzemenin saklanmasını ve korunmasını sağlamak,

b) Üniversite arşivine devredilecek malzemenin Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’in 3 üncü kısmındaki hükümlerine göre düzenlenmesini sağlamak,

Arşiv Malzemesi ve Arşivlik Malzemenin Saklanma Süreleri

Madde 6 – Üniversite elinde bulunan arşivlik malzeme, birim arşivlerinde l-5 yıl süre ile; arşiv malzemesi ise Üniversite arşivinde l0-l4 yıl süre ile saklanır. Arşiv malzemesi içinde, hizmet gereği aktivitesini koruyanlar, Üniversite arşivinde saklanır.

Arşivlerden Yararlanma

Madde 7 – Üniversitenin yetki ve sorumluluğuna geçmiş olan arşiv malzemesinin aslı, hiçbir sebeple ve suretle arşivlerden veya bulundukları yerlerden dışarıya çıkarılamaz. Halen Üniversite arşivlerinde bulunan malzemenin, üçüncü kısımdaki hükümler çerçevesinde ilgili birimlere ödünç verilme hakkı saklıdır.

Ancak Devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması, ispatı gerektiğinde, usulüne göre örnekler verilebilir. Yahut mahkemelerce tayin edilecek bilirkişiler veya ilgili dairelerince görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir.

Arşiv Malzemesinin Yurtdışına izinsiz Çıkarılmayacağı

Madde 8 – Üniversiteye ait arşiv malzemesi ile arşivlik malzeme yurtdışına izinsiz çıkarılamaz. Arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin yurtdışına çıkarılabilmesi için gerekli izin Rektörlüğün talebi üzerine Başbakanlıkça verilir.

Yararlanma Usul ve Esasları

Madde 9 – Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’in 10 uncu maddesi gereğince Üniversite elindeki araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı hakiki ve hükmi şahısların yararlanması, yükümlülükleri arşiv malzemesi örneklerinin verilmesi usul ve esasları hakkında Bakanlar Kurulu’nca tesbit edilen ve l8 / 9/ 1989 tarih ve 20286 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 89 / 14269 sayılı kararı uygulanır.

ÜÇÜNCÜ KISIM

Birim Arşivi İşlemleri

Madde l0 – Birim arşivi işlemleri 16/5/1988 tarih ve 19816 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik”in üçüncü kısmında yer alan 11 ilâ 20 inci madde hükümleri çerçevesinde yapılır.

Söz konusu Yönetmeliğin 14 üncü maddesinde yer alan Resmi Gazete, kitap, broşür ve benzerleri gibi malzemeden hizmeti yürütülmesi ile ilgili olarak ilgili birimlerce yayımlanan talimatname, genelge ve sair malzemenin bir örneği, ayıklama işlemine tabi tutulmak kaydıyla arşivde ilgili birimin, arşiv malzemesi ve arşivlik malzemesi ile birlikte saklanabilir.

Üniversite Arşivi İşlemleri

Madde 11 – Üniversite arşivi işlemleri Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’in üçüncü kısmında yer alan 21 ilâ 29 uncu madde hükümleri çerçevesinde yapılır.

Söz konusu hükümlere ek ya da bu hükümlerden farklı olarak bu Yönetmeliğin aşağıdaki 12 ilâ 17 inci madde hükümleri uygulanır.

Yardımcı Araçların Hazırlanması

Madde 12 – Yardımcı araçlardan “Kocaeli Üniversitesi Arşivi Rehberi” üç ana bölüm ile bir giriş bölümünden oluşur. Giriş bölümünde kullanılan tasnif sistemi ve kodları genel düzeyde açıklanır. Birinci bölümde teşkilat şemasına uygun olarak her bir birimin kısa tarihçesi ayrı ayrı yazılır. Bu tarihçelerin altında ilgili evrakların hangi konularda olduğu belirtilir. İkinci bölümde tasnif ve kodlama planına uygun olarak her bir sınıfın kısa içeriği açıklanır. Üçüncü bölüm ise birinci ve ikinci bölümlerde geçen önemli kavramların indeksini oluşturur.

Yardımcı araçlardan “ analitik envanter”in hazırlanmasında, ayıklama ve imhadan sonra yapılan kesin tasnif sırasında doldurulan “ Dosya Muhteviyatı Döküm Formları” ndan faydalanır.

Hazırlanan rehber ve analitik envanterler ciltlenmez, değişebilir yaprak sistemi kullanılan klasörlerde muhafaza edilir ve üzerlerinde değişiklik yapıldıkça ilgili yapraklar çıkarılarak yenileri ile değiştirilir.

Gizlilik derecesine sahip evraklarla araştırmaya açılmasında sakınca görülenler, Rektörlüğün görüşü alınmak koşuluyla yerli ya da yabancı araştırmacıların kullanacağı analitik envanterlerde gösterilmeyebilir. Analitik envanterlerde bu tür malzemenin yalnızca numarası gösterilir ve araştırma yasağının hangi tarihte kalkacağı belirtilir. Yasaklamanın kalktığı tarihte bu evraklarla ilgili bilgiler analitik envantere eklenir. Arşivde arşivcilerin kendi hizmetleri için kullanılacak analitik envanter kopyasında bu sınırlamalara gidilmez, ancak araştırma yasağının sona ereceği tarih ve bu yasaklarla ilgili yazışmanın tarih ve sayısı belirtilir.

Bilgisayar Kayıtları ve Arşivi

Madde 13 – Birimlerde hizmet sırasında oluşan ve kağıt dışındaki ( Manyetik vb.) ortamlarda, bulunan kayıtların ayıklama, imha, tasnif ve saklanması Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün görüşü alınarak hazırlanacak talimatnamelerde belirtilen usul ve esaslar çerçevesinde yapılır.

Kartografik Arşivlik Malzeme ve Arşiv Malzemesi

Madde 14 – Harita, plan, proje, kroki ve benzeri kartografik malzemenin varsa asılları, yoksa birinci kopyaları dosyalarından çıkarılarak, yerlerine, bunların hangi kod altında ve nerede saklandığını gösteren “vekil” kayıtlar konur.

Dosyadan çıkarılan asıllar ayrıca tasnif edilir ve bunların küçük boyutlu olanları, bu iş için özel olarak yapılmış yatay çekmeceli çelik harita dolaplarında yatay ve düz olarak saklanır. Kartografik malzemenin asılları hiçbir şekilde katlanmaz ve katlı vaziyette korunamaz.

Fotografik Arşivlik Malzeme ve Arşiv Malzemesi

Madde 15 – Fotografik Malzemenin varsa negatifleri yoksa birinci kopya pozitifleri dosyalarından çıkarılarak yerlerine, bunların hangi kod altında ve nerede saklandığını gösteren “ vekil “ kayıtlar konur. Söz konusu malzemenin ait olduğu dosyadan çıkarılması bu dosyaların bilgi bütünlüğünü bozuyorsa, yerlerine, “ vekil ” kayıtlara ek olarak yeni bir kopya konur.

Negatif olmayan fotografik malzeme, cam negatifler ve renkli fotoğrafların yeni siyah beyaz negatifleri alınarak bu malzemeye ek olarak korunur.

Fotografik malzemenin korunması için uluslararası arşivcilik standartlarına uygun negatif ve pozitif albümleri kullanılır.

Üniversite Arşivinden Yararlanma

Madde 16 – Birimlerin Üniversite arşivinde saklı malzemeyi gereksinim duyması halinde bu malzeme 15 günü aşmayan bir süre için ödünç verilebilir veya arşivde incelenebilir. Ödünç verilen malzeme izleme formlarına işlenerek gününde arşive geri dönmesi sağlanır. Birimler, kendilerine ödünç verilen malzeme üzerinde değişiklik yapamazlar. Dosyalardan evrak çıkaramaz ve evrak ekleyemezler. Ödünç verilen veya arşivde incelenen malzeme içinde gizlilik derecesine sahip evrak bulunması halinde, bu malzemenin ilgili birimden gelseler dahi yetkisi olmayan kişilerce görülmesine izin verilmez.

15 günlük ödünç verme süresine ayrıcalıklı bir durum olarak, Üniversiteden emeklilik, tayin, el çektirme, istifa ve benzeri nedenlerle ilgisi kesilen personelin sicil dosyaları ile mezuniyet, kendi isteği ile ayrılma, yatay geçiş, atılma gibi nedenlerle ilişkisi kesilen öğrencilerin öğrenci dosyaları, söz konusu personel veya öğrencinin yeniden Üniversiteye dönmesi halinde ilgili birime iade edilir.

Üniversite arşiv personeli, işlemleri hızlandırmak amacıyla veya arşivde saklı malzemenin asıllarının görülmesine gereksinim olmayan durumlarda, ilgili birimin gerek duyduğu bilgiyi telefon veya fotokopi ile iletmek üzere arşivin işlerini aksatmamak şartıyla bir araştırma hizmeti sunar. Fotokopi verilmesi durumunda fotokopinin arkasına “ işi bitince imha ediniz “ damgası basılır. Verilecek araştırma hizmetinde gizlilikle ilgili hükümler saklıdır.

Arşiv Hizmetleri İstatistiği

Madde 17 - Üniversite arşivi, verdiği hizmetlerle ilgili istatistikler tutar ve bir yıl geçmeyen aralıklarla rapor haline getirir. Bu istatistikler, imha etme planlarının gözden geçirilmesi sırasında yapılacak değişikliklerde temel alınacak öğelerden birini oluşturur.

DÖRDÜNCÜ KISIM

Saklanmasına Gerek Kalmayan ve İmha Edilecek Malzeme

Ayıklama ve İmha Komisyonları

Madde 18 – Saklanmasına gerek kalmayan ve imha edilecek malzeme ile ilgili işlemlerle, ayıklama ve imha komisyonlarının oluşturulması ve çalışması, 16 / 5 / 1988 tarihli ve 19816 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren “ Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik “ in dördüncü kısmında yer alan 30 ila 35 inci madde hükümleri çerçevesinde yapılır.

Söz konusu hükümler ek, ya da bu hükümlerden farklı olarak aşağıdaki 19, 20, 21, 23 üncü madde hükümleri uygulanır.

İmha Edilecek Malzeme

Madde 19 – Yukarıda sözü edilen Yönetmeliğin 31 inci maddesinde yer alan malzemenin 1 ila 27 nci bentlerinde sıralanan malzeme, gerektiğinde bir örnek saklamak koşulu ile, tür ve yılları gösteren imha listeleri tutularak imha edilebilir.

Ayıklama ve İmha

Madde 20 – Üniversite bünyesinde bulunmakla beraber, arşiv malzemesi hüviyetinde olmayan, hukuki ve ilmi bir değer taşımayan dolayısıyla kişilere ve topluma bir hak ve araştırmacılara yararlanma yönünde bir katkı sağlayamayacağı için kullanılmasına ve saklanmasına gerek görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası Üniversite arşivlerinde, Üniversite ilgili ve yetkililerince büyük bir titizlikle yapılır. Bu konuda yukarıda sözü edilen yönetmelikte öngörülen esaslara uygun işlem yapılırken eski yıllara ilişkin malzemenin ayıklanmasına öncelik verilir.

BEŞİNCİ KISIM

İmha İşlemleri

Madde 21 – İmha işlemleri 16/5/1988 tarih ve 19816 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren “ Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik “ in beşinci kısmında yer alan 36 ila 43 üncü madde hükümleri çerçevesinde yapılır. Söz konusu hükümlere ek, ya da bu hükümlerden farklı olarak aşağıdaki 22 nci madde hükümleri uygulanır.

Yeniden Gözden Geçirme

Madde 22 – Ayıklama işlemleri sırasında arşivlik malzeme değeri taşıdığına kesin karar verilememesi nedeniyle saklanmasına gerek olup olmadığı şüpheli görülen malzeme, ileri bir tarihte ikinci bir kez gözden geçirilerek yeniden ayıklama işlemi uygulanmak üzere ayrılabilir.

İmha Planının Hazırlanması

Madde 23 – Ayıklama ve imha işlemlerinde bir kolaylık sağlamak üzere, bütün evrak ve malzeme, tür ve niteliklerine göre gruplandırılarak imha planları düzenlenir. Bu planlarda her gruptaki malzemenin ne kadar süre saklanacağı veya ne kadar süre sonra imha edileceği veya Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne devredileceği belirtilir.

İmha planları her yıl gözden geçirilerek gerekli değişiklikleri yapılır.

Kayıt Defteri ve Föylerin Damgalanması

Madde 24 – İmha edilecek malzemenin kayıt defter ve föylerindeki karşılık gelen kayıtları, kırmızı renkli ıstampa mürekkebi kullanılarak “ İmha edildi “ damgası ile damgalanır.

ALTINCI KISIM

Geçici Hükümler

Geçici Madde 1 – Üniversitenin kuruluşu sırasında veya daha sonra Üniversite bünyesine, dahil edilen kurum ve kuruluşlardan devralınan malzemenin ayıklama ve imha işleri Üniversite tarafından bu Yönetmelik hükümlerine göre yürütülür.

YEDİNCİ KISIM

Son Hükümler

Yasal Dayanak

Madde 25 – Bu yönetmelik, 28 / 9 / 1988 tarih ve 3473 sayılı “Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun” ile, 16 / 5 / 1988 tarih ve 19816 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren “ Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik “in 45 inci maddesine göre düzenlenmiştir.

Görev ve Sorumluluk

Madde 26 – Kocaeli Üniversitesi arşiv hizmet ve faaliyetlerinin yürütülmesinden, İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı sorumludur.

Yürürlük

Madde 27 – Bu yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

Madde 28 – Bu Yönetmelik hükümlerini Kocaeli Üniversitesi Rektörü yürütür.

Full & Egal Universal Law Academy